Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles

Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus ITUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 6 – Teil 1 (22.06.2009):ProjektreviewsProjektabschluss (mit MS Project)Projektinkasso

SS 2009


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Agenda

Projektreviews, Projektabschluss (mit MS Project) und Projektinkasso

Aufgabe 5: Berichte der Projektleiter der Teams 2 und 4 Projektorganisation Vortrag 5: Kennzahlensysteme im Projektmanagement Projektkommunikationsmanagement Projektmarketing


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Termine 2009 (Stand: 22.06.2009)

Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5

04.05.09 1 V

18.05.09 2 V x x

25.05.09 3 x x

08.06.09 4 V V x

22.06.09 5 x x V

06.07.09 6 x x x

13.07.09 AP 1 2 3 4 5

x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

ProjektdokumentationProjektdokumentation

V2Aufgabe

1

V3Aufgabe

2

V4Aufgabe

3

V5Aufgabe

4

V6Aufgabe

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MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme

„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“

MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp

Abschluss-Abschluss-PräsentationPräsentation

04.05. 18.5. 25.5. 8.6 22.6. 13.7.25.5. 15.6.

V1

20.04.

V7AbgabeP.-Doku

Aufgabe 6

6.7.


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Hinweis: Gastvortrag am 06.07.2009

Stefan Scheider, Deutsche Bank Research:

„Projektwirtschaft 2020"

Beginn: 17:00 im Turing-Hörsaal

Der Vortrag ist für die Hörer der Vorlesung „PPM“ sowie

Vortrag des Informatik-Kolloquiums im SS 2009 sowie

Vortrag der Regionalgruppe Würzburg/Schweinfurt der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)

Weitere Gäste sind herzlich willkommen


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Weiterer Gastvortrag am 6.7.2009

Bendict Gross, München:

„Agiles Projektmanagement"

ca. 30 Minuten im Rahmen der nächsten Vorlesung (6.7.2009)


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Feedback zur Aufgabe 5

Projektprototypen wurden am 15.6. abgenommen Projektarbeiten haben insgesamt ein hohes Niveau Empfehlung: Konkretere Status-Berichte

Abgeschlossen In Arbeit Noch nicht begonnen Probleme / Planabweichungen

Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project sollen sich immer auf die aktuelle Aufgabe beziehen

Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen


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Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value

Leistungswert (EV, earned value) Betrag (€) für die bisher erbrachten Leistungen, der unter

Annahme der geplanten Kosten angefallen wären EV ist also identisch mit den Soll-Kosten bereits abgeschlossener

Arbeit

BeispielHaus soll gestrichen werden. Geplant: Arbeit = 5 Tage, Kosten = 1.000 € (200 €/Tag)a)Nach 2 Tagen sind bereits 3/5 des Hauses gestrichen:

EV (2) = 3/5 * 1.000 € = 600 €PC (2) = 2/5 * 1.000 € = 400 € (Plankosten)

b) Nach 3 Tagen sind erst 2/5 des Hauses gestrichen:EV (3) = 2/5 * 1.000 € = 400 €PC (3) = 3/5 * 1.000 € = 600 € (Plankosten)


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Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value

EV

x PC

Planabweichung (SV) = Leistungswert (EV) – Plankosten (PC)


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Projektreviews

Nachbetrachtung einer wichtigen abgeschlossenen Projektphase: „Standortbestimmung“ Reviewteam; kann ggf. von einem Externen geleitet werden Analyse der erreichten Ergebnisse Bewertung des bisherigen Projektverlaufs Diskussion von Problemen/Schwachstellen

Lernen für den weiteren Projektverlauf Was war besonders gut und sollte verstärkt werden? Was lief nicht so gut und muss verändert werden?

Ermittlung von Verbesserungsbedarf

Ergebnis: Review-Bericht

Projektreviews sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Qualitätsmanagements


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Praxis: Projektreviews im Rahmen des Projektes NIMBUS

1. Bewertungen durch das Projektteam (Web-Befragung) Projektleitung und –prozesse Individuelles Projektbild Stimmungsbarometer Listen

• Was läuft besonders gut und sollte ausgebaut werden?• Welche Mängel werden gesehen?• Optimierungsvorschläge für den weiteren Projektverlauf

2. Projektreviews durch das Kernteam; Auswertung der Projektmitarbeiter-Befragung

3. Maßnahmen (Konsequenzen) für den weiteren Projektverlauf identifizieren und festlegen

4. Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit controllen


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Review: Projektteam (1)


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Projektverlauf: Phasenkonzept

Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen:

Initiali-sierung Planung Durch-

führung Ab-Ab-

schlussschluss

Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

Projekt-Ergebnis

P r o j e k t – P r o z e ß


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Projektabschluss: Inhalte

Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes

Formaler Projektabschluss Projektabnahme durch den Auftraggeber,

Entlastung der Projektleitung Projektabschluss-Workshop Übergabe der Projektergebnisse an die Linie Freigabe der Projektmitglieder und –ressourcen,

Auflösung der Projektorganisation Einholung von Kundenfeedback Erstellung und Veröffentlichung des Projektabschlussberichtes

Erfahrungssicherung Analyse Projektverlauf & Projektergebnisse Erfahrungssicherung für Folgeprojekte


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Projektabschluss-Dokumentation

Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung)

Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit

Abschluss-bericht

Projektabschlussbericht / Projektbericht Zusammenfassung des Projektverlaufs

(Ausgangslage, Vorgehensweise) Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte

Leistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen,Projektfortführung in der Line

Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich „Überholte“ Dokumente am Projektende ausmisten Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Haftung!)


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Projektabnahmeverfahren

Abnahmeverfahren Festlegung des Verfahrens und der Kriterien zu Beginn des

Projektes! Durchführung in der Projektabschlussphase

Alternativen Empfehlung: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden

Projektleiter: übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber

Auftraggeber: Verantwortung für Aufbau und Betrieb der Testumgebung Verantwortung für Testfälle und -daten Prüfung, ob Projektziele erreicht wurden


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§§Verantwortung

Abnahmetest

Üblich bei Softwareprojekten Überprüfungen zur Anwendung

Installation und Tests in Testumgebung Plausibilität der Ergebnisse Vollständigkeit der Funktionalität Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten) Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei

realistischen Datenmengen Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch Vollständigkeit der Dokumentation

Auftraggeber ist verantwortlich Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Anwender, die Funktions- und

Massentests durchführen

PL AG


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Ressourcen-Freigabe und Auflösung der Projektorganisation

Ressourcen: Mitarbeiter, Räume, Rechner etc. sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen

Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf

Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben

Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen


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Lessons Learned

Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig Erfahrungen sind noch „frisch“ „Lessons Learned“: Essentielle Erfahrungen

für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Optimierung: Projektmanagementprozesse,

Templates / Checklisten

Aktivitäten Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte

übernommen werden? Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen? Welche Checklisten / Templates sind zu ergänzen? Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht

werden?


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Projektabschluss-Workshop (Kickout)

Kritische Bewertung und Würdigung Zusammenarbeit Projektteam, Projektleitung Projektergebnis Projektverlauf Identifikation von Restaufgaben und

Regelung für deren Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und

Planabweichungen

„Feedback-Abfrage“ der Projektmitarbeiter zum Projekt (Ergebnisse und Verlauf)

Kickout mit Abschluss-Event


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Projektabschluss-Präsentation

Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß

Primäres Ziel: Projektabnahme

Inhalt der Präsentation Darstellung: Ergebnisse – Ziele Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick)

Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz

• Intensive Vorbereitung• Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern


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Praxis-Beispiel: Projektabschlussphase

Workshops (mehrere) zur Übergabe der Projektergebnisse in die Linie

Abschlussworkshop mit Erfahrungssicherung des Projektteams (separater Foliensatz)

Abschlusspräsentation und Projektabnahme im Lenkungsausschuss (separater Foliensatz)


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Praxis-Beispiel: Überführung des Projektes NIMBUS an kubus IT (Workshop vom 23.01.08)

Workshopziele Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projektverantwortung in die

Linienverantwortung Identifikation offener Themen, die in der Linie weiterbearbeitet werden müssen

Erwartete Ergebnisse To-Do-Liste für die Aufgabenübergabe Liste offener Themen

Agenda Vorstellung NIMBUS: Ziele, Organisation, Ergebnis-Status (Dr. Wehnes) Status der Teilprojekte und Themen für die Übergabe

1. Anwendungen (Z.)2. Arbeitsplatzsysteme (S.)3. Datennetz (Ri.)4. Qualifizierung, Dokumentation, Kommunikation (Rö.)5. Server (F.)6. Support (H.)7. Systemmanagement (M.)8. NIMBUS-Tools (W.)

Fragen, Diskussion und Abstimmung(en) zu offenen Themen Gruppenarbeiten: Aufgaben definieren, zuordnen und terminieren (To-Do-Liste) Plenum: Präsentation und Diskussion der Gruppenergebnisse


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Praxis-BeispielProjektabschluss-Workshop: Ziele

Gegenüberstellung Was waren die Projektziele? Was haben wir erreicht?

Projektnachbetrachtung: Sichern der Projekterfahrungen für Folgeprojekte Was ist besonders gut gelaufen und

sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Was ist weniger gut gelaufen und

sollte bei Folgeprojekten anders gemacht werden?

Identifikation von Restaufgaben

Klärung offener Fragen

Überführung des Projektes in die Linie

Würdigung der Leistungen der ProjektmitarbeiterInnen


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Praxis-BeispielProjektabschluss-Workshop: Agenda

I. Projektergebnisse (Präsentationen; je 8-10 Minuten) (13 – 15:15 Uhr) Projektleitung (Harald W., Emeran P.) Projektcontrolling (Emeran P.) TP Anwendungen (Harald Z.) TP Arbeitsplatzsysteme (Christian S.) TP Datennetz und Netzwerküberwachung (Robert H.) TP Qualifizierung (Bernhard R.) TP Server (Jörg F.) und Beleglesung (Uwe F.) TP Support (Rainer H./ Emeran P.) TP Systemmanagement (Hubert M.) Rollout im Überblick (Manfred S.)II. Organisatorisches 15:30 – 16:00 Uhr III. Projektnachbetrachtung (1. in den Teilprojektteams; 2. im Plenum) (16:00/ 16:30/ 17:30)a. Was lief besonders gut im Projekt/Teilprojekt?b. Was lief nicht so gut im Projekt/Teilprojekt und sollte bei Folgeprojekten anders/besser

gemacht werden?c. Welche Projektergebnisse sind besonders exzellent? d. Welche offenen Punkte gibt es? IV. Überführung von NIMBUS in die Linie (Ergebnisse vom 23./24.1.2008) (18:00 – 18:30) ab 19:00 Feierstunde zur Würdigung der exzellenten Projektarbeit

mit Büffet und Kabarett „Kaiserschmarrn“


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080404_LA_5

1. Projektablauf (Gesamtüberblick)

2. Gegenüberstellung Ziele / Zielerreichung

3. Projektcontrolling

4. Kosteneinsparungen und Nutzengewinn

5. Innovationen in NIMBUS

6. Lessons learned

7. Benchmark mit prämiertem Vergleichsprojekt

8. Abnahme des Projektes

9. Bewerbung „Project Excellence Award 2008“

Praxis-Beispiel:Projektabnahme durch Lenkungsausschuss

Agenda


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080404_LA_5

Praxis-Beispiel: Lessons Learned

Besondere NIMBUS-Erfahrungen für Folgeprojekte und Linienarbeit• Professionelles Projektmanagement (Stakeholder-, Kommunikations-, Qualitäts-, Risikomanagement usw.) sorgt für klares ergebnisorientiertes Vorgehen• Sehr gute Kommunikation und partnerschaftlicher Umgang der Projektteams fördert den Projekterfolg • Neue Kommunikationsplattform Projektportal (Informations- und Dokumentenmanagement) mittels Sharepoint hat sich sehr bewährt• Feedbackmanagement (Anwenderbewertung, Projektmitarbeiter bewerten Projektleitung und Projektmanagementprozesse) zeigt Schwachstellen und Handlungsbedarf auf • Eine frühzeitige aufgabenbezogene Qualifizierung der Mitarbeiter ist essenziell • Der TOP „Problem of the day“ hat sich als Besprechungsschwerpunkt für Statusmeetings sehr bewährt

Weitergabe der Erfahrungen durch• Projektleitermeetings • PM-Qualifizierungskonzept (FKE, AOK-BW, Weiterbildungsprogramm)• Projektmanagement-Portal-Ergänzungen (Vorlagen, Muster-Beispiele)• Vorlesung „PM“, Uni Würzburg• Vorträge


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Projektabschluss mit MS Project


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Projektinkasso

Häufige Situation: Projekterfolg tritt erst mit zeitlicher Verzögerung zum Projektendtermin ein

Ist der erwartete (prognostizierte) Nutzen - in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten?

Vorgehen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen Daten

durchführen (z.B. Auftraggeber oder Linienverantwortlicher mit Zentralem Projektbüro / Projektleiter)

Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs zu sichern

Bericht/ Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

Initiali-sierung Planung Durch-

führung Abschluß Projekt-Projekt-inkassoinkasso

ca. 1 Jahr


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Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1)

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen:1. Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes

und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch

2. Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit Handlungsalternativen

3. Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren.

4. Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp

Präsentation der Projektleiter der Teams 2 und 4 in der nächsten Vorlesung

Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben.

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