PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN - hravn. · PDF fileCâu hỏi mẫu cho phỏng vấn ... lực theo yêu cầu của vi trí cần ... –Mọi người đều được lợi khi tham

Ngày 24 tháng 7 năm 2015

PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN

DỰA VÀO KHUNG NĂNG LỰC

VÀ HÀNH VI Hà Nội, Việt Nam

Chương trình

Confidential ©2015 RGF All Rights Reserved 2

Thời gian Chương trình

1:30pm – 1:45pm Giới thiệu: Bối cảnh và mục tiêu của hội thảo

1:45pm – 2:15pm Nội dung 1: Tầm quan trọng của phỏng vấn dựa trên khung năng lực:

Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?

Tại sao phải sử dụng phỏng vấn dựa trên khung năng lực?

2:15pm – 2:45pm Nhóm hoạt động nhóm 1:

Đóng vai với phương pháp phỏng vấn hiện tại

Thảo luận trong nhóm về hiệu quả của phương pháp này

2:45pm – 3:00pm Nghỉ giữa giờ

3:00pm – 3:45pm Nội dung 2: Các công cụ của phỏng vấn dựa trên khung năng lực

Nền tảng

Câu hỏi mẫu cho phỏng vấn dựa trên khung năng lực

Làm thế nào để sử dụng và làm cho phù hợp với doanh nghiệp

3:45pm – 4:15pm Nhóm hoạt động nhóm 2:

Đóng vai- phỏng vấn theo khung năng lực với cac công cụ được cung cấp

4:15pm – 4:30pm Thảo luận về hiệu quả của phỏng vấn và sự khác biệt giữa 2 phương pháp

Hỏi và trả lời

4:30pm – 4:45pm Chúng ta đã học được những gì sau hội thảo

Mục tiêu hội thảo

Kết thúc hội thảo, chúng ta có thể có được các:

Nhận biết được giá trị của phỏng vấn theo khung năng lực

và phương pháp đánh giá

Phát triển được kỹ năng đặt các câu hỏi để đi sâu đánh

giá câu trả lời của ứng viên

Hiểu được nền tảng cơ bản để thực hiện quá trình sử

dụng phương pháp phỏng vấn dựa trên khung năng lực để

áp dụng cho doanh nghiệp

Thu nhận và đánh giá trả lời của ứng viên


Phỏng vấn dựa trên

khung năng lực?


Phòng vấn dựa trên những câu

chuyện trải nghiệm thực tế


“Là kiểu phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đặt

câu hỏi để có được những câu chuyện/ví dụ cụ

thể và mới nhất về kết quả công việc đã qua của

ứng viên, qua đó có được các ví dụ gần đây về

hành vi của họ liên quan đến kỹ năng và năng

lực theo yêu cầu của vi trí cần tuyển”




Hành vi trong các tình huống trong quá khứ liên quan đến công việc (đang tuyển)

Hành vi thể hiện trong công việc

Thành công trong công việc

Dự báo Dự báo

Tại sao Phỏng vấn dựa trên khung năng lực

quan trọng?


Ba mục tiêu lớn

cho kết quả tuyển dụng tốt nhất

• Chính xác

• Công bằng

• Kết nối / Gắn kết (Buy-in)


Chính xác

• Đây là khả năng quá trình tuyển chọn của

bạn dự đoán đúng được hiệu suất công

việc của ứng viên. Cần cân nhắc những

tình huống như:

– Máy tính lỗi, tính ra kết quả sai

– Hướng dẫn viên du lịch không quen địa bàn

– Quá trình tuyển chọn không thể dự đoán được

hiệu suất công việc của ứng viên


Công bằng

• Là sự đảm bảo rằng hệ thống tuyển chọn của

bạn trao cơ hội được lựa chọn công bằng và

bình đẳng tới tất cả các ứng viên có năng lực.

Một hệ thống lựa chọn công bằng:

– Được thiết lập dựa trên các tiêu chí lựa chọn hợp

lý và luôn được áp dụng một cách nhất quán

– Sử dụng cùng bộ tiêu chí tuyển dụng dựa trên

yêu cầu công việc cho tất cả các ứng viên

– Lọc ứng viên dựa trên yêu cầu công việc, không

vì đặc thù nào của ứng viên.


Kết nối / Gắn kết

• Là mức độ mà những người tham dự quá trình

tuyển chọn đánh giá là xứng đáng. Người phỏng

vấn và ứng viên “gắn kết” trong quá trình tuyển

chọn nếu:

– Thời gian của họ dành cho quá trình tuyển chọn

được sử dụng hiệu quả.

– Mọi người đều được lợi khi tham gia quá trình lựa

chọn, dù kết quả tuyển dụng như thế nào.

– Hình ảnh của tổ chức và phẩm chất của tất cả các

ứng viên được bảo toàn.


‘Sự phù hợp’


‘Sự gắn kết’


Các rủi ro khi tuyển dụng sai


Giá đắt của tuyển dụng tồi:

- 69% các công ty đã từng hứng chịu hậu

quả của việc tuyển dụng sai

05 hậu quả nghiêm trọng nhất

- Năng suất sụt giảm: 39%

- Tốn thời gian tuyển dụng và đào tạo

người thay thế: 39%

- Tốn chi phí tuyển dụng và đào tạo người

thay thế: 35%

- Ảnh hưởng xấu đến tinh thần của người

lao động: 33%

- Ảnh hưởng xấu đến các khách hàng:

19%


Bài tập nhóm

Thực hành phỏng vấn

Thực tế hiện nay


Giải lao

15 phút

Phần 2

Các công cụ trong phỏng

vấn tuyển dụng trên cơ sở

năng lực


Phẩm chất ‘Phải có’ và phẩm chất ‘Nên có’


(Tình huống) Các cạm bẫy/lỗi thường gặp

• Người phỏng vấn bỏ qua các thông tin quan trọng

• Người phỏng vấn bỏ qua yếu tố phù hợp với công việc và phù hợp với tổ

chức

• Người phỏng vấn hỏi những câu hỏi không liên quan đến công việc

• Người phỏng vấn không xắp xếp các tiêu chí tuyển dụng theo một quá trình

• Ứng viên bị “khớp” vì quá trình tuyển dụng và không thể hiện được bản thân

• Sự cảm tính, thiên vị, khuôn mẫu làm ảnh hưởng đến việc xét đoán

• Người phỏng vấn không ghi chú đủ ý

• Người phỏng vấn hiểu sai thông tin ứng tuyển

• Người phỏng vấn đưa ra các quyết định có tính chụp mũ về ứng viên

• Nội dung phỏng vấn tuyển dụng thiếu tính hệ thống.

• Người phỏng vấn để một đặc điểm nào đó ảnh hưởng đến đánh giá của

mình

• Sức ép cần tuyển ảnh hưởng đến việc đánh giá


Yếu tố quyết định sự thành công


Phần I - Trình độ chuyên

môn và kinh nghiệm (bằng

cấp, chứng chỉ, số năm kinh

nghiệm, kiến thức, kỹ

năng); năng lực chuyên

môn

Bằng chứng / ví dụ Mức độ

(Cao – Trung bình – Thấp)

Phần II - Năng lực hành vi

về điều hành và quản lý

Bằng chứng Mức độ


Phần III – Tính cách cá nhân

(giá trị, động lực, đặc điểm,

phong cách)

Bằng chứng Mức độ



CompetenciesNăng lực

Skills, traits and characteristics managers identify in the best performers, what all employees do that can

be seen, heard or documentedNhững kỹ năng, cá tính và đặc điểm do các nhà quản lý nhận dạng đối với những nhân viên có thành tích

tốt, những điều tất cả nhân viên thực hiện có thể được nhìn, được nghe hoặc lưu lại

Corporate Team Player

Vai trò thành viên trong đội

Job specificCông việc cụ

thể

Ethical and reliable

Đạo đức và độ tin cậy

Personalised customer service

Dịch vụ khách hàng cá nhân

CommunicationGiao tiếp

Adaptable and flexible

Tính thích nghi và linh hoạt

For Managers, Supervisors and Team Leaders

Dành cho các nhà quản lý, giám sát và trưởng nhóm

Initiative to drive changeChủ động trong việc tạo ra

sự thay đổi

LeadershipKhả năng lãnh

đạo

Problem solving and decision making

Giải quyết Vấn đề và đưa ra quyết định

HonestTrung thực

TrustworthyĐáng tin cậy

ConscientiousTận tâm

Respect & value all individualsTôn trọng & đề cao giá trị của

mỗi cá nhân

Work efficientlyLàm việc hiệu

quảProactive &

positive attitudeChủ động và thái

độ tích cực

EmpathiseCảm thông

SensitiveNhạy cảm

CourteousLịch sự

FriendlyThân thiện

ApproachableDễ tiếp cận

Communicates effectivelyGiao tiếp hiệu quả

ConfidentTự tin

CooperativeHợp tác

Proactive & positive attitudeChủ động và thái

độ tích cực

Work efficientlyLàm việc hiệu

quả

InnovativeSáng tạo

Continuous improvement &

excellenceLiên tục cải tiến và

vượt trội

EvaluateĐánh giá

SupportHỗ trợ

PlanKế hoạch

InformCung cấp tin tức

InfluenceẢnh hưởng

Respect & value all individuals

Tôn trọng & đề cao giá trị của mỗi cá

nhân

FairCông bằng

ThoroughKỹ lưỡng Humble

Khiêm tốn

ConfidentTự tin

Proactive & positive attitudeChủ động và thái

độ tích cực

TechnicalChuyên môn

PracticalThực tiễn

SkilledKỹ năng lành

nghề QualifiedĐạt trình độ chuyên môn

Work as a teamLàm việc theo

nhóm

HelpGiúp đỡ

CooperateHợp tácBe corporate

Hoạt động đoàn thể

Respect & value all individuals

Tôn trọng & đề cao giá trị của mỗi

cá nhân


CÁC NĂNG LỰC CƠ BẢN • Giao tiếp bằng miệng

• Giao tiếp bằng văn bản

• Giải quyết vấn đề

• Dịch vụ khách hàng

• Quan hệ đối tác

• Các kỹ năng tương tác

• Tự hướng

• Thường xuyên học hỏi

• Sự linh hoạt

• Sự quyết đoán

• Sự tín nhiệm trình độ chuyên môn

• Sự chính trực/Trung thực

CẤP GIÁM SÁT

Những năng lực mức cơ bản:

•Sự đa dạng của đòn bẩy

•Sức bật

•Quản trị xung đột

•Xây dựng đội ngũ

•Khả năng ảnh hưởng/thương

thuyết

•Quản trị nguồn nhân lực

•Năng lực thúc đẩy

•Trách nhiệm

Những năng lực mức trung:

•Suy nghĩ sáng tạo/Sự cải tiến

•Quản trị tài chính

•Quản trị công nghệ

•Khả năng làm chủ doanh nghiệp

Những năng lực mức cao hơn:

•Suy nghĩ chiến lược

•Tầm nhìn

•Nhân thức bên ngoài

•Sự hiểu biết về chính trị

NHỮNG NĂNG LỰC

MỨC CƠ BẢN

NHỮNG NĂNG LỰC

MỨC CƠ BẢN

NHỮNG NĂNG LỰC

MỨC TRUNG

KHUNG NĂNG LỰC QUẢN LÝ

CẤP QUẢN LÝ

CẤP ĐIỀU HÀNH


Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –

Quan trọng – Không thật quan trọng)

Phần I – Trình độ và kinh nghiệm

(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh

nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ

năng); năng lực chuyên môn

Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing

hoặc Quản trị kinh doanh

Chứng chỉ về quản trị họat động

Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý

bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng hóa

tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi cung ứng

Kiến thức về thị trường bán lẻ Việt

Nam

Chứng minh kinh nghiệm trong thị

trường Việt Nam

Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những

người có quyền lợi liên quan bằng

tiếng Anh hoặc phải giao dịch với các

khách hàng nói tiếng Anh

Giám đốc bán hàng khu vực


Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị

hành vi

Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo

nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo

ảnh hưởng

Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết

định

Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra

quyết định

Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến

đối tượng ở phạm vi toàn khu vực

Phần III – Tính cách cá nhân (giá trị,

động lực, đặc điểm, phong cách)

Xây dựng quan hệ Ví dụ thực tế về việc xây dựng quan hệ

tốt với khách hàng và cấp dưới

Liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các

mối giao dịch với cơ quan chính phủ

hoặc nhà cung ứng

Quy củ Chứng minh tính quy củ và kế hoạch



Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –

Quan trọng – Không thật quan trọng)

Criticalness (H-M-L)

Phần I – Trình độ và kinh nghiệm

(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh

nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ

năng); năng lực chuyên môn

Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing

hoặc Quản trị kinh doanh

Rất quan trọng

Chứng chỉ về quản trị họat động Không thật quan trọng

Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý

bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng

hóa tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi

cung ứng

Rất quan trọng

Kiến thức về thị trường bán lẻ Việt

Nam

Chứng minh kinh nghiệm trong thị

trường Việt Nam

Quan trọng

Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những

người có quyền lợi liên quan bằng

tiếng Anh hoặc phải giao dịch với các

khách hàng nói tiếng Anh

Không thật quan trọng – Quan trọng

Giám đốc bán hàng khu vực


Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị

hành vi

Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo

nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo

ảnh hưởng

Rất quan trọng

Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết

định

Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra

quyết định

Rất quan trọng

Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến

đối tượng ở phạm vi toàn khu vực

Rất quan trọng

Phần III – Tính cách cá nhân (giá trị,

động lực, đặc điểm, phong cách)

Khả năng xây dựng quan hệ Ví dụ thực tế về việc xây dựng quan hệ

tốt với khách hàng và cấp dưới

Không thật quan trọng – Quan trọng

Tính liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các

mối giao dịch với cơ quan chính phủ

hoặc nhà cung ứng

Rất quan trọng

Tính quy củ Chứng minh tính quy củ và kế hoạch Rất quan trọng


Bài tập nhóm

Các yếu tố thành công thiết yếu cho

vị trí

Trưởng phòng đào tạo tại H&M

So sánh phỏng vấn truyền thống và phỏng vấn tình

huống với phỏng vấn dựa trên năng lực


so với

Hãy kể 1

dịp khi …

- Hãy kể cho

tôi nghe về

một lần,

khi…

-Hãy cho một

ví dụ anh/chị

làm thế nào…

- Anh/chị

giải quyết

thế nào

với…

Tôi yêu các

câu hỏi tình

huống


Câu hỏi phỏng vấn dựa trên năng lực – Vị trí Giám đốc kinh doanh khu vực

•Về Giao tiếp

– Đưa ra một ví dụ khi bạn phải truyền tải một thông tin phức tạp theo 1 cách đơn giản để giải thích

cho người khác

– Làm thế nào để giao tiếp tốt và có những luồng thông tin với người khác.

•Về Lãnh đạo

– Mô tả về thời gian bạn cải thiện hiệu suất làm việc của một nhóm. Điều gì là thách thức với bạn và

bạn đã làm thế nào để giải quyết chúng?

– Đưa ra 1 ví dụ về rủi ro mà bạn gặp phải. Tại sao bạn lại quyết định chấp nhận rủi ro đó?

•Về Ra Quyết Định

– Đưa 1 tình huống mà bạn phải ra quyết định khi bạn không có tất cả các thông tin thực tế?

– Bạn có thể đưa ra một tình huống mà bạn phải ra quyết định ngay lập tức?

•Về Quản Lý Thời Gian

– Bạn có thể kể về 1 tình huống bạn phải thay đổi quyết định và phút cuối cùng cho kế hoạch kinh

doanh của bạn và bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào. Kết quả là gì?

– Kể cho tôi nghe tình huống khi bạn phải đánh đổi điều gì đó để hoàn thành đúng thời hạn công việc.

Điều gì được bạn lựa chọn và quyết định cũng như tác động đến quyết định của bạn?

•Về tạo ảnh hưởng

– Mô tả tình huống mà bạn có thể tạo ảnh hưởng tới người khác trong 1 vấn đề quan trọng. Bạn đã

sử dụng phương pháp hay chiến thuật nào trong tình huống đó?

– Mô tả tình huống bạn cần phải tạo ảnh hưởng tới các đối tác khác nhau – những người có các

chương trình khác nhau.

•Toàn vẹn

– Khi bạn phải nói dối để đạt được mục tiêu, tại sao bạn làm điều đó? Bạn cảm thấy thế nào nếu bạn

có thể đạt được vẫn mục tiêu đó nhưng theo một cách khác?

– Đã bao giờ bạn được yêu cầu phải làm một việc bất hợp pháp, trái đạo đức hoặc trái với các

nguyên tắc của bạn? Bạn đã làm gì vào lúc đó?

Khái Quát

Cụ Thể

Chứng minh ro ràng

Ưng viên xuất săc

KỸ THUẬT STAR

31

MÔ HINH STAR KY THUÂT PHONG VÂN THEO MÔ

HINH PHÊU

TINH HUÔNG - Mô tả thời gian xảy ra tình huống . . .

- Có những ai tham gia vào tình huống ấy

NHIÊM VU - Bạn được mong đợi se thể hiện như thế nào

?

- Vai trò của bạn là gì ?

HANH ĐÔNG

- Việc đầu tiên bạn làm là gì ?

- Sau đó bạn làm những gì ?

- Bạn đã làm như thế nào ? Tại sao bạn quyết

định làm như vậy ?

KÊT QUA

- Kết quả như thế nào ?

- Phản hồi từ những người khác trong tình

huống ấy như thế nào ?

- Bạn rút ra bài học gì từ tình huống ấy ?

ST – SITUATION OR TASK (TÌNH HUỐNG HAY NHIỆM VỤ)

32

A – ACTION (HÀNH ĐỘNG)

33

R- RESULT (KẾT QUẢ)

34

CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC

Khả năng thích ứng

•Hãy cho chúng tôi biết về sự thay đổi lớn nhất mà bạn đã trải qua trong công việc trước đây của bạn. Bạn đã giải

quyết nó như thế nào?

Khả năng giao tiếp

•Bạn có thể kể cho chúng tôi một trường hợp nào đó bạn đã không thể giao tiếp hay ứng xử hợp lý được không?

Nếu được làm lại, bạn nghĩ mình se làm gì để thay đổi điều đó?

•Hãy mô tả 1 tình huống khi bạn phải giải thích một việc rất phức tạp với đồng nghiệp của mình. Vấn đề gì đã xảy

ra và bạn đối phó với nó như thế nào?

Khả năng sáng tạo

•Đã có khi nào bạn xử lí một tình huống với một cách tiếp cận độc đáo của riêng bạn khác với những gì mọi người

vẫn hay làm chưa? Có thử thách nào không? Bạn đã đối mặt và xử lí nó như thế nào?

Tính quyết đoán

•Hãy nói cho chúng tôi biết về 1 quyết định của bạn dù biết rằng nó không đi theo lối suy nghĩ của đa số mọi

người. Bạn đã giải quyết quá trình ra quyết định đó như thế nào? Bạn xử lí ra sao với những phản hồi không tích

cực từ những người khác?

Sự linh hoạt

•Hãy mô tả 1 tình huống mà bạn đột ngột thay đổi cách tiếp cận của mình giữa chừng. Điều gì đã khiến cho bạn

quyết định thay đổi như vậy? Bạn đã làm những gì để sự thay đổi ấy diễn ra suôn sẻ?

•Hãy mô tả 1 nhiệm vụ bạn được yêu cầu thực hiện mà bạn chưa bao giờ thử làm trước đây.

Tính chính trực

•Bạn đã bao giờ ở trong trường hợp một người nào đó yêu cầu bạn phải làm một việc mà bạn vẫn luôn phản đối

chưa? Bạn đã xử lí tình huống ấy như thế nào?

35

CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC

• Khả năng lãnh đạo

Hãy mô tả tình huống khi bạn được giao nhiệm vụ lãnh đạo và cải thiện khả năng làm việc của một

nhóm nào đó. Bạn có gặp thử thách nào không? Nếu có, bạn đã giải quyết chúng như thế nào?

• Sự bền bỉ

Bạn đối mặt với áp lực như thế nào?

Hãy mô tả tình huống khi bạn nhận được phản hồi không tích cực từ phía cấp trên, đồng nghiệp hoặc

khách hàng. Bạn đã đối mặt với nó như thế nào? Và kết quả ra sao?

• Khả năng làm việc nhóm

Hãy mô tả tình huống khi thành viên trong team của bạn không đồng ý phối hợp với bạn. Bạn đã giải

quyết tình huống đó như thế nào?

Hãy mô tả tình huống bạn là thành viên của một nhóm nào đó. Bạn đã làm như thế nào để có những

đóng góp tích cực cho kết quả chung của nhóm?

• Những khả năng khác

Nhà tuyển dụng có thể đặt những câu hỏi liên quan đến các kĩ năng khác như:

Kế toán, tham vọng, khả năng tiếp cận, tuân thủ quy định, giải quyết xung đột, tư duy phê phán, ủy

thác, linh hoạt, tính toàn diện, khả năng gây ảnh hưởng, khả năng ra sáng kiến, khả năng xoay sở,

chấp nhận mạo hiểm, …

36

Bài tập nhóm Vị trí phỏng vấn

37

38

BÀI HOC RUT RA

• Thế nào là phỏng vấn năng lực hành vi?

• Tại sao nó lại quan trọng?

• Những yếu tố tư duy phê phán làm nên thành công

• Những điều “Phải có” và những điều “Muốn có”

• Cách xây dựng cấu trúc câu hỏi phỏng vấn năng lực

hành vi

• Phương pháp STAR

• Cách áp dụng những bài học này vào tổ chức của

mình

39

RGF

Presented by:

Venna Tan

Regional Talent Director

+65 9028 0875

[email protected]


Documents

PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN - hravn. · PDF fileCâu hỏi mẫu cho phỏng vấn ... lực theo yêu cầu của vi trí cần ... –Mọi người đều được lợi khi tham