STRATEGIJE I PROJEKTNI MENADMENTI. kolokvij

1. Kako biste definirali pojam projekt i koja su kljuna obiljeja i ciljevi projekta?

Pojam projekt rabi se za opis aktivnosti koje se ne obavljaju stalno nego povremeno i prema potrebi. Openito se moe rei da je projekt skup meusobno i u logikom redoslijedu povezanih aktivnosti koje su ogranienog vremenskog trajanja, a usmjerene su na ostvarenje postavljenih ciljeva. Dakle za projekt se moe rei da je svaki proces kojim se postie neki cilj ili skupina ciljeva. On ima svoju strukturu, to podrazumijeva logino povezane sve aktivnosti koje ine projekt. Procesom provoenja aktivnosti koje su meusobno povezane u logiki zaokruene cjeline, odnosno podprojekte, ostvaruju se parcijalni ciljevi, a daljnjim povezivanjem omoguuje se postizanje konanog cilja. Poetak i kraj projekta trebaju biti jasno definirani, i sve projektne strukture su privremenoga karaktera. Ovdje se mogu prepoznati i dva vana obiljeja po kojima se projekt razlikuje od redovitog poslovanja organizacije. Prvo je obiljeje projekta privremenostxe "privremenost", a drugo jedinstvenostxe "jedinstvenost".

2. Kako biste definirali pojam multikulturalnog projekta?

Globalizacija je jedno od temeljnih obiljeja svjetskoga gospodarstva na poetku 21. stoljea. Najvei izazov to ga je ova pojava donijela jest povezivanje razliitih kultura u meunarodnim projektima. Zapravo, to su projekti koji se financiraju i izvode u vie zemalja. Zbog susreta razliitih kultura takvi se projekti nazivaju multikulturalnim. Multikulturoloko obiljeje mogu imati i projekti unutar samo jedne drave.

3. Koja su kljuna ogranienja projekta i kako ona mogu djelovati na projekt?

Pomno definiran projekt zasniva se na tzv. trostrukom ogranienju projekta: vrijeme, kvaliteta i trokovi. Kratica za ova tri ogranienja jest TQC. Vrijeme kao ograniavajui imbenik jest vrijeme koje je potrebno za dovretak projekta. Kvaliteta predstavlja mjerljivo svojstvo konanog proizvoda ili usluge, a ne samo konstataciju je li taj proizvod ili usluga kreirana i je li to uinjeno na vrijeme. Trokovi kao tree ogranienje projekta odnose se na ljudske, materijalne i financijske resurse koji su nuni za izvoenje projekta.4. Navedite osnovne faze, odnosno skupine procesa ivotnog ciklusa projekta!

Svaki projekt, od ideje do konanog zavretka, prolazi kroz odreeni broj faza. Faza je dio itavog procesa koji je obuhvaen projektom. Prema Amerikom nacionalnom standardu ove se faze nazivaju skupine procesa: iniciranje, planiranje, izvoenje, nadzor i kontrola i zatvaranje projekta. Vremensko razdoblje u kojem se kroz ove faze projekt dovodi do zavretka naziva se ivotni ciklus projekta. 5. Kako biste definirali pojam menadment i koje su osnovne menaderske funkcije?

H. Weihrich i H. Koontz menadment definiraju kao "proces oblikovanja i odravanja okruenja u kojemu pojedinci, radei zajedno u skupinama, efikasno ostvaruju odabrane ciljeve, a u okviru kojeg menaderi izvravaju menaderske funkcije, planiranja, organiziranja, kadrovskog popunjavanja, voenja i kontroliranja koji se primjenjuju u bilo kojoj vrsti organizacije i na svim organizacijskim razinama i koji ima za cilj stvaranje vika, to pretpostavlja uinkovitost i efikasnost. Za Kreitera menadment je "proces rada s drugim i pomou drugih na ostvarenju organizacijskih ciljeva u promjenjivoj okolini uz efektivnu i efikasnu uporabu ogranienih resursa". Slinu definiciju daje V. Sria po kojemu je menadment proces obavljanja posla preko drugih ljudi ili s njima radi ostvarenja organizacijskih ciljeva u dinamikom okruju, uz uinkovitu uporabu ogranienih resursa. Menadment se ralanjuje na pet osnovnih menaderskih funkcija. Iako u literaturi prevladava ralamba menadmenta na etiri menaderske funkcije (planiranje, organiziranje, voenje i kontroliranje), sve je vie autora koji u funkcije menadmenta ukljuuju i kadroviranje zato to kadrovi postaju stratekim imbenikom uspjenosti poduzea

6. Kako biste definirali pojam projektnog menadmenta?

Projektni menadment oznaava primijenjeno znanje, vjetine, alate, metode i tehnike na projektnim aktivnostima, kako bi se dostigli ciljevi i zahtjevi postavljeni pred projekt.

Projektni menadment obuhvaa planiranje, organiziranje, praenje i kontrolu svih aspekata projekta te motiviranje svih ukljuenih ljudi za postizanje projektnih ciljeva, na siguran nain, unutar planiranog prorauna, vremena i drugih zadanih parametara izvedbe.

7. Koje su osnovne funkcije projektnog menadmenta i navedite njihov sadraj?

Planiranje poslovni poloaj poduzea, pravac djelovanja, ciljevi, strategija, menadersko odluivanje. Organiziranje oblikovanja odgovarajue organizacije poduzea kao instrumenta za ostvarenje ciljeva.

Kadroviranje dodjeljivanje uloga odreenih organizacijom konkretnim ljudima koji e ih najbolje izvravati.

Voenje svi akteri procesa rada trebaju se usmjeriti prema eljenom cilju.

Kontroliranje postupak mjerenja ostvarenja postavljenih ciljeva i poduzimanja konkretnih akcija da se ti ciljevi ostvare. 8. Objasnite model ivotnog ciklusa projekta i pratee strategije!

Prema Kreitneru ovaj se model sastoji od pet faza: predkomercijalizacija (poinje idejom o novom proizvodu, a zavrava poetkom njegove proizvodnje za trite), uvoenje (poinje kada se proizvod prvi put distribuira i stavi u prodaju), rast (oznaava nagli uspon prodaje i daljnje irenje trita), dozrijevanje (oznaava razdoblje u ivotnom ciklusu proizvoda kada njegova prodaja doivljava maksimum), degeneracija (nastupa pod utjecajem razliitih imbenika (promjene u preferencijama kupaca, poveana konkurencija, zastarjelost proizvoda itd.) koje prati pet temeljnih tipova strategije (inovativna, infiltracija, napredovanje, obrambena, povlaenje).

9. Objasnite Porterov model generikih strategija!

Porterov model generikih strategija polazi od postavke da je bit strategije u izboru puta pri postizanju konkurentske prednosti. Na toj osnovi Porter formira model generikih strategija koji se komponira na dvjema osnovnim veliinama, a to su strateki cilj i strateka prednost. Strateki cilj pokazuje eli li se vladati cjelinom trita ili samo jednim njegovim djelom, dok strateka prednost pokazuje nain ovladavanja tritem - unikatnim proizvodom ili niskim trokovima. Prema Porteru dovoenjem u svezu ovih dviju veliina mogue su tri generike strategije: 1. strategija diferencijacije, 2.strategija voenja trokova i 3. strategija fokusiranja.

10. to je strateki plan, zato se on izrauje i to obuhvaa?

Nakon izbora strategije menadment pristupa razvijanju stratekog planaxe "razvoj stratekog plana". Strateki se plan izrauje da bi se ostvarili strateki ciljevi poduzea. Orijentiran je na alokaciju resursa, okolinu i misiju. Postavlja ga vrhovni menadment u ijoj je mjerodavnosti utvrivanje vizije, misije i globalnih ciljeva poduzea.

Razvoj stratekog plana obuhvaa:

izbor odgovarajue strategije

utvrivanje potrebnih ljudskih potencijala

utvrivanje tehnolokih potreba

utvrivanje financijskih resursa

utvrivanje adekvatne organizacije i menadmenta

11. Definirajte organizacijsku strukturu i pojasnite zato se esto poistovjeuje s pojmom organizacije!

Svaka organizacija ima odreenu strukturu, odnosno sastav, tj. neki svoj raspored, odnosno nain graenja unutarnjih veza i odnosa. Vanost organizacijske strukture toliko je velika te se ona esto izjednaava s organizacijom, iako je organizacija mnogo iri pojam od organizacijske strukture.

12. Objasnite funkcijsku organizacijsku strukturu unutar koje se izvodi projekt!

Funkcijska organizacijska strukturaxe "funkcijska organizacijska struktura" prva je struktura u okviru koje su se provodili projekti; ona je i danas za neke projekte odgovarajua organizacijska forma. U njoj se podjela rada u poduzeu, grupiranje i povezivanje poslova te formiranje organizacijskih jedinica obavlja prema poslovnim funkcijama poduzea.

13. Kako biste definirali projektnu organizacijsku strukturu?

Projektna organizacijska strukturaxe "projektna organizacijska struktura" predstavlja tzv. dodatnu organizacijsku strukturu zato to zahtijeva odreene promjene u postojeoj organizacijskoj strukturi potrebne za izradbu odreenog projekta. Zapravo, rije je o privremenom okupljanju najboljih strunjaka koji stoje na raspolaganju u organizaciji, odnosno poduzeu kako bi se izradio tono definiran projekt, uz odreene trokove, za odreeno vrijeme i zahtijevanu kvalitetu. Nakon to se projekt zavri, projektni se tim rasputa, a njegovi se lanovi vraaju u prijanje organizacijske jedinice.

14. Definirajte i navedite osnovne projektne sudionike!

Projektni su sudionici osobe ili organizacije koje su aktivno ukljuene ili imaju utjecaj, pozitivan ili negativan, na obavljanje projektnih aktivnosti i konaan rezultat projekta. Osnovni su projektni sudionici: voditelj projekta, odnosno projektni menader,xe "projektni menader" korisnikxe "korisnik", organizacija koja je izravno ukljuena u izvoenje projekta, lanovi tima za izvoenje projekta, financijer projektaxe "financijer projekta", utjecajne organizacije. Uz navedene sudionike u literaturi se navodi i potencijalni sudionik pod nazivom project management officexe "project management office" (PMO).

15. Definirajte pojam projektnog menadera i navedite njegove osnovne zadae i odgovornosti!

Projektni je menader osoba na elu tima odgovorna za uspjeh projekta. Ona sudjeluje u identifikaciji problema i koncipiranju projekta. Vodi rauna o tome da se projekt zavri na najbolji mogui nain. Ona neposredno rukovodi lanovima projektnog tima i odgovorna je za izvrenje projekta pa je u tom smislu i ovlatena poduzimati potrebne aktivnosti za ostvarenje projektnih ciljeva.

Glavne odgovornosti voditelja projekta jesu: odravanje odobrenih sredstava, odravanje termina, kvalitetno rjeavanje problema, odgovornost za projektni tim itd., a njegovi su zadatci uglavnom: sudjelovanje u kreiranju projektnog tima, koordinacija i voenje projektnog tima, raspodjela poslova unutar tima, aktivno provoenje potrebnih usuglaivanja, praenje napredovanja projekta, informiranje odgovornih instanca o napredovanju projekta, izradba izvjea o stanju projekta, odobravanje potrebnih doizobrazba, upravljanje projektnom dokumentacijom itd.

16. Navedite potrebna znanja, vjetine i osobine projektnog menadera!

Potrebna znanja: struna znanja, specijalizirana znanja o projektnom menadmentu, skup temeljnih interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije, opa znanja o sociologiji, psihologiji, socijalnoj psihologiji, antropologiji i politikim znanostima, administrativna i organizacijska znanja.

Potrebne vjetine: voenje, procjena i planiranje projekata, okupljanje i formiranje projektnog tima, projektna komunikacija, pregovaranje, rjeavanje problema, voenje promjena, etinost i moralnost.

Osobine: poten, graditelj tima, organizator i planer, inteligentan, stabilan, komunikator, zna riskirati, samouvjeren i siguran, prilagodljiv, energian, sposoban za rjeavanje sukoba, motivator.

17. Kako biste definirali sastav i izbor projektnog tima?

U kontekstu projektnog menadmenta za projektni se tim moe rei da predstavlja strunu skupinu koja je zaduena za neposrednu izvedbu projekta, a ine ga projektni menader i lanovi projektnog tima.

Postupak formiranja tima, osobito u sloenim projektima, uglavnom ukljuuje nekoliko faza:

1. odabir projektnog menadera

2. odabir kljunih lanova projektnog tima to ga ini projektni menader

3. odabir preostalih lanova tima to ga ine projektni menader i njegovi pomonici

4. predstavljanje projektnog tima vrhovnom menadmentu

5. inicijalni zajedniki sastanak sa svim sudionicima na projektu

18. Navedite i kratko objasnite razliite uloge pojedinca u timu!

Pojedinac nekog tima pripada u jednu ili vie sljedeih kategorija:

organizator - osoba koja ima smisla za detalje, voli da sve bude obavljeno kako valja i dobro organizirano, trudi se pomoi drugima pri obavljanju zajednikog posla

predsjedavajui - osoba koja zna voditi rad grupe, prepoznaje individualne kvalitete lanova grupe, usmjerava njihov rad i u sposoban im je dodijeliti prave uloge

ekspertxe "ekspert" - osoba koja najvie zna i posjeduje strunost u pogledu nekog problema koji valja rijeiti

vanjski autoritet - osoba koja predlae rjeenja do kojih nije dola originalnim domiljanjem ve prenoenjem iskustva iz neke druge, sline sredine lider - osoba koja se namee kao voa, voli akciju, pokree lanove grupe i usmjerava njihovo djelovanje, zanimaju je sljedbenici, a ne optimalno iskoritavanje pojedinanih potencijala sudionika

kritiar - osoba koja stalno ocjenjuje tui rad, postavlja se negativno prema svemu, lako pronalazi pogrjeke u prijedlozima i voli igrati ulogu "vrajeg advokata"

kreativac - osoba koja uvijek ima originalne ideje o problemima koje organizacija rjeava, esto je tiha i nenametljiva birokrat - osoba koja se pridrava svih regula, normi i zakonskih formulacija, te rado na to podsjea druge traei od njih da slijede organizacijska i druga pravila

klimavac - osoba koja disciplinirano i pedantno izvrava sve to je dogovoreno i sa svime se slae, pojedinac bez vlastitih ideja drutveni tip - osoba koja je dobar sluatelj i lako komunicira sa svim lanovima tima, lako se sprijateljuje, osjea impulse i razumije potrebe drugih, esto slui kao "gromobran" u smirivanju konfliktnih situacija

finalizator - osoba koja vodi brigu o estetskom izgledu, koja brine da se dogovoreno u potpunosti provede u djelo, temeljita i pedantna19. Navedite osnovne faze pri formiranju projektnog tima!

Postupak formiranja tima, osobito u sloenim projektima, uglavnom ukljuuje nekoliko faza:

1. odabir projektnog menadera

2. odabir kljunih lanova projektnog tima to ga ini projektni menader

3. odabir preostalih lanova tima to ga ine projektni menader i njegovi pomonici

4. predstavljanje projektnog tima vrhovnom menadmentu

5. inicijalni zajedniki sastanak sa svim sudionicima na projektu

Bilo bi dobro da budui lanovi, prije nego uu u projektni tim, prou odreeni seminar iz upravljanja projektima ili da, prije nego ponu obavljati konkretne poslove, prou krae osposobljavanje iz projektnog menadmenta. Isto tako prije no to projektni tim pone raditi, projektni bi menader trebao izvriti pripremu, odnosno lanovima projektnog tima detaljno i jasno objasniti njihove zadae i odgovornosti, a posebno im ukazati na naine, procedure i metode pomou kojih e obavljati svoje poslove.

20. Navedite i kratko objasnite vrste projektnog tima!

Funkcijski timovi odlikuju se po tome to svaki tim radi pod nadzorom specijaliziranih linijskih menadera koji dolaze iz pojedinih organizacijskih odjela i funkcijskog menadera. Odgovornost za rad na projektu s vremenom se prebacuje s jedne funkcije na drugu, ovisno o prethodnom sporazumu o kontroli.

Osobitost timova "lagane" kategorije jesu funkcijski predstavnici koji imaju ulogu projektnih menadera. Ovisno o fazi u kojoj se projekt nalazi, oni se izmjenjuju i predstavljaju pojedine funkcije. Jezgru timova "teke" kategorije ine lideri koji dolaze iz pojedinih funkcija, a veina je odluka iz djelokruga njihovih funkcija.

Autonomni timovi ili "timovi tigrova" takoer su timovi "teke" kategorije iji su lanovi izvueni iz svojih pojedinanih funkcija i dodijeljeni projektu.

Autonomni timovi bez izrazitog ega nisu snano vezani za postojeu strukturu. Takva vrsta tima vrlo je esta na informatikim projektima u kojima je ego pojedinih programera izrazito velik te je potrebno svim lanovima tima dati jednaku mogunost za izvrenje posla.

Kirurki timovi ine takvu skupinu osoba kojima su potpuno jasno dodijeljeni zadatci, pri emu pojedini lanovi ne pomiljaju raditi poslove za koje je zaduen drugi lan tima.

1