Projektledning

Teori VI

Konceptutvecklare e-handel

HCB Uddevalla 2012

Clas Ottne IOU Management ABclas@ioumanagement.com

Mobil: 070-760 87 70

ProjektavslutningenAv-slutning

Varje projekt är unikt…

• Varje projekt är unikt och har sina egna förutsättningar.

• Syftet med projektet är att utifrån de givna förutsättningarna skapa ett så optimalt resultat som möjligt.

• Projektledaren och projektgruppen är avgörande för att skapa detta resultat.

• Det handlar ofta om att ha flexibilitet, anpassnings- och improvisationsförmåga, gott samarbete och hög motivation i projektet.

Kritiska punkter

• Idéfasen – ”Projektstarten” som innebär att man kommer igång.

• Förstudien – analys av projektförutsättningarna.• Direktiv – grunden till vad projektet skall

åstadkomma.• Planeringen – alla aktiviteter måste planeras och

kunna hanteras.• Genomförandet – att styra och leda projektet med en

hög motivation.• Avslutningen – att lära av erfarenheterna och förbättra

det man har missat.

Projektstarten

• Man kommer inte igång, förstår inte ”problemet” som blir för diffust och projektet därmed otydligt.

• Starten upplevs seg – ingen tändning i gruppen!• För snabb start – man har inte tänkt till ordentligt,

problem, mål och direktiv blir oklara.• För ivrig start – gruppen är för het och startar upp utan

att ha formerat sig och kommit överens.• Man försummar att göra en nödvändig förstudie.

Förstudien

• Missar att starta och ”dimensionera” förstudien; som kan vara allt från en förundersökning till ett regelrätt förprojekt.

• Bristande motivation för att genomföra förstudien.• Missar att göra en regelrätt intressentanalys.• Får inte med de viktiga intressenterna.• Drar inte lärdom av förstudien och ser den inte som ett

viktigt beslutsunderlag för projektet.• Beslutsunderlaget underlättar också direktivdialogen.

Direktiv

• Missar i direktivdialogen – man förutsätter att man förstår varandra.

• Parterna accepterar oklara direktiv och tror att det ”löser” sig på vägen.

• Styrkeförhållanden mellan parterna.• Direktivet ses inte som ett styrdokument för

projektet.

Planeringen

• Felkalkylering i tid; start och slutpunkt.• Felkalkylering i resurs; pengar och bemanning.• Projektorganisationen blir ”felbemannad”.• Projektet får ”för mycket” pengar/resurser.• Störningar i samverkan med linjen.• Missar att få med alla eller de viktigaste aktiviteterna.• Underlaget för projektets ”kritiska linje” tas inte fram.• Missar att göra en strategi eller väljer fel strategi för

projektet.• Riskanalys utförs inte och projektet får därmed svårigheter

att hantera oförutsedda händelser som inträffar.

Genomförandet

• Projektledaren förmår inte styra och leda projektet.

• Projektet missar i information och kommunikation till projektgruppen.

• Alla i gruppen har inte samma inställning, kunskap och motivation för projektet.

• Konflikter uppstår i projektgruppen.• Projektledaren eller medlemmar i projektgruppen

försvinner från projektet.

Exempel på missar i avslutningen

• Missar i överlämnandet till linjen.• Projektet förmår inte att ta lärdom av sina

erfarenheter – ingen uppföljning utförs.• Ingen utvärdering av objektet/resultatet

utförs så att felaktigheter kan rättas till och nya lärdomar dras.

• Projektgruppen och projektledaren ”belönas” inte och tappar motivation inför nästa uppdrag/projekt.

Avslut-ningen •Resultatets färdigställande

•Resultatpresentationer•Överlämning•Projektuppföljning•Slutrapport•Avetablering•Slutmöten•Utvärdering

Projektöverlämnandet

• Är nödvändigt i vissa typer av projekt• Kan vara en kritisk punkt• Bör förberedas och planeras• Kan vara ett delprojekt• Omställningar och utbildningar kan vara nödvändigt• Information till berörda – avstämning med intressenter• Vissa projekt övergår till att bli ”ordinarie” verksamhet

Sker i ”gråzonen” mellan projekt och linje

Exempel på överlämnanden• Ny bilmodell – En projektgrupp har tagit fram en ny

bilmodell som skall börja tillverkas av linjen.• Nytt bostadshus – En byggentreprenör har byggt ett

bostadshus som skall ingå i beståndet hos ett bostadsföretag.

• Ny maskin – Ett projekt har tagit fram och installerat en ny maskin som skall användas i produktionen i en industri.

• Nytt datasystem – Ett företag har i ett projekt köpt/utvecklat ett nytt datasystem som skall användas av de anställda i företaget.

• Ny organisation – En intern projektgrupp har tagit fram en ny organisation som skall ”implementeras” av den övriga organisationen.

• Nya arbetsrutiner – Projektet har tagit fram nya arbetsrutiner som skall användas av en avdelning.

Överlämnanden ave-handelskoncept

• Ta fram en tankeskiss för hur kunden kan förvänta sig en överlämning av ett e-handelskoncept

• Ge exempel på vilka missar som kan uppstå vid överlämnandet av ett e-handelskoncept

• Ge förslag på en strategi för överlämnande av ett e-handelskoncept

Slutmöte• Genomgång av resultat avseende både

erfarenhetsuppföljning och utvärdering(i den mån den har gjorts)

• Ev. praktiska avslut (ekonomi, rapporttillägg etc)

• Avtackning• Avslutningsfest!!!

Uppföljning och utvärdering

Uppföljning görs av denegna projektorganisationen:

- Hur har arbetet fungerat i projektet?

Utvärdering görs avprojektets resultat:

- Vad uppnådde projektet?

Projektuppföljningen– steg för steg

• Idéfasen – ”Projektstarten” som innebär att man kommer igång.

• Förstudien – analys av projektförutsättningarna.• Direktiv – grunden till vad projektet skall

åstadkomma.• Planeringen – alla aktiviteter måste planeras och

kunna hanteras.• Genomförandet – att styra och leda projektet med en

hög motivation.• Avslutningen – att lära av erfarenheterna och

förbättra det man har missat.

Uppföljning

• Arbetssättet (effektivitet/metod/organisation)• Planering• Återkoppling• Information (internt/externt)• Möten• Motivation – arbetsglädje• Samarbeten• Ledarskap• Bra – dåligt (bör utvecklas/onödigt)

Varför utvärdering?

• Har målen uppnåtts?• Vilka effekter och konsekvenser har

projektet gett upphov till?• Hur kan objektet/resultatet förbättras

ytterligare?• Projektets effektivitet; resursförbrukning i

förhållande till uppnått resultat?• Hur kan framtida satsningar bli ännu

effektivare?

Frågor att ställa sig – inför en utvärdering!

• Syfte?• Organisation och planering av

utvärderingen?• Vilka är berörda?• Metod för utvärderingen?• Hur skall effekter av insatser kontrolleras?• Användningen av utvärderingen?

Utvärderingsmodeller

• Måluppfyllelseutvärdering• Bieffektsutvärdering• Resultatutvärdering eller mållösutvärdering• Brukarorienterad utvärdering• Beslutsfixerad utvärdering• Intressentutvärdering