Rapport Presentationsteknik (3) · 2019. 12. 4. · Den tredje principen handlar om hur du använder bildspel, exempelvis PowerPoint, på rätt sätt så att det tillför något till

EffektivPresentationsteknik.se

Tre vanliga misstag vid muntliga presentationer – och hur du undviker dem

Tre vanliga misstag vid muntliga presentationer –och hur du undviker dem

En rapport frånEffektivPresentationsteknik.se


2

© 2010 EffektivPresentationsteknik.seAlla rättigheter reserverade

http://www.EffektivPresentationsteknik.se

http://www.EffektivPresentationsteknik.se

http://effektivpresentationsteknik.se


Innehåll

Inledning 4

Misstag 1: Glasväggen 5

Misstag 2: Spådomar 8

Misstag 3: Bildspelssjukan 10

Avslutning 11


3




InledningTänk efter: hur många presentationer, föreläsningar eller utbildningar har du varit på det senaste året?

Hur många av dessa presentationer har varit bra? Hur ofta har det hänt att du har läm-nat föreläsningen med en känsla av att du skulle ha velat höra mer?

Jag gissar att de föreläsare du har sett har imponerat på dig olika mycket. En del tycks födda till bra talare, andra tycks göra sitt bästa för att leva upp till den slitna inlednings-frasen ”jag är egentligen ingen talare …”

Men faktum är att du inte behöver vara född till talare för att framstå som en sådan. Al-la människor kan lära sig att tala inför andra och att göra ett starkt intryck på sin publik. Allt som krävs är kunskap och träning.

Genom att använda dig av det du kommer att få lära dig i den här rapporten kommer du att avsevärt kunna förbättra kvaliteten på dina föreläsningar och presentationer, oav-sett vilket sammanhang det handlar om.

Färdigheter i att tala har du nytta av i många sammanhang, inte bara i jobbet. Tänk ba-ra på alla de tillfälle i privatlivet där det hör till god ton att någon eller några personer gör sin stämma hörd, exempelvis bröllop och födelsedagar.

I den här rapporten kommer vi att titta på tre misstag som många föreläsare gör och hur du kan undvika att göra samma misstag. Självklart finns det mycket mer än de här sa-kerna att tänka på när det handlar om muntliga presentationer.

Men om du använder dig av det du kommer att få lära dig i den här rapporten kommer du ändå att kunna ligga bättre till än många föreläsare där ute. Ja, jag vet, det är stora ord. Men det är ingen slump att vissa presentationer är bättre än andra. Vad vi gör när vi står på scen har stor betydelse för hur vi uppfattas.

Låt oss nu titta lite snabbt på vad du kommer att få lära dig i den här rapporten. Den första principen handlar om hur du aktiverar publiken så att den inte nickar till och tap-par koncentrationen under föreläsningen.

Den andra principer handlar om hur du hanterar din nervositet före och under en före-läsning så att du behåller lugnet och ger ett säkrare intryck.


4




Den tredje principen handlar om hur du använder bildspel, exempelvis PowerPoint, på rätt sätt så att det tillför något till föreläsningen i stället för att stå i vägen mellan dig och publiken och det du vill ha sagt.

Samtliga de här principerna är viktiga för att din föreläsning ska bli lyckad. Men de är inte värda någonting om du inte använder dig av dem. Det är därför viktigt att du verk-ligen tar det du får lära dig i den här rapporten och använder dig av det.

Du behöver inte använda alltihop på en gång. Ta en princip i taget och prova hur det känns att använda dig av den. Därefter går du vidare och provar nästa knep. På så sätt bygger du hela tiden på dina kunskaper och färdigheter utan att bli överväldigad.

Teknikerna fungerar verkligen, och när du väl har lärt dig använda dem på rätt sätt kommer de att ha en stor positiv effekt på dina framträdanden, så att publiken vill ha mer av dig.

Detta gör också att det blir roligare för dig att hålla föreläsningar i framtiden. Och ju roligare vi tycker något är, desto lättare går det oftast och desto bättre blir vi på det. På så sätt hamnar du i en positiv spiral.

Även om de här principerna är enkla så är det långt ifrån självklart att använda sig av dem. Därför kommer de också att få dig att sticka ut från mängden på ett positivt sätt om du använder dig av dem. Med andra ord: med relativt lite arbetsinsats kommer du att få ganska mycket tillbaka.

Men nog pratat om detta. Låt oss nu gå över och titta på de tre vanliga misstagen vid muntliga presentationer och hur du kan göra någonting åt dem.

Misstag 1: GlasväggenOavsett vad du talar om och hur intressant det än är, både för dig och dina åhörare, så kommer publiken förr eller senare att tappa koncentrationen. En del personer tidigare än andra. Efter ett tag vill helt enkelt publikens tankar vandra iväg i en annan riktning än det du talar om, och då måste du hantera detta.

Om du inte hanterar den sviktande koncentrationen får det en rad negativa konsekven-ser för både dig och personerna i publiken. De har svårt att koncentrera sig samtidigt


5




som de förmodligen gör sitt bästa för att verka intresserade. Det är ju ganska pinsamt att visa för en föreläsare att det som han eller hon talar om för tillfället inte engagerar.

För det andra har det en negativ effekt på dig som föreläsare. När vi märker att publiken börjat tappa intresset och att de är någon annanstans mentalt är det lätt att vi blir stres-sade och känner oss obekväma. Och det har sällan en bra effekt på presentationens kva-litet. Således har du allt att vinna på att hålla dina åhörare alerta.

Ett misstag som många föreläsare gör och som ökar risken för detta är att de glömmer bort att aktivera åhörarna med jämna mellanrum. Effekten blir att de talar som om det fanns en glasvägg mellan dem och publiken, där åhörarna inte förväntas delta i presen-tationen överhuvudtaget.

Faktum är att koncentrationen hos många människor börjar svikta redan efter några minuter. Om de då inte blir aktiverade finns risken för att deras tankar börjar glida iväg och då kan det vara svårt att fånga upp dem igen.

Det är därför viktigt att du lägger in avsnitt i föreläsningen som leder till att publiken blir aktiverad. Dessutom bör du försöka se till att variera de olika teknikerna som du använ-der för att sätta fart på deltagarna. Vi ska nu titta på tre sätt att hålla publiken alert.

Det första knepet för att öka aktiviteten är att ställa frågor med jämna mellanrum. I stäl-let för att berätta hur du tycker att saker och ting är kan du då och då fråga publiken vad de tycker om något eller vad de tror att det du berättar om får för konsekvenser.

Det är också bra om du kan få publiken att knyta det du talar om till sin egen verklighet och berätta om detta. Om du till exempel håller en föreläsning om försäljningsteknik och talar om den så kallade SPIN-metodiken kan du fråga om någon i publiken har er-farenhet att arbeta med denna metod.

Hittar du någon som har den erfarenheten kan du be honom eller henne att berätta lite om det. På så sätt blir föreläsningen dessutom mer varierad eftersom det inte bara är du som talar.

Området variation för oss osökt in på den andra tekniken vi ska titta på, och den hand-lar om att använda sig av varierande uttryckssätt för att hålla publiken vid liv. Det är vik-tigt att du utnyttjar olika kanaler för att föra fram ditt budskap för att aktivera publiken.


6




Ett sätt att öka energinivån i rummet är att använda ett annat hjälpmedel än du har gjort den senaste kvarten eller halvtimmen. Om du har visat en mängd PowerPoint-bil-der kan du till exempel gå över till att rita på ett blädderblock eller en whiteboard. På så sätt händer det något nytt och publiken hindras från att nicka till.

Det är viktigt att komma ihåg att alla aktiviteter som du lägger in i din presentation ska ha med det du talar om att göra. Du ska med andra ord inte lägga in en övning som inte berör det aktuella avsnittet, enbart för att du vill ha in en aktivitet. Ett undantag från detta är om ni ägnar er åt någon gymnastik med jämna mellanrum för att hålla aktivite-ten igång.

Det tredje sättet att aktivera publiken på som vi ska gå igenom är att anordna så kallade bikupor. En bikupa är helt enkelt en diskussion som pågår i mindre grupper på max fyra personer. De får några minuter på sig att diskutera en viss fråga och därefter får varje grupp berätta vad den kommit fram till.

Ämnet för diskussionen bör vara något som inte är helt självklart för de flesta. Med and-ra ord är det inget bra att låta grupperna diskutera huruvida det är bra med miljöförstö-ring eller inte.

Det finns säkert en och annan som skulle svara ja på den frågan också, inte minst för att provocera, men de flesta kommer nog att vara överens och då blir det ingen intressant diskussion. Försök alltså att hitta något som de flesta inte kommer att vara helt ense om.

Behovet av att lägga in aktiviteter varierar naturligtvis med hur lång din presentation eller ditt tal är. Ett tal på tre minuter kanske inte kräver någon direkt aktivitet, men det finns alltid möjlighet att lägga in en fråga eller två även under en kort presentation.

När du inkluderar den här typen av aktiviteter med jämna mellanrum i din presentation minskar du risken dramatiskt för att du ska få se publikens tankar vandra iväg någon annanstans. I stället får du möte en publik som är på alerten och som tar till sig det du säger. Och det gör också att det blir roligare för dig att föreläsa.


7




Misstag 2: SpådomarDet är inte ovanligt att människor som ska föreläsa eller hålla ett tal blir väldigt nervösa innan det är dags att kliva upp på scenen. För vissa människor kan det bli riktigt plåg-samt och leda till många sömnlösa nätter i väntan på att föreläsningen ska hållas.

Dessutom finns det en risk för att nervositeten gör att föreläsningen som helhet blir säm-re. Det är svårt att föra fram budskapet på ett bra sätt om vi inte är helt avspända när vi talar.

Men som tur är finns det en hel del som vi kan göra för att minska nervositeten och det är det vi ska vi titta på i det här avsnittet.

Nervositet inför en föreläsning beror ofta på att vi har katastroftankar kring allt som kan gå snett under presentationen. Inom kognitiv terapi brukar man kalla den här typen av tankar för katastrofiering eller spådom.

Ordet spådom syftar på att vi ser in i framtiden, det vill säga tillfället för vår föreläsning, och utgår ifrån att det kommer att gå snett, även om vi inte har några egentliga bevis för detta.

Det är lätt att drabbas av tankar som att vi inte kommer att komma ihåg vad vi ska säga, att publiken kommer att tycka att det vi säger är fånigt eller att det kommer att märkas på oss hur nervösa vi är.

Många gånger är dessa tankar väldigt överdrivna och väldigt negativa. För faktum är att det inte kan hända så mycket hemskt. Det värsta som kan ske är att folk inte gillar det vi gör eller att vi inte vet vad vi ska säga. Självklart är det jättetråkigt om detta händer, men jorden går knappast under för det.

De flesta människor kan säkert känna igen sig i det här. Det finns till och med undersök-ningar som visar att något av det som skrämmer människor mest är att hålla tal inför en större grupp.

Även om nervositeten kan vara väldigt obehaglig är det viktigt att komma ihåg att ett visst mått av anspänning kan vara till nytta för oss under en presentation. Det gör näm-ligen att vi blir mer fokuserade och anstränger oss lite extra. Först när nervositeten gör att vi mår dåligt och får svårt att genomföra föredraget blir den problematisk.


8




Så låt oss nu titta på hur vi kan göra för att hantera nervositeten. En av de viktigaste fak-torerna för att minska nervositeten är att förbereda dig ordentligt. Ju mer tid du har lagt på att träna dig på vad du ska säga, desto mer avslappnad kan du vara under själva pre-sentationen. Det låter kanske självklart, men det är lätt att glömma detta.

En del människor undviker att förbereda sig eftersom bara tanken på att föreläsa och att förbereda sig inför föreläsningen får dem att må dåligt. På så sätt kan vi säga att nervosi-teten i dessa fall blir en självuppfyllande profetia eftersom rädslan hindrar dem från att göra det som krävs för att oron ska minska.

Ett annat enkelt knep för att minska nervositeten är att bekanta dig lite med deltagarna på förhand. Var på plats en stund innan föreläsningen börjar och tala lite med åhörarna allteftersom de anländer.

Även om du inte hinner prata med samtliga i publiken så brukar det underlätta lite att känna att man är bekant med åtminstone några i publiken. Om du redan känner de fles-ta sedan tidigare brukar det ändå kännas bättre att småprata lite innan du ställer dig på scenen.

Det tredje knepet vi ska titta på har jag hört används av en del skådespelare för att minska nervositeten på scenen. Tricket går ut på att låtsas att du håller din föreläsning för en enda person i publiken och att den personen älskar dig förutsättningslöst.

Välj gärna någon i publiken som du tycker ser vänlig ut och som verkar följa med i det du säger. Vad personen egentligen tycker vet du ju inte och det är egentligen inte intres-sant. Det viktigaste är att du arbetar efter den här föreställningen.

Detta innebär naturligtvis inte att du enbart ska titta på honom eller henne, men genom att göra dig den här mentala föreställningen kan du öka din trygghet och känna dig mer bekväm på scenen. Du ”vet” ju att det finns åtminstone en person i gruppen som slukar allt du säger.

Till sist, om något av det du är rädd för skulle inträffa, att du till exempel kommer av dig och inte vet vad du ska säga så behöver det inte vara någon katastrof. Kom ihåg att pu-bliken vill att du ska lyckas lika mycket som du vill det, och därför är de också beredda att vänta några minuter tills du är tillbaka på banan igen.

Ett sätt att hantera ett sådant här ofrivilligt avbrott kan vara att lämna över ordet till pu-bliken genom att exempelvis ställa en fråga.


9




Om du talar om SPIN-metoden och helt plötsligt kommer av dig, kan du helt enkelt frå-ga något i stil med ”vad tror ni det finns för andra användningsområden för den här me-toden förutom i samband med försäljning?”.

En sådan standardfråga kan du förbereda redan på förhand och ha till hands oavsett när och i vilket avsnitt du kommer av dig eftersom den passar in nästan överallt. Genom att ha några sådana frågor på lager har du ökat chansen betydligt för att klara dig om du skulle komma av dig, och det gör också att du blir lite lugnare.

Ju mer du ser till att hantera din nervositet genom att använda dig av några av de här strategierna, desto mer kan du koncentrera dig på din föreläsning och se till att ditt bud-skap kommer fram. Om du är fullt upptagen med att tänka på hur nervös du är så blir det svårt att fokusera på det du vill säga.

Dessutom blir det lättare för publiken att koncentrera sig på det du säger. Även om det oftast inte märks hur nervösa vi är så kan det bli besvärande för publiken om föreläsaren ser alltför plågad ut och då blir det också svårare för den att ta till sig föreläsningen.

Så genom att ta hand om din nervositet och göra det bästa du kan för att hålla den i schack gör du både dig och din publik en tjänst. Trots allt har ni ju båda något att vinna på att din föreläsning blir bra.

Misstag 3: BildspelssjukanOm du har hållit i minst en föreläsning i ditt liv så kan jag vara ganska säker på att du också har använt dig av ett bildspel, exempelvis en PowerPoint-presentation. Det är näs-tan en självklarhet att vi ska använda oss av ett bildspel när vi föreläser i dag.

Och det är inget fel med att använda bildspel, men det finns två sätt att göra det på: ett rätt och ett fel. Låt oss nu titta på hur du ska använda dina bildspel på rätt sätt så att de tillför föreläsningen något i stället för tvärtom.

Dessvärre använder de flesta föreläsare det här hjälpmedlet på fel sätt. Jag skulle tippa att det säkert gäller 90 procent av alla föreläsare. Och det stora felet som jag syftar på är att bilderna ofta bara är en återgivning av det som föreläsaren talar om. Båda säger samma sak.


10




Föreläsaren visar upp en bild där det ofta återfinns mellan fem och tio punkter med me-ningar eller stödord, och sedan pratar han eller hon omkring dessa bilder ända tills det är dags att visa upp en ny bild med lika många punkter och upprepa hela proceduren.

Det som gör detta problematiskt är att publiken egentligen inte har någon nytta av bildspelet eftersom det inte tillför något nytt. Vill man vara elak så kan man säga att den heller inte behöver föreläsaren eftersom han eller hon inte tillför något nytt.

Om vi överhuvudtaget ska använda oss av ett bildspel, så ska det också tillföra något nytt. Innan vi går vidare och tittar på hur vi kan göra detta rent konkret, så låt oss bara konstatera att det faktiskt inte är nödvändigt att använda sig av ett bildspel bara för att möjligheten finns.

Hur som helst, ett av de enklaste sätten att se till att presentationen kompletterar det vi säger i stället för att upprepa samma sak är att fokusera mer på bilder i stället för text. Det gör du genom att helt enkelt visa bilder som illustrerar det du säger.

Om du till exempel talar om en avslutsteknik för att öka försäljningen kan du visa en bild på två personer som skakar hand i stället för en massa punkter som radar upp exakt samma sak som du säger.

Det kan också vara bra att sätta en rubrik som sammanfattar vad det är du vill säga på ett träffsäkert sätt. En sådan mening ger något mer än en massa punkter.

När du koncentrerar ditt bildspel på bilder i stället för på text så kommer du att tala till flera sinnen hos publiken. Bilder väcker ofta känslor och det är ett viktigt inslag både för att presentationen ska bli intressant att lyssna på och för att budskapet ska fastna.

Dessutom kommer du att sticka ut i mängden av alla föreläsare som använder sig av punktlista efter punktlista när de föreläser. Dina bilder och din presentation kommer att vara ett välkommet inslag i en värld full av punkter.

AvslutningLåt oss avsluta med några saker som kan vara viktiga att tänka på framöver. För det förs-ta vill jag att du ska komma ihåg att även om de här principerna är bedrägligt enkla så kan de ha en stor effekt på dina presentationer.


11




Som jag nämnde tidigare: det är ingen slump att vissa föreläsningar är bättre än andra, och detta är några exempel på vad som utmärker en bra presentation.

Så sätt igång så snart som möjligt och prova teknikerna. Det är först när du använder dig av dem i praktiken som du kan utvärdera dem till fullo. Det är också då som du kan anpassa dem efter din egen stil. Var inte rädd för att experimentera och prova dig fram.

Jag hoppas att du har blivit inspirerad att fortsätta lära dig mer om presentationsteknik. Se till att ta varje chans du får att hålla ett föredrag eller någon annan form av presenta-tion. Övning ger som bekant färdighet och ju mer du tränar desto bättre blir du.

Jag behöver väl knappast nämna att de tips vi nu har gått igenom bara är några exempel på allt som finns att lära sig om presentationsteknik. Om du vill veta mer om hur du kan förbättra dina föreläsningar och presentationer, fundera på om kursen Professionell presen-tationsteknik i teori och praktik kan vara något för dig. Läs mer om kursen på www.EffektivPresentationsteknik.se.

Du är också välkommen att höra av dig via [email protected] med frågor om kursen.

Till sist: Ett stort lycka till med dina presentationer!


12


http://effektivpresentationsteknik.se/utbildning-presentationsteknik/

http://effektivpresentationsteknik.se/utbildning-presentationsteknik/

mailto:[email protected]?subject=Kurs%20i%20presentationsteknik

mailto:[email protected]?subject=Kurs%20i%20presentationsteknik



Documents

Rapport Presentationsteknik (3) · 2019. 12. 4. · Den tredje principen handlar om hur du använder bildspel, exempelvis PowerPoint, på rätt sätt så att det tillför något till