Successful ProjectManajemen Kesuksesan

2

Keahlian Manajemen Proyek

1. Kemampuan mengerti aspek teknis dari proyek2. Kemampuan secara efektif mengkomunikasikan informasi

proyek3. Kemampuan secara efektif mengdokumentasi informasi proyek4. Kemampuan secara efektif mengatur SDM proyek5. Kemampuan secara jelas mendefenisikan scope proyek6. Kemampuan untuk mengelola proyek sesuai fiscal budget7. Kemampuan untuk mengelola perubahan proyek8. Kemampuan menjaga dukungan untuk proyek9. Kemampuan menyediakan kepemimpinan10. Kemampuan secara efektif mengatur waktu11. Kemampuan secara benar menutup proyek12. Kemampuan menyelesaikan masalah

Berdasarkan interview dengan 47 manajer proyek

3

Metodologi

• Untuk menilai pentingnya 12 keahlian ini, 5 poin skala Likert akan kita gunakan.

• Defenisi jelas setiap keahlian diberikan• Responden ditanya menilai pentingnya setiap

kahlian sebagai:– 1. Tidak sama sekali– 2. Sedikit– 3. Moderat– 4. Penting– 5. Amat penting

• Total 42 individu merespon

4

Ranking the importance of PM skills

3 3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5

Ability to understand the technical aspects of a project

Ability to properly close a project

Ability to effectively document the flow of project information

Ability to manage the project within the fiscal budget

Ability to maintain support for the project

Ability to solve problems

Ability to manage project changes

Ability to effectively manage time

Ability to effectively manage project human resources

Ability to clearly define project scope

Ability to provide leadership

Ability to effectively communicate project information

Mean Response

5

Ranking the importance of PM skills

3 3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5

Ability to understand the technical aspects of a project

Ability to effectively communicate project information

Ability to effectively document the flow of project information

Ability to effectively manage project human resources

Ability to clearly define project scope

Ability to manage the project within the fiscal budget

Ability to manage project changes

Ability to maintain support for the project

Ability to provide leadership

Ability to effectively manage time

Ability to properly close a project

Ability to solve problems

Mean Response

Male Female

6

Matriks Korelasi

1

2 0.40**

3 0.21 0.32*

4 0.18 0.42** 0.28

5 0.40** 0.56** 0.28 0.45**

6 0.43** 0.38* 0.42** 0.29 0.41**

7 0.31* 0.43** 0.29 0.21 0.39* 0.48**

8 0.24 0.52** 0.40** 0.39* 0.52** 0.53** 0.35*

9 0.20 0.30 0.13 0.10 0.10 0.24 0.21 0.20

10 0.50** 0.26 0.34* 0.18 0.06 0.50** 0.17 0.17 0.22

11 0.28 0.34 0.47** 0.32* 0.24 0.26 0.46** 0.42** 0.00 0.10

12 0.24 0.39* 0.20 0.10 0.23 0.42** 0.52** 0.29 0.41** 0.13 0.30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mean 3.62 4.79 3.83 4.24 4.31 3.88 4.12 3.98 4.40 4.14 3.76 4.07

S.D. 0.85 0.47 0.88 0.76 0.72 0.80 0.74 0.68 0.63 0.65 0.97 0.75

** Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).* Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

7

Manajemen SDM

• Mengenali sifat sementara proyek• Mengevaluasi kandidat untuk kemampuan

mereka untuk bergabung dengan tim serta kemampuan teknis mereka

• Perjelas peran dan tanggung jawab• Beri penghargaan kesuksesan• Jangan takut kegagalan

8

Kepemimpinan

• Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk meningkatkan kinerja dari manusia dan mesin, meningkatkan kualitas, meningkatkan output, dan secara bersamaan membawa kebanggaan bekerja pada setiap orang.

• Kepemimpinan bukan menilai tapi menghilangkan penyebab kegagalan serta membantu orang melakukan tugas lebih baik dengan usaha yang lebih sedikit.

9

Kepemimpinan Personal

• Kembangkan visi pribadi yang jelas• Mengatur waktu personal time secara efektif• Mengetahui kekuatan dan kelemahan personal

anda• Ekspresikan konfiksi secara dewasa• Ciptakan lingkungan saling menghormati• Cari dan terima feedback secara konstruktif

10

Kepemimpinan Proyek

• Ciptakan visi bersama bagi tim proyek• Delegasikan atau eskalasikan keputusan jika perlu• Delegasikan kerja secara baik• Tunjukkan keprihatinan untuk tujuan dan individu• Berikan feedback cepat dan tepat untuk kinerja• Dengarkan dengan empathy• Bagi kesuksesan dan terima kegagalan• Menghilangkan ketakutan.

11

5 Langkah Membangun Nilai Kerja

• Memberitahu orang apa yang anda harapkan mereka lakukan.

• Buat kerja berharga.• Buat kerja dapat dilakukan.• Berikan feedback.• Hargai kinerja yang bagus.

Quick, Successful Team Building

12

Membangun Sebuah Tim

• Apa itu High-Performing Team?• Membangun dan menjaga sebuah tim• Team Life Cycle• Mencapai konsensus

13

Exercise: Apa high-performing team?

• Sebagai group:– Setiap orang menceritakan cerita high performance

team yang anda pernah terlibat– Buatlah daftar “Elemen dari High Performance”

14

Membangun Tim Proyek

• Pastikan setiap orang memiliki peran yang jelas

• Setujui aturan dasar• Bangun visi• Kenali hubungan manusia dan tugas

15

Menjaga Tim Proyek

• Pengaruhi lingkungan luar• Tampilkan dan tangani konflik• Pertahankan visi• Sediakan waktu utnk merefleksikan hubungan

manusia• Umumkan pencapaian• Tekankan pada kinerja• Have fun

16

Aspek High Performing Team

• Faktor Internal– Kepercayaan– Kinerja Individu– Penyelesaian masalah dan resolusi konflik– Percaya “We are Winner” (Team Spirit)

Isgar, The Ten Minute Team

17

Aspek High Performing Team

• Faktor Eksternal– Fokus tim pada hubungan eksternal– Kinerja tim– Hubungan dengan orang penting lainnya– Dilihat sebagai Winner (Image)

Isgar, The Ten Minute Team

18

Kesuksesan Proyek

• Hingga tahap teknologi informasi memungkinkan end-user melakukan kerja mereka lebih efektif dan lebih efisien dapat disebut suskes.

• Hingga tahap outcome proyek memuaskan kebutuhan pelanggan dan mencapai spesifikasi proyek dalam waktu dan budget dapat dipertimbangkan suskes.

19

Profil Terjadinya Kegagalan

Even proyek Tingkat kegagalan

Pembatalan High

Keterlambatan Medium ke high

Over budget Medium ke high

Masalah kualitas Medium ke high

Turnover pegawai Low ke medium

20

Alasan Kegagalan Proyek TI

• Isu manusia– Turnover pegawai– Konflik– Motivasi

• Limitasi Teknis– Incompatible hardware dan software platforms– Limitasi bandwidth untuk transfer data– Response time yang tidak cukup

• Permainan politik – Oleh individu untuk memperoleh penghargaan– Oleh tim untuk menciptakan kompetisi– Oleh manajer proyek untuk mengontrol

21

Alasan Kegagalan Proyek TI

• Isu Pembiayaan– Kesalahan estimasi– Kontrol budget yang lemah– Biaya tak terkontrol

• Isu Kepemimpinan– Dalam menangani orang– Dalam menangani teknologi – Dalam menangani proses

22

Contoh Masalah-Solusi

Kemungkinan Masalah Kemungkinan SolusiUser tidak dapat menyetujui kebutuhab usaha. Biasanya terjadi pada awal pengembangan proyek.

Dokumentasi semua komunikasi. Gunakan prototype untuk memungkinkan user melihat akibat keputusan mereka.

User dan anggota tim tidak berkomunikasi.

Sediakan guideline jelas untuk komunikasi.

User menginginkan solusi tanpa mengerti akan akibatnya.

Fasilitasi pertemuan untuk membimbing user melalui berbagai level sistem. Bagi detail kepada semua orang untuk meningkatkan pengertian.

Stakeholder menentang perubahan. Dokumentasi perubahan dan berikan mereka prioritas melibatkan stakeholder. Monitor perubahan secara berkesinambungan.

Turnover karyawan, penerimaan baru dengan keahlian rendah.

Biarkan anggota tim mempelajari keahlian. Berikan training. Adakan ‘guru’ teknis berkeliling membantu.

23

Tanda-tanda Kegagalan Proyek

1 Tim anda hanya memberikan berita baik pada status meeting2 Tanggal implementasi semakin dekat dan manajer proyek belum

melihat demonstrasi hands-on dari aplikasi.

3 Anggota tim mengeluh mengenai kelemahan anggota lain

4 Anggota tim melindungi diri mereka pada setiap kesempatan5 Anggota tim resign secara rutin6 Anggota tim frustasi dan selalu diujung atau selalu merasa tidak ada

tekanan untuk meyelesaikan pekerjaan7 Proyek gagal mencapai milestone dan over budget8 Tidak ada analisa design oleh reviewer independen

9 Ketika anda emikirkan proyek tidak ada pikiran mengenai tim tetapi hanya individu

10 Tidak ada keterlibatan user dan user tidak tertarik

24

Halangan Kesuksesan Proyek

Aktifitas Grup Item AktifitasPerencanaan

(32%)Defenisi tidak jelas (16%), pengambilan keputusan lemah (9%), perubahan (4%), informasi salah (3%)

Pengarahan (26%)

Koordinasi buruk (9%), komunikasi jelek (6%), komitmen renadh (6%), kepemimpinan lemah (5%)

Penjadwalan (12%)

Tidak memenuhi jadwal (5%), tidak mengatur jadwal (3%), jadwal ketat (4%)

Kepegawaian (12%)

Personel tidak layak (5%), manajer proyek inkompeten (4%), anggota proyek turnover (2%), proses perekrutan buruk (1%)

Organisasi (11%)

Kurang tanggung jawab atau akuntabilitas (5%), manajer proyek lemah (5%), campur tangan top manajemen (1%)

Pengontrolan (7%)

Follow-up lemah (3%), monitoring lemah (2%), tidak ada sistem kontrol (1%), tidak ada proses pendeteksian masalah (1%)

25

Faktor Kesuksesan Proyek

Kriteria Sukses Freq. (%)Keterlibatan User 19Dukungan top manajemen 16Pernyataan kebutuhan jelas 15Perencanaan cukup 11Ekspektasi realistik 10Milestone proyek lebih kecil 9Staf kompeten 8Kepemilikan tim proyek 6Visi dan objektif yang jelas 3Staf fokus dan kerja 3Total 100

26

Keterlibatan User

• Keterlibatan yang seimbang – keseimbangan antara keterlibatan yang diinginkan dan aktual– Jika melebihi maka hanya kan mengganggu

progress proyek.– Jika kurang maka akan berakibat negatif ke user.– Keterlibatan ini menciptakan tantangan dan

kesempatan bagi manajer proyek.

27

Pengukuran Keterlibatan End-User

Aktifitas Pengembangan Keterlibatan Dinginkan/Aktual

1 Memulai proyek? 1 ---------- 5

2 Menentukan objektif sistem? 1 ---------- 5

3 Menentukan kebutuhan informasi user? 1 ---------- 5

4 Menanalisa cara alternatif memenuhi kebutuhan informasi user?

1 ---------- 5

5 Mengidentifikasi sumber informasi? 1 ---------- 5

6 Me-outline arus informasi? 1 ---------- 5

7 Mengembangkan form input? 1 ---------- 5

8 Mengembangkan format output? 1 ---------- 5

28

Pengukuran Kepuasan End-User

Pengukuran Kepuasan User Level Kepuasan

ContentContoh: Apakah sistem menyediakan kebutuhan

informasi secara tepat?1 ---------- 5

Akurasi Contoh : Apakah sistem akurat? 1 ---------- 5Format Contoh : Apakah output ditampilkan dengan format

berguna?1 ---------- 5

Kemudahan penggunaanContoh : User friendly atau tidak? 1 ---------- 5Ketepatan waktu Contoh : Apakah informasi up-to-date? 1 ---------- 5

29

Keuntungan Pengukuran Handal

• Data historis untuk analisa perbandingan• Meningkatkan keyakinan stakeholder• Keyakinana akan hasil yang dapat diandalkan• Kemudahan dokumentasi• Komunikasi berarti• Meningkatkan penerimaan user akan outcome proyek• Berguna untuk mengevaluasi kesuksesan proyek• Berguna untuk mendesign program pelatihan• Berguna untuk mengevaluasi anggota tim• Membantu menjaga dukungan top manajemen

30

Sistem Pengukuran

• Pengukuran yang salah dapat mengubah pengertian akan sistem dasar suatu proyek.

• Hati hati terhadap pengukuran independent yang dependent.

• Pengukuran harus didasari dengan defenisi operasional.

• Ketahuilah jenis data yang menjadi basis pengukuran.• Pengukuran membutuhkan cara pandang menyeluruh.• Lakukan pengukuran terhadap waktu.

31

Faktor Kesuksesan Lainnya

• Pengetahuan Bisnis – Mengerti apa itu bisnis; misi organisasi, tujuan dan objektif– Menegerti budaya organisasi dan proses; bagaimana hal

dilakukan

• Manajemen Ekspektasi– Penyamaan antara pandangan pengembang dan sponsor– Relatif terhadap pernyataan scope

• Manajemen Perubahan– Komite manajemen perubahan– Prioritas dan implementasi

32

Pertanyaan Diskusi

• Penerima Noble, Dr. Robert Solow mengatakan bahwa anda dapat komputerisasi di semua aspek selain indeks produktivitas

33

13. Discussion questions

• Mengevaluasi kesuksesan sistem informasi itu tugas kompleks yang melibatkan pengetahuan akan bisnis dan teknologi. Sistem informasi dapat dievaluasi dari perspektif user, pengembang, atau keduanya. Apa beberapa fitur spesifik kesuksesan dari perspektif pengembang? Perspektif user?

34

Bahan Lanjut

• Penutupan Proyek• MS Proyek