Upload
mihai-sipoteanu
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
1/34
UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI
FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE
PROGRAMUL DE MASTERAT “GESTIUNE ŞI AUDIT FINANCIAR”
AUDITAREA MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR ÎN REGIM
ELECTRONIC
DOCUMENTA DMS & SIVADOC
MASTERANZI:
RĂDUCANU A IONU !DANIELȚ
IPOTEANU T MARIUS MI"AIȘ
BUCUREŞTI
#$%
1
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
2/34
CUPRINS
I'()*+-.).………………………………………………………………………………….4
CAPITOLUL I
DOCUMENTA DMS /D0(0 M0'01.2.'( S*3(4*'56
1.1. Prezentare Documenta DMS ………………………………………………………….…51.2. Func ionalită i …………………………………………………………………………....6ț ț
1.2.1.Indexare i metadate ………………………………………………………………………..7ș
1.2.2.Ari!are ………………………………………………………………………………….…7
1.2.".#ăutare a!an$ată …………………………………………………………………………....%
1.2.4.Scanare $i ' ……………………………………………………………………………..%
1.2.5.'e(i$tratură electronică ………………………………………………………………...….11
1.2.6.Documente a)lon …………………………………………………………………….…....12ș
1.2.7.Mana(ementul con inutului ………………………………………………………………..1"ț
1.2.*.Fluxuri i +roceduri ………………………………………………………………………...1"ș
1.2.%.Fi iere !irtuale ……………………………………………………………………………...15ș
1.2.1,.-er$ionare ………………………………………………………………………………....16
1.2.11.'a+oarte /I ……………………………………………………………………………..17
1.2.12.A(enda +er$onal …………………………………………………………………………...1%
1.2.1".Fi iere 0a!orite ……………………………………………………………………………..1%ș
1.2.14.Puncte de lucru multi+le …………………………………………………………………...2,
1.2.15.#ola)orare ………………………………………………………………………………….2,
1.2.16.Acce$ $ecurizat ……………………………………………………………………………..21
1.2.17.Alerte oti0icari …………………………………………………………………………22
1.".Add&n$ …………………………………………………………………………………..2"
1.".1.Documenta Dri!e …………………………………………………………………………....2"
1.".2.Inte(rare MS &00ice ………………………………………………………………………….2"
1.".".Inte(rare MS &utloo3 ……………………………………………………………………….24
1.".4.mail Mana(ement …………………………………………………………………………..24
1.".5.Documenta ScanFax ……………………………………………………………………….24
1.".6.Documenta ' ……………………………………………………………………………..24
1.".7.#onector 'P $i #'M …………………………………………………………………….…25
2
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
3/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
4/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
5/34
CAPITOLUL I
DOCUMENTA DMS / D0(0 M0'01.2.'( S*3(4*'56
%%P).7.'(0). D*-2.'(0 DMS
Documenta DMS e$te o a+lica ie e))a$ed +entru controlul i mana(ementulț ș
documentelor. $te o a+lica ie matura i com+letă care inte(rează toate +roce$ele iț ș ș
0unc ionalită ile nece$are +entru a e0icentiza i 9m)unătă ii tim+ul de lucru.ț ț ș ț
Documenta DMS +ermite de inera controlului a$u+ra documentelor 0inanciarconta)ile;ț
a:ut?nt la cre terea +er0orman elor i a com+eti!ită ii 9n tim+ ce 9m)unătă e te e0icien a iș ț ș ț ț ș ț ș
e!itarea ri$curilor.
DOCUMENTA DMS e$te o $olutie com+leta de Mana(ementul Documentelor $i Ari!are
electronica dez!oltata de INFRASOFT 'omania.
In0ra$o0t e$te o com+anie rom?nea$că cu ca+ital +ri!at 1,,@; lider 9n 'om?nia 9n
domeniul $olu8iilor de $tocare; de ari!are
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
6/34
'e0erintele $i$temului $i a com+onentelor $ale con$tau in im+lementari la clienti medii $i
mari; atat in domeniul +ri!at cat $i cel +u)lic MB'&'C; PB'&M&M-; Si$temul ational
de Pen$ii din 'omania.
Si$temul utilizeaza tenolo(ie moderna $i +er0ormanta +entru $tocarea $i (e$tionarea
$i(ura a !olumelor mari de date – &'A#E A-A Prin utilizarea core$+unzatoare a )azei de
date &'A#E $i$temul 0unctioneaza e0icient ciar daca !olumul de documente (e$tionat !a
cre$te $emni0icati! odata cu trecerea tim+ului.
%#F'- 4*'034(8 4ț ț
%#%I'+.90). 4 2.(0+0(0ș
Atribute (metadate)
#?nd $e $al!ează un 0i ier 9n Documenta; utilizatorii de$criu con inutul ace$tuia +rinș ț
c?te!a atri)ute. A+lica ia indexează i or(anizează automat documentul; 9n 0unc ie de ace$teț ș ț
atri)ute +re$tate.
Documenta DMS e$te o a+lica ie )azată +e metadate; unde 0i ierele $untț ș
cla$i0icate 9n 0unc ie de atri)ute; 9n locul directoarelor tradi ionale.ț ț
Admini$tratorul Documenta +oate (e$tiona cu u urin ă atri)utele; a!?nd o inter0a ăș ț ț
(ra0ică $im+lă; 0ără nece$itatea +ro(ramării. Denumirea 0i ierelor $e +oate (enera automat du+ăș
6
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
7/34
anumite con!en ii; 9n 0unc ie de atri)utele $etate. Si$temul $u+ortă !alidări automate $i autoț ț
numerotate.
De a$emenea; +ot 0i +reluate !alori direct din $i$teme #'M $au 'P.
Completarea metadatelor
%##A)4;0).
Criterii arhiare
7
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
8/34
Documenta DMS re$+ectă )unele +ractici 9n materia ari!ării documentelor con0orm
următorilor +a i de lucru #APBG' = Scan> #EASSIFH =#atalo(area documentelor> ș
CB'A#B = xtra(erea metadatelor> -AEIDAB =!alidarea automată i de către o+erator> ș
DEI-' =Bran$miterea datelor 9n ra+oarte $au $i$teme 'P>. $te unul dintre cele mai
im+ortante module care +ermite re(ă$irea 0acilă a oricărui document. De a$emenea; elimină
tim+ul +ierdut re(ă$irii modulelor $au tem+lateurilor de documente.
A:ută or(aniza iile i com+aniile care o0eră $olu ii de ari!are a documentelor $ăț ș ț
(e$tioneze cate(oriile de documente 9n 0unc ie de le(i$la8ia Ari!elor a ionaleJ; rece+8iiț ț
0izice de documente =cutii; do$are; $aci i metri liniari>; to+olo(ie; localizare i cereri deș ș
documente; ie iri; retururi; admini$trare unitate ari!ă i tra$a)ilitateș ș #reare i (e$tionare +entru mai multe 0onduri de ari!ăKș De0inirea mai multor dia(rame de or(anizare; unul +entru 0iecare 0ondK e$tionare i$toric or(ani(rameK De0inire cla$i0icare multi+lă documente L omenclatoare ari!i$ticeJ 9n con0ormitate
cu le(i$la8iaK n con0ormitate cu le(i$la ia
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
9/34
!iden8ă #o$turi:intrări; ie i adău(a condi ii +entru 0iecare dintre ace$teaș ț
Meniu a+lica ie de căutare ra+idă 0olo$ind o+ iunea $+ecială 9n meniul de 0a!orite.ț ț
Gtilizatorii +ot (ă$i meniul +e care 9l caută; ciar dacă nu tiu exact numele meniuluiș +rinci+al.
%#=S-0'0). 4 OCR șPentru documente +e ?rtie care tre)uie$c +ă$trate; nu mai e$te nece$ar $ă 0ie indexate 9n
)i)liora0turi $au $canate i (reu de re(ă$it ulterior.ș
%
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
10/34
Documenta DMS o0eră o+ iunea a!an$ată de '; care $im+li0ică i e0icientizeazăț ș
tran$0ormarea documentelor 0izice 9n 0i iere PDF 9n interiorul cărora $e +oate căutaș
Scanare directă 9n Documenta utiliz?nd ecranul tactil al $cannerului $au a+lica8iaK #om+letare automată a ti+ului de document
Recon"tituirea te#tului pe $one de document
Full%OCR
1,
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
11/34
%#>R.145()0()8 .3.-()*'4-0
Re&i"tratura
Modulul re(i$trului electronic a:ută or(aniza ia $ă re$+ecte a$+ectele de con0ormitateț
le(ale re0eritoare la 9nre(i$trarea documentului 9n interiorul or(aniza ieiK at?t +entru documenteț
care intră 9n or(aniza ie; c?t i documentele care $unt ela)orate de de+artamente.ț ș
11
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
12/34
Documenta DMS +ermite utilizatorilor 9nre(i$trarea documentelor 9ntrun mod 0oarte
0acil. Admini$tratorul +oate crea c?te re(i$tre dore
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
13/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
14/34
Documenta are +ro+riul Motor de 0lux de lucru inte(rat; !izual; u
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
15/34
Ea terminarea unei $arcini a unui 0lux de lucru; $criere comentariu 9nainte de a
trimiteK Admini$trarea de dele(a ii +entru utilizatorii 9n concediu medical $au de odinăKț Meniul contextual +entru trimiterea documentelor de +e 0luxul de lucru de la con$olăK Brimitere documente +e 0luxuri de lucru 9n mod automat 9n tim+ul +roce$ului de
$canareK Declan are i API di$+oni)ile 9nainte i du+ă ini ierea unui 0lux de lucru i; deș ș ș ț ș
a$emenea; +entru orice +a$ al 0luxului de lucruK Declan are i API di$+oni)ile 9nainte i du+ă ini ierea unui 0lux de lucru i; deș ș ș ț ș
a$emenea; +entru orice +a$ al 0luxului de lucruK /locare editare a documentelor du+ă anumite eta+e a 0luxului de lucru de exem+lu
ne+ermiterea editării unui contract du+ă a+ro)are.
%#F4 4.). ;4)(03.șDo$arele !irtuale $unt 0olo$ite +entru a cla$i0ica i +rezenta 0i ierele 9n 0unc ie de ne!oileș ș ț
or(aniza ionale. #?te!a dintre 0olderele !irtuale comune $unt documente recente; documenteț
)locate; (ru+e de documente i ti+uri de documente; documente or(anizate +e )ază de +roiect Oș
ti+ de document; clien i L 0urnizori O ti+ de document ciar dacă 0i ierele $unt localizate 0izic 9nț ș
(ru+e de do$are $au de+artamente di0erite.
Ea 0el ca do$arele i )i)liora0turile 0izice; directoarele electronice im+lică o modalitate deș
or(anizare i (e$tionare mai di0icilă a 0i ierelor.ș ș
Documenta DMS e$te o alternati!ă +er0ectă; cu o a)ordare di0erită; care +ermite căutarea
i de$ciderea documentelor du+ă di0eri i +arametrii client; +roiect; dată; $tatu$ etc. $te oș ț
a+lica ie dinamică; care +ermite or(anizarea i a0i area in0orma iilor 9n 0unc ie de nece$ită i; 0ărăț ș ș ț ț ț
limitarea !ecilor directoare $tatice
A0i are documente 0olo$ind cla$e i $tructuri +e ti+uri de documente; ciar dacăș ș
0i ierele $e a0lă 9n do$are di0eriteKș Prezentare $tructuri documente +e )aza a ceea ce $unt; nu +e )aza loca8ieiK A0i are documente +e )ază de $tructură (ra0ic or(aniza8ie; de+artamenteKș
A0i are documente +e )ază de clien8i
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
16/34
%#%$V.)54*'0).+er"ionarea documentelor
#aracteri$ticile a+lica iei +ermit acce$ul la ultima !er$iune a unui document. Poate 0iț
!ăzut ce a 0o$t modi0icat; c?nd i de către cine.ș
a!i(area +rin mai multe !er$iuni ale unui document $olicită tim+ i aten ie mărită iș ț ș
reduce +roducti!itatea. Documenta DMS o0eră ca+acitate de !er$ionare com+lexă; care duce la o
mai e0icientă (e$tionare a documentelor.
liminarea con0uziei a$u+ra !er$iunilor i modi0icărilor e$te dată i deș ș
&+ iunea de )locare a unui document atunci c?nd e$te editat de altcine!a. A$t0el;țatunci c?nd un document e$te modicat; a+are ca )locat =9n editare> i e$te $+eci0icatș
utilizatorul care o+erează modi0icărileK Pă$trarea !er$iunilor !eci i ca+acitatea de a re!eni la o !er$iune anterioarăKș urnalul modi0icărilor ce include numele de utilizatorului; ora i comentariul a0erentș
0iecărei !er$iuni.
16
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
17/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
18/34
E#port raport ,n 0DF
Modulul de ra+ortare Documenta +ermite admini$tratorilor a+lica8iei $ă de0inea$că; $ă
+ro(rameze i $ă ruleze ra+oarte )azate +e ne!oile $+eci0ice or(aniza iilor. 'a+oartele $unt createș ț
+e )aza unei declara ii
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
19/34
n calendarul a+lica iei $e +ot crea e!enimente; cu $etarea noti0icărilor +e email cătreț
toate +er$oanele im+licate.
%#%
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
20/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
21/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
22/34
IP $ecurizat acce$area a+lica8iei numai de +e IPuri $au (ru+e de IPuri con0i(urate
+entru utilizatori
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
23/34
SIB +rin care utilizatorul re(ă$e te 0olderele $i $u)0olderele din a+lica ie cuș ț
documentele a0erente.
n interiorul ace$tei +arti ii $e +ot !izualiza documente; edita; cauta; trimite +e un 0lux deț
lucru; co+ia $au acce$a +ro+rietă iile documentului +entru com+letarea atri)utelor ț
%
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
24/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
25/34
Documenta DMS o0eră +o$i)ilitatea utilizatorului de a (enera eticete cu coduri de )are
+entru 0iecare document intrat 9n a+lica ie; ace$tea 0iind ulterior li+ite +e documentele ceț
urmeaza a 0i ari!ate. a$irea ace$tora 0iind e0icientizată con$idera)il.
#u a:utorul modulului de 'e(i$tratură i Secretariat; utilizatorul +oate 9nre(i$tra unș
documnent intrat 9n com+anie 0izic =curier; +o tă>; du+ă 9nre(i$trare a+lica ia (enerează automatș ț
cod de )are. Ace$ta +oate 0i +rintat i a+licat +e document; ulterior c?nd $e 0ace $canareaș
documentului; $i$temul recunoa te codul de )are i 9l a$ociează cu intrare +reala)ilă.ș ș
#odul de )are 0acilitează re(ă$irea oricărui document at?t +rin introducerea numărului de
indenti0icare c?t i cu a:utorul unui cititor de coduri.ș
Modulul de ari!are 0olo$e te codul de )are +entru admini$trarea ari!ei 0izice clădiri;ș
cor+uri; r?nduri; ra0turi; +oli e; al!eole; cutii.ț
%
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
26/34
SI-AD e$te un $i$tem in0ormatic creat de com+ania romanea$ca SI-#& $i are
$olutii inteli(ente +entru +ro)lemele critice ale com+aniilor +ri!ind ari!area electronică;
or30loul; indexarea; căutarea; $ecuritatea; admini$trarea
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
27/34
$o0tare din 'omania in tari din uro+a; &rientul Mi:lociu $i $+atiul #SI. Adre$andu$e cu
+recadere or(anizatiilor mari $i mi:locii; com+ania o0era $olutii e0iciente AS; Document
Mana(ement; /u$ine$$ Inteli(ence; eEearnin(; eNealt; eo!ernment; eA(riculture; e#u$tom$ $i
e/u$ine$$ atat +entru +iata locala; cat $i +entru cea internationala. De a$emenea; com+ania $a
$+ecializat in executia de +roiecte in0ormatice de mare com+lexitate $i am+loare.
In +rezent; $olutiile SI-#& $unt utilizate de catre )ene0iciari internationali din "5 de
tari.
SI-#& 'omania SA e$te certi0icata IS& %,,12,,, de catre com+ania 0ranceza AFA
AF&'; cotata +rintre +rimele 5 in lume din +unct de !edere al +re$ti(iului auditului +e care il
e0ectueaza $i dez!olta +arteneriate $olide cu cele mai mari com+anii de $o0tare $i ardare din
lume. #om+ania SI-#& 'omania e$te mem)ra a mai multor a$ociatii +ro0e$ionale $i de a0aceri
din 'omania =Am#am; ##IF'; A'IS; ABI#; AIAP> $i internationale =A$ociatia uro+eana +entru Benolo(ia In0ormatiei IBA $i In0ormation SocietR Becnolo(ie$ Ad!i$orR rou+
ISBA> $i a aderat la im+ortante initiati!e (lo)ale +recum GPD lo)al #om+act; F
Bran$+arencR $i PA#I =Partner$i+ A(ain$t #orru+tion Intiati!e>.
Dea lun(ul celor 16 ani de exi$tenta; com+ania a do)andit o $olida re+utatie
internationala. A$t0el; SI-#& 'omania e$te +rima com+anie din 'omania care a +rimit Premiul
I la orld Summit 0or te In0ormation SocietR; o)tinand un numar record de nominalizari la
concur$ul I#B Prize$ or(anizat anual de catre #on$iliul uro+ean +entru Stiinte A+licate;Benolo(ie $i In(inerie =uro#AS>. Proiectele $ale in domeniul educational au +rimit
a+recierea de T/e$t PracticeT din +artea #omi$iei uro+ene $i TNonoura)le MentionT la euro+e
Aard$ 0or eo!ernment; 0iind totodata con$iderate de catre A$ociatia Internationala de Pro:ect
Mana(ement =IPMA> +rintre cele mai im+ortante realizari mondiale in domeniul
mana(ementului de +roiecte. De curand; a+ortul adu$ de SI-#& 'omania in im+lementarea
+roiectului de in0ormatizare a educatiei din 'omania a 0o$t +remiat cu uro+ean IB
xcellence Aard 2,,*; la cate(oria Inde+endent So0tare -endor$ -ertical Mar3et.
e$tionarea $i comunicarea intrun mod $tructurat $i e0icient a in0ormatiilor in cadrul
unei or(anizatii e$te o acti!itate com+lexa $i di0icil de realizat; dar re+rezinta una dintre )azele
0unctionarii or(anizatiilor. Si!eco 'omania $ia +ro+u$ $a a$i(ure )una 0unctionare a tuturor
acti!itatilor unei com+anii $i de aceea o0era +ietei romane$ti SI-AD o +lat0orma care uni0ica
27
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
28/34
oamenii; +roce$ele $i in0ormatia; in $co+ul 0luidizarii circuitului documentelor; 0acilitarii
acce$ului la in0ormatii dar $i al +rote:arii im+otri!a acce$ului neautorizat.
#
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
29/34
Mecani$mele de ari!are o0erite de $i$temul SI-AD 0unctioneaza in con0ormitate
cu cerintele ex+rimate in re(lementarile in !i(oare. $te +o$i)ila tran$+unerea documentelor din
0ondul ari!i$tic al or(anizatiei in 0ormat electronic; o+tiune care a$i(ura reducerea $+atiului de
$tocare dar mai ale$ $i(uranta +a$trarii ari!ei. Gtilizand modul cla$ic de ari!are a
documentelor; in 0ormat ti+arit; recu+erarea in0ormatiilor in $ituatii de
calamitati=inundatii;incendii> de!ine a+roa+e im+o$i)ila.
#=# G.'.)0).0 +*-2.'(.3*) 4' *)20(. 5(0'+0)+470(.
Fiecare dintre or(anizatii utilizeaza di!er$e 0ormate $tandard +entru realizarea
anumitor documente. #rearea documentelor )azate +e ace$te 0ormate $tandard de!ine 0oarte
$im+la; +rin utilizarea mecani$mului de (enerare automata a documentelor. A$t0el; in $i$tem $unt
incarcate $a)loane de documente care core$+und anumitor ti+uri de documente create in cadrul
acti!itatilor de$0a$urate. In momentul in care un utilizator !a dori $a creeze un nou document
care $a re$+ecte un anumit 0ormat $tandard; nu !a tre)ui decat $a $electeze din li$ta de documente
+e cel +otri!it; $a com+leteze cate!a in0ormatii; du+a care $i$temul !a (enera automat noul
document re$+ectand 0ormatul $ta)ilit anterior +rin $a)lonul core$+unzator.
De exem+lu; +entru emiterea unei cereri de concediu; $e !a $+eci0ica 0a+tul ca $e
dore$te crearea unui nou document de ace$t ti+. Si$temul !a $olicita utilizatorului introducerea
numelui $olicitantului; a +erioadei dorite $i a numelui +er$oanei ce !a +relua atri)utiile +e +erioada concediului. Du+a 0urnizarea ace$tor in0ormatii; $i$temul !a (enera un nou document ce
re$+ecta $a)lonul de cerere de concediu; in care com+leteaza automat in0ormatiile $+eci0icate de
catre utilizator. Ace$t document !a +utea 0i ulterior tran$mi$; +rin a+a$area unui $in(ur )uton; +e
0luxul de a+ro)are core$+unzator.
Produ$ul SI-AD !ine a$t0el atat in intam+inarea or(anizatiilor ce detin certi0icari
in $i$teme de mana(ement al calitatii $i utilizeaza de:a 0ormulare $tandardizate cat $i al celor care
$e +re(ate$c in !ederea certi0icarii; o0erind $u+ortul in0ormatic +entru or(anizarea $i
uni0ormizarea acti!itatii.
#=
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
30/34
Mecani$mele o0erite de cautare $im+la $au a!an$ata in De+ozitul de documente $e
ada+teaza oricarui ni!el de cuno$tinte in utilizarea calculatorului ale )ene0iciarilor; +recum $i
nece$itatilor de a realiza 0iltrari )azate +e criterii de com+lexitati di!er$e. Pentru o cautare
$im+la; utilizatorul +oate $+eci0ica numai un cu!ant $au +oate introduce o ex+re$ie re$+ectand un
anumit 0ormat; $i$temul realizand cautari +rin toate in0ormatiile rele!ante a$ociate documentelor.
Daca $e dore$te o 0iltrare mai exacta;numai du+a anumite criterii; cum ar 0i numele $i
a$ocierea la un anumit cu!ant ceie; ace$t lucru $e +oate realiza +rin intermediul mecani$mului
de cautare a!an$ata. Gtilizatorul +oate o+ta +entru cautari atat in in0ormatiile a$ociate
documentului=cu!inte ceie; atri)ute $i !alori ale ace$tora; autor; numar de inre(i$trare> cat $i in
interiorul documentului.
Pentru a +utea reutiliza +rocedurile de cautare 0olo$ite in mod uzual; $i$temul +ermite
$al!area unor $a)loane de cautare. Ace$te $a)loane +ot 0i ex+u$e de catre autor $i +entru alticole(i din cadrul or(anizatiei.
#== I'(.1)0). - .!2043 54 09
Documentele +ot intra in or(anizatie in moduri !ariate. Ea ora actuala; cea mai mare
+ondere o au documentele in 0ormat ti+arit; in$a tran$miterea in 0ormat electronic de!ine utilizata
+e $cara din ce in ce mai lar(a. Si$temul SI-AD e$te +re(atit +entru +reluarea in0ormatiilor in
oricare dintre ace$te $ituatii. Pentru documentele in 0ormat ti+arit o0era mecani$me de $canare $iextra(ere a in0ormatiilor +rin mecani$me de ti+ &+tical #aracter 'eco(nition; iar +entru
documentele ce intra in 0ormat electronic utilizeaza mecani$me de inte(rare cu $i$teme de
me$a(erie electronica; de mana(ement al me$a:elor 0ax +recum $i 0acilitati de incarcare automata
a documentelor $al!ate in anumite directoare.
#a+a)ilitate de inte(rare ale $i$temului SI-AD cu $i$temele de me$a(erie
electronica nu $e limiteaza in$a numai la incarcarea in0ormatiilor. Pentru a a$i(ura 0a+tul ca nu
exi$ta $inco+e in de$0a$urarea acti!itatilor; 0iecare utilizator +oate +rimi in$tructiunile de lucru
+ro+rii $u) 0orma unor me$a:e email.
#=> I'(.1)0). - M4-)*5*( O4-. 54 4'+*H5
",
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
31/34
Prin 0acilitatile de inte(rare ale +rodu$ului SI-AD cu a+licatii de uz lar( +recum
indo$ x+lorer $i a+licatiile din +acetul Micro$o0t &00ice; 0unctionalitatile $i$temului de
mana(ement al documentelor +ot 0i utilizate ciar din mediul de lucru curent. De exem+lu; direct
din a+licatia Micro$o0t ord; un utilizator +oate ale(e $a )loceze $+re editare un document $au
+oate incarca o noua !er$iune a ace$tuia in De+ozitul de documente.
#= M0'01.2.'(3 39)43*) +. 3-)
SI-AD o0era un mediu de cola)orare unitar $i controlat +entru toti
an(a:atii;ince+and de la coordonatorii acti!itatilor $i +ana la utilizatorii o)i$nuiti; a$i(urand
$tandardizarea $i o+timizarea 0luxurilor de +roce$are $au de a+ro)are de$0a$urate in cadrul
or(anizatiei. Si$temul SI-AD o0era +o$i)ilitatea de0inirii 0luxurilor de lucru in 0unctie de
nece$itatile or(anizatiei. Prin realizarea unui control e0icient al acti!itatilor de$0a$urate; $i$temul
!a in0orma 0iecare utilizator de$+re in$tructiunile de lucru care ii $unt re+artizate.
#oordonatorii !or +utea $u+er!iza de$0a$urarea acti!itatilor +entru care $unt
re$+on$a)ili $i !or +rimi noti0icarii in momentul in care ace$tea $e a)at de la +arcur$ul normal=de
exem+lu $e de+a$e$te un termen limita ce a 0o$t $ta)ilit $au un anumit utilizator a re0uzat $a
0inalizeze in$tructiunea de lucru +rimita>.
#=@ S.-)470).0 0--.534 30 4'*)20(44
Mecani$mul de $ecuritate a acce$ului e$te unul com+lex $i a$i(ura
acce$ul controlat la orice ni!el al De+ozitului de documente; 0ie ca ace$ta e$te $ertar;
do$ar $au documentK
acce$ul controlat la 0unctionalitatile $i$temului; in 0unctie de rolul utilizatorului in cadrul
or(anizatiei=de exem+lu un utilizator $im+lu nu !a +utea modi0ica 0luxurile de +relucrare
+re$ta)ilite>K
utilizarea mecani$melor de $emnatura electronicaK
(e$tionarea utilizatorilor $i$temului; (ru+area ace$tora in 0unctie de rolul in or(anizatie
$i $ta)ilirea ni!elurilor de acce$ core$+unzatoareK
tran$miterea in mod $ecurizat a in0ormatiilor daca $e dore$te acce$area a+licatiei din
a0ara com+aniei $au din locatii di$tri)uiteK
"1
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
32/34
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
33/34
CONCLUZII
SI-AD +oate 0unctiona $i in $i$temul de o+erare Einux; Documenta doar in
indo$.
Documenta +ermite utilizatorului $a i$i li$teze 0i$ierele 0a!orite.
Documenta +ermite $etarea 0luxului de lucru +entru a noti0ica utilizatorii re$+on$a)ilide 0iecare eta+a a$u+ra $tadiului re$+ecti!ei +roceduri.
n Documenta $e +ot crea e!enimente ; cu $etarea noti0icărilor +e email către toate
+er$oanele im+licate.
In Documenta utilizatorul are +o$i)ilitatea de a 9ncărca multi+le documente 9n
a+lica ia e); Documenta DMS +un?nd la di$+ozi ia ace$tuia i o+ iunea de a le $emnaț ț ș ț
electronic 0olo$ind un to3en. Setarile nece$are $e realizează 0acil 9n cadrul #onectorului DMS
#lient.
BIBLIOGRAFIE
""
8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx
34/34
.in0ra$o0t.ro.e+$cor+.com.documenta.ro.$i!eco.ro
.$o0tlead.ro.de$co+era.ro.a(ora.ro
http://www.infrasoft.ro/http://www.epscorp.com/http://www.siveco.ro/http://www.softlead.ro/http://www.descopera.ro/http://www.agora.ro/http://www.epscorp.com/http://www.siveco.ro/http://www.softlead.ro/http://www.descopera.ro/http://www.agora.ro/http://www.infrasoft.ro/