THE COMMONWEALTH  OF MASSACHUSETTS 

OFFICE OF THE ATTORNEY GENERAL ONE ASHBURTON PLACE 

BOSTON, MASSACHUSETTS 02108 

(617)727­2200 www.mass.gov/ago 

July 7,2014 

OML 2014­77 

Fernand J. Dupere, Esq. Dupere Law Offices 94 North Elm Street, Suite 307 Westfield, MA 01085 

RE: Open Meeting Law Complaint

Dear Attorney Dupere; 

This office received a complaint from Richard Cohen on May 30, 2014, alleging that Superintendency Union 71 School Committee (the "Committee") violated the Open Meeting Law, G.L. c. 30A, §§ 18­25. The complaint alleges that Committee member Robert Barton violated the Open Meeting Law by discussing charges and complaints against a public employee during a meeting without  providing that employee 48 hours' notice. Mr. Cohen originally filed his complaint with the Committee on February 28, 2014 and the Committee's counsel responded on its behalf by letter dated March 21, 2014.' 

Following our review, we find  that the Committee did not violate the Open Meeting Law. In reaching this determination, we reviewed the February 28, 2014 complaint filed  with the Committee; the Committee's March 21, 2014 response to the complaint; and the May 30, 2014 complaint filed  with our office.  Additionally we reviewed the notice for, and the open and executive session minutes of, the Committee's February 24, 2014 meeting; a transcript, provided by the complainant, of the February 24, 2014 meeting; a video recording of the February 24, 2014 meeting, available on the Committee's website;2 and the draft minutes of the Committee's March 19, 2014 meeting. Additionally, we reviewed correspondence sent to our office by Mr. Cohen on May 30, 2014 and June 13, 2014. 

1  For purposes of clarity, we will  refer to you in the third person. 2  http://wlschools.org/school­committees/school­union­71­school­committee 

MARTHA COAKLEY ATTORNEY GENERAL

O 

FACTS 

The Committee is comprised of six members from the Lanesborough and Williamstown Elementary School Committees, three from each town. According to the Committee's website, the Committee was established 'in an effort to share resources and services between the two schools." 

On February 24, 2014, the Committee held a meeting in open session. During the meeting. Committee member and Williamstown School Committee Chair, Valerie Hall, questioned the amount of time the shared school staff was spending on certain issues. In response. Committee member and Lanesborough School Committee Chair, Robert Barton, specifically named Tri­District Office Assistant, Ginni Ranzoni, and started to discuss her work for the towns. At that point, the Committee's counsel interjected and stated that the Open Meeting Law requires an employee be notified at least 48 hours prior to any discussion about his or her reputation, character, physical condition or mental health. Counsel cautioned Mr. Barton that even if  the Committee moved into executive session, the Committee's discussion about Ms. Ranzoni could not continue because she had not been notified in advance. Counsel instructed  the Committee that limiting its discussion to the issues of time demands on administration, and how staff allocated their time between the different districts, would be more appropriate. The minutes summarize the Committee's discussion of the allocation of staff time between the districts and the mention of Ms. Ranzoni as: "Shared cost agreement with MG discussion ­ The Committee recommends that R. Barton and R. Ellis work with facilitator to create an[d] improve work flow." 

Committee member and Lanesborough School Committee member, Jim Moriarty, then moved that the Committee enter into executive session for the purpose of discussing the Tri­District's shared contracts and agreements. Following a vote, the Committee entered into executive session under G.L. c. 30A, § 21(a)(2), to discuss non­union personnel contracts. Once in executive session, the Committee discussed non­union personnel contracts, and there was no 

•   3 discussion regarding charges or complaints about public officials or employees. 

DISCUSSION 

The Open Meeting Law permits a public body to meet in executive session for any of ten enumerated purposes. G.L. c. BOA, § 21(a). Under Purpose 1, a public body may meet in executive session "to discuss the discipline or dismissal of, or complaints or charges brought against, a public officer, employee, staff member or individual." G.L. c. 30A, § 21(a)(1). However, the individual that is to be discussed must be notified in writing by the public body at least 48 hours prior to the proposed executive session. Id.  Here, the Committee mentioned Ms. Ranzoni's name during an open session discussion, but did not discuss her in executive session. The Open Meeting Law does not require notice to an individual that a public body may discuss a topic involving that individual unless the public body intends to enter executive session under 

3 We remind the Committee that when entering into executive session to discuss non­union personnel contracts, the 

Committee must identify the specific non­union personnel with whom the Committee is negotiating. See OML 

2014­50; OML 2011­56. 

Purpose 1.  OML 2014­57; OML 2014­47. Therefore, we find that the Committee did not violate the Open Meeting Taw. 

Although not raised in the complaint, we note that the Committee's February 24, 2014 meeting minutes are deficient. The Open Meeting Law requires that a public body create accurate minutes of all meetings, including executive sessions. G.L. c. 30A, § 22(a). The minutes must include "the date time and place, the members present or absent, a summary of the discussions on each subject, a list of documents and other exhibits used at the meeting, the decisions made and the actions taken at each meeting, including the record of all  votes." Id. (emphasis added). Meeting minutes do not have to contain every remark or statement made during the meeting, but they must be detailed enough so that a member of the public who did not attend the meeting could read the minutes and have a clear understanding of what occurred. See OML 2013­8; OML  2012­29. 

The Committee's February 24, 2014 meeting lasted almost three hours, however the minutes contain only a few brief sentences. A member of the public who did not attend the meeting would not have a clear understanding from these minutes of what occurred during the meeting. The Committee should, therefore, amend its February 24, 2014 meeting minutes so that they contain sufficient detail to allow a member of the public who did not attend the meeting to understand what the Committee had discussed. 

CONCLUSION 

For the reasons stated above, we find that the Committee did not violate the Open Meeting Law.  We now consider the complaint addressed by this determination to be resolved. This determination does not address any other complaints that may be pending with the Committee or with our office.  Please feel free to contact our office at (617) 963­2540 if you have any questions. 

Sincerely, 

Division of Open Government 

cc:  Superintendency Union 71 School Committee Richard Cohen 

This determination was issued pursuant to G.L. c. 30A, § 23(c). A public body or any member of a body aggrieved by this order may obtain judicial review through an action filed in Superior Court pursuant to G.L. c. BOA, § 23(d). The complaint must be fded in

Superior Court within twenty-one days of receipt of this order.