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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 5 – Teil 1 (04.06.2007):
Chancen- und Risikomanagementin Projekten
SS 2007
"Risikomanagement ist Projekt-"Risikomanagement ist Projekt-management für Erwachsene"management für Erwachsene" Tom De MarcoTom De Marco
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
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Agenda
A4: Berichte der Projektleiter der Teams 3 und 4 Projektrisikomanagement Projektdurchführung und -controlling Projektdurchführung mit MS Project Vortrag 5: Wissensmanagement in Projekten Tipps zum Rede-Schluss
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ProjektdokumentationProjektdokumentation
Organisatorisches: Termine
Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7
30.04.07 1 V
07.05.07 2 V x x
21.05.07 3 x V V x
04.06.07 4 x x V
18.06.07 5 x V
02.07.07 6 x x 7
09.07.07 AP 1 2 3 4 5 6 7
x: Präsentation PL (x neu) V: Vortrag aktuelles PM-Thema
V2LösungAufgabe
1
V3LösungAufgabe
2
V4LösungAufgabe
3
V5LösungAufgabe
4
V6LösungAufgabe
5
MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme
„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“
MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp
Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation
30.04. 7.5. 21.5. 4.6 18.6. 9.7.14.5. 11.6.
V1
16.04.
V7AbgabeProjekt-
Doku
2.7
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4
Organisatorisches: Prototyp-Abnahme am 11.6.2007
V2LösungAufgabe
1
V3LösungAufgabe
2
V4LösungAufgabe
3
V5LösungAufgabe
4
V6LösungAufgabe
5
MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme
„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“
MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp
Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation
30.04. 7.5. 21.5. 4.6 18.6. 9.7.14.5. 11.6.
V1
16.04.
V7AbgabeProjekt-
Doku
2.7
11.06.2007 im Video-Lab (A204):11.06.2007 im Video-Lab (A204):11:30 Team 1 12:20 Team 2 12:40 Team 3 13:00 Team 4 13:20 Team 5 13:40 Team 6
1. Prototyp-Abnahme2. Abgabe der Feedback-Bögen „Dozenten-Feedback“ aller Projektteammitglieder
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Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)
Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt
Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan
• Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen)
• Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung (Status) der Projektarbeiten zum 31.05.2007 (1 Folie) Erfahrungen
• Projektarbeit• MS Project 2003
Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc
Spätester Abgabetermin für die Dateien: 31.05.2007(Mail an Dozenten und Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer)
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Feedback zur Aufgabe 4
Projektarbeiten haben ein hohes Niveau MS Project 2003: Punktuelle Probleme bei Ressourcenplanung und
–abgleich Keine Stundenmehrung eines Projektmitarbeiters durch
Ressourcenabgleich! Jour fixe-Protokolle:
Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Besprechungsergebnisse nachvollziehen können
Arbeitszeitnachweise: Für jeden Monat auch die in diesem Monat geplanten Stunden eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende
Dateinamens-Konventionen bitte durchgängig beachten! Dateien immer auch mit CC:
[email protected] Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und
Assistenten aufnehmen
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Agenda (Risiko-Management)
Definition des Risikobegriffes Risikoarten in Projekten Risiko-Managementprozess
1. Risiko-Managementplanung Vorgehensplan2. Identifikation der Projektrisiken Risikotabelle3. Analyse und Bewertung Risikomatrix4. Risiko-Maßnahmenplanung Risikomaßnahmen5. Risiko-Controlling
Praxis-Beispiel Chancenmanagement
Alle Projekte beinhalten „Risiken“
Aufgabe des Projektleiters: Pro-aktives Erkennen und Behandeln der Projektrisiken Bewusstsein für Projektrisiken bei allen Projektbeteiligten schaffen
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Risiken sind Gefahren für das Projekt
Risiko := unsicheres Ereignis (mit 2 Dimensionen) Eintrittswahrscheinlichkeit
:= Wahrscheinlichkeit für das Eintreten des Ereignisses Schadenshöhe
:= Ausmaß des möglichen Schadens bei Eintritt des Risikos (Auswirkungen auf Projektergebnisse, -termine, Budget)
Risikomanagement := Systematischer Prozess zur Identifizierung, Analyse, Bewertung und Bewältigung (Vermeidung oder Verringerung) von Projektrisiken
Risikofaktor := Eintrittswahrscheinlichkeit * SchadenshöheRF := EW (%) * SH (€)
Was kann alles schief gehen?
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Projektrisiken
Falsche Einschätzung von den Arbeitszeiten verzögert das Projekt
Keine Akzeptanz des Projektergebnisses Unerwartete rechtliche Probleme Höherer Finanzbedarf als geplant Ausscheiden von Mitarbeitern Technische Probleme
Workshopteil
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Projektrisiken
SS 2005 Ausfall / Fehlen von Mitarbeitern Ausfall von Hardware Verlust von Daten Fehlende Information Veränderte Wettbewerbssituation Witterungsverhältnisse Fehlinvestitionen Seiteneffekte / Abhängigkeiten
von anderen Projekten Verzug im Zeitplan Änderungswünsche des
Auftraggebers
Workshopteil
SS 2006 Zielgruppe springt nicht drauf an wie
man‘s erwartet hat Arbeitspaket am kritischen Pfad dauert
länger als geplant komplexe Arbeitspakete lassen sich
nicht umsetzen Man wird von der Konkurrenz verklagt Ressourcen fallen aus Budget wird überschritten Jedes Changerequest beinhaltet Risiko Der Mitarbeiterpool ist unvollständig Fähigkeiten von Teammitgliedern
wurden überschätzt Mitarbeiter sind unmotiviert
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Risikoarten: Checkliste (1)
Risiken im Projektumfeld Management steht nicht hinter dem Projekt Geringe Bedeutung des Projektes im Unternehmen Marktveränderungen während der Projektlaufzeit, die sich auf das Projekt auswirken Gesetzlichen Veränderungen während der Projektlaufzeit Politische Abhängigkeiten Risiken bei der Projektplanung Unklare Ziele Zu optimistische Schätzungen von Aufwänden, Termine und/oder Kosten Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen Definition von überflüssigen Arbeitspaketen Zu hoher Termindruck (quick and dirty)Personelle Risiken Mangelhafte Ausbildung/Erfahrung des Projektleiters Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder besitzen nicht die erforderlichen
Qualifikationen Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter Konflikte im Team Mitarbeiterfluktuation während der Projektlaufzeit
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Risikoarten: Checkliste (2)
Technische Risiken Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen während der Laufzeit Fehlende Verfügbarkeit wichtiger Hard- und/oder Softwarekomponenten Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung Mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen
Betriebswirtschaftliche Risiken Auftraggeber wird zahlungsunfähig Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität Abhängigkeiten von Währungskursen Budgetkürzungen
Risiken während der Projektdurchführung Änderungen in den Anforderungen Terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen Unzureichende Einbindung künftiger Nutzer Ausführungsmängel Vernachlässigung erforderlicher Qualitätssicherungsmaßnahmen
Risiken beim Projektabschluss Produkt wird nicht termingerecht fertig Produkt ist mangelhaft / Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt
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Der Risiko-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektrisiken
1. Risikomanagement-Planung
2. Risiko-Identifikation
3. Risiko-Analyse & -Bewertung
4. Risiko-Maßnahmenplanung
5. R
isik
o-C
on
tro
llin
g
Plan, der die im Projektverlauf durchzuführen-den Risikomanagement-Aktivitäten festlegt
Liste der Projektrisiken
Liste der bewerteten/priorisierten Projektrisikenoder Risiko-Portfolio
Maßnahmenplan zur Risikovermeidung (ggf. Notfall-/Krisenplan)
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1. Risiko-Managementplanung
Festlegung des Verfahrens, wie Risiken im Projektverlauf gemanagt werden sollen (analog Qualitätsplan) Verantwortung / Beteiligte Häufigkeit von Risikoanalysen im Projektverlauf (Fortschreibung) Verfahren, Templates u.ä. Kommunikation von Projektrisiken und Maßnahmen
Ergebnisse Risikomanagement-Plan Bewusstsein für Risikomanagement im Projektteam
Projektkultur! Risiken dürfen/sollen von allen Projektmitarbeitern angesprochen
werden Risken müssen von der Projektleitung/ Kernteam behandelt und
an die Projektmitarbeiter kommuniziert werden
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2. Risiko-Identifikation
Ziel: Vollständige Liste der Projektrisiken erstellen „you can‘t manage what you don‘t know about“
Vorgehensalternativen Risiko-Identifikations-Workshop
mit Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming) Checklisten einsetzen (z.B. Fragebogen des SEI)
www.sei.cmu.edu/publications/documents/93.reports/93.tr.006.html Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nutzen Befragung / Interviews SWOT-Analyse Szenario-Analyse
Verschiedene Annahme-Szenarien Zusammenarbeit mit qualifizierten Kräften aus allen
betroffenen Unternehmenseinheiten Die „Skeptiker“ im Projekt leisten hier große Dienste
Dokumentation der Risiken in einer Risikoliste
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2. Risiko-Identifikation: Risikoliste
1Verspätete Hardwarelieferung
Zeitaufwendige Beschaffungsprozesse (europaweite Ausschreibung dauert mind. 2 Monate)
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
Zeit
2Benutzerakzeptanz-probleme
Unzureichende Einbeziehung von zukünftigen Anwendern
System ist unbrauchbar für den AG
Ergebnis/Qualität
3 Lange Batch-LaufzeitenFehlende Zeit für notwendige QS-Maßnahmen
Geplantes Zeitfenster im RZreicht nicht aus; Anwendung nicht betreibbar
Ergebnis/Qualität
4 Kostenüberschreitung Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen Kosten
5 Fehlender DB-ExperteAlle internen Experten sind bereits verplant
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
Zeit & Kosten
Nr. Risiko Mögliche UrsachenAus-
wirkungAuswirkung des Risikos
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3. Risiko-Analyse und -Bewertung
Ziel: Qualitative und quantitative Bewertung und Priorisierung der Risiken
Eintrittswahrscheinlichkeit je Risiko Schadensauswirkungen je Risiko
Bewertungsskala für jedes Risiko:
Risiken mit EW = 100% oder 0 % gibt es nicht!
Werte werden projektspezifisch definiert
Ergebnis Zeit (Tage) Budget (%)H
(Hoch) 71-99% Eintritt des Ereignisses ist
so gut wie sicher.erheblich gefährdet
> 60 t > 10%
M (Mittel)
21-70% Eintritt des Ereignisses ist ziemlich wahrscheinlich.
punktuell gefährdet
> 15 t > 5%
G (Gering)
1-20% Eintritt des Ereignisses ist wenig wahrscheinlich.
vernach-lässigbar
> 0 t > 0%
Skala Eintrittswahrscheinlichkeit (EW) Schadensausmaß (SA)
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3. Risiko-Analyse und -Bewertung: Bewertete Risikoliste
Ergebnis Zeit Budget
1Verspätete Hardwarelieferung
Zeitaufwendige Beschaffungsprozesse (europaweite Ausschreibung dauert mind. 2 Monate)
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
Zeit M G M M
2Benutzerakzeptanz-probleme
Unzureichende Einbeziehung von zukünftigen Anwendern
System ist unbrauchbar für den AG
Ergebnis/Qualität
H H sehr hoch
3 Lange Batch-LaufzeitenFehlende Zeit für notwendige QS-Maßnahmen
Geplantes Zeitfenster im RZreicht nicht aus; Anwendung nicht betreibbar
Ergebnis/Qualität
G H H
4 Kostenüberschreitung Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen Kosten G G G
5 Fehlender DB-ExperteAlle internen Experten sind bereits verplant
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
Zeit & Kosten
H H H M sehr hoch
Nr. Risiko Mögliche UrsachenRisiko-
ArtAuswirkung des Risikos Priorität
Schadensausmaß Eintrittswahr-scheinlichkeit
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3. Risiko-Analyse und -Bewertung: Risikomatrix
Darstellung der einzelnen Risiken in einer Risikomatrix:
Schaden-ausmaß
hoch mittel hoch sehr hochmittel mittel mittel hochgering gering gering mittel
gering mittel hoch
Eintrittswahrscheinlichkeit
Risikomatrix
sehr hoch sofortige Behandlung
hoch Behandlung erforderlich
mittel regelmäßigprüfen gering weiter
beobachten
Konzentration auf die "hohen" und "sehr hohen" Risiken, denn Risikobehandlung verursacht Aufwendungen und Kosten
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4. Risiko-Maßnahmenplanung
Ziel: Erstellung eines Maßnahmenplanes zur Behandlung der wichtigsten Risiken
Strategien Vermeidungsstrategie
Präventionsmaßnahmen zur Reduktion der Eintrittswahrschein-lichkeit des Risikos
Schadenminimierungsstrategie Maßnahmen zur Reduktion des Schadensausmaßes im Eintrittsfall (Katastrophenplan)
Risikoverlagerung z.B. auf Versicherung, Auftraggeber
Akzeptanz von Risikenmit geringer Schadenshöhe und geringem Schadensausmaß
Ursachen-bezogen/ präventiv
Auswirkungs-bezogen/ korrektiv
Verschiedene Gegenmaßnahmen entwickeln und die geeignetste auswählen
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4. Risiko-Maßnahmenplanung: Maßnahmenkatalog
1Verspätete Hardwarelieferung
Zeitaufwendige Beschaffungsprozesse (europaweite Ausschreibung dauert mind. 2 Monate)
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
M
Prüfung, ob Rahmenvertrag für HW-Beschaffung vorliegt; Prüfung, ob alte HW temporärgenutzt werden kann
präventiv erl. 31.05.2007
2Benutzerakzeptanz-probleme
Unzureichende Einbeziehung von zukünftigen Anwendern
System ist unbrauchbar für den AG
sehr hochAG benennt 2 kompetente Anwendervertreter
präventiv in Arbeit 30.06.2007
3 Lange Batch-LaufzeitenFehlende Zeit für notwendige QS-Maßnahmen
Geplantes Zeitfenster im RZreicht nicht aus; Anwendung nicht betreibbar
HLasttest durchführen und ggf. Optimierungsmaßnahmen
korrektiv offen 30.09.2007
4 Währungsrisiko Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen G keine
5 Fehlender DB-ExperteAlle internen Experten sind bereits verplant
Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.
sehr hochExternen DB-Spezialisten verpflichten
präventiv in Arbeit 15.06.2007
Nr. Risiko Mögliche Ursachen Auswirkung des RisikosArt der
MaßnahmePriorität Maßnahmen
Status der Maßnahme
Termin
Verhältnismäßigkeit zwischen Schadenshöhe/Eintrittswahrscheinlichkeit und Aufwand/Kosten der Maßnahmen muß gewahrt sein
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5. Risiko-Controlling
Ziel: Laufende Überwachung und Steuerung der Maßnahmen aus der Risikoplanung
Verantwortung: Projektleiter; Risikomanager (bei Großprojekten) Frühwarnsystem einrichten:
Feststellen, aufgrund welcher Anzeichen, Symptome und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt werden können
Beachtung auch der „schwachen“ Signale: Gerüchteküche, Drohungen, erhöhte Krankheitsquote, Misstrauen im Team u.ä.
Risikosituation ändert sich im Projektverlauf Periodische Risikoüberprüfung mit Aktualisierung der Risiko- Analyse und des Risiko-Maßnahmenplanes (Inhalt von Status-Meetings)
Waren die getroffenen Maßnahmen wirkungsvoll? Wie haben sich die bisherigen Risiken verändert? Gibt es neue Risiken?
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Praxis-Tipps zur Risikominimierung
Vorstudie oder Machbarkeitsstudie vorschalten: Klärung von Machbarkeit, Zeit, Kosten, ...
Entwicklung von Prototypen Aufteilung des Projektes in mehrere Projektstufen Gesamtes Projektteam in den Risikomanagementprozess
einbinden Schaffung von Risikobewusstsein Bereits in der Initialisierungsphase mit Risikomanagement
starten Vorbeugung durch Risikotransparenz Risiken als potentielle Chancen betrachten Konzentration auf die wichtigsten Risiken
Atmosphäre schaffen, in der offen über Projektrisiken gesprochen wird
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Praxis-Beispiel
Risiko-Managementprozess im Projekt KOS Identifikation Bewertung Maßnahmenplanung Controlling
Separater ppt-Folienset
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Chancen-Management
In verstärktem Maße wird Risikomanagement heute auch als Chancen-Management verstanden; Motto: Aus Risiken Werte schaffen
Wo wäre unsere Maus, wenn kein Käse da wäre?Projekte werden wegen Benefit / ROI /
Kundenzufriedenheit u.ä. gemachtEin Projekt ist umgeben von Risiken (Fallen), aber
auch umgeben von Chancen (leckerem Käse)
Schaden-ausmaß
Chancen-potential
hoch mittel hoch sehr hoch sehr hoch hoch mittel hochmittel mittel mittel hoch hoch mittel mittel mittelgering gering gering mittel mittel gering gering gering
gering mittel hoch hoch mittel gering
Risikomatrix Chancenmatrix
Eintrittswahrscheinlichkeit
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Der Chancen-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektchancen
1. Chancenmanagement-Planung
2. Chancen-Identifikation
3. Chancen-Analyse & -Bewertung
4. Chancen-Maßnahmenplanung 5
. C
han
cen
-C
on
tro
llin
g
Plan, der die im Projektverlauf durchzuführen-den Chancenmanagement-Aktivitäten festlegt
Liste der Projektchancen(Techniken wie bei Risiko-Identifikation)
Liste der bewerteten/priorisierten Projektchancen (Projektchancen-Portfolio);Auswirkungen auf die Risiken berücksichtigen
Maßnahmenplan zur Erhöhung/ Nutzung der Chancen
Chancefaktor (CF) = Eintritts-W. (EW) * Gewinn-Potential (GP)
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Chancen-Risiken-Betrachtung
Fallkonstellationen Risiken ohne Chancen Risiken mit Chancen Chancen ohne Risiken
Praxis-Beispiel USB-Secure-Lösung für Fat-Clientserforderlich (Betriebsrisiko) Lösungsalternativen
1. Kauf einer Marktlösung 2. Chance Einsparungen durch Entwicklung einer eigenen Lösung
Potentialermittlung: Ausgaben vs. Aufwände für Eigenentwicklung Risiken- / Chancen-Parameter
1. Verfügbarkeitstermin2. Anpassungs-/ Programmieraufwände3. Kosten bzw. Einsparungen4. Betriebskosten
Literaturhinweis: Klaus Knolle, Alexander Wolf: Der ChaRisMa-Prozess, 2007, www.charisma-portal.de