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Realizar un análisis de las herramientas de la Ingeniería Industrial que se pueden aplicar en el Área de Logística y Calidad de la empresa “TODO CUEROS S.A.”, tales como: distribución de los materiales en el almacén, control de inventarios, ABC del almacén, hacer una clasificación de los insumos, aplicar la Norma ISO 9001:2008 e implementar un manual de procedimiento de Calidad.
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RELACIONAR LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD, CON LOS PROCESOS DEFINIDOS ELABORADO POR: LINA PATRICIA LEON GALEANO EMPRESA: TODO CUEROS S.A.
Objetivos
Realizar un análisis de las herramientas de la Ingeniería Industrial que se pueden aplicar
en el Área de Logística y Calidad de la empresa “TODO CUEROS S.A.”, tales como:
distribución de los materiales en el almacén, control de inventarios, ABC del almacén,
hacer una clasificación de los insumos, aplicar la Norma ISO 9001:2008 e implementar un
manual de procedimiento de Calidad.
Proponer herramientas de Ingeniería Industrial a utilizar en el Área de Logística de la
empresa “TODO CUEROS S.A., tales como: Indicadores de desempeño logístico, Layout
del almacén, clasificación ABC del almacén, indicadores de humedad, aplicar la norma
ISO 9001:2008 y clasificación de insumos.
Aplicar e implementar las herramientas de la Ingeniería Industrial, en el Área de Logística
y Calidad de la empresa “TODO CUEROS S.A.”
Realizar un FEEDBACK (Retroalimentación) y Plan de Contingencia de acuerdo a los
resultados obtenidos al aplicar los indicadores en el Área de Logística y Calidad.
Metas de la Logística
Según Donald Bowersox y David Closs, renombradas autoridades en este campo, la
logística requiere la coordinación de muchas actividades que controlan y rodean el
transporte, incluyendo diseño de la red de contactos, información, transporte, inventario y
almacenamiento, estos autores antes mencionados describen seis objetivos
operacionales de un sistema logístico:
Objetivos y metas de la
logística
Producto adecuado
Flexibilidad
Cantidad Precisa
Confiabilidad de entrega
Momento exacto
Tiempo de espera de la
entrega
Costo mínimo
Nivel de inventario
Respuesta Rápida.
Desviaciones Mínimas.
Inventario Mínimo.
Consolidación de movimientos (costo y frecuencia de transporte)
Calidad (producto y servicio)
En relación con Donald Bowersox y David Closs en cuanto a los objetivos y metas, el
autor Lasagne Tanguy los sintetiza mediante en siguiente gráfico:
Gráfico N° 01: Objetivos y metas de la Logística
Fuente: Elaboración propia
En esta relación que se establece entre las diferentes empresas, organizaciones o
servicios, juega un papel fundamental el departamento o área comercial, ya que es el que
se encarga de materializar las ventas y por ende la distribución física de las mercancías.
PLAN LOGÍSTICO
Clasificación de los artículos estableciendo sus características logísticas.
Nivel de actividad logística a desarrollar en general y para cada artículo, así como
el tipo de ella
Escalonamiento o etapas de trasporte y almacenamiento que deben recorrer los
artículos, Proceso logístico y la implantación de almacenes.
Distribución de los centros logísticos.
El plan logístico más adecuado depende de la política de aprovisionamiento, volumen de
estos, sistema de trasporte y almacenes existentes, productos y elementos manejados,
etc., así como la evolución futura esperada.
En general, debe conseguir:
Reducir los trasportes empleados, no solo en cuanto a las distancias recorridas y
etapas empleadas, sino principalmente buscando la agrupación de ellos para lograr
dimensiones críticas.
Reducir las manipulaciones es necesarias, procurando cambiar la mercadería de
lugar el menor número de veces.
Reducir los stocks, tratando de minimizarlos, así como el volumen y espacio
ocupado por ellos.
Reducir las clasificaciones en grupos distintos al mínimo posible así como el
número de recintos en los cuales deben almacenarse. Adquirir los materiales en la forma
más adecuada para su consumo, evitando en lo posible los desembalajes, adaptaciones y
preparaciones posteriores.
Reducir el número de controles, contabilizaciones y revisiones necesarias,
haciendo que sean lo más fáciles y cómodas posibles.
El principio general es, por tanto, reducir al máximo el proceso logístico necesario,
haciendo más rápido, sencillo, cómodo y barato, empleando los mínimos medios
humanos y materiales.
ESTRATEGIAS LOGÍSTICAS
Dentro de las empresas el rol del mercado consiste en estimular la demanda y para ello
necesita de la implementación de estrategias logísticas para satisfacerla ,es decir ,las
empresas deben desarrollar un detallado análisis de la demanda en términos de nivel
,locación y tiempo a fin de determinar el punto de partida para el logro del resultado final
de la actividad logística que consiste en atender dicha demanda en términos de costos y
efectividad como las empresas desarrollan procesos logísticos, las estrategias deberán
ser implementadas en actividades tales como :
Servicio al Cliente
Transporte Gestión de inventarios
Cantidad de pedidos
Gráfico N° 02: Estrategias Logísticas
Fuente: Elaboración propia
LA FUNCIÓN LOGÍSTICA
Desde que un producto sale de una fábrica o almacén hasta que llega al consumidor final,
va pasando por una serie de etapas. Este proceso es complejo y de que se realice
correctamente va a depender que el producto llegue al cliente en condiciones óptimas
para su consumo. La función logística se ocupa de este proceso.
Se puede definir la función logística como "la empresa encargada de satisfacer las
necesidades del cliente, proporcionándole los productos en el momento, lugar y cantidad
en que la demande el cliente, todo ello al mínimo coste’’
Misión
Tener el producto en el momento en que lo demanda el cliente.
Existen muchos productos en los que la oportunidad es un factor esencial. Por
ejemplo, los consumidores desean comprar el periódico en el día en que éste es
publicado, y no después.
En el lugar deseado.
El cliente desea que el producto le sea ofrecido en un sitio determinado, donde le
resulte más fácil o atractivo adquirirlo.
En la cantidad adecuada. Dependiendo del tipo de cliente, las empresas deberán
ofrecer sus productos en unidades, cajas, pallets, etc.
OBJETIVOS
La satisfacción de las necesidades del cliente es uno de los objetivos principales de la
logística.
Cuando una empresa no puede ofrecer un producto a su cliente en el momento, lugar y
cantidad deseada, se produce una ruptura de stock. Esta ruptura de stock es un coste
muy elevado por dos motivos:
En primer lugar, supone una venta potencial no realizada.
El segundo motivo, casi siempre más importante que el primero, es que una
ruptura de stock supone que la empresa va a perder imagen de cara a su cliente,
comprometiendo de esta manera las ventas futuras.
A pesar de la importancia que tiene el servicio al cliente, éste no puede supeditar toda la
actividad logística, y de ahí el segundo objetivo de la función logística que aparece en la
definición: satisfacer las necesidades del cliente al mínimo coste.
GESTIÓN DE ALMACENES
Todos los esfuerzos realizados en logística para conseguir la excelencia en el servicio al
cliente, junto con una reducción drástica de los stocks, han potenciado la necesidad de
tener una organización eficaz en los almacenes, constituyendo hoy en día, sin duda
alguna, uno de los puntos neurálgicos más importantes para una correcta política de
distribución.
Los avances tecnológicos actuales, tanto en el campo de la manipulación física de
materiales como de las técnicas de almacenaje propiamente dichas, junto con la
aplicación extensiva de la informática o incluso la robótica, han creado un cambio de
cultivo suficientemente sustancioso como para hacer que los almacenes constituyan una
de las áreas más tecnificadas dentro de la llamada cadena logística de distribución.
El almacén y sus funciones
Desde el punto de vista operativo, la función del almacén tiene un doble enfoque, como
actividad al servicio: del proceso productivo o de la organización distributiva.
En el primer caso, el almacén de aprovisionamiento se constituye en un sistema de
alimentación del proceso productivo, colaborando en la uniformidad y continuidad de éste;
es el eslabón que une la producción con el cliente. En el segundo caso, el almacén se
constituye como un sistema de alimentación al mercado, ayudando a la función de ventas
Recepción
Inspección
Clasificación
Sistematización
Distribución
a proporcionar un servicio eficaz al cliente en este caso sería la pieza de la cadena que
enlaza la producción con el cliente.
Actividades
Se puede señalar como actividades propias de almacén:
Gráfico N° 03: Actividades de un almacén
Fuente: Elaboración propia
Oferta vs. Demanda
Esta función tiene su explicación desde el hecho de que la demanda de un producto no
siempre coincide en tiempo y cantidad con su oferta, por lo que se imponen ciertos stocks,
dado que la demanda insatisfecha de un cliente por problemas en el transporte, falta de
previsión de los proveedores u otras eventualidades, puede producir la pérdida del mismo,
con el consiguiente resultado negativo en la cuota de mercado y en los ingresos de la
empresa. La estacionalidad de la demanda de ciertos productos puede producir una
descoordinación entre el momento de su producción y su época de venta.
Funciones
La función de almacén como reductora de costes
Actividades
administrativas
Actividades
contables
Se producirá esto cuando resulta más rentable adquirir algunos artículos en grandes lotes
y/o transportarlos en cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento cercanos a
los puntos de venta, que adquirir lotes más pequeños en los momentos puntuales que
indique la demanda.
La función de almacén como complemento del proceso productivo
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios
factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de
centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin
embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a
todo tipo de almacenes:
- Recepción de materiales en el almacén.
- Registro de entradas y salidas del almacén.
- Almacenamiento de materiales.
- Mantenimiento de materiales y del almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.
SISTEMA DE ALMACENAJE.
Almacenamiento de bloques
Consiste en apilar las mercaderías una encima de otras, formando bloques compactos. Es
un sistema que se emplea tanto para pallets como para mercadería sin paletizar.
Ventajas
No se necesita infraestructura y se puede manipular de forma manual o con maquina
sencilla.
Desventajas
La mercadería se puede deteriorar fácilmente si el embalaje no es consistente.
Solo se puede extraer la última carga que se almaceno, con lo que la mercadería no se
renueva.
Estanterías convencionales fijas:
Es el sistema más universal para productos paletizados o no. Se basa en estanterías que
permiten el acceso directo a los productos almacenados en ella a través de distintos, cuyo
ancho estará determinado por el medio de manipulación empleado.
Ventajas
- Se puede emplear en los almacenes con mercadería heterogénea (muchas
referencias y pocas unidades por referencia)
- Fácil localización de productos.
- Permite almacenar mucha variedad de tipos de unidad de agua.
- Permite acceder a todas las referencias almacenadas, a diferencia de sus
alternativas.
Desventaja:
- No aprovecha suficientemente el espacio, pues requiere muchos pasillos.
Personal en almacén
El tamaño y distribución de la plantilla dependerá mucho del tamaño del almacén, así
como de las operaciones que se realicen en el mismo. Aun así, hay una serie de puestos
de trabajo que suelen existir en todos los tipos de almacén. Estos puestos son:
Jefe de almacén
Es el máximo responsable del centro de trabajo. Se encarga de asignar tareas, definir la
plantilla necesaria, y el resto de funciones que le asigne la dirección general o de logística
Verificadores
Se encargan de verificar las entradas de mercadería. Su misión es “puntear” el albarán,
para comprobar que lo que se recibe se corresponde con lo que se refleja en este
documento.
Preparadores de pedido
Son los encargados de seleccionar, agrupar y trasportar las distintas unidades de las que
se compone un pedido.
Carretilleros:
Son los encargados de colocar los pedidos, una vez verificado en la zona de almacenaje.
También trasladan pallets en las distintas zonas y reponen los pallets agotados en las
zonas o huecos de picking.
Personal Administrativo
Se encarga de dar de alta la mercadería recibida en los registros de la empresa
(normalmente un ordenador), archivar la documentación recibida y emitida, hacer los
balances de los pedidos, etc.
GESTIÓN DE STOCK
El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y artículos que la
empresa almacena en espera de su utilización o venta posterior. Casi en la totalidad de
las empresas tienen que mantener un inventario o stock de distintos tipos de bienes.
En el caso de las empresas industriales, se debe mantener un stock determinado de
materias primas y otros aprovisionamientos y productos terminados con los que hacer
frente a la demanda de sus clientes.
Tipos de sistemas gestión de stock
A la hora de gestionar sus existencias, las empresas pueden emplear dos alternativas: los
sistemas de revisión continua y los sistemas de revisión periódica
Sistema de revisión continua
Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada
transacción. Para ello, se suele emplear un sistema informatice en el que se registran:
Entradas de mercadería
Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas
entradas serán las compras y las devoluciones de mercancías que realizan los clientes.
Salidas de mercadería
Son transacciones que disminuyen el stock de la empresa, fundamentalmente las
ventas, pero también las devoluciones que hacemos a los proveedores, las rupturas, los
robos y las mermas.
Estos sistemas permiten conocer el nivel de stock que tiene la empresa de un
determinado artículo, sin necesidad de acudir a su recuento en el almacén.
Sistema de revisión periódica
Es un sistema más simple que el anterior. En este caso las entradas y salidas de
mercancías no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar
pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este
sistema solo se puede emplear cuando hay poca variedad de artículos (poco surtido) y
pocas unidades de cada artículo o referencia. Las empresas emplean u otro sistema
dependiendo del nivel de stock, de su tamaño, de su complejidad, etc. El pequeño
comercio suelen emplear un sistema de revisión periódica para evitarse tener que registra
cada venta o cada transacción.
Los inventarios
El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer la necesidad
actual o futura.
Elementos básicos de los sistemas de inventarios
Los elementos básicos de los sistemas de inventarios que es necesario destacar son: la
demanda, los reaprovisionamientos y los costes.
La demanda
Podemos definir a la demanda como la cantidad de productos que el cliente solicita de un
determinado bien de la empresa.
El tamaño de la demanda constituye la cantidad de productos necesaria para atender a la
demanda entre dos reaprovisionamientos; es decir, aquella cantidad necesaria para
atender a los clientes o al proceso productivo entre la llegada de un paquete de ítems o
productos y otra.
La tasa de demanda se puede definir como el tamaño de la demanda por unidad de
tiempo.
Un modo de demanda es la manera en la que el tamaño de la demanda es retirado de los
inventarios. Podemos distinguir diferentes modelos de demanda, como son los uniformes,
el instantáneo, el potencial, etc.
Los reaprovisionamientos
El reaprovisionamiento es la reposición de ítems en el inventario, es decir, la entrada de
piezas en el inventario.
Sistema de inventario ABC:
El sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor contable
(de coste o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente, miles de
artículos son almacenados en las empresas, especialmente en la industria manufacturera,
pero sólo un pequeño porcentaje representa un valor contable lo suficientemente
importante como para ejercer sobre él un estricto control.
Imagen N° 01: Aproximación a los Modelos de Inventarios
Fuente: Elaboración propia
Una empresa que utiliza el sistema de inventario ABC divide el inventario en tres grupos
A, B y C, de acuerdo a su nivel de inversión, y dándoles para cada uno un tipo de
supervisión, así como se observa en el Cuadro N° 02
Finalidad
El método ABC tiene por finalidad:
Determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del
inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a las cantidades y valor
monetario:
Determinar los porcentajes de participación de cada artículo sobre la cantidad
total de artículos.
Calcular la valorización de cada artículo, multiplicando su precio unitario por su
demanda o consumo.
Determinar los porcentajes de valorización de cada artículo sobre el valor total del inventario.
Cuadro N° 02: Método ABC
Tipo Inversión total Descripción
A
70% - 80%
Del total
invertido
Incluye los artículos de mayor inversión monetaria.
Estos artículos son registrados en un sistema de
inventario perpetuo que permite una verificación
diaria de su nivel.
B
20% - 15%
Del total
invertido
Incluye los artículos que representan la siguiente
mayor inversión monetaria. Estos artículos son
controlados
Frecuentemente mediante chequeo periódicos de
sus niveles.
C
10% - 5%
Del total
invertido
Incluye un gran número de artículos con menor
inversión monetaria. Son supervisados con
técnicas sencillas de control y aprovisionamiento.
Fuente: Elaboración propia
Finalidad
El método ABC tiene por finalidad:
Determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del
inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a las cantidades y valor
monetario:
Determinar los porcentajes de participación de cada artículo sobre la cantidad
total de artículos.
Calcular la valorización de cada artículo, multiplicando su precio unitario por su
demanda o consumo.
Determinar los porcentajes de valorización de cada artículo sobre el valor total del
inventario.
D. Calidad.
Calidad puede ser definida como “la cualidad innata, característica absoluta y
universalmente reconocida de un producto.
El significado de esta palabra puede adquirir múltiples interpretaciones, ya que todo
dependerá del nivel de satisfacción o conformidad del cliente. Sin embargo, la calidad es
el resultado de un esfuerzo arduo, se trabaja de forma eficaz para poder satisfacer el
deseo del consumidor.
Los reconocidos autores definen calidad de la siguiente manera:
Kaoro Ishikawa:
“Calidad es diseñar, producir y ofrecer un producto o servicio que sea útil, al mejor precio
posible, y que siempre satisfaga las necesidades del cliente”
Edwar Deming:
“Calidad es el grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costo y adecuado a las
necesidades de los clientes”
Joseph M. Juran:
“Calidad es la ausencia de defectos y adecuarse al uso”
Calidad Total
Teoría de la administración empresarial centrada en la permanente satisfacción de las
expectativas del cliente.
Satisfacer tanto al cliente externo como interno.
Ser altamente competitivo.
Defecto
Un defecto es una no conformidad de una de muchas posibles características de calidad
de una unidad que puede provocar insatisfacción del cliente.
Cualquier discrepancia o inconformidad de la unidad de producto con respecto a sus
especificaciones.
Defecto crítico: Es aquel que afecta la calidad del producto, lo hace inutilizable,
constituyéndose en un riesgo para el usuario.
Defecto mayor: Defecto que sin ser crítico, puede alterar la calidad del producto o reducir
considerablemente su utilidad.
Defecto menor: Defecto que no afecta la calidad o el uso adecuado del producto
(generalmente presentación).
Imagen N° 02: Modelo de SGC basado en procesos según ISO 9001:2008
Fuente: Elaboración propia
Objetivo
Mejora continua
Administrar y mejorar los procesos, identificando causas o restricciones, estableciendo
nuevas ideas y proyectos de mejora.
NORMATIVIDAD ISO 9001:2008
Normas ISO
ISO es una Organización Internacional de Estandarización conformada por los diferentes
organismos de Estandarización nacionales del mundo, su objetivo es promover y
desarrollar normas internacionales para administrar procesos que mejoren la calidad, la
productividad y facilitar el intercambio comercial de bienes y servicios. Las normas
desarrolladas por ISO son voluntarias, no legislan, a su vez proporcionan beneficios
tecnológicos, económicos y sociales.
Normas ISO 9000
La norma ISO 9000 viene a ser una herramienta útil para adelantar procesos de
implementación de un sistema de gestión de la calidad, que tiene como objetivo satisfacer
las necesidades de los clientes. La serie de norma ISO 9000
Norma ISO 9001:2008
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
8.6 Revisión por la dirección
5.1 Compromiso de la dirección
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de la calidad
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivo de la calidad
5.4.2 Planificación de la calidad
8.1 Medición y análisis
8.2.1 Satisfacción del cliente
8.2.2 Auditorías internas
8.2.3 Seguimiento de los precesos
8.4 Análisis de los datos
5.5.3 Responsabilidad y autoridad
5.5.4 Representante en la dirección
5.5.5 Comunicación Interna
6.1 Provisión de recursos
6.2 Recursos humanos
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo
7.1 Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.3 Diseño Desarrollo
7.4 Compras
7.5 Producción y prestación del servicio
7.6 Control de los equipos de seguimiento y de
medición
8.2.4 Seguimiento del servicio
8.3 Control de producto no conforme
8.5.2 Acción Correctiva
VA
P H
Los requisitos de la norma, agrupados según el ciclo de la mejora continua PHVA:
Imagen N° 03: Requisitos de la Norma ISO 9001 según el ciclo PHVA
Fuente Elaboración propia
PASOS PARA IMPLEMENTAR UN ISO 9001:2008
Etapa 1. Análisis de la Situación Actual
En esta etapa se plantean algunas preguntas que nos indicarán el estado actual de la
empresa para poder planear la implantación. Es muy importante tener en cuenta en donde
se encuentra la empresa en esos momentos para establecer un punto de partida, y de
este conocer y planear hacia donde queremos llegar estableciendo los objetivos de
calidad y metas para el Sistema de Gestión de Calidad.
Etapa 2. Mapeo de Procesos
En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener
una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas,
para saber qué tipo de información fluye entre ellos.
Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las
mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.
Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer para
establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de
cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.
Etapa 3. Documentación de Política y Plan de Calidad
Debemos tener en cuenta que sin un Plan y sin una Política de Calidad no podríamos
implementar un Sistema de Gestión de Calidad. En esta etapa es donde vamos a
documentar el plan y la política.
El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.
La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que
existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.
Etapa 4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
La documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es
donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quiénes
son los responsables de cada actividad
Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes
elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2
Requisitos de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No
Conforme, y 8.5 Mejora.
Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad:
1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad
2do Nivel: Incluye los Procedimientos
3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo
4to nivel: Incluye los Registros o Formatos
Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad
El Manual de Calidad es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la
empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos
sus niveles.
El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance,
productos, complejidad de procesos y competencia del personal.
Etapa 6. Capacitación
Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso
humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre existen
personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes
y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos en el
mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.
En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una
herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que
significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.
Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuales son los objetivos y las nuevas
políticas, cuales son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuales
son los controles e indicadores a seguir, cuales son las herramientas que se van a utilizar
para las acciones correctivas y preventivas, etc.
Etapa 7. Implementación
Una vez creado, desarrollado y estructura todo, además de la capacitación al personal,
llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el
personal comienza con el uso de esta herramienta.
Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se
comienza con la nueva estructura.
Etapa 8. Primera Auditoría Interna
En un Sistema de Gestión de Calidad siempre deben de haber revisiones a dicho sistema
para ver cómo está operando, observar las fallas para corregirlas y detectar
oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.
Se deben de realizar auditorías internas periódicamente, pero en este caso, en esta Etapa
8, comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema
y detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditoría externa, que
posteriormente nos llevará a la auditoría externa y a la certificación.
Etapa 9. Revisión General
Debemos de hacer una revisión general de cómo está resultando la implementación y de
cómo está funcionando el nuevo sistema. Debemos revisar las fallas encontradas en la
Etapa 8, y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para esto vamos a
realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso (Etapa 10).
Debemos también revisar y observar detenidamente las partes o actividades que están
impactando de manera positiva al sistema de calidad total, para reforzarlas e
implementarlas en las áreas en donde el sistema este débil y necesite un empuje mayor.
Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas
Debemos generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera
auditoría interna y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones
y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestión de Calidad.
Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las
solicitudes de las acciones correctivas y preventivas, comúnmente llamado CAR System
(Corrective Action Request System) o Sistema SAC (Sistema de Solicitud de Acciones
Correctivas), y que te ayudarán a darle un seguimiento a estas solicitudes.
Etapa 11. Segunda Auditoría Interna (Opcional)
Para asegura que todo este marchando de la mejor manera antes de la pre-auditoría
externa, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera auditoría
interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en tiempo, una segunda auditoría
interna se puede llevar a cabo.
Esta auditoría es opcional, si tú crees que con la primera auditoría interna es suficiente
como para saber que tu sistema está realmente funcionando como debe, entonces no es
necesaria esta etapa, pero si ves que a lo mejor le hace falta una pequeña afinación,
entonces si te recomiendo que realices esta segunda auditoria.
Etapa 12. Acciones Correctivas y Preventivas (Opcional)
Al igual que la etapa 10, estas acciones correctivas y preventivas se generan de la
segunda auditoría interna, la cual también puede ser opcional.
Etapa 13. Procesos de Análisis y Mejora
En esta etapa tenemos que analizar los resultados obtenidos durante las auditorias y las
acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera vamos a poder
identificar que observaciones fueron No Conformidades y que observaciones fueron
Oportunidades de Mejora.
Las Oportunidades de Mejora se tienen que agrupar en un sistema aparte, para que
posteriormente se le dé su debido seguimiento, e ir implementando estas mejoras dentro
del Sistema de Gestión de Calidad, incrementando así la madurez del sistema y
mejorando cada vez más su gestión para detectar a mayor detalle nuevas Oportunidades
de Mejora o No Conformidades, y que nos ayuden a mejorar la calidad del producto.
Etapa 14. Auditoría Externa
Al llegar a esta etapa del proceso ya debimos haber pasado por una pre-auditoría externa
por parte de un organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver cómo
estamos preparados ante la auditoría externa antes de la certificación por parte del
organismo certificador.
Al término de la pre-auditoria, debemos hacer las solicitudes de acciones correctivas y
preventivas que se necesiten para trabajar sobre las observaciones encontradas durante
esta.
Se programa posteriormente la auditoría externa y se ejecuta. Al término de esta, al igual
que la pre-auditoria, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se
requieran según lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades
Mayores y/o No Conformidades Menores.
Etapa 15. Certificación
En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo de 30 días
para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionándolas desde la
causa raíz.
En caso de que la empresa no cierre estas No Conformidades en el tiempo estipulado, la
certificación es rechazada por el organismo certificador, y la empresa tendría que pasar
nuevamente por todo el proceso.
En caso de que la empresa cierre sus No Conformidades a tiempo, el organismo
certificador aprueba la certificación y envía el certificado a la empresa en un plazo no
mayor a los 60 días.
Este certificado está registrado ante los organismos internacionales ANSI, ISO y ASQ.
Se debe hacer una recertificación anual y cada 3 años se hace nuevamente todo el
proceso de la certificación.
El contenido de la Norma ISO 9001: 2008, se presenta en el siguiente cuadro:
Cuadro N° 03: Índice de las Norma ISO 9001:2008
N° Item 6 Gestión de los recursos
Prólogo 6.1 Provisión de recursos
Introducción 6.2 Recursos humanos
1 Objeto y campo de aplicación 6.3 Infraestructura
1.1 Generalidades 6.4 Ambiente de trabajo
1.2 Aplicación 7 Realización del producto
2 Referencias normativas 7.1 Planificación de la realización del
producto
3 Términos y definiciones 7.2 Procesos relacionados con el cliente
4 Sistemas de Gestión de la Calidad 7.3 Diseño Desarrollo
4.1 Requisitos generales 7.4 Compras
4.2 Requisitos de la documentación 7.5 Producción y prestación del servicio
5 Responsabilidad de la dirección 7.6 Control de los equipos de seguimiento y
de medición
5.1 Compromiso de la dirección 8 Medición, análisis y mejora
5.2 Enfoque al cliente 8.1 Generalidades
5.3 Política de la calidad 8.2 Seguimiento y medición
5.4 Planificación 8.3 Control del producto no conforme
5.5 Responsabilidad, autoridad y
8.4 Análisis de datos
comunicación
5.6 Revisión por parte de la dirección 8.5 Mejora
