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Procedimiento para el Tramite de Pago a Transportistas

1.- Objetivo

Tramitar ante las áreas de finanzas central o delegacional, la documentación necesaria para proceder oportunamente al pago del servicio de transporte contratado. 2.- Ámbito de Aplicación Este procedimiento aplica a las Oficinas de Tráfico de nivel central y delegacional adscritas a las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento. 3.- Políticas 3.1 Será responsabilidad del área de Tráfico central y delegacional proporcionar oportunamente al transportista la Hoja de Control de Tráfico Vehicular, Carta Porte o Talón de Embarque debidamente requisitazos así como el oficio dirigido a la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera o Departamento Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones para su trámite de pago. 3.2 Será responsabilidad de la Unidad Almacenaria Emisora Central o Delegacional tramitar la realización de los estudios de laboratorio para determinar o descartar daños a los bienes cuando ocurra un accidente de refrigeración. 4.- Definiciones

Para efectos de este Procedimiento se entenderá por:

4.1 capacidad:- Número máximo de personas, mas peso del equipaje y paquetería, que un vehículo destinado al servicio de pasajeros puede transportar y para el cual fue diseñado por el fabricante o constructor.

4.2 carga refrigerada: Bienes que por razón de su naturaleza requieren ser transportados entre +2 y +8 ºC de temperatura y/o en vehículos que cuenten con un sistema de refrigeración, 4.3 carga seca: Bienes que por su naturaleza, son transportados en condiciones ambientales de temperatura.

4.4 carta porte, talón de embarque o factura: Es el título legal del contrato entre el remitente y la empresa, por su contenido se decidirán las cuestiones que se susciten con motivo del transporte de los insumos. Contiene las menciones que exige el código en la materia., Cabe aclarar que para los fines del presente procedimiento, los nombres, “carta porte”, “talón de embarque” o “factura”, se refieren al mismo documento con el que realiza los tramites de cobro el transportista por el servicio de traslado o arrastre.

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4.5 C.T.V.: Control de Tráfico de Vehículos. 4.6 dimensiones: Alto, ancho y largo expresados en metros, de un vehículo en condiciones de operación, incluyendo la carga. 4.7 lista de empaque: Documento que ampara los artículos empacados y puestos en orden para ser transportados a las unidades almacenarias receptoras y que tienen los datos de identificación del destinatario, número de bultos, peso y volumen, en el cual se entrega al transportista. 4.8 peso: Fuerza que ejerce sobre la superficie terrestre un vehículo expresado en kilogramos. 4.9 remision: Es el documento oficial mediante el cual las unidades almacenarias surten a otras unidades almacenarias y es la base para contabilizar las entradas y salidas de un almacén a otro. Invariablemente se deberá recabar sello de alta en el almacén receptor para que tengan validez 4.10 termograficado: Equipo (termograficador) que tiene la característica de registrar constantemente la temperatura en el sitio en que es colocado y que guarda en su memoria los valores correspondientes. Para los fines del Instituto es útil para conocer las condiciones de temperatura en que se transportaron los productos que requieren mantenerse en un rango controlado, desde su sitio de suministro hasta el sitio destinatario. 4.11 transportista Persona física o moral que preste servicio público o privado de auto-transporte de pasajeros, de turismo o de carga. 4.12 unidad almacenaria emisora: Almacén facultado para recibir, custodiar, controlar y suministrar; que al suministrar bienes de consumo a otra unidad almacenaria, se define como emisora. 4.13 unidad almacenaria receptora: Almacén facultado para recibir, custodiar, controlar y suministrar; que al recibir bienes de consumo de otra unidad almacenaria, se define como receptora.

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5. Procedimiento para el tramite de pago a transportistas

Responsable Actividad Documentos involucrados

Responsable del Àrea de Trafico Central o Delegacional

5.1 Recibe del transportista la Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos C.T.V. 1482-014-003 y en el caso de vehículos refrigerados la Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005 y termograficador, para su validación.

Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos C.T.V.1482-014-003 Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005

5.2 Obtiene, en su caso, del termograficador la

gráfica de temperatura y valida que esté dentro de los límites establecidos y verifica que la Hoja de Control de Temperatura observe los parámetros dentro del rango de 2º C a 8º C.

Hoja de Control de Temperatura 1482-014-005

5.3 Valida que la sección de embarques del

almacén emisor haya liberado la documentación del transportista, Hoja de Control de Trafico de Vehículos C. T. V. 1482-014-003 y Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo)

Hoja de Control de Tráfico de VehículosC.T.V. 1482-014-003 Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo)

Cuenta con reclamaciones.

Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional

5.4 Elabora volante aclaratorio 1482-021-006 y turna junto con copia del la Hoja de Control de Trafico de Vehículos C. T. V. 1482-014-003 a la Sección de Embarque a fin de que investiguen el tipo de anomalías.

volante aclaratorio 1482-021-006 Hoja de Control de Trafico de Vehículos 1482-014-003

Sección de embarque

Central o Delegacional

5.5 Investiga las incidencias asentadas en remisión de almacén (documento externo) y/o Hoja de Control de Trafico de Vehículos C. T. V. 1482-014-003 y dictamina la responsabilidad del transportista.

remisión de almacén (documento externo) Hoja de Control de Trafico de Vehículos C. T. V. 1482-014-003

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Responsable Actividad Documentos involucrados

El transportista es responsable

Por accidente de refrigeración

Responsable de la Unidad Almacenaria

5.6 Indica al transportista que deberá cubrir los gastos generados por los análisis de laboratorio correspondiente para determinar o descartar daño de los bienes.

Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional

5.7 Turna al Departamento Administrativo y este a su vez elabora orden de ingreso (documento externo) para que el transportista la pague en la Tesorería correspondiente

orden de ingreso (documento externo)

5.8 Recibe del transportista la Orden de Ingreso sellada comprobando el pago correspondiente al daño de los bienes. y se enlaza con la actividad número 5.12 de este procedimiento

Afecta la póliza de seguros En caso de siniestro Responsable de la Unidad Almacenaria

Emisora

5.9 Reporta vía telefónica y confirma por escrito por medio de Oficio de reporte de siniestro 1482-010-048, el siniestro ante la Coordinación de Optimización de Activos y Evaluación de la Dirección de Plantación y Finanzas, a efecto de que la aseguradora responda ante el Instituto con base a los bienes asegurados

Oficio de reporte de siniestro 1482-010-048

No afecta la póliza de seguros 5.10 Se enlaza con la actividad número 5.7 de

este procedimiento

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Responsable Actividad Documentos involucrados

NO CUENTA CON RECLAMACIONES Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

5.11 Valida los costos asentados en la Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V. 1482-014-003 y en la Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) de acuerdo a las tarifas establecidas en el contrato considerando los siguiente:

• Flete. • Maniobras: importe resultante de la tarifa

autorizada por la División de Investigación de Mercados por concepto de “pago de maniobras de carga y descarga regular” por la capacidad del vehículo y/o tonelaje traslado.

• Reparto: 25% sobre el precio del flete total cuando se requiera la entrega de bienes en más de un destino foráneo, en su caso.

• Refrigeración: 25% sobre el precio por tonelada cuando se requiera transportar productos que requieren refrigeración, en su caso.

• Kilometraje: parte proporcional del flete, de acuerdo a los kilómetros recorridos adicionalmente, cuando por necesidades de la entrega de insumos, sea necesario desviarse de la ruta natural, con referencia al destino final.

• Impuestos: los establecidos por la Federación y autoridades competentes.

Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V. 1482-014-003 Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo)

Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

5.12 Elabora oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047, dirigido a la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera o Departamento Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones adjuntando las Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) y copia de la Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V. 1482-014-003, pago de los mismos y turna al Responsable de la Unidad Almacenaría Central o Delegacional.

oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047 Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V. 1482-014-03

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Responsable Actividad Documentos involucrados

Responsable de la Unidad Alamcenaria Central o Delegacional.

5.13 Revisa y firma el oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047, dirigido a la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera o Departamento Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones adjuntando las Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) y copia de la Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V., solicitando el pago de los mismos y regresa al Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional

oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047 Carta Porte, Talón de embarque o factura (documento externo) Hoja de Control de Tráfico de Vehículos C.T.V. 1482-014-03

Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

5.14 Recibe el Oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047, firmado y lo entrega al Representante legal para su trámite de cobro ante la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera o Departamento Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones

oficio de solicitud de pago al transportista 1482-010-047

5.15 Archiva una copia en el expediente

correspondiente

Fin del Procedimiento

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7. Procedimiento para el trámite de pago a transportistas

Codificación Título del documento Observaciones

Carta Porte, Talón de embarque o factura Documento externo

1482-014-003 Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

Anexo 1

1482-014-005 Hoja de Control de Temperatura Anexo 2

1482-021-006 Volante aclaratorio Anexo 3

Remisión de Almacén Documento externo

Orden de ingreso Documento externo

1482-010-048 Oficio de reporte de siniestro Anexo 4

1482-010-047 Oficio de solicitud de pago al transportista Anexo 5

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ANEXO 1

Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

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1482-014-003

Página 3 de 4 Clave: 1482-003-012

Hoja de control de tráfico de vehículos C.T.V.

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Controlar en forma idónea la entrada y salida de los vehículos propios del

Instituto, así como los vehículos subrogados, los cuales se encargarán de transportar los diferentes artículos que se manejan en los Almacenes del IMSS.

GENERADO POR: Oficina de tráfico del almacén.

Número Dato Anotar

Sella hora de entrada.

1 Número. El número progresivo (folio) de cada uno de los Formatos de Control de Tráfico de Vehículos.

2 Línea o proveeduría La razón social del vehículo en el caso de que este sea subrogado o si el vehículo es oficial, anotar su procedencia.

3 Tipo. El tipo y capacidad de carga en el vehículo.

4 Placas. El número de placas correspondientes al vehículo que ingresará a las instalaciones del Instituto.

5 Nombre del chofer. El nombre completo con todo y apellidos del operador del vehículo.

6 Nombre del repartidor. El nombre completo con todo y apellidos del o los repartidores.

7 Para. Con una cruz el cuadro correspondiente al tipo de maniobras a realizar en los Almacenes.

8 No. de Talón.

El número de Guía de Porte de la línea transportista que presentará el servicio. |

9 No. de Licitación El número de Licitación Vigente, No. de Contrato y Dictamen.

10 Almacén. El número de lista de empaque del Almacén o Almacenes de origen y destino donde se realizará la maniobra de carga o descarga.

11 Toneladas. El tonelaje total por cada uno de los Almacenes asignados (Lista de Empaque).

12 Número de bultos El número total de bultos de cada uno de los Almacenes asignados (Lista de Empaque).

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13 Hora de recepción. La hora en que se recibe el vehículo para su carga o descarga por el o los Almacenes de origen.

14 Hora de salida. La hora en que se libera el vehículo del Almacén o Almacenes.

15 Firma del Responsable de recepción y/o embarques.

El nombre completo con todo y apellidos y firma del responsable del área de recepción y/o embarque o personal autorizado del Almacén o almacenes asignados.

16 Total. El total de toneladas y total de bultos, amparados en la lista de empaque de cada uno de los almacenes donde se efectuaron las maniobras.

17 Número de sobres. El total de sobres que le fueron entregados al operador para la recepción de los artículos.

18 Tonelaje real % cargado.

El tonelaje real, con el cual se cargo el vehículo, así como el porcentaje de su ocupación con relación a su capacidad de carga.

19 Destino. El destino o los destinos asignados al vehículo. 20 No.(s) de Despacho (s). El número o números de los despachos

correspondientes a los artículos para su transportación y entrega.

21 Del Almacén El Almacén remitente de acuerdo al número o números de Despachos.

22 Destino El o los destinos a los que serán trasladados los artículos (artículos entregados en su destino o documentos devueltos al Almacén.

23 Costos. Cuota Tonelada.- De acuerdo a las tarifas vigentes autorizadas de acuerdo a los costos de la Licitación del Transporte.

• Flete.- El importe del flete con relación al kilometraje que existe entre la unidad remitente y el destinatario.

• Maniobras.-El importe convenido por las maniobras efectuadas.

• Reparto.- Si se pagará el 25% del flete por reparto en el caso de que el transportista efectúe más de un reparto.

Importe total de fletes.- El correspondiente a la suma del flete (+) más el pago de maniobras, (+) más el pago por reparto.

24 Autorizaciones. Autorizaciones. 25 Fecha de Elaboración. Fecha de Elaboración. 26 Fecha de Salida. Fecha de Salida.

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ANEXO 2

Hoja de control de temperatura

Página 2 de 3 Clave: 1482-003-012

1482-014-005

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-012

Hoja de control de temperatura

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Comprobar que la temperatura de las vacunas siempre se conservo

durante su transito dentro de los rangos de temperatura normada, tiempos de arribo entre destino y destino, certificar a que temperatura se reciben las vacunas

GENERADO POR: Oficina de Tráfico

Número Dato Anotar

1 Transportista Razón social de la empresa transportadora y nombre completo del chofer

2 Tipo Vehículo refrigerado thermoking

3 Control de Trafico de Vehículos

Número de folio del C,T,V,

4 Placas Placas del vehículo

5,6 y 7 Fecha de salida, hora de Fecha y hora de la salida del vehículo del almacén

8/9 Fecha de liberación, hora de,

Fecha y hora de liberación del transportista

10 Liberación Si o no autoriza liberación

11 Destino(s) y/o ruta Anotar la delegación o delegaciones que se están enviando las vacunas.

12 Fecha Fecha en que la delegación recibe la vacuna

13 Hora Hora de recepción de las vacunas 14 Lugar Almacén delegacional que recibe las vacunas 15 Lectura de temperatura Anotar la temperatura a la que se reciben las

vacunas 16 Responsable, nombre y

firma Nombre completo y firma de quien recibe las vacunas en el almacén delegacional

17

Vo.Bo. Delegación

Visto bueno del Titular del Almacén delegacional o empleado facultado

Página 1 de 3 Clave: 1482-003-012

ANEXO 3

Volante aclaratorio

Página 2 de 3 Clave: 1482-003-012

1482-021-006

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-012

Volante aclaratorio

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Verificar que el transportista contratado haya entregado correctamente los

bienes de consumo, en cantidad y buen estado. Documentar diferencia de recepción de más y de menos, así como los bienes recibidos en las estado, y en su caso fincar las responsabilidades al transportista para pago del importe de los bienes más el 6% de gastos administrativos.

GENERADO POR: Responsable del área de Tráfico Central o Delegacional.

Número Dato Anotar

1 Talón N° Número o folio de la Carta Porte

2 Línea transportista Nombre o razón social de la línea transportista que presta el servicio.

3 Día Día

4 Mes Mes

5 Año Año

6 Control Tráfico Vehicular C.T.V.

Número o folio de la Hoja de Control de Tráfico de Vehículos

7 Transporto artículos de Nombre de la Unidad Almacenaria emisora del embarque

8

A la Delegación de

Nombre de la Unidad Almacenaria receptora de los artículos

9 Texto Descripción de la incidencia, diferencias o anomalía reportada por la Unidad Almacenaria receptora

10 Nombre

Nombre y firma del Responsable del área de Trafico Central o Delegacional

11

Fecha

Fecha en que se turna el volante aclaratorio para su análisis e investigación

12 Resultado o conclusiones

Descripción del resultado del análisis e investigación y acciones a seguir

13

Jefe de Embarques

Nombre y firma del responsable de la Sección de Embarques

Página 1 de 3 Clave: 1482-003-012

ANEXO 4

Oficio de reporte de siniestro

Página 2 de 3 Clave: 1482-003-012

1482-010-048

Cargo Remitente

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-012

Oficio de reporte de siniestro

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Reportar oportunamente a la Coordinación de Optimización de Activos y

Evaluación sobre siniestros ocurridos.

GENERADO POR: División de Apoyo Logístico y Distribución

Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración del oficio día, mes y año

2 Referencia Número del oficio integrado por la codificación o

clasificación presupuestal de quien lo emite

3 Titulo del destinatario Profesión o titulo del destinatario Ej. Licenciado,

Contador Público, Doctor, Señor, Señora Etc.

4 Nombre Nombre completo del destinatario a quien va

dirigido el oficio

5 Remitente Nombre del cargo o dependencia del destinatario

6 Texto asunto. Descripción del asunto que ocupa

7 Atentamente Atentamente

8 Nombre Nombre completo del funcionario que emite el

oficio

9 Cargo Nombre del cargo del funcionario que emite el

oficio

Página 1 de 3 Clave: 1482-003-012

ANEXO 5

Oficio de solicitud de pago al transportista

Página 2 de 3 Clave: 1482-003-012

1482-010-047

Cargo Remitente

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-012

Oficio de solicitud de pago al transportista

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Tramitar el pago oportuno al transportista por los servicios prestados.

GENERADO POR: División de Apoyo Logístico y Distribución

Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración del oficio día, mes y año

2 Referencia Número del oficio integrado por la codificación o

clasificación presupuestal de quien lo emite

3 Titulo del destinatario Profesión o titulo del destinatario Ej. Licenciado,

Contador Público, Doctor, Señor, Señora Etc.

4 Nombre Nombre completo del destinatario a quien va

dirigido el oficio

5 Remitente Nombre del cargo o dependencia del destinatario

6 Texto asunto. Descripción del asunto que ocupa

7 Atentamente Atentamente

8 Nombre Nombre completo del funcionario que emite el

oficio

9 Cargo Nombre del cargo del funcionario que emite el

oficio