Práca sa databázou v programe Excel - spsstavrv.edu.sk aktivity/excel.pdf · Stredná priemyselná škola stavebná, Hviezdoslavova 5, Rožňava Moderné vzdelávanie pre vedomostnú

Stredná priemyselná škola stavebná,

Hviezdoslavova 5, Rožňava

Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175

1

Práca sa databázou v programe Excel

Databáza je súbor zozbieraných údajov, ktoré sú uložené na médiu ( papier,

magnetofónová páska, kartotéka, pevný disk PC...) Slúžia na spracovanie veľkého množstva

údajov. Databázu si môžem predstaviť ako tabuľku:

Meno Priezvisko Dátum nar. Trieda Bydlisko

Janka Smutná 14.3.1993 II.A Rožňava

Ivan Veľký 10.7.1993 II.B Betliar

Riadky nazývame záznam, prvý riadok obsahuje názvy polí

Stĺpce nazývame pole –v poli musia byť údaje jedného typu – text, číslo, logické hodnoty.....

Databáza môže byť jednoduchá - je tvorená jednou tabuľkou, alebo zložená – je tvorená

viacerými tabuľkami, ktoré sú navzájom prepojené.

Otvorenie databázového súboru v programe Excel

V ponuke otvoriť po výbere vhodného priečinku vyberieme typ súboru, ktorý chceme otvoriť,

v našom prípade Databáza aplikácie Access (Obr. 1)

Obr. 1 Výber typu súboru





2

Pri zloženej databáze si vyberieme, ktorú tabuľku chceme načítať (obr. 2)

Obr. 2 Výber tabuľky v zloženej databáze

Výmena údajov medzi programom Excel a programom Access

Ak chcete preniesť údaje z programu Access do programu Excel, musíte skopírovať

údaje z údajového hárka programu Access a prilepiť ich do hárka programu Excel, exportovať

údaje programu Access do hárka programu Excel alebo prepojiť na databázu programu

Access z hárka programu Excel.

Kopírovanie údajov

Údaje, ktoré chceme preniesť do programu Excel označíme s kopírujeme príkazom

Kopírovať (Ctrl+C), otvoríme program Excel a príkazom Vložiť (Ctrl+V) údaje vložíme do

tabuľkového programu. Skopírovanú tabuľku upravíme pomocou príkazov formátovania.

Zmeny, ktoré urobíme v databáze pomocou programu Access sa do údajov v programe

Excel neprenesú.





3

Obr. 3 Označenie údajov v programe Access

Obr. 4 Údaje po vložení do programu Excel





4

Obr. 5 Úprava údajov po vložení – odstránenie zalomenia textu

Obr. 6 Úprava údajov po vložení – úprava stĺpcov

Exportovanie údajov

Údaje z programu Access môžeme exportovať do programu Excel. Otvoríme potrebnú

databázu, na karte Extené údaje vyberieme Excel (obr.7) v okne umistnenie vyberieme

umiestnenie a typ súboru (obr.8). Exporované údaje (obr. 9) nusíme upraviť.





5

Obr. 8 Výber umiestnenia expotu

Obr. 7 Export údajov do Excelu





6

Obr. 9 Exportované údaje

Prepojenie údajov

Hlavná výhoda pripojenia na údaje programu Access voči importovaniu údajov je tá,

že môžete pravidelne analyzovať údaje v programe Excel bez opakovaného kopírovania alebo

exportovania údajov z programu Access. Po pripojení k údajom môžete automaticky

obnovovať (alebo aktualizovať) zošity programu Excel z pôvodnej databázy programu Access

vždy, keď je databáza aktualizovaná informáciami.

Karta Udaje , čať Získať externé údaje – z programu Access (z webu, z textu, z iných zdrojov)

vyhľadáme potrebné umiestnenie





7

Obr.1 1 Načítanie externých dát z programu Access Obr. 10 Načítanie (prepojenie) externých dát z programu Access

Obr. 11 Import údajov





8

Výsledok načítania údajov z Access

Úloha: Načítajte (otvorte) údaje z databázy zájazdy, ktorá je uložená vo vašom

priečinku. Načítanú databázu uložte ako zájazdy.xls.

Precvičovanie :

Načítajte (otvorte) údaje z databázy majetok, ktorá je uložená vo vašom

priečinku. Načítanú databázu uložte ako majetok.xls.

Obr. 12 Načítane údaje z databázy

Obr. 13 otvorenie databázy zájazdy v programe Excel





9

Vytvorenie databázy v programe Excel:

Databázu si môžeme vytvoriť sami ako tabuľku do ktorej vkladáme potrebné údaje. Prvý

riadok tvorí hlavička, ktorá obsahuje názvy polí.

Úloha:

1. Vytvorte v programe Excel jednoduchú databázu podľa vzoru:

Obr. 14 vzor databázy

Usporiadanie údajov:

Usporiadanie údajov podľa jedného poľa

Karta Údaje, časť Zoradiť a filtrovať

Označíme názov stĺpca, podľa ktorého chceme databázu usporiadať (napr. Autor) a vyberieme

ikonu na usporiadanie a údaje sa usporiadajú podľa vybraného poľa podľa typu usporiadania

(obr.13, 14 )





10

Úloha:

1. Usporiadajte vzostupne databázu knihy podľa žánru

2. Usporiadajte zostupne databázu knihy podľa roku vydania

Precvičovanie :

Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa cieľa

Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa stavu

Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa dátumu nástupu

Usporiadanie údajov podľa viacerých polí

Ak potrebujeme usporiadať databázu podľa viacerých polí ( stĺpcov), musíme použiť ikonu

zoradiť. Otvorí sa pomocné okno zoradenie, v ktorom si môžeme vyberať stĺpec, podľa

ktorého chceme databázu usporiadať. Ďalej si môžeme vybrať podľa čoho databázu

Usporiadanie od

A po Z, od Z po A

Obr. 15 Usporiadanie údajov podľa autora pomocou ikony

Obr. 16 Výsledok usporiadania podľa autora od Z po A





11

usporiadame (hodnota, farba písma ....), a ako ju usporiadame ( vzostupne, zostupne...).

V okne zoradenie si pridáme potrebný počet stĺpcov pomocou tlačidla pridať úroveň, ak sme

pridali niektorý stĺpec najviac, odstránime ho tlačidlom odstrániť úroveň. Pomocou tlačidla

šípka hore (dole) môžeme meniť úroveň usporiadania (obr. 18, 7, 8)

Obr. 18 Usporiadanie databázy podľa viacerých polí

Obr. 17 Voľba usporiadania





12

Úlohy:

1. Usporiadajte vzostupne databázu knihy podľa autora a žánru

2. Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa vydavateľstva a žánru

Precvičovanie :

Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa cieľa a stavu

Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa ceny a cieľa

Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa počtu osôb a ceny

Obr. 20 vzostupné usporiadanie podľa autora a žánru

Obr. 21 zostupné usporiadanie podľa vydavateľstva a žánru

Odstránenie

úrovne Pridanie

úrovne Zmena

poradia

Obr. 19 Pridanie úrovne usporiadania





13

Výber údajov

Automatický filter

Použitie automatického filtrovania je rýchly a jednoduchý spôsob vyhľadania a práce s

podmnožinou údajov v rozsahu buniek alebo v stĺpci tabuľky.

Vo filtrovaných údajoch sa zobrazujú len riadky, ktoré zodpovedajú zadaným

kritériám. Nevyhovujúce riadky sa skryjú. Po filtrovaní údajov môžete kopírovať, upravovať,

vyhľadávať, dávať do grafov a tlačiť podmnožiny údajov bez toho, aby ste ich museli

presúvať. Filtrovať možno aj viacero stĺpcov. Každý pridaný filter je založený na aktuálnom

filtri a vedie k ďalšiemu obmedzeniu podmnožiny údajov.

Automatický filter zapneme kliknutím na ikonu filter v karte Údaje ( ikonu

usporiadania a filtra nájdeme aj na karte Domov ).

Zapnutie

filtra

Obr. 22 Zapnutie automatického filtra





14

Vlastný filter z časti filtre textu umožňuje zložitejší výber údajov v danom stĺpci. Vo

vlastnom filtrovaní môžeme využiť špecifické znaky ? alebo *. Na vytvorenie podmienky

môžeme použiť spojky a , alebo.

Úlohy:

1. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte knihy žánru beletria

Filter textu

hodnoty

Obr. 23 Možnosti automatického filtra

Obr. 24 Vlastný automatický filter





15

2. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte knihy vydavateľstva Albatros

žánru beletria

Obr. 25 filter pre zobrazenie kníh žánru beletria

Obr. 26 1. krok filter pre zobrazenie kníh podľa vydavateľstva Albatros





16

3. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte všetky knihy z oblasti vedy

a umenia

Obr. 27 2. krok filter pre zobrazenie kníh podľa žánru beletria

Obr. 26 filter pre zobrazenie kníh z oblasti vedy a umenia





17

4. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte všetky knihy s počtom strán

viac ako 100 a menej ako 400.

Precvičovanie :

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy do

Grécka.

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky vyplatené

zájazdy do Talianska a Chorvátska.

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s cenou od

450€ do 620€.

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s nástupom

v auguste.

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s nástupom od

10. 8 do 15.9.

Obr. 28 filter pre zobrazenie kníh s počtom strán od 100 do 400





18

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky z vyplatené zájazdy do

Talianska s nástupom od 25.7.

Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky z vyplatené zájazdy

s počtom osôb viac ako 3, začínajúce v mesiaci jún.

Medzisúčty

Slúžia na zoskupenie a zhrnutie údajov a vytvorenie prehľadov.

Pred vytvorením medzisúčtov je potrebné databázu usporiadať.

Medzisúčty (souhrn) nájdeme na karte Údaje (Data) v časti Prehľad (Osnova)

Obr. 29 Zapnutie medzisúčtov





19

Výber poľa, pri zmene

ktorého robíme

medzisúčet (napr. pri

zmene cieľa)

Obr. 30 výber poľa pre vytvorenie medzisúčtov

Výber funkcie, ktorú chcem

v medzisúčtoch vypočítať

Obr. 31 výber funkcie, ktorú chcem vypočítať





20

Výber poľa do ktorého

chceme medzisúčty za

pomoci vybranej funkcie

vložiť

Obr. 32 výber poľa na vloženie medzisúčtov

Výsledné

medzisúčty

(súčet cien

zájazdov do

jednotlivých

cieľov)

Obr. 33 vytvorené medzisúčty





21

Príkaz medzisúčty vytvorí tiež prehľad databázy tak, že pre každý medzisúčet je možné skryť

riadky podrobností (obr.34, 35, 36)

Obr. 35 skryté podrobnosti

Vytvorené prehľady. Kliknutím na

číslo (napr. 2) sa skryjú podrobnosti

Obr. 34 vytvorené prehľady





22

Do vytvorených medzisúčtov môžeme pridať ďalšie medzisúčty – vnorené. Ak vytvárame

viacúrovňové – vnorené medzisúčty, je potrebné databázu usporiadať podľa všetkých

potrebných polí. Pri pridávaní medzisúčtov musíme odškrtnúť políčko nahradiť aktuálne

medzisúčty (obr. 37). Po stlačení tlačidla OK nám v databáze pribudnú ďalšie úrovne

(obr.38). Ak potrebujem každý medzisúčet (skupinu) umiestniť na novú stranu, zaškrtneme

políčko Zlom strany medzi skupinami (obr. 39)

odkryté podrobnosti

pre cieľ Španielsko

Obr. 36 odkryté podrobnosti pre jeden cieľ





23

Vypneme nahradenie

aktuálnych medzisúčtov

Obr. 37 Vloženie vnorených medzisúčtov





24

Obr. 39 Zlom strany medzi skupinami

Obr. 38 pridané úrovne v medzisúčtoch a práca s nimi





25

Úlohy:

1. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemernú dĺžku pobytu

podľa jednotlivých cieľov. (Nezabudnite usporiadať databázu.)

Obr. 40 vytvorenie medzisúčtov z úlohy1

2. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb podľa jednotlivých cieľov.

Obr. 41 vytvorenie medzisúčtov z úlohy1





26

3. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy vypočítajte priemernú cenu zájazdov podľa

cieľa. K tomuto medzisúčtu pridajte výpočet priemernej ceny zájazdov poľa stavu.

(nezabudnite databázu usporiadať podľa dvoch polí.)

Obr. 42 usporiadanie databázy pre vytvorenie medzisúčtov

Obr. 43 vytvorenie vonkajšieho medzisúčtu





27

Obr. 44 pridanie vnútorného medzisúčtu

Precvičovanie : (každú úlohu urobte na samostatnom hárku)

Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemernú cenu zájazdov

podľa doby nástupu.

Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemerný počet dní

zájazdov podľa doby nástupu

Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb zájazdov podľa doby

nástupu na zájazd a podľa stavu.

Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb podľa stavu a podľa cieľa

zájazdu.

Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite počet kníh v jednotlivých

nakladateľstvách.

Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite počet kníh podľa žánru v jednotlivých

nakladateľstvách.

Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite súčet strán podľa národnosti autorov.





28

Obsah

Práca sa databázou v programe Excel ........................................................................................ 1

Otvorenie databázového súboru v programe Excel ................................................................ 1

Výmena údajov medzi programom Excel a programom Access ........................................... 2

Vytvorenie databázy v programe Excel: ................................................................................ 9

Usporiadanie údajov: .............................................................................................................. 9

Výber údajov ........................................................................................................................ 13

Medzisúčty ........................................................................................................................... 18

Obsah ........................................................................................................................................ 28

Documents

Práca sa databázou v programe Excel - spsstavrv.edu.sk aktivity/excel.pdf · Stredná priemyselná škola stavebná, Hviezdoslavova 5, Rožňava Moderné vzdelávanie pre vedomostnú