Consultora de Entrenamiento e Imagen Ministerial

Seminario de Gerencia, Relaciones Pùblicas y Protocolo VIP.

Facilitador Lcda. Mery Araque Gerente General MACG C.A. (0414) 942.05.35 y (0243) 283.93.15 E-mail:meryaraque@yahoo.com

Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas son una CIENCIA que comprende el Estudio del Hombre y sus Necesidades, a la vez, las RRPP son un arte que precisa de la buena aplicación personal de quien lo ejecuta o ejerce.Son un trípode formado por Ciencias Administrativas, las Ciencias de la Información y las Ciencias Sociales, que tienen particular incidencia en las ciencias de la conducta humana, que moldea de las sociedades en desarrollo en el presente siglo. Esto en la actualidad se conoce como la Ciencia de la Tridimensionalidad de las RRPP cuyo fin es promover la integración humana en todos los niveles de la sociedad.

Comunicaciones e InformaciónLa comunicación es el principio mismo de la humanidad. Todo organismo está formado de una estructura cuyos elementos se interrelacionan condicionándose mutuamente; esta relación es el principio mismo de la comunicación; sin información no puede haber comunicación y sin comunicación no puede haber relación alguna.

PublicidadEs el conjunto de técnicas y medios que se emplean para dar a conocer un producto y servicio a fin de conocer y convencer a otros de su utilidad. El manejo y presentación del mismo requiere de inversión financiera.Nuestro Producto es el –mensaje del evangelio- eterno y fidedigno; pero su “envoltorio” son las técnicas que utilicemos para presentarlo que deben estar adecuadas a la apoca y sus necesidades. Por ello, el Mensaje no debe perder su esencia pero hay que contextualizar su presentación.

PropagandaEs un Método o estrategia de Publicidad dirigida a convencer al público la utilidad de un producto y servicio mediante IDEAS. El fin es influir llevar al análisis del producto o servicio sin embargo no obliga a su consumo. No manipula al público. Por el contrario establece libertad. Eso mediante el uso adecuado de los Medios de Comunicación social.

Análisis Previo de MercadeoTodo evento y congreso requiere de un Estudio de Mercado que permita a los organizadores evaluar que porcentaje de finanzas

invertirán en la Publicidad y propaganda de dicho evento. Por lo menos el 25% del presupuesto global debe ser destinado a este fin. Esto determinará los exitosos resultados de IMPACTO

de los productos y servicios que ellos ofrecen a los públicos regionales, nacionales e internacionales.

SEMINARIO DE GERENCIA Y PROTOCOLO VIP

Definición Protocolo. La gerencia de Protocolo persigue desarrollar y establecer las normativas de atención profesional que garanticen que la empresa, organización o ministerio, refleje una imagen óptima de cooperación y servicio

Target de influencia en Protocolo

Esto con el fin de beneficiar a las comunidades, empresas, organizaciones privadas y públicas, llegando a sus diferentes públicos, mediante estrategias de servicios corporativos usando un Equipo multidisciplinario.

VisiónEstablecer un Equipo de Protocolo que logre elevar de manera integral el nivel y la imagen de servicio de la organización; considerando su posición y posesión ante los públicos internos y externos de dicha organización a corto, mediano y largo plazo.

Misión Motivar y desarrollar mediante el Ministerio de Protocolo un alto concepto de Servicio integral, espiritual y social, demostrando un profundo compromiso por la superación espiritual, profesional y ministerial del Equipo y liderazgo de la organización hacia el público en general.

Objetivos

• En este seminario se pretenden establecer preceptos para el ejercicio de la Coordinación de Protocolo y de las iniciativas relacionadas con la organización de actividades y eventos que, determinan la Imagen y Posición de la organización garantizando un óptimo servicio de excelencia social y familiar.

• Se plantea un arreglo ordenado de Normas y Procedimientos que permitirán conocer el perfil y el alcance de las actividades del Ministerio de Protocolo en lo gerencial, organizacional, social y ministerial.

• Es imperativo desarrollar un Programa General con su respectivo plan de entrenamiento: motivación personal, auto-estima, ascensos y evaluaciones de seguimiento al

personal involucrado en el Ministerio de Gerencia de Protocolo.

Plan de Vida Devocional* Plan permanente de devocionales, ayunos y estudios bíblicos para la formación espiritual de los miembros de las Comisiones del Ministerio de Protocolo; 1 vez al mes. En equipo por guardias y en coordinación con el programa general del ministerio.

* Recibir ministración constante de parte de los apóstoles y pastores de ministerios así, como, Asesoría y Evaluaciones al trabajo de todos los equipos a través del cual, se evalúen las debilidades, fortalezas y los cambios a desarrollar para cada realidad.

*Elaborar de un plan de Convivencia Personal que motive la comunicación y el acercamiento entre los miembros del Ministerio de Protocolo: convivencias, intercambios de obsequios, actividades deportivas, celebraciones varias.

Metodología La Coordinación de Protocolo debe iniciar sus funciones

estructurando el Equipo de trabajo. Determinar las necesidades de atención protocolar de los distintos públicos que la requieran, creando comisiones para cada caso.

Esto con la finalidad de descentralizar las responsabilidades de los Equipos que trabajaran por Guardias: semanales, mensuales y trimestrales.

Todos los miembros de los equipos tendrán fechas libres para integrarse a la congregación recibiendo doctrina y enseñanzas oportunas que robustecerán su nivel de vida.

Los Equipos deben anticipadamente manejar la información necesaria referente a cada Evento interno, regional o nacional que se éste desarrollando: - Lugar, fecha y programa del evento. - Nombres de los responsables de cada Comisión de trabajo.

- Cifra estimada para durante la convocatoria general. - Nombre de los invitados locales, nacionales e internacionales. - Determinación de los lugares de alojamiento de los invitados (cuando de requiera). -Mantener una permanente comunicación con las Comisiones de trabajo, canalizando la toma de decisiones o variantes en la agenda cuando se necesite.

La tarea de Reclutamiento es una prioridad dentro de las actividades de esta coordinación por lo que es recomendable realizarla tres meses antes de la actividad o evento.

Los rasgos personales, los temperamentos y caracteres de los miembros del Ministerio de Protocolo deberán ser considerados ampliamente a la hora de organizar los equipos idóneos. Entendiendo la diversidad como una variante.

Se debe elaborar una ficha o planilla de inscripción donde se aprecien los datos de identificación, características físicas, capacidades, aptitudes y talentos especiales de servicio de cada miembro del Equipo.

Es tarea de esta Coordinación “valorar” toda aquella información que permita describir ampliamente la Imagen del aspirante para su posterior ubicación de trabajo dentro del Ministerio de Protocolo y Servicio.

COORDINACION GENERAL DE PROTOCOLO PLANILLA DE DATOS DEL PARTICIPANTENombres y Apellidos: ________________________________________Cédula de Identidad: ________________Profesión u Oficio: __________________

Teléfonos: _________________ E- mail: _________________________Dirección del domicilio: ______________________________________Sexo: ________Edad:_________Talla:__________________________Idiomas que habla: _________Lee:_______________Escribe:________Dispone Usted de Vehículo Propio: ______Qué tipo?_______________Área en que le gustaría trabajar: _____________Atención a Pastores y Ancianos Iglesia.________Atención en Puertas y anexos Iglesia.__________Atención a Conferencistas.___________________Atención Autoridades Civiles y Políticas._______Atención Invitados Especiales.________________Atención Conferencias y Almuerzos._________Atención Hoteles y Aeropuertos.______________

Nota: Para trabajar en el área de Protocolo se requiere que los participantes estén persuadidos a disponer del tiempo necesario para recibir el entrenamiento, y trabajar durante los servicios regulares, eventos especiales y otras actividades coordinadas por la organización.

Reclutamiento• Al disponer de la información sobre el número de personas

que serán convocadas a cada evento, se hará el cálculo del número de integrantes de la Coordinación de Protocolo. Estimándose que una persona puede atender un máximo de 6 invitados de manera eficiente.

• La tarea de reclutamiento es una prioridad dentro de las actividades de esta coordinación. Por lo cual es recomendable realizarla tres meses antes de las actividades

macro: Eventos deportivos, Encuentros, Conferencias, Bautizos, Entrenamientos u otros.

• Después de concluida la etapa de Entrenamiento el aspirante puede escoger dentro de las Comisiones de Protocolo aquella con la cual sienta idoneidad de trabajo para servir eficazmente.

Adiestramiento*Habiendo comenzado las etapas de reclutamiento y selección se procederá a determinar el número de personas que trabajaran dentro de las Comisiones de Protocolo considerando perfiles, disponibilidad de tiempo y capacidades personales.*Para el adiestramiento teórico-practico del Equipo Ministerial de Protocolo se establecerán guardias semanales, mensuales y trimestrales siguiendo el programa anual de la organización. - Las áreas internas de Atención Protocolar comenzarán dentro de las instalaciones del ministerio (recinto) y se extenderán a paseos, conferencias, bautizos, convivencias, convenciones y conciertos. - Las áreas externas de atención Protocolar como aeropuertos, hoteles, salas de conferencias u otros requerirán de una asistencia (1 semana antes como mínimo) al sitio del Evento para evaluar detalles de logística y seguridad.

- Se deberá definir la atención especial a los públicos que se pueda necesitar: Autoridades, personalidades de la sociedad civil, militares, políticos, representantes de otras iglesias, medios de comunicación, empresarios, profesionales, etc.

- Todo desarrollo de planificación y ejecución de estos proyectos deberán ser realizados con tres meses de anticipación. Realizando reuniones continúas de evaluación y seguimiento con los líderes de las comisiones y miembros de las mismas.

Equipo y Organización de TareaAl culminar el proceso de adiestramiento de los Líderes que trabajarán en las diferentes Comisiones del Ministerio de Protocolo se procederá a ubicarles considerando las aptitudes y capacidades demostradas en el entrenamiento.

La fase de organización de los diferentes grupos de trabajo es muy importante ya que estas personas van a soportar la Imagen de la Organización, por lo tanto, se debe asegurar la capacitación y calidad del entrenamiento sea permanente y consecutivo.

Para ello, se estructura un Manual de Normas y Procedimientos que ayudará aportando detalles de gran valor para la excelencia de la calidad del servicio que, se prestará a todos los involucrados. Imagen es sinónimo de Servicio Integral.

PERFIL del Equipo de Protocolo

• Autoridad: Capacidad de dirigir, atraer a otras personas hacia usted.

• Certeza: Creer en un hecho, en una idea, un concepto y una misión.

• Consideración: Tratemos a todos con el respeto que nos merecemos.

• Confianza: Proyectar la sensación cierta de afirmación personal.

• Empatía: Es la capacidad de ponernos en el lugar de otra persona.

• Integridad: Desarrollo de una conducta correcta.• Brillantez: Cualidad que refleja el brillo interior de su

espíritu. • Inspiración: Es la pasión manifestada en el cumplimiento

de las tareas. • Comprensión: Para conducir a los demás; intuir sus

sentimientos atraerá el apoyo de subalternos y superiores. • Vigor: Es el elemento capaz de liberar energía y fuerza al

líder.

• Intimidad: Es el compromiso final de las personas que integran el equipo de trabajo.

• Vivacidad: Capacidad de expresar entusiasmo, contagiando a otros.

• Perseverancia: Es la determinación y decisión para terminar las metas trazadas.

ImagenEs la primera impresión que damos a los demás. Es definitiva en tanto y cuanto nos esmeramos en que sea pulcra, positiva y autentica: “El Espíritu afable hermosea el rostro”; “El ornato incorruptible de la pureza de un corazón integro añade belleza”.Imagen: Es la combinación idónea de carácter, personalidad y aspecto físico. La Imagen que proyectamos debe representarnos como EMBAJADORES de CRISTO.Para dar una buena imagen debemos cuidar los siguientes aspectos:* Lenguaje verbal. * Capacidad de escuchar.* Motivación.* Percepción.* Entusiasmo.* Dominio emocional.* Arreglo y vestido.* Dones de oratoria * Dominio del escenario público.

Para poder ejecutar acciones de dirigencia o liderazgo en las diferentes Comisiones de Protocolo tendremos en cuenta: Aspectos de educación profesional y cultura

Se debe ser responsable.Se debe ser justo.Se debe ser considerado.Nunca se debe perder el control.Comenzar las tareas con orden abarcando todas las necesidades establecidas para la agenda ministerial.

Ceñirse a lo programado no deben apartarse del temario. Considerar espacios para las contingencias eventuales. Todas las necesidades que las personas expresen son importantes por lo tanto deben ser atendidas con celeridad e interés.

Responsabilidades Generales Cumplir con responsabilidad el horario de trabajo de cada una de las tareas asignadas de acuerdo a su comisión que le corresponda trabajar.

El uso del uniforme con las credenciales de identidad son obligatorias, la presencia del mismo debe ser implacable. Traje casual, deportivo y de gala.

Debe conocer con exactitud la misión que se le ha asignado y ejercerla con autoridad, eficiencia y responsabilidad.

Si no puede cumplir con alguna de las guardias asignada deberá notificarlo 24 horas antes tomando la Coordinación de Protocolo las previsiones necesarias del caso. Para ello el uso del Internet es asertivo, rápido y eficaz.

El hecho de estar asignado a una comisión específica no limita para prestar apoyo y colaboración a los demás miembros de otras Comisiones de trabajo.

Se debe conocer la identidad, la jerarquía y la procedencia de las personas que serán objeto de las atenciones por parte del personal de Protocolo.

Las personas que participen en Protocolo deben estar dispuestas a trabajar eficiente y responsablemente. De esta actividad de Servicio depende una buena parte la IMAGEN del ministerio, empresa e institución que Usted representa.

Materiales y Herramientas

-Definir la necesidad del uso adecuado de un uniforme para damas y caballeros: Diferentes opciones de traje taller o sastre. Seleccionar combinaciones ideales para caballeros según horarios y zonas de guardia (estacionamientos, sótanos, terrazas, etc.) -Considerar la elección de accesorios que incluya la selección de zapatos, correas, bufandas, pañuelos. Incluso definiendo el peinado o el perfume según lugar y hora.- El Coordinador general determinara las recomendaciones y las decisiones finales del caso. Contribuyendo de esta manera a implementar al Equipo con rapidez y eficiencia.

– El ministerio de Protocolo deberá contar con materiales para la atención general como: Mesas, manteles, bandejas, vasos para diferentes usos, copas para diferentes usos; tasas para café y tasas para té. Jarras de vidrio, utensilios de metales, servilletas de tela y papel.

– Cafetera, tostadora de pan, licuadora, nevera ejecutiva, cocina eléctrica para diversos casos. La Comisión de Alimentos y Bebidas determinará las compras referentes a las necesidades semanales y mensuales para prestar el más amplio servicio a los interesados.

-Elaboración de un credencial de identificación permanente que especifique su cargo, comisión de trabajo, nombres y apellidos de todos los miembros del equipo protocolar.

– El ministerio de Protocolo deberá estar informado de todas las actividades desarrolladas por el ministerio: boletines, hojas de contacto, nuevos testamentos, tarjetas de grupo, en caso de consolidar.

– Se recomienda realizar presupuestos de finanzas para cubrir la adquisición de estos materiales. También se

pueden solicitar donaciones y financiamiento indirecto.

– Target ó Público

Los seminarios de Protocolo y Relaciones Públicas son herramientas de gerencia y organización útiles para la óptima formación de diferentes públicos (líderes) que deseen profesionalizarse dentro de las empresas y organizaciones seculares o ministeriales.

FuncionamientoLas aplicaciones adecuadas de políticas de Relaciones Públicas, Protocolo y Medios de Comunicación (Mercadeo y publicidad), presentan una IMAGEN bien estructurada al público del valor y utilidad transformadora y regeneradora del Evangelio de Jesús.

Áreas de Atención directas en el congresoEl Equipo del Ministerio de Protocolo durante el Congreso (evento) atenderá públicos en áreas de: Aeropuertos y terminales, hoteles, estacionamiento, recepción, recinto, área de ventas, refrigerio, baños, salidas – entradas, enfermería o primeros auxilios, área de comida y sectores VIP dentro del recinto, asistencia a entrevistas de radio y TV, esparcimiento, turismo y otros inclusive. Formación del EquipoEl Equipo de Protocolo, Anfitriones VIP y Seguridad estará formado por un personal idóneo con capacidad para relacionarse con el público. Dispondrá del tiempo necesario para cumplir con sus respectivas guardias y velará por el desarrollo de todas las actividades del caso.

A quiénes atendemos en un CongresoPersonal secular del sitio del evento: Hotel, sala de conferencia, estadium, polideportivo, terminales de pasajeros, terminales de puertos y aeropuertos. Representantes de medios de comunicación, profesionales, visitantes y amigos. Conferencistas, pastores, apóstoles, profetas, músicos, adoradores, danzarines, grupos de teatro y líderes seculares regionales, nacionales e internacionales. Entre otros.

Logística interna de los EquiposEs imprescindible que los Equipos de trabajo asignados a: Protocolo, sonido, decoración, seguridad, primeros auxilios, adoradores, músicos, danzarines y coreografías y teatro se REUNAN antes del evento para coordinar actividades inherentes al trabajo de cada uno. Todos los desacuerdos y contradicciones dentro de un evento surgen de la incongruencia y desacertada comunicación previa entre estos equipos.Todo esto con el objetivo de definir las políticas más acertadas de trabajo en común acuerdo y bajo la autoridad de la Coordinación General del Congreso.

Imagen y Uniforme El uso del uniforme es imprescindible. Se podrá disponer de varias opciones de traje casual, deportivo, gala para damas y caballeros. El uniforme de adecuará a las diferentes formas óseas de las personas pero NO se alterará la línea de formalidad del mismo. Los zapatos, las bufandas y los distintivos serán seleccionados con anticipación y deberán mantener concordancia entre todos los miembros del Equipo. Los accesorios: Deberán ser finos (zarcillos, collares y pulseras) NO deben ser ostentosos. El cabello debe estar recogido o peinado. El uso de perfume debe ser adecuado al momento (Día, tarde y noche). El maquillaje NO recargado y estéticamente adecuado a cada persona.

Opciones de Uniforme: Para variación y comodidad higiénica del Equipo se dispondrá de 3 colores de Blusas: Blanca (formal) beige, durazno, verde, etc. La blusa debe ser manga larga y con cuello; las mangas deben tener doblez (optativo). La correa y zapatos deben ser negros. Los zapatos se recomiendan cerrados (zapatillas) de tacón mediano. Uniforme de caballeros: El Equipo de Protocolo masculino vestirá de gala: Flux negro, azul oscuro, gris o beige. Los colores de las camisas también pueden variar: blancas, gris, azul claro, negras con corbatas que hagan juego de colores neutros pero combinables, etc. Los caballeros pueden optar por anexar al uniforme un juego de chalecos sin manga: Pulóver: azul, negro y gris que combinaran con camisas blancas durante las –guardias- diurnas.Los caballeros deberán estar afeitados, las uñas de las manos cortas y limpias. El uso de la colonia será de preferencia personal. El uso de productos para el refrescamiento bucal son recomendables 4 veces al día. El uso de toallitas húmedas con colonia es excelente e idóneo.Todos los miembros de los Equipos de trabajo deberán portar IDENTIFICACION. ( Porta- nombres o distintivos).

Implementación Tarea Los Equipos de Protocolo deberán llegar al sitio del evento 1 hora antes de comenzar las actividades. Deberán realizar una inspección previa del lugar para verificar que todas las áreas estén en completo orden. Los Equipos asignados a Seguridad deberán saber donde están las salidas, entradas, zonas de baños, puntos de agua, zona de Internet y teléfonos, zona de encendido y apagado de luces, acceso a líneas de taxis, entre otros.Además recomendamos se presenten con las personas de seguridad, sector de enfermería, logística del hotel y sitio de evento, por asuntos de trabajo como también, para establecer acercamiento de Evangelistico con cada uno de ellos, inclusive.

Coordinación General del Congreso-Se establecerá la Coordinación General del Congreso. Se recomienda establezca un organigrama de trabajo para equipos con funciones y metas claras a considerar a corto, mediano y largo plazo.La Coordinación General del Congreso preparará la MINUTA o programa interno del congreso entregándolo a cada comisión de trabajo.Se recomienda la participación de un MAESTRO DE CEREMONIA que le otorgue al Congreso la elegancia y prestancia que un profesional maneja a este respecto. Evitar los excesos de lenguaje religioso pues estamos ante públicos seculares y profesionales así como visitantes y amigos.Al comenzar la campaña de Medios y Publicidad a escala regional y nacional en Prensa, Radio, TV, e Internet se preparan Equipos de RRPP que realicen los contactos con empresas y medios de comunicación.Esto con el objetivo de ampliar la información y valores del congreso mediante Entrevistas y Reportajes a los organizadores y conferencistas.

Comisiones especificas para el Congreso-Cada Equipo de Trabajo tendrá un Coordinador.-Cada Equipo presentará un listado de sus miembros Mínimo 10-50. -A cada Equipo de trabajo se le asignarán funciones de servicio.-Cada Equipo será evaluado semanalmente presentando informe de logros así como las recomendaciones de ellos aportadas al evento.

-La Coordinación General del evento tendrá los listados y datos personales de cada Equipo y sus integrantes.-Cada Equipo suministrará las necesidades operativas que requieran a la Coordinación General del Congreso u Evento anticipadamente.-La Coordinación General del Congreso establecerá la logística de atención para los equipos que incluya: Oficina de atención y seguridad, alimentación o refrigerios, entrega de distintivos, radios y transporte. Otros a convenir de acuerdo al caso.-En el caso del Equipo de utilería, tarima y sonido se requiere un croquis (mapa) de la ubicación de los equipos para que la Coordinación de Protocolo y Seguridad, sepa dónde estarán y quiénes requieren atención en horas de trabajo así como otros detalles operativos de importancia.-Dentro del Recinto los Equipos de Decoración tomarán en cuenta que se requiere 6 metros entre el público y la tarima para danzas, coreografía y ministración inclusive por asuntos de seguridad.-Los Equipos de Danzarines y Coreografías presentarán un –raider- una minuta de sus intervenciones diarias para determinar que tiempo y espacio que se requiere al momento de su presentación. -Se les reservará un área de sillas. Los Equipos de danzarines y coreografía No dejarán sus artículos personales a la vista del público; tampoco utilizarán asientos reservados para NO sentarse. Guardarán la debida compostura y al concluir su presentación se dirigirán al área de vestuario para ubicarse en el RECINTO en orden y reverencia. -El montaje de los Equipos de sonido, audio - video y decoración se realizara 1 día antes del evento. Se probará sonido 10 horas antes del evento. Se determinará los últimos ensayos 10 horas antes del evento. Se probarán luces, aires, lámparas de seguridad e iluminación por anticipado. Verificar donde están los extintores de incendio.-Se requiere la ubicación de torres para Cámaras de Televisión y área de medios para fotógrafos y periodistas que pudieran asistir. Los medios de comunicación siempre utilizan credenciales visibles.

-La ubicación del área de refrigerios, puntos de agua, mesa de registración y materiales, stang de ventas, stang para entrevistas y firma de libros serán ubicados dentro del recinto.-Es recomendable se maneje una –caja chica – durante los días del Congreso ante cualquier eventualidad. De acuerdo a investigaciones previas se recomienda un 20% de finanzas en efectivo. Al concluir el congreso se evaluarán los resultados aportando de manera –edificante- los análisis necesarios. Se establecerá una tarde de festejo y amistad para los miembros de todos los Equipos.

Comisión de TransporteEsta comisión será liderizada e integrada por un Equipo que cuente con la experiencia y la documentación adecuada del caso.Se requiere la integración de varios vehículos de diferentes tipos para formar parte del staff de transporte de esta comisión. El personal de esta comisión así como los vehículos que formen parte de la misma deberá tener la DOCUMENTACION adecuada cumpliendo todas las solicitudes legales del país.Se levantará un estudio de los vehículos y sus condiciones antes del CONGRESO asignándole credenciales y área de estacionamiento para movilización rápida de los mismos.Este equipo verificará y seleccionará las empresas adecuadas que –licitarán- sus servicios al CONGRESO solicitándoles presupuestos de TRANSPORTE VIP para las delegaciones de pastores nacionales e internacionales.Se reservará –áreas- en el estacionamiento para ellos así como para los buses de Brasil que ya confirmaron asistencia.Este Equipo utilizará credenciales y uniforme durante el trabajo. Los vehículos deben ser cómodos, estar limpios, contar con aire acondicionado y música adecuada. Sus conductores (SECULARES) no pueden fumar dentro del vehículo y serán asistidos por un miembro de Transporte del Congreso que le predicará con su servicio nuestra fe en Jesucristo.Si los invitados asistirán a restaurantes de la ciudad durante los almuerzos y cenas los Coordinadores de esta comisión deben

inspeccionar dichos establecimientos; visitarlos, hablar con el personal de estacionamiento y seguridad para –coordinar- Horarios y lugares de reservación dentro del restaurante. Demás está decir que deben conocer la DIRECCION de los restaurantes previamente. Además deben tener los números telefónicos de los Directores de la Comisión ante continencias que se manejarán de manera discreta y privada.Los gastos de peajes, mantenimiento, lavado, gasolina, ambientadores, agua, revistas y periódicos serán detalles de logística que coordinarán con los directores de esta comisión.

Aeropuertos y TerminalesLas personas pertenecientes a esta comisión deben tener información de llegada de los aviones, aerolíneas, números de invitados, procedencia y nombres. Como mínimo ocho días antes del evento deberán coordinar con la Comisión de Transporte el número de vehículos necesarios para trasladar a los invitados.

Esta comisión y su personal será la primera impresión del ministerio a los invitados que enlazará con la Comisión de Hoteles y Atención en el Recinto.

– Es imprescindible la utilización de radios o celulares para mantener los contactos y posibles cambios en caso de diversas contingencias, retrasos o imprevistos.

– En caso de que dos vuelos presenten alguna diferencia en su horario de llegada se puede solicitar acceso al salón VIP para atender a los invitados ofreciéndoles un leve refrigerio.

– El número de personas que atenderá en estos casos nos será superior a 4 personas, además de una persona en transporte Considerando que el portaequipajes este limpio y desocupado para guardar las maletas o equipos.

– La presentación del personal de esta comisión debe ser impecable con amplios conocimientos de la tramitación aeroportuaria para viajeros y conocimientos de idiomas.

Logística en Aeropuerto y Terminales:

El personal de esta comisión debe conocer la ubicación exacta (dirección) del aeropuerto(s) y los terminales. El Equipo debe realizar una inspección antes de la llegada de los invitados: Salidas entradas, bancos, oficinas de cambio, itinerario de llegada de los aviones o buses, etc.Deberá presentarse con sus credenciales y solicitar el apoyo de las autoridades del aeropuerto o terminal. Analizará el área de estacionamientos o zona posible de estacionamiento para los vehículos o camionetas previamente. Este equipo de trabajo (2 caballeros) llegará al sitio 2 horas antes del arribo de los invitados. Deberán contar con credenciales visibles y pancartas de bienvenida para las delegaciones o conferencistas (ver presentación de FOTOS)Tendrán celulares con tarjeta y cobertura. Verificaran nombres y procedencia de los invitados, datos del Coordinador de Transporte y Hoteles. Dirección del Hotel donde se hospedará cada grupo de invitados o delegaciones. Puntos de referencias y vías alternas para evitar los congestionamientos de transito.Inclusive verificará la tarifa de peajes disponiendo de sencillo; Cuidarán de la condición del vehículo: limpieza, maletero desocupado, aire encendido, música instrumental, cava pequeña con agua o gatorade, periódicos nacionales y discreción al hablar. etc.El conductor y asistente resolverán cualquier imprevisto sin alterar al invitado con observaciones inadecuadas de: colas, lluvia, vías cerradas, accidentes o cambios de agenda interna. Al llegar al hotel el asistente se bajara rápidamente abrirá la puerta al invitado y tomará el equipaje mientras, el conductor, estaciona el carro. El Equipo de Hotel estará al pendiente

(llamada 5 minutos antes) para conducirlo al lobby, ayudarle a registrarse; coordinando el horario en el cual regresara a buscar al invitado para conducirlo al sitio del evento.

Comisión de Hoteles y Hospedaje* Los integrantes de esta comisión deben tener conocimiento exacto de los itinerarios de arribo de los invitados especiales, tanto, nacionales como internacionales. Además deben conocer la ubicación exacta de los hoteles de mayor acceso en la ciudad.

* Se recomienda el -sistema de turnos- en virtud de la diferencia de horarios de llegada de los invitados, para así facilitar las tareas en el hotel. Es deseable entregar a los invitados un Programa o Itinerario de actividades, junto a los datos de sus anfitriones: Boletín impreso del ministerio, Programa interno del congreso, reseña histórica de la ciudad, mapa vial y de turismo, etc.

* Cuando la estadía de los invitados es larga se recomienda hospedar al Equipo de esta Comisión en el sitio de trabajo. Así se facilitará los cambios de guardia del personal, entre otros. Esto se solicitará al Hotel sin costos adicionales.

• De igual forma se recomendará menús adecuados considerando detalles o recomendaciones médicas, si fuere necesario. Para ello, la participación de un medico del ministerio seria ideal. Además de solicitar, a través, del profesional de medicina para el congreso una Ambulancia de primeros auxilios como precaución.

Logística en Hoteles y HospedajeEste equipo recorrerá todas las adyacencias del Hotel para verificar los servicios de los cuales disponen los invitados. Ejemplo: sala de Internet, centro de comunicaciones, boutiques, peluquería, gimnasio, etc. etc. Solicitará la inspección de la habitación 30 minutos antes para encender aires, luces, verificará

que la nevera tenga agua mineral y vasos limpios y colocara flores, frutas y dulces típicos del estado. Entregará Carpeta del Congreso con itinerarios y datos generales. Se recomienda la colocación de un detalle propio del estado Aragua y una guía de turismo. Verificará los puntos de Internet, áreas de esparcimiento, horarios del restaurante y tipo de comida para brindar la información del caso a los invitados. Este Equipo puede solicitar 2 habitaciones VIP (Damas-Caballeros) sin costo para coordinar detalles de atención previa coordinación con Eventos y Administración.Este Equipo se encarga de velar por la comodidad, seguridad y descanso de los invitados nacionales e internacionales en todos los aspectos. Debe estar preparado para responder cualquier pregunta y cuando no disponga de la respuesta oportuna- con seguridad- comentará: “Permítame investigar, le tendré respuesta en unos minutos”. JAMAS dirá: No sé, No tengo, No puedo, Imposible, Aquí no hay, etc.

Comisión en el Recinto* Esta comisión tendrá la responsabilidad de facilitar atención permanente en ubicación y asistencia a las personas que por razones previamente determinadas por la comisión de protocolo así lo requieran. Es decir, VISITANTES de todos los niveles sociales.*En cada servicio 4 personas estarán de guardia en las adyacencias de las Puertas de Salida y Entrada: 2 dentro y 2 afuera. Internamente 10 se distribuirán en los alrededores del RECINTO cubriendo sectores como baños, oficinas, área VIP, pulpito pasillos laterales, centrales y parte posterior del recinto. Incluyendo zona de librería, etc.Antes de cada día de congreso o Evento:Esta comisión realizará inspecciones previas al sitio del evento. Analizará la óptima limpieza del salón del evento: salidas, entradas, área de servicios, electricidad, zona de emergencia, zonas de ubicación para stang, torres de cámaras de televisión, área de seguridad, medios de comunicación etc.

Se Reservará mediante un mapa la ubicación de personalidades: Organizadores, pastores, líderes de danza, adoración músicos, medios de comunicación y predicadores nacionales e internacionales. Se informará a cada equipo la zona donde estará sentado anticipadamente con el objetivo de que estos LÍDERES den el ejemplo de orden requerido.Los Coordinadores de esta comisión se presentarán con los miembros de las otras comisiones de enlace y servicio. Conocerán a los representantes de Stang de exposiciones o librerías y área de registración o recepción para optimizar el desenvolvimiento del evento.Al momento de llegar los conferencistas e invitados les recibirán, ubicarán y 30 minutos después le ofrecerán refrigerio del caso: Café, té, agua u otros.En la recepción el Equipo entregará credenciales y carpeta del congreso.Contando con el PROGRAMA interno los miembros de esta comisión sabrán quienes tendrán participación; evaluando si requieren ser –acompañados- a la tarima: subir o bajar escaleras, (damas –ancianos); apoyándoles ante cualquier solicitud.Por ejemplo: presentación de libros, personalidades, videos, Cd’s, etc., etc.Esta comisión puede solicitar a la Coordinación General del CONGRESO las FOTOS de los conferencistas nacionales e internacionales para conocerles por adelantado (Ver internet-páginas web).Finalmente: se conducirán a los invitados al área de refrigerios, stang de firma de libros o salidas para tiempo de almuerzo y descanso. Esta comisión llega 1 hora antes de comenzar las actividades y se retira 30 minutos después de concluido la reunión. Establecerá horarios y guardias para los miembros del equipo solicitando transporte y refrigerios especialmente en las noches por seguridad para el Equipo.

RECOMENDAMOS AL LIDERAZGO: *Si trae invitados al congreso INFORMELES los HORARIO de SERVICIO anticipadamente. Coménteles venir vestidos apropiadamente pues el frió es excesivo.*Notifíqueles que los niños y jóvenes deben desayunar en Casa abundantemente. Si son lactantes deben estar con su madre. La educación comienza en el HOGAR. *Los jóvenes y adultos de la IGLESIA son el EJEMPLO ante los visitantes. Ustedes deben mantenerse en sus puestos. No hablar en los servicios. No caminar o interrumpir. No estar de continuo en los baños. No es el momento para pedir INFORMES.* *APAGAR EL CELULAR. NO ENVIAR MENSAJES DE TEXTO**. *Entrar en comunión, adoración y alabanza establecerá el AMBIENTE para milagros de salvación. Evaluar cultura social y cultura bíblica.** DAR TESTIMONIO***Los servidores de Protocolo en el RECINTO tienen la autoridad para VELAR porque la armonía y orden se desarrolle; a ellos, debemos respeto y colaboración total.*Los pastores y líderes al llegar saludarán brevemente y tomarán sus lugares de asiento; esto será de EJEMPLO para la IGLESIA como para VISITANTES y AMIGOS.* En caso de cualquier alteración en su plan de trabajo o responsabilidad se deben dirigir al responsable de la Comisión de Protocolo o al Coordinador General.

* La feligresía será re-educada por la asistencia y trabajo que desarrolle esta comisión en lo particular. Es la responsable de “ordenar”, re-establecer las costumbres de los miembros de la iglesia.

El trabajo en Equipo es un ARTE que se perfecciona a con el tiempo y la madures personal y espiritual de todos los que en el somos entrenados. Sin embargo, cualquier desavenencia entre miembros del ó los Equipos JAMAS será pública, ni creará escándalos o alteraciones que denigren el valor e influencia del evangelio.

Comisión de Alimentos y BebidasEsta comisión se encargará de establecer todas las necesidades previas y consecuentes con la atención del público VIP durante todas las actividades inherentes al Congreso en el recinto (s) que así lo requieran.Los miembros de esta comisión deberán portar credenciales y su uniforme será impecable. Los horarios de la comisión de servicio estarán supeditados al EVENTO; sin embargo deben estar 1 hora antes de comenzar las actividades. Esta comisión determinará la atención de alimentación o refrigerios para TODOS los equipos internos que así lo requieran durante el montaje del Evento. Por ejemplo: sonido, tarima, decoración, artes, y otros. Si alguna empresa va a realizar VENTAS de comida debe estar inspeccionada por esta comisión. La decoración del stang debe estar en idoneidad con toda la escenográfia determinada para el congreso.De acuerdo al programa interno del congreso se evaluarán los días y horarios de atención para determinar el TIPO de asistencia y refrigerio, que se preparará anticipadamente. Incluso estudiando las costumbres de los invitados extranjeros podemos preparar menús diferentes ver Internet.El Coordinador de está comisión debe tener amplia experiencia en la comercialización de materiales y servicios. Esto con el objetivo de que realice las compras más optimas para la comisión, obteniendo descuentos para el ministerio e incluso contratos posteriores y permanentes.

Materiales y HerramientasContará está comisión con todas las Herramientas y Materiales previos al planteamiento de sus funciones. Entre las que destacamos:EquiposCafeteras (3), Termos grandes ( 5), juegos de tazas grandes, juegos de tazas pequeñas, copas, vasos, servilletas de tela, manteles, servilletas de papel, removedores, bandejas, porta

vasos, bolsas negras, cucharas, cuchillos, tijeras, mesas ,manteles, sobre-manteles, etc.Materiales:

Café negro, café con leche, Té (diferentes tipos y sabores), agua en botellas (fría y natural), gatorade, copas de frutas previamente preparadas, otros a convenir. Algunos antipiréticos y analgésicos, inclusive.La presentación de este EQUIPO debe ser IMPECABLE: El cabello de las damas debe estar peinado y recogido de tal manera que NO caiga sobre la bandeja al momento de servir. Las manos – uñas- limpias y bien arregladas.Las prendas de uso personal sencillas. El perfume suave y tenue. El maquillaje sutil coordinado con el color del uniforme de ese día o noche.Si durante el Congreso se reserva un salón para refrigerio de los invitados el mismo deberá contar con asistencia previa de decoración y montaje de servicios. Además se informará la posible realización de Ruedas de Prensa o reuniones privadas. De ser así los Medios de Comunicación serán atendidos con un coffe breek que éste Equipo coordinará anticipadamente.Todos los gastos y presupuestos que Equipo determine deben estar en la Coordinación General del Congreso para la asignación de finanzas previa solicitud de facturas con RIF a diferentes empresas proveedoras. Comisiones decoración, utilería, sonido, audio y videoTodas estas comisiones representan parte del montaje previo y de asistencia para el desenvolvimiento y desarrollo del Congreso.Por lo tanto, los Coordinadores y miembros de los Equipos deberán evaluar las necesidades, realidades y requerimientos del lugar del evento. Cada Comisión establecerá su Raider (minuta) interna, número de integrantes y funciones operativas para cada uno. Por ejemplo:

Decoración: Prepara un Ante –Proyecto en papel y computadora con fotos del lugar del congreso junto a las recomendaciones y costos para cada caso. Sonido: Ubicara sitio ahora la consola, verificará salida y entrada de tomas de corriente, uso de planta eléctrica, montaje de los equipos 12 horas antes, horario para pruebas de audio, número de micrófonos, regletas de corriente, extensiones, enchufes, teipe, herramientas eléctricas. Entre otros, Solicitará la entrega de Pistas o Videos por PROGRAMA del congreso. Para la participación de grupos de música, pistas o videos de fondo para presentaciones de teatro, informaciones y anuncios. Entre otros.Utilería: Verificará la ubicación de todos los Equipos, área de instrumentos, torres de equipos de televisión, cámaras, brazo de televisión, consola de sonido, párales de micrófonos, cables de corriente forrados en el piso evitando caídas de visitantes o público, entre otros.Audio y video: Coordinar y organizar un evento nacional e internacional que NO se inmortalice mediante el uso efectivo de las técnicas y procesos modernos de la Comunicación es una falla de logística innecesaria. Por ello sugerimos la contratación de una EMPRESA profesional la cual cotice presupuestos de audio y video que permitan que cada día al terminar las conferencias el público tenga acceso a las mismas. Además esto permitirá que este EQUIPO demuestre su interés al compartir las manifestaciones gloriosas del Reino mediante la tecnología como herramienta para extender la Palabra de Dios en toda la nación.

Logística final para las Comisiones de TrabajoPara desarrollar un óptimo trabajo dentro del Ministerio de Protocolo se deberán considerar los siguientes aspectos de logística que permitirán resultados óptimos a nivel gerencial:

El Coordinador de Protocolo junto a los Directores de Comisión deben evaluar la infraestructura en la cual van a trabajar: Recinto Ministerial o Sala de Conferencia: salidas, entradas, área de emergencia, baños, área de alimentación o refrigerio (cafetín o comedor), área de librería o ventas de misceláneos y estacionamientos.

Deberán tener control y acceso VIP a todos estos limitando el acceso a los mismos en momentos claves como: ministración de la Palabra, anuncios, ofrendas y llamado a visitantes.

Para ello, establecerá ANUNCIOS dominicales y permanentes mediante la web mientras se preparan para establecer el Departamento de Comunicaciones, Relaciones Públicas, Mercadeo Publicidad del ministerio de manera profesional.

La logística incluye reuniones de agenda para establecer horarios con ministerios claves de la iglesia como: Sonido, Adoradores, Ministerio de Jóvenes y Niños para que todos se sientan atendidos por el Ministerio de Protocolo; contribuyendo ellos con los nuevos proyectos que la organización está desarrollando por la comunidad.

Se deben establecer Normas de Conducta para resolver conflictos entre equipos. Ningún problema o desavenencia se discute en público. Se les convoca en privado para definir las decisiones que el Coordinador ha establecido.

De todas estas desavenencias debe tener conocimiento el pastor o pastora del ministerio quienes establecerán una Palabra de justicia y sabiduría, que contribuya a unificar al Equipo Ministerial de Protocolo.

En cuanto a las Guardias de los Equipos de Protocolo se recomienda evaluar las características físicas de los miembros: edad, peso, habilidades de comunicarse.

En caso de guardias de -pie- se recomienda seleccionar personas jóvenes y adultas contemporáneas, que no sufran de fatiga ni dolencias en las piernas o espalda.

Estas personas deben contar con la atención de la comisión de refrigerio y bebidas de manera discreta y continua. Ellos deben comunicar su ausencia del puesto de guardia a su líder para sustituciones.

Las guardias serán diurnas y nocturnas por calendario de agenda entregado a cada equipo 15 días antes de la fecha y publicado con copia a la gerencia pastoral.

El sector de Jóvenes y Niños debe ser cubierto por las Comisiones de Protocolo, seleccionado personas idóneas que mantengan buena comunicación con estos grupos.

Los Niños y jóvenes pueden tener guardias de apoyo para que vayan entrenándose y aprendiendo este exigente oficio de servicio ministerial.

Cuando se requiera de resolver problemas de seguridad interna ante visitantes conflictivos se deberá contar con la Comisión de Seguridad que estará representada por un equipo de 30 caballeros, quienes mantendrán con discreción el control y velarán por la feligresía y visitantes.

Los miembros de la Comisión de Seguridad deben tener experiencia previa y establecer contactos con los organismos de seguridad del sector: Policía, Cuerpo de Bomberos, PTJ, Guardia Nacional, Emergencias y Primeros auxilios, etc.

La Comisión de Seguridad establecerá las estrategias de vigilancia en sectores como estacionamiento y marcar un radio de por los menos 2 kilómetros en la zona donde se desarrolle cualquier actividad de la iglesia o congreso.

El Ministerio de Protocolo debe tener dentro de las instalaciones de la iglesia una oficina para control y registro de sus actividades, reuniones y planificación. Además debe contar con una partida de finanzas -módica- para desarrollar las funciones inherentes a su cargo de manera integral óptima y excelente. FINALMENTE:Toda ejecución de trabajo a nivel de servicio ministerial debe utilizar herramientas de gerencia que le serán de gran utilidad optimizando sus objetivos de trabajo: Relaciones Públicas, Comunicaciones e Información, Mercadeo y Publicidad, entre otras, sin embargo el valor conceptual del servicio estará determinado por el nivel de vida espiritual de cada integrante de las diferentes COMISIONES de TRABAJO.

Por lo tanto: Busquemos mayores niveles de relación espiritual con el Señor para que sus Dones y los Frutos del Espíritu Santo sean una realidad tangible y fidedigna en cada uno de nosotros; beneficiando con nuestro servicio la poderosa obra de extensión del glorioso Evangelio de Reino.

“A Dios sea la gloria por posproyectos que emprendemos juntos para engrandecer su nombre estableciendo la Gran Comisión en toda la tierra”

Nuevos Cursos Disponibles de MACG C.A.Seminario “Profesional de Protocolo VIP” (5 niveles).Seminario “Imagen Corporativa”.Seminario “Departamento de Medios de la iglesia”.Seminario “Relaciones Públicas e Interinstitucionales”.Seminario “Periodismo en Medios Alternativos”.Seminario “Cómo Trabajar en Equipo”.Seminario “¿Cómo Mantener Equipo Comprometido?”Seminario “La Publicidad como Herramienta comunicacional”.Seminario “Planificación y Organización de Eventos”.Seminario “Gerencia y Toma de Decisiones”.

Seminario “Fundamentos de Mercadeo’. Seminario “El Plan de Mercadeo, Herramienta para el Éxito’.Seminario “Boletín Electrónico, Herramienta evangelistica”. Entre otros.

Mercadeo Aplicado a los Conocimientos Gerenciales (MACG C.A): E- mail; macg@yahoo.com Teléfonos de contacto: (0414) 942-0535, (0426) 831.29.43 y (0243) 283.93.15