KẾ HOẠCH EMAIL MARKETING

Nhóm 6 GVHD: Phạm Văn Chiến

CUÔC THI Ý TƯỞNG SỐ 2011 DO CLB TMĐT TỔ CHỨC

KẾ HOẠCH EMAIL MARKETING

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊUBƯỚC 1

Mục tiêu chung của chiến dịch marketing

• Quảng bá cuộc thi Ý tưởng số• 3 tháng: ít nhất 500 đề án dự thi gửi về cho • 1000 khán giả đến dự Tọa đàm phát động cuộc

thi (Tháng 1) và Lễ trao giải (Tháng 6)• Thu hút khán giả đến với các buổi giao lưu,

tọa đàm bên lề cuộc thi được tổ chức tại các trường ĐH, CĐ (mỗi buổi ~200 khán giả)

Mục tiêu của chiến dịch Email marketing

• 10000 email phát động cuộc thi:– tỉ lệ mở mail: 20%– tỉ lệ click vào link xem thông tin chi tiết: 50%

• Newsletters: 1000 độc giả trong vòng 3 tháng từ khi phát động

• Email mời tham dự sự kiện: tỷ lệ click mở mail 50%

XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG NHẬN EMAIL

BƯỚC 2

Đối tượng nhận email

• Sinh viên các trường ĐH, CĐ trên địa bàn Hà nội, đặc biệt là khối ngành Kinh tế & CNTT.

• Những thông tin có thể thu hút nhóm đối tượng này:– Cơ hội nhận được giải thưởng cao nhất của cuộc thi– Cơ hội thu hút đầu tư để biến ý tưởng thành hiện thực– Cơ hội việc làm tại các công ty, tập đoàn uy tín– Cơ hội giao lưu, học hỏi từ các chuyên gia hàng đầu

trong lĩnh vực TMĐT

XÂY DỰNG DANH SÁCH EMAIL

BƯỚC 3

Thu thập danh sách

1. Tập hợp list của các thành viên CLB

Các thành viên trong CLB đều đã từng gửi & nhận mail từ rất nhiều SV khác, chủ yếu là SV FTU

Tất cả cùng gửi lish email này về cho nhóm email marketing để tổng hợp

Thu thập danh sách

2. Lấy từ form đăng kí trên website

Tạo một form để người truy cập vào website đăng ký nhận tin. Địa chỉ email và các thông tin về họ sẽ được lưu lại, và họ sẽ nhận được các bản tin email của BTC.

Form đăng kí :

_ Email

_ Họ & tên

_ Trường ĐH, CĐ

Thu thập danh sách

3. Các sự kiện bên lề cuộc thi

Sự kiện: • Phát động cuộc thi• Giao lưu, tọa đàm tại các trường đại học

BTC nên đặt bàn tại cửa hội trường các sự kiện này để xin thông tin liên lạc.

Thu thập danh sách

4. Tập hợp từ các trang mạng xã hộiFacebook, Twitter của bạn bèFB, TT của những người like, comment vào fb, tt của cuộc thi

Thu thập danh sách

5. Nguồn khác:

_ Lish của các thầy cô giáo

_ Lish từ các CLB khác

_ Bạn bè các trường ĐH, CĐ khác

_ Cộng tác viên của BTC;

_ Từ admin các diễn đàn...

Định dạng dữ liệu

• CSV: định dạng tập tin trong đó lưu trữ các thông tin dạng bảng dưới hình thức plain-text–Mỗi dòng là 1 bản ghi– Các trường được phân cách bằng dấu phẩy. – Nếu trường ở dạng text thì phải đặt dữ liệu trong

dấu nháy kép.

• Đây là định dạng phổ biến được hỗ trợ bởi các phần mềm email marketing hiện nay.

Phân nhóm danh sách người nhận

• Phân theo trường ĐH, CĐ để gửi mail mời tham dự các buổi giao lưu, tọa đàm bên lề.

Bước 4: Thiết kế Email:

Chọn phần mềm, cách thiết kế email: • Thiết kế mẫu email trên trình soạn thảo HTML

Phần mềm Email marketing

phần mềm Mircrosoft office outlook

Chọn phần mềm, cách thiết kế email:

Template của email: Các loại email của chương trình có form tương tự nhau chỉ khác ở nội dung.

Chọn phần mềm, cách thiết kế email: • Cấu trúc trong mẫu email: bao gồm

Banner Tiêu đề Nội dung thông điệp Phần chân email

Thiết kế email

• Xây dựng cấu trúc dựa trên bảng• Không quá rộng, vừa với trang trình

duyệt• Kích cỡ chữ: không quá

lớn

Soạn thảo nội dung email:•Tên người gửi•BTC Ý tưởng số 2011

•Nội dung chính xuất hiện ngay tiêu đề đầu email:•“[Thư mời] tham gia cuộc thi Ý tưởng số”

•Nội dung được trình bày rõ ràng nhằm giúp người đọc dễ dàng theo dõi.

Giới thiệu Đối tượng tham gia

GIẢI THƯỞNG VÀ CƠ HỘI

CỰC KÌ HẤP DẪN

Cách thức tham gia

MỤC ĐÍCH CHUNG CỦA

CUỘC THI

HẠN CUỐI NỘP HỒ SƠ

Email đc chia làm các phần:

Nội dung email• Đưa ra những lợi ích hấp dẫn• Thông tin hữu ích trước đó• Cá nhân hóa• Email duy trì quan hệ• Ngắn gọn: Click vào “Đọc thêm” => tăng

lượng truy cập website

Nội dung email• Nhận diện thương hiệu, logo• Hành động• Không có file đính kèm• Kích thước nhỏ• Quyền hủy bỏ đăng ký nhận email

Email chi tiết phát động cuộc thi:

Email chi tiết =>

Nội dung

thông điệp

Bước 5: Gửi Email

Thời điểm gửi Email

• Đối tương gửi Email là sinh viên,

thời điểm tốt nhất là buổi tối thứ 2 - 6 và cả ban ngày vào thứ 7, CN

Tần suất gửi Email• Gửi email phát động cuộc thi ngay khi chương

trình truyền thông và trước 2 tuần sắp hết hạn nộp bài dự thi

• Đối với loại Email cung cấp thông tin, ….. và chỉ gửi cho những người đã đề nghị để nhận email, cứ 2 tuần /lần

Gửi và theo dõi kết quả

Cần một phần mềm và máy chủ gửi email chuyên nghiệp.

Có nhiều phương án cho bạn chọn:

. •Sử dụng phần mềm cài trên máy tính của bạn

. •Sử dụng phần mềm email marketing trực tuyến

. •Thuê máy chủ (SMTP) để gửi email đi

. •Tự xây dựng hệ thống gửi email cho công ty (gồm cả phần mềm và máy chủ)

Bạn có nên ?• Trên internet, có rất nhiều người rao bán

những phần mềm gửi email, cài đặt trên máy tính của bạn, chỉ tốn vài trăm nghìn, họ còn đảm bảo 100%, 99% vào inbox.???

• Câu trả lời là: KO!

So sánh • phần mềm trực tuyến và phần mềm cài trên

máy tính:

phần mềm trực tuyến

ưu việt hơn hẳn:

Vì sao?

. •Bạn không cần phải bật máy tính để chờ đợi.

. •cung cấp cho bạn được những thống kê chính xác về từng người đã mở email của bạn ra đọc, đã click vào email

. •không cần cài đặt gì vào máy tính của mình, phần mềm trực tuyến hoạt động như một website

. •cung cấp nhiều tính năng marketing chuyên dụng cho bạn hơn

Bước 6: Theo dõi, đánh giá

Công cụ đánh giá kết quả:• Lượng Open: là số lượng email được mở một

hoặc nhiều lần bởi người nhận. •  Lượng người open: là số lượng người mở email

và được tính một lần duy nhất khi người nhận mở email đó trong lần đầu tiên.

•  Tỷ lệ Click: là tỷ lệ người nhận click vào link liên kết trong email tính trên tổng số lượng email được gửi đi thành công.

Công cụ đánh giá kết quả:• Số lượng email hỏng: là lượng email gửi đi

không thành công do nhiều yếu tố khác nhau như email không tồn tại, hòm thư đầy, email bị chặn nội dung,..

• Thống kê ngừng nhận tin: là lượng người từ chối nhận bản tin từ địa chỉ email của bạn sau khi họ nhận được email đầu tiên của bạn trong chiến dịch email marketing đầu tiên.

• Hướng điều chỉnh sau thống kê:• Nội dung có hấp dẫn ko?• Phân nhóm đúng đối tượng email chưa?• Mẫu email nào tốt nhất• Tần suất hợp lý chưa• Đặc biệt là giảm tỷ lệ email hỏng

• Giảm tỷ lệ email hỏng:• Trung bình, tỷ lệ hỏng là khoảng 10%. Trong vài lần gửi

đầu tiên, tỷ lệ này có thể cao hơn vì các email hỏng sẽ dần bị xử lý và loại bỏ khỏi danh sách của bạn.

• 1. Hòm thư của người nhận bị đầy• 2. Địa chỉ email của người nhận không tồn tại hoặc cú pháp

không đúng.• 3. Máy chủ email phía người nhận tạm thời ngưng trệ hoặc

không thể kết nối được.• 4. Máy chủ email chặn các thông điệp bằng bộ lọc theo nội

dung hoặc blacklist.

• Giảm tỷ lệ email hỏng:• 1. Bao gồm đường link quản lý việc nhận tin vào email

của bạn và khuyến khích người nhận tin cập nhật thông tin của họ nếu có thay đổi. Trong BlinkContact, bạn có thể tạo form Cập nhật thông tin và chèn đường link vào cuối mỗi email.

• 2. Sử dụng một dịch vụ email marketing có khả năng tự động loại bỏ các email hỏng cứng.

• Giảm tỷ lệ email hỏng:• 3. Gửi thư hoặc điện thoại để cập nhật địa chỉ email của

những người có địa chỉ hỏng.• 4. Xóa bỏ bất cứ địa chỉ dạng abuse@ hoặc

postmaster@ nào có trong danh sách của bạn. (Đây là các địa chỉ dùng để nhận dạng thư rác)

• 5. Xem xét việc dùng một Dịch vụ Thay đổi Địa chỉ Email như Return Path, TowerData nếu bạn muốn tìm những người dùng đã thay đổi địa chỉ email nhưng quên cung cấp địa chỉ mới cho bạn.