Snarveien til digitalisering:

Trygg overgang til en smartere arbeidsdag med Office 365

Økt effektivitet Skjerpet sikkerhet Bedre arbeidsverktøy

Lederens guide til Office 365

Digitaliseringens spennende muligheterEn undersøkelse fra Dell EMC* viser at Norge har flest digitale modne bedrifter i Norden. Vi har kommet langt, og viljen til omstilling er stor. Erkjennelsen om den store betydningen digitalisering har for samfunnet brer om seg, og i de fleste bransjer kommer endringene som en ny industriell revolusjon. Utfordringen ledere møter i denne nye virkeligheten er øredøvende støy fra en stor leverandør­industri som tilbys alskens vidunderkurer. Ofte er frittstående løsninger gode, men når de innføres i silo og ikke snakker sammen, blir utfallet gjerne motsatt av det som opprinnelig var ønsket.

Vilje til endringDigitalisering handler ikke bare om teknologi, men like mye om viljen og evnen til endring. Mulighetene teknologi gir, oppfattes og utnyttes forskjellig, fra de som tar i bruk grensesprengende innovasjoner, til de som nøyer seg med å effektivisere operasjonelle prosesser. Felles for alle som tar i bruk digitale teknologier, er nødvendigheten av å lede mennesker, prosesser og teknologi sammen på nye måter. Ledere har valget mellom utvikling og avvikling. Teknologi griper inn i alle prosesser, og bedrifter må gå offensivt til verks.

En ny måte å jobbe på

*Kilde: blog.dellemc.com/nb­no/norske­bedrifter­er­mer­modne­enn­sine­nordiske­naboer

Vi lever i en tid der endring er blitt normalt, og stillstand er faretruende. Det handler om å være synlig, relevant og oppdatert. Organisasjonen må velge om den skal lære eller råtne på rot. De som vil diktere fremfor å bli diktert må prioritere følgende områder:

Innføre bedre sikkerhet, og overholde alle nye lover og regler som brer om seg

Gjøre bedriften i stand til å raskere reagere på endringer i markedet

Sikre at bedriften blir en lærende organisasjon – kompetanseutvikling har aldri vært viktigere

Ta i bruk virksomhetens data på en måte der «kunnskap gir makt»

Innføre digitale rammeverk som støtter de endringene bedriften skal gjennom

Dette skal forenkle, effektivisere og optimalisere forretningsmodeller, produkter, tjenester og prosesser for å oppnå kostnadsreduksjoner, økt lønnsomhet, bedre kunderelasjoner, osv.

Dette betyr digitaliserings-begrepene

Digitalisering: Hvordan forberede eksisterende prosesser med teknologi

Digital transformasjon: Hvordan snu virksomheten mot nye typer forretningsmodeller

Nye og smarte arbeidsformerMange bedrifter jobber i motvind uten å vite det selv. En utbredt årsak er at ingen har demonstrert hvor enkelt det er å lykkes med ny teknologi. Mange tar ikke i bruk nyskapende løsninger fordi de tror at:

Dagens løsninger er gode nok

Det er dyrt med nye systemer

Endringer forstyrrer de ansattes arbeidsform

Det er for omstendelig å flytte data over til ny plattform

Frykt for avbrudd i driften

Vilje til fornyingEn godt utstyrt arbeidsstyrke er den viktigste forutsetningen for å møte nye konkurransesituasjoner. Derfor er det nødvendig med en kultur der ansatte omfavner nye muligheter. Endring tar tid og ledere må bruke all deres kløkt og gjennomføringsevne til å sikre at vilje til fornying blir virksomhetens viktigste kapital.

Fra et lederperspektiv er følgende prinsipper viktig: Løsninger for bedre samhandling gir mer lønnsomme beslutninger

Lagring i skyen gir uovertruffen sikkerhet

Systemer bør følge virksomhetens behov

Betal kun for det som brukes. IT er en driftskostnad, og ikke en investering

Ansatte som kan jobbe uansett tid og sted, og på alle enheter gir større produktivitet

Solide partnere

Innovasjon dine ansatte kjennerDet er ikke teknologi som skaper innovasjon, men smarte folk som forbedrer sine arbeidsformer. En standardisering til velkjente programmer i Office 365­pakken er en lavterskel­gevinst for digitalisering. Dette fordi de ansattes nye arbeidsformer baseres på system som på den ene siden er kjente og trygge, og på den andre langt mer innovative enn man skulle tro. Det skal gi enda bedre forutsetninger til å lykkes raskere med å endre spillestil, og bruke de samme virkemidlene som virksomhetene som er født i den digitale økonomien.

De som vil lykkes i årene som kommer må: Bruke innsikt til å skape de best likte tjenestene

Levere raskere og bedre

Komme til markedet med nye forretningsmodeller

Jobbe smartere ved å digitalisere arbeidsformer

Teknologi avgjør jobbvalgSnart vil de som er født rundt tusenårsskiftet utgjøre en stor prosentandel av arbeidsstyrken. De kommer med nye forventninger og er vant til løsninger for samarbeid og samhandling. Hvordan det jobbes innad i bedrifter seiler derfor opp som en klar styrke når talentene skal rekrutteres. De unge søker en dypere mening med deres arbeid, og ønsker å identifisere seg med bedriftens visjoner og verdier. Fleksibilitet i form av mobile arbeidsformer blir et ufravikelig krav. En fersk undersøkelse blant 12 000 studenter verden over viser at 9 av 10 fremhever at teknologien på arbeidsplassen avgjør om de ønsker å jobbe for bedriften.*

*Kilde: Dimension Research

Dette får du med Office 365

Office 365 er en skybasert abonnementstjeneste som samler de mest utbredte arbeidsverktøyene på ett sted. Dette gjør samhandlingen enklere og mer effektiv, enten det er snakk om en liten enkeltmannsbedrift eller en med flere hundre ansatte.

– Du får bedre kontakt med kunder og kolleger, fra e­post og direktemeldinger til sosiale nettverk og video­konferanser, forklarer Marius Fjeld, Produktsjef for Office 365 i Telenor. Office 365 inkluderer velkjente verktøy som Word, Excel, PowerPoint og Outlook, i tillegg til kraftige tjenester som OneDrive og Microsoft Teams (se egen artikkel

Med Office 365 effektiviseres samhandling med kollegaer og kunder i en hektisk hverdag.

om Microsoft Teams på side 7). Alle i virksomheten har mulighet til å opprette, redigere og dele filer i sanntid, uavhengig av type enhet du bruker. Og med Telenor i bunn har du også verdens beste 4G­nett, som gjør at du kan jobbe når som helst og hvor som helst direkte fra mobilen.

En helt ny måte for teamsamarbeid Det er som sagt flere verktøy integrert i Office 365. Fjeld ønsker imidlertid å trekke frem Microsoft Teams som Telenor nå satser stort på. Microsoft Teams er et raskt og effektivt arbeidsområde som skaper bedre og tettere samhandling i en virksomhet.

– Arbeidsgruppen får tilgang til alle de gode Microsoft­verktøyene på ett og samme sted: Chat, samtaler og innhold som filer, bilder og mapper. Dette gjør at du kan jobbe mye smartere og mer effektivt enn tidligere, forteller Fjeld.

I Microsoft Teams kan arbeidsgrupper snakke sammen i sanntid, enten i grupper eller i en privat chat. Du kan også ha nettmøter med lyd og video i HD, dele filer og samarbeide på dokumenter. En tilleggstjeneste i form av taleintegrasjon smelter også sammen PC­en og mobilen (se egen artikkel om Taleintegrasjon på side 19).

God rådgivning fra Telenor Telenor hjelper virksomheter med å finne rett Office 365­løsning og manøvrere i det digitale landskapet. Dette ved å se på hvilket behov virksomheten har i dag, vise hvilke muligheter som finnes, og gi veiledning på hvordan bedrifter kan jobbe enda smartere i fremtiden. – Vi viser kundene alle mulighetene i Office 365 og hvilke tjenester de bør ta i bruk. Vi hjelper også til under prosessen fra gammel til ny løsning i skyen, slik at de som ikke har egen IT­avdeling kan være trygge på at de har Telenor­tyngden i ryggen, forteller Fjeld.

Telenor har et landsdekkende forhandlernett og samarbeider med de dyktigste partnerne på markedet for å kunne levere de beste løsningene. I tillegg tilbyr Telenor også norsk support via både telefon og chat. – Det kan gjøre vondt å gå over til en ny arbeidsform og andre løsninger enn de man er vant med. For å hjelpe kundene komme i gang har vi et team på Kongsvinger som bistår kundene. Når man logger seg på første gangen, har man allerede gjort en del, sier Fjeld og legger til at Telenor i dag støtter mer enn 30 000 norske arbeidstagere med disse løsningene.

Mye bedre mailløsningE­post­systemer er gjerne en viktig årsak til at mange velger å oppgradere til Office 365. Mange sitter med Exchange Online­tjenester. Dette er en svært stabil e­postløsning med noen begrensninger på funksjon og kapasitet. – Fordelen med å anvende Exchange Online er at det er svært enkelt å oppgradere til Office 365. Brukerne er vant til å kunne jobbe mobilt og kjenner alle fordelene med at systemer ligger i nettskyen, sier Fjeld.

Telenors eksperter bidrar gjennom hele prosessen.– I tillegg får man med Office 365 en mye smartere og sikrere løsning med mindre søppelpost og elektroniske trusler, og heller ingen merkbare kapasitetsbegrensninger, sier Fjeld.

Dette koster Office 365Hvilke verktøy ulike virksomheter trenger for å jobbe mest mulig effektivt varierer. Behovene internt i bedriften kan også være ulike. Derfor tilbyr Telenor tre ulike pakker for å gjøre valget enklere, slik at du enkelt kan sette sammen løsninger etter hvilken versjon de ansatte trenger.

Office 365 Basis: For deg som kun trenger tilgang fra mobilen. 99,­/mnd.

Office 365 Pluss: For deg som trenger mobil­ og PC­versjon. 199,­/mnd.

Office 365 Premium: Utvidet sikkerhet med tjenester som kryptering, beskyttelse mot avanserte trusler og e­postskanning. 269,­/mnd.

Derfor bør du gjøre deg kjent med Microsoft Teams

Microsoft Teams er et av verktøyene som er integrert i Office 365, der de beste Microsoft Office­programmene og tjenestene er samlet på ett enkelt sted. Microsoft Teams er en av de mest spennende nyvinningene, og løsningen brer om seg i rekordfart i norske virksomheter. – Det er et digitalt knutepunkt for samhandling, innhold og apper. Tjenesten støtter arbeidsformer der mobilitet, fleksibilitet og samhandling er rettesnoren, sier produkt­sjef for Office 365, Marius Fjeld.

Med Microsoft Teams kan de ansatte: Holde alle oppdatert på en rask og enkel måte

Chatte eller Skype, og dele filer, programmer eller skrivebordet i nettmøter

Enkelt samarbeide med eksterne partnere, kunder, byråer eller underleverandører.

Få tilgang til felles innhold i Word, Excel, Power­Point, SharePoint, OneNote, PowerBI og Planner. Dokumenter kan opprettes og redigeres direkte i Microsoft Teams

Skreddersy alt teamet ditt trenger i hverdagen. Du kan for eksempel feste ofte brukte filer og områder, slik at gruppen alltid har disse lett tilgjengelig

– De som er i gang med Microsoft Teams melder om mer fleksible arbeidsformer, sier Fjeld.

En smart digital arbeidsflate– Tiden for lange tråder med interne e­poster er forbi. I Microsoft Teams kan arbeidsgrupper nå snakke sammen i sanntid, enten i grupper eller i en privat chat. Du kan for eksempel ha en privat samtale med en kollega for å utvikle en idé, før den deles med resten av organisasjonen. Arbeidsgruppen kan også ha nett­møter med lyd og video i HD, dele filer og samarbeide på dokumenter. ­ Telenor har også en egen ring­inn­til­møte­funksjon som gjør at deltagere kan ringe inn til møtet rett fra mobil­telefonen sin, sier Fjeld.

Microsoft Teams gir med andre ord arbeidsgrupper alt som trengs for å skape et langt enklere, mer produktivt og effektivt samarbeid på tvers av organisasjonen.

Tjenesten ligger på toppen av ofte brukte verktøy som Word, Excel, PowerPoint, SharePoint og OneNote. – De ansatte får en chat­basert arbeidsflate der innsikt, kunnskap og filer raskt blir tilgjengelig for alle ansatte/medlemmer av gruppen. Alle samtaler, innhold og verktøy samles i én kanal som kan gjenspeile emne, fag, prosjekt, eller sosiale hendelser, sier Fjeld.

Microsoft Teams støtter alle de mest utbredte platt­formene som Windows, Mac, Android, iOS og ulike web­plattformer. Du kan i tillegg integrere andre favorittapper som Planner, Trello og GitHub.

«Innertiere» for Microsoft Teams

Bedrifter som jobber i prosjekt eller ønsker oversikt og tilgang til spesifikke tema/­områder hvor man vil ha fordel av å dele informasjon.

Kunder som jobber i grupper/­team i dag får ofte dokumenter tilsendt på mail og man vet ikke hvilke dokumenter som gjelder eller om det er siste versjon. På Microsoft Teams vil alle relevante dokumenter samles og man kan også redigere samtidig i dokumentene.

For lettere å få tilbakemeldinger og status fra andre gruppemedlemmer innenfor den eller de grupper man er delaktig i.

Skulle du ønske det fantes en smartere og mer effektiv måte for teamarbeid? Det gjør det faktisk, og det brer om seg i rekordfart.

Trygt i skyen for de små og mellomstore

Dessverre lever vi i en tid da angrep av virus og skadelig programvare er vanlig. Angrep kan forårsake store problemer for en bedrift, fra tap av kundetillit til økonomiske vanskeligheter på grunn av nedetid. Summen av usikkerheten gjør at mange vegrer seg for å ta nød­vendige beslutninger rundt mer moderne IT­systemer.– Behovet for å sikre PC­er, mobiler og nettbrett har aldri vært større. Jobben utføres nå på mange forskjellige steder, på hjemmekontor eller reiser der ansatte logger seg på usikre trådløse soner, sier Kjell Kjebekk som er Business Manager for sikkerhet hos Telenor.

Alle enheter som kan kobles til nett er attraktive mål for kriminelle, og dataene til små og mellomstore aktører kan ha like stor verdi som hos de største. Informasjonen er virksomhetens største verdi, og tap av disse kan være både dyrt og farlig for bedriften. – Det er farlig å tro at man ikke er utsatt. Det finnes eksempler på bedrifter som har gått konkurs etter å ha mistet kundesensitive data eller tilgangen til sine viktigste systemer, legger Kjebekk til.

Myter om nettskyenDet finnes mange myter rundt det å jobbe i nettskyen. Mange bedrifter tror det er mindre trygt å lagre i skyen enn lokalt, eller at de ikke trenger avansert sikkerhet. Begge oppfattelser er feil. Allerede i 2015 flagget Nasjonal Sikker­hetsmyndighet (NSM) i en blogg på nettsidene til NHO at:«Mange vil få økt sikkerhetseffekt ved bruk av skytjenester. De får mer profesjonell bistand til å beskytte sine tjenester

enn de selv vil være i stand til.» Uttalelsen tilhører fag­direktør Roar Thon.

I følge Thon mangler små og mellomstore bedrifter kompetansen og midlene til å beskytte seg alene, og skytjenester er derfor viktig for økt sikkerhet og redusert sårbarhet. Det er også en kjent sak at mindre bedrifter gjerne kjører mange ulike typer lagring av data, på alt fra PCer, servere i kjelleren, egne lagringsløsninger på nett, eller spredt rundt hos lokale driftstilbydere. – Fordelene med en skytjeneste er at store spesialist­team står for driften. De overvåker alle miljø i sanntid, døgnet rundt, sier Kjebekk.

Beskytter e-postenE­posten er den mest utbredte kanalen for uønskede henvendelser og elektroniske angrep. Hensikten til kjeltringene er å få bedriftens ansatte til å åpne feil ved­legg, eller klikke på lenker som fører til skadelige nettsider. – Derfor skannes all trafikk inn og ut av nettverket og Telenor har egne løsninger som hindrer tilgangen til skadelige nettsider. Dette kan kombineres med andre sikkerhetstiltak slik at belastningen av spam og trusler reduseres til et minimum, sier Kjebekk.

Telenor og Microsoft har robuste regler, kontrollmeka­nismer og systemer for å holde data trygge. Det tilbys flere lag av sikkerhet, og kundene kan selv bestemme funksjo­ner og hvor avanserte sikringstiltakene skal være. Dataene

Nettskyens avanserte sikkerhet gjør at du kan jobbe trygt, uansett tid og sted.

”Fordelene med en skytjeneste er at store

spesialist-team står for driften. De overvåker alle

miljø i sanntid, døgnet rundt.”

Kjell Kjebekk, Business Manager for sikkerhet hos Telenor.

plasseres i et miljø der kundene har innsyn i hvor informa­sjonen er lagret og hvem som skal ha tilgang. – Ved å benytte seg av tjenester i nettskyen får små og mellomstore bedrifter den samme sikkerheten som de største. Dette til et kostnadsnivå som ofte er under hva bedrifter er vant til, sier Marius Fjeld som er produktsjef for Office 365 i Telenor.

Mange vil derfor spare penger og samtidig få mye bedre arbeidsverktøy.– Vi tilbyr komplette systemer og kundene unngår en «lappeteppe­tilnærming» med masse systemer som ikke «snakker» sammen, forteller Fjeld.

Det gir også større trygghet for at bedriften etterlever alle lover og regler, særlig knyttet opp mot håndtering av personsensitiv informasjon.

Har investert store summer i sikkerhetTelenors nettverk håndterer 80 prosent av all datakommu­nikasjon i Norge.– Vi har investert store summer i å skape de tryggeste løsningene, sier Kjebekk.Dermed kan kundene nyte godt av den samme sikkerhe­ten som selskapet bruker for å beskytte egne ansatte og brukere. Få selskaper i Norge investerer mer i sikkerhet,

og fordi Telenor selv eier infrastrukturen er det også mye enklere å levere trygge tjenester.– Vårt sikkerhetskonsept beskytter kundene fra mobil og endepunkter til nettverk, applikasjoner og skytjenester. Det består av en rekke enkeltstående tjenester som kan settes sammen og skreddersys behovene til din bedrift, sier Kjebekk.

Office 365-løsningene kommer med smarte funksjoner som:

Nettvern: Et filter i Telenor nettet som beskytter brukerne fra å gå inn på nettsider som brukes til svindel, plante virus, etc. Dette er særlig viktig for ansatte som ellers ville jobbet i åpne trådløse nett.

Kryptering: Data som er lagret, og på vei til og fra datasentret, er kryptert. Det vil si at de er uleselige for de med uærlige hensikter. Dette inkluderer data og filer, og innholdet i e­poster.

Avansert trussel-beskyttelse: De beste standarder og sikkerhetstiltak fanger opp og avverger elektroniske trusler. Det betyr at e­posten sikres mot spam, virus, malware og andre avanserte trusler.

Det vil også være mulig å koble på såkalt to­faktor autentisering. Dette er mekanismer som man kjenner fra bruk av nettbank, der man trenger en app på telefonen eller en «kodedings» for å logge seg inn.– I tillegg har vi døgnkontinuerlig kundeservice på telefon, og et eget sikkerhetssenter som overvåker og stopper trusler i sanntid, forteller Kjebekk.

Seks råd om sikkerhet til ledere Forutsett at dere er et attraktivt mål. Kriminelle vil alltid være

på jakt eller informasjon om kunder, ansatte, innhold i dine forretningskritiske systemer, regnskapstall, m.m.

Invester i opplæring og jevnlig trening. Det finnes mange eksperter du kan hyre inn, eller dine ansatte kan gjennomføre gratis kurs fra ulike nasjonale sikkerhetsmilljø.

Ha tydelige retningslinjer for god sikkerhet lett tilgjengelig for dine ansatte.

Etabler en sikkerhetskultur. De ansatte skal vite hva de skal gjøre, og ikke gjøre.

Finn ut hvilke systemer som er viktigst for bedriften din, og prioriter sikkerhetsinvesteringene deretter.

Flytt data fra usikrede nettverk til skytjenester som har markedsledende sikringstiltak.

Tenk før du trykker på lenker og vedlegg om du ikke er helt sikker på at det er riktig avsender.

Aldri gi fra deg finansiell informasjon til noen som uoppfordret tar kontakt med deg.

Aktører som er utsatt for nettsvindel, som banker og strømmetjenester, sender sjelden ut e­post med lenke til innlogging. Hvis du får en slik melding er det grunn til å være skeptisk.

Der du har teknisk mulighet til det; sjekk om lenken i e­poster peker dit du forventer. (På PC: legg muse­pekeren over lenken og sjekk adressen før du klikker.)

Sikkerhetstips for ansatteFor de kriminelle er alle ansatte en mulig vei inn til din bedrift, deres leverandører, partnere og kunder. Sikkerhetskultur er viktig, og her er noen grunnregler:

Før du gir fra deg personlig informasjon som brukernavn og passord til en nettside, sjekk at du er på den rette siden ved å kvalitetssikre adressen øverst i nettleseren.

Ikke last ned apper som ikke er godkjent av markeds­plassene til Apple, Google eller Microsoft.

Sørg for å ha et godt antivirusprogram, hold program­varen oppdatert, ta regelmessige sikkerhetskopier og beskytt enheten med sterke passord.

Sørg for at data er lagret i datasenteret og ikke lokalt på maskiner. Office 365 kommer med funksjoner for deling av innhold med lenker, eller via mobil lagring på OneDrive­tjenesten.

Telenors nasjonale sikkerhetssenterTelenor Security Operation Center (TSOC) er hjertet og hjernen i Telenors sikkerhetsarkitektur. Senteret avverger hvert år over tusen alvorlige hendelser på vegne av hele Telenor og på vegne av våre kunder.

TSOC er førstelinjeforsvaret som overvåker Telenor Norges infrastruktur. Senteret har lyttepunkter (sensorer) over store deler av verden, og holder seg oppdatert på trusselbildet 24 timer i døgnet.

Senteret har et nært samarbeid med myndig hetene, andre sikkerhetssenter og de viktigste aktørene i sikkerhetsbransjen. De 15 sikkerhetsekspertene har alle sikkerhetsklareringer for nivå «HEMMELIG» i Forsvaret.

Den digitale endringen starter på Gjøvik

Stadig flere bedrifter ønsker å digitalisere måten de jobber på, men sliter med å vite hvor de skal starte. Det er vanskelig å bestemme seg for hva man bør velge i et marked som er preget av mange leverandører og et stort utvalg av tjenester. Dette skaper risiko for å ende opp med ulike system som ikke snakker sammen, og som kan gi motsatt effekt av det opprinnelige behovet og ønsket. Det er med dette som utgangspunkt at Telenor har etablert sitt rådgivningsteam på Gjøvik. Rådgiverne skal hjelpe bedriftene som ønsker å digitalisere, med å finne løsninger som passer deres behov.

– Vi ønsker å bidra til digital endring i små og mellom­store bedrifter, og hjelpe ledere med å forstå at dette er enklere enn mange tror, sier Arne Kristian Sveen som leder rådgivningsteamet.

Valg som gir effektivisering Telenors bedriftsløsninger gir en smartere digital arbeids­dag i virksomheten. Det å ta i bruk moderne arbeids­verktøy innebærer en endring i arbeidsform, og det er derfor viktig at man tar de riktige valgene innledningsvis. Veiledningen starter med en kartleggingssamtale som gjøres på telefon.

Telenor tilbyr veiledning om hvordan bedrifter kan oppnå en smartere digital arbeidsdag. Dette er særlig rettet mot de som ønsker å fjerne manuelle, kostbare og tungvinte arbeidsprosesser.

– I løpet av en time går vi gjennom hvilke verktøy og prosesser bedriften har i dag. Vi ser om det er områder hvor det er unødvendig mye dobbeltarbeid, om det er eksisterende systemer som kan utnyttes bedre, eller om det trengs kompletterende løsninger, sier Sveen.

– Vi ønsker å danne oss et bilde av hvordan vi kan hjelpe lederen. Vi må forstå hva bedriften tilbyr, hvordan de jobber, hvilke utfordringer som raskt må løses, og deretter anbefale egnede løsninger. Veldig ofte finnes det enkle praktiske løsninger på bedriftenes tidstyver, og det er overraskende smidig å hjelpe bedriftene med å bli mer produktive.

– Digitalisering for små og mellomstore bedrifter handler mye om å bruke produkter og tjenester som er tilpasset deres behov. Stikk­ordet er effektivisering gjennom å gjøre ting smartere, sier Sveen.

Skeptisk til skyen og sikkerhet For å skape smartere arbeidsdager må det først etableres en felles forståelse for hva digitalisering innebærer for den enkelte bedrift. Deretter må man ta tak i de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser. – Ved å digitalisere timeføring, fakturering, eller prosjektstyring får man bedre oversikt og slipper å bruke tid på informasjonsinn­henting eller dobbeltarbeid.

Ved å sørge for at ansatte har tilgang til de samme verktøyene enten de er inne på kontoret eller ute på oppdrag, spares mye tid og ressurser som igjen kan omprioriteres til verdiskapende aktiviteter. – Bedriftslederne vil veldig gjerne ha råd og er nysgjerrige, men er samtidig konstruktivt skeptiske til å gjøre endringer, sier Sveen.

Særlig nettskyen er forbundet med usikkerhet. – Mange vil helst ikke gi slipp på serveren de har i kjelleren eller hos en lokal driftsleverandør, men de blir raskt overbevist når de forstår at sikkerhetsforskjellen er som natt og dag, sier Sveen.

Vil ha bedre e-post Samhandling er en kjent utfordring, og mange ledere tar kontakt fordi de gamle e­postsystemene fungerer dårlig og sikkerheten er mangelfull. – Mange ønsker færre IT­verktøy og er nysgjerrig på hvordan Office 365 med særlig SharePoint og Microsoft Teams kan hjelpe dem, sier Sveen.

Han forteller at spørsmålene de som oftest får omhandler:

Hvor dataene egentlig lagres

Hvordan de ulike produktene kan gi en bedre arbeidsdag

Hva Microsoft Teams­klienten egentlig er

Hvordan styre hvem som har tilgang til hva

Hvordan integrere tale inn i IT­systemene

Hvor enkelt det er å integrere systemene med ERP og CRM

– Mange har høye forventninger til samtalen. Det er like spennende å hjelpe de som kommer med ferdige kravspesifikasjoner, som de som ikke har rukket å gjøre vurderingene ennå, sier Sveen.

En løsning for GDPR Sommeren 2018 kom de nye personvernreglene som gjelder for alle bedrifter. Sjelden har det vært like mye forvirring, og mange har fortsatt mye å gå på for å sikre at man overholder pliktene. – Mange ledere lytter litt ekstra nå de hører at Office 365 løser mange av de største utfordringene rundt GDPR. Ved at dataene er beskyttet av Telenor og Microsoft har man full kontroll på at informasjon er trygt lagret, sier Sveen.

Dermed vet man hva som er lagret hvor og har kontroll på hvem som har tilgang til hva. Man får også sikkerhet og kontroller som beskytter informasjonen, og tilgang til alle typer rapporter ved behov. – Ledere kan slå mange fluer i en smekk. De får hjelp til digitalise­ring, støtte til å sikre at data og informasjon er beskyttet i verdens mest moderne datasenter, og en mer effektiv bedrift med mer tilfredse ansatte, sier Sveen.

Dette spør rådgiverne om For å løse hvert kundeoppdrag best mulig, har rådgiverne på Gjøvik sjekklister for å fange opp alle viktige punkter. Disse spørsmålene handler blant annet om:

Arbeidsform

Antall ansatte og hvilke IT­behov de ulike har

Savn og mangler i dagens system

Hva som er viktig å være god på i kundens bransje

Endringer i bransjen og bedriftens konkrete planer for å ligge i forkant

Hvordan man leverer oppdrag til kundene

Hvordan drift og regnskap håndteres i dag

Utfordringer med dagens system og løsninger

Hvilke muligheter bedriften har til å redusere kostnader

Summen av spørsmålene gir en god oppskrift for anbefalingene de kommer med, og forslag til fremdriftsplan.

Norges råeste oppstartsbedrift?

Endring er gjerne forbundet med innledende usikkerhet, og det kan bli kostbart når IT­systemene ikke fungerer. Derfor har Telenor siden 2013 drevet landets største avdeling for å hjelpe de som skal trygt over på skybaserte IT­systemer. Caj Tidemandsen har et faglig ansvar for spesialistene, og han er blant de i Norge som har lengst erfaring med Office 365­løsningene. – Jeg var med på å innføre dette i Telenor i 2013, og har siden vært dedikert til Microsoft­tjenestene. Vi har hjulpet tusenvis av bedrifter, og målet er å fjerne problemer lenge før de oppstår. Vi skal skape trygghet, sikre at overgangen blir så smidig som mulig, og unngå frustrasjoner hos kundene, sier han.

Beste praksis Teamet lærer av hvert kundeprosjekt, og beste praksis oppdateres hele tiden. Det gir markedets (trolig) mest solide sjekklister og trygge rutiner. – Vi starter med å kartlegge hva kunden har, og tilpasser flytteprosjektet til hva som er best for hvert oppdrag. Underveis gir vi råd om smarte funksjoner og verktøy som bedriften kan ha glede og nytte av, sier Tidemandsen.

Alle typer bedrifter av alle størrelser får hjelp av teamet. De har også opparbeidet seg en bransjekompetanse slik at de vet hva som egner seg best for alt fra regnskapsførere til bønder. Alle dokumenter, filer og prosesser flyttes trygt fra gammelt miljø og over til det nye topp­moderne datasenteret til Telenor og Microsoft. – Vi bistår også de kundene som ønsker ekstra sikkerhet rundt systemene, og har mange smarte løsninger som enkelt kan aktiveres.

På Kongsvinger sitter 15 IT-eksperter som måles på kun en ting; bedrifter som får Office 365 levert av Telenor skal få den best tenkelige starten.

Dette sjekkes før kunder flyttes til skyen Teamet på Kongsvinger har en lengre sjekk­liste som de går gjennom før flytting. Her er noen eksempler på hva de sjekker:

Antall brukere, og hvilke operativsystem som brukes (Mac/Windows)

Dagens løsninger for e­post og lagring

Hvilke data som skal flyttes

Løsninger som brukes til samhandling

Hvilke driftsleverandører som benyttes

Tilgang til domener

Ønsket tid for flytting

Andre særlige hensyn som det må planlegges for

Norsk support I dag er det ikke unormalt at brukerstøtten er i et annet land, hvor veiledning gis på et annet språk. – Kundene synes det er komfortabelt å snakke med rådgivere som kjenner til norske forhold og lokale arbeidsformer, sier Tidemandsen. Han fremhever også at mange er tilfreds med at Telenor leverer alt en liten eller mellomstor bedrift trenger for å virke og kommunisere: IT, telefoni, støttesystemer, sikkerhet, m.m.

Overføringen av Office 365 gjøres ved at ekspertene får godkjennelse til å logge seg inn på bedriftens PC­er. Hos noen utføres hele jobben av Telenors team, i andre tilfeller i samarbeid med bedriftens IT­ avdeling. Overføringsteamet har egne verktøy for alle prosesser, deriblant for å sette opp ny e­post og trygt overføre filer, kontakter, kalendre, m.m. – Man er i gang med nye systemer på under en uke. Det handler egentlig om hva vi kan få tilgang til, og når det passer for kunden å gjøre selve flyttingen.

Med Norges beste support avtale i ryggen sikrer vi driften til våre kunder og Tidemansen nevner at Telenor også inkluderer fjern support for pålogging på brukerens PC for en problemfri hverdag for Telenor sine kunder.

Noen kunder uttrykker ønske om hjelp til opplæring, og der har Telenor avtaler med flinke selskap over hele landet som kan bistå med skreddersydd trening. Dette viser seg ofte smart for å gi kundens medarbeidere mestringsfølelse på de nye løsningene. Dessuten er det også slik at rådgiverne på oppstartsteamet får ekstra omsorg for bedriftene de har hjulpet. – Vi bryr oss om de vi flytter til en smartere arbeidsdag i skyen, og følger dem gjerne litt ekstra opp for å vite at alt er blitt som forventet, avslutter han.

Smarte funksjoner du kanskje ikke visste om?

Microsoft Teams: Et enkelt og effektivt arbeidsområde skreddersydd for å skape bedre samhandling innenfor virksomheten. Arbeidsgrupper får umiddelbar tilgang til Office­ verktøy, personer, samtaler og innhold. De kan chatte, ha nettmøter, dele filer og samarbeide på dokumenter. Taleintegrasjon fra Telenor gjør at deltakere kan ringe inn til møte når de er på farten.

OneNote: En digital notatblokk som tar vare på og organiserer ulike ting i livet ditt, på tvers av flere enheter. Du kan skrive ned ideer dine, holde oversikt over møtenotater, klippe ut ting fra nettet, eller lage en gjøremålsliste. Du kan i tillegg tegne og skissere ideer.

OneDrive: Et verktøy som gir deg tilgang til alle dine dokumenter uavhengig om det er fra mobil, PC eller nettbrett. Alle dokumenter er synkronisert på tvers av enhetene. Endringer synkroniseres automatisk slik at du til enhver tid jobber på siste versjon. Alt er kryptert og trygt lagret i Microsofts datasenter.

SharePoint: Et verktøy som gjør det enklere for alle i og utenfor virksomheten å dele og samarbeide om oppgaver på tvers av alle enheter. Du får et eget dynamisk arbeidsområde som deles inn i ulike gruppeområder for hvert enkelt prosjektteam, avdeling og divisjon. Her kan du dele filer, data, nyheter og ressurser.

Flow: Automatiserer arbeidsflyter mellom ulike apper, skytjenester og oppgaver som utføres ofte. Du kan synkronisere filer, samle inn data, sende ut automatiske e­poster og få varslinger.

Planner: Et enkelt verktøy for å organisere gruppearbeidet. Her kan du sette sammen arbeidsgrupper, opprette nye planer, organisere og tilordne oppgaver til de på teamet, dele filer, chatte og få oppdateringer om status og fremdrift.

Bookings: En enkel og fleksibel bestillingsløsning for virksomhetens kunder. Her kan de når som helst avtale tidspunkt og tjenesten de trenger og få en bekreftelse via e­post og kalenderinvitasjon. Avtalen kan også endres eller avbrytes ved behov. Bookings er perfekt for alle mindre virksomheter som lever av å selge tid/ tjenester som leger, behandlere, frisører, rådgivere, m.m. Undersøkelser viser at ni av ti velger bort tilbydere som ikke gjør det lett å være kunde, og dårlig kundeservice er som kjent en av de raskeste veiene til et dårlig rykte. Bookings gjør det bedre for deg, og veldig mye enklere for kundene.

To-Do: En enkel og intelligent liste over gjøremål som gjør dagen lettere å planlegge – enten det er snakk om oppgaver på jobben eller privat. To­Do organiserer hverdagen med smarte forslag, som gjør at du kan fullføre de viktigste oppgavene du ønsker å få gjort hver dag.

Power BI: Et verktøy som analyserer og rapporter så mye eller lite av dine data som du ønsker (fra Google Analytics, sosiale medier o.l.). Power BI trekker også ut de viktigste beregningene på en visuell og forståelig måte. Rapporten kan enkelt deles med resten av virksomheten.

Yammer: Et sosialt nettverks­verktøy for alle som jobber i virksomheten. Yammer fungerer som et intranett der du kan søke etter andre personer i virksomheten, delta i private eller gruppe­samtaler og dele filer. Du kan også bli med i grupper der du kan holde deg informert og kommunisere med de andre deltakerne.

Office 365 er spekket av smarte funksjoner som gir store fordeler. Her er de ti av de mest populære.

PC og mobil i ett med taleintegrasjon

Else Karin Uggedal er stolt. Det er ikke rart med tanke på at hun har ansvar for en verdensnyhet i Office 365­sammenheng: Telenor er blant de første som tilbyr taleintegrasjon direkte i Microsoft Teams. – Det betyr at bedriftens ansatte kan bruke samme grensesnitt på PC, mobil eller nettbrett for å samarbeide. De trenger ikke å bytte mellom programmer eller løfte opp mobilen. All samhandling og kommunikasjon kan gjøres fra Office 365, sier Uggedal som er ansvarlig for Telenor Norges samhandlings­løsninger.

Dermed får ansatte samme nummer fra både PC, brett og mobil, og når man ringer ser ikke mottager noen forskjell på om oppringingen kommer fra en PC eller en telefon. Om man ikke har tilgang til internett kan man ringe fra mobilen, og fra PC­en dersom man ikke har mobildekning.– Den man ringer til trenger ikke å bruke Microsoft Teams eller Skype, eller være tilkoblet en PC. Samtalen går direkte til mobilen eller fasttelefonen. Det er det som er så spennende med denne nyheten, sier hun.

Mer fleksibel arbeidsformVed at PC­en blir «telefon» på samme måte som mobilen er det mye enklere å jobbe slik man selv foretrekker. Bedriftens ansatte kan kjøre hurtige videomøter når de ønsker, bruke Microsoft Teams til lengre telefonsamtaler, eller ringe inn fra appen på bilens «hands­free» mens man kjører.

Taleintegrasjon i Office 365 gjør at Telenors kunder kan bruke PC-en som mobil, og mobilen som PC.

Seks smarte fordeler med taleintegrasjon1. Gir telefoni i Office 365. Det er enkelt å legge til eller fjerne ansatte,

og løsningen kan tilpasses den enkeltes behov.

2. Det er en løsning med høy sikkerhet og som alltid er tilgjengelig. Man kan velge om man vil bruke mobiltelefon, fasttelefon, eller begge.

3. Lavere kommunikasjonskostnader.

4. Lavere kostnader i utlandet.

5. Man kan erstatte tradisjonelle telefoniløsninger og integrere det inn i IT­systemet.

6. Brukervennlige systemer gir mer tilfredse ansatte som kan jobbe mer effektivt.

– Dette er særlig gunstig for de som reiser mye eller har mange møter i løpet av dagen. Det er en stor fordel å kunne notere og chatte på PC­en i samme grensesnitt som man jobber. Dessuten er det veldig effektivt å kunne ringe opp kolleger for kjappe avklaringer over video, sier Uggedal.

Samtidig vil også bedriften få lavere telefonikostnader ved at man ringer fra ­ eller mottar samtaler via Teams­ klienten på reise i utlandet. På den måten unngås høye roamingkostnader.

Mye enklereTelenor har allerede en lignende løsning som del av «Sam­ordnet Kommunikasjon», da basert på Microsoft Skype for Business: SKL­Skype hvor taleintegrasjon er en utvidet tjeneste.

– Det er dette vi nå også har gjort for Microsoft Teams med tjenesten SKL­Teams. Tjenesten er ment for både små og store kunder, og kunden kan abonnere på tjenesten uten behov for lokal installasjon i bedriften, sier Uggedal.

Dermed får kundene oppleve de virkelige gevinstene i begrepet samordnet kommunikasjon.– Ved å samle alle tjenester i en flate får kundene det vel­dig mye enklere. De slipper teknisk plunder og vi ordner alt for dem.

Bedriften mottar dermed færre bilag i form av fakturaer, får økt tilgjengelighet og ansatte kan kommunisere uan­sett tid og sted. Prisen per bruker er fast og fri for overras­kelser. – Vi har jobbet lenge for å utvikle dette, og er stolte av det vi har fått til. Våre kunder har nå ett sted der de kan løse sine arbeidsoppgaver, sier Uggedal.

Tar samhandlingen til et nytt nivåTaleintegrasjon er en ny tjeneste som gir ekte samordnet kommunikasjon til bedriftens ansatte. Løsningen gjør at all kommunikasjon samles i en flate, og er ment for mellomstore til store bedrifter som ønsker å ta samhand­lingen til et nytt nivå. Løsningen bidrar til å heve produktiviteten og senker bedriftens kostnader. Taleintegrasjon er en tilleggstjeneste til Office 365 og Microsoft Teams. Telenor gir bistand til å innføre dette i bedriftens systemer.

1. Alle viktige programmer og tjenester er tilgjengelig uansett tid, sted og maskin. Bedriftens ansatte kan løse alt på reise, ved bruk av mobilen.

2. Du har trygghet for at dine data er sikre i verdens fremste datasenter.

3. Du kan selv velge hva du vil ha og hvor – vi tilbyr uovertruffen fleksibilitet.

4. Overføringen er enkel, rådene er gode, og supporten er solid.

5. Du får mye bedre sikkerhet mot de mest utbredte truslene.

10 grunner til å velge Office 365 fra Telenor

6. Du får tilgang til markedets mest avanserte løsning for smarte arbeidsformer.

7. Dine ansatte får beholde verktøyene de allerede kjenner.

8. Samhandlingen og tilgangen til informasjon blir mye bedre.

9. Alt funker alltid – du slipper å bekymre deg over IT.

10. Support og rådgivning er norsktalende, og levert av eksperter som kjenner norske arbeidsformer.

Trenger du hjelp til å finne riktige Office 365 løsning?

Ta kontakt med våre rådgivere i dag så hjelper vi deg videre.

Du avtaler en gratis kartleggingssamtaleved å gå inn på denne nettsiden.

Eller ved å ringe 22 70 08 01