Rendezvények Rendezvények szervezéseszervezése

Összetett feladat, mert adott Összetett feladat, mert adott helyen és időben teljes körű:helyen és időben teljes körű:

ELŐKÉSZÍTŐELŐKÉSZÍTŐ SZERVEZŐSZERVEZŐ ÖSSZEHANGOLÓ MUNKÁT IGÉNYELÖSSZEHANGOLÓ MUNKÁT IGÉNYEL A NAPI MUNKÁTÓL JELENTŐSEN ELTÉRŐ A NAPI MUNKÁTÓL JELENTŐSEN ELTÉRŐ

FELADATOKAT KELL TELJESÍTENIFELADATOKAT KELL TELJESÍTENI KULCSFONTOSSÁGÚ ELEME A LEGAPRÓBB KULCSFONTOSSÁGÚ ELEME A LEGAPRÓBB

RÉSZLETEKRE IS KITERJEDŐ RÉSZLETEKRE IS KITERJEDŐ TERVEZÉS TERVEZÉS SZERVEZÉSSZERVEZÉS

GYAKORLOTT SZAKEMBEREKET ÉS …GYAKORLOTT SZAKEMBEREKET ÉS … … … ÖSSZESZOKOTT CSAPATMUNKÁT IGÉNYELÖSSZESZOKOTT CSAPATMUNKÁT IGÉNYEL

A rendezvények értékesítésének A rendezvények értékesítésének előkészítéseelőkészítése

Az értékesítés megtervezésétől a kivitelezés Az értékesítés megtervezésétől a kivitelezés minden eleméig gazdaságossági minden eleméig gazdaságossági jelentőségű: a hatékonyságjelentőségű: a hatékonyság

A kis üzletekben a vezetők feladataA kis üzletekben a vezetők feladata Nagyobb üzletekben, speciális Nagyobb üzletekben, speciális

szolgáltatóknál, nagyobb szállodákban szolgáltatóknál, nagyobb szállodákban külön részleg foglakozik a rendezvények külön részleg foglakozik a rendezvények tervezésével, megvalósításávaltervezésével, megvalósításával

A piaci helyzet felméréseA piaci helyzet felmérése

Kereslet megismeréseKereslet megismerése Kik a megrendelők, kezdeményezők, régi és új Kik a megrendelők, kezdeményezők, régi és új

kapcsolatok felkutatása, kapcsolatok ápolásakapcsolatok felkutatása, kapcsolatok ápolása Rendezvénykartoték, vendégnyilvántartóRendezvénykartoték, vendégnyilvántartó Új partnerek felkutatása fontos, de nem egyszerűÚj partnerek felkutatása fontos, de nem egyszerű Ezért: adottságaink és lehetőségeink alapos Ezért: adottságaink és lehetőségeink alapos

elemzésével összeállított bemutatkozót, ajánlatot kell elemzésével összeállított bemutatkozót, ajánlatot kell készíteni, ami a piaci helyzetelemzés függvénye iskészíteni, ami a piaci helyzetelemzés függvénye is

Piaci helyzetértékelésPiaci helyzetértékelés SWOT-analízis a marketing alapeszközeSWOT-analízis a marketing alapeszköze

– Más üzletek elemzésénél is használjukMás üzletek elemzésénél is használjuk Mi biztos alap, mi az erősségünk (Strengths)Mi biztos alap, mi az erősségünk (Strengths) Milyen területeteken kell javítanunk a munkánkat, mik Milyen területeteken kell javítanunk a munkánkat, mik

a gyenge pontjaink (Weaknesses)a gyenge pontjaink (Weaknesses) Milyen bíztató jelek, lehetőségek vannak a piacon Milyen bíztató jelek, lehetőségek vannak a piacon

(Opportunities)(Opportunities) Milyen veszélyekre, kevésbé kalkulálható Milyen veszélyekre, kevésbé kalkulálható

szituációkra kell felkészülni (Threats)szituációkra kell felkészülni (Threats) Kis- és nagyüzletek számára hasznosKis- és nagyüzletek számára hasznos

Az ajánlatokhoz szükséges Az ajánlatokhoz szükséges információk összegyűjtéseinformációk összegyűjtése

Hatékonyság = lehető legtöbb információHatékonyság = lehető legtöbb információ Segít:Segít:

értékesíteni …értékesíteni … … … és előkészíteniés előkészíteni

RendezvénytájékoztatóRendezvénytájékoztató– Nyomdailag vagy más módonNyomdailag vagy más módon– Prospektus vagy weboldalProspektus vagy weboldal– Folyamatosan aktualizálniFolyamatosan aktualizálni

Minden információMinden információ Minden szolgáltatásMinden szolgáltatás

HelyszínekHelyszínek BerendezésekBerendezések FelszerelésekFelszerelések MenükMenük Speciális szolgáltatásokSpeciális szolgáltatások

– Illusztrálva a saját jól sikerült rendezvényeink anyagaivalIllusztrálva a saját jól sikerült rendezvényeink anyagaival

A rendezvények reklámozása, A rendezvények reklámozása, tájékoztatástájékoztatás

Közvetlen reklámKözvetlen reklám SzóbeliSzóbeli írásbeliírásbeli

Közvetett reklámKözvetett reklám TV, rádióTV, rádió ÚjságÚjság PR –cikkekPR –cikkek InternetInternet

A dokumentáció előkészítéseA dokumentáció előkészítése Check-list (ellenőrző jegyzék) összeállításaCheck-list (ellenőrző jegyzék) összeállítása

FelvételhezFelvételhez ElőkészítéshezElőkészítéshez LebonyolításhozLebonyolításhoz

Rendezvénytípusonként, és az üzlet egyedi Rendezvénytípusonként, és az üzlet egyedi specialitásokat figyelembe véve a lehető specialitásokat figyelembe véve a lehető legrészletesebb listát készítünk a:legrészletesebb listát készítünk a:

MenetérőlMenetéről AnyagokrólAnyagokról EszközökrőlEszközökről AsztalformákrólAsztalformákról Dekorációról, stb.Dekorációról, stb. Amelyeket már tanultunk: megrendelő, célja, formája, Amelyeket már tanultunk: megrendelő, célja, formája,

helyszíne, módja, ellátás módja, létszám, felszerelés, helyszíne, módja, ellátás módja, létszám, felszerelés, berendezés, stb., stb.berendezés, stb., stb.

A check-list elkészítésével elérhető, hogy minden lényeges A check-list elkészítésével elérhető, hogy minden lényeges területet és látszólag kevésbé alapvető kérdéseket is területet és látszólag kevésbé alapvető kérdéseket is

tisztázzunk a megrendelővel, ezért készítünk:tisztázzunk a megrendelővel, ezért készítünk:

MegrendelésMegrendelés HelyszínHelyszín ProgramProgram Design (dekor)Design (dekor) TechnikaiTechnikai VendéglátásVendéglátás KöltségvetésKöltségvetés

Checd-listeketChecd-listeket

Rendelésfelvétellel kapcsolatos alapvető Rendelésfelvétellel kapcsolatos alapvető információkinformációk

Név, címNév, cím Kapcsolattartási lehetőségek:Kapcsolattartási lehetőségek:

TelefonTelefon E-mailE-mail Stb.Stb.

Időpont, kezdés és várható befejezésIdőpont, kezdés és várható befejezés HelyszínHelyszín AlkalomAlkalom FormaForma LétszámLétszám Megrendelt ételek és italokMegrendelt ételek és italok

A fenti információkat tartalmazó A fenti információkat tartalmazó rendelésfelvételi ívetrendelésfelvételi ívet legalább két példányban készítjük, egy a vendég számáralegalább két példányban készítjük, egy a vendég számára

Nagyobb üzletekben a rendezvények helyszíneinek és mennyiségének Nagyobb üzletekben a rendezvények helyszíneinek és mennyiségének áttekinthetősége érdekében áttekinthetősége érdekében rendezvénytükrötrendezvénytükröt készítenek készítenek

Rendezvények felvételeRendezvények felvétele A tényleges értékesítési feladat kezdeteA tényleges értékesítési feladat kezdete

Előzetes rendelés lehetségesElőzetes rendelés lehetséges Írásos szerződést/előszerződést kötünkÍrásos szerződést/előszerződést kötünk Írásba adunk ajánlatot levél, e-mail, stb.)Írásba adunk ajánlatot levél, e-mail, stb.) A rendezvényfelvétellel kapcsolatosan előre tisztázni:A rendezvényfelvétellel kapcsolatosan előre tisztázni:

Ki vehet fel és módosíthat adatokatKi vehet fel és módosíthat adatokat Kinek, kit kell értesíteni a változásokról és milyen formábanKinek, kit kell értesíteni a változásokról és milyen formában A megrendelő részéről ki jogosult változásokat kérniA megrendelő részéről ki jogosult változásokat kérni Ki a „kapcsolattartó”, és ki a döntéshozóKi a „kapcsolattartó”, és ki a döntéshozó Minden mozgást dokumentálni (főleg nagyobb rendezvények Minden mozgást dokumentálni (főleg nagyobb rendezvények

esetén)esetén) Viselkedésünk legyen:Viselkedésünk legyen:

Megnyerő, céltudatosMegnyerő, céltudatos Érzékeltessük, hogy számunkra fontos, hogy mi rendezzükÉrzékeltessük, hogy számunkra fontos, hogy mi rendezzük Legyünk alkalmazkodók és szakmailag felkészülten Legyünk alkalmazkodók és szakmailag felkészülten

informáljunk, de sohasem kioktató stílusbaninformáljunk, de sohasem kioktató stílusban

Tájékoztatás, tájékozódásTájékoztatás, tájékozódás

Tájékoztatás:Tájékoztatás: A vendég határozott elképzelésekkel érkezik, mert A vendég határozott elképzelésekkel érkezik, mert

már helyet és lebonyolítót keresmár helyet és lebonyolítót keres

Feladat: Feladat: a lehető legrészletesebben tájékoztatnia lehető legrészletesebben tájékoztatni

IdőpontokrólIdőpontokról Terem és helyszín lehetőségekről (ha lehetséges Terem és helyszín lehetőségekről (ha lehetséges

helyszín bemutatással, bejárással)helyszín bemutatással, bejárással) Kínálatunkról, felszerelésünkről, lehetőségeinkrőlKínálatunkról, felszerelésünkről, lehetőségeinkről

Tájékozódás:Tájékozódás: A tájékoztatás során fontos a vendégre figyelni, mert nekünk is A tájékoztatás során fontos a vendégre figyelni, mert nekünk is

tájékozódnunk kelltájékozódnunk kell A mi jó munkánk titka a precíz és részletes rendezvény felvételi A mi jó munkánk titka a precíz és részletes rendezvény felvételi

ív (Check-list), kellőív (Check-list), kellő Mennyiségű és Mennyiségű és … … minőségű információraminőségű információra

Legfontosabb adatok:Legfontosabb adatok: Név, címNév, cím Rendezvény pontos időpontja, kezdése és végeRendezvény pontos időpontja, kezdése és vége HelyszínHelyszín AlkalomAlkalom FormaForma LétszámLétszám Megrendelt ételek és italokMegrendelt ételek és italok Árak részletesenÁrak részletesen Egyéb igényelt szolgáltatásokEgyéb igényelt szolgáltatások

A vállalás mérlegeléseA vállalás mérlegelése

A megszerzett információk birtokában kell dönteni, de csak A megszerzett információk birtokában kell dönteni, de csak azt vállaljuk el, amit az elvárt szakmai színvonalon azt vállaljuk el, amit az elvárt szakmai színvonalon teljesíteni tudunk. teljesíteni tudunk.

Mérlegeljük, a fenti mondat mellett:Mérlegeljük, a fenti mondat mellett: A megrendelő biztosította keretösszeg elegendő-eA megrendelő biztosította keretösszeg elegendő-e Tárgyi feltételein megfelelőek-eTárgyi feltételein megfelelőek-e Személyi feltételein elegendőek-eSzemélyi feltételein elegendőek-e Elegendő-e a rendelkezésre álló idő az előkészületekreElegendő-e a rendelkezésre álló idő az előkészületekre További rendezvényekre is számíthatunk-e a megrendelőtőlTovábbi rendezvényekre is számíthatunk-e a megrendelőtől Nagyobb értékű megbízás esetén a fizetőképesség ellenőrzése, vagy Nagyobb értékű megbízás esetén a fizetőképesség ellenőrzése, vagy

banki garanciabanki garancia Fontos:Fontos:

Ne bízzuk a megérzéseinkre a döntéstNe bízzuk a megérzéseinkre a döntést Ne vállaljuk túl magunkatNe vállaljuk túl magunkat Itt is érvényes: a törzsvendégért mindent (de óvatosan)Itt is érvényes: a törzsvendégért mindent (de óvatosan)

Ajánlat adása a megrendelőnekAjánlat adása a megrendelőnek Az ajánlat még nem üzletAz ajánlat még nem üzlet Versenyképes ajánlatot készítünkVersenyképes ajánlatot készítünk Minden elvégzendő feladat tisztázásaMinden elvégzendő feladat tisztázása A várható megbízás minden elemére kiterjedő ajánlat A várható megbízás minden elemére kiterjedő ajánlat

készülkészül Pontos folyamatleírással (forgatókönyv)Pontos folyamatleírással (forgatókönyv) Ne feledjük: a vendég szabja a feltételeketNe feledjük: a vendég szabja a feltételeket Mi alkalmazkodunk hozzá a megoldássalMi alkalmazkodunk hozzá a megoldással Kisebbet: szóban is lehet, nagyobbat csak írásban Kisebbet: szóban is lehet, nagyobbat csak írásban

ajánlottajánlott

Választék: Az egyik legfontosabb eleme Választék: Az egyik legfontosabb eleme ajánlatunknakajánlatunknak

Szakmai tanácsokkal ajánljukSzakmai tanácsokkal ajánljuk A választék döntő szempont, az ár mellett, ez alapján A választék döntő szempont, az ár mellett, ez alapján

dönt a vendég az esetek 90%-ábandönt a vendég az esetek 90%-ában Előre készített ajánlatokElőre készített ajánlatok Egyedi összeállításEgyedi összeállítás Optikai megjelenés bemutatásaOptikai megjelenés bemutatása

TerítésTerítés TálalásTálalás PincérPincér italokitalok

Árak: a megrendelő igényei szerint, Árak: a megrendelő igényei szerint, különféle szempontok szerint kerülhet különféle szempontok szerint kerülhet összeállításraösszeállításra

A megrendelő előre meghatározza igényétA megrendelő előre meghatározza igényét Az árajánlatot nettó és bruttó értékkel adjukAz árajánlatot nettó és bruttó értékkel adjuk Két féle kalkuláció lehetségesKét féle kalkuláció lehetséges

HaszonkulcsHaszonkulcs Költség fedezet kalkulációKöltség fedezet kalkuláció

Megrendelő által meghatározott keretösszegMegrendelő által meghatározott keretösszeg A mi döntésünk, hogy ezért milyen szolgáltatást A mi döntésünk, hogy ezért milyen szolgáltatást

tudunk biztosítanitudunk biztosítani

ElőlegElőleg A várható költségeink figyelembevételével határozzuk meg előreA várható költségeink figyelembevételével határozzuk meg előre Egyeztetve a vendég igényeivel és lehetőségeivelEgyeztetve a vendég igényeivel és lehetőségeivel A fizetés további részleteit rögzítveA fizetés további részleteit rögzítve A szerződés részeA szerződés része

LemondásLemondás A lemondás feltételeit előre rögzíteni érdemesA lemondás feltételeit előre rögzíteni érdemes

VéglegesítésVéglegesítés A végleges megrendelésről a vendég dönt, ennek határidejét is A végleges megrendelésről a vendég dönt, ennek határidejét is

célszerű rögzítenicélszerű rögzíteni Módosítási lehetőségek rögzítése, határidőkkelMódosítási lehetőségek rögzítése, határidőkkel Várható, és váratlan események teendőinek rögzítéseVárható, és váratlan események teendőinek rögzítése Következmények felelőseKövetkezmények felelőse

EmlékeztetőEmlékeztető A rendezvényeket érintő egyéb megbeszélésekről emlékeztetőt A rendezvényeket érintő egyéb megbeszélésekről emlékeztetőt

készítünk, amit a vendégnek is megküldünk, és aláírva (megegyezés készítünk, amit a vendégnek is megküldünk, és aláírva (megegyezés szerint) a rendezvény dokumentumaival megőrizzükszerint) a rendezvény dokumentumaival megőrizzük

Rendezvények előkészítéseRendezvények előkészítése A rendezvény előkészítés szempontjából nagyon fontos A rendezvény előkészítés szempontjából nagyon fontos

időszak, itt dől el, hogy előzetes kalkulációink helyesek voltak-eidőszak, itt dől el, hogy előzetes kalkulációink helyesek voltak-e A rendelésfelvételkor elkövetett hibák nagyon drágák lehetnek. A rendelésfelvételkor elkövetett hibák nagyon drágák lehetnek.

A megrendelővel történő folyamatos kapcsolattartás itt még A megrendelővel történő folyamatos kapcsolattartás itt még segíthet keveset.segíthet keveset.

Rendezvényösszesítő készítéseRendezvényösszesítő készítése Üzlettől függően különböző időszakokra készítjükÜzlettől függően különböző időszakokra készítjük Minden a rendezvényben érintett részlegvezető kap belőle, Minden a rendezvényben érintett részlegvezető kap belőle,

ami alapján a részfeladatok előkészítését végezhetiami alapján a részfeladatok előkészítését végezheti

Forgatókönyv elkészítéseForgatókönyv elkészítése A nagyobb rendezvények esetén fontos, a teljes esemény és A nagyobb rendezvények esetén fontos, a teljes esemény és

feladatok rendszerezése időrendben csoportosítanifeladatok rendszerezése időrendben csoportosítani RésztvevőiRésztvevői Lebonyolítói forgatókönyvLebonyolítói forgatókönyv Érthető, áttekinthető, reális és némi tartalékidőt is Érthető, áttekinthető, reális és némi tartalékidőt is

tartalmazzontartalmazzon

Diszpozíció, munkaterületenkénti utasításokDiszpozíció, munkaterületenkénti utasítások A részlegvezetőkkel egyeztetve van az egész, de az A részlegvezetőkkel egyeztetve van az egész, de az

egyes munkaterületeknek elég a részfeladatok egyes munkaterületeknek elég a részfeladatok kidolgozásakidolgozása

Az egymást követő események sorrendjeAz egymást követő események sorrendje Egyfajta Check-listEgyfajta Check-list LebonyolításLebonyolítás VendégfogadásVendégfogadás

A szolgálati terv az optimális létszám és A szolgálati terv az optimális létszám és időgazdálkodást szolgálja, a költségkeret időgazdálkodást szolgálja, a költségkeret tervezhetőségét és tartását hivatott biztosítanitervezhetőségét és tartását hivatott biztosítani

MunkamegbeszélésMunkamegbeszélés Feladata, hogy a rendezvényen résztvevő dolgozók a Feladata, hogy a rendezvényen résztvevő dolgozók a

feladataikat mind összetételében mind időrendjében feladataikat mind összetételében mind időrendjében pontosan ismerjék, pl.: sajátossága, plccbeosztás, pontosan ismerjék, pl.: sajátossága, plccbeosztás, ételek, italok sorrendje, tálalás, felszolgálás módja, ételek, italok sorrendje, tálalás, felszolgálás módja, levonulás, stb..levonulás, stb..

Mindenkinek névre szólóan kell tudni a feladatátMindenkinek névre szólóan kell tudni a feladatát

Mise an placeMise an place Részlegek feladatainak kidolgozásaRészlegek feladatainak kidolgozása

Lebonyolítás előtti ellenőrzésLebonyolítás előtti ellenőrzés A megfelelő személyek ellenőrzik a vendég által A megfelelő személyek ellenőrzik a vendég által

megrendelt szolgáltatások minőségét, meglétét, megrendelt szolgáltatások minőségét, meglétét, mennyiségét, stb..mennyiségét, stb..

A rendezvény lebonyolításaA rendezvény lebonyolítása Itt dől el a rendezvény tényleges sikereItt dől el a rendezvény tényleges sikere A vendégek fogadásaA vendégek fogadása

Az első benyomás fontosságaAz első benyomás fontossága A megrendelő és a vendéglátó képviselője fogadja a A megrendelő és a vendéglátó képviselője fogadja a

vendégeketvendégeket Az ellátás (kiszolgálás) lebonyolításaAz ellátás (kiszolgálás) lebonyolítása

Mindig más, ami fontosMindig más, ami fontos: a folyamatos jelenlét: a folyamatos jelenlét Folyamatos kapcsolattartás a megrendelővelFolyamatos kapcsolattartás a megrendelővel

Fontos az elégedettsége, és esetleg hiányol valamitFontos az elégedettsége, és esetleg hiányol valamit A vendégek folyamatos figyelemmel kíséréseA vendégek folyamatos figyelemmel kísérése

Érte van a dolog, ezért minden reakció fontosÉrte van a dolog, ezért minden reakció fontos VIP vendégVIP vendég

A menetrend (forgatókönyv) figyelése, betartásaA menetrend (forgatókönyv) figyelése, betartása A folyamatok követésében, ellenőrizhetőségében, a zajló A folyamatok követésében, ellenőrizhetőségében, a zajló

események előtt kell járnunk (ezért is jó a Check-list)események előtt kell járnunk (ezért is jó a Check-list)

A számla készítésA számla készítés Csak készpénzes rendezvény esetében van jelentőségeCsak készpénzes rendezvény esetében van jelentősége Az esetek többségében, másnap, vagy később rendezik a Az esetek többségében, másnap, vagy később rendezik a

számlátszámlát A fogyasztás alapú számlázásnál célszerű a fogyott A fogyasztás alapú számlázásnál célszerű a fogyott

mennyiségeket már a rendezvény végén egyeztetnimennyiségeket már a rendezvény végén egyeztetni

Elköszönés a vendégtőlElköszönés a vendégtől A vendégektől elbúcsúzni álltalában az szokott aki üdvözli isA vendégektől elbúcsúzni álltalában az szokott aki üdvözli is A megrendelőtől a vezetőA megrendelőtől a vezető A zárás időpontját rögzíteni kell előre, amennyiben azonos A zárás időpontját rögzíteni kell előre, amennyiben azonos

helyszínen, előkészületeket igénylő következő rendezvényt helyszínen, előkészületeket igénylő következő rendezvényt rendeznekrendeznek

A vendéget a megrendelő „küldi haza”A vendéget a megrendelő „küldi haza” Amíg vendég van, csak az etikus lerámolás folyikAmíg vendég van, csak az etikus lerámolás folyik

ElszámolásElszámolás Elszámoltatás:Elszámoltatás:

Vagy miVagy mi Vagy minketVagy minket

Elszámolás a vendéggelElszámolás a vendéggel … … és beszállítóinkkal, partnereinkkelés beszállítóinkkal, partnereinkkel A ki- és befizetések nyomonkövetéseA ki- és befizetések nyomonkövetése

ÉrtékelésÉrtékelés Magunk számára fontos, hogy hibáinkból tanuljunk, és a pozitív Magunk számára fontos, hogy hibáinkból tanuljunk, és a pozitív

dolgokat felismerjükdolgokat felismerjük

JelentésJelentés A minőségjavítás érdekében – nagyobb üzletekbenA minőségjavítás érdekében – nagyobb üzletekben

ArchiválásArchiválás Részben a teljes dokumentációtRészben a teljes dokumentációt Részben az erről készült fotók, videók, újságcikkek, stb..Részben az erről készült fotók, videók, újságcikkek, stb..

paposinfo@citromail.hupaposinfo@citromail.hu

Felhasználónév: paposinfoFelhasználónév: paposinfo

Jelszó: hanságiJelszó: hansági