Tổng kết chương trình thực tập hè 2015

Thực hiện: Phạm Huy Viết

Tổng kết chương trình thực tập hè 2015

• Đánh giá chung về quá trình thực tập

• Đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động Team Warehouse

Đánh giá chung về quá trình thực tập

• Nội dung chương trình thực tập

• Những trưởng thành

• Nhận xét về môi trường làm việc tại TNT

Nội dung chương trình thực tập

• Thời lượng: 01/06/2015 – hiện tại• Các phòng ban đã làm việc Office, Warehouse,

Clearance• Nơi thực tập đầu tiên Warehouse• Nơi thực tập lâu nhất: Warehouse (6 tuần)• Nơi thực tập ít nhất Clearance: 2 tuần

Những trưởng thành

Kiến thức nghiệp vụ

Kỹ năng

Kiến thức nghiệp vụ

• Nghiệp vụ Office

• Nghiệp vụ Warehouse

• Nghiệp vụ Clearance

Kỹ năng

• Sử dụng các phần mềm• Kỹ năng Excel, kỹ năng đánh máy, sử dụng

phím tắt• Kỹ năng viết email• Kỹ năng ghi chép hiệu quả• Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc

Thái độ

• Học hỏi không ngừng• Nghiêm túc và có trách nhiệm với công việc• Chủ động hỗ trợ san sẻ công việc với các anh

chị trong team• Tinh thần luôn vui vẻ, tích cực• Không xao nhãng dù đã tiến xa

Môi trường làm việc tại TNT

• Hòa đồng, gắn kết và sẻ chia• Cởi mở với thành viên mới• Tinh thần luôn làm được• Coi trọng tri thức và tinh thần sẻ chia tri thức• Môi môi trường lí tưởng để ươm mầm tài

năng

Đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động Team Warehouse

Chia lô cho hàng tài liệu, hàng mẫu nhỏ trước khi in nhãn

Hiện trạng

• Công việc in nhãn cho các lô hàng tài liệu và hàng mẫu nhỏ:– Chưa có thứ tự ưu tiên theo tính cấp bách– Số lần in nhãn trung bình cho 1 lô hàng: 1.2033 lần– Thời gian tìm kiếm cho 1 lô hàng:• Min: 1s• Max: > 60s

Đề xuất

• Phân nhóm các lô hàng cần in nhãn theo các chuyến bay

• Chuẩn hóa quy trình xử lý các lô hàng tài liệu và hàng mẫu nhỏ

Quy trình do một nhân viên

Warehouse đảm nhiệm

Nhận hàng

Chia nhóm

In nhãn

Cho vào sọt

Đổ vào Bag

Vận đơn viết tay để dưới, vận đơn in để trên

Vận đơn không rõ tên nước, xếp vào cùng hàng đi nội địa để tiện kiểm soát

In nhãn

• Hàng đi Nhật Bản và hàng Nội địa (nếu có chuyến sớm) sẽ được ưu tiên số 1

• Hàng đi Châu Âu sẽ được ưu tiên số 2• Hàng đi SIN và HKG được ưu tiên số 3 (nên in

nhãn sau khi chốt chuyến Châu Âu).• Trong mỗi nhóm, vận đơn in được ưu tiên số

1, vận đơn viết tay ưu tiên số 2.

Đánh giá khả năng áp dụng

• Điều kiện cơ sở vật chất• Định tính Chi phí – Lợi ích• Định lượng qua số liệu khảo sát

Khả năng chứa của mỗi ô

Khả năng chứa của mỗi ô

• So với khi chưa chia lô, không có phạm vi không gian nào bị bỏ trống do không cần khoảng ngăn cách giữa các ô.

• Tổng lượng hàng không đổi, tổng không gian không đổi không phải lo lắng về thiếu không gian cho từng ô hàng.

• Diện tích mặt bằng 1 ô, gấp 1.875 lần diện tích chiếm chỗ tối đa của 1 túi Bag2.

Chi phí – Lợi ích• Chi phí:– Thời gian để chia lô – không đáng kể– Kiến thức về phân chia các nước theo chuyến bay.

• Lợi ích– Dễ dàng kiểm soát tiến trình in nhãn.– Giảm thời gian tìm kiếm một lô hàng– Chỉ cần 1 nhân lực cho các công việc nhận hàng, in nhãn,

chia vào sọt và bắn hàng vào bag. Ngoài ra, còn có thể trực điện thoại.

– Một nhân lực sẽ kiểm soát tốt hơn quy trình in nhãn, thông tin về các lô hàng, để dành nhân lực cho các công việc khác và xử lý các lô hàng lớn yêu cầu nhiều công sức hơn.

Số liệu khảo sát

Không chia lô Chia lô

5-Aug 6-Aug 7-Aug 10-Aug 11-Aug 12-Aug 13-Aug

Số con hàng khảo sát 130 100 135 83 89 91 108

Tổng thời gian in nhãn 50 42 54 27 34 30 37Thời gian in nhãn trung bình (phút/lô) 0.3846 0.42 0.4 0.3253 0.382 0.3297 0.3426Số con hàng phải in nhãn nhiều hơn 1 lần 21 15 16 10 12 11 12

Số lần in nhãn trung bình 1.2 1.18 1.23 1.16 1.17 1.14 1.17

Thời gian tìm 1 lô hàng min 1s 1s

Thời gian tìm 1 lô hàng max >60s 8s

Nhận xét

• So với khi chưa chia lô:– Thời gian in nhãn trung bình: giảm khoảng 14%– Số lần in nhãn trung bình cho 1 kiện hàng: giảm

khoảng 4%– Thời gian tìm kiếm 1 lô hàng: giảm đáng kể

Kết quả bước đầu: Khả quan

Hạn chế

• Khảo sát chỉ thực hiện ở phạm vi Team Warehouse, trong khi nội dung công việc phụ thuộc rất nhiều vào Team Office.

• Số liệu cần nhiều hơn để tăng mức độ chính xác.• Số lần in nhãn trên 1 con hàng giảm không đáng

kể• Đề xuất mở ra yêu cầu về giảm thời gian tìm

kiếm hàng Loose nhưng chưa giải quyết được

Đề xuất cho tương lai gần• Áp dụng phân lô cho hàng chưa in nhãn• Áp dụng thứ tự ưu tiên• Phân bố quỹ thời gian để giảm số đợt in nhãn, tăng số lô hàng được

in nhãn hiệu quả trên mỗi đợt giảm thời gian in nhãn trung bình• Team Office cũng cần đặt thứ tự ưu tiên tương ứng đối với hồ sơ

phối hợp nhịp nhàng hơn giữa 2 Team, giảm số lần in nhãn trung bình.

• Tiếp tục theo dõi số liệu để tăng mức độ chính xác.• Team Office khi nhận hồ sơ cần đánh giá ngay lô hàng nào cần kiểm

tra để việc tìm kiếm, kiểm tra hàng Loose thực hiện ngay trên đầu kho thay vì phải xuống tới cuối kho khi mà hàng đã xếp ngay ngắn với số lượng lớn trên Pallet.

Thank you for your attention!