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Datenschutzgesetz und ISO 27001Anforderungen an die Druckdienstleister

Feierabend-Apéro: Donnerstag, 22. Oktober 2015, 17.20 Uhr

Integration im QLogBook

Stefan Wolf

Wer ist QLogBook GmbH

and the beat goes on

Timeline – Filmstrip

2012Markteinführung QLogBook2010

Version 2.3.0 –2.4.0

2010Die Zeit ist reif für eine komplette Neuentwicklung von QLogBook

QlogBook hat bereits

100 Kunden

2016Module Projektmanagement & Vertragsmanagement werden eingeführt

1996Nach 12 Monaten

Entwicklungszeit wurde die Erste Installation bei einem Kunden durchgeführt.

2011Gründung der

QLogBook GmbH durch Stefan Wolf, Daniel Meyer und

Rudolf Andres

Version 1.0.0 –2.2.0

2015Weiterentwicklung

Modul Ereignismanagenment

Neuentwicklung Module Projektmanagement und

Vertragsmanagement

Version 2.8.0 – 2.9.3

2017QLogBook ist auch

als Weblösung (SaaS) verfügbar.

Module können einzeln abonniert

werden

1995Erstentwicklung von QLogBook mit Access Datenbank

QLogBook2010

Versionshistory

Jahr Version Neuerungen

2011 1.0.0 - 2.2.0 Sprachen (D / E)

2012 2.3.0 - 2.4.0 Risikomanagement

2013 2.5.0 - 2.7.0

2014 2.7.1 - 2.8.0 Flexibles Ereignismanagement

2015 2.9.0 - 2.9.3 Plugin 8D ReportPlugin UnfallSprachen (D / E / F / I)Word Reporting

2016 3.0

Was ist QLogBook?

Unsere ausgereifte Managementsoftware hilft Ihnen betriebliche Vorgänge effizient und effektiv durchzuführen und unterstützt Sie bei der Erfüllung anstehender Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Einsatzgebiete:

� Einführung von Management-Systemen nach den internationalen Normen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, EN 9100 und weiteren

� Einführung von Management-Systemen im Bereich der Automobilindustrie nach VDA / ISO-TS 16949

� Einführung von Management-Systemen für Bildungsinstitutionen nach EduQua / ISO 29990

� EDV Projekte, zur Integration von Softwareapplikationen

� Wissensmanagement

� Ausbildung der Mitarbeiter

� Integration von Arbeitssicherheitssystemen nach OHSAS 18001 / EKAS-Richtlinien

Ihr Nutzen

� Übersicht und Kontrolle über alle Unternehmensabläufe

� Zeit- und Geldersparnis

� Überwachung und Minimierung von Risiken

� Effektives Wissensmanagement

� Steigerung der Effizienz durch nutzerfreundliche Handhabung (Schulungsbedarf: in der Regel 1 Tag)

� Minimaler Aufwand für die Erfüllung von Normen und Erbringung von Nachweisen

� Erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

Module

Prozessmanagement

Favoritenliste

Suchfunktion

Aufgabenmanagement und Pendenzenüberwachung

Ausbildungen, Schulungsmanagement

Ereignismanagement / 8D Report

Dokumentenlenkung

Betriebsmittelverwaltung

Chancen- / Risikomanagement / internes Kontrollsystem

Besprechungsmanagement

Bewertungen und Umfragen

Auditmanagement

Was kann QLogBook?

Funktionen

Strukturierte Darstellung von Arbeitsbereichen und Prozessschritten

Einrichtung von System- und individuellen Favoriten

Volltextsuche für Dokumente und Prozesse (inkl. Worterkennung innerhalb der Dokumente)

Übersicht durch Verteilung sämtlicher Aufgaben und Pendenzen

Auflistung, Planung und Nachweis von Aus- und Weiterbildungen

Erfassung von Ereignissen und Verteilung der Aufgaben (Abgleich mit Outlook)

Strukturierter Workflow mit Berechtigungsdefinition, Änderungsnachweis und Archivierung

Einfache Registrierung, Planung und Verwaltung von Wartungsaufgaben

Auflistung sämtlicher Risiken mit entsprechender Aufgabenverteilung (Controlling)

Vereinfachte Planung und Dokumentation inkl. Aufgabenverteilung

Erfassung, Auswertung und Nachweis

Übersicht und Nachweis der durchgeführten Audits und Massnahmenverteilung

ISO 27001 - Integration im QLogBookVortrag von Stefan Wolf anlässlich des VSD-Feierabend-Apéro vom 22. Oktober 2015

Normforderungen und QLogBook Module

HLS im QLogBook

Prozess- / Dokumenten-Management

1. Ebene: Beschreibt den Umfang des jeweiligen Managementsystems, die Abläufe von Prozessen und deren Wechselwirkung und ggf. Begründung für Ausschlüsse von Normforderungen.

2. Ebene: Darstellung von Tätigkeiten oder Prozessen, die zur Umsetzung von Forderungen benötigt werden.

3. Ebene: Präzise Unterlagen für den jeweiligen Arbeitsplatz / das jeweilige Objekt, z.B. als.

- Formulare- Checklisten- Briefvorlagen- Muster

Management

Handbuch

Prozessbeschreibung

Arbeits- / Dienstanweisungen

(Prozesshilfsmittel wie Formulare, Checklisten, Anweisungen u.a.m.)


Wichtige Themen:-Wird das Dokument durch die richtige Person erstellt / geändert (klare Verantwortlichkeiten)-Wer ist der Dokumentenverantwortliche und gibt das Dokument frei (Freigabe)-Wie erfolgt die Verteilung der Dokumente (Informationen) resp. haben die Personen, die über diese Informationen verfügen müssen, Zugriff auf das Dokument (einfaches Auffinden / Suchen von Dokumenten).-Wissen die betroffenen Personen was und warum etwas geändert wurde. Was passiert mit den «alten» Vorgaben (Versionierung, Änderungsdienst)


QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozessen


QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozesshilfsmittel


QLogBook: Behördliche Vorgaben


QLogBook: Information Mitarbeiter/innen über Änderungen bei Prozessen / bei Prozesshilfsmittel


Besprechungen sind oft:

- zu lang

- zu viele Besprechungspunkte (Traktanden)

- schlecht vorbereitet

- schlecht dokumentiert

- Aufgaben nach Besprechung unklar

- Entscheide schlecht oder gar nicht protokolliert

- u.v.a.m.


Besprechungsdurchführung(Nachweis)

Besprechungsplanung

Massnahmen (Planung und Überwachung)

Besprechungspunkte(Nachweis)

QLogBook: Besprechungen

Besprechungsprotokoll (Nachweis)

Aufgabenmanagement

Gelb = laufende Aufgaben

Rot = überfällige Aufgaben

Filterfunktion

QLogBook: Aufgabendatenbank

Chancen- / Risiko-Management

Einzelne Chancen und Risiken sind Ereignisse, welche die Zielerreichung beeinflussen können


SWOT ist ein Werkzeug des strategischen Managements (engl. Akronym für Strengths(Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren))


QLogBook: Risikodatenbank


QLogBook: Ereignisdatenbank inkl. Ideen- / Vorschlagsmanagement (Chanchen-Management)

Ausbildung (Standortbestimmung – Ziele – Massnahmen)

Kompetenzmodell vom Kanton Zürich


Wissensmanagement

Prozess Erfolgsfaktoren

1 Wissen <-> Wissen

Diskurs, Dialog, direkte Wissenskommunikation,

Rhetorik, persönlicher Austausch, mündliche

Präsentations- und Moderationstechniken

2 Wissen -> Information

Zeitgerechte Dokumentation, Visualisierung,

Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, nahtlose

Integration in Geschäftsprozesse

3 Information <->

Information

Kodierung, Informationsorganisation, Datenbank-

Interface, durchgehende Informationsarchitektur,

Informationsworkflow, Informationslebenszyklus,

rückbezügliche Lookups

4 Information -> Wissen

Lernunterstützung, Informationsqualität,

Auffindbarkeit, Kontexttiefe, Output-Visualisierung,

Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, zeitgerechter

Informationszugang


Übersicht ALLER Fort- / Weiterbildungen Übersicht Fort- / Weiterbildungen einer Person

QLogBook: Fort- / Weiterbildungsdatenbank (Ausbildungsnachweis)

Personal (Funktionen)

QLogBook: Funktionsliste respektive Arbeitsplatzbeschrieb (Auszug aus Datenbank)

Audit

Qu

alit

ätsn

ive

au

System- und Qualitätsabfall

z.B. Audit Zertifizierungsstelle

Zeit

Qu

alit

ätsn

ive

au

Mit Hilfe von Audits dem Qualitätsabfall entgegenwirken

Zeit

AuditAudit

ohne interne Audits … mit interne Audits …

Audit

Auditdurchführung (Nachweis)

Auditplanung

Auditmassnahmen (Planung und Überwachung)

Auditfragebogen (Nachweis)

QLogBook: Auditdatenbank

Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software)

EvaluationEvaluation InbetriebnameInbetriebname NutzungsphaseNutzungsphase EntsorungEntsorung

Basisprozess Infrastruktur

Aufgabenmanagement (am besten mit Reminder Funktion)

• Kontrolle vor Ablauf Garantie• Ausführung der wiederkehrende Wartungsarbeiten (wöchentlich, monatlich, jährlich usw.)• Ausführung allfälliger Reparaturen und entsprechender Eintrag in Gerätedatenbank

Gerätedatenbank

Anschaffungs- / Inbetriebnahme-DatumAblauf GarantieWiederkehrende Wartungsarbeiten (Basis Benutzerhandbuch)Entsorgung (� ordentlich entsorgt, verkauft, verschenkt) Gerätedatenbank

Software / Datenbanken

EvaluationEvaluation InstallationInstallation NutzungsphaseNutzungsphase LöschungLöschung

Basisprozess Soft- / Hardware

Thema und Zielsetzung Massnahme

Geräte und Betriebsmittel � Ziel: Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Gefährdung von Werten und die Unterbrechung von Organisationstätigkeiten sind unterbunden.

Alle Arten von Geräten und Betriebsmitteln, die Speichermedien enthalten, werden überprüft, um sicherzustellen, dass jegliche sensiblen Daten und lizenzierte Software vor ihrer Entsorgung oder Wiederverwendung entfernt oder sicher überschrieben worden sind.

Schutz vor Schadsoftware � Ziel: Information und informationsverarbeitende Einrichtungen sind vor Schadsoftware geschützt.

Erkennungs-, Vorbeugungs- und Wiederherstellungsmaßnahmen zum Schutz vor Schadsoftware in Verbindung mit einer angemessenen Sensibilisierung der Benutzer sind umgesetzt.

Sicherheit in Entwicklungs- und Unterstützungsprozessen � Ziel: Es ist sichergestellt, dass Informationssicherheit im Entwicklungszyklus von Informationssystemen geplant und umgesetzt ist.

Regeln für die Entwicklung von Software und Systemen sind festgelegt

und werden bei Entwicklungen innerhalb der Organisation angewendet.

Steuerung von Software im Betrieb � Ziel: Die Integrität von Systemen im Betrieb ist sichergestellt.

Verfahren zur Steuerung der Installation von Software auf Systemen im

Betrieb sind umgesetzt.

Regeln für die Softwareinstallation durch Benutzer sind festgelegt und

umgesetzt.

Datensicherung � Ziel: Daten sind vor Verlust geschützt.

Sicherheitskopien von Information, Software und Systemabbildern werden entsprechend einer vereinbarten Sicherungsrichtlinie angefertigt und regelmäßig getestet.

Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software)

QLogBook: Geräte- / Betriebsmittel-Datenbank

Wer setzt bereits QLogBook ein?

Rund 200 Unternehmen verschiedenster Grösse zählen zu unserer zufriedenen Kundschaft. Das QLogBook wird in unterschiedlichsten Branchen erfolgreich eingesetzt, z.B. in:

Autogewerbe BildungDienstleistung Druck- und PapierIndustrie und Handel Öffentliche VerwaltungTransport- und Spedition Wohn- und Pflegeheim

Referenzen

Referenzen Publishing / Druckindustrie

VSD - Branchenlösung

VSD Management-Handbuch: den Erfolg im Visier.

Bronze Silber Gold Titan Platin

Software Updates innerhalb derselben VersionAktuell: QLogBook 2010

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Installation von Updates per Teamviewer

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Antwort während Bürozeiten innerhalb 9 Std. 6 Std. 3 Std. 2 Std. 1 Std.

Direkter Ansprechpartner mit Handynummer � � �

Support 60 min pro Jahr (Hotline)

90 min pro Jahr (Remote Access)




Kontrollen und Schulungen vor Ort

2 Besuche

à 0.5 Tage

4 Besuche

à 0.5 Tage

6 Besuche

à 0.5 Tage

8 Besuche

à 0.5 Tage

Rabatt auf Lizenzkosten bei zukünftigen Versionenwechsel

20 % 40 % 45 % 50%

Mitgliedschaft in der Prozessmanagement Akademie

1 Jahr Gratis

1 Jahr Gratis

2 Jahre Gratis

Wartungsverträge

Hinweis: Für alle Pakete gilt nicht bezogene Leistungen sind nicht übertragbar. Ein Wartungsvertrag ist obligatorisch abzuschliessen.

� Transparenz in Ihrem Management-Alltag

� Ausgereifte, bewährte Software mit zuverlässiger Betreuung

� Bestes Preis-Leistungsverhältnis

Mit QLogBook, Ihrem Business Manager, haben Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen jederzeit im Griff und sparen damit viel Zeit und Geld!

QLogBook GmbHBösch 63, CH-6331 HünenbergTelefon +41 41 763 02 27Telefax +41 41 760 95 13Email [email protected]

Warum QLogBook?

� Transparenz in Ihrem Management-Alltag

� Ausgereifte, bewährte Software mit zuverlässiger Betreuung

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Warum QLogBook?

Carsten SchollDipl. Qualitätsmanager NDS HFEOQ TQM Assessor & TQM LeaderEOQ Quality Systems Manager2nd Level Support / CDO

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