Projektledning

Teori III

Konceptutvecklare e-handel

HCB Uddevalla 2012

Clas Ottne IOU Management ABclas@ioumanagement.com

Mobil: 070-760 87 70

Projektarbete• Skriva logg• Inventera projekt (enkel brainstorm)• Välja ett (eventuellt alternativ)• Motivera kort varför ni vill studera just detta projekt?

(Vad kan ni lära er av just detta proj.)• Gör en plan för hur ni skulle kunna bearbeta få

kontakt med och information från projektet.• Börja samla in fakta om projektet/projekten.• Gör en struktur för undersökning och en ev.

frågeguide på vad ni vill ha reda på/veta om projektet?

Viktiga initiala frågor

• Hur kom projektet till?• Vilka behov skall projektet och E-handelslösningen

tillgodose ? (olika intressenter kan ha olika behov)• Hur jobbade man med planering?• Vilka planeringsparametrar användes?• Hur såg eventuella affärskalkyler ut?• Vad fungerade bra respektive dåligt?• Analys/slutsatser?• Vad kan man lära från projektet?

Fyra projektarketyper

• Produktutvecklingsprojekt• Marknadsprojekt• Interna förändringsprojekt• Kundorder projekt

(Källa: Jansson & Ljung)

Projektets olika steg

Idéfas

För-studie

Genom-förande

Direktiv

Utvär-dering

Över-lämning

Avslut-ning

Plan

Projektets flöde

Gate

Genom-förandetfullföljs

Fullföljs ej

Projektets steg

IdéfasFör-

studieGenom-förande

DirektivAv-

slutningPlan

•Problem•Idégenerering•Projektförslag•PMMR

•Förstudie•Förundersökning•Förprojekt•Intressentanalys•Beslut

•Direktivdialog•Projektdirektiv •Beställning

•Mål•Strategi•Tidsplan•WBS•Projektbudget•Projektorganisation•Riskanalys

•Projektstart•Detaljplanering•PERT & Gantt•Uppföljning•Mötesstruktur•Delaktighet•Intressegemenskap•Grupprocess•Ledarskap

•Resultatpresentation•Projektuppföljning•Rapport•Slutmöte•Erfarenhetsuppföljning•Utvärdering

Olika intressenter

Intressentanalys förprojektet

Projekt

Intressent C

Intressent B

StyrgruppenIntressent ABeställaren

Projekt-gruppen

Projekt-ledaren

Linjen

ProjektorganisationenUppdragsgivare

”Beställare”

Styrgrupp

Projektledare

Projektgrupp

Del-projekt-grupp

Del-projekt-grupp

Del-projekt-grupp

Referens-grupp

GenomförandeGenom-förande

• Projektstart• Detaljplanering• Använda verktygen• Ständig uppföljning• Mötesstruktur• Delaktighet• Intressegemenskap• Grupprocess• Ledarskap

Projekt-ledning

Operativtarbete

1) Styrning

2)Deltagarnasmotivation

Skillnad PL och linjeledare•Linjeledare har ett ökat personalansvar•Linjeledare styr över en kontinuerligt, tillsvidare ofta löpande rutinartad verksamhet•Linjeledare skall se till att saker och ting fungerar på lång sikt•PL tillfällig organisation som under en kort tid skall högprestera•PL har tydlig fokus på uppdrag och mål•PL skall ha en kreativ, målorienterad och problemlösande grupp, som ofta består av specialister som måste samverka

Projektstarten

• Projektstarten planeras in med eventuella aktiviteter • Instudering av bakgrundsfakta• Övergripande information om projektplanen • Presentationer av deltagare.• ”Kick-off” aktiviteter kan ha goda effekter.• Eventuellt projektnamn och profilering/logotyp.• Förhållningssätt externt.• Objektiva och subjektiva förväntningar• Engagera deltagarna genom brain-storming och att få vara med i

att effektivisera projektet

Olika typer av mål• Huvudmålet är en övergripande beskrivning av vad

som ska åstadkommas (ofta kortfattad).• Delmålen hjälper till att beskriva projektets slutmål,

dvs. de kompletterar och specificerar huvudmålet. • Milstolpar är relaterat till objektet och delmålen (kan

ibland likställas med etappmål men är inte tidsbundna).• Etappmål är tidsbundna kontrollstationer på vägen mot

slutmålet och ska således planeras in i tidsplanen och inte anges i målformuleringen.

• Effektmålen är viktiga, vad projektet ska leda till på sikt. (jmf process)

Hålla koll och kommunicera

• Detaljplanering sker kontinuerligt även under projektets gång

• Styra genom att klargöra och stämma av mål och aktiviteter

• Klargöra; vad göra? Hur göra? När göra? (varför gör?)• Eventuellt även tydliggöra roller i projektgruppen• Synkronisera olika aktiviteter med varandra

(försöka upptäcka ”beroenden” i tid) • Klargöra för de berörda deras aktiviteters beroenden så

att de kan synkronisera.

Detaljplanering - aktiviteter• Nya aktiviteter och delaktiviteter som dyker upp måste

planeras in• Fortsatt nedbrytning av aktiviteter - Arbeta med WBS

tillsammans med medarbetare och lyssna på (hålla koll på) vad som dyker upp

• Beredskap för behov av nya material, verktyg hjälpmedel som kommer att behövas i projektet.

• Bedöma vad som är rimligt att få med; vad som måste utföras i projektet utifrån åtagande och vad som kan ”stå över”

• Lägga in nya/tillkommande aktiviteter i tidsplanen• Göra alla medvetna om att alla projekt, oavsett hur väl

planerade, alltid skall kunna hantera det oförutsedda (ingår i idén med projekt som ”problemlösande”)

Dokumentation

• Varför dokumentation? Onödig byråkrati eller nödvändig information?

• Vad bör dokumenteras? Formella krav och informella behov

• Formella krav; vad har blivit lovat vid beställningen, vad är PL:s åtagande?

• Informella behov; vad behöver du och gruppen ha kännedom om mellan mötena?

• Hur får beställaren kännedom om proj mellan mötena i styrgruppen? Forts……

Effektivitet i projekt

• Att få saker att hända och att eliminera slöserier under projektets gång!

• Projekt med stora budgetar kan vara för överdimensionerade – enormt slöseri med resurser och inga konkreta resultat!

• Att alla följer tidsplaner och gör det de ska!• PL har det övergripande ansvaret – viktigt att medarbetarna

”känner” sitt ansvar!• ”Kvalitet” och ”djupdykningar ”i detaljer kan förstöra helheten

i projektet! Forts….

• Eliminera onödiga ”slöserier” i projekt - värdera allt som görs utifrån projektmålet, projektbudgeten och tidsplanen.

• Det som bryter mot tidplan eller budget måste följas upp• Hitta ”läckage” som:

- onödiga ”ställtider” (rörelser, förflyttningar, bearbetningar, materialhämtning, konflikter mellan aktiviteter-”kortslutningar”, onödiga rutiner etc)

• Hitta tidstjuvar (onödiga aktiviteter, vissa personer, internet etc)

Effektivitet i projekt

Visualisering

• Hur projektet blir synligt – ”transparent” för berörda.• Kommunikationens plus- och minussidor – viktigt att alla

känner till det de bör känna till, inte att få sålla och gräva bland för mycket högar. Hur veta att alla vet det de bör veta?

• Öppna visuella planer – ”byggboden” scheman – projektrum etc

• Virtuella projektrum – hemsida, bloggar, mailprogram ”svara alla” funktionen, Projektplatsen, Google

Projektgruppsmöten• Inplanerade möten i projektplanen • Syfte: Informera och kommunicera - avstämning• Förbered tid, plats, mål med möte, deltagare, ev förhandsinfo,

protokoll etc• Dagordning för möten - mötets punkter plus ev. övriga frågor• Börja i tid, sluta i tid! • Viktigt med mötesordförande• Följa upp nuläget i projektet• Rapportera avvikelser och förändringar • Lösa problem• Göra åtgärdsplaner• Fatta beslut• ”Bordlägga” frågor som vi inte hinner eller kan lösa nu!• Behövs mötet? Om inte; ställ in mötet – invänta nästa!

Mötesteknik

• Hur få alla att vara med och prata? (fråge- svarsrundor, dela in i mindre grupper, rak fråga)

• Hur hantera en person som tar över? (respekt för individen är grunden men viktigt att hålla sig till den ordning som upprättats så att allt och alla kommer med!,Upprätta ett sådant förtroendekontrakt med deltagarna)

Dokumentation fortsättning

• Vid projektets avslut och överlämnande av resultat, vad behöver användarna känna till?

• Vid ett ev. byte av projektledare, eller nya medarbetare, vad behöver de känna till?

• Eventuell offentlighet som hänsyn måste tas till – massmedia etc.