Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, khắc phục, phòng ngừa và cải tiến

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Trang 1 / 9

Tên tài liệu: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SẢN PHẨM

KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA VÀ CẢI TIẾN

Mã tài liệu: 004-13/CTW/QT-

ISO Lần sửa đổi: 01

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐÀO TẠO CTWEL **************************

Văn phòng: 25A Lê Văn Thiêm – Thanh Xuân – Hà Nội Trung tâm đào tạo: 347 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội

Tel: 046.291.1479 / 043.557.8563 Fax:043.557.7928 Website: http://ctwel.com Email: [email protected]

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG

NGỪA VÀ CẢI TIẾN

Director DD Admin dept Marketing Dept Training dept R&D Dept ISO dept Qualify dept

Người biên soạn Người kiểm tra Người phê duyệt

Tên: Đỗ Vinh Quang Lê Huy Cẩm

Chức vụ: QMR Director

Chữ ký

Ngày






BẢNG THEO DÕI BAN HÀNH

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi Mục Trang Tóm tắt nội dung sửa đổi / bổ sung






MỤC LỤC

I Mục đích 3

II Phạm vi áp dụng 3

III Tài liệu tham khảo 3

IV Thuật ngữ, định nghĩa và các từ viết tắt 3

4.1 Các từ viết tắt 4

4.2 Định nghĩa 5

V Nội dung Quy trình 5

5.1 Báo cáo về sự KPH 5

5.2 Đánh giá, xem xét mức độ sự KPH 5

5.3 Đề xuất biện pháp sử lý 5

5.4 Phân tích và đề xuất biện pháp phòng ngừa 6

5.5 Đề xuất biện pháp cải tiến 6

5.6 Lưu hồ sơ 7

5.7 Lưu đồ về việc kiểm soát sự KPH 8

5.8 Form mẫu NCR 8






I. Mục đích Quy trình này quy định về trách nhiệm và phương pháp kiểm soát, xử lý các sản phẩm KPH, sự KPH được phát hiện trong quá trình vận hành hệ thống, có nghĩa là cả sản phẩm của quá trình và sản phẩm khách hàng đã nhận được.

II. Phạm vi áp dụng - Quy trình này áp dụng để giải quyết tất cả các sự KPH và sản phẩm KPH

xuất hiện trong quá trình vận hành hệ thống. - Tất cả các nhân viên, phòng ban thuộc hệ thống quản lý chất lượng của

công ty có trách nhiệm áp dụng quy trình này.

III. Tài liệu tham khảo - TCVN ISO 9001:2008 - 001-13/CTW/QT-ISO: Quy trình kiểm soát tài liệu. - 003-13/CTW/QT-ISO: Sổ tay chất lượng.

IV. Thuật ngữ, định nghĩa và các từ viết tắt 4.1 Các từ viết tắt CTWEL Công ty CP tư vấn và đào tạo CTWEL. (CTWEL consulting and training joint stock company). QMR Đại diện lãnh đạo về chất lượng. DC Bộ phận quản lý tài liệu (Document Controler) – Bộ phận ban hành tài liệu hoặc nhận tài liệu từ bên ngoài. HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng. KPH Không phù hợp. NCR Báo cáo về sự KPH.

4.2 Định nghĩa - Sự KPH: Sự không đáp ứng được các yêu cầu đã đề ra. - Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân

của sự KPH đã được phát hiện. - Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân

của sự KPH tiềm tàng hay các tình trạng không mong muốn khác. - Sửa chữa: Hành động được tiến hành đối với sản phẩm KPH để làm cho

sản phẩm đó được chấp nhận với việc sử dụng đã định. - Làm lại: Hành động được tiến hành đối với sản phẩm KPH để làm cho nó

phù hợp với các yêu cầu.






- Loại bỏ: Hành động được tiến hành đối với sản phẩm KPH để loại bỏ sản phẩm đó khỏi việc sử dụng như đã định ban đầu.

V. Nội dung quy trình 5.1 Báo cáo về sự KPH - Mọi nhân viên, phòng ban của CTWEL khi thực hiện công việc, nếu phát

hiện có sự KPH hoặc sản phẩm KPH so với các quy định hiện hành có trách nhiệm xem xét sự KPH đó.

- Trường hợp sự KPH được phát hiện có thể xử lý được ngay một cách đơn giản, nếu thuộc phạm vi xử lý của nhân viên thì nhân viên đó phải có những hành động ngăn chặn ngay và kịp thời báo cáo Lãnh đạo phòng để tiến hành xử lý.

- Nhân viên phát hiện ra sự KPH phải lập báo cáo về sự KPH - NCR (mẫu BM-05).

- Sản phẩm KPH có thể được bỏ qua và vẫn đưa vào sử dụng nếu có sự đồng ý của Ban giám đốc hoặc Đại diện lãnh đạo về chất lượng, nhưng vẫn phải lập hồ sơ.

5.2 Đánh giá, xem xét mức độ sự KPH - Theo chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban đã được Giám đốc phê duyệt,

các sản phẩm KPH và sự KPH liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm đề ra biện pháp xử lý ghi vào NCR. Trong trường hợp ngoài quyền hạn thì xin ý kiến và hướng giải quyết của Ban giám đốc hoặc Đại diện lãnh đạo về chất lượng.

- Lãnh đạo phòng, ban đó cũng phải đề xuất thời gian thực hiện các biện pháp khắc phục và theo dõi việc thực hiện các khắc phục.

5.3 Đề xuất biện pháp xử lý. - NCR phải được gửi cho các phòng ban liên quan theo dõi và xử lý. NCR

phải có đầy đủ các thông tin: + Tên, hạng mục, sản phẩm KPH. + Phòng, ban, cá nhân gây ra sự KPH. + Tài liệu căn cứ để đánh giá. + Mô tả sự KPH, sản phẩm KPH. + Phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. + Bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục, kiểm tra. + Thời gian thực hiện hành động khắc phục.






- NCR phải được Ban giám đốc/QMR xem xét, phê duyệt và được ghi nhớ để tiến hành xét kỷ luật trong các cuộc họp giao ban khen thưởng, kỷ luật của toàn Công ty.

- Đối với sản phẩm KPH được khách hàng khiếu nại hoặc có ý kiến (đã cung cấp đến khách hàng) thì phải báo cáo Ban giám đốc để chỉ đạo các phòng, ban liên quan xử lý và phải được ghi nhận tại biểu mẫu BM-05 để theo dõi, tổng hợp.

- Khi hành động khắc phục được hoàn thành, người kiểm tra phải ghi vào phần “Kiểm tra thực hiện” của NCR.

- NCR và các báo cáo liên quan phải chuyển tới Ban giám đốc hoặc QMR để xác nhận mọi phần của NCR đã hoàn thành và đã có đầy đủ các báo cáo kiểm tra (nếu yêu cầu).

- Khi sự KPH hoặc sản phẩn KPH cần sự phê duyệt của khách hàng thì phải đảm bảo rằng có được sự chấp thuận của khách hàng trước khi thực hiện các hành động tiếp theo.

5.4 Phân tích và đề xuất biện pháp phòng ngừa. - Lãnh đạo phòng, ban gây ra sự KPH hoặc sản phẩm KPH phải phân tích rõ

nguyên nhân gây ra sự KPH, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm ngăn ngừa những lỗi tương tự xảy ra.

- Hành động phòng ngừa được áp dụng để xác định cơ hội cải tiến và loại trừ nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự KPH.

- Hành động phòng ngừa có thể xác định trên cơ sở phân tích các dữ liệu từ: + Xem xét lãnh đạo + Dữ liệu thống kê + Khi sự KPH của quá trình, sản phẩm mang tính hệ thống hoặc

trương hợp sự KPH xảy ra nhiều lần với nhiều nguyên nhân. + Thống kê sự thỏa mãn của khác hàng. + Đề xuất của lãnh đạo và nhân viên.

5.5 Đề xuất biện pháp cải tiến - Công ty khuyến khích mọi nhân viên trong quá trình làm việc đưa ra các

biện pháp để tạo ra một cách có tổ chức “sự thay đổi có lợi”. Tức là đạt được mức hiệu suất không tiền lệ, hay còn gọi là sự đột phá.

- Công ty khuyến khích mọi nhân viên đưa ra các biện pháp sáng tạo, giảm chi phí và tránh lãng phí trong quá trình thực thi công việc.

- Các biện pháp cải tiến này sẽ được các trưởng phòng ban ghi chép lại và chuyển cho ban lãnh đạo xem xét.






- Hàng năm ,công ty sẽ có đợt xem xét và khen thưởng những biện pháp cải tiến tốt nhất, hiệu quả nhất.

5.6 Lưu hồ sơ - NCR và các báo cáo kiểm tra liên quan phải được các phòng ban liên quan

lưu trong thời gian thực hiện dự án, công việc. - Sau khi kết thúc dự án, công việc, các hồ sơ trên được lưu theo quy định

của Quy trình kiểm soát hồ sơ “002-13/CTW/QT-ISO”.






5.7 Lưu đồ về việc kiểm soát sự KPH.

STT Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu

1 Nhân viên, lãnh đạo các

phòng, ban

005-13/CTW/BM-ISO

2

Lãnh đạo phòng, ban

005-13/CTW/BM-ISO

3 Đại diện phòng, ban gây ra KPH và các đơn vị có

liên quan

005-13/CTW/BM-ISO

4 Ban giám đốc / QMR

005-13/CTW/BM-ISO

5

Nhân viên, phòng ban

được phân công

005-13/CTW/BM-ISO

6

Nhân viên, phòng ban được phân công

005-13/CTW/BM-ISO

7

Lãnh đạo phòng ban

005-13/CTW/BM-ISO

8 Các phòng ban có liên

quan

005-13/CTW/BM-ISO

5.8 Form mẫu NCR (05-13/CTW/BM-ISO)

Chi tiết đính kèm quy trình này.

Phát hiện sự KPH, sản phẩm KPH

Đánh giá

Xác định nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý, lập NCR

Ban giám đốc/QMR Duyệt

Thực hiện xử lý

Kiểm tra

Phân tích, nghiên cứu đưa ra các biện pháp phòng

Lưu hồ sơ

Documents

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, khắc phục, phòng ngừa và cải tiến