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REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA
TANINDRAZANA - FAHAFAHANA – FAHAMARINANA
MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE
ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE.
UNIVERSITE DE MAHAJANGA
INSTITUT UNIVERSITAIRE DE GESTION
ET DE MANANGEMENT
Mémoire de fin d’étude pour l’obtention du Diplôme de Technicien Supérieur en
Gestion d’Entreprise.
Option : Finance et Comptabilité.
Présentée par : Mademoiselle RAVELONIRINA Razafimiadantsoa..
Promotion : BAOBAB
Encadreur Académique : Encadreur Professionnel :
Monsieur RAKOTOARIVELO Monsieur RAKOTONDRANORO Jean Baptiste. Radomalala Enseignant à l’ IUGM Responsable au Service Université de Mahajanga Administratif et financier De la société JIRAMA
13 Novembre 2006.
REMERCIEMENTS
Nous tenons à présenter nos vifs remerciements à Dieu de nous avoir donné
une bonne santé et une occasion de faire la stage puis, nous tenons également à
exprimer nos sincères remerciements à :
- Monsieur RAKOTONIRAINY Victor Chef de service Administratif et
Financier qui m’a donné une permission de faire un stage pour développer mes
connaissances au sein de la JIRAMA MAHAJANGA
- Monsieur RAKOTOZARIVELO Philipien Directeur de l’Institut
Universitaire de Gestion et de Management (IUGM) de m’avoir donné des
connaissances dans leur établissement.
- Monsieur RAKOTONDRANORO Radomalala encadreur professionnel qui
m’a donné des renseignements et des informations qui concernent la comptabilité au
sein de la JIRAMA MAHAJANGA
- Monsieur RAKOTOARIVELO Jean Baptiste encadreur Pédagogique qui
m’a aidé à la contribution de ce mémoire.
- Madame TOTOMANANA Evelyne Chef de service des Ressources
Humaines et au personnel de la société JIRAMA pour leur sympathie d’accueil.
- Au personnel qui travaillent dans le service dont j’ai passé pendant le stage
qui m’ont donné une occasion pour élargir mes connaissances acquise à l’école.
- Nos chers parents et famille qui n’oublient jamais de financer nos études, de
prier et de donner des courages.
- Ceux ou à celle qui m’ont donné leur soutien à la réalisation de ce mémoire.
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS
ABREVIATION ET ACRONYME
LISTE DES TABLEAUX ET GRAPHIQUES
INTRODUCTION
PARTIE I : CADRE D’ETUDE ET METHODOLOGIE
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Historique
Section 2 : Activités et objectifs de la société
Section 3 : Organisation de la Société
CHAPITRE II : SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Section 1 : Organigramme
Section 2 : Les différentes divisions du SAF
CHAPITRE III : ANALYSE DE L’ORGANISME
Section 1 : Analyse
Section 2 : Problématique
PARTIE II : CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA GESTION
COMPTABLE
CHAPITRE I : GENERALITE SUR LE GESTION COMPTABLE DE LA JIRAMA
Section 1 : Nature du travail comptable en générale
Section 2 : Les différents documents comptables utilisés
Section 3 : Les équipages de la gestion comptable et les matériels utilisés
Section 4 : Le circuit de document et le nombre du personnel
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA PROBLEMATIQUE
Section 1 : Au niveau du personnel
Section 2 : Au niveau du matériel
Section 3 : Au niveau du budget
CHAPITRE III : RESOLUTION DE LA PROBLEME
Section 1 : Recrutement des personnels permanents
Section 2 : Dotation des matériels suffisants
Section 3 : Avoir des budgets de maintenance
Section 4 : Nouvel organisation
CHAPITRE IV : RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Organisation du service
Section 2 : Organisation globale
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
GLOSSAIRE
TABLE DES MATIERES
ABREVIATION ET ACRONYME :
- Appro : Approvisionnement
- B.P : Bordereau de Paiement
- B.L : Bon de Livraison
- B.R : Bon de Réception
- B.C : Bon de Commande
- D.G : Directeur Générale
- DIR : Direction Interrégionale
- DGAA : Directeur Générale Adjoint Administratif
- DGEA : Direction Générale Adjoint Electricité
- DGAO : Direction Générale Adjoint Eau
- DAF : Direction Administratif et Financier
- DV : Direction Vente
- DSI : Direction Système Informatique
- DRH : Direction Ressources Humaines
- DPTE : Direction Production et Transport Electricité
- DDE : Direction Distribution Electricité
- DEEL : Direction Equipement Electricité
- DEXO : Direction Exploitation Eau
- DEO : Direction Equipement Eau
- D.A : Demande d’Approvisionnement
- Elect-eau : Electricité et Eau
- Immo : Immobilisation
- N.A : Nature Analytique
- O.D : Opération Divers
- S.G : Sous Groupement
- SEM : Société Electricité de Madagascar
- SMEM : Société Malgache d ’Electricité de Madagascar
- S.A : Section Analytique
LISTE DES TABLEAUX ET GRAPHIQUES
1 – Organigramme de la société JIRAMA en général ……………………...Page 6
2 – Organigramme de la direction générale au niveau du Tananarive……...Page 7
3 – Organigramme au niveau de la Direction Interrégionale de Mahajanga . Page 9
4 – Organigramme du Service Administratif et Financier au niveau de la Direction
Interrégionale de Mahajanga…………………………………………………Page 11
5 – Schéma de la procédure des achats à la JIRAMA…………………….Page 25
6 – Schéma des écritures internes……………………………………............Page 26
7 – Schéma de circuit de document comptable au niveau de la Direction
Interrégionale de Mahajanga…………………………………………………..Page 40
- 1 -
INTRODUCTION
L’eau et l’électricité tiennent une grande place dans la vie humaine. C’est pour cela
que l’Etat a crée une société d’Etat qui s’appelle JIRAMA pour assurer la production de l’eau
potable et de l’énergie électrique. Elle a subi plusieurs appellations, la première c’est l’E.E.M
qui est fondé en 1905 et la deuxième c’est la SMEE puis la SINEE qui est fondé en
1974.Enfin en 1975 elle est devenu JIRO sy Rano Malagasy (JIRAMA). C’est une société
d’Etat à gestion privée qui applique un système de gérance centralisatrice. Son siège se situe à
Tananarive
149 Rue RAINANDRIAMAMPANDRY
BP 200 Ambohijatovo
Elle a un logo en forme du robinet et d’une ampoule renversée de couleur orange qui
représente l’énergie. Tan disque d’autre couleur en blanc et bleu représente l’eau.
La société JIRAMA est une société qui produit à la fois de l’énergie électrique et
l’exploitation de l’eau potable à Madagascar, le transport par la distance entre le lieu de
production et le lieu de distribution puis vente. Elle utilise différent service pour assurer bien
leur gestion. L’un de type : c’est le SAF qui accomplit une grande tâche dans la société
JIRAMA. Il offre beaucoup des informations aux stagiaires qui désirent de faire un stage de
travail ou autre.
Le stage c’est la mise en pratique de l’enseignement théorique en classe comme la
justification des comptes, la régularisation… Il m’a donné des expériences professionnelles et
des aptitudes sur les lieux de travail. Il m’a aidé aussi à la reconnaissance des informations qui
concernent la comptabilité dans une Entreprise.
Vu l’importance de la gestion comptable au sein d’une entreprise et les problèmes
constatés pendant notre stage au sein de la JIRAMA, nous permettons de choisir un thème de
mémoire intitulé :
- 2 -
CONTRIBUTION A L’AMÉLIORATION DE LA GESTION COMPTABLE CAS
DE LA JIRAMA MAHAJANGA
Ce thème aide l’Entreprise à pallier aux problèmes constatés et élargir aussi nos
connaissances acquises en classe.
La contribution de ce travail a été effectuée à l’aide de recherche auprès des documentations.
Ce travail se subdivise en deux parties. La première partie sera consacrée au CADRE
D’ETUDE ET METHODOLOGIE et la deuxième partie se réfère aux analyses des problèmes
constatées au niveau de la société et notre suggestion puis pour finaliser le travail avec la
conclusion.
Ainsi, nous allons entamer la première partie du travail.
PARTIE I : CADRE D’ETUDE ET
METHODOLOGIE
- 3 -
Chapitre I : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE
Dans ce chapitre , nous allons voir l’historique , l’activité et objectif de la société puis leur
organisation.
Section 1 : Historique
La première distribution publique d’eau et d’électricité apparu à la fin du XXè siècle à
Antananarivo.
En 1905 une convention a été signée par Générale Gallieni attribuant à la société civile
d’Etat. Cette société est devenue plus tard la société d’Electricité et de l’Eau de Madagascar
(EEM).
En Septembre 1952 parallèlement à l’EEM est crée un accord entre l’Etat et la SEM
pour l’adduction et la distribution d’eau potable.
En février 1974, l’Etat a confirmé son monopole en créant la société Malgache de l’Eau
et d’Electricité (SMEE) par l’attribution de l’actif et du passif du bilan d’EEM.
Il a regroupé transitivement à l’intérieur d’une nouvelle société d’Intérêt de l’Eau et de
l’Electricité (SINEE) la totalité des ressources et emplois de la SMEE et de l’EEM.
En Octobre 1975 la SINEE a été dissoute et son ancienne attribution a été confiée à la
JIRO sy Rano Malagasy (JIRAMA) crée conformément à l’ordonnance n° 75 – 024 du
17/10/1975.
En juin 1977, l’Etat a fusionné la SMEE, la SMEM au sein de la JIRAMA.
A cette époque, elle a été membre fondateur de l’association des Electriciens des îles de
l’Océan Indien.
En 1983, La JIRAMA a signé un accord avec les bailleurs de fonds étrangers au titre
du projet ENERGIE I pour les réalisations telles que Andekaleka, Namorona et les travaux
d’équipement comme le bondage de Tananarive Sud, le contrôle électricité de Volobe et les
réhabilitations.
- 4 -
En 1996, pour le développement de son service la JIRAMA a signé un nouvel accord de
financement avec la banque mondiale, afin d’assurer les projets d’investissement électricité
pour les cinq années à venir.
Section 2 : Activité et objectif de la JIRAMA
1) Activité de la JIRAMA
La société JIRAMA a comme l’activité principal de :
⇒ Produire l’eau et l’énergie après les avoir transporté par les moyens
appropriées (station de pompage, branchement…)
⇒ Distribution chez les clients
⇒ Vendre
a) Concernant la production d’électricité :
L’énergie électrique produite par la JIRAMA provient de deux types de centrales :
• Centrale hydroélectrique : par exemple la centrale d’Andekaleka.
Il y a une turbine qui transforme l’énergie hydraulique en énergie électrique.
• Centrale thermique : par exemple le cas de centrale de Mahajanga.
Par l’intermédiaire d’une machine thermique motrice ou groupe électrogène alimenté par la
gasoil ou fuel-oil, l’énergie thermique se transforme en énergie électrique dans la centrale
thermique.
b) Concernant la distribution d’électricité :
Avant de distribuer l’énergie électrique produite, elle passe par les stades suivants :
- Transformation de la haute tension en moyenne tension
- 5 -
- Transformation de la moyenne tension en basse tension
Exemple : en 380V ou en 220V.
c) Concernant la vente :
La JIRAMA fournit à sont clients deux sortes de systèmes de vente dont :
⇒ Le première offre, consiste à l’activité principale : c’est la facturation de la
consommation relevé sur le compteur.
⇒ Pour la seconde offre, il s’agit d’une vente pour les activités annexes qui
concernant surtout la vente des matériels relatifs aux activités principales. C'est-à-dire tous les
travaux sur les branchements eau et électricité.
2) Objectif
La JIRAMA a pour objectif de :
⇒ Satisfaire les besoins de la clientèle tout en tirant du profit
⇒ Donner de l’énergie électricité et de l’eau potable pour la population Malgache
Section 3 : Organisation de la société :
1) Organisation générale de la société JIRAMA
a) Forme juridique :
La société JIRAMA est une société d’Etat régie par le droit commun des sociétés
anonymes. Son conseil d’Administration (C.A) est composé de huit membres dont six
représentants de la société et deux représentants de l’Etat. Le capital 10.753.610.000 Ariary
soit 53 768 050 000 Fmg appartient à l’Etat.
Siège : à Antananarivo
- 6 -
Elle possède plusieurs directions dans les provinces y compris Antsirabe appelée :
DIRECTION INTERREGIONALE (DIR) C'est-à-dire à Madagascar il y a 7 DIR :
- Direction Interrégionale de Tananarive
- Direction Interrégionale d’Antsirabe
- Direction Interrégionale de Fianarantsoa
- Direction Interrégionale de Tuléar
- Direction Interrégionale de Mahajanga
- Direction Interrégionale d’Antsiranana
- Direction Interrégionale de Tamatave
La JIRAMA est placée sous l’autorité du Ministre de l’énergie et des Mines.
b) Activité des services de la JIRAMA :
En général, les activités des services de la JIRAMA se repartissent en trois branches
différentes :
- Electricité (E)
- Eau (W)
- Mixte (M)
c) Organigramme de la société JIRAMA en général
DG
DIR TANANARIVE
DIR MAHAJANGA
DIR TAMATAVE
DIR FIANARANTSOA
DIR DIEGO
DIR ANTSIRABE
DIR TULEAR
Source : information donnée par le responsable du service administratif et financier
- 7 -
2) Organisation de direction générale au niveau du Tananarive
Chaque service des DIR ont des directions d’appui à Tana ce sont :
- DGAA : Directeur Générale Adjoint Administratif
- DGEA : Direction Générale Adjoint Electricité
- DGAO : Direction Générale Adjoint Eau
- DAF : Direction Administratif et Financier
- DV : Direction Vente
- DSI : Direction Système Informatique
- DRH : Direction Ressources Humaines
- DPTE : Direction Production et Transport Electricité
- DDE : Direction Distribution Electricité
- DEEL : Direction Equipement Electricité
- DEXO : Direction Exploitation Eau
- DEO : Direction Equipement Eau
3) Structure Organisationnelles du DIR Mahajanga
Elle est la seule société qui assure la production d’eau et d’électricité de la ville de
Mahajanga mais les annexes sont éparpillés dans les régions des sous groupement et secteur.
DG
ADG ADM ADG ELECT ADG EAU
DV DSI DRH DPTE DDE DEEL DEXO
DEO DAF
Source : information donnée par le responsable du service administratif et financier
- 8 -
Au niveau du DIR Mahajanga on trouve 3 sous groupements et 18 secteurs dont :
⇒ Sous groupement d’Antsohihy (M)
Dans le S.G d’Antsohihy on trouve 7 secteurs :
- Port-Bergé (M)
- Bealanana (M)
- Befandriana – Nord (M)
- Mandritsara (M)
- Mampikony (M)
- Analalava (E)
- Anahidrano (E)
⇒ Sous groupement de Marovoay (M)
Dans le S.G de Marovoay on trouve 6 secteurs :
- Mitsinjo (M)
- Madirovalo (W)
- Ambato – Boeni (M)
- Maevatanana (M)
- Tsaratanana (E)
- Kandreho (E)
⇒ Sous groupement de Maintirano (M)
Dans le S.G de Maintirano on trouve 6 secteurs :
- Soalala (E)
- Besalampy (M)
- Ambatomainty (E)
- Morafeno (M)
- Antsalova (W)
N.B : E, M, W signifie les activités qui existent dans un S.G ou secteur
- 9 -
a) Adresse :
La DIR de Mahajanga se trouve à Ampasika dont l’adresse :
JIRAMA – MAHAJANGA
B.P 123 AMPASIKA
14 Rue Gallieni ,
Tél. : 62 220 22
b) Organigramme du Direction Interrégionale de Mahajanga :
c) Effectif des travailleurs :
L’effectif des travailleurs dans l’Entreprise de la JIRAMA Mahajanga est de 259 agents.
DIR
Sous groupement ANTSOHIHY
Sous groupement MAINTIRANO
Sous groupement MAROVOAY
Secteurs : . SOALALA . BESALAMPY . AMBATOMAINTY . MORAFENOBE . ANTSALOVA
Secteurs : . MITSINJO . MADIROVALO . AMBATO-BOENI .TSARATANANA . MAEVATANANA . KANDREHO
Secteurs : . BEALANANA . BEFANDRINA-NORD . MANDRITSARA . PORT-BERGE . MAMPIKONY . ANALALAVA . ANAHIDRANO
Source : information donnée par le responsable du service administratif et financier
- 10 -
d) Les différents services au sein de la JIRAMA Mahajanga :
Cette société est composée de onze services, ils sont complémentaires interdépendant selon
leurs activités :
1) SAF : Service Administratif et Financier
2) SRH : Services des Ressources Humaines
3) SCOM : Service Commerciale
4) SCG : Service de contrôle de Gestion
5) SEXO : Service Exploitation Eau
6) SDE : Service Distribution Electricité
7) STCC : Services Technique et Contrôle de Comptage
8) CMC : Centre Medico Sociale
9) SA : Service d’Approvisionnement
10) SPE : Service Production Electricité
11) SSI : Service du Système Informatique
- 11 -
CHAPITRE II : SERVICE ADMINISTRATIF ET F INANCIER :
Comme dans tous les entreprises , la société JIRAMA a aussi une service qui gère
l’état financière. Alors, dans ce deuxième chapitre nous allons voir en premier lieu leur
organigramme et en deuxième lieu les différentes divisions qui existent dans cette service.
Section 1 : Organigramme
1 – Les différentes divisions au sein du SAF :
Le SAF se divise en 3 parties :
- Division PTF (Porte feuille)
- Division comptabilité.
- Division trésorerie
2 – Organigramme du Service Administratif et Financier :
Chef de service
Chef de division PTF
Chef de division trésorerie
Chef de division comptabilité
Chef de section
Chef de groupe trésorerie
Chef de groupe IMMO
Chef de section comptabilité
Chef de section comptabilité
Chef de section caissier principale
Caissier Caissier
Source : information donnée par le responsable du service administratif et financier
- 12 -
Section 2 : Les différentes divisions du SAF
A – Division PTF :
1 – Définition :
Le PTF, c’est l’ensemble des créances de la JIRAMA vis-à-vis des clients des tièrces
personnes et des agents de la JIRAMA , objet de facture dûment établis.
2 – Tâche :
L’agent ou PTF doit faire l’assainissement ou anomalie irrégularisés surtout en
419 630.
3 – Objectif :
Inventaire sain.
Détection et redressement des anomalies à partir des états anomalies PTF.
4 – Gestion PTF :
La gestion du PTF se fait en 2 étapes :
- Au niveau commerciale.
- Au niveau comptabilité ( SAF)
Il apparaît au niveau commerciale et au niveau comptabilité parce qu’elle est la section
d’interface entre le deux services.
On trouve des états suivantes dans le PTF :
Etat asortie : c’est l’encaissement nominatif par jour et par caisse.
Etat anomalie : état qui figure les encaissements non affectés, s’il y a tournés
carnets, date facture, montant du facture, sous compte, on les trouve dans l’état des
anomalies. L’agent PTF cherche l’origine des anomalies et passe la régularisation.
Etat de régularisation : Tous les mouvements de règularisation passés par le
service commerciale à l’aide du bordereau de régularisation portefeuille PTF suite des
- 13 -
anomalies 419630 sont figurés dans l’état de régul. On passe aussi un avis d’opération
divers (AOD) pour la section trésorerie des mouvements correspondant au mouvement
PTF.
Etat hors brise : ces montants ne sont pas dans la base de PTF comme :
- Frais de pose compteur.
- Frais de remise .
- Droit d’abonnement.
- Travaux de branchement.
- Chèque retournés.
Tous les mouvement qui ont l’objet de régularisation doivent transcrir sur le BRP.
Cas de l’augmentation et annulation :
On fait une augmentation ou annulation lorsqu’il y a une facture d’une client qui ne
correspond pas à leur consommation par mois.
Dans ce cas, on passe d’abord au service commerciale et faire une reclamation après le
service commmerciale fait l’annulation ou l’augmentation pour qu’elle ne fasse plus à litige.
Leur consommation peut être augmenté, peut être diminué ça dépend des anomalies sur la
facture.
Cas de transfert sortie (TS) et transfert entre ( TE) :
La section PTF possède au TS lorsqu’il y a des anomalies à régulier, bordereau de
régularisation PTF à d’autre zone , facture,seindé, régul 419630.
La section PTF possède au TE lorsqu’il y a de retour de domicialisation bancaire,
reçus d’autre zone, extrait par erreur au bordereau d’encaissement, facture seindé.
5 – Opération de caisse :
Le travail du caissier et du PTF sont enchainés.
Dans l’opération de caisse, on trove l’accomplissement des missions suivantes :
- Encaissement.
- Décaissement.
- 14 -
a) Encaissement :
- Facture de consommation
- Des différentes travaux
- Retrait accréditif à la banque
- Reversement d’avance consenties aux agents
b) Décaissement :
Tous les paiements effectués à la caisse.
Le caissier tire chaque soir le solde des espèces en caisse et vérifie qu’il y a de
concordance entre le brouillard de caisse et les espèces effectivemlent caisse.
6 – Procédure mouvement PTF :
- D’abord , on fait l’addition de l’état de récapitulation et l’état hors brise après
on obtient l’état flash sur le bande de flash.
- Puis, on passe l’état flash à une fiche de contrôle caisse et comparera la bande
de flash et l’état de récapitulation.
- Pour le branchement électricité et eau on utilise :
- Le numéro de compte : 411310 pour le client particulier.
- Le numéro de compte : 411320 pour le client administratif.
- Contre partie c’est la caisse : 530300
411 310
411 320
530 300
Client particulier
Client administratif
à
caisse
X
x
x
- 15 -
7 – Les différentes catégories des clients au sein de la JIRAMA :
Après la réception de la facture , les clients ont 10 jours pour régler leur facture à la
caisse de la JIRAMA ; Dans ce cas il y a 10 catégories des clients au sein de la JIRAMA ce
sont :
Catégorie 10 : Clients particuliers ( CP) : Ce sont les clients ordinaires
Catégorie 11 : clients contentieux : ce sont les clients qui n’arrivent pas à payé
leur consommation à la JIRAMA , client litigieuse.
Catégorie 12 : Clients effets à récevoirs.
Catégorie 20 : Clients importants ( CI ) : Ce sont les clients qui payés leur
dévis à Antananarivo, les hautes personnalités de la localité . Exemple : orange
de Madagascar.
N B : On ne peut pas figurer dans cette catégorie des clients que ce qui ont l’accord de
la direction générale.
Catégorie 30 : Clients relevés de comptes ou client régroupés : Ce sont le
abonnées qui ont plusieurs batiments ou locaux dispersés dans la ville et qui
demandent à ce que leurs facture de consommation soient envoyé regroupées à
une seule adresse.
Catégorie 40 : Clients domicialisation bancaires ( DB ) : Ce sont les clients qui
demandent à ce que leurs factures de consommation soient prelevées
directement à leur banque.
Catégorie 50 : Clients ADM ( administration ) : Ce sont les collectivités
décentralisées et les administrations proprement dite.
Catégorie 60 : JIRAMA cession : Concerne tous les compteurs posés dans les
difféérents locaux de la JIRAMA comme ( bureau, chambre de passage, station
de pompage, ….)
Catégorie 70 : Clients personnels : Ce sont les agents de la JIRAMA qui ont
béneficie du tarif préferentiel c'est-à-dire ils ont une réduction . C’est un cas
exceptionnel pour le personne qui travail à la JIRAMA.
Catégorie 80 : Personnel retreité.
- 16 -
8 – Liaison qui existe entre le service commerciale et service comptabilité (PTF) :
Chaque jour, le service commerciale et le PTF s’accompagne toujours à la finission de
leur travail. Alors, ils se reliés dans le mouvement base PTF.
Augmentation ou création
Diminuation ou annulation
BRP ( Bordereau de Régularisation Portefeuille)
Augmentation : c’est reserver pour les factures erronées et arrêt de compte.
Diminution : C’est reserver pour les factures erronées.
B – Division comptabilité :
Dans la division comptabilité on trouve :
- Journal vente activité annexe ( JVAA)
- Journal Opération Diverse ( JOD )
- Ticket d’Opération Comptable ( TOC)
- Ecriture Interne ( E.I )
I – J V A A ( Journal Vente Activité Annexe )
1 – Définition :
C’est la tranformation de vente en produit ( des travaux branc,comptabilisation
des dévis de branchement électricité et eau puis travaux remboursable)
a) Demande de brancement électricité et eau :
Faite une demande manusrite et adresser au DIR.
Contacter l’acceuil
L’acceuil prend le carnet de travaux de demande et fait sa signature .
Le service technique fait une descente sur terrain pour verifier la
faisabilité de la demande , faire le métrage et après il retourne à la
- 17 -
JIRAMA dans le service distribution électricité et service exploitation eau
pour établir un dévis.
Les chefs de service d’eau et électricité signent les dévis.
Le délais du dévis est 3 mois seulement . Quand il est déjà dépassé c'est-à-
dire hors délais , il faut fournier une nouvelle demande .
Remarque : la JIRAMA ne force pas le client à payé directemlent le dévis.
Le dévis est envoyé par transmission au service technique en 3
exemplaires pour le branchement. Le client contacte ce service au cas ou il
est décidé pour le branche.
S’il est décidé , il va au caissier et payé le dévis.
Service technique établi un D. A de matériel nécessaire au branchement
et envoyé le au service approvisionnement. Le technicien prend le matériel
et il va au client pour faire le branchement mais il ne met pas encore le
compteur. C’est le servirce compteur qui a le droit de mettre un compteur
du client.
Le client fait une demande d’abonnement pourqu’il obtienne un compteur.
Service compteur établi une demande d’approvisionnement et le service
technique et contrôle de comptage envoi un agent poseur compteurs au
client. Après le montage le client attend la facture de la JIRAMA.
b) Travaux remboursable :
S’il y a de mutation, une modification provisoir.
2 - Différentes types de JVAA :
Il y a 2 types de JVAA :
- 18 -
1) Cas électricité :
On trouve :
Le brachement mono c'est-à-dire unique.
Le brachement neuf c'est-à-dire nouveau.
Leur section analytique c’est : 038901
Le numéro de compte à utilisé c’est : 411 310E à 704100
411 310 E
704100
Client travaux particulier
à
facture branchement neuf taxable
(vente)
X
x
Travaux remboursable : modification provisoir, mutation.
Leur section analytique c’est : 038500
Le n° de compte à utilisé c’est : 411310 E à 704120
411 310 E
704120
Client travaux particulier
à
facture branchement remboursable taxable (vente)
X
x
2) Cas eau (w) :
Il y a – le branchement neuf .
S.A : 038051
N° de compte à utilisé c’est : 411310W à 704100
411 310 W
704100
Client travaux particulier
à
facture branchement neuf taxable (vente)
X
x
- 19 -
Travaux remboursable : modification provisoir, mutation, branchement sur
colonne.
S.A : 038100.
N° de compte à utiliser c’est : 411 310 W à 704 120
411 310 W
704 120
Client travaux particulier
à
facture remboursable taxable (vente)
X
x
3) Participation versée :
C’est une somme d’argent payé à une personne qui a donné un pouvoir de traverser un
branchement électricité dans son propre terrain . Cette participation depend de distance de la
maison du tireur. Elle a une durée de 5 ans. Après ces délais personne n’ont plus ce droit de
tirer la somme à la JIRAMA et la ligne du fil électrique dévient public.
a) Comptabilisation :
Il exige les conditions suivantes :
Ia présence de pièce justifiactive de personne qui veulent de tirer leur
somme à la JIRAMA.
Pièce de paiement .
Signature du chef de service et directeur.
Chef de service transmette ces pièces au caissier et après le caissier donne
les sommes au tireur.
411 310 E
704 100
Client travaux particulier
à
Vente
X
x
411310 E
530 300
Client travaux particulier
à
Caisse
X
x
- 20 -
II – JOD ( Journal Opération Diverse )
Lorsqu’il y a faute de compte, on passe dans l’O.D pour faire leur regularisation. On
met aussi dans l’O.D les avis d’écritures.
Exemple :
606 400
030 000
411 100
Achat fourniture de bureau
à Organisation dispense paiement TVA
Annulation :
411 100
606 400
S.A
030 000
Client travaux particulier
à
Achat fourniture de bureau.
Ecriture correcte :
606 400
030 000
S.A
401 100
Achat fourniture de bureau.
à
fournisseur de biens.
III – TOC :
C’est l’abréviation du Ticket d’Opération Comptable.
C’est une transformation des achats en charge de la société.
A la JIRAMA la TOC est utile quand on fait un comptabilisation des achats .
Il est nécessaire aussi lorqu’ou fait des achats à crédit.
- 21 -
a) - Comptabilisation :
N° de compte à utiliser : 606 , 602 , 218 pour le débit et 401 100 pour le crédit.
606
401 100
Achat
à
Fournisseur de biens
X
x
602
401 100
Achat
à
Fournisseur de biens
X
x
218
401 100
Achat
à
Fournisseur de biens
X
x
Avant de faire la TOC le responsable des achats fournit les différentes pièces
suivantes :
- Bon de réception ( BR)
- Bon de commande ( BC )
- Facture
b) Les différentes types des achats à la JIRAMA et leur formes :
Au sein de la JIRAMA il y a 3 types d’achats :
1 – Achat entrée magasin :
C’est un achat qui n’a pas besoin de section analytique et qui passe au magasin.
Exemple : Achat d’oxygène
N° de compte : 602
Code emetteur : 031
Mois : Dépend du jour
- 22 -
N° TOC : automatique à l’ordinateur.
Code FRNS : Chaque société a fournit leur code mais à la JIRAMA C’est : 017 17
Mode de règlement soit au comptant soit par virement bancaire. Si on fait l’achat
entrée magasin il faut mettre les éléments suivantes :
N° bon de réception
N° section analytique
N° nature analytique
2) - Achat imputation directe :
C’est un achat qui a besoin de S.A et qui ne passe plus au magasin c’est à dire les
articles sont livreés directements aux utilisateurs demandés N° de compte : 606 540 et se
place dans le SA et N.A.
Code emetteur : 039
Mois : Dépend du jour
TVA : 45 602
c) 1- Exemple de saisie des achats entrée magasin :
code emetteur : , il se divise en 3 cases et 03 : code zone.
Mois :
N° TOC : commence 000001 jusqu’à 099999.
N° de compte : 602
N° bon AR/BR : à renseigner mais il faut le mettre S.A et de 3 types :
Achat électricité (E) : S337O1
Achat eau (W) : S33702
Achat mixte (M) : S33703
0 3 1
- 23 -
c) 2 – Exemple de saisie des achats sur imputation directe :
Code emetteur :
Mois :
N° TOC : commence par 900 001
Ordre n° TOC : commence par mois de janvier jusqu’à Décembre.
Date d’écriture : à renseigner.
N° FRNS : tous les FRNS qui négocient avec la JIRAMA ont un N° de compte en
chiffre : 999 99.
Case (1) : on écrit I .
On a pas besoin de remplir l’annulation pour l’achat imputation directe .
Référence facture : on met le n° de facture du FRNS , date.
Date d’achèance : à reseigner
Mode de règlement : on écrit de CPT si elle est au comptant pour l’imputation
directe. Si elle est au virement bancaire, on écrit VRB.
Montant TTC : on écrit le montant la facture.
N° de compte : 606
S.A : Automatique à l’ordinateur .
N° bon de AR /BD : on met les mots « non à rien » s’il s’agit d’un achat sur
l’imputation directe.
N.A : automatique à l’ordinateur.
Taxe : 445 600.
Montant : Montant + TVA dans la facture.
0 3 9
- 24 -
TOC : On met le contre partie : FRNS 401 100
c) 3 –Exemple de saisie des achats immobilisation:
code emetteur :
Mois :
N° TOC : 400 0001
N° FRNS : dépend des facture.
N° de compte 218 200.
0 3 I
- 25 -
d) Schéma de la procédure des achats à la JIRAMA :
D.A
Chef de service
concerné + signature
Contrôle de gestion +
signature
Directeur + signature
Service approvisionnement
(magasin)
Comparaison des FRNS +
établissements de B C.
Signature du chef de service
approvisionnement Directeur + Signature
Service approvisionnement : il envoi un agent pour faire l’achat
au FRNS avec le B.C
L’acheteur signe le bon de
livraison venant du fournisseur
Magasin : service approvisionnement a met
son signature sur le B.L et B.R puis B.C Gardien : Il transmet le B.L à
la personne qui fait la D.A
Bon de commande + Bon de réception +
Facture sont enregistrés au secrétariat Directeur
Service comptabilité
Chef de S.A.F Responsable TOC : elle signe le BC + BE +
Facture et établir le TOC des achats
- 26 -
Il y a 3 exemples de bon de livraison :
C’est pour le demandeur
Pour le fournisseur
Pour le gardien
Il y a aussi 2 exemples de bon de commande :
Originale pour le chef comptable
Souche
IV – Ecriture Interne (E.I)
Il s’agit du mouvement du S.A et du régule.
Exemple : voiture SAF. Si d’autres services utilisent cette voiture toutes les dépenses
de déplacement de cette voiture par km doivent entre dans la régule.
A la fin du mois le chauffeur de cette voiture fait la régularisation et journal. Faire le
calcul de dépense par km car la charge n’appartient pas aux prestataires mais au débiteur.
1) Schéma :
R3V 380
030 000
R305 00
380 0800 R30020
1 Km
2 Km
3 Km
Débiteur
Prestataire
- 27 -
2 – Comptabilisation :
On débit 030 000 à crédit R3V 380
3 – Section Analytique (S.A)
C’est une imputation des dépenses. Il joue un rôle très important au suivi des dépenses
faitent par un service par rapport aux autres services
Le compte charge et produit seulement qui exigent la S.A
Il faut mettre une S.A avant de faire une D.A.
Tous les services au sein de la JIRAMA ont une S.A :
030 800 : Service SRH 03 : Code zone de Mahajanga 0800 : code d’administration.
R3 : Spéciale Mahajanga pour le DIR seulement.
R 308 00 : chef de service SRH
R305 00 : chef comptable
030 700 : service commercial
Dans le service SEXO on trouve 2 types de S.A
- 031 100 pour le service production eau
- 031 500 pour le service de distribution eau.
R30 020 : direction
R35 540 : chef distribution électricité
035 200 : Production électricité.
035 200 : Centrale Production électricité.
Travaux remboursable électricité (TRE) : 038 500
Travaux remboursable eau (TRO) : 038 100.
- 28 -
C – DIVISION TRESORERIE
C’est la base de la comptabilité, il occupe le mouvement d’argent entré et sortie, c'est-
à-dire l’encaissement et décaissement.
Dans la division trésorerie on trouve l’accomplissement des journales suivants :
- JTC
- JTB
I – Journal Trésorerie Caisse (JTC) :
Dans le JTC il y a l’encaissement et décaissement.
1 – Encaissements de la JIRAMA sont :
Facture
Travaux remboursables.
Encaissement remise : payé par les clients litigieuses. Ils paient d’abord ces
frais avant de faire fonctionner leur compteur.
Encaissement droit d’abonnement : payé par le nouveau client du JIRAMA.
Encaissement consommation : il s’agit des encaissements de facture d’autre
zone , partout on peut le payer mais le responsable de la JIRAMA envoie une lettre
de justification pour vérifier si la facture est vraiment payée.
Encaissement frais radiologie : il s’agit de la somme venant du CMS payé par
la personne qui vient de consulter à la radiologie, pour la personne en dehors de la
JIRAMA. Ces frais sont versés directement à la caisse de la JIRAMA.
a) Etat flash :
Montre et vérifie tous les montants entrés dans le caissier. C’est le service
informatique qui envoie les étapes des encaissements. Après il passe au service PTF, le
responsable du PTF fait un contrôle avec vérification parce qu’il y a des étapes à fournir. Le
PTF envoie l’encaissement au service trésorerie.
- 29 -
Pièce d’encaissement est toujours en 3 exemplaires, le 2 restes à la JIRAMA.
Seule la caisse principale peut recevoir les pièces d’encaissement qui vont directement
à la trésorerie.
b) Comptabilisation du l’encaissement :
N° de compte à utilisé : 530 300 à 411 310.
530 300 411 310
Caisse à
Facture (client)
X
X
530 300 758 108
Caisse à
Frais remise (autre produit)
X
X
530 300 758 111
Caisse à
Droit d’abonnement
X
X 530 300
411 101
Caisse à
Consommation Client particulier
X
X
530 300 758 400
Caisse à
Frais radiologie (client)
X
X
2 – Décaissement :
Les décaissements de la JIRAMA sont :
- Achat
- Prestation de service
- Invitation
- Salaire du personnel
- Avance
- Versement à la banque
Remarque : Avant de faire un décaissement , il faut élaborer d’abord une fiche de
paiement et aussi une pièce de justification avant de faire un paiement et ces pièces se passent
toujours à la signature du chef comptable, directeur , trésorier.
- 30 -
a) Report :
C’est le reste de la caisse qui sera reporté demain.
Le solde compte dans la trésorerie caisse doit être semblable au solde physique.
Le service trésorerie fait la saisie des encaissements et il transmet au PTF ce qui donne
le journal définitive.
b) Comptabilisation du décaissement : 607 à 581000.
607 530 300
Achat à
Caisse
623 100 530 300
Invitation à
Caisse
641 101 530 300
Prestation de service à
Caisse
641 100 530 300
Salaire du personnel à
Caisse
425 200 530 300
Avance sur allocation de congé à
Caisse
581000 530 300
Virement interne à
Caisse
II – Journal Trésorerie banque (JTB) :
Comme dans le JTC, on trouve de l’encaissement et décaissement dans le JTB.
1 – Encaissement banque : (suivant bordereau bancaire) :
Versement espèce ou chèque : qui n’a pas besoin de pièce de paiement.
Virement direct par un client qui a besoin de pièce de paiement.
Sortie d’argent venant de la caisse versé en espèce ou chèque.
Décaissement à la caisse, encaissement à la banque.
Remarque : La JIRAMA Mahajanga ne fait pas une paiement fournisseur par chèque
mais en espèce (ex : achat carburant).
- 31 -
Comptabilisation :
512 203 581000
Banque BFV à
Caisse
512 103 581000
Banque BNI à
Caisse
512 303 581000
Banque BOA à
Caisse
512 403 581000
Banque BMOI à
Caisse
2 – Décaissement banque :
Transfert d’argent à Tana.
Frais
Chèque retourné.
a) Avis de débit : diminution du compte en banque.
b) Avis de crédit : augmentation du compte en banque.
c) Comptabilisation :
181000 512 303
Transfert d’argent à
Banque
x x
- 32 -
III – Procédure à la préparation de versement à la banque :
Vérification
Classement de la signature
Sur la place « à l’ordre » on met « JIRAMA ».
Faire une lecture diagonale lettre en chiffre.
Vérification du lieu de paiement. Pour ceux qui ont de lieu de paiements différents
sont interdits de classer dans un chèque.
a) Les différentes banques et leur numéro de compte
La société JIRAMA fait son versement sur quatre banques et chaque banque a son
propre journal.
BFV : 210100009393 clé RIB : 20
N° pièce d’encaissement : 512203
BNI : 180173550010000
N° pièce d’encaissement : 512103
BMOI : 3001000000107
N° pièce d’encaissement : 512403
BOA :
Chèque barré : c’est une chèque qu’on ne peut pas tirés en espèce mais par virement.
Chèque endossable : ce sont des chèques interdit de passer à une autre personne.
Dans un chèque on trouve :
- Marque d’une banque.
- Montant en lettre
- N° chèque
- Montant en chiffre
- A l’ordre.
- 33 -
La société JIRAMA ne bloque aucun d’argent venant de la caisse mais il fait tous le
jour un versement à la banque et cela dépend du l’encaissement. Donc chaque jour, il prépare
toujours à un versement et élaborer un passation d’écriture de :
- Pièce de paiement : nécessaire au moment du décaissement.
- Pièce d’encaissement : nécessaire au moment de versement à la banque.
b) Mode de l’établissement de pièce de paiement :
Etablir une pièce de paiement (B.P) de la caisse et une pièce d’encaissement banque
qui sont signés par le directeur et chef comptable. Ils endossent le chèque et vérifient toutes
les pièces.
b – 1 – Les différents types de pièce de paiement :
Au sein du JIRAMA, il y a 3 types de pièce de paiements :
Pièce de paiement électricité qui est coloré en jaune.
Pièce de paiement eau qui est coloré en bleu.
Pièce de paiement mixte qui est coloré en blanc.
b – 2 – Les différents types de pièce d’encaissement :
Pièce d’encaissement électricité.
Pièce d’encaissement eau.
Pièce d’encaissement mixte.
- 34 -
CHAPITRE III : ANALYSE DE L’ORGANISME :
La société JIRAMA est l’une de société assuré bien la vie de la population Malgache.
La présence de l’eau et de l’électricité développe rapidement la vie économique d’un pays.
Dans ce cas la JIRAMA utilise beaucoup des services pour fonctionner leurs activités qui ont
de direction d’appui à Tananarive. L’un de ce type de service le SAF qui joue un rôle très
important dans la vie de la société. Il se divise en trois parties et gère des activités différent
comme la porte feuille qui corrige les anomalies de la facture ; la comptabilité qui est le
responsable de Journal vente activité, journal opération diverse, ticket d’opération comptable,
l’écriture interne et la troisième partie c’est la trésorerie qui occupe le journal trésorerie caisse
et trésorerie banque c'est-à-dire assurer les encaissements et les décaissements de l’entreprise.
Il s’occupe aussi les règlements de fournisseur par chèque ou par virement ou par espèce.
En général l’activité de SAF se fonctionne bien mais pendant le stage nous avons
constate qu’il y a des points faibles, des points forts, des menaces à la société JIRAMA.
- 35 -
Section 1 : ANALYSE :
POINTS FORTS :
La société JIRAMA embauche beaucoup des salariés c'est-à-dire elle est une
entreprise forte.
Elle a les techniciens expérimentés au déroulement de la machine à la centrale.
Au niveau de la vente elle tolère toujours aux impayés car elle est une société
d’Etat. De plus elle pratique les techniques de vente d’abonnement au client
c’est de consommer et après payé (encaissements créance clients)
POINTS FAIBLES :
Au point de vue matériel, les budgets de maintenance sont nuls, ainsi la
diminution de la puissance électrique provoque des problèmes aux abonnés de
la JIRAMA comme les industries. De même jusqu’à maintenant elle fait de
vente à perte pour éviter des problèmes à la population Malgache car nous
somme encore dans le pays envoi de développement, la vie devient difficile et
beaucoup des gens souffre chaque jour pour vivre.
Il y a aussi l’insuffisance des relations entre le bailleur de fonds qui doit être
une clé pour notre développement, de fonctionner la JIRAMA. Les retards de
traitement comptable et l’incompatibilité du travail.
MENACES :
La société JIRAMA a une risque d’être privatisée s’il n’y a pas de solution à
prendre, jusqu’a maintenant on ne sait pas l’avenir de la JIRAMA après 2009.
Dans la SAF l’insuffisance des matériels dans l’établissement de pièce
comptable entraîne le retard du dossier qui est lancé à la direction générale à
Tananarive.
- 36 -
L’amortissement des matériels provoque des charges pour la société et qui
entraîne des irrégularisations sur l’analyse comptable.
La diminution de production, l’insatisfaction de la clientèle à cause de la
délestage provoque une baisse de revenu et en plus les activités industriels
peuvent être cessé et cela entraîne une augmentation de chômage parce que les
usines sont fermés et les recettes de l’état aussi sera diminué et enfin notre pays
reste toujours dans sa pauvreté.
Section 2 : PROBLEMATIQUE
D’après l’analyse nous constate que la JIRAMA a subit des problèmes sur de
nombreux domaines. Même elle a son point fort d’un autre coté, elle est en crise économique
ce qui entraîne les problèmes de travail surtout au niveau personnel et le matériel, fourniture
de bureau.
Au niveau du personnel : il y a l’insuffisance de main d’œuvre spécialisée concernant
le SAF dans l’établissement des pièces comptables. De plus le personnel permanent dans un
service est insuffisant par rapport aux autres services.
Au niveau de matériels et fournitures de bureau, il y a l’insuffisance de matériels
informatiques qui entraîne le retard de l’assainissement financière et lacune de travail surtout
au moment de l’inventaire. Il y a aussi d’autres problèmes sur l’accomplissement de vrai
journal comme l’insuffisance des imprimés, machines calculatrice. Tous ces problèmes
rendent difficile le travail dans le SAF.
PARTIE II : CONTRIBUTION A
L’AMELIORATION DE LA GESTION
COMPTABLE
- 37 -
CHAPITRE I : GENERALITE SUR LE GESTION COMPTABLE DE LA JIRA MA
Avant d’entamer sur l’analyse de la problématique , dans ce premier chapitre nous
parlons d’abord la nature du travail comptable en général ,ensuite les différentes documents
comptable à utilisé , leurs équipages et les matériels utilisés puis le circuit de document et le
nombre du personnel .
Section 1 : Nature du travail comptable en générale :
Le comptable est celui ou la personne qui acquit une compétence en matière du
système d’information financière.
La comptabilité comprend :
La mise en place d’un système comptable ou de contrôle.
L’établissement et la vérification des états financiers.
L’analyse et les interprétations des informations financières.
Leur objectif :
Les premiers objectifs de la comptabilité sont de fournir des informations financières
sur les fonctionnements de l’entreprise.
Les informations fournies sont importantes pour :
Prendre de décision administrative et financière.
Planifier les activités de l’entreprise.
Contrôler les ressources.
Afin de fournir des informations utiles sur l’exploitation, il trouve le moyen de tenir
compte des activités quotidiennes de l’entreprise et résumer ceci dans des rapports
comptables. Les méthodes pour atteindre ses objectifs donnent lieu à l’établissement d’un
système comptable.
Les fonctions principales du système comptable sont :
- 38 -
La saisie des données financières (facture, chèque, caisse).
La classification et leur codification (facture, lettre)
L’inscription dans des livres dits « comptable » d’une façon chronologique.
Résumé et synthèse de ses données.
Communiquer les interprétations.
La comptabilité doit produire régulièrement des données chiffrées sous formes de
tableau, de pourcentage, de graphique pour permettre au chef d’entreprise de contracter avec
les tiers avec le maximum de fiabilité.
Section 2 : Les différents documents comptables à utilisé :
� Journal trésorerie (JTC)
� Journal trésorerie banque (JTB)
� Journal vente activité annexes (JVAA)
� Journal opération diverse (JOD)
� Ecriture interne (EI)
� Journal auxiliaire (JA)
� Grand –livre
� Balance
Les journaux auxiliaires :
Dans l’entreprise, pour repartir, organiser et spécialiser le travail comptable on utilise
plusieurs journaux. Dans ce cas, il y a 4 types de journal auxiliaire :
Journal auxiliaires des opérations diverses (JAOD) : c’est l’origine des écritures JOD.
Dans ce journal seront enregistrées toutes les opérations qui ne peuvent être passées dans les
précédents journaux.
Journal auxiliaire des ventes (JAV) : c’est l’origine de JVAA dans ce journal seront
enregistrées toutes les factures adressées aux clients.
- 39 -
Journal auxiliaire de trésorerie (JAT) : c’est l’origine des écritures JTC et JTB. Dans
ce journal seront enregistrées toutes les pièces de caisse, recettes ou dépenses payées en
espèces et les pièces de banque, CCP. Exemple : souche de chèque, chèque reçus des clients
ou ventes au comptant, virement.
Journal auxiliaire des achats (JAA) : c’est l’origine des écritures TOC. Dans ce journal
seront enregistrées toutes les factures reçues des fournisseurs pour des acquisitions ou des
approvisionnement.
Grand –livre :
A la JIRAMA, il est un document de restitution qui récapitule par compte les
mouvements des divers journaux.
Balance :
Elle donne un aperçu sur la situation de chaque compte à un mois donné (solde des
comptes).
Section 3 : Les équipages de la gestion comptable et les matériels utilisés.
a) Les matériels utilisés :
Machines calculatrices avec bande de flash.
Ordinateurs.
Papiers.
b) Les équipages de la gestion comptable à la JIRAMA :
A la JIRAMA la gestion comptable n’effectue pas au niveau du SAF seulement
mais elle se relié avec d’autre service comme :
Le service commerciale en cas de l’augmentation, diminution et à
l’élaboration du Bordereau de Régularisation Portefeuille.
- 40 -
Le service informatique dans l’établissement de JVAA, TOC, Trésorerie. Il est
gestionnaire de la base de donné de DIR Mahajanga et sauvegarde la base de
donné traité et envoyé au service concernant.
Le service de contrôle de gestion lorsqu’il fait des achats aux magasins.
Le service approvisionnement lorsqu’il y a besoin des matériels par exemple :
encre, papier, …
Section 4 : Circuit de document et le nombre du personnel :
a) Circuit de document comptable au niveau du Service Administratif et Financier de
Mahajanga :
b) Nombre de personnelle :
L’ensemble du personnel qui travaille dans le champ comptables au sein de la
JIRAMA Mahajanga est de 9 personnes dont 2 à la division trésorerie 3 à la division
comptabilité, 2 à la caisse, une au prote feuille et le reste au compte d’immobilisation.
Concernant le responsable de compte d’immobilisations à la JIRAMA elle a une
attribution et mission à faire.
b – 1 – Attribution :
Faire la suivi et contrôle des immobilisations
Faire le suivi des travaux sur crédit venant du Tananarive.
Élaboration et suivi de budget de SAF
Responsable des affaires générales
SAF
Service informatique
Service commercial
- 41 -
Assure la saine de trésorerie secteur.
b – 2 – Mission :
Assurer la coordination de gestion des immobilisations de l’affaire administrative de la
zone de Mahajanga, ainsi que le suivi du budget des travaux sur crédit de la DIR Mahajanga.
Liste des unités techniques :
Il insère les informations dans la liste d’inventaire.
� Fiche de transfert :
Il enlève les immobilisations dans l’inventaire de Mahajanga.
- 42 -
CHAPITRE II : ANALYSE DE LA PROBLEMATIQUE
Dans ce chapitre , nous allons voir un par un les différentes problèmes au
niveau du Service Administratif et Financier.
Section 1 : Au niveau du personnel
a) Insuffisance de main d’œuvre spécialisé :
Dans l’établissement des TOC, JVAA, JTC, JTB il n’y a pas de personne fixe qui
charge seulement la saisie sur l’ordinateur ceux qui entraîne le retard du travail chaque jour or
la JIRAMA a beaucoup de travail à saisir. Il entraîne aussi le mal fonctionnement du travail
parce que le travailleur sont souvent fatigués et peuvent être malade. Il multiplie encore les
travail à faire pour demain et l’oblige de faire un rattrapage au moment du repos c'est-à-dire
pendant le week – end.
b) Insuffisance de personnels permanents :
Les affaires du SAF sont l’une de travail très lourde car il occupe toutes les
irrégularisations des comptes au sein d’une société. Ces cas sont bloquent les objectifs de
l’entreprise car le nombre de personnel qui assure leur fonctionnement sont insuffisants et
déséquilibre par rapport aux autres services.
Certaines personnes ont charge d’un double travail pendant le versement de
consommation parce que les clients sont nombreux. Durant la stage, on constate que trois
caisses seulement qui fonctionnent bien or le caissier gère des millions d’argents. Il y a des
gens qui ne satisfont jamais à cause de l’insuffisance de nombre de caissier. Elle est
responsable de l’enregistrement des mouvements d’entrée et sortie d’argents ainsi que leur
conservation avant de verser à la banque. A cause de nombre du caissier, au lieu de stopper
leur travail (le contacte avec les clients qui faisant le versement) une heure avant de leur
sortir, elle se sacrifié jusqu’au 11h plus. Leur travail est lourd et qui implique une
détournement d’argent.
- 43 -
Section 2 : Au niveau de matériels et fourniture de bureau
a) Insuffisance de matériel informatique :
Comme dans toute la société les matériels informatiques sont utiles à la JIRAMA
surtout dans le SAF pour accélérer l’accomplissement des différents documents comptables et
pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. On constate que les matériels
informatiques au sein du SAF sont insuffisants. Il n’y en a que deux anciens et ne
correspondent pas à la technologie moderne. Parfois, ils sont bloqués ce qui entraînent par
conséquent le retard de l’enregistrement comptable et les saisies. En plus le journal venant du
secteur ou sous groupements est aussi traité sur l’ordinateur à la DIR et entraîne le retard de
lancement de dossier à la Direction Générale.
b) Insuffisance des imprimantes et de machines calculatrices :
A chaque fois qu’on fait des impressions, on est obligé d’aller à d’autres services
disponibles pour imprimer le document comptable. Très souvent l’encre est insuffisante et il
y a des travaux bloqués. La plupart de dossiers dans la JIRAMA a besoin de l’imprimante par
exemple TOC. Il est difficile d’effectuer un journal sans l’ordinateur et l’imprimante. Pour
éviter le retard, il faut que le service administratif financier ait sa propre imprimante.
Section 3 : Insuffisance de budget de maintenance
Tous les services dans une société mérité un budget de maintenance pour fonctionner
bien leur activités et pour développer la vie économique de l’entreprise. L’absence de ce
budget rend la fermeture d’usine ou une crise de la société. L’entreprise commercial parfois
utilise des différentes machines et cela peuvent être détruit et amortie après quelques années
d’où besoins de maintenances ou renouvellement. Concernant le SAF, on vu que la plupart
des matériels qu’il utilise ont besoin de changement surtout les matériels informatiques. Ce
budget est nécessaire pour que les activités de l’entreprise finissent rapidement.
- 44 -
CHAPITRE III : RESOLUTION DE LA PROBLEME
Dans ce chapitre, nous proposons à la société JIRAMA des possibilités pour les points
à améliorer concernant le deuxième chapitre de la deuxième partie.
Section 1 : Recrutement de personnel permanent nécessaire et suffisant pour
chaque service.
Entant que société commerciale la présence et l’utilisation de main d’œuvre qualifié
suffisant sont utiles pour le développement rapide de la société. Il diminue le mal
fonctionnement de travail, de même la fatigue des travailleurs sont diminués et ne travaillent
plus pendant le week-end.
Pour le caissier, il faut ajouter au moins 2 minimum et stable dans leur mission. Ils
sont très importants pour l’entreprise car responsable des ressources monétaires. Nous
n’oublions pas aussi leur situation de vie parce qu’ils sont des personnes qui ont des autres
service à faire dans leur foyer.
La qualité du personnel et la qualité de service améliorer l’image de marque de
l’entreprise et éviter aussi les longues files d’attente des clients, accélérer la circulation des
documents au niveau de chaque service qui augmente la performance de la société. Il faut
séparer les tâches incompatibles surtout dans le caissier pour réduire l’apparition des
irrégularisations de travail.
Section 2 : Dotation des matériels suffisants
Doter des matériels sur lesquels sont placés des moyens personnels qui vont assurer la
direction des affaires. Pour développer et améliorer les activités de travail dans chaque
service, il faut doter des matériels informatiques suffisant et équivaut à la technologie
moderne. Enfin les travailleurs seront calmes et heureux dans l’accomplissement de leurs
affaires chaque jour. Les heures de traitement comptable sont diminue aussi.
Pour éviter le retard de travail à faire, il faut avoir une imprimante dans chaque service
des machines calculatrice suffisant et des encres suffisantes pour un mois minimum. La
présence de l’imprimante enlève les différents problèmes pendant le moment de l’impression.
Il facilite aussi le travail de trésorerie et de la comptabilité.
- 45 -
Section 3 : Avoir des budgets de maintenance.
Le budget, c’est l’état de prévision de recette et des dépenses d’un département.
La maintenance, c’est l’ensemble des opérations permettant de conserver dans le
même état un système, un matériel, un appareil ou de lui restituer des caractéristiques de
fonctionnement spécifiés.
La maintenance au sens étroit du terme, c’est l’entretien des équipements de
l’entreprise. Alors il a pour objet de les garder en état de fonctionnement normal de la société.
A l’instant du concept de qualité, qui concernait au départ uniquement à la production,
la notion de maintenance peut être perçue comme un état d’esprit touchant toutes les fonctions
de l’entreprise.
Il s’agit de préserver le patrimoine de l’entreprise, ses structures, ses procédures pour
augmenter sa rentabilité, en évitant les réhabilitations, les rééquipements, les
recapitalisations… qui sont très coûteux.
De l’industrie aux services, chaque outil devrait avoir son spécialiste de maintenance.
Les véritables besoins sont de plus en plus au niveau de la maintenance de ce qui a été malgré
tout construit et acquis.
Entretien : aux industriels, il permet de prolonger la durée de vie de leurs
investissements et aux particuliers, il donne la possibilité d’augmenter indirectement leur
pouvoir d’achat.
Dans la JIRAMA ces budgets de maintenance est nécessaire surtout en cas de
renouvellement des matériels amortis et détruits.
Comme le moteur, les groupes électrogènes à la centrale thermique, l’ordinateur,
machine calculatrice. Il résoudre le problème existant dans tous les services.
Section 4 : Nouvelle organisation
Si une entreprise ne fonctionne pas bien pendant plusieurs années, il mérite une
nouvelle organisation. Les connaissances à propos de l’évolution de la technologie doivent
inciter les agents d’une société à chercher des informations qui peuvent améliorer la vie
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économique de l’entreprise. Cette nouvelle organisation ne supprime pas toutes les anciennes
organisation au contraire elle améliore les qualités de service dans tous le domaine.
La JIRAMA doit établir une nouvel astuce pour qu’elle puisse atteindre leur objectif
c’est le bénéfice réalisable. Malgré sa situation actuelle, elle est toujours dans le cas de crise
mais les étapes qu’elles ont passées atténuent déjà quelques problèmes comme le délestage
qui vient de l’insuffisance d’argent, puissance électrique et l’absence de maintenance des
matériels correspondant à ces puissances. Il faut prendre de nouvelles décisions pour lutter
contre ces crises. Ces décisions n’arrivent jamais si tous les mondes ne cherchent pas des
solutions.
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CHAPITRE IV : RESULTATS ATTENDUS
Pour améliorer l’image de la société JIRAMA , nous proposons des meilleurs
résolutions sur l’organisation du service et de l’ organisation globale .
Section 1 : Organisation du service
Il faut améliorer la qualité de service pour satisfaire le besoin de la clientèle
concernant la capacité d’électricité :
Il faut améliorer aussi l’assainissement financier, les circuits, des recettes et des
dépenses. Etablir les prévisions concernant les besoins du travail.
Le chef comptable en tant que premier responsable du service, il devrait analyser le
volume de travail qui incombe à son service par rapport aux capacités, l’effectif et leur
compétence.
Le retard de l’enregistrement comptable, une longue attente du personnel, le retard de
sortie du caissier nous conduit à proposer à la société de vérifier l’amélioration et
l’accélération du circuit des documents comptables.
Recruter des personnels permanents pour bien assurer le fonctionnement de toute
activité de service. Equilibrer le nombre de personnel dans chaque service pour éviter le mal
fonctionnement du travail.
Au niveau de la vente, il faut améliorer le taux de recouvrement c'est-à-dire la somme
reçue par les clients et sensibiliser les clients à utiliser les compteurs prépayés pour diminuer
voir éviter les impayés. Il faut aussi être ponctuel à la distribution des factures chez les clients.
Compteur prépayé :
Ils s’appellent aussi cache power, c’est un compteur numérique qui est conçu pour
éviter le non paiement des clients.
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Le paiement de la consommation se fait par crédit comme le crédit de téléphone
mobile. Les clients achète le crédit à la JIRAMA et insèrent des numéros dans le compteur.
Le délai d’utilisation est spécifié selon les recharges.
Formation des agents : il faut former les différents agents pour être capable d’utiliser
et manipuler les matériels au sein de son service afin que le travail sera rapide et l’activité de
la société sera aussi en bonne marche. Les agents comptables doivent connaître la liaison du
travail qui existe dans son service ils doivent être polyvalents. Parfois il y a des agents en
missions ou en congé, un autre agent peut le remplacer et amener son travail et ses tâches. Le
travail des agents comptable exigent des personnes compétentes pour éviter les fautes de
gestion.
Utilisation des matériels informatiques : le logiciel c’est la science du traitement
rationnel de l’information, notamment par machine automatique. Il facilite le traitement
comptable. La présence de l’informatique permet aussi d’alléger le comptable à
l’accomplissement des pièces comptables. Il accélère le travail et très efficace car tous les
documents comptables sont enregistrés dans l’ordinateur. Il évite le travail répétitif, gain de
temps, gain en sécurité et fiabilité du traitement. De plus il réduit l’heure de traitement
comptable et accélère la prise de décision en cas de problème. C’est un moyen de
communication entre les entreprises et les fournisseurs, les clients de la JIRAMA qui permette
de donner des informations aux autres DIR.
Section 2 : Organisation globale
- Au niveau du fonds, les contrats avec l’opérateur privé doivent être bien
négociés pour enlever rapidement les problèmes au sein de la JIRAMA. Elle a
besoin de soutien du Ministère de l’énergie , des Mines et du Ministères de
l’économie. Il faut partager des efforts pour redresser la JIRAMA, notamment
sur les tarifs.
- Il est favorable à un partenariat public privé pour éviter la crainte vis-à-vis de
la poursuite de la hausse des tarifs .
- Il faut améliorer les conditions organisationnelles du travail :
- Dé parcellisation, responsabilisations et personnalisation des tâches .
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- Retrouver l’équilibre budgétaire c'est-à-dire avoir des budget suffisants pour le
renouvellement des matériels dans tous les domaines de service. Il faut
améliorer les matériels de production qui sont déjà amortis car cela provoque
l’insatisfaction de la clientèle.
- Restitution au gouvernement et aux partenaires comme la banque mondiale,
AFD (Agence Française pour le Développement).
- La participation élect-eau doit multiplier dans la facture mais petit à petit.
- Utiliser des groupes électrogènes en fuel lourd car elle est moins coûteuse par
rapport aux générateurs qui roulent en gas-oil. Ceci résoudre les problèmes des
impayés. De plus les dépenses de gas-oil multiplient les charges de la société
car leur prix est déjà élevé et ne cesse pas d’augmenter chaque jour, ce qui
entraîne le délestage qui est un barrage de développement de l’industrie. De
plus le moment d’éclairage dans chaque quartier est limite.
- Améliorer le suivi de règlement des impayés des clients dans toute catégorie.
Lorsque le délai de paiement est écoulé, il faut envoyer la liste des clients qui
n’ont pas payé la facture.
- Fortifier le suivi de dépenses et des recettes ;
- Le groupe de contrôle doit bien assurer leur rôle sur le traitement de toutes les
réclamations des clients sur les consommations, le relevé de la consommation
du client ;
- Faire l’assainissement financier.
Etablissement du budget :
L’établissement du budget tient compte des activités d’une entreprise à buts lucratifs
ou non, en rapportant aux fonds dont elle aura besoin l’argent qu’elle produira.
L’établissement du budget est, par sa nature même, un processus de planification effectué
généralement tous les ans et révisé tous les mois. Il devrait être établi de façon holistique,
englobant toutes les activités de l’entreprise.
Un budget est un moyen nécessaire pour atteindre un but déterminé.
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- Il faut améliorer le contrôle de gestion qui est un ensemble de procédures
claires et précises qui permettent de s’assurer que les actions qui doivent être
entreprises pour atteindre les objectifs choisis est effectivement et
efficacement. D’une manière générale, il est comme une fonction de vigilance
dont l’objet est d’assurer que l’utilisation des ressources et les résultats soit
conforme aux objectifs de l’organisation. Le contrôle de gestion peut permettre
de :
- Faire prendre conscience au personnel (spécialement aux cadres) du rôle qu’il
peut jouer dans la réduction progressive des coûts et dans la réalisation des
gains.
- Développer l’esprit de coopération au sein de l’entreprise ;
- Renforcer les moyens d’action des différents échelons hiérarchiques en les
aidera à mieux connaître l’évolution du secteur qu’il dirige.
Le système de contrôle de gestion va fournir un ensemble d’information que les
groupes de travail doivent employer par leur propre orientation et pour la résolution des
problèmes. Il a pour but de fournir au responsable de l’unité de gestion et à ses interlocuteurs,
à chacun des temps forts de leur négociation.
Ce système de contrôle de gestion est nécessaire parce que des troubles peuvent naître
de la confrontation d’un environnement mouvant, de la complexité des activités de
l’entreprise, de l’éloignement géographique des centres de décision, des difficultés de
communication, voire des antagonismes latents ou manifestes fixes par les responsables, il
importe de réduire ces troubles à un niveau supportable. C’est le rôle qui est assigné au
système de contrôle de gestion en tant que système sensoriel de l’entreprise d’expression
contrôle de gestion doit être prise au sens large de maîtrise des mécanismes de l’entreprise.
Il faut mettre au point des outils techniques de contrôle mais aussi surmonter des
obstacles psychologiques ou sociologiques.
La réalisation d’un système de contrôle de gestion comprend 3 phases inséparables :
Une phase de planification (avant)
Une phase de pilotage (pendant)
Une phase de contrôle au sens stricts (après)
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La société doit contrôler les comptes annuels par une ou plusieurs personnes habilitées
en vertu de la loi nationale au contrôle des comptes.
La ou les personnes chargées, du contrôle des comptes doivent également vérifier la
concordance du rapport de gestion avec les comptes annuel, de l’exercice.
Le domaine du contrôle de gestion peut prétendre de nombreux aspects, notamment
financier, physique et humain. Par « financier » il faut entendre les procédures comptables et
budgétaires. Dans le contrôle physique est inclus le suivi de la production, du planning.
Enfin, les aspects humains deux contrôle concernent notamment l’évaluation des
performances des individus et la mesure du climat social de l’organisation.
-La mise en place du tableau de bord :
Pour l’entreprise commerciale, la mise en place d’un tableau de bord est nécessaire. Il
est un outil d’aide à la décision, contient des informations financières et non financière
(dimension financière, dimension reliée à la clientèle, dimension reliée au processus interne).
Il est important dans la mesure où il met en évidence plutôt les ratios de fonctionnement que
ceux de structure.
Les dirigeants devraient déterminer les stratégies de croissance dans l’avenir pour
éviter la crise.
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CONCLUSION :
En bref, l’analyse de la situation existante au sein de la JIRAMA Mahajanga, nous
permet de constater certains problèmes au niveau du personnel et des matériels, de
fournitures de bureau du SAF. Ces problèmes proviennent de la situation interne et sont
attachés à l’organisation de la société. Il y a notamment l’insuffisance de caissier concernant
les matériels, le vieillissement et l’insuffisance de l’ordinateur, de l’imprimante et des
machines calculatrices empêchent le bon fonctionnement de ce service. Mais pour proposons
des solutions pour améliorer la qualité de ce service. Ce sont le recrutement de personnel
permanent, dotation des matériels suffi, la présence des budgets de maintenance et la mise en
place d’une nouvelle organisation.
Puisque la société JIRAMA a subit des difficultés dans des nombreuses domaines
nous proposons des meilleures solutions pour faire fonctionner et développer rapidement leur
activité. Ces résolutions peuvent améliorer l’organisation du service et la vie de l’entreprise
en général.
La réforme de la JIRAMA a été amorcée depuis 2003 et se termine en 2009. Elle a
déjà pus des mesures à court terme qui visent à redresser rapidement la JIRAMA : c’est le
contrat de gestion avec la société Lahmeyer et le plan de redressement mais il y a encore
d’autre problème comme le délestage qui crée des problèmes au niveau de vie social et
économique de la population Malgache or nous ne pouvons pas vivre sans l’électricité et
l’eau.
Enfin, nous inciterons de travailler avec la JIRAMA pour enlever ces différents
problèmes car l’eau et l’électricité sont indispensables dans vie humaine et accélèrent aussi le
développement économique d’un pays.
Annexes
Annexe 1 : Liste détaillée des mouvements journaliers compte d’attente 419 630 sur
caisse du 21/09/2006.
Annexe 2 : Liste détaillée des mouvements journaliers régularisations transfert sortie
du 22/09/06.
Annexe 3 : Bordereau de régularisation portefeuille.
Annexe 4 : Etat récapitulatif des encaissements journaliers
Annexe 5 : Avis d’opération diverse
Annexe 6 : TOC
Annexe 7 : Facture
Annexe 8 : Bon de commande.
Annexe 9 : Bon de réception.
Annexe 10 : Bon de livraison
Annexe 11 : Pièce de paiement
Annexe 12 : Pièce d’encaissement.
BIBLIOGRAPHIE
1 La comptabilité d’entreprise, RANDRIANIRINA Edmond
Editions MADPRINT Antananarive.
2 Comptabilité D. Monnet W .Youna.
3 Comptabilité et Gestion A Mikol . P. Wagner.
4 50 Techniques essentielles de Gestion, Michael Ward, Editionns de Vecchi
S.A 20, rue de la trémoille 750008 Paris.
5 Gestion économique .c .Mouilleseaux , dirigé par Alain Rossignol.
6 Economie d’entreprise, Dunod, Janine Meyer.
