QMS modul 3

11/1/2012

1

QMS M3 Management of Contractual Obligations - V1.0 - Folie 1 -

Sistemi menadmenta kvalitetom

Module 3: Menadment ugovornim obavezama


ta podrazumevamo pod menadmentom ugovornim obavezama?

Ugovorne obaveze predstavljaju obaveze koje se baziraju

na ugovoru (= sporazum sainjen od strane korisnika i

ugovaraa).

Prema tome, od ugovaraa se zahteva da obezbedi dogovor.

11/1/2012

2



Menadment ugovornim obavezama(= menadment

ugovorom) je osnova privredne aktivnosti. To je

kompleksna korporativna misija. U preduzetnikom svetu,

to utie na skoro sve poslovne sektore i lanac vrednosti.



Ukoliko se ne upravlja ugovornim obavezama, rizici se mogu

pojaviti.

Rizici koji su povezani sa loim ugovornim menadmentom:

Nedostatak usaglaenosti sa zakonskim zahtevima

Propust da se u obzir uzmu standardi i drugi standardi

11/1/2012

3



Materijalni rizici u ugovorima (npr. sadraj ugovora, sa

kojim je usaglaenost veoma skupa)

Loe rukovanje ugovorima (npr. ugovorni zahtevi koji su

operativni u okviru kompanije, se ne uzimaju dovoljno u

obzir)

Neadekvatna obrada (npr. proizvodi nisu dovoljno

usaglaeni sa ugovornim zahtevima)



Odsustvo krajnjih rokova/perioda (npr. vremena da se obavesti o albama, izmenama.)

Nedostatak blagovremenosti u ugovorima (npr. izmene nisu nainjene blagovremeno)

Teko pronalaenje ugovora (npr. neadekvatan sistem uvanja)

Gubitak ugovora (npr. ugovori se ne mogu vie pronai)

11/1/2012

4


Kratak pregled menadmenta ugovornim obavezama

Ablauf Vertragliche Verpflichtungen managen

Vertrags-verhand-

lung

Vertrags-erstellung

Vertrags-prfung

Vertrags-genehmi-

gung

Vertrags-erfllung

Vertrags-con-

trolling

Vertrags-archi-

vierung

Punkt 2.1

Punkt 2.2

Punkt 2.3

Punkt 2.4

Punkt 2.5

Punkt 2.6

Punkt 2.7

Kratak pregled menadmenta ugovornim obavezama

Ugovorni

pregovori

Sastavljanje

ugovora

Revizija

ugovora

Odobrenje

ugovora

Sprovoenje

ugovora

Kontrola

ugovora

Arhiviranje

ugovora

Klauzula

2.1.

Klauzula

2.2.

Klauzula

2.3.

Klauzula

2.4.

Klauzula

2.5.

Klauzula

2.6.

Klauzula

2.7.


2.1 Ugovorni pregovori

Za vreme ugovornih pregovora, sadraj ugovora izmeu strana se razmatra i definie.

Iz tog razloga, obe strane bi trebalo da dou dobro pripremljene.

Sledee aspekte treba uzeti u obzir kada je re o pripremama za ugovorne pregovore:

Cilj pregovora (npr. ta ja elim da postignem u pregovorima? ...)

11/1/2012

5



Utvrivanje pregovornih granica (npr. Koji dogovori su jo uvek prihvatljivi ?...)

Zbir argumenata (injenice i brojke), kako bi pregovori bili laki

Datumi, krajnji rokovi, trokovi

Uslovi plaanja, popusti, rabati ...

Garancija, jemstvo, kompenzacija...



Rokovi i uslovi, aranmani koji se tiu obezbeenja kvaliteta i drugi pratei sporazumi...

Komunikacija izmeu strana (npr. Zahtevi za izvetavanje ...)

Sistemi donoenja i prikupljanja odluka (npr. Ko mora biti aktivan i kada?)

Pravna osnova

Zadravanje prava svojine

11/1/2012

6



Prihvatanje proizvoda i isporuka

Koji zakoni, zahtevi regulative, direktive, standardi i drugi standardi se moraju uzeti u obzir

Obezbeenje pozitivne atmosfere za pregovore


2.2 Sastavljanje ugovora

Tokom sastavljanja ugovora, ugovorni aranmani treba da

su na takav nain definisani, da budu jasni i razumljivi.

Preporuka je da se ugovorni aranmani navedu u pisanoj

formi. Registrovani sporazum o odgovornosti i spremnosti

strana znai da je razumevanje u znaajnoj meri unapreeno

u sluaju neslaganja.

11/1/2012

7


2.3 Revizija ugovora

Nakon izrade, ugovorne strane treba da ispitaju ispravnost ugovora.

U tom smislu sledee take treba uzeti u obzir:

Komercijalna ispravnost (npr. trokovi, cene, popusti, rabati, isplata ...)


2.3 Revizija ugovora

Tehnika ispravnost (tehniki izgled, zakoni koji se odnose na proizvod, administrativni zahtevi, polise, standardi, procedure za prihvatanje proizvoda, krajnji rokovi...)

Pravna ispravnost (zadravanje vlasnitva, pravna garancija, tete, nadlenosti, uslovi standarda, procedure za izmene ugovora ...)

11/1/2012

8


2.4 Odobrenje ugovora

Na kraju ocene ugovora, ugovor treba da odobri ovlaena

osoba.

Interna uputstva ili pravila kompanije se moraju uzeti u obzir

(npr. Ko predstavlja kompaniju/ ko je ovlaen da odobri

ugovor?).

Obino se zahteva prisustvo dve osobe (princip etiri oka) da bi

se ugovor odobrio i potpisao.


2.5 Sprovoenje ugovora

Ugovor treba da na sistematian nain obezbedi da se

ugovorne obaveze strana razumeju i ispunjavaju.

Sledei redosled moe biti od koristi:

11/1/2012

9



Identifikacija ugovora

Analiza sadraja

Identifikacija ugovornih obaveza

Ispunjenje ugovora?

Obezbeivanje da se vaei

ugovor ispunjava

Ne

Da



Ustanoviti metode merenja za ispunjenje

ugovora

Definisati mere i metode

Verifikacija potpunosti ugovora?

Obezbeivanje da se vaei ugovor

ispunjava

Ne

Da

Ugovor

Nepotpune ugovorne obaveze

Mera Krajnji rezultat

Raspored

Status

Status Crveno nije ispunjen uto mere su implementirane Zeleno ispunjene ugovorne obaveze

Plan merenja

11/1/2012

10


2.6 Kontrola ugovora

Razlog za kontrolu ugovora je da se kontrolie ugovor,

nadgledati ga i tamo gde je to potrebno, intervenisati.

Iz tog razloga, ugovori zakljueni sa korisnikom i ugovori

potpisani sa dobavljaem treba da budu provereni/

kontrolisani.



Uz potovanje prodajnih ugovora, sledee stavke mogu biti zanimljive:

Obaveze nabavke definisane od strane korisnika (npr., gde se dogovorene koliine isporuuju ?)

Koja je stopa obnavljanja ugovora?

Koji projekti su planirani prema uslovima ugovora?

11/1/2012

11



Koji uslovi ugovora, obezbeeni od strane nas ili korisnika,

nisu u potpunosti ispunjeni (npr. uslovi plaanja, planiranje,

informacije, dogaaji ...)?

Koji su trokovi koji se baziraju na zakljuenju ugovora

(npr. koji je troak usaglaavanja sa ugovorom)?

Koji ugovorni aranmani dovode do najeih problema?



Uz potovanje dobavljakih ugovora sledee take mogu

biti od interesa:

Koji uslovi , obezbeeni od strane nas ili dobavljaa, nisu u

potpunosti usaglaeni (npr. planiranje, dogaaji ...)?

Ukoliko je dogovoren kvalitet proizvoda ispunjen

Ukoliko su dogovorene procesne mogunosti dostupne

11/1/2012

12



Ukoliko su informacije koje su dogovorene ugovorom uinjene

dostupnim

Koji su projekti dogovoreni ugovorom, da li dobavlja radi

po rasporedu?

Da li dobavlja daje popuste i rabate?


2.7 Arhiviranje ugovora

Jednom kada ugovor postane nepromenljiv, moe se

pristupiti arhiviranju i dugoronom arhiviranju ugovornih

dokumenata (npr. ugovorni dokumenti, nacrti ugovora,

zapisi, slike, opti rokovi i uslovi, sporazumi o obezbeenju

kvaliteta, e-mail-ovi ...)

Svrha arhive je da se evidentiraju i arhiviraju sve

informacije.

11/1/2012

13


Posebne ugovorne obaveze u QM praksi

Sporazumi sa dobavljaima

Eksternalizacija

Sporazum o nivou usluga

Menadment lancem nabavke



Sporazumi sa dobavljaima se uglavnom finalizuju kao sporazumi o obezbeenju kvaliteta i oni se sastavljaju izmeu klijenta i ugovaraa.

Cilj je da se povea: Kvalitet proizvoda (npr. usaglaenost sa zahtevima koji se

odnose na proizvod ...)

Kvalitet procesa (npr. procesa proizvodnje, logistike, procesa ...)

Kvalitet sistema (npr. sistem menadmenta kvalitetom ...)

Pouzdanost odnosa (npr. informacije ...)

11/1/2012

14



Kroz sporazum sa dobavljaima tehniki i organizacioni

okvir izmeu klijenta i ugovaraa se fiksira.

Sporazum sa dobavljaima je deo ugovornog odnosa i iz

tog razloga treba da se razmatra zajedno sa vaeim

prodajnim ugovorom.

Sledei aspekti mogu da se ukljue u sporazum sa

dobavljaima:



Aspekt Primer

Ciljevi kvaliteta

Planiranje ispitivanja

Dokumenti o ispitivanju

Arhiviranje zapisa

Projektno planiranje i projektni

menadment

Strategija bez greaka Delovi po milionu (PPM)

Karakteristike ispitivanja Materijali ispitivanja Uestalost i podruje primene ispitivanja Metode ispitivanja

Kako e rezultati ispitivanja biti dokumentovani? Kako e se rezultati ispitivanja uvati (npr. elektronski ili na hard-u)?

Trajanje Oblik arhiviranja(npr. papir ili elektronski)

Koje su projektne prekretnice? Koja je uestalost izvetavanja?

11/1/2012

15



Poetni uzorak

Proizvodni auditi

Reavanje problema

Vrednovanje dobavljaa

Upravljanje neusaglaenim

proizvodom

Sposobnost procesa

Procesni audit

Sistem menadmenta

kvalitetom

Proces odobrenja proizvodnje delova pod QS9000

Oblast primene, uestalost, dokumentacija i izvetavanje

Izvetavanje Akcioni planovi

Kriterijumi vrednovanja A/B/C dobavljai Uvoenje sankcija

Specijalni sluajevi Karantin Identifikacija

Preliminarna sposobnost procesa(npr. PpK > 1.33) Sposobnost procesa (e.g. CpK > 1.33)

VDA 6.3 Zavretak audita od strane auditora

ISO 9001 sertifikacija od strane sertifikacionog tela



Organizacija Menader kvaliteta mora imati direktan pristup najviem rukovodstvu

Skladitenje, pakovanje i identifikacija proizvoda

Propisi za skladitenje (obim skladitenja, finalno skladitenje, zatita od vlage) Materijali za pakovanje (kartoni, kutije) Nain identifikacije (npr. barkodovi)

Verifikacija nabavljenog proizvoda/ pregled robe koja pristie (npr. drati uz zid i pomeriti posle pregleda) Trajanje garancije Jemstvo Neusaglaena taka procesa (npr. protok informacija, utvrivanje neusaglaenosti, prestanak proizvodnje,)

Garancija/ odgovornost

Osiguranje

Poverljivost

Trajanje ugovora

Pouzdanost proizvoda Povraaj proizvoda

Upravljanje poverljivim dokumentima

Trajanje ugovora Procedure po isteku ugovora

11/1/2012

16


Eksternalizacija

Kod eksternalizacije (outsourcing) poslovne radnje koje je

prethodno sprovodila sama kompanija, sada se daju treim

licima na podizvoenje

Eksternalizacija je posebni oblik snabdevanja uz pomo

tree strane, koje se moe javiti u vie oblika

Na primer:

Eksterna kompanija preuzima pojedine zadatke (npr. plate, prevoenje tekstova...)


Eksternalizacija

Posebne delove jedne radnje izdvojeno sprovode eksterne kompanije (npr. IT primena, magacin logistike)

Ceo sektor e biti eksternalizovan (npr. IT, raunovodstvo )

Ceo poslovni proces je eksternalizovan (npr. proces nabavke)

11/1/2012

17


Eksternalizacija

Rizici eksternalizacije :

Na kvalitet eksternalizovanih aktivnosti se ne mora direktno, ali se moe indirektno uticati

Sa eksternalizacijom kljunih procesa, moe nastati rizina zavisnost od eksternih kompanija

Zatita znanja se moda vie ne moe obezbediti


Eksternalizacija

Eksternalizacija mora ugovorom striktno da se vee izmeu klijenta i ugovaraa.

Ugovor treba da se sastavi na takav nain da bude jasan i da uzme u obzir:

Prenos pravnih odnosa (npr. ugovori sa dobavljaima, sporazumi o licenci, ugovori o odravanju ...)

Kvalifikaciju osoblja

(npr. obrazovanje, definisanje minimuma zahteva)

11/1/2012

18


Eksternalizacija

Definisanje zadataka (npr. koji zadaci su ukljueni)

Izostavljanje (klauzula o nekonkurentnosti)

Menadment promenama (npr. KVP )

Komunikacija i informacija (kao to je jezik, komunikacija, izvetavanje )

Pitanja koja se tiu kvaliteta (npr. ispitivanja kvaliteta proizvoda, zahtevi za QMS, albe )


Eksternalizacija

Odgovornost (Ko je i za ta odgovoran?; Ogranienja odgovornosti ...)

Uslovi ugovora, ukljuujui procedure za rano razreavanje

Nadlenost

Sporazumi o isplati

11/1/2012

19



Sporazum o nivou usluga, skraeno SLA

definie odgovornost izmeu klijenta i ugovaraa i sporazum

u pogledu onoga to mora da se izmeri.

Ovo znai da ugovara/ klijent moraju precizno da definiu

usluge koje e biti pruene (sadraj i oblast primene).



Aspekti koje treba uzeti u obzir kada je re o sastavljanju SLA:

Specifikacije (npr. ta ugovara treba da radi)

Indikatori nivoa usluge (npr. vreme odgovora)

Indikatori kljunih performansi (npr. metode merenja, imovina koja moe da se proceni )

11/1/2012

20



Kazne (Koje usluge su relevantne da budu kanjene, a koje nisu; Koje sankcije e se primenjivati...)

Fleksibilnost i prilagodljivost SLA-a (promenu uslova treba uzeti u obzir. Na primer, SLA su u okviru usluga, kao to je broj poslova koji e morati da se prilagodi)

Praenje i izvetavanje(npr. izvetavanje ...)

Menadment eskalacije (npr. koji nivoi eskalacije su dogovoreni ...)



Pravne posledice za neusaglaenosti (npr. kazne ...)

Trajanje ugovora

Okonanje ugovora

11/1/2012

21



Menadment lancem nabavke oznaava sistem performanse

na svim nivoima kompanije, za ceo ivotni ciklus

proizvoda.

Menadment lancem nabavke ima za cilj da pobolja

efektivnost (cilj optimizacije) i efikasnost (optimizacija

resursa) u okviru industrijskog lanca vrednosti.



Ciljevi lanca nabavke:

Visoka orijentisanost na korisnika i poboljavanja

zadovoljstva korisnika

Ubrzano prilagoavanje oscilacijama trita

Izbegavanje materijalnih nedostataka

Smanjenje zaliha

Uteda trokova putem sveobuhvatnog razmatranja i

optimizacije

Pojednostavljenje protoka materijala

Skraenja rokova isporuke

11/1/2012

22



Kako bi lanac nabavke bio uspean, uspeno primenjen, neophodno je da partneri u lancu nabavke budu ugovorom vezani.

Ova obaveza treba da vai za dug period.

Takvi ugovori u obzir treba da uzmu u obzir sledee aspekte:

Raspodelu kljunih procesa (ko treba da obezbedi koju

vrstu usluga?)

Podelu udela u dodatnoj vrednosti



Definisanje prava menadmenta

Podelu trokova i finansijskih optereanja

Raspodelu rizika

Konfiguraciju procesnih struktura u lancu nabavke

Upravljanje procesima (npr., definisanje procesnih kriterijuma

za merenje procesa koji kontroliu procese, praenje rezultata

...)

Definisanje protoka informacija

Bavljenje izvorima greaka i potencijalnim smetnjama u

komunikaciji sa partnerima u lancu nabavke

Documents

QMS modul 3