Procedimiento para realizar informes mensuales de SSOMA

GERENCIA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Procedimiento para realizar informes semanales y mensuales de SSOMA Código: PG-SSOMA-14 Revisión: 05 Página: 1 de 12

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

00 15/12/1998 Emisión Jorge Ottiniano

Ing. SSA Juan Montoya

Superintendente SSA

Luis Peschiera Representante de la

Dirección

01 1999 Revisión general. Jorge Ottiniano

Ing. SSA

Juan Montoya Superintendente SSA

José L. Vitteri Representante de la

Dirección

02 11/2001 Revisión general. Federico Carrasco

Ing. SSOMA

José Coca Superintendente

CSSOMA

José Coca Superintendente

CSSOMA

03 15/05/2007

Cambio de formato del procedimiento para realizar informes mensuales de SSOMA. Revisión general. Modificación de los

formatos FG-SEG-04-A y FG-SEG-04-B.

Maritza Maldonado Supervisora SSOMA

Jhonny Díaz Jefe SSOMA

Martín Soto Jefe CSSOMA

04 28/10/11 Revisión general. Cambio de formato. Cambio de Codificación.

Maritza Maldonado Ing. SSOMA

Marco del Pino Coordinador SSOMA

Christian Navarro Gerente SSOMA

05 05/10/12

Revisión general. Modificación de los

formatos PG-SSOMA-F1, PG-SSOMA-F2 y PG-SOMA-14-F3.

César Torres Coordinador SSOMA

Marco del Pino Coordinador SSOMA

Fernando Mendoza Gerente SSOMA

Firmas de la revisión vigente

Procedimiento para realizar informes mensuales de SSOMA



I. Tabla de contenido

I. Tabla de contenido ..............................................................................................................................2 1. PROPOSITO. ..................................................................................................................................3 2. ALCANCE. .......................................................................................................................................3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. .................................................................................................3 4. DEFINICIONES. ..............................................................................................................................3 5. DESARROLLO. ...............................................................................................................................4

5.1 Consideraciones Generales. .....................................................................................................4 5.2 Reporte Semanal de actividades. ..............................................................................................4

5.2.1 Estadística semanal de SSOMA. ........................................................................................4 5.2.2 Reporte semanal de actividades. .......................................................................................4 5.2.3 Seguimiento de los Reportes e Informes de Investigación de incidentes y accidentes. .......5

5.3 Informe Mensual de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. .....................................5 5.3.1 Introducción. ......................................................................................................................5 5.3.2 Estadísticas de SSOMA. ....................................................................................................5 5.3.2.1. Descripción de Incidentes y Accidentes. .........................................................................6 5.3.2.2. Resumen. .......................................................................................................................6 5.3.3 Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo / Seguridad en Obra. ......................................6 5.3.4 Capacitación. .....................................................................................................................6 5.3.5 Programa de Actividades de Liderazgo - PAL. ....................................................................6 5.3.6 Control Operacional. ..........................................................................................................7 5.3.6.1. Reporte de Actos y Condiciones Subestándar. ...............................................................7 5.3.6.2. Inspecciones. .................................................................................................................7 5.3.6.3. No conformidades (NC) ..................................................................................................7 5.3.7 Respuesta a Emergencias. ................................................................................................7 5.3.8 Programa Motivacional.......................................................................................................7 5.3.8.1. Resumen de amonestaciones. ........................................................................................7 5.3.9 Vigilancia en Salud e Higiene Ocupacional. ........................................................................7 5.3.10 Control de Medio Ambiente. ...............................................................................................8 5.3.11 Gestión de la Sostenibilidad. ..............................................................................................8 5.3.12 Avance del programa de actividades. .................................................................................8 5.3.13 Panel Fotográfico. ..............................................................................................................8

6. RESPONSABILIDADES...................................................................................................................8 7. ANEXOS..........................................................................................................................................8

7.1 PG-SSOMA-14-F1, Informe mensual de SSOMA. .....................................................................9 7.2 PG-SSOMA-14-F2, Estadística Mensual de SSOMA. .............................................................. 10 7.3 PG-SSOMA-14-F3, Estadística Semanal de SSOMA. ............................................................. 11 7.4 PG-SSOMA-14-F4, Reporte Semanal de actividades. ............................................................. 12



1. PROPOSITO.

Establecer las directrices para la elaboración del Informe Mensual de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), que resuma las principales actividades y logros alcanzados en el período establecido.

2. ALCANCE.

Aplicable a todo el Sistema Integrado de Gestión de SSOMA, los proyectos y sus instalaciones anexas de Cosapi S.A.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

MA-SSOMA-01 Manual Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

PG-SSOMA-16 Procedimiento para reportar, investigar y elaborar informes de incidentes y accidentes de SSOMA

PGR-SSOMA-03 Programa de Actividades de Liderazgo – PAL.

4. DEFINICIONES.

Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo.

Informe: Documento en el cual se describe una serie de datos, ocurrencias y conclusiones relacionadas a un tema

Incidente: Acontecimiento no deseado no planeado, que bajo condiciones ligeramente diferentes, podría dar como resultado daño a las personas, a la propiedad, al ambiente o paros del proceso.

Frecuencia: Número de veces que el personal o algún recurso del proceso productivo se expone a un peligro.

Riesgo: Probabilidad de que un peligro se materialice en determinadas condiciones y genere daño a las personas, equipos y al ambiente.

Fatalidad (FAT): Muerte como consecuencia de una lesión de trabajo; sin tomar en cuenta el tiempo transcurrido entre la fecha del accidente y la de la muerte. Para efecto de la estadística se debe considerar la fecha en que fallece.

Accidente con tiempo perdido (ATP): Incapacitante - Suceso cuya lesión resultado de la evaluación médica, da lugar a descanso, ausencia justificada al trabajo y tratamiento. Para fines estadísticos no se tomará en cuenta el día de ocurrido del accidente.

Accidente con tratamiento médico (TM): Cualquier lesión laboral que no entrañe pérdidas ni restricciones de días laborables, pero que requiera tratamiento de un médico o por orden específica de éste. Un caso de primeros auxilios tratado por un médico no es un TM.

Accidente de primeros auxilios (PA): Lesión que requiere una sola atención médica, y a lo mucho una visita de seguimiento; pueden ser rasguños, cortes superficiales, quemaduras de primer grado, astillas, etc., y no requieren de tratamiento médico.

Accidente con Trabajo Restringido y/o Reasignación de Labores (TR): Lesión que requiere restricción de actividades (Limitación funcional) o cambio de Puesto de trabajo.

Enfermedad Ocupacional ó Enfermedad relacionada al Trabajo: Es un daño a la salud que puede ser causado en su totalidad por las condiciones de trabajo, o puede ser intensificada o por las condiciones de trabajo de las personas.

Enfermedad Profesional: Es una enfermedad contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral, y de carácter legal.



Daños al Proceso y/o Material: Todo evento que origina una paralización del proceso productivo o causa daños al equipo, herramienta, máquina, etc. Quedan fuera de este concepto los ocasionados por hurto.

Daños Medioambientales: Los que causan un deterioro, destrucción parcial o total, temporal o permanente o cambio dramático de las condiciones originales del medio ambiente de la zona de trabajo o como consecuencia de este, en zonas aledañas; afectando los aires, aguas, sistema ecológico, flora, fauna y/o sistema de vida de comunidades presentes.

5. DESARROLLO.

5.1 Consideraciones Generales.

La Información semanal de SSOMA deberá ser enviada al Área de SSOMA - Sede Central, a más tardar los lunes de cada semana.

El Informe mensual de SSOMA deberá ser enviado al Área de SSOMA - Sede Central, a más tardar dentro de los 05 primeros días del mes siguiente al reportado.

Los Informes semanales y mensuales deberán ser confeccionado acorde a los formatos establecidos en el presente procedimiento y sus anexos o adjuntos.

Cualquier comentario o información complementaria al Informe mensual, que el responsable de SSOMA del proyecto crea pertinente adjuntar, deberá hacerlo en hoja o archivo aparte con el título “Información Complementaria al Informe Mensual N° (xxxx-yy-zz)”. Donde xxxx es el CR/UO; yy el mes de reporte y zz el año (Ejemplo: Información Complementaria al Informe Mensual 2898-05-11).

Con respecto a cualquier información complementaria al Informe semanal se adicionará al final del “Reporte semanal de actividades de SSOMA”.

5.2 Reporte Semanal de actividades.

La Información semanal de SSOMA consiste en el envío de:

Estadística semanal de SSOMA (PG-SSOMA-14-F3).

Reporte semanal de actividades (PG-SSOMA-14-F4).

Cuadro de Seguimiento de los Reportes e Informes de Investigación de incidentes y accidentes.

5.2.1 Estadística semanal de SSOMA.

Consiste en el ingreso de los siguientes datos semanales: Número total de trabajadores, Horas - Hombre trabajadas, número de incidentes, número de accidentes por tipo de clasificación, número de actos y condiciones subestándares, número de inspecciones realizadas, Horas - Hombre de Capacitación, número de amonestaciones, Índice de Frecuencia, Índice de Severidad e Índice de Accidentabilidad; se hará a través del modelo descrito en el formato PG-SSOMA-14-F3.

5.2.2 Reporte semanal de actividades.

Consiste en la descripción de las actividades más resaltantes (descripción de la actividad, riesgos presentes y medidas de control), la descripción de los accidentes e incidentes ocurridos y de los eventos, que de cierta forma interrumpan el normal desempeño de SSOMA en el proyecto; se hará a través del modelo descrito en el formato PG-SSOMA-14-F4.



5.2.3 Seguimiento de los Reportes e Informes de Investigación de incidentes y accidentes.

La Gerencia de SSOMA verificará el cumplimiento del envío de los reportes e informes de investigación de los incidentes y accidentes, dentro de los plazos de entrega descritos en la Tabla de “Comunicación de Incidentes y Accidentes de SSOMA” del procedimiento PG-SSOMA-16, Procedimiento para reportar, investigar y elaborar informes de incidentes y accidentes de SSOMA. Se enviará conjuntamente con la Estadística y el Reporte Semanal de actividades el cuadro de “Seguimiento de los Reportes e Informes de Investigación de incidentes y accidentes” que consiste en el ingreso de los siguientes datos: Nombre del Proyecto y CR, Fecha de ocurrencia, Clasificación del evento, Descripción del evento, Acciones correctivas y Porcentaje de medidas implementadas. La Gerencia de SSOMA - Sede Central, llevará el control de los siguientes datos: Descripción del evento, Fecha de ocurrencia, Clasificación del accidente, Acciones inmediatas tomadas, Conformidad con el envío del reporte inmediato, Conformidad con el envío del Reporte Preliminar (Mail dentro de las 24 hrs.), Conformidad con el envío del Informe Final de Investigación (dentro de los 5 días útiles

de ocurrido el evento o los días que se indique en la Tabla de “Comunicación de Incidentes y Accidentes de SSOMA” descrito en el procedimiento PG-SSOMA-16),

Acciones correctivas y Porcentaje de medidas implementadas. Fecha del envío del Informe Final de Investigación (se evalúa la entrega de toda

evidencia que forme parte de la investigación del evento; ejemplo: Documentación médica en caso de lesión – SCTR, hoja de atención médica y días de descanso, documento de alta de accidentado, etc., declaración de los testigos y/o accidentado, procedimientos de trabajo, registro de Análisis de Seguridad del Trabajo – AST, registros de capacitación, registros de implementación de las acciones correctivas u otro documento que forme parte de la evidencia del proceso de investigación).

5.3 Informe Mensual de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Se elaborará un informe mensual de acuerdo al PG-SSOMA-14-F1, “Informe mensual de SSOMA”. A continuación la descripción del contenido es:

5.3.1 Introducción.

Consiste en la descripción de las principales actividades, la colocación del porcentaje de cumplimiento de distintas actividades de SSOMA, avance de los objetivos y metas de SSOMA, el número de accidentes ocurridos en el mes y participación de Cosapi S.A. en alguna actividad resaltante organizada por el cliente, y otros ítems a ser considerados.

5.3.2 Estadísticas de SSOMA.

Se hará los cálculos respectivos para la obtención del Índice de Frecuencia, de Severidad y de Accidentabilidad de acuerdo a los formulas descritas.



Para efecto del cálculo del Índice de Frecuencia solo se anotaran los accidentes con tiempo perdido, tratamiento médico y los casos de trabajo restringido. Para efecto del cálculo del Índice de Severidad (accidentes que generen días perdidos) solo se anotarán en número de días alcanzado por el médico en el reporte respectivo y los indicados en las tablas de días cargados a las lesiones sufridas, de acuerdo al modelo de cálculo seleccionado.

5.3.2.1. Descripción de Incidentes y Accidentes.

Se describirán los incidentes y accidentes ocurridos durante el mes en un cuadro resumen en el item correspondiente a Estadísticas de Seguridad, los datos son los siguientes: Fecha de ocurrencia del incidente o accidente, clasificación del accidente, pequeña descripción del evento, medidas correctivas y porcentaje de implementación de las acciones correctivas. En el caso de accidentes con lesión se mencionará el tratamiento médico recibido, el Nro. de días de Descanso Médico o Días de Trabajo Restringido. Se reforzará lo descrito con un gráfico representativo (curva de accidentes).

5.3.2.2. Resumen.

Se incluirá en esta sección: 02 Pirámides de Bird, la primera es mensual y la segunda es con los datos acumulados.

5.3.3 Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo / Seguridad en Obra.

Cumplimiento de la realización de la sesión de Comité de SST o Seguridad en obra correspondiente al mes. Descripción de los acuerdos tomados, con el o los responsables de su cumplimiento. Se adjuntará el acta de sesión respectiva.

5.3.4 Capacitación.

Descripción de los tipos de capacitaciones en SSOMA (Charla de inicio de jornada o Charlas de 5 Minutos, Reuniones Semanales y los cursos y Entrenamiento o Capacitación Específica. Adicionalmente y como documento anexo, se deberá reportar los resultados de las pruebas escritas tomadas al final de cada entrenamiento o curso ejecutado. De igual forma, se reportará las H-H capacitadas acumuladas, el número de charlas de 5 minutos realizadas en el mes, las H-H capacitadas correspondiente a las reuniones semanales, H-H capacitadas correspondiente a los cursos y/o capacitaciones específicas y los índices de capacitación acumulado y mes a mes.

5.3.5 Programa de Actividades de Liderazgo - PAL.

Indicar mediante un cuadro, el seguimiento del cumplimiento de las cuotas programadas del PAL a cargo de la Línea de Mando, estas cuotas se planifican y revisan en el Comité de SSOMA del proyecto. El PAL está conformado por los siguientes elementos: Inspección General Planificada (IGP), Reporte de Actos y Condiciones Subestándar (RACS), Charlas SSOMA, Observación Planeada de Tarea (OPT), Evaluaciones de AST (AST), Verificación Comportamental (VC) y Comité de SSOMA del proyecto, donde nuestro ratio PAL se calcula de la siguiente manera:

Ratio PAL = Nro. Actividades Proactivas x 200000/ HHT



Donde: N° de Actividades Proactivas = (Nro. IGP + Nro. RACS + Nro. Charlas SSOMA + Nro. OPT + Nro. AST + Nro. VC + Nro. Comité de SSOMA) HHT: Horas Hombre trabajados.

5.3.6 Control Operacional.

5.3.6.1. Reporte de Actos y Condiciones Subestándar.

Pequeña descripción de la herramienta de SSOMA empleada para el reporte de actos y condiciones subestándares.

5.3.6.2. Inspecciones.

Sección donde se indicará la cantidad de inspecciones y/o auditorías programadas y ejecutadas por el Supervisor o responsable de la tarea y área de trabajo, cantidad de observaciones encontradas, % de cumplimiento, etc. Se adjuntará un cuadro resumen de las principales observaciones y medidas correctivas de las distintas inspecciones realizadas durante el mes.

5.3.6.3. No conformidades (NC)

Sección del Informe Mensual, donde se describe las No Conformidades, No Conformidades Potenciales y Observaciones detectadas por los responsables de cada área de trabajo y por Sede Central en su programación de auditorías internas, ante el incumplimiento o desviación respecto de un requisito del Sistema Integrado de Gestión de SSOMA, con esto se puede detectar la ocurrencia de situaciones indeseables en las diferentes etapas del proceso constructivo e incluso antes del inicio de dicho proceso.

5.3.7 Respuesta a Emergencias.

Sección del Informe Mensual donde se describe los tipos de capacitaciones dadas al personal brigadista de emergencia y los simulacros realizados en el mes.

5.3.8 Programa Motivacional.

Sección del Informe Mensual donde se describe los elementos del programa Motivacional implementado para el mes correspondiente.

5.3.8.1. Resumen de amonestaciones.

Corresponde a la descripción de las faltas cometidas y los tipos de sanciones colocada.

5.3.9 Vigilancia en Salud e Higiene Ocupacional.

Sección del Informe Mensual donde se reportarán Número y Porcentaje de Atenciones Médicas por Tipo de Enfermedad y por Empresa (Cosapi S.A. y Subcontratistas) en forma Mensual y Acumulada. Se reportarán las Inspecciones y Capacitaciones en Salud Ocupacional realizadas en el mes, con sus Indicadores respectivos. Realización de monitoreos ocupacionales, comparando los resultados con los Límites Máximos Permiscibles (LMP) y la generación de los planes de acción.



5.3.10 Control de Medio Ambiente.

Sección del Informe Mensual donde se reportarán la cantidad y fecha de los incidentes o eventos que afectaron al medio ambiente (derrames, contaminaciones de aguas, contaminación del aire, etc.) y su locación, afectación, áreas comprometidas, responsables, causas y medidas de remediación. Considerar la descripción de todas las actividades relacionadas con la Gestión de Medio Ambiente, Ejemplo: Actividades relacionadas con el Programa de Generación de Residuos Sólidos (cantidades generadas por tipo de residuo), Control de derrames y manipulación de materiales peligrosos, realización de monitoreos ambientales (descripción de resultados comparados con los Límites Máximos Permisibles) u otras medidas de control.

5.3.11 Gestión de la Sostenibilidad.

Sección del Informe Mensual donde se reportarán las campañas, talleres o donaciones realizados a nuestros vecinos en la zona de influencia del proyecto. Considerar la descripción de todas las actividades relacionadas con la Gestión de la Sostenibilidad, ejemplo: Campaña regalemos una sonrisa esta navidad, etc.

5.3.12 Avance del programa de actividades.

Se comentará los avances del Programa de SSOMA, eventos programados así como las desviaciones de los indicadores de gestión. De igual forma se señalarán las medidas a tomar para corregir las desviaciones en los índices y objetivos del Programa de SSOMA.

5.3.13 Panel Fotográfico.

Se colocarán las fotos representativas del proyecto y de la gestión de SSOMA implementada.

6. RESPONSABILIDADES.

Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente – Sede Central/ Obra. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente – Sede Central / Proyecto, son los responsables por la implantación e implementación de este procedimiento. Jefe y/o Responsable de SSOMA. Todos los datos, resúmenes y conclusiones del Reporte Semanal de actividades y del Informe Mensual de SSOMA, serán de responsabilidad directa del encargado de SSOMA en el Proyecto, en cuanto a su veracidad y exactitud así como también de la adecuada y oportuna remisión a la Gerencia de SSOMA – Sede Central.

7. ANEXOS.

7.1 PG-SSOMA-14-F1, Informe mensual de SSOMA. 7.2 PG-SSOMA-14-F2, Estadística Mensual de SSOMA. 7.3 PG-SSOMA-14-F3, Estadística Semanal de SSOMA. 7.4 PG-SSOMA-14-F4, Reporte Semanal de actividades.



7.1 PG-SSOMA-14-F1, Informe mensual de SSOMA.



7.2 PG-SSOMA-14-F2, Estadística Mensual de SSOMA.

M es A C U M STP A C U M PR OY M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum

COSAPI #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Subtotal 0 0 0 0 0 0 0 0 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 0

M es A C U M STP A C U M PR OY M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum

OTROS 0 0 0 0 0 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

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M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum

COSAPI #¡DIV/0! #¡REF! 0 0 0 0

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M es A cum M es A cum M es A cum M es A cum

OTROS #¡DIV/0! #¡REF! 0 0 0 0

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Preparado por: Revisado por:

Nombre y Firma Nombre y Firma:

H / H C apacitació n

A ccidentes co n

T iempo P erdidoD í as P erdido s

Incidentes

H / H : H o ras H o mbre

CONTRATISTAH / H C apacitació n Indice C apacitació n Incidentes

A ccidentes

ambientales

SUB CONTRATOSIndice C apacitació n

D í as P erdido s

A ccidentes

ambientales

Indice Severidad

( IS) Dotación

Indice Severidad

( IS)

A ccidentes co n

T iempo P erdido

Indice F recuencia

( IF )

Indice F recuencia

( IF )

H/HDotación

PROYECTO XXXX

Estadística Mensual de SSOMA

MES: XXXX

CONTRATISTAH/H Trabajadas

A ccidentes leves

( A cc. Sin t iempo

perd ido )

SUB CONTRATOS

A ccidentes leves

( A cc. Sin t iempo

perd ido )

Código: PG-SSOMA-14-F2

Re visión: 01



7.3 PG-SSOMA-14-F3, Estadística Semanal de SSOMA.



7.4 PG-SSOMA-14-F4, Reporte Semanal de actividades.

Documents

Procedimiento para realizar informes mensuales de SSOMA