SISTEMA DE CONSERVACION PREVENTIVA DE …€¦ · La implementación del Sistema Integrado de Conservación es obligatoria en aquellas entidades públicas o privadas que cumplen funciones

SISTEMA DE CONSERVACIONPREVENTIVA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

SISTEMA DE CONSERVACIONPREVENTIVA DE DOCUMENTOS Y

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Código: I-GAF- ARFD – 007Fecha de emisión: 05/03/2009Fecha: 24/07/2012Versión: 01Página 2 de 25

Elaboro: Gerencia Administrativa y Financiera

CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

Con el fin de desarrollar soluciones integrales para la conservación de losdocumentos producidos por las oficinas de gestión de la Registraduría Nacional delEstado Civil, así como los que se encuentran en el Archivo Central, para evitarposibles riesgos que pueden generar el deterioro o perdida de la información al noestar organizados los expedientes en carpetas, cajas y lugares adecuados, se haelaborado este instructivo que servirá como guía para que en las DelegacionesDepartamentales, Registraduría Distrital y dependencias del nivel central, seaimplementado un programa que permita la custodia y conservación adecuadadurante el tiempo de retención en sus archivos y de esta manera preservar lamemoria histórica de la Entidad.

Sistema Integrado de Conservación

El Sistema Integrado de Conservación, contemplado dentro de la ley 594 de 2000 óLey General de Archivos, en el capítulo XI, se define como el “Conjunto deestrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema dearchivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurarel adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo desoporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación,desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósitofinal o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

La implementación del Sistema Integrado de Conservación es obligatoria en aquellasentidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Este sistemapretende integrar las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación afin de ofrecer una metodología que pueda ser aplicada a cualquier documentación ensu ciclo vital, desde su producción hasta su disposición final.

Es importante anotar que el sistema integrado de la Registraduría Nacional, debeplantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que seidentifiquen aquellos factores intrínsecos y extrínsecos de deterioro que pueden estarafectando la documentación y se tomen las medidas preventivas y correctivasnecesarias. Éste debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado enel cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programageneral planeado de acuerdo con las necesidades de conservación determinadas através de un diagnóstico integral, el personal y los recursos disponibles, deberáprever los costos dentro de los proyectos de inversión institucional; un nuevo frente


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de trabajo dentro de los desempeños de las instituciones. El Sistema Integrado deConservación no puede depender únicamente del Coordinador de Archivo yCorrespondencia o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino detodos los funcionarios, desde Directores, Jefes de Oficina, DelegadosDepartamentales, Registradores Distritales, Coordinadores, para lo cual debenmantener constantemente un proceso de sensibilización a todo nivel, paraconcientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimientode los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros deuna institución.

Principales aspectos a considerar

Para diseñar el Sistema Integrado de Conservación, se deben tener en cuenta lossiguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a lasnecesidades específicas y permita la corrección de las falencias que cada entidadtenga a nivel de conservación:

• Características técnicas y funcionales de la documentación como cantidad, tipo,tecnología e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportesdiferentes al papel en los cuales se está consignando actualmente la informacióncomo los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros.• Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y susmecanismos de control. Sólo en la medida en que se conozcan y entiendan losprocesos de deterioro se podrán tomar medidas preventivas o correctivas según lasnecesidades que existan.• Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre dirección ymantenimiento de los bienes de archivo. Específicamente se deben considerar lasnormas sobre acceso a la información y eliminación documental, puntos muyrelacionados con el mantenimiento físico de la documentación. Es importante en estepunto, que la entidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de laNación a través de sus publicaciones, las visitas de asistencia técnica y los acuerdosque en temas de conservación se han producido.

Estrategias o Programas de Conservación

Las estrategias o programas de conservación se formulan con el propósito dedesarrollar soluciones integrales de conservación y teniendo en cuenta los factoresde alteración presentes y la intensidad de su manifestación. Contemplan acciones adesarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicación debeser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutandoprocesos y procedimientos permanentes.


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Estas estrategias deberán ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, elpresupuesto y las posibilidades reales de la entidad para ejecutarlos. No puedenconvertirse de ningún modo en camisa de fuerza, sino más bien cada entidaddeterminará cuáles son las que debe implementar e incluso si requiere de otras parasatisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir de diagnósticointegral que se definen los programas requeridos.

En términos generales los programas de conservación consisten en:

• Sensibilización de los funcionarios de la Entidad.• Migración de la información a otros soportes (tanto para documentos en papel,como electrónicos)• Monitoreo y control ambiental y biológico• Limpieza de áreas y documentos.• Uso y manipulación (materiales, métodos y funcionalidad de unidades dealmacenamiento).• Inspección y mantenimiento de instalaciones.• Prevención y atención de emergencias.

Sensibilización del personal

A través de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para elreconocimiento y valoración de las fuentes documentales y para crear concienciasobre la responsabilidad en la conservación y organización de los archivos.

Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todos los funcionarios que seencargan de los archivos de Gestión y Central y a sus usuarios. Se debe hacerespecial énfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican losProgramas de Gestión Documental y también en las que involucran préstamo,consulta y reprografía, ya que en todas ellas está involucrada la manipulación de ladocumentación.

Esta sensibilización se puede lograr a través de la programación de capacitacionespara los funcionarios, actividades lúdicas o incluso resultan de gran utilidad manualesdidácticos y cartillas.

Limpieza de áreas y documentos

La limpieza de áreas y documentos es una de las principales estrategias adesarrollar en materia de conservación preventiva. Debe incluir tanto el control de la


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carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes,cajas y documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la aparición decontaminantes de tipo biológico.

La limpieza debe ser permanente y periódica. Específicamente para las áreas dedepósito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en húmedo por lo menosuna vez al mes y debe registrarse en formatos diseñados con el fin de hacerseguimiento y control del programa de limpieza.

Eliminación del Polvo

El polvo que ingresa a los depósitos de archivo y se almacena sobre estanterías,cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosión de los soportesque asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecerla acidificación y Limpieza de Documentos en cámara de limpieza la aparición dedeterioros físicos y químicos que en la mayoría de los casos resultan irreversibles.

Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relación con agentesbiológicos entre los que se encuentran ácaros y esporas de hongos y bacterias, quea través de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradaciónde fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.

Para tener en cuenta

Un buen programa de limpieza puede ser la fórmula más eficaz para prevenirproblemas de deterioro en la documentación, reduciendo así las probabilidades detener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauración.

El objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y lasuciedad sobre las áreas de depósito y manejo documental. Por ello, estádirigido a los funcionarios que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia dela documentación y a los empleados a cargo del servicio de aseo en lasdiferentes áreas de la Entidad.

Es necesario que se identifiquen las fuentes de polvo y suciedad de todo eledificio.

Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial paralos funcionarios encargados de estas actividades.

La limpieza de áreas y depósitos no se debe hacer con productos que aportenhumedad a los ambientes.


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Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza deáreas y documentos. El AGN desarrolló un instructivo con las pautas mínimas a teneren cuenta, que podrá ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempresiguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que sóloserá para los espacios, NUNCA para la documentación, pues esta, requiere de untrabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productosy procesos sobre los soportes.

Monitoreo y control Ambiental y Biológico

Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanentelas condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación ycontaminantes atmosféricos), en particular en áreas de depósito documental,consulta, limpieza y procesos técnicos y aplicar mecanismos y sistemas paraestabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentesbiológicos.

El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biológicas debe estar a cargode los funcionarios responsables del mantenimiento y la custodia de ladocumentación y del personal a cargo del servicio de aseo, aunque es importanteanotar, que todo aquel que manipula la documentación en cualquier momento deberávelar por su preservación y notificar a los responsables en caso de hallar factoresque estén causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.

Es importante evaluar el entorno climático según la ubicación geográfica del archivo,determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influenciaen la conservación de la documentación, utilizando equipos para la medición yregistro de las condiciones ambientales: luxómetro, monitores UV, termo higrómetro,entre otros; Una vez se evalúen las condiciones y se tenga un buen entendimientodel comportamiento climático dentro y fuera del archivo, será necesario adoptarmedidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas.

Es necesario recordar que NO siempre podrá lograrse que los archivos cuenten conlas condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, sedeberá controlar más que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, losniveles de fluctuación, que no deberán exceder los 3 ó 4°C y el 5% diario; ya que elpapel por su naturaleza, tenderá siempre a amoldarse a las condiciones exteriores,por lo tanto una fluctuación mayor a la ya indicada, producirá cambios estructuralesmuy fuertes que terminarán deteriorando el soporte.

La acción más notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es eldeterioro biológico ya que favorece la acción microbiana, especialmente el


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crecimiento de hongos, así como la proliferación de insectos. Dependiendo de lahumedad relativa, se puede generar resequedad en la documentación (pérdida de lahumedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los soportes.

La ventilación es un factor determinante para la buena conservación, por ello, debecontarse con sistemas de ventilación naturales o mecánicos (como extractores oventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedadrelativa. Es necesario que se garantice la renovación continua y permanente del aire.En casos en los que no se alcanzan los rangos recomendados, la ventilación seconvierte en un aliado estratégico.

La ubicación de las cajas y estantes dentro del archivo, deberá permitir unaadecuada ventilación, por esto se recomendó anteriormente que la estantería nuncaquede recostada sobre los muros.

Es importante anotar, que la solución ideal para los problemas de temperatura yhumedad no está directamente relacionada con la instalación de aire acondicionado.A menos que pueda garantizarse que funcionará las 24 horas del día de manera queno ocasione fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscarmétodos de ventilación sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladoresmecánicos en los espacios y extractores.

Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la Iluminación. Las radiaciones visiblesy aún más las invisibles tienen efectos dañinos sobre la celulosa, por ende, laradiación visible lumínica deberá ser igual o menor a 100 lux. En caso de que elespacio cuente con claraboyas o ventanales, éstos deberán ser protegidos con filtrosU.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos.

La luz deberá ser encendida únicamente cuando deba ingresar el funcionario abuscar documentación, el resto del tiempo deberá permanecer apagada. En términosideales, los depósitos de archivo, no deberían tener ventanales por donde ingrese luznatural, y la ventilación debería garantizarse por otros medios. Sin embargo, encasos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podrá pensarse ensoluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de tela,que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas.

Control de contaminantes biológicos

La estrategia debe incluir la aplicación de mecanismos de inspección, control yerradicación de agentes biológicos en áreas y documentos; que pueden producirsedebido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando


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hablamos de agentes biológicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores yaves entre otros.Esta estrategia será dirigida a los funcionarios que tienen a cargo el mantenimiento yla custodia de la documentación y al personal que tiene a cargo el servicio del aseo.Aunque también incluirá al público que consulta, de manera que se prevenganhábitos que promuevan la formación o aparición de deterioro de este tipo (como elingerir alimentos dentro de las zonas de depósito o consulta, y el pasar las páginasremojando el dedo en saliva).

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

• Identificar los focos de contaminación biológica y las entradas de agentes bióticos.• Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro yactividad del agente contaminante.• Aislar el material contaminado (separarlo físicamente, pero conservando la armoníadel (los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referenciascruzadas),• Control de las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilación eiluminación.• Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación (poda dejardines y árboles).• Instalar elementos de protección contra contaminantes atmosféricos en losespacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.• En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restauradordeberá realizar el tratamiento individual con productos y procesos técnicos.• Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfección,desinsectación y desratización de áreas.

Uso y Manipulación

Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y métodos dealmacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen unarchivo. Para lograr una mejor conservación, es necesario dar prioridad a la calidadde los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseños, que debenadaptarse a los documentos y no viceversa.

Almacenamiento y Realmacenamiento.

Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservación acordes con lacantidad, formato, técnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital.


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Para la adquisición de las unidades correctas, es indispensable que al realizar lasolicitud de adquisición de los archivadores, los funcionarios establezcan las medidasy la calidad del material antes de ser remitida la solicitud al la DirecciónAdministrativa.

Se requiere tener en cuenta:• Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivísticos ymás específicamente con los procesos de gestión documental y el ciclo vital; esdecir, desde el mismo momento de la producción del documento deberácontemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores según sea el caso.• Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organización no constaúnicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.• Determinar previamente el número total o aproximado de los documentos y de lasunidades de conservación necesarias para garantizar la conservación documental yproyectar el crecimiento del volumen de documentación de acuerdo con las tablas deretención documental y las transferencias programadas.• Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatosespecíficos, para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidadesparticulares.• Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario(estantería, planotecas, archivadores) y unidades de conservación adecuadas(carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos, sobres para fotos), que cumplan conlos estándares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos elAGN.

Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida deconservación, debido a que en la mayoría de los casos, presenta problemasrelacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos ácidos) y técnicas(perforación de los folios y de pérdida de información, poco espacio entre márgenesy comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro lado, nodebe contemplarse aún cuando se garantice la calidad de los materiales si aún no sehan realizado procesos archivísticos y si las Tablas de Retención Documental de laentidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a caboprocesos de microfilmación o digitalización, es imposible hacerlo sin desempastar,por lo que si se empasta previamente se perderá el tiempo y el dinero invertido, ysobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios.

Unidades de Conservación: materiales y diseño

El Archivo General de la Nación, a partir del trabajo del Laboratorio de Restauración,ha observado que la caja para archivo es una de las unidades de conservación queofrece mejores garantías preventivas para los documentos. A partir de la experiencia


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y debido a la necesidad de diversas entidades en esta materia, el Laboratorio deRestauración del Archivo General de la Nación de Colombia, decidió elaborar undocumento normativo que estandarizara las características de calidad que debencumplir los materiales que se utilizan en los archivos del país. Para tal fin, el Comitéde Conservación desarrolló la NTC 5397:2005.

Inspección y mantenimiento de instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de lasinstalaciones en particular de las áreas de manejo documental, debido a la existenciade espacios inadecuados para el depósito de los documentos, la falta decapacitación al personal encargado del servicio del aseo sobre aspectos deconservación preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones. Por lotanto, el programa está dirigido al personal encargado del servicio del aseo y al quetiene a cargo la custodia de la documentación, para lo cual es necesario:• Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos yacabados del edificio.• Identificar regularmente factores de alteración: redes de energía, conducción deagua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo ymugre.• Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de losfactores de alteración.• A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades demantenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios dearchivo.• Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacerseguimiento, para establecer si es útil o debe replantearse.• Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redeshidráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la entidad debecontar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeñosproblemas puedan aumentar debido a la demora en la corrección de dichospercances.

Prevención y atención de desastres

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones ydepósitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada ydivulgada para que todo el personal sepa cómo actuar en caso de desastre.

Se debe prever la actuación en tres instancias: prevención (antes), preparación(durante) y respuesta (después) ante diversas situaciones como emergencias,


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desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la protección del personaly del acervo documental.

Se considera pertinente abordar los Artículos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por elcual se desarrolla el Artículo 64 del Título VII “Conservación de Documentos”, y delReglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentosde archivo y situaciones de riesgo”:

ARTÍCULO 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres ysituaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de lapreservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida yeficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, comopara los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo costosque a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en elestablecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentalesy el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en laplanificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación yentrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacióny operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, elmanejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.PARÁGRAFO: El plan de prevención de desastres debe coordinarse con losprogramas adelantados en las entidades por los Comité Paritario de SaludOcupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con unresponsable o Coordinador y un Comité que apoyará todas las medidas de reaccióny recuperación.

ARTÍCULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento delpanorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazaspotenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivaspertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan decontingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; En términos generaleslos archivos deberán contar con suficientes extintores (preferiblemente de agenteextintor limpio ó CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubleses irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio ó CO2 podrá tratarseen procesos de conservación una vez haya pasado la emergencia), para cubrir todala zona de depósito. Para la selección de los lugares donde se ubicarán en el edificio,deberán tenerse en cuenta las siguientes pautas:• La distribución deberá ser uniforme.• Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.• Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/oequipos.• Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.


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• Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.• El lugar deberá estar libre de un potencial riesgo de daño físico.7

Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el ArchivoGeneral de la Nación, de acuerdo con las necesidades particulares de la entidad, hayotras estrategias y programas que pueden aplicarse y que también redundarán engrandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos:

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia

El objetivo es normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde sumisma producción, a través de las dependencias de Archivo y Correspondencia de laRegistraduría Nacional. De esta manera, el programa está dirigido a todo el personalencargado del manejo documental en la entidad.

Es necesario comenzar a implementar procesos de conservación durante el flujodocumental en sus tres etapas, para lo cual el Grupo de Archivo y Correspondenciaestablecerá las pautas que deberán ser cumplidas por todas las áreas, en lossiguientes aspectos:• Normalización en la producción de tipos documentales: márgenes, uso de papellibre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7), gramaje de mínimo 75 g/m2,fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escriturae impresión.• Controlar y restringir el uso de material metálico, perforación, doblado dedocumentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobreoriginales y uso de AZ.• Realizar los recorridos de la documentación por las oficinas en carpetas.• En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos(tipo colmena).• Usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa.

Migración de la información a otros soportes

Los procesos de conservación preventiva tanto para el original como para lasreproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro quepuedan sufrir durante y después de los procesos de migración o reproducción(microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.). La estrategia debe enfocarsehacia el personal a cargo de la manipulación de los documentos en procesosreprográficos, al personal de depósito, servicios al público y a los usuarios.


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Debe evaluarse el estado físico y de integridad de la documentación previamente,teniendo en cuenta sus valores administrativos e históricos para fijar prioridades yestablecer las acciones de conservación durante y después del proceso demigración. Asimismo es de suma importancia capacitar a los funcionarios sobre losprocesos específicos de conservación preventiva como manipulación y desempaste,si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.

En el tema de la reproducción documental, es necesario recalcar que ésta debehacerse con un objetivo específico. De ninguna manera puede convertirse en unamoda o en un gasto sin un propósito. Además, es muy importante tener en cuentaque debe realizarse cuando la documentación cuenta con organización desde elpunto de vista archivístico.

El Sistema Integrado de Conservación, aplicado durante todo el Ciclo vital de losdocumentos y sincronizado con todos los procesos de organización, incluyendo laelaboración de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundará en laprotección de los archivos administrativos e históricos y aportará las herramientasrequeridas para una adecuada conservación del patrimonio documental de nuestraNación.Es importante tener claro que ningún proceso que se realice de maneraindependiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservaciónrealizado de manera aislada o sólo al momento de realizar una transferencia alarchivo histórico, no garantizará la conservación, la elaboración de TRD, sinadoptarlas e implementarlas junto con buenas prácticas de manipulación y uso,tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento más.El poseer estantería, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta losprocesos de organización y los principios de orden original y procedencia, no hacemás que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible encontrarlos documentos en el preciso instante en que se requieren.

La conservación en el Archivo de Gestión.

“Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existemejor organización que la creación de los documentos estrictamente necesarios.Esta es una forma de garantizar la conservación de aquellos documentos que así lorequieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a losarchivos, lo cual implica manejos más racionales de las condiciones de espacio yalmacenamiento”El Archivo de gestión “comprende toda la documentación que es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que lasoliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a losasuntos iniciados”. En esta fase se desarrollan los procesos de producción,


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recepción, distribución y trámite. Es importante aclarar, que aunque dentro delPrograma de Gestión Documental existe el proceso de conservación, es desde lamisma producción cuando se deben aplicar principios de conservación preventivapara lograr una adecuada preservación del acervo documental.

La conservación debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usarmateriales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel(preferiblemente libre de ácido o de naturaleza neutra) y tintas (no ácidas, insolublesen agua luego de aplicadas y químicamente estables); así mismo, la estructura delos documentos (márgenes) también deben ser reguladas con el fin de evitarproblemas en el momento de almacenar. Es indispensable que las entidades semantengan informadas sobre la publicación de normas relacionadas con el tema, demanera que siempre estén al día y cumpliendo con ellas. Juegan aquí un papelimportante para la adquisición de elementos realizada por el grupo de Compras de laRegistraduría Nacional. En segunda instancia, la manipulación y almacenamiento delos documentos aún dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantesen la preservación de los archivos. Es importante que en las dependencias seeliminen prácticas tan dañinas para los documentos como la perforación de losdocumentos y el uso de material metálico como ganchos legajadores, clips y grapas,entre otros y sean reemplazados por elementos plásticos (o al menos que tenganrecubrimiento plástico) aún cuando su costo pueda resultar algo superior. Esnecesario recordar, que la corrección de problemas y deterioros generados por estoselementos resultará sin duda alguna mucho más costosa (según los expertos elcosto puede resultar hasta 3 veces mayor).

Actualmente, la mayoría de documentos son perforados con el fin de seralmacenados dentro de AZ ó carpetas de yute. Prácticas como ésta, sumadas a lafalta de regulación en las márgenes de los documentos, causan la pérdida de soportey de información dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningúndocumento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que serándeterminadas al interior de la entidad, por el respectivo Comité de Archivo y porexigencias formativas, más no por simple preferencia de los funcionarios). En casode requerir este sistema de almacenamiento, será necesario utilizar ganchoslegajadores plásticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las márgenes noocasionen pérdida de información una vez sean perforados.

Para el tema de la perforación es necesario hacer una sensibilización al interior de laentidad, ya que la concepción común de que el documento que no se legaje está enriesgo de perderse, es el denominador común en las entidades públicas y privadas.Sin embargo, dicha práctica no garantiza que un documento no pueda extraerse deun expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios,


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aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulación, conlleve a arrancar losfolios.

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puedeimplementarse el uso de una pequeña pestaña de papel blanco que evite el contactoentre los folios y el metal, esta medida es de carácter temporal, ya que aísla los foliosdel material metálico, pero debe recordarse que al momento de transferir ladocumentación, deberá ser eliminado todo el material metálico. Cabe anotar que estoserá responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.

Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de ladocumentación, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referenciapara la adquisición de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el pasodel tiempo y la manipulación terminan causando fragmentación e incluso pérdida.

Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendadapara la unidad de conservación. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene unacapacidad máxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje delpapel), por lo tanto, no deberá excederse esta cantidad de manera que la carpeta nopueda cerrarse, pues terminará deteriorándose rápidamente. Las carpetas nodeberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como“método de prevención” para que los documentos no se salgan, ya que la carpetaestá diseñada para mantenerse cerrada.

En los casos en los que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatroaletas libres de ácido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, serecomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que actúe como barreraentre la carpeta y los documentos.

Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de laproducción y estar elaboradas con materiales de conservación. Esto es de sumaimportancia si lo que se pretende es lograr una buena conservación a través de todoel Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas ácidas e inadecuadas, se leaporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenarán y aceleraránel proceso de degradación natural dentro del papel.Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al granvolumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas físicos a ladocumentación (rasgaduras en la zona donde son perforados), asimismo contienenmaterial metálico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitirdicha oxidación a los folios.


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En el caso de archivos de gestión, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulinadentro de carpetas colgantes plásticas, debido al alto costo que implicaría contar concarpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que estealmacenamiento será sólo temporal.

Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o depropalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales comolas historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de sucreación, por la importancia que tienen para los ciudadanos.

Para el caso de documentación de gran formato, como planos o mapas, es necesariorecordar que el sistema de almacenamiento deberá variar. Ha sido común la prácticade doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo,este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentación. Parael almacenamiento, tanto en archivos de gestión y con más razón una vez se hagantransferencia primaria y secundaria, si es el caso, deberán utilizarse unidades deconservación (carpetas) y planotecas diseñadas para tal fin. No se recomiendan lossistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posición colgante puede generartensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar losplanos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro físico-químicoirreversible.

Aún cuando en algunas ocasiones los funcionarios de las dependencias piense quepuede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecasy eliminación del material metálico al interior de los archivos de gestión, esta prácticase ha realizado en otras entidades obteniendo resultados favorables para laconservación de los documentos. Un buen manejo de la gestión documental nodependerá de si el expediente está legajado, sino de otros factores, tales como elcontrol de los documentos (inventario único documental actualizado, hoja de control)y la foliación adecuada.

A propósito de la foliación, la documentación debe foliarse en lápiz de mina blanda,previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es elesfero lo que garantizará que la documentación no se pierda, por el contrarioocasionará una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliación múltiple.En los archivos de gestión, toda la documentación debe mantenerse organizada deacuerdo a las TRD, lo que facilitará la recuperación de la información y futurastransferencias. Es importante recalcar que la ordenación debe ser descendente (eldocumento más reciente deberá ser el último dentro de la carpeta) y no ascendentecomo se ha venido haciendo en anteriores oportunidades, de manera que se respeteel principio de orden original.


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El archivo de gestión de cada dependencia debe contar con el mobiliario apropiadopara almacenar el volumen de documentación que maneje. Dentro del mobiliariorecomendado, encontramos archivadores metálicos o estantería (fija o rodante), quecumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por elAGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad máxima quedebe ser respetada para evitar daños de la documentación y del mobiliario. Dentrodel archivador, la documentación debe ubicarse al interior de carpetas y con surespectiva identificación dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cadaentidad.

Deberá proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que nose presenten inconvenientes y episodios en los que las dependencias soliciten hacertransferencias extemporáneas al archivo central debido a la falta de espacio y no altiempo de retención estipulado en la respectiva Tabla de Retención Documental; estopuede generar múltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo deescritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baños,cafeterías y corredores.

La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto que contribuye aconservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, serecomienda usar carpetas con el fin de evitar deformación, manchas, rasgaduras yotros problemas. Así mismo, no debe consumirse en el lugar donde estén ubicadoslos documentos, ningún tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes queocasionen deterioro a la documentación.

Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, sedebe evitar el uso de cintas adhesivas, pues éstas ocasionan problemas adicionalessobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas deuso específico en el campo de la conservación), tienen un alto grado de acidez yproblemas de oxidación y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayoría delos casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Sólo en caso derasgaduras que presenten el riesgo de pérdida total o parcial de la documentaciónpuede implementarse el uso de pequeños puentes en forma de corbatín, de cintaadhesiva (preferiblemente de aquella denominada “cinta mágica”, cuyo deterioro esinferior al de las cintas comunes, ubicados al principio, final y zona media de larasgadura, que unan levemente los fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobretoda la rasgadura. En caso de que el daño sea grave, y el documento sea de granvalor, deberá recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realiceel tratamiento que se requiera. Nunca deberá permitirse que una persona sinconocimiento y experiencia en el tema de la conservación, se encargue de hacereste tipo de procesos, pues en la mayoría de los casos termina resultando peor el“remedio que la enfermedad”.


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En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes yceluguías, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentrode las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas enmaterial estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcotede mínimo 320g/m2, cartulina Bristol/ Bond). Se deben utilizar carpetas de cubiertaplegada por la mitad cuyo diseño no incluya adhesivos, cintas, pitas, hilos,perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, sedebe consignar la identificación de su contenido.

Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no se debe constituir como dificultad para unarchivo de gestión bien organizado, en el que se han implementado todas lasmedidas de conservación básicas, como las previamente mencionadas. En casocontrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituirel material metálico por plástico o sencillamente retirarlo, llevar un inventarioactualizado, hacer la foliación cada vez que se ingresa un documento al expediente,el primer paso será revisar la documentación y comenzar a eliminar ganchos degrapadora y clips metálicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisarque esté ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retiradolos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer partedel expediente, luego deberá foliarse, como lo indica el instructivo de foliaciónelaborado por el AGN ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenardentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y éstas a su vez,deberán ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requierarealmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.

Es importante resaltar que no es función de la Coordinación de Archivo yCorrespondencia de la Entidad como responsable del archivo central, la preparaciónde la documentación para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia elarchivo de gestión, por esto la recomendación de implementar sencillas medidas deconservación durante todos los días de cada ciclo y en especial del primero (gestión),cobra mayor importancia en la medida en que facilitará el proceso de transferencia.El responsable del Archivo Central no deberá recibir una transferencia si no ha sidopreparada con los pasos que se enumeraron previamente.

La conservación en el Archivo Central de la Entidad.

El Archivo Central “agrupa documentos transferidos por los distintos archivos degestión de la Registraduría Nacional cuya consulta no es tan frecuente pero quesiguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y


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particulares en general”. En esta fase se desarrollan los procesos de organización,consulta, conservación y disposición final del documento.

En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, puesde ningún modo puede constituirse en el “cuarto de san alejo” de la entidad. Debetener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitarsobrecargar la estantería y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco debendestinarse como espacio de archivos, áreas residuales como baños, cocinas ósótanos de parqueos, pues se deberán garantizar las condiciones estipuladas en lanormatividad vigente.

En consideración a los espacios reducidos con que cuentan las dependencias de lasDelegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, los depósitos destinados laguarda y conservación de los documentos se dimensionarán teniendo en cuenta:

• La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.• La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación delmaterial documental.• El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos queestablezcan los procesos de retención y valoración documental• En este espacio sólo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas quecontengan la documentación. No debe ser un espacio para almacenar elementos omobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personalde archivos, o de contratistas en procesos de organización. Esto con el fin de evitarproblemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre elpersonal debido a la presencia de agentes biológicos.

Por otro lado, la estantería metálica debe cumplir con las especificaciones técnicas yde distribución:

• La estantería más recomendable es la metálica, ya sea del tipo convencional fija,compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.• Altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal, por bandeja obalda.• El sistema de entrepaños debe ser graduables o de altura regulable.• Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se debenutilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todocaso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.• La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulacióny el acceso del operario a la documentación.• La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.


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• Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados paraevitar desgarres en la documentación.• El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento dedocumentos ni de ningún otro material.• La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimode 15 cm, entre éstos y la estantería.• El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.• La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación,acorde con la signatura topográfica.

Asimismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación,control y prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicasde edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentación y eledificio mismo terminarán deteriorándose rápidamente.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de ladocumentación. Esta última siempre deberá realizarse en seco y debe existirpersonal encargado únicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiereuna buena capacitación sobre el tema para evitar daños. La limpieza de espaciosdebe programarse periódicamente para el depósito (de acuerdo con las necesidadesdel mismo) y para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiarestante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad. Lalimpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior).Para desarrollar este tipo de programas, resultará necesario contar con el apoyo deun restaurador que haga una inducción al personal encargado.

Pautas para la consulta de documentos

Es necesario establecer algunas “normas” a la hora de consultar la documentacióncon el fin de protegerla. Algunas de estas normas son:• No mojar los dedos con saliva para pasar las páginas.• Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas ymonogafas).• Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos.• Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién losconsulta.• Lavarse las manos después de consultar.• No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinadospara el almacenamiento de la documentación.


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Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacióndentro del apartado del Archivo Histórico, para una correcta conservación, deberánaplicarse desde el momento del trámite, durante la consulta, en el paso por el archivocentral y finalmente en el histórico.

Condiciones Ambientales

• Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar oacelerar acciones bióticas y procesos de oxidación y condensación, cuyosindicadores son la descomposición, debilitamiento y pulverización del soporte. Esimportante controlar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones almayor grado posible.• Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que elpapel es un material higroscópico (absorbe y devuelve humedad), que necesita ciertacantidad de agua en su estructura.

Los materiales orgánicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que lespermite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos óptimos para suconservación en el tiempo; este porcentaje se conoce como el “agua deconstitución”, que está en equilibrio dinámico con la cantidad de vapor de aguapresente en el ambiente. El equilibrio se rompe si la humedad relativa es muy alta omuy baja, causando diversos deterioros.

Un exceso de humedad sobre la documentación favorece el crecimiento de hongos(deterioro de tipo biológico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentesde hidrógeno y disminución de las interacciones entre las fibras constituyentes,procesos de hidrólisis, así como también ocasiona migraciones iónicas que a su vezrompen las redes celulósicas que dan forma a la hoja de papel.

En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros porresequedad, la cual torna frágil y quebradizo el soporte. Este daño es prácticamenteirreversible y se caracteriza por la pérdida de agua de hidratación y de propiedadesfísicomecánicas como la resistencia y la flexibilidad. Espectro de acción y la pocaespecificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxígeno,temperatura y a su tipo de nutrición.

• Insectos. Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayoría deespecies pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorandosoportes como papel, cartón, cuero pergamino, adhesivos, tela de encuadernacionesy madera de estanterías.


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• Murciélagos (Chioptera). Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar engran cantidad en archivos rurales; de hábito nocturno se alimentan de frutas, insectosy sangre. Cuando estos animales pasan la noche dentro de los archivos y áticos,pueden manchar con su orina la documentación y sus excrementos ocasionanproblemas de salubridad e infestación de insectos así como concreciones quemodifican las calidades estéticas u ocultan e incluso degradan tanto al soporte comola información.• Aves. Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; suexcremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollode microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atraídos por losexcrementos y establecer su hábitat en los nidos de las aves se encuentran laspolillas, los piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro.

Desastres o catástrofesAquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria de carácter accidental y/o inducidoque al incidir directamente sobre la documentación van a causar deteriorosgeneralmente irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catástrofes naturalesdepende en gran parte de la ubicación geográfica y de la conformación geológica delos terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los siguientes casos:

• Sismos/terremotos. Este factor afecta aquellas zonas volcánicas o cercanas a fallasgeológicas, generalmente en las vecindades de la costa pacífica, donde estosfenómenos ocurren con cierta periodicidad.

• Incendios. Los incendios son un problema causante de daños irreversibles a ladocumentación ya que la pérdida de información es inminente debido al cambio en lanaturaleza del material (los diferentes materiales de carácter combustible, tales comocelulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxígeno ambiental dando lugar a la formaciónde carbón, gas carbónico y vapor de agua).

• Inundaciones. Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanías de ríos,lagos, costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentación y serabsorbidos por la misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte,corrimiento de tintas, daños en las encuadernaciones y propician el crecimiento dehongos, entre otros.

Factores Antropogénicos

Se definen como aquellos que son producto de la acción directa o indirecta delhombre. Entre ellos se encuentran los siguientes:


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• Depósito y mantenimiento. Un factor indirecto de deterioro, pero no menosimportante, es la edificación destinada a albergar la documentación. Si cuenta conuna mala ubicación, diseño poco funcional, mala ventilación, fuentes de iluminación ysistemas de depósito inadecuados, proveerán las condiciones para el daño de lossoportes.

• Manipulación. El hombre es considerado como uno de los principales causantes dedeterioro de los documentos. Los daños físicos más frecuentes en los diferentestipos de documentos son en general desgastes por rozamiento, rotura pordebilitamiento del soporte y desgarros por tensiones excesivas. La consulta periódicade la documentación implica un constante abrir y cerrar de tomos y otras unidades deconservación, movimientos continuos en la ubicación sobre estanterías. Esto, unidoal empleo de materiales de baja calidad, va a deteriorar a largo plazo ladocumentación debido a fricciones, rozamientos y desgarros.

• Materiales metálicos. El empleo de materiales metálicos tales como grapas, clips,anillados, ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones,que se intensifican cuando el documento está en ambientes húmedos.No utilizar material metálico

Entre las alteraciones más frecuentes podemos citar las manchas causadas por laoxidación de estos materiales. La acción corrosiva que tienen sobre los soportes,causan principalmente manchas y roturas.

• Vandalismo. Se refiere a los deterioros físicos o mecánicos en general, causadospor manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas,inscripciones, fragmentaciones y manchas.

Mecanismos e Indicadores de alteración

Son una secuencia de cambios físicos y químicos que provocan modificaciones enciertas propiedades específicas del material, cuando éste ha sido influenciado porfactores de alteración. Entre los mecanismos deteriorantes más comunes podemoscitar los siguientes:

Degradación térmica; oxidación; hidrólisis ácida, degradación enzimática oalteraciones físico-mecánicas, entre otros.

Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo)mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes(mecanismos de alteración), que ha sufrido el material.


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Empaste y encuadernación: ¿La solución?

Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realizamuchas veces de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso ylos métodos por los que se realiza. En ocasiones, no resulta fácil determinar el pasoa seguir con grandes paquetes de documentos. Sin importar cuál sea la cantidad depaquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es conservar en buenestado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdadfundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, porlo que se hace necesario evitar que este tipo de prácticas se vuelvan comunesdentro de nuestros archivos.

Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son múltiples,consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propósito de que no serepitan. En algunas ocasiones, la documentación no se ha preparado correctamentepara llevar a cabo este proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero elmaterial metálico, hacer foliación y revisarla, desdoblar los documentos (quedandoincluso “perdida” la información por no poder desdoblarlo). En otros casos, lasmárgenes resultan insuficientes y al empastar la información se ha perdido alperforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse losuficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro problema que hacontribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nación, pues seusan las costuras conocidas como “diente de perro” y de “nervios incrustados” quecausan roturas y pérdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y elexceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios,generando problemas de tipo químico, físico y hasta estético.

Al momento de evaluar la necesidad de un empaste, deben tenerse en cuenta lossiguientes criterios:

• Necesidad: según la clasificación archivística, la frecuencia de uso y laobligatoriedad del empaste.• Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las márgenes lo permiten sinafectar el contenido y el grado de abertura que se requeriría para no alterar la lecturadel texto.• Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.• Longevidad: resistencia al deterioro químico y estabilidad de los materiales que seusan para el empaste.• Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad dereemplazarse posteriormente.

Asignación de extintores:


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Los depósitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso único comoarchivo y no como “cuarto de san alejo”, con el fin de proteger las seriesdocumentales que se deben conservar en los depósitos, deberán contar conextintores de acuerdo con la cantidad de metros cuadrados, así como la clase deriesgos sean estos leves, moderados o alto, su ubicación deberá estar en lugaresdespejados en forma visible para fácil utilización.

La entidad deberá evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto paraimplementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automáticos de riego(sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el daño causado a los documentosen un incendio, sea el menor posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puederesultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores, al mojar ladocumentación y causar problemas con las tintas y los soportes.

BIBLIOGRAFIA:NATACHA Eslava – Conservación Preventiva de Archivos. AGN, Colombia, 2009.

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SISTEMA DE CONSERVACION PREVENTIVA DE …€¦ · La implementación del Sistema Integrado de Conservación es obligatoria en aquellas entidades públicas o privadas que cumplen funciones