Seminar i Halden 10.november 2011

Seminar i Halden 10.november 2011

Morgendagens barnehage og skole

• Barnehagen og skolen skal være helsefremmende arbeidsplasser for alle. Det innebærer fokus på HMS, mulighet for personlig utvikling og påvirkning av egen arbeidssituasjon.

• Ledere på alle nivåer har det overordnede ansvaret for et godt arbeidsmiljø, i samarbeid med verneombud, tillitsvalgte og de ansatte.

LM-SAK 3/09

s2

Målet ift tilsynene i skoleverket 2009/10

• Målet har vært å bidra til at skolene og skoleeier forstår betydningen av å jobbe systematisk med eget arbeidsmiljø. Det forebyggende arbeidet må vektlegges….

• Bidra til å utvikle HMS-systemer som er tilpasset den enkelte arbeidsplass og de utfordringene de ansatte faktisk møter i hverdagen.

Tittelen endres i "Topp- og Bunntekst..." s3

Med skolen som arbeidsplass

• «Med skolen som arbeidsplass» har vært Arbeidstilsynets nasjonale tilsynssatsing rettet mot private og offentlige skoler i 2009/2010.

• I løpet av denne perioden har Arbeidstilsynet gjennomført 831 tilsyn i grunnskoler og videregående skoler (offentlige og private).



Oversikt over antall tilsyn gjennomført i Østfold 2009/10

Arbeidstilsynets landsomfattende tilsyn i skolene 2009/ 10 prosjektet ”Med skolen som arbeidsplass”

Arbeidstilsynet gjennomførte i 2009 tilsyn i skolesektoren

- 11 kommuner med 37 skoler ( Halden 4 skoler)

- Fylkeskommunen med 5 skoler

I 2010 ble det gjennomført nye tilsyn i skolesektoren- 4 kommuner med 8 skoler ( ikke Halden)

I 2010 ble det gjennomført oppfølgingstilsyn i skolesektoren

- 2 kommuner med 2 skoler + skoleeiernivå ( ikke Halden)

6

”Med skolen som arbeidsplass”: Tilsynstema

Generelt HMS arbeid:• HMS-kunnskap i virksomheten• Verneombud• Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av reelle

arbeidsmiljøutfordringer spesielt rettet mot psykososialt arbeidsmiljø

• Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet• Rapportering av avvik (uønskede hendelser)


Tilsynstema forts.

• Tilrettelegging og sykefraværsoppfølging• Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (fra 2010)

Fokus på forebygging av bransjerelaterte risikofaktorer – spesielt knyttet til:

• Konflikter/konflikthåndtering• Vold/trusler• Omstillinger/endringer

• Vedlikehold og rehabilitering av skolebygg




Bruk rapporten: ” Med skolen som arbeidsplass”

Rapporten inneholder mye nyttig informasjon og kunnskap om arbeidsmiljøet i skolesektoren og omtaler blant annet:

• erfaringer fra tilsynene (s.14–16 + 27-28)• bransjerelaterte utfordringer ( s.17–26)• partenes rolle og ansvar (s. 12-13 + 35-36)• vurderinger og anbefalinger om gode tiltak. (s.29-33+37-

38)

Rapporten vil kunne være et godt grunnlag for å sette arbeidsmiljøarbeidet på dagsordenen.



Noen nasjonale hovedinntrykk etter tilsyn i 2009/2010


• Arbeidstilsynet har møtt positive og ressurssterke ledere og ansatte i skolesektoren. Mange trives i jobben sin og gir mye for at elevene skal ha et godt læringsmiljø.

• Det er registrert en positiv utvikling i forhold til å utarbeide HMS-systemer i skolesektoren i løpet av 2009 og 2010.

• Skolene/skoleeier har lettere for å utarbeide HMS-systemer/rutiner enn å implementere, bekjentgjøre og ta dem aktivt i bruk i egen organisasjon.

Noen nasjonale hovedinntrykk ift arbeidsmiljøutfordringer etter tilsyn 2009/10

• Opplevelsen av høy / økende arbeidsbelastning eks. økte dokumentasjonskrav og andre arbeidsoppgaver

• Opplevelsen av hyppige omstillinger/endringer• Opplevelsen av økende grad av krevende elevatferd

(opplevd mangel på kompetanse til å håndtere situasjoner, og opplevd mangel på ressurser til å tilby alternativ undervisning ved behov)

• Tidvis opplevde samarbeidsutfordringer - for eksempel knyttet til elever, foreldre, kollegaer, ledelseslinjen etc.


Noen nasjonale hovedinntrykk ift arbeidsmiljøutfordringer etter tilsyn 2009/10

• Opplevde stramme rammebetingelser• Opplevelsen av uegnede bygningsmasser• Overordnet HMS-system lite implementert og kjent i enkelte

underliggende skoler• Skoleledelsen kan være klar over arbeidsmiljøutfordringene, men opplever

å ha relativt lite handlingsrom til å gjøre noe med det.

• Inkluderende arbeidsliv (IA) virker som et kjent begrep blant ledere og ansatte, og mange av skolene har etablert skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær.

• Tendensen viser imidlertid at de besøkte skolene og skoleeiere ikke i tilstrekkelig grad jobber primærforebyggende med de tema som stod i fokus i denne tilsynssatsingen.


Hovedinntrykk etter tilsyn 2009/10 – manglende kjennskap til rutiner og systemer blant ansatte

Rutiner og systemer må beskrive…..

eksempelvis:– hvordan de skal melde avvik (uønskede hendelser) - skjema– hvordan rapportere om opplevde samarbeidsutfordringer/konflikter,– hvordan det er forventet av de ansatte skal opptre ved en eventuell

vold og/eller trussels episode,– hvordan aktivitetsplikten arter seg i en eventuell

sykefraværsoppfølgingsprosess,– hvordan vil eventuelle klager på ansatte fra elever og foreldre bli

håndtert

........beskrivelser som er egnet og kjent for de ansatte.


Momenter som går igjen og som er viktige forutsetninger for et levende HMS-arbeid:

• En aktiv ledelse og aktiv vernetjeneste er viktig for et velfungerende HMS- arbeid på arbeidsplassen

• Kunnskap og avklaring av roller omkring det systematiske HMS -arbeidet

• Eget arbeidsmiljø systematisk satt på dagsorden for å sikre kunnskap og medvirkning fra ansatte i dette arbeidet

• Medvirkning er en forutsetning for et levende forebyggende arbeidsmiljøarbeid, og en viktig forutsetning for at nødvendige og hensiktsmessige tiltak og rutiner iverksettes og benyttes.




Arbeidstilsynets rapport av 25.01.10” Med skolen som arbeidsplass ” - Østfold

Arbeidstilsynet hadde fokus på følgende temaer:

1.Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse

2.Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer

3.Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet

4.Rapportering av avvik (uheldige forhold)

5.Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler

6.Organisering og tilrettelegging av arbeidet

7.Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging

8.Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere

20

Med skolen som arbeidsplass - Østfold

Resultat for Østfold 2009:- 11 kommuner med 37 skoler ( 4 skoler fra Halden)- Fylkeskommunen med 5 skoler

Funn i 2009:- Ikke rutiner for å jobbe systematisk med psykososiale

arbeidsmiljøet ( konflikter, omstillinger, vold og trusler)- Mangler ift kommunikasjon og medvirkning- Få arenaer til å ta opp saker ift arbeidsmiljø

Ny runde i Østfold i 2010:

- 3 kommuner med 6 skoler ( ikke Halden)

Oppfølging i Østfold 2010:

- 1 kommune med 2 skoler ( ikke Halden)


Med skolen som arbeidsplass - Halden

Resultat for Halden 2009: ( 4 skoler)

Arbeidstilsynet hadde fokus på følgende temaer:

1.Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse ( 1 skole)

2.Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer ( 1 skole)

3.Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet ( 1 skole)

4.Rapportering av avvik (uheldige forhold) ( 4 skoler)

5.Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler ( 4 skoler)

6.Organisering og tilrettelegging av arbeidet

7.Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging

8.Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ( 1 skole)

s22

Tema 1: VO/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Halden

Avvik Halden 2009: ( 1 skole)

- VO har ikke nødvendig opplæring

- arbeidsgiver har ikke gjennomgått opplæring i HMS-arbeid


Tema 2: Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer

Avvik i Østfold:

Det ble avdekket avvik og pålegg på skoler i 10 kommuner i Østfold og Fylkeskommunen vedr.:

- ikke utarbeidet skriftlig kartlegging- meldte arbeidsmiljøutfordringer fanges ikke opp- ikke skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og

risikovurdering av arbeidsmiljøutfordringer

24

Tema 2: Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Halden


- meldte arbeidsmiljøutfordringer fanges ikke opp

- arbeidsmiljøutfordringer blir ikke tatt tak i

- arbeidsmiljøutfordringer ikke behandlet på en god måte pga mangel på skriftlig rutiner

s25

Tema 3: Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet

Avvik i Østfold:


- gjennomføres ikke medarbeidersamtaler.

- ikke etablert ulike fora for medvirkning og samarbeid

26

Tema 3: Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Halden


- Ikke etablert ulike fora for medvirkning og samarbeid

s27

Tema 4: Rapportering av avvik (uheldige forhold)

Avvik i Østfold:


- ikke utviklet et skriftlig avvikssystem

- ikke fått implementert et avvikssystem som er kjent og i bruk

- Ikke et skriftlig system for psykososiale og organisatoriske avvik

- manglende bekjentgjøring av rutine for håndtering avavviksmeldinger

28

Tema 4: Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Halden

Avvik Halden 2009: ( 4 skoler)

- ikke implementert et avvikssystem som er kjent og i bruk


Tema 5: Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og truslerAvvik i Østfold:


- ikke skriftlige rutiner for håndtering av konflikter, Rutinene for konflikt er ikke kjent

- rutinene for vold og trusler er ikke kjent, - ikke skriftlig beredskapsplan/rutine for håndtering av vold og

trusler,- ikke skriftlige rutiner ift regelmessig opplæring og trening av

forebygging mot vold og trakassering - ikke skriftlige rutiner for å håndtere elev og foreldreklage- rutinene ift. elev og foreldreklager er ikke kjent, - ikke utarbeidet skriftlig rutiner for vurdering av

arbeidsmiljøkonksekvenser ved omstillinger,

30

Tema 5: Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Halden

Avvik Halden 2009: ( 4 skoler)

- Ikke skriftlige rutiner for håndtering av konflikter - ikke kjent

- Ikke skriftlige rutiner ift regelmessig opplæring og trening mot vold og trakassering

- Skal etablere skriftlige rutiner ift arbeidsmiljøkonsekvenser ved omstillinger

- Ikke kjente rutinert for å håndtere elev og foreldreklager

s31

Tema 8: Oppfølging av sykemeldte

Avvik Halden 2009: (1 skole)

- virksomheten skal bekjentgjøre rutiner for oppfølging av sykefravær for sine ansatte



Hva skjer med avvikene lokalt – etter atArbeidstilsynet har lukket og godkjent – oppfølging!

• For å gi lokallagene dokumentasjonsgrunnlag for sitt strategiske arbeid, gjennomførte fylkeslaget våren 2010 en undersøkelse som tok for seg hva som gjøres i etterkant.

Målet: • skape økt bevissthet og aktivitet for et bedre arbeidsmiljø

- få til et levende HMS – arbeid (systemer som er kjent og i bruk), slik at ansatte merker endringer i form av et enda bedre arbeidsmiljø

• Få arbeidsgiver/skoleeier til å se nytten av et godt etablert HMS -arbeid, viktig å satse på forebygging!

34

Undersøkelsen til UDF Østfold viser

• Alle kommuner har etablert et avvikssystem i tilknytning til HMS- arbeidet, jf. aml § 3-1, men dette systemet er ikke kjent blant alle de ansatte og / eller systemet fungerer ikke. Dette gjelder 10 av 17 kommuner, hvor det med andre ord ikke er et system som praktiseres.

• De fleste kommuner/skoler, som har hatt tilsyn, fikk lukket sine avvik.

• HTV har ikke vært en involvert part tilsynsprosessen i alle kommunene. Det er her snakk om alt fra fortløpende informasjon til ikke å få vite noen ting. De fleste kommunene har forholdt seg til HVO og/eller VO på arbeidsplassene, slik Arbeidstilsynet oppfordret til.

• Tilsynet viser et sprik kommunene i mellom ift oppfølging av de lukkede avvikene, for å bidra til et levende HMS – system.

35

Undersøkelsen til UDF Østfold viser


•Samtidig har flere skoleeier tatt tak i de utfordringene som Arbeidstilsynet har pekt på, og har satt seg som mål at dette skal på plass så fort som mulig.

• Der det har vært en god prosess ser vi at tilsynet har bidratt til at lokallagene/våre tillitsvalgte har blitt bevisstgjort og er i gang med å sette temaet på dagsorden. Via

- kartlegging, - utarbeidelse av HMS - årshjul, - opprette et tettere samarbeid vernetjenesten - skolering av de plasstillitsvalgte.

• Andre kommuner har det formelle på plass, men ikke aktivt gått inn for å legge en strategi for et levende HMS- arbeid (systemer som er kjent og i bruk), slik at de ansatte merker endringer i form av et bedre arbeidsmiljø.

Undersøkelsen fra UDF Østfold viser følgende ift Halden kommune: pr. 25.juni 2010

Status: Det jobbes med å lukke alle avvik

Oppfølging kommunenivå:• Kartlegging og risikovurdering er gjennomført, men ikke fulgt opp.• Handlingsplanen er ikke ferdigstilt.

Oppfølging skolenivå:• Pålagt å lese visse utdrag av HMS-boka for å tilegne seg

nødvendig info knyttet til en del avvik.• Avvikene er blitt informert om på personalmøter.

Involverte parter utover HVO og VO:• Rektor på skolene

s37

Undersøkelsen fra UDF Østfold viser følgende ift Halden kommune: pr. 25.juni 2010

Annet:• Ingen info. til HTV• HTV har ikke sett rapportene fra de fire skolene i Halden før

det ble etterspurt• HTV har etterspurt skoleeier ift hva som er gjort så langt• VO og tillitsvalgt stiller seg spørrende til om det holder å bare

orientere personalet om hvordan håndtere avvikene i hverdagen,

• VO og tillitsvalgte er usikker på hvordan arbeidsgiver har tenkt å følge opp lukking av avvik


UDF Østfold:Tillitsvalgte må ansvarliggjøre og endre skoleeiers praksis: jf fylkesstyret vedtak juni 2010• være pådrivere ift gode rutiner lokalt og etterspørre skoleeiers

oppfølging av Arbeidstilsynets rapport• arrangere kurs med HTV, ATV og lokallagsledere med en

gjennomgang av fokusområdene [vold og trusler, omstillinger, konflikter, avvik (uheldige forhold), risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer] og avvik,

• diskutere hvordan arbeide lokalt og utvikle kompetanse når det gjelder funnene i Østfold

• invitere de kommunene / skoler som har få anmerkninger og avvik, for å synliggjøre de gode eksemplene

• invitere verneombud / HVO på kurs knyttet til dette temaet – bygge broen for et godt samarbeid

• gi fortløpende hjelp til lokale tillitsvalgte for å følge opp avvikene

39

UDF Østfold:Strategier for utvikling av et godt arbeidsmiljø

jf. Fylkesstyrevedtak sak 57/11

• Styrke/etablere samarbeid med VO/HVO• Fokusere og bevisstgjøre på Arbeidsmiljøutvalgets

sin rolle og oppgaver• Trygge medlemmer i bruk av avvikssystem, og gjøre

medlemmer kjent med saksgangen i arbeidsmiljøsaker


Tillitsvalgtes rolle

• Pådriver• Holdningsskaper• Samarbeidspartner• Forslagsstiller• Konfliktløser/megler• Grensesetter• Forhandler• Støtte for enkeltmedlemmer

Den enkelte

s

ansvar?

Verneombudet

22.04.23 s42s42

Verneombudets rolle

Verneombudet er alle arbeidstakernes representant i HMS- og arbeidsmiljøspørsmål og skal bl.a. påse at:

• at arbeidet er tilrettelagt slik at det kan utføres på helsemessig forsvarlig måte

• at arbeidstakerne mottar nødvendig instruksjon og opplæring

• at det meldes fra om arbeidsulykker

Dersom det er umiddelbar fare for liv eller helse, har verneombudet rett til å stanse arbeidet.

Samarbeid tillitsvalgt - verneombud

• Etabler samarbeid mellom tillitsvalgt og verneombud.

• Diskuter hvordan de to rollene kan utfylle hverandre og derved styrke arbeidsplassens satsing på arbeidsmiljøet.

• Samarbeide om - vurdere:

- HMS-rutinene

- Hva fremmer arbeidslyst og trivsel på arbeidsplassen vår

- Hva kan forebygge eller løse problemer knyttet til

arbeidsmiljø og oppfølging av enkeltpersoner

Vær i dialog med leder og få til et målrettet arbeid på arbeidsplassen!

Lederansvar

• Det hviler et stort ansvar på leder – rektor og styrer. • Leder har ansvar for å legge til rette for et godt arbeidsmiljø.

• Leder må sørge for at:

- arbeidsmiljøarbeidet er i fokus

- ha gode rutiner

- et kontinuerlig samarbeid med verneombud,

tillitsvalgte og medarbeidere.

s45

Varsling – hvordan utarbeide gode rutiner


Varsling – KS-veileder

Fra forordet:

” Arbeidet med å innføre nye rutiner for varsling bør gå hånd i hånd med arbeidet for å utvikle åpenhet. Å skape en god ytringskultur er arbeidsgivers ansvar.

KS tror at behovet for varsling blir mindre i kommuner preget av åpenhet, hvor ledere møter kritikk og andre ytringer på en konstruktiv måte, og hvor ledere anerkjenner og drøfter etiske dilemmaer med sine medarbeidere”


Varsling – KS veileder

Videre presiseres det i heftet at:

” Arbeidsgiver skal legge forholdene til rette for intern varsling i tilknytning til det systematiske HMS - arbeidet i kommunen.”

”Det vil være naturlig å behandle det i Arbeidsmiljøutvalget i kommunen”.


”Best sammen”


”Best sammen”

Følgende fremheves som viktig for å lykkes:• ” God og ansvarlig ledelse – på alle nivåer i organisasjonen• En ledelse med evne til å lytte og som har respekt for de ansattes

meninger og synspunkter• Trygge ansatte som tør si fra og kan våre åpne mor både kollegaer og

leder• Et godt og aktivt partsamarbeid på alle nivå i kommunen, i samarbeid

med ansatte og tillitsvalgte.• Være bevisst sine ulike roller og ansvar som leder, tillitsvalgt og

verneombud.


”Best sammen”

• ” Ledelse i aktiv dialog med både tillitsvalgte og den enkelte arbeidstaker for eksempel gjennom dialogmøter

• Systematisk HMS-arbeid, gode systemer for internkontroll som utvikles og følges opp på den enkelte arbeidsplass.

• Kontinuerlig vurdering av risikofaktorer• Avviksmeldinger brukes aktivt i forbedringsarbeid• Bruk av viktige aktører som verneombud, arbeidsmiljøutvalg

og bedriftshelsetjeneste.”


Eks på ide-myldring: beskrivelse av en prosess

Formål og omfang:

Sikre at alle medarbeidere kan delta i en frimodig kartlegging av arbeidsmiljøet i gruppearbeid, og utvikle løsninger(forslag) som forbedrer HMS-situasjonen.

Målgruppe: alle ansatte


Ide-myldring: beskrivelse av prosessen


Utføres av Trinn Beskrivelse Viktige merkn.

Virksomhets-leder 1 Innkaller til møte i HMS-gruppa

HMS-gr. 2 Planlegge ide-myldring, går gjennom skjemaene som skal brukes

Virksomhets-leder 3 Info. om ide-myldring i plenum og fastsette dato ved oppslag min. 14 dager før gjennomføringen

HMS-gr. 4 Dele ut side 1 med ”trakta”, dagen før ide-myldring

Alle ansatte 5 Fylle ut skjema: 5 positive forhold og 5 negative forhold. Prioritere fra 1 til 5 av de 10 beskrivende forhold

Bruk stikkord eller korte setn.

Ide-myldring: Individuell oppgave

Tenk deg at du er øverst i ”trakta”

Du skal putte oppi stikkord for dine tanker om hva som er positivt og negativt for HMS på arbeidsplassen.


Stikkord for positive forhold som må vedlikeholdes:

Stikkord for negative forhold (risikoforhold) som må forbedres:

Ideer:

Eks. på saksgang i arbeidsmiljøsakerUtførelse av Trinn Beskrivelse Viktige merknader

Arbeidstaker 1 Tar saken opp med nærmeste leder

HMS-avd. skal gi råd/veiledning etter forespørsel fra en eller begge parter gjennom hele saksgangen

Arbeidstaker 2 Legger saken frem for VO

VO 3 Tar saken opp med samme leder, sammen med arbeidstaker

VO 4 Bringer saker inn i HMS-gruppa

VO 5 Legger saken frem for seksjonsHVO dersom saken ikke er løst

tillitsvalgte 6 Legger saken fram for seksjonstillitsvalgte om saken ikke er løst

Seksjonens HVO/tillitsvalgt

7 Tar saken opp med fag/og sekjsonssjefen


Saksgangen i arbeidsmiljøsaker

Fortsett det gode arbeidet

Fokuset på arbeidsmiljøet i skolesektoren må fortsette.

Skolene og skoleeierne må bruke og

videreutvikle HMS-systemene og den kunnskap som er bygget opp de siste to årene.

HMS må ivaretas

selv om Arbeidstilsynets prosjekt «Med skolen som arbeidsplass» avsluttes……………….


Nyttige nettsider mm:

• www.utdanningsforbundet.no - arbeidsmiljø

• www.udir.no – læringsmiljø• www.arbeidstilsynet.no • www.ks.no - arbeidsmiljø• www.stami.no/noa


http://www.utdanningsforbundet.no/

http://www.udir.no/

http://www.arbeidstilsynet.no/

http://www.ks.no/

http://www.stami.no/noa

Documents

Seminar i Halden 10.november 2011