Upload
informatielogistiek
View
344
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie van Friso de Jong (NUMIQ): 'Efactureren, een kind kan de was doen', Seminar E-procurement & E-invoicing - 1 juli 2010 #sepei
Citation preview
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
2010, RICOH
Friso de Jong
ELEKTRONISCH FACTUREREN
Een kind kan de was doen
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
= heel veel gratis
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Doel en agenda
Doel: aantonen dat e-factureren eenvoudig is
Agenda:
Vroeger, vandaag en morgen
Uw business case in 7 vragen
Controle bij e-factureren
Vragen?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
I. Weet u het nog? ‘Vroeger’?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
II E-factureren de ‘business case’
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Business case in 6 vragen [1]
Vraag 1: Wat is dat, e-factureren?
Vraag 2: Dat is toch een ver-van-mijn-bed-show?
Vraag 3: Wat levert het me eigenlijk op?
Vraag 4: Hoe kan ik het dan toepassen?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Business case in 6 vragen [2]
Vraag 6: Waar moet ik verder nog op letten?
Vraag 6: Hoe krijg ik mijn klanten zover?
Vraag 7: Help, is er een dokter in de zaal?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
1. Wat is dat, e-factureren?
Verzenden per e-mail (met/zonder bijlage)
zonder bijlage: factuur in de body / hyperlink
met bijlage: PDF/DOC/XML/UBL/XLS/Idoc……
Online presenteren:
bankomgeving: ‘Digitale Nota’
eigen webpagina: ‘Mijn NUON/UPC/..’
op webpagina van online factureren aanbieders
Gegevens gestructureerd uitwisselen met klanten (B2B)
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
2. Dat is toch een ver-van-mijn-bed-show?
Misschien nu nog wel, maar binnenkort niet meer. Want,
steeds meer: aandacht, bekendheid en gewenning voor e-factureren
ervaring bij dienstverleners om hun klanten te ‘ontzorgen’
organisaties gaan e-facturen verzenden: transactioneel netwerkproduct
organisaties gaan daardoor e-facturen ontvangen (!)
overheid gaat e-factureren verplicht stellen
Gaan we dan binnenkort massaal over op e-factureren? Adoptie
(Onderling) vertrouwen
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
3. Wat levert dat dan eigenlijk op?
Kostenbesparing
Efficiëntere processen
Meer grip op werkkapitaal
Beter relatie met je klanten
Voldoen aan wens/eis van de klant
Concurrentiepositie
Milieu?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
4. Hoe kan ik het dan toepassen? [1]
1. Wat doet ons bedrijf eigenlijk?:
2. Wie zijn onze klanten? Consumenten
MKB
Grote bedrijven /overheid
Mix
3. Waar zitten onze klanten?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
4. Hoe kan ik het dan toepassen? [2]
4. Hoeveel facturen versturen we?
5. Is er al betaald of moet er nog betaald worden?
6. Kunnen we onze klanten dwingen?
7. Wat kunnen we zelf/ Wat hebben we al in huis?
8. Met wie moeten we dan nog praten?
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Voorbeeld 2: Stratogale
1. Webwinkel2. consumenten3. in Nederland4. 43.000 facturen5. die vooraf betaald zijn (iDEAL/ Incasso)6. verplicht aanvinken bij online aankoop 7. Webserver en financiele software8. Zelf doen (bouwen) / Dienstverlener
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
5. Waar moet ik verder nog op letten?
Hoeveel van mijn klanten accepteren mijn e-facturen?*
Voldoe ik aan de fiscale voorwaarden?
Boekhoudpakket
Accountant
Buitenland?
Archiveren?
SEPA
!!! Facturen betaald krijgen!!!
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
6. Hoe krijg ik mijn klanten zover?
Algemene voorwaarden
Verplicht onderdeel online bestelproces
Selling power /ketenkoning (Maar of dat verstandig is….)
Gewoon doen: ‘Piepsysteem’
Afstemmen met belangrijkste klanten
Rondbellen
E-mail (notificaties, mailing)
Actie: milieu, ziekenhuis, MVO, lokaal, …, ….
Wees creatief en klantgericht: …
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
7. Help, is er een dokter in de zaal?
Controle door de Belastingdienst
Controle door andere externe/interne toetser
Faillissement dienstverlener
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
III E-factureren ‘controleren’
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
12 februari 2009
“Ik keur goed dat de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren volledig aan marktpartijen wordt overgelaten.
Door deze goedkeuring kan de (wijze van) opmaak en het versturen van de elektronische factuur vorm- en middelvrij plaatsvinden.”
Bron: www.minfin.nl
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
9 september 2009
“De belastingdienst doet niet moeilijk over e-factureren”
“Controle van e-factureren ligt op het niveau van de bedrijfsadministratie”
Bron: toespraak Staatssecretaris van Financiën
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
12 april 2009
“Bedrijven zullen juist maatregelen moeten implementeren om de betrouwbaarheid van het factureringsproces aan te kunnen tonen” .“In het aantonen van de betrouwbaarheid van het factureringsproces zit nu juist het probleem, hoe doe je dat?”“vrijheid/blijheid bestaat niet en de rechtszekerheid is zeker niet toegenomen. Dus ook meer de nadruk op maatregelen die het bedrijfsleven moet nemen, want de Belastingdienst gaat zeker geen grotere controle-inspanning verrichten”
Bron: anoniem
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Controlemodel basisvorm
LEVERANCIER
FACTUURDATA
CREËREN
FACTUUR
GENEREREN
FACTUUR VER-
ZENDEN OF
PRESENTEREN
FACTUUR
ONTVANGEN
PROCESMANAGEMENT INCLUSIEF ARCHIVEREN
KLANT
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Controlemodel geavanceerd
LEVERANCIER
FACTUUR DATA CREËREN
FACTUUR
GENEREREN
BASISGEGEVENS
KLANT
FACTUUR
VERZENDEN
ONTVANGST + TECHN.
VERIFICATIE
FORMELE
VERIFICATIE
MATERIËLE
VERIFICATIEVERWERKEN
ARCHIVEREN EN CONTROLEERBAARHEID
INTEGRITEIT EN AUTHENTICITEIT WAARBORGEN
ON-BOARDING EN OFF-BOARDING
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
Controlemodel derde partij
LEVERANCIER
FACTUUR DATA CREËREN
FACTUUR GENERE-REN
BASISGEGEVENS
KLANT
FACTUURVERZEN-DEN
ONTVANGT TECHN.
VERIFI-CATIE
FORMELEVERIFI-
CATIE
MATERIËLE
VERIFICATIEVERWERKEN
ARCHIVEREN EN CONTROLEERBAARHEID
INTEGRITEIT EN AUTHENTICITEIT WAARBORGEN
ON-BOARDING EN OFF-BOARDING
SERVICE PROVIDER
ON-
BOAR-
DING
OFF-BOARDING
©Platform ELFA Westervoortsedijk 50 6827 AT Arnhem 026-3214607 [email protected]
http://ow.ly/kG2D
Verwijzingen
Onderdeel van administratieplicht: beschikbaar voor controledoeleindenVoldoen aan andere wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld bij internationaal e-factureren
Overige opmerkingen
Basis controlemodel, uitgebreid controlemodel, uitgebreid controlemodel inclusief service provider
Toepasselijk model
Authenticiteit, integriteit
Controle doelstellingen
-Zorg ervoor dat de factuur is uitgegeven en geregistreerd binnen de wettelijk gestelde termijn, en dat de integriteit en authenticiteit van de factuur worden gehandhaafd en controleerbaar is. -De verzonde factuur gestuurd (ook wel "uitgereikt") moet met zijn unieke nummer administratief worden geregistreerd. -Het moment van uitgifte is juridisch belangrijk en bepaalt of de leverancier heeft voldaan aan haar wettelijke verplichting om een factuur af binnen een bepaalde termijn na de levering. -De leverancier moet ervoor zorgen dat een koper de factuur kan ontvangen zoals deze is uitgereikt (integriteit) en dat de koper kunnen nagaan wie voor de factuur bestemt is (authenticiteit). -Betrouwbare levering op het afgesproken adres van de klant moet worden gewaarborgd.
Voorwaarden bij e-factureren
Deze stap betreft het verzenden, uitwisselen of ter beschikking stellen van de elektronische factuur richting de ontvangende partij: de klant. De leverancier (of in het geval van self-billing de koper), of dienstverlener zal idealiter beginnen met dit proces nadat duidelijk is dat de klant zich bereid en in staat heeft verklaard om de factuur te kunnen/willen ontvangen in het formaat zoals het door de leverancier (de verzender) wordt gecommuniceerd.
Omschrijving
Factuur verzenden of ter beschikking stellen
Titel