Projektledning20 oktober

Exportsäljare 2015

Utveckling av organisation från industrialism - via informationssamhället via nätverk till projektorganisation

1.Uttrycket industriella revolutionen vann på 1880-talet spridning genom Arnold Toynbee (1852–83) som en karakteristik av utvecklingen i Storbritannien 1760–1840. Under dessa årtionden uppstod ett fabrikssystem grundat på mekanisering, med ångmaskinen och utbyggd vattenkraft (först i form av vattenhjul och senare i form av turbiner) som drivkraft, ett nytt kommunikationssystem med kanaler, järnvägar, elektrisk telegraf och växande industristäder.

2. Informationssamhälle är en ofta använd benämning på viktiga utvecklingstendenser i de högindustrialiserade länderna under de senaste decennierna. Informationssamhället karaktäriseras bl.a. av en allmänt ökad kunskapsproduktion, ett ökat beroende av tillgång till information, ny informationsteknologi i form av integrerade system för dator- och teleteknik och framväxten av en särskild informationssektor i ekonomin bredvid agrar-, industri- och tjänstesektorn.

3.Henri Fayol redovisade en rad principer för företag. Han ansåg bl.a. att det var viktigt att varje anställd hade en enda överordnad och att varje chef ansvarade för ett område som han hade tillräckliga befogenheter för att styra.I renodlad form resulterar dessa principer i en linjeorganisation. Här kan antingen funktionen (produktion, marknad etc.) eller de olika produktgrupperna utgöra grund för organisationsplanen. I det senare fallet brukar man tala om produktorganisation eller, särskilt i större företag, divisionsorganisation.

En traditionell organisationsplan Länsstyrelsen

Byggprojekt – Sundsvalls nya bro

Projektorganisationprojektledning

projektledning ”engelska project management”, projektstyrning, dels den person (projektledare) eller grupp av personer som utsetts att ansvara för genomförandet av ett projekt, dels det arbete i form av planering, administration och ledning som utövas av dessa personer.

Utgångspunkten är att ett projekt är en tidsbegränsad arbetsuppgift. Ett strukturerat projektarbete anses genomgå olika faser i en sekventiell ordningsföljd.

Faserna följer i princip indelningen: målformulering/förstudie, planering, genomförande samt avslutning.I och med att ett projekt endast genomförs en gång får avvägningarna i de tidiga faserna ofta konsekvenser för arbetet i efterföljande faser.

De medarbetare som engageras för projektarbetet organiseras under projektledaren i en projektorganisation, och när projektet är slutfört upplöses denna och dess medlemmar övergår till andra arbetsuppgifter.

Projektgrupp

Personer som aktivt arbetar i projektet.

Projektgruppen består av de aktiva medarbetarna och projektledaren. Gruppen ska vara anpassad efter varje enskilt projekt, det vill säga bemannad för att lösa den aktuella uppgiften. Medlemmarna i gruppen har ett gemensamt ansvar för projektets totala resultat och måste därför både kunna åstadkomma individuella resultat och samverka med varandra

Uppbyggnad av en projektorganisation med medarbetare från linjeorganisationen

Lojalitet mot flera chefer – Vanlig konflikt i en projektorganisation

Grundtanken med projektProjektorganisation

Generella begrep om projekt och organisation

Idé Förstudiefas Startfas Genomförandefas Avslutsfas

1. IdéIdégenerering är ett livsviktigt inslag i alla organisationer.

Med ett rikt idéflöde och med en systematisk idéhantering ökar förutsättningarna att göra rätt val för kommande projekt.

Utveckla och beskriv idéer. Sammanställ och värdera idéerna. Ge återkoppling till dem som kommit med idéerna. Välj vilka idéer som skall bearbetas vidare.

2.FörstudiefasI denna fas studeras idén ur en vid synvinkel.

Det gäller att söka, beskriva och välja alternativ samt bedöma idéns värde och genomförbarhet. Avsikten är att öka förståelsen och kunskapen om idén genom att beskriva varför och hur den bör förverkligas och vilket resultat som kan uppnås.

Beskriv bakgrund och omgivning. Identifiera intressenter och deras behov samt egna önskemål. Beskriv möjliga resultat (projektmål) som skulle kunna ge dessa effekter. Välj ett alternativ och eventuellt reservalternativ. Tydliggör alternativet och ev. reservalternativ med avseende på förutsättningar och framgångsfaktorer. Ta ställning till om idén skall förverkligas i form av ett projekt eller på annat sätt. Gör en grov uppskattning av kompetens- och resursbehov samt tidsåtgång för genomförandet.

3.StartfasI denna fas görs förberedelser för att få ett effektivt projektgenomförande.

Ett väl utfört arbete i startfas kan vara helt avgörande för projektets möjlighet att lyckas.

Gå igenom bakgrund och hittills utfört arbete. Gör en intressentanalys. Klargör projektets ambitionsnivå genom att beskriva effektmål. Beskriv övriga delar av projektets arena (projektmål, avgränsningar, ramar och övriga förutsättningar). Visualisera projektet, gärna med hjälp av olika strukturbilder. Organisera projektet och beskriv hur samverkan ska fungera, såväl inom projektet som med projektmiljön. Planera och budgetera projektet. Förankra projektet internt och externt samt säkra resurser. Beskriv projektets möjligheter och risker, med förslag till åtgärder. Beskriv hur uppföljning av arbetet ska ske.

4.GenomförandefasI denna fas utförs själva projektarbetet.

Tankarna från startfasen omsätts nu i praktiken.

Håll tempot uppe genom aktiv daglig ledning och försök att tidigt undanröja hinder. Fokusera på framstegen, till exempel när milstolpar passeras. Sträva efter tidiga och successiva leveranser. Följ upp framåtskridandet, uppdatera planer, sätt in åtgärder, våga ta beslut. Hantera smärre förändringar operativt med hjälp av till exempel en beslutslogg. Hantera beslut som påverkar projektets arena formellt med hjälp av till exempel en ändringslogg. Rapportera status med prognos regelbundet och vid förändringar. Ta fram underlag för grindbeslut och presentera dessa. Förbered leverans i god tid och leverera, till exempel med delleveranser.

5.AvslutsfasFör att få ett tydligt avslut finns en separat fas där projektet stängs och erfarenheter återförs.

Säkra att kund/användare har godkänt leveransen. Överlämna ansvaret för projektets resultat till mottagare. Genomför ett tydligt avslut, stäm av måluppfyllelse etc. Klargör när effektmål ska utvärderas och vem som är ansvarig. Tydliggör utestående aktiviteter/delar med hjälp av en restpunktlista och stäng projektet. Håll erfarenhetsseminarium och fira avslutet. Sprid erfarenheter från projektet. Avsluta projektet formellt i ekonomisystem m.m. Upplös projektorganisationen.

Projekt som arbetsform SYFTE MED ORGANISATION -Syfte med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet. Målet är att optimera användningen av de resurser som finns att tillgå.

-Resurserna är alltid begränsade.

Projektorganisation är en formaliserad gruppbildning som är samordnad för att uppnå gemensamma mål.

Struktur, processer och kultur Forskning inom organisationsteori koncentrerar sig kring tre huvudteman; struktur, processer och kultur.

Struktur innefattar synliga komponenter som funktioner, befattningar, hierarkier, titlar och rangordning.Processerna behandlar handlingar och händelser.

Kultur berör värderingar, normer, språk, symboler, ledarskap och motivation.

Verksamheter måste organiseras i mindre enheter .

• Marknad och produkt – segmentering, positionering och val av sortiment. • Utveckling och produktion -göra själv eller lägga ut externt. • Försäljning – hur målgruppen ska nås, val av försäljningskanaler. • Organisation och lokalisering – hur och var verksamheten ska bedrivas. • Rekrytering och kompetensutveckling – säkerställa att verksamheten har rätt kompetens • IT-stöd - bygga upp och driva I egen regi eller outsourca.

Verksamheter bör struktureras på ett optimalt sätt . Med ansvarsfördelning så att olika mål uppnås skapas strategier med olika fokus.

Verksamhetsnivå och projektnivå

LEDNINGEN(verksamhetsnivå) STYR PROJEKT GENOM ATT;

initiera, följa upp och avsluta projekt. Säkerställa att projekten ligger i linje med affärsmålen. Tilldela resurser. Samordna projekten inom verksamheten. Tillhandahålla styrverktyg och projektmodeller. Hantera organisationens affärsmöjligheter och risker. Ställa krav på projektledaren.

PROJEKTLEDAREN LEDER PROJEKTET GENOM ATT:

Se till att projektmålet uppnås.

Kommunicera och delegera uppgifter.

Engagera och motivera projektdeltagare.

Tillämpa styrverktyg och projektmodeller.

Rapportera utfall och hantera ändringar

Hantera affärsmöjligheter/risker som berör projektet.

PROJEKTGRUPPEN UTFÖR PROJEKTET GENOM ATT:

• Se till att delegerade arbetsuppgifter utförs.

• Följa organisationens kvalitetssystem, metoder och rutiner.

• Föreslå förbättringar av lösningar, processer och planer.

• Kommunicera läget.

• Rapportera möjligheter och risker som de upptäcker.

Ledningen styr med beslutspunkter UTFALLET VID EN BESLUTSPUNKT KAN VARA EN AV FÖLJANDE TRE

1. Fortsätt projektet enligt originalplanen eller enligt en

reviderad plan.

2. Gå tillbaka och skjut upp beslutet till dess delar av

projektet omarbetats eller kompletterande information

inhämtats, eller till dess att de yttre omständigheterna är mer

gynnsamma

3 Avsluta projektet och dokumentera resultat. Skriv

slutrapport, stäng konton samt avveckla projektgruppen.

Sambandet mellan styr-lednings- och utförarnivån, där

beslutspunkter och milstolpar utgör kopplingar.

PROJEKTFÖRLOPPET PROCESSDEFINITION:

En process är en serie av sammanhängande aktiviteter.

En process förädlar en vara eller en tjänst för att tillgodose ett behov. En process har minst en leverantör som levererar indata och en kund som är mottagare av utdata.

Två tydliga processer i ett projekt

Kärnprocessen som utgör projektets huvudflöde, omfattar de arbetsuppgifter som leder fram till projektets resultat.

Stödprocesserna levererar sådant som behövs för att utföra arbetet i kärnprocessen. Resursförsörjningen till projekt är typiska stödprocesser .Vid ett byggprojekt kan exempelvis vara matförsörjning till de som arbetar på byggarbetsplatsen, eller rekrytering av personal.

Projektets olika faser

Olika typer av projekt Produktutvecklingsprojekt – tar fram en ny vara eller Tjänst som därefter ska produceras.

Kundorderprojekt – tar fram en kundspecificerad vara eller tjänst där leverans sker direkt till kund.

Marknadsprojekt – genomför marknadsaktiviteter med syfte att lansera produkter, öka försäljning eller förändra kundrelationer.

Eventprojekt – genomför kundevenemang, sporttävlingar. Insamlingsgalor eller arrangerar konserter.

Forskningsprojekt – utgår från en idé som ska utredas eller tes som ska testas. Kräver oftast forskningsanslag för att kunna startas och leverans sker i form av en rapport eller vetenskaplig artikel.

Projektförberedelser

Projektförberedelser Initiering av projekt

Förstudie Skapa projektgruppen

Planering

Ekonomi, risk och kvalitet

ATT DEFINIERA PROJEKT

Projekt är en arbetsform, eller uppdragsform, med starkt må fokus. Projektet ska genomföras på utsatt tid med lånade resurser. Därför måste målet vara avgränsat och en budget finnas till projektledarens förfogande.

DEFINITION AV PROJEKT

Bestämt avgränsat mål – unik uppgift. Bestämd tidsperiod – tidsatt. Bestämda resurser – egen budget. Särskilda arbetsformer – tillfällig organisation.

Exempel på användbara kriterier för att identifiera om det är ett projekt. Uppdraget är mätbart En tydlig tidpunkt finns för när uppdraget ska vara färdigt. Det krävs speciell kompetens som företaget inte har. Det krävs mycket resurser under kort tid. Det finns en tydlig beställare. Uppdraget är av strategisk betydelse. Uppdraget ligger utanför ordinarie verksamhet. Uppdraget har stora eller okända konsekvenser.

5 väl använda frågor – Svaren avgör om det finns förutsättningar att skapa ett projekt

Vem - är kunden och vem är projektägaren ? Varför – ska uppdraget utföras ?Vad - ska göras ?När - ska uppdraget vara färdigt ? Hur - ska uppdraget utföras ?

Bakgrund – Syfte – Mål

Målformulering – S M A R T• Specifikt - målet ska vara tydligt formulerat och

bara gälla detta projekt.• Mätbart – det ska gå att svara JA eller NEJ på frågan om målet är uppnått. • Accepterat-målet ska vara förankrat hos såväl projektdeltagare som användare. • Realiserbart-målet ska gå att uppnå med de resurser som får utnyttjas. • Tidsatt – målet ska vara uppnått vid en given tidpunkt.

Exempel på målformuleringar

”Etablera och marknadsfört ett säljkontor för internationell posthantering för företag i Finland innan 31/12 2014”

”I slutet av februari 2015 genomfört ett event för lansera damkollektionen.”

”Genomfört fortbildning av tillsvidareanställda lärare innan läsårets slut.”

Vad skall projektet leverera ?

Förfrågan från beställaren – Upphandling

upphandling, juridisk term för det fall att någon, vanligen genom ett mer eller mindre formaliserat förfarande, ingår avtal om förvärv av varor eller nyttigheter. Detta sker normalt genom att flera inbjuds att inkomma med anbud. Sker upphandlingen i regi av det allmänna (stat, kommun, landsting eller annan offentlig myndighet) regleras förfarandet i bl.a. lagen om offentlig upphandling (LOU).

Anbud – Offertanbudanbud, offert, erbjudande om avtal riktat till en eller flera tilltänkta anbudstagare. Om anbudet antas, accepteras, uppkommer vanligen avtal utan ytterligare formaliteter.

Ett skriftligt anbud är, om inget annat sägs, bindande för anbudsgivaren under acceptfristen och kan därför inte återkallas sedan det kommit fram till adressaten och denne tagit del av anbudet. För anbud som lämnas i statlig eller kommunal upphandling gäller särskilda regler, bl.a. lagen om offentlig upphandling (LOU).Ne.se

FÖRSTUDIEN Föreläsning 2 – Projektledning

Projektförberedelser

Kör

Förstudien – Gruppuppgift 1