Public Workshop

PengembanganOrganisasi (OD):

Diagnosa & Intervensi

Efektif

9 Januari 2021

Facilitator: Evita Hadiz

www.linkedin.com/in/evitahadiz

• Pembukaan dan perkenalan

• Tujuan Workshop

• Pemahaman OD• Prinsip-prinsip

• Strategi

• Proses

• Peran OD dalam Manajemen SDM

• Pendekatan Diagnosa

• Pendekatan Intervensi

• Implementasi intervensi

Agenda

2

Perkenalan

TujuanWorkshop

Diharapkan peserta:• Dapat memahami konsep, proses dan dampak

OD terhadap organisasi

• Dapat memahami pendeketan dan implementasidiagnose dan intervensi OD yang efektif untukorganisasi

4

Pemahaman PengembanganOrganisasi (OD)

5

APA YANG ANDA KETAHUI MENGENAI PENGEMBANGAN ORGANISASI (OD)?

SesiBerbagi

Volunteers please

Saat ini dunia dihadapi oleh:

Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity

Dunia VUCA mewajibkan organisasi/perusahaan untuk lebih gesit(agile), sehingga pengembangan organisasi (OD) adalah carauntuk perusahaan menjadi lebih gesit/lincah:

• Globalisasi – terbuka sebagai ancaman atau kesempatan• Kemajuan teknologi – meningkatkan proses, jangkauan dll• Sistem bisnis - yang digunakan perusahaan memberi data

yang lebih akurat untuk mengukur keberhasilanusaha/berbisnis

• Keinginan kosumen dengan bergai lifestyle• Dll

LatarBelakang

• Memperbaiki Strategi, struktur dan proses untukmeningkatkan efektivitas perusahaan denganmendirikan sistem-sistem, proses-proses yang tepat serta mengelola perilaku SDM

• Pendekatan agar perusahaan dapat berfungsilebih baik melalui kinerja perusahaan yang meningkat serta mencapai kepuasan bagipemangku kepentingan

• Proses yang memudahkan implementasiperubahan (change management) yang diperlukan di perusahaan dan mencegah terjadiresistensi oleh pemangku kepentingan

Apa Yang Dimaksud

DenganPengembangan

Organisasi(OD)?

8

● Nilai-nilai perusahaan harus selaras denganbudaya perusahaan agar sistem, proses sertaperilaku SDM yang ditingkatkan/diperbaikimendukung budaya perusahaan

● Menentukan tujuan melakukan OD agar dapatmembuat rencana dan strategi perbaikan/ peningkatan dengan baik

● Sistem dan proses yang diperbaiki/tingkatkanagar dapat memberi kepuasan dan pengalamanyang berkesan bagi pemangku kepentingan

● Adaptif terhadap perubahan agar unsur-unsur di perusahaan selalu siap siaga akan perubahanPrinsip-

Prinsip OD

• Rencana aksi yang komprehensif setelah melakukananalisa terhadap tujuan/sasaran dan kebutuhanperusahaan

• Rencana aksi yang akan membuat perubahan-perubahan yang khusus sehingga semua langkah-langkah yang akan diambil memastikan perubahan-perubahan yang diinginkan dapat tercapai. Memberidampak kepada sistem organisasi secara keseluruhan

• Strategi yang dibangun harus menentukankemungkinan dan intervensi utama serta dinamikapengaruh dan dampak dalam perusahaan

• Menggunakan ilmu perilaku, teknologi dan manajemenserta organisasi

Strategi OD adalah…

10

Antara lain manfaat OD

● Produktivitas dan Laba - Mengotimalkan operasionalsehingga meningkatkan produktivitas and laba perusahaan

● Efisiensi - Meningkatkan proses-proses menjadi lebih efisiensehingga memberi hasil yang lebih baik (kualitas dan kuantitas)

● Pengembangan berkelanjutan – Mendorong perusahaanuntuk secara terus menerus melakukanpeningkatan/perbaikan melalui pengembangan, implementasidan evaluasi strategi

● Peningkatan kapasitas – Kemampuan dan keahaliankaryawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan atasperubahan dan adaptasi dengan pasar

● Adaptif terhadap perubahan – pemahaman kegiatan yang melibatkan semua karyawan, membuat mereka siap dan positif terhadap perubahan

Manfaat OD Bagi

Perusahaan

Proses OD

IdentifikasiMasalah

DiagnosaStrategi

ODIntervensi

ManajemenPerubahan

Evaluasi

Contoh:

• Komplain

pelanggan

• Produktivitas

• Kinerja

(finansial &

non finansial)

Contoh:

• Analisa data

• Analisa survei

• Analisa hasil

vs. KPI/

Dashboard

Rencana aksi

komprehensif:

What, Why,

How, When,

Who

Eksekusi

intervensi

Inisiatif

perubahan

untuk

mendukung

implementasi

strategi OD

• Evaluasi

tingkat

keberhasilan

intervensi

dan

perubahan

yang dicapai

• Identifikasi

perbaikan

Intervensi OD berperan dalam pengelolaan SDM

• Dari aspek strategi bisnis, berperan dalamimplementasi visi, misi, nilai-nilai dan budaya perusahaan bagi SDM di perusahaan

• Kebijakan dan implementasi pengelolaanSDM: manajemen kinerja, manajementalenta, manajemen remunerasi, desainorganisasi dan analisa jabatan

• Pengembangan Kepemimpinan dan Tim danManajemen Perubahan

Peran OD Dalam

ManajemenSDM Peran OD bisa masuk dalam fungsi SDM atau terpisah

Diskusikan:

1. Peran fungsi SDM dalam OD di perusahaan anda2. Apakah peran OD dan SDM terdapat dalam

Fungsi SDM?3. Pro vs. Contra no. 24. Sesi Sharing

Diskusidan

Berbagi #1

Diagnosa OD

15

Proses peninjauan perusahaan dan anggotanya secaraefektif untuk memotret kondisi/situasi saat ini dan menentukan seberapa besar celah dengan kondisi/situasiyang diinginkan/sasaran (gap analysis)

DiagnosaOD

Proses Diagnosa

MenentukanTujuan/Sasaran

PengumpulanData

Analisa dan Intepretasi

Umpan Balik

Menentukan

tujuan/sasaran

yang ingin

dicapai dalam

melakukan

proses diagnosa

Mengumpulkan

data dari berbagai

sumber dengan

metode desk study

dokumen/data,

observasi,

wawancara,

questionnaire

Melakukan analisa

dan interpretasi

dari data yang

terkumpul dengan

berbagai metode

al: Survei, SWOT,

SOAR, Force Field

Analysis

Memberi

rekomendasi untuk

perubahan,

dampak terhadap

budaya, hubungan

kerja, teknologi, re-

skilling dsb

Salah satu metode Analisis adalah SWOT Analysis

• SWOT Analysis adalah kumpulan analisis mengenaikelebihan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) bagisuatu perusahaan

• Tujuan analisa SWOT adalah agar perusahaanmemahami sepenuhnya kondisi perusahaan sehinggadapat membantu dalam mengambil keputusan

• Gunakan analisa SWOT untuk memahami kondisiperusahaan dan membuat rekomendasi untukmelakukan strategi intervensi dengan tujuanmemanfaatkan kekuatan dan peluang perusahaan

PendekatanDiagnosa

OD –Analysis

Strengths dan Weaknesses adalah faktor-faktor internal berupa finansial, fasilitas, brand, produk, jasa dll di perusahaan

Opportunities dan Threats adalah faktor – faktor eksternalberupa kemajuan teknologi, kebutuhan pelanggan, peraturan/regulasi, kondisi ekonomi dll.Pendekatan

DiagnosaOD – SWOT

Analysis

PendekatanDiagnosa

OD – SWOT Analysis

STRENGTHS

• Hal-hal yang membuat

perusahaan beda dari competitor

• Kayarawan memiliki Kompetensi

lebih

• Hal-hal yag dilakukan

perusahaan dengan baik

• Aset seperti kelebihan teknologi

yang dimiliki, kekayaan

intellectual (IP)

WEAKNESSES

• Hal-hal yang menjadi

kekurangan perusahaan

• Hal-hal yang dilakukan

competitor lebih baik

• Tidak ada yang unik mengenai

perusahaan

• Keterbatasan sumber (tenaga

kerja, dana, fasilitas, teknologi)

OPPORTUNITIES

• Kebutuhan meningkat atas

produk atau jasa yang

persuahaan tawarkan

• Citra baik perusahaan

• Segmen pasar yang dapat

dipenuhi kebutuhanya

THREATS

• Perubahan perarturan/regulasi

yang tidak menguntungkan

perusahaan

• Jumlah kompetitor bertambah

• Citra kurang baik mengenai

produk/jasa perusahaan

Analisa Faktor-Faktor

Internal dan Eksternal

OPPORTUNITIES

STRENGTHS

Bagaimana memanfaatkan

kelebihan perusahaan untuk

mengoptimalkan peluang

yang sudah diidentifikasi?

WEAKNESSES

Tindakan apa saja yang bisa

dilakukan untuk mengurangi

kelemahan perusahaan

menggunakan peluang yang

sudah diidentifikasi?

THREATS

STRENGTHS

Bagaimana memanfaatkan

kelebihan perusahaan untuk

mengurangi ancaman yg

sudah diidentifikasi?

WEAKNESSES

Bagaimana mengurangi

kelemahan perusahaan untuk

mencegah acaman yang

sudah diidentifikasi?

Sumber: Worstream.com/blog

ContohAnalisa SWOT

Perusahaan Barang Konsumsi (Consumer Goods) dengan berbagai produk memasak

(bumbu masak, makanan kaleng, masakan beku cepat saji)

Perusahaan Lokal dengan pangsa pasar 8%

STRENGTHS • Bumbu masak yang enak, lezat dan

praktis digunakanya

• Produk yang terkemuka

• Brand dapat diperoleh toko, warung di

pulau Jawa dan berbagai kota besar

lainnya

• Citra rasa khas Nusantara

WEAKNESSES• Belum digital savvy

• Kapasitas produksi belum maksimal

• Produktivitas belum optimal

• Pemanfaatan sistem untuk

meningkatkan kualitas

• Perkembangan teknologi belum

optimal

• Packaging dapat dibuat lebih menarik

untuk meningkatkan brand awareness

OPPORTUNITIES• Ekspansi se Nusantara

• Ekspor ke negara timur tengah dan

asia

• Citra rasa akan bumbu pedas “spicy”

makin populer di LN

• Masakan beku cepat saji diminati

karyawan, pelajar, bujangan, ibu

wanita karir

THREATS• Banyak yang masuk ke bisnis

makanan secara umum dan

khususnya bumbu masak

• Restoran, kafe, makanan buatan

rumah menjamur

• Harga global kemasan dari kaleng

meningkat

PT Citra Rasa Nusantara

Employee Engagement Survey (EES) adalah salah satumetode diagnosi OD

• EES mengukur sejauh mana karyawan merasadihargai oleh perusahaanya

• Melacak EE menentukan tingkat kebahagiaankaryawan bekerja dan kemungkinan karyawan pindahperusahaan

• EES memberi kesempatan bagi karyawan untukmelakukan umpan balik sehingga komunikasi duaarah dapat terjadi

• Karyawan terlibat (engaged) lebih produktif menuruthasil survei dan mendorong produktivitas dan inovasi

PendekatanDiagnosa

OD - Survei

Hasil EES (Cuplikan)

65% responden merasa terlibat

(engaged) dengan Perusahaanya

• Kepercayaan

• Nilai-Nilai

• Hormat kepada Manajemen

• Kerjasama Tim dan Kooperasi

• Kualitas dan Fokus kepd

Pelanggan

• Hormat kepada Karyawan

• Keterlibatan Karyawan

• Keadilan

25% berada diantara

10% tidak terlibat (disengaged)

60% responden merasa terlibat

(engaged) dengan Manager nya

• Kesempatan untuk Berkembang

• Nilai-Nilai

• Tujuan dan Arahan

• Kerjasama Tim dan Kooperasi

• Komunikasi

• Hormat kepd Manajemen

• Hormat kepd Karyawan

• Umpan Balik

• Penyampaian Pendapat

25% berada diantara

15% tidak terlibat (disengaged)

PT Citra Rasa Nusantara

Hasil EES (Cuplikan)

Kategori Nilai (1 – 5)

1. Kualitas dan Fokus kepada Pelanggan 4.5

2. Menghormati Manajemen 4.5

3. Tujuan dan Arahan 4.0

4. Kepercayaan 4.0

5. Kerja Sama Tim dan Kooperasi 3.5

6. Komunikasi 3.5

7. Remunerasi 3.0

8. Stres dan Beban Kerja 3.0

9. Keadilan 3.0

1 = tidak setuju; 5 = setuju

PT Citra Rasa Nusantara

Tujuan:

PT Cita Rasa Nusantara ingin meningkatkan kehadirannyadiindustri makanan di seluruh nusantara dan Asia/dunia.

Berdasarkan hasil analisa SWOT dan EES serta beberapaasumsi, buatlah gap analysis dan rekomendasi yang harusdilakukan PT CRN agar tujuannya dapat tercapai

Diskusi dan Berbagi # 2

Intervensi OD

27

• Kumpulan kegiatan terstruktur yang dilanksanakan untuk memperbaikikondisi/situasi perusahaan

• Intervensi dilakukan setelah melakukandiagnosa atas kondisi/situasi perusahaanuntuk mengatasi masalah ataumemperbaiki perusahaan

IntervensiOD adalah…

• Sasaran intervensi dapat berupa masalahorganisasi: strategi, proses, SDM, strukturdan teknologi

• Intervensi dapat di tujukan untuk pihak-pihak tertentu: unit/dept, kelompok, individu

SasaranIntervensi

• Intervensi harus sesuai dengan kebutuhanperusahaan

• Seluruh karyawan perusahaan paham dan dapat menerima atas perubahan yang harus dilakukan perusahaan

• Orang terkait (change agents/influencers) yang terlibat dalam kegiatan intervensimemiliki kompetensi dalam melakukanperubahan dan transfer skills melakukanperubahanKeberhasilan

IntervensiOD

• Coaching• Mentoring• Team Building• Conflict Management• Restrukturisasi organisasi• Re-engineering proses bisnis• TQM• ISO• Transformasi Organisasi• Perubahan Budaya• Manajemen Kinerja• Manajemen Talenta• Dll

BeberapaPendekatan

Intervensi

1980an BA akan jatuh bangkrut karena kompetisi tinggi, biaya BBM naik, pesawat yang sudah tua dan biaya SDM yang tinggi

Hasil diagnosa OD adalah:

● Keuangan menipis

● Meyankinkan karyawan customer service adalah sangat amat penting

● Meningkatkan citra BA di industry penerbangan

● Memanfaatkan momentum dan fokus kembali agar BA dapatmenghadapi tantangan-tantangan baru

Strategi intervensi 1981:

● Mengurangi karyawan 52,000 – 43,000

● Menutup 16 rute penerbangan, 8 online stations dan 2 pangkalanTeknik

● Melakukan kampanye untuk merubah citra BA

● Merubah budaya perusahaan yang menitikberatkan ke produktivitas, laba dan meningkatkan nilai customer service melalui top manajemenmenjadi teladan dari perilaku yang diinginkan serta melakukankomunikasi yang kencar/kuat

● Melakukan program Putting People First (PPF) dan Managing People First (MPF) untuk melakukan perubahan dan menciptakan budayayang diinginkan

Contoh OD Intervensi

BRITISH AIRWAYS

CASE STUDY

HASIL INTERVENSI OD:

Dalam kurun waktu kurang dari 10 tahun, progamperubahan budaya menciptakan komitment yang kuatterhadap produktivitas, laba dan customer service, moral karyawan naik dan citra perusahaan yang lebih baiksehingga berhasil mencegah kebangkrutan dan menjadisalah maskapai penerbangan yang dihormati

ContohIntervensi

BRITISH AIRWAYS

(lanjutan)

Sumber: Slideshare OD (case study of British Airways)

1. Review hasil diagnose OD bersertarekomendasinya

2. Tentukan perubahan yang harus dilakukan dan siapa/fungsi apa saja yang akan terdampak

3. Tentukan strategi serta rincian aktivitas/kegiatandari no 2, termasuk strategi komunikasi

4. Tentukan anggaran yg diperlukan untuk setiapkegiatan/aktivitas

5. Lakukan pelatihan bagi orang-orang yang akanberperan dalam implementasi intervensi

6. Tentukan ukuran keberhasilan untuk melakukanevaluasi atas keberhasilan intervensi yang dilakukan

Lankah-langkah

ImplementasiStrategi OD

Diskusikan:

1. Dari hasil diagnosa PT CRN kelompok anda, buatkan strategi intervensi yang kelompokanda rekomendasikan

2. Gunakan template yang tersedia untukmembuat rekomendasi kelompok

3. Sesi sharing

Diskusidan

Berbagi#3

Q & A Terakhir