Tai Lieu Tin Ngan Hang

Excel øng dông trong Tµi chÝnh, ng©n hµng, kÕ to¸n Trang sè: 1

Trung t©m Thùc hµnh – HVNH – Tel 04.35726386 - Email [email protected]

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay hầu hết các nhân viên văn phòng đều phải sử dụng các ứng

dụng Công nghệ thông tin vào trong công việc của mình. Một bộ phần mềm đặc

biệt quan trọng đối với các nhân viên Văn phòng ở Việt Nam hiện nay là

Microsoft Office. Với nhiều tính năng nổi trội đáp ứng được hầu hết các hoạt

động văn phòng: soạn thảo, bảng tính, dữ liệu, mail, trình diễn, chế bản… Các

sinh viên các hệ trung cấp, cao đẳng, đại học trong học phần tin học đại cương

phần ứng dụng đều được giới thiệu bộ phần mềm này. Tuy nhiên, do thời lượng

hầu hết các chương trình đều giới hạn nên các kĩ năng cơ bản đều chỉ được giới

thiệu qua nên khi làm việc thực tế hầu hết đều vướng mắc hoặc không ứng dụng

được. Trước vấn đề đó Trung tâm Thực hành - Học viện Ngân hàng với nhiều

năm kinh nghiệm trong đào tạo tin học văn phòng đã tiến hành biên soạn

chương trình Ứng dụng Excel trong kế toán, tài chính, ngân hàng nhằm phục vụ

hoạt động đào tạo thực hành tin học ứng dụng tại Học viện Ngân hàng và các

đối tượng có nhu cầu. Nội dung khóa học này hướng cho người học ứng dụng

Excel trong các nghiệp vụ của mình. Hi vọng qua khóa học này sẽ giúp ích

nâng cao các kĩ năng ứng dụng Exel trong học tập, nghiên cứu và công việc của

các bạn.

Lời ngỏ: Tài liệu này là do Trung tâm thực hành - Học viện Ngân hàng

biên soạn, mọi sao chép, sử dụng tài liệu này đều phải được sự chấp nhận của

Trung tâm thực hành - Học viện Ngân hàng

Hà nội, ngày 22 tháng 11 năm 2009

mailto:[email protected]



MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL............................................................. 3

1. MỘT SỐ CHỨC NĂNG NÂNG CAO........................................................................3

1.1. Tạo và sử dụng các tệp mẫu (Template) ..............................................................3

1.2. Các chức năng kiểm soát và bảo mật ...................................................................7

2. MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL .................................................11

2.1. Các hàm logic......................................................................................................11

2.2. Các hàm xử lý văn bản và chuỗi ........................................................................11

2.3. Các hàm ngày tháng và thời gian.......................................................................13

2.4. Các hàm thống kê và xác suất ............................................................................16

2.5. Các hàm toán học và lượng giác.........................................................................21

2.6. Hàm tham chiếu và tìm kiếm .............................................................................24

2.7. Hàm dữ liệu.........................................................................................................26

2.8. Hàm tài chính......................................................................................................27

2.9. Hàm thông tin .....................................................................................................31

2.10. Các hàm kỹ thuật..............................................................................................31

2.11. Các lỗi thông dụng trong Excel ........................................................................33

PHẦN 2: ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN.................................................34

PHẦN 3: ỨNG DỤNG TRONG TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG.............................34




PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1. MỘT SỐ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1.1. Định dạng dữ liệu

a. Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình

control panel.

Khởi động Windows:

- Chọn menu start/setting/Control Panel

(Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK).

- Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn

Currency, định dạng các thông sô như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Currency Symbol: “Đồng”

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”).

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số).

- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:

Trong Control Panel chọn Regional and language options, chọn customize, chọn

number, định dạng các thông số như sau:

+ Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm)

+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là dấu “,”).

+ Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu “.”)

+ No. of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 chữ số)

+ Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 số).

+ List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán học)

b. Định dạng dữ liệu trong Excel

Định dạng ô (Format Cells): Excel cung cấp nhiều khả năng trong việc thay

đổi dạng thức của một ô. Ví dụ: đối với 1 con số có thể được biểu diễn bằng nhiều

dạng: nó có thể là số, là ngày, giờ, biểu diễn phần trăm, tiền tệ với ký hiệu $, đ...




F Để định dạng một hoặc nhiều ô, đầu tiên ta chọn chúng, sau đó dùng menu

[Format]Cells hoặc nhấn phím phải và chọn Format Cells

Trong hộp thoại có chứa nhiều mục phục vụ cho việc định dạng. Chúng bao gồm:

- Mục [Number] dùng để định dạng số, gồm: Number định dạng các con số,

Currency dạng tiền tệ; Date, Time dạng ngày giờ; Percentage dạng phần trăm;

Fraction dạng phân số; Text dạng văn bản...

F Custom là dạng đặc biệt, nó cho phép người sử dụng tự điều chỉnh việc định dạng.

Một số mã định dạng hay dùng là:

* Mã định dạng số: (ví dụ số cần định dạng: 3149.457)

Mã Kết quả Ý nghĩa

0 3149 Làm tròn đến hàng đơn vị (không có số

lẻ)

0.00 3149.46 Lấy 2 chữ số lẻ

#,##0 3,149 Có ký tự phân cách nhóm 3 số và làm

tròn

0.00% 314945.70% Theo dạng % có hai số lẻ

0.00 “đ” 3149.46 đ Thêm chuỗi vào kết quả (trong cặp “ ”)

* Mã định dạng ngày (ví dụ: ngày 15 tháng 7 năm 1999)




Mã Kết quả Ý nghĩa

dd/mm/yy 15/07/99 ngày/tháng/năm, mỗi vị trí có 2 số

mm/dd/yy 07/15/99 tháng/ngày/năm, mỗi vị trí có 2 số

mm/dd/yyyy 07/15/1999 năm có 4 chữ số

dd-mmm-yy 15-Jul-99 tên tháng có 3 ký tự viết tắt

- Mục [Alignment] dùng để chỉnh sắp dữ liệu theo 2 hướng: ngang (Horizontal),

đứng (Vertical); và điều khiển việc cho phép văn bản xuống dòng (Wrap text) hay

trải lấp sang các ô bên cạnh. Ngoài ra còn cho phép quay văn bản theo các góc

quay khác nhau.

- Mục [Font] dùng để định dạng về font chữ.

- Mục [Border] dùng cho việc thiết lập đường viền của các ô với rất nhiều lựa chọn:

Định dạng có điều kiện

Ngoài những định dạng thông thường, Excel còn cung cấp một khả năng định dạng

nâng cao. Đó tùy theo những điều kiện xác định mà hình thức các ô sẽ được biến

đổi phù hợp.

Menu sử dụng là:




- Ví dụ: định dạng các ô trong cột TTHU với điều kiện giá trị lớn hơn 100000 thì

khung viền bằng nét đứt và chữ trắng, nền đen:

+ Từ hộp thoại định dạng có điều kiện, ta chọn kiểu điều kiện là: Cell Value Is, trong

hộp phép toán, ta chọn so sánh lớn hơn: greater than, trong hộp giá trị ta nhập số

100000. Chọn nút lệnh để thực hiện định dạng, nhấn OK ta được:

� Lệnh này cho phép kết hợp đồng thời 3 điều kiện (chọn nút để thêm điều

kiện)

� Ngoài kiểu xét điều kiện theo giá trị , còn có kiểu cao cấp hơn: xét điều

kiện theo công thức

1.2. Tạo và sử dụng các tệp mẫu (Template)

Trong công việc hàng ngày, nhiều khi người dung có nhu cầu sử dụng một

dạng file Excel theo mẫu sẵn nào đó có định dạng và cách trình bày dữ liệu biết

trước, ví dụ như các hoá đơn gửi khách hàng, các báo cáo tài chính…Nếu mỗi lần

người dung tạo một bảng tính mới,họ lại phải làm lại mọi thao tác định dạng và

trình bày dữ liệu thì sẽ mất rất nhiều thời gian và chưa chắc định dạng đó đã giống




như định dạng mà họ mong muốn hoặc định dạng của file đã làm lần trước. Chính

vì vậy để tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng, Microsoft đã cung

cấp cho người dung một công cụ gọi là tệp mẫu.

Trong Excel tệp mẫu là một file có phần mở rộng là “.xlt”. Đây là một file

chứa các thông tin về định dạng, cách trình bày, bố trí dữ liệu trong một một bảng

tính theo một khuôn dạng mà người dùng mong muốn. Các thông tin trên thường

bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ, các header, footer, các công thức… và các tham số định

dạng khác.

Các bước tạo một tệp mẫu:

- Tạo một file Excel mới. Thực hiện các thao tác định dạng và trình bày dữ liệu mà

ta mong muốn tệp mẫu sẽ lưu giữ.

- Sau khi đã thực hiện xong toàn bộ các thao tác định dạng, ghi lại tệp mẫu này

bằng cách chọn Menu File > Save As

- Trong hộp thoại Save As đặt tên cho tệp mẫu vào ô “ File Name”. Trong ô “Save

As Type” chọn kiểu “Template”

Sử dụng tệp mẫu: Khởi động Excel. Từ menu File chọn

New. Khi đó Excel sẽ mở một cửa sổ có tên là “New

Workbook” như sau: Chọn On My Computer sau đó chọn

đến tệp mẫu đã lưu.

1.3. Các chức năng kiểm soát và bảo mật

1.3.1. Kiểm soát dữ liệu nhập

Để thiết lập quy tắc cho các dữ liệu nhập vào một ô trong bảng tính cần click chọn

ô đó sau đó chọn menu Data > Validation. Cửa sổ Validation hiện ra cho phép

người dung đưa vào các quy tắc kiểm soát dữ liệu nhập vào




Trong tab Settings, hộp chọn thả xuống Allow cho phép ta thiết lập loại quy tắc

nhập dữ liệu. Có các quy tắc sau:

- Any Value: Cho phép nhập giá trị bất kỳ. Đây là giá trị mặc định của ô.

- Whole Number và Decimal: Chỉ cho phép nhập các giá trị số. Khi lựa chọn này,

Excel hiện thêm các ràng buộc cho các giá trị số như sau: Between (nằm trong

khoảng max và min), not between (không nằm trong khoảng), equal to (bằng), not

equal to (khác), greater than (lớn hơn), less than (nhỏ hơn)…

- List: Dữ liệu nhập phải nằm trong một danh sách các dữ liệu cho trước nào đó.

Khi lựa chọn này, Excel hiện thêm ô văn bản cho phép người dùng đưa vào danh

sách dữ liệu

- Date: Dữ liệu nhập phải là kiểu ngày. Khi lựa chọn kiểu date Excel hiện thêm các

ràng buộc tương tự kiểu dữ liệu số.

- Time: Dữ liệu nhập phải là kiểu thời gian. Khi lựa chọn kiểu date Excel hiện

thêm các ràng buộc tương tự kiểu dữ liệu số.

- Text length: Kiểm tra độ dài của xâu kí tự nhập. Khi lựa chọn kiểu date Excel

hiện thêm các ràng buộc tương tự kiểu dữ liệu số.

- Custom: Do người dùng định nghĩa. Có thể định nghĩa ràng buộc bằng một công

thức nào đó

Tab Input Message cho phép nhập tiêu đề và nội dung thông báo khi người dùng

đưa con trỏ đến ô đó.

Tab Error Alert cho phép hiện thông báo lỗi khi người dùng nhập sai dữ liệu.

1.3.2. Bảo mật dữ liệu trong Excel

Chức năng bảo mật trong Excel cho phép bảo vêh các dữ liệu trong bảng

tính, chống các truy nhập trái phép, đồng thời cho phép người dùng truy nhập dữ

liệu theo các mức bảo mật khác nhau.




Ngoài ra các chức năng bảo mật đa dạng của Excel còn cho phép bảo vệ các

phần khác nhau của bảng tính với các mức độ khác nhau. Ví dụ các vùng dữ liệu

quan trọng có thể được bảo vệ, trong khi các vùng khác không cần bảo vệ.

Các lưu ý về bảo mật dữ liệu trong Excel:

- Bảo vệ các dữ liệu công thức và các dữ liệu quan trọng, không được thay đổi

- Bảo vệ hoặc ẩn đi các dữ liệu nhạy cảm trong bảng tính

- Thêm vào các chú thích cho các dữ liệu tổng hợp

Các mức bảo mật trong Excel

- Bảo vệ bằng mật khẩu

- Bảo vệ bảng tính

- Bảo vệ các Sheet

- Bảo vệ ô dữ liệu hoặc đồ thị

a. Bảo vệ bằng mật khẩu: Mật khẩu đọc bảng tính và mật khẩu sửa bảng tính

Các bước thực hiện đặt mật khẩu cho file Excel:

- Chọn menu File > Save As. Cửa sổ Save As hiện ra cho phép ghi lại với 1 tên

khác

- Trên cửa sổ này click vào biểu tượng Tools ở góc trên bên phải. Trong menu thả

xuống, chọn General Options. Cửa sổ thiết lập mật khẩu hiện ra.

- Nhập mật khẩu đọc bảng tính và mật khẩu sửa bảng tính. Click OK sẽ thiết lập

được các mật khẩu.

b. Bảo vệ bảng tính




Chức năng bảo vệ bảng tính cho phép thiết lập các bảo vệ về cấu trúc

(Structure) và kích thước cửa sổ (Window). Bảo vệ về cấu trúc sẽ ngăn cấm việc

thay đổi cấu trúc bảng tính như thêm, sửa, xóa các sheet. Bảo vệ cửa sổ sẽ ngăn

cấm việc thay đổi kích thước, phóng to, thu nhỏ… cửa sổ Excel.

Để thiết lập chức năng này chọn menu Tool > Protection > Protect Work

book > Cửa sổ bảo vệ bảng tính sẽ hiện ra

Chọn bảo vệ theo cấu trúc, cửa sổ sau đó nhập mật khẩu. Excel sẽ yêu cầu

nhập lại mật khẩu.

Để gỡ bỏ chức năng bảo vệ bảng tính, chọn Tool > Protection > Unprotect

Workbook. Excel sẽ yêu cầu cung cấp mật khaủa đã thiết lập trước đó. Nếu mật

khẩu được cung cấp là đúng Excel sẽ gỡ bỏ chức năng này.

d. Bảo vệ các sheet

Chức năng bảo vệ sheet cho phép thiết lập các bảo vệ cho từng sheet trong

bảng tính cùng với các nội dung của tất cả các ô trong sheet này. Để thiết lập chức

năng này chọn menu Tool > Protection > Protect Sheet. Cửa sổ bảo vệ Sheet hiện

ra.

- Nhập mật khẩu và lựa chọn danh sách bảo vệ > OK

d. Bảo vệ các ô dữ liệu




Chức năng bảo vệ ô dữ liệu cho phéo khóa các ô dữ liệu hoặc ẩn đi không cho hiển

thị trên bảng tính. Để thực hiện chức năng này, click chuột phải vào ô dữ liệu

tương ứng chọn Format cells…chọ tab Protection

e. Ẩn 1 hàng, 1 cột, 1 sheet trong bảng tính

- Lựa chọn hàng, cột, sheet cần ẩn tồi chọn Format > Row (Column, Sheet) rồi

chọn Hide. Để hiện ra chọn Unhide từ menu tương ứng.

2. MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL

2.1. Các hàm logic § AND (logical1, logical2, ...) : Trả về TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE, trả

về FALSE nếu một hay nhiều đối số là FALSE

§ IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để kiểm tra điều kiện

theo giá trị và công thức

§ IFERROR (value, value_if_error) : Nếu lỗi xảy ra thì... làm gì đó

§ -NOT (logical) : Đảo ngược giá trị của các đối số

§ OR (logical1, logical2, ...) : Trả về TRUE nếu một hay nhiều đối số là TRUE,

trả về FALSE nếu tất cả các đối số là FALSE

§ FALSE() và TRUE(): Có thể nhập trực tiếp FALSE hoặc TRUE vào trong

công thức, Excel sẽ hiểu đó là một biểu thức có giá trị FALSE hoặc TRUE

mà không cần dùng đến cú pháp của hai hàm này

2.2. Các hàm xử lý văn bản và chuỗi § ASC (text) : Chuyển đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte.

§ BAHTTEXT (number) : Dịch số ra chữ (tiếng Thái-lan), rồi thêm hậu tố

"Bath" ở phía sau.




§ CHAR (number) : Chuyển đổi một mã số trong bộ mã ANSI (có miền giá trị từ

1 - 255) sang ký tự tương ứng.

§ CLEAN (text) : Loại bỏ tất cả những ký tự không in ra được trong chuỗi

§ CODE (text) : Trả về mã số của ký tự đầu tiên chuỗi text

§ CONCATENATE (text1, text2, ...) : Nối nhiều chuỗi thành một chuỗi

§ DOLLAR (number, decimals) : Chuyển đổi một số thành dạng tiền tệ (dollar

Mỹ), có kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn theo ý muốn.

§ EXACT (text1, text2) : So sánh hai chuỗi. Nếu giống nhau thì trả về TRUE,

nếu khác nhau thì trả về FALSE. Có phân biệt chữ hoa và chữ thường.

§ FIND (find_text, within_text, start_num) : Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi con

(find_text) trong một chuỗi (within_text), tính theo ký tự đầu tiên

§ FIXED (number, decimals, no_commas) : Chuyển đổi một số thành dạng văn

bản (text), có hoặc không kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, và có thể làm tròn

theo ý muốn

§ LEFT (text, num_chars) : Trả về một hay nhiều ký tự đầu tiên bên trái của một

chuỗi, theo số lượng được chỉ định

§ LEN (text) : Đếm số ký tự trong một chuỗi

§ LOWER (text) : Đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi văn bản thành chữ thường

§ MID (text, start_num, num_chars) : Trả về một hoặc nhiều ký tự liên tiếp bên

trong một chuỗi, bắt đầu tại một vị trí cho trước

§ PROPER (text) : Đổi ký tự đầu tiên trong chuỗi thành chữ in hoa, và đổi các ký

tự còn lại thành chữ in thường

§ REPLACE (old_text, start_num, num_chars, new_text) : Thay thế một phần

của chuỗi bằng một chuỗi khác, với số lượng các ký tự được chỉ định

§ REPT (text, times) : Lặp lại một chuỗi với số lần được cho trước

§ RIGHT (text, num_chars) : Trả về một hay nhiều ký tự tính từ bên phải của

một chuỗi, theo số lượng được chỉ định

§ SEARCH (find_text, within_text, start_num) : Tìm vị trí bắt đầu của một chuỗi

con (find_text) trong một chuỗi (within_text), tính theo ký tự đầu tiên

§ SUBSTITUTE (text, old_text, new_text, instance_num) : Thay thế chuỗi này

bằng một chuỗi khác




§ T (value) : Trả về một chuỗi nếu trị tham chiếu là chuỗi, ngược lại, sẽ trả về

chuỗi rỗng

§ TEXT (value, format_text) : Chuyển đổi một số thành dạng văn bản (text) theo

định dạng được chỉ định

§ TRIM (text) : Xóa tất cả những khoảng trắng vô ích trong chuỗi văn bản, chỉ

chừa lại những khoảng trắng nào dùng làm dấu cách giữa hai chữ

§ UPPER (text) : Đổi tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ in hoa

§ VALUE (text) : Chuyển một chuỗi thành một số

2.3. Các hàm ngày tháng và thời gian DATE (year. month, day) : Trả về các số thể hiện một ngày cụ thể nào đó. Nếu

định dạng của ô là General trước khi hàm được nhập vào, kết quả sẽ được thể hiện

ở dạng ngày tháng năm.

DateDif (firstdate,enddate,option): Hàm DATEDIF trả về một giá trị, là số ngày,

số tháng hay số năm giữa hai khoảng thời gian theo tùy chọn.

DATEVALUE (date_text) : Trả về số tuần tự của ngày được thể hiện bởi date_text

(chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng ngày tháng năm thành một giá trị ngày

tháng năm có thể tính toán được).

DAY (serial_number) : Trả về phần ngày của một giá trị ngày tháng, được đại diện

bởi số tuần tự. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 31.

DAYS360 (start_date, end_date, method) : Trả về số ngày giữa hai ngày dựa trên

cơ sở một năm có 360 ngày (12 tháng, mỗi tháng có 30 ngày) để dùng cho các tính

toán tài chính.

EDATE (start_date, months) : Trả về số tuần tự thể hiện một ngày nào đó tính từ

mốc thời gian cho trước và cách mốc thời gian này một số tháng được chỉ định.

EOMONTH (start_date, months) : Trả về số tuần tự thể hiện ngày cuối cùng của

một tháng nào đó tính từ mốc thời gian cho trước và cách mốc thời gian này một số

tháng được chỉ định.

HOUR (serial_number) : Trả về phần giờ của một giá trị thời gian. Kết quả trả về

là một số nguyên từ 0 đến 23.

MINUTE (serial_number) : Trả về phần phút của một giá trị thời gian. Kết quả trả

về là một số nguyên từ 0 đến 59.




MONTH (serial_number) : Trả về phần tháng của một giá trị ngày tháng, được đại

diện bởi số tuần tự. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 12.

NETWORKDAYS (start_date, end_date, holidays) : Trả về tất cả số ngày làm

việc trong một khoảng thời gian giữa start_date và end_date, không kể các ngày

cuối tuần và các ngày nghỉ (holidays).

NOW () : Trả về số tuần tự thể hiện ngày giờ hiện tại. Nếu định dạng của ô là

General trước khi hàm được nhập vào, kết quả sẽ được thể hiện ở dạng ngày tháng

năm và giờ phút giây.

SECOND (serial_number) : Trả về phần giây của một giá trị thời gian. Kết quả trả

về là một số nguyên từ 0 đến 59.

TIME (hour, minute, second) : Trả về phần thập phân của một giá trị thời gian (từ

0 đến nhỏ hơn 1). Nếu định dạng của ô là General trước khi hàm được nhập vào,

kết quả sẽ được thể hiện ở dạng giờ phút giây.

TIMEVALUE (time_text) : Trả về phần thập phân của một giá trị thời gian (từ 0

đến nhỏ hơn 1) thể hiện bởi time_text (chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời

gian thành một giá trị thời gian có thể tính toán được).

TODAY () : Trả về số tuần tự thể hiện ngày tháng hiện tại. Nếu định dạng của ô là

General trước khi hàm được nhập vào, kết quả sẽ được thể hiện ở dạng ngày tháng

năm.

WEEKDAY (serial_number, return_type) : Trả về thứ trong tuần tương ứng với

ngày được cung cấp. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1 đến 7.

WEEKNUM (serial_number, return_type) : Trả về một số cho biết tuần thứ mấy

trong năm.

WORKDAY (start_day, days, holidays) : Trả về một số tuần tự thể hiện số ngày

làm việc, có thể là trước hay sau ngày bắt đầu làm việc và trừ đi những ngày cuối

tuần và ngày nghỉ (nếu có) trong khoảng thời gian đó.

YEAR (serial_number) : Trả về phần năm của một giá trị ngày tháng, được đại

diện bởi số tuần tự. Kết quả trả về là một số nguyên từ 1900 đến 9999.

YEARFRAC (start_date, end_date, basis) : Trả về tỷ lệ của một khoảng thời gian

trong một năm.




Nếu một số Hàm trong list danh sách nêu trên không có trong hộp danh mục các

hàm excel (Insert function) thì ta vào Tools\add-ins.. chọn vào mục Analysis

Toolpak. Ok để tiến hành cài đặt.

* Tìm hiểu cách thức tính toán Ngày Giờ trong Excel

• Thời điểm 24h Ngày 31/12/1989 được Excel chọn làm mốc thời gian để tính toán

các giá trị về Ngày Giờ.

• Tất cả các giá trị về Ngày Giờ đều được Excel chuyển đổi thành một giá trị số

thống nhất để tính toán, và số này chính là số Ngày cách mốc thời gian

(31/12/1989) qui ước với một số Ngày nhất định.

Ví dụ: 01/01/1900 10:30 AM được qui đổi thành 1.4375 ngày

18/04/2008 10:30 AM được qui đổi thành 39,556.4375 ngày

+ Nếu như dữ liệu nhập vào có dạng Ngày tháng thì excel sẽ chuyển giá trị này

thành số chỉ Ngày.

Ví dụ: 30/04/2008 được qui đổi thành 39,568 Ngày

+ Nếu dữ liệu nhập vào có dạng Giờ, Phút, Giây thì excel sẽ chuyển đổi các giá trị

này ra số ngày tương ứng. Cách qui đổi như sau : Giờ = (1/24) Ngày, Phút =

1/24*60=(1/1,440) Ngày , Giây = (1/86,400) Ngày. Lấy giá trị qui đổi của Giờ,

cộng với Phút công với Giây để cho ra giá trị Ngày tương ứng.

Ví dụ: 10:30:30 PM được qui đổi thành 0.937847222 Ngày

Một vài điều cần biết khi nhập giá trị về Ngày tháng:

+ Giá trị Năm trong biểu thức Ngày tháng có giá trị trong khoảng từ 1900 đến

9999.

+ Nếu như khi nhập giá trị Ngày tháng, số chỉ Năm chỉ được viết với 2 con số thì

những số nào có giá trị 0 và <30 thì excel sẽ chuyển đổi thành Năm với giá trị bằng

giá trị này cộng với 2000, giá trị nào =30 thì công với 1900.

Ví dụ: 01/01/29 sẽ chuyển thành 01/01/2029

Ví dụ: 01/01/30 sẽ chuyển thành 01/01/1930

+ Dữ liệu Ngày tháng khi nhập vào nếu không hợp lệ thì sẽ đuơc5 chuyển thành

dạng text :

Ví dụ: 01/13/2008, 01/01/10000..




+ Trong một vài trường hợp, nếu dữ liệu Ngày tháng nhập vào thông qua một hàm

chuyển đổi thì excel sẽ tự động chuyển đổi các giá trị không đúng thành các giá trị

khác tương ứng.

Ví dụ: =DATE(2008,2,31) sẽ được chuyển đổi thành

=DATE(2008,3,1)=01/03/2008.

+ Tùy theo cách định dạng mà Ngày tháng nhập vào sẽ có các dạng biểu thị khác

nhau, nhưng giá trị vẫn không thay đổi.

Ví dụ:

• 18/04/2008 được chuyển đổi định dạng thành Friday 18/04/2008 với định dạng

kiểu dddd dd/mm/yyyy

• 18/04/2008 được chuyển đổi định dạng thành 39556 với định dạng kiểu General

• 18/04/2008 được chuyển đổi định dạng thành Fri 18-Apr-2008 với định dạng

kiểu ddd dd-mmm-yyyy

2.4. Các hàm thống kê và xác suất a. Các hàm thống kê

§ AVEDEV (number1, number2, ...) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm

dữ liệu theo trung bình của chúng. Thường dùng làm thước đo về sự biến đổi của

tập số liệu

§ AVERAGE (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng

§ AVERAGEA (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị,

bao gồm cả những giá trị logic

§ AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong

một mảng theo một điều kiện

§ AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...) : Tính trung bình cộng của các

giá trị trong một mảng theo nhiều điều kiện

§ COUNT (value1, value2, ...) : Đếm số ô trong danh sách

§ COUNTA (value1, value2, ...) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong

danh sách

§ COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùng

§ COUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong

một dãy




§ COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, …) : Đếm số ô thỏa nhiều

điều kiện cho trước

§ DEVSQ (number1, number2, ...) : Tính bình phương độ lệch các điểm dữ liệu

từ trung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phương đó lại.

§ FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị

thường xuyên xuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các

số. Luôn sử dụng hàm này ở dạng công thức mảng

§ GEOMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình nhân của một dãy các

số dương. Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, trong đó lãi kép có

các lãi biến đổi được cho trước…

§ HARMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo

của trung bình cộng) của các số

§ KURT (number1, number2, ...) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức

nhọn hay mức phẳng tương đối của một phân bố so với phân bố chuẩn

§ LARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu

§ MAX (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị

§ MAXA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, bao

gồm cả các giá trị logic và text

§ MEDIAN (number1, number2, ...) : Tính trung bình vị của các số.

§ MIN (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị

§ MINA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, bao

gồm cả các giá trị logic và text

§ MODE (number1, number2, ...) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một

mảng giá trị

§ PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng

dữ liệu

§ PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tương đối)

của một trị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đó

§ PERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tượng.

§ QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thường

được dùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm…




§ RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số

§ SKEW (number1, number2, ...) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không

đối xứng của phân phối quanh trị trung bình của nó

§ SMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số

§ STDEV (number1, number2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu

§ STDEVA (value1, value2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao

gồm cả những giá trị logic

§ STDEVP (number1, number2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp

§ STDEVPA (value1, value2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể

cả chữ và các giá trị logic

§ VAR (number1, number2, ...) : Trả về phương sai dựa trên mẫu

§ VARA (value1, value2, …) : Trả về phương sai dựa trên mẫu, bao gồm cả các

trị logic và text

§ VARP (number1, number2, ...) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợp

§ VARPA (value1, value2, …) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợp, bao

gồm cả các trị logic và text.

§ TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ

liệu, bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ

liệu.

b. Các hàm xác suất

§ BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân

phối xác suất tích lũy beta.

§ BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính

mật độ phân phối xác suất tích lũy beta.

§ BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả về xác suất

của những lần thử thành công của phân phối nhị phân.

§ CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-

squared.

§ CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một

phía của phân phối chi-squared.




§ CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân

phối chi-squared và số bậc tự do tương ứng.

§ CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kỳ

vọng lý thuyết

§ CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho

phân phối nhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thường dùng để

bảo đảm các ứng dụng đạt chất lượng…

§ EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thường dùng để

mô phỏng thời gian giữa các biến cố…

§ FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F.

Thường dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không…

§ FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo

của phân phối xác suất F. Thường dùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số

liệu

§ FTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thường dùng để

xác định xem hai mẫu có các phương sai khác nhau hay không…

§ FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thường dùng để kiểm tra giả

thuyết dựa trên hệ số tương quan…

§ FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thường dùng để phân

tích mối tương quan giữa các mảng số liệu…

§ GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma.

Có thể dùng để nghiên cứu có phân bố lệch

§ GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích

lũy gamma.

§ GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gamma

§ HYPGEOMDIST (number1, number2, ...) : Trả về phân phối siêu bội (xác

suất của một số lần thành công nào đó…)

§ LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân

phối tích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST)




§ LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy

lognormal của x, trong đó logarit tự nhiên của x thường được phân phối với các

tham số mean và standard_dev.

§ NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị

thức âm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trước khi có number_s lần

thành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s)

§ NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn

(normal distribution). Thường được sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc

kiểm tra giả thuyết

§ NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối

tích lũy chuẩn

§ NORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal

cumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0)

và độ lệch chuẩn là 1

§ NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn

tắc

§ POISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thường dùng để

ước tính số lượng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định

§ PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các

trị trong dãy nằm giữa hai giới hạn

§ STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối

biểu thị bởi mean và standard_dev

§ TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student

(phân phối t), trong đó x là giá trị tính từ t và được dùng để tính xác suất.

§ TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student.

§ TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử

Student.

§ WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thường sử

dụng trong phân tích độ tin cậy, như tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị.

§ ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z.

c. Các hàm tương quan và hồi quy tuyến tính




§ CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan giữa hai mảng để xác định

mối quan hệ của hai đặc tính

§ COVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu,

rồi tính trung bình các tích số đó

§ FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính toán hay dự đoán một giá trị

tương lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phương pháp hồi quy tuyến

tính

§ GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính toán sự tăng trưởng

dự kiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có.

§ INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao nhau của một đường

thẳng với trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trước

§ LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho một đường

bằng cách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đường

thẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đường thẳng đó. Luôn

dùng hàm này ở dạng công thức mảng

§ LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy.

Hàm sẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu được cung cấp, rồi trả về

mảng giá trị mô tả đường cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng

§ PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r),

một chỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng

quan hệ tuyến tính giữa hai tập số liệu

§ RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tích

Pearson (r), thông qua các điểm dữ liệu trong known_y's và known_x's

§ SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc của đường hồi quy tuyến tính

thông qua các điểm dữ liệu

§ STEYX (known_y's, known_x's) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với

mỗi trị x trong hồi quy.

2.5. Các hàm toán học và lượng giác a. Hàm toán học

§ ABS (number): Tính trị tuyệt đối của một số (giá trị tuyệt đối của một số là số

luôn luôn dương).




§ CEILING (number, significance) : Làm tròn lên một số (cách xa khỏi số 0) đến

bội số gần nhất của significance.

§ COMBIN (number, number_chosen) : Trả về số tổ hợp được chọn từ một số

các phần tử. Thường dùng để xác định tổng số nhóm có được từ một số các phần

tử.

§ EVEN (number) : Làm tròn một số đến số nguyên chẵn gần nhất

§ EXP (number) : Tính lũy thừa cơ số e của một số

§ FACT (number) : Tính giai thừa của một số

§ FACTDOUBLE (number) : Tính giai thừa cấp hai của một số

§ FLOOR (number, significance) : Làm tròn xuống một số đến bội số gần nhất

§ GCD (number1, number2, ...) : Tìm ước số chung lớn nhất của các số

§ INT (number) : Làm tròn một số xuống số nguyên gần nhất

§ LCM (number1, number2, ...) : Tìm bội số chung nhỏ nhất của các số

§ LN (number) : Tính logarit tự nhiên của một số

§ LOG (number) : Tính logarit của một số

§ LOG10 (number) : Tính logarit cơ số 10 của một số

§ MDETERM (array) : Tính định thức của một ma trận

§ MINVERSE (array) : Tìm ma trận nghịch đảo của một ma trận

§ MMULT (array1, array2) : Tính tích hai ma trận

§ MOD (number, divisor) : Lấy phần dư của một phép chia.

§ MROUND (number, multiple) : Làm tròn một số đến bội số của một số khác

§ MULTINOMIAL (number1, number2, ...) : Tính tỷ lệ giữa giai thừa tổng và

tích giai thừa các số

§ ODD (number): Làm tròn một số đến số nguyên lẻ gần nhất

§ PI () : Trả về giá trị con số Pi

§ POWER (number, power) : Tính lũy thừa của một số

§ PRODUCT(number1, number2, ...) : Tính tích các số

§ QUOTIENT (numberator, denominator) : Lấy phần nguyên của một phép chia

§ RAND () : Trả về một số ngẫu nhiên giữa 0 và 1

§ RANDBETWEEN (bottom, top) : Trả về một số ngẫu nhiên giữa một khoảng

tùy chọn




§ ROMAN (number, form) : Chuyển một số (Ả-rập) về dạng số La-mã theo định

dạng tùy chọn

§ ROUND (number, num_digits) : Làm tròn một số theo sự chỉ định

§ ROUNDDOWN (number, num_digits) : Làm tròn xuống một số theo sự chỉ

định

§ ROUNDUP (number, num_digits) : Làm tròn lên một số theo sự chỉ định

§ SERIESSUM (x, n, m, coefficients) : Tính tổng lũy thừa của một chuỗi số

§ SIGN (number) : Trả về dấu (đại số) của một số

§ SQRT (number) : Tính căn bậc hai của một số

§ SQRTPI (number) : Tính căn bậc hai của một số được nhân với Pi

§ SUBTOTAL (function_num, ref1, ref2, ...) : Tính toán cho một nhóm con trong

một danh sách tùy theo phép tính được chỉ định

§ SUM (number1, number2, ...) : Tính tổng các số

§ SUMIF (range, criteria, sum_range) : Tính tổng các ô thỏa một điều kiện chỉ

định

§ SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,

…) : Tính tổng các ô thỏa nhiều điều kiện chỉ định

§ SUMPRODUCT (array1, array2, ...) : Tính tổng các tích của các phần tử

trong các mảng dữ liệu

§ SUMSQ (number1, number2, ...) : Tính tổng bình phương của các số

§ SUMX2MY2 (array_x, array_y) : Tính tổng của hiệu bình phương của các

phần tử trong hai mảng giá trị

§ SUMX2PY2 (array_x, array_y) : Tính tổng của tổng bình phương của các

phần tử trong hai mảng giá trị

§ SUMXMY2 (array_x, array_y) : Tính tổng của bình phương của hiệu các phần

tử trong hai mảng giá trị

§ TRUNC (number, num_digits) : Lấy phần nguyên của một số (mà không làm

tròn)

b. Các hàm lượng giác

§ ACOS (number) : Trả về một giá trị radian nằm trong khoảng từ 0 đến Pi, là

arccosine, hay nghịch đảo cosine của một số nằm trong khoảng từ -1 đến 1




§ ACOSH (number) : Trả về một giá trị radian, là nghịch đảo cosine-hyperbol

của một số lớn hơn hoặc bằng 1

§ ASIN (number) : Trả về một giá trị radian nằm trong đoạn từ -Pi/2 đến Pi/2, là

arcsine, hay nghịch đảo sine của một số nằm trong khoảng từ -1 đến 1

§ ASINH (number) : Trả về một giá trị radian, là nghịch đảo sine-hyperbol của

một số

§ ATAN (number) : Trả về một giá trị radian nằm trong khoảng từ -Pi/2 đến Pi/2,

là arctang, hay nghịch đảo tang của một số

§ ATAN2 (x_num, y_num) : Trả về một giá trị radian nằm trong khoảng (nhưng

không bao gồm) từ -Pi đến Pi, là arctang, hay nghịch đảo tang của một điểm có

tọa độ x và y

§ ATANH (number) : Trả về một giá trị radian, là nghịch đảo tang-hyperbol của

một số nằm trong khoảng từ -1 đến 1

§ COS (number) : Trả về một giá trị radian, là cosine của một số

§ COSH (number) : Trả về một giá trị radian, là cosine-hyperbol của một số

§ DEGREES (angle) : Chuyển đổi số đo của một góc từ radian sang độ

§ RADIANS (angle) : Chuyển đổi số đo của một góc từ độ sang radian

§ SIN (number) : Trả về một giá trị radian là sine của một số

§ SINH (number) : Trả về một giá trị radian, là sine-hyperbol của một số

§ TAN (number) : Trả về một giá trị radian, là tang của một số

§ TANH (number) : Trả về một giá trị radian, là tang-hyperbol của một số

2.6. Hàm tham chiếu và tìm kiếm § ADDRESS (row_num, column_num, abs_num, a1, sheet_text): Tạo địa chỉ ô ở

dạng text, theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp

§ AREAS (reference): Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi

vùng tham chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính

§ CHOOSE (num, value1, value2, ...): Chọn một giá trị trong một danh sách

§ COLUMN (reference): Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái

của vùng tham chiếu

§ COLUMNS (reference): Trả về số cột của vùng tham chiếu




§ GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...): Trả

về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng

GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều

kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó.

§ HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup): Dò

tìm một cột chứa giá trị cần tìm ở hàng đầu tiên (trên cùng) của một bảng dữ liệu,

nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong cột này, và sẽ lấy giá trị ở hàng đã chỉ định trước

§ HYPERLINK (link_location, friendly_name): Dùng để tạo một kết nối, một

siêu liên kết

§ INDEX (reference, row_num, column_num, area_num): Tìm một giá trị trong

một bảng (hoặc một mảng) nếu biết vị trí của nó trong bảng (hoặc mảng) này, dựa

vào số thứ tự hàng và số thứ tự cột

§ INDIRECT (ref_text, a1): Trả về một tham chiếu từ chuỗi ký tự. Tham chiếu

được trả về ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng - Cũng có thể dùng hàm

INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà

không cần thay đổi công thức đó

§ LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, result_vector): Dạng VECTƠ - Tìm

kiếm trên một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí

trên dòng (hoặc cột) được chỉ định

§ LOOKUP (lookup_value, array): Dạng MẢNG - Tìm kiếm trên dòng (hoặc

cột) đầu tiên của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí

trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó

§ MATCH (lookup_value, lookup_array, match_type): Trả về vị trí của một giá

trị trong một dãy giá trị

§ OFFSET (reference, rows, cols, height, width): Trả về tham chiếu đến một

vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách được chỉ

định

§ ROW (reference): Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của

vùng tham chiếu

§ ROWS (reference): Trả về số dòng của vùng tham chiếu




§ TRANSPOSE (array): Chuyển một vùng dữ liệu ngang thàng dọc và ngược lại

(luôn được nhập ở dạng công thức mảng)

§ VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup): Dò

tìm một hàng (row) chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái) của một bảng dữ

liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị ở cột đã chỉ định

trước.

2.7. Hàm dữ liệu § DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình các giá trị trong một

cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ

định.

§ DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm các ô chứa số liệu trong một cột của

danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm các ô "không rỗng" trong một cột

của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DGET (database, field, criteria) : Trích một giá trị từ một cột của một danh

sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện được chỉ định.

§ DMAX (database, field, criteria) : Trả về trị lớn nhất trong một cột của một

danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DMIN (database, field, criteria) : Trả về trị nhỏ nhất trong một cột của một


§ DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân các giá trị trong một cột của một


§ DSTDEV (database, field, criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn của một tập hợp

theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của

một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo

toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh

sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DSUM (database, field, criteria) : Cộng các số trong một cột của một danh

sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.




§ DVAR (database, field, criteria) : Ước lượng sự biến thiên của một tập hợp

dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách

hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.

§ DVARP (database, field, criteria) : Tính toán sự biến thiên của một tập hợp

dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một


§ GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,...) :

Trả về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng

GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều

kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó.

2.8. Hàm tài chính § ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis,

calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kỳ

§ ACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với

chứng khoán trả lãi theo kỳ hạn

§ AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate,

basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của

tài sản (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)

§ AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis)

: Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán

theo kiểu Pháp)

§ COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu

kỳ lãi tới ngày kết toán

§ COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kỳ

lãi bao gồm cả ngày kết toán

§ COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày

kết toán tới ngày tính lãi kế tiếp

§ COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể

hiện ngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toán

§ COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải

trả trong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn




§ COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể

hiện ngày thanh toán lãi lần trước, trước ngày kết toán

§ CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích

lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và

end_period

§ CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn

tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và

end_period

§ DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng

phương pháp số dư giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balance

method) trong một khoảng thời gian xác định.

§ DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử

dụng phương pháp số dư giảm dần kép (double-declining balance method), hay

giảm dần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định.

§ DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của

một chứng khoán

§ DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân

số sang giá dollar ở dạng thập phân

§ DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập

phân số sang giá dollar ở dạng phân số

§ DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời

hạn hiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung

bình trọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và được dùng làm thước

đo về sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu)

§ EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hằng năm, biết trước lãi

suất danh nghĩa hằng năm và tổng số kỳ thanh toán lãi kép mỗi năm

§ FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kỳ hạn của sự đầu tư dựa trên việc

chi trả cố định theo kỳ và lãi suất cố định

§ FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kỳ hạn của một vốn ban

đầu sau khi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kỳ hạn cho một đầu tư

có lãi suất thay đổi)




§ INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất

cho một chứng khoán đầu tư toàn bộ

§ IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu

tư dựa trên việc chi trả cố định theo kỳ và dựa trên lãi suất không đổi

§ IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lưu động tiền

mặt được thể hiện bởi các trị số

§ ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kỳ nào đó đối với

một khoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kỳ đó.

§ MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời

hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá $100

§ MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội tại

trong một chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kỳ

§ NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất danh nghĩa hằng năm, biết trước

lãi suất thực tế và các kỳ tính lãi kép mỗi năm

§ NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kỳ hạn để trả khoản vay trong đầu tư

dựa trên từng chu kỳ, số tiền trả và tỷ suất lợi tức cố định

§ NPV (rate, value1, value2, ...) : Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư bằng

cách sử dụng tỷ lệ chiếu khấu với các chi khoản trả kỳ hạn (trị âm) và thu nhập

(trị dương)

§ ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption,

frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có

kỳ đầu tiên lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

§ ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption,

frequency, basis) : Trả về lợi nhuận của một chứng khoán có kỳ tính lãi đầu tiên

là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

§ ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption,

frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có

kỳ tính lãi phiếu cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

§ ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption,

frequency, basis) : Tính lợi nhuận của chứng khoán có kỳ cuối cùng là lẻ (ngắn

hạn hay dài hạn)




§ PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả đối với khoản vay có lãi suất

không đổi và chi trả đều đặn

§ PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn thanh toán trong một kỳ

hạn đã cho đối với một khoản đầu tư, trong đó việc chi trả được thực hiện đều đặn

theo định kỳ với một lãi suất không đổi

§ PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá

trị chứng khoán trên đồng mệnh giá $100, thanh toán lợi tức theo chu kỳ

§ PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị

trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán đã chiết khấu

§ PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị trên

đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán phải thanh toán lãi vào ngày đáo

§ PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị hiện tại của một khoản đầu tư

§ RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất mỗi kỳ trong một niên kim

§ REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền

nhận được vào kỳ hạn thanh toán cho một chứng khoán đầu tư toàn bộ

§ SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phương pháp đường

thẳng) của một tài sản trong một kỳ

§ SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị còn lại của tài sản

trong định kỳ xác định

§ TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tương ứng với trái

phiếu cho trái phiếu kho bạc

§ TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá

$100 cho trái phiếu kho bạc

§ TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho

bạc

§ VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính

khấu hao tài sản sử dụng trong nhiều kỳ

§ XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một loạt lưu động tiền

mặt không định kỳ

§ XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá ròng cho một dãy lưu động tiền mặt

không định kỳ




§ YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi

nhuận đối với chứng khoán trả lãi theo định kỳ

§ YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận

hằng năm cho chứng khoán đã chiết khấu

§ YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận hằng

năm của chứng khoán trả lãi vào ngày đáo hạn

2.9. Hàm thông tin § CELL(info_type, reference): Dùng để tra cứu thông tin của một ô (cell)

§ ERROR.TYPE(error_val): Trả về số tương ứng với một lỗi trong Excel hoặc trả

về lỗi #NA! nếu không có lỗi

§ INFO(type_text): Dùng để tra cứu thông tin của môi trường Excel hiện hành

§ ISBLANK(value): Sẽ trả về giá trị TRUE nếu giá trị của value là Blank (rỗng)

§ ISERR(value): Kiểm tra giá trị value có lỗi hay không (ngoại trừ lỗi #NA!) và

trả về TRUE nếu có lỗi

§ ISERROR(value): Kiểm tra giá trị value có lỗi hay không (tất cả lỗi) và trả về

TRUE nếu có lỗi

§ ISEVEN(number): Kiểm tra number có phải là một số chẵn hay không

§ ISLOGICAL(value): Kiểm tra value có phải là một giá trị logic hay không

§ ISNA(value): Kiểm tra value có lỗi #NA! hay không

§ ISNONTEXT(value): Kiểm tra value có phải là một giá trị khác kiểu TEXT hay

không

§ ISNUMBER(value): Kiểm tra value có phải là một giá trị kiểu số hay không

§ ISODD(number): Kiểm tra number có phải là số lẻ hay không

§ ISREF(value): Kiểm tra value có phải là một tham chiếu (địa chỉ ô hoặc vùng)

hay không

§ ISTEXT(value): Kiểm tra value có phải là một giá trị kiểu TEXT hay không

§ N(value): Chuyển đổi value thành một con số

§ NA(): Tạo lỗi #NA! để đề phòng những vấn đề không thể lường trước khi tạo

hàm

§ TYPE(value): Tra cứu kiểu định dạnh của value

2.10. Các hàm kỹ thuật




§ BESSELI (x, n) : Trả về hàm Bessel biến đổi In(x)

§ BESSELJ (x, n) : Trả về hàm Bessel Jn(x)

§ BESSELK (x, n) : Trả về hàm Bessel biến đổi Kn(x)

§ BESSELY (x, n) : Trả về hàm Bessel Yn(x), còn gọi là hàm Weber hay

Neumann

§ BIN2DEC (number) : Đổi số nhị phân ra số thập phân

§ BIN2HEX (number, places) : Đổi số nhị phân ra số thập lục phân

§ BIN2OCT (number, places) : Đổi số nhị phân ra số bát phân

§ OCT2BIN(number [, places]): Đổi số bát phân sang số nhị phân.

§ COMPLEX (real_num, i_num, suffix) : Đổi số thực và số ảo thành số phức

§ CONVERT (number, form_unit, to_unit) : Đổi một số từ hệ đo lường này sang

hệ đo lường khác

§ DEC2BIN (number, places) : Đổi số thập phân ra số nhị phân

§ DEC2HEX (number, places) : Đổi số thập phân ra số thập lục phân

§ DEC2OCT (number, places) : Đổi số thập phân ra số bát phân

§ DELTA (number1, number2) : Kiểm tra xem hai giá trị có bằng nhau hay

không

§ ERF (lower_limit, upper_limit) : Trả về hàm Error (tính tích phân giữa cận

dưới và cận trên)

§ ERFC (x) : Trả về hàm bù Error (tính tích phân giữa x và vô cực)

§ GESTEP (number, step) : Kiểm tra xem một số có lớn hơn một giá trị giới hạn

nào đó hay không

§ HEX2BIN (number, places) : Đổi số thập lục phân ra số nhị phân

§ HEX2DEC (number) : Đổi số thập lục phân ra số thập phân

§ HEX2OCT (number, places) : Đổi số thập lục phân ra số bát phân

§ IMABS (inumber) : Trả về trị tuyệt đối của một số phức

§ IMAGINARY (inumber) : Trả về hệ số ảo của một số phức

§ IMARGUMENT (inumber) : Trả về đối số θ (theta), là một góc tính theo

radian

§ IMCONJUGATE (inumber) : Trả về số phức liên hợp của một số phức

§ IMCOS (inumber) : Trả về cosine của một số phức




§ IMDIV (inumber1, inumber2) : Tính thương số (kết quả của phép chia) của hai

số phức

§ IMEXP (inumber) : Trả về số mũ của một số phức

§ IMLN (inumber) : Trả về logarite tự nhiên của một số phức

§ IMLOG10 (inumber) : Trả về logarite thập phân của một số phức

§ IMLOG2 (inumber) : Trả về logarite cơ số 2 của một số phức

§ IMPOWER (inumber, number) : Tính lũy thừa của một số phức

§ IMPRODUCT (inumber1, inumber2,...) : Tính tích số của 2 đến 255 số phức

với nhau

§ IMREAL (inumber) : Trả về hệ số thực của một số phức

§ IMSIN (inumber) : Trả về sine của một số phức

§ IMSQRT (inumber) : Trả về căn bậc 2 của một số phức

§ IMSUB (inumber1, inumber2) : Tính hiệu số của hai số phức

§ IMSUM (inumber1, inumber2,...) : Tính tổng của 2 đến 255 số phức

§ OCT2BIN (number, places) : Đổi số bát phân ra số nhị phân

§ OCT2DEC (number) : Đổi số bát phân ra số thập phân

§ OCT2HEX (number, places) : Đổi số bát phân ra số thập lục phân

2.11. Các lỗi thông dụng trong Excel Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để jiễm tra sự

tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không

có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng

phải là số dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.




PHẦN 2: ỨNG DỤNG TRONG TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG 1. Sắp xếp dữ liệu

Chúng ta thường nhập liệu vào cuối danh sách, do vậy dữ liệu thường không

theo một trình tự nào. Chúng ta cần sắp xếp lại dữ liệu nhằm thuận lợi trong việc

quản lý dữ liệu. Excel hỗ trợ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần (A > Z) hoặc

theo thứ tự giảm dần (Z > A) theo một hoặc nhiều trường cần sắp xếp

Các bước sắp xếp

B1. Đặt ô hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách và chọn thực đơn Data > Sort

B2. Chọn “Tên nước” tại Sort by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần.

B3. Chọn “Tên chỉ tiêu” tại Then by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần.

B4. Chọn Header row do danh sách có dòng tiêu đề.

B5. Nhấp nút OK để sắp xếp.

Trong trường hợp sắp xếp theo dòng:

B1. Đặt ô hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách và chọn thực đơn Data > Sort

B2. Nhấp nút Option… và chọn Sort left to right từ hộp hội thoại mới xuất hiện.

Nhấp nút OK để trở về hộp thoại Sort.

B3. Chọn “Row 3” tại Sort by và chọn Descending để sắp xếp giảm dần.

B4. Nhấp nút OK để hoàn tất việc sắp xếp.

2. Lọc dữ liệu

2.1. Lọc tự động Auto Filter

B1. Đặt ô hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách và chọn Data > Filter >

AutoFilter từ thực đơn




B2. Tại cột “tên nước”, chọn Vietnam từ mũi tên hướng xuống tại .

Danh sách lúc này sẽ chỉ hiển thị các thông tin về nước Việt Nam.

B3. Để hiễn thị lại tất cả dữ liệu thì chọn Data > Filter > Show All hoặc chọn

(All) từ .

B4. Thoát khỏi chức năng AutoFilter vào chọn Data > Filter > AutoFilter từ

thực đơn.

Các lựa chọn của AutoFilter

- (All): Hiển thị tất cả bản ghi (dòng) của danh sách

- (Top 10…): Áp dụng cho các trường khác kiểu Text. Hiển thị các bản ghi ở cận

trên hay cận dưới theo lựa chọn dưới hai hình thức bản ghi hay phần trăm. Ví dụ:

hiển thị 10 dòng có giá trị lớn nhất trong danh sách hoặc hiển thị 10% số dòng có

giá trị lớn nhất.

- (Custom…): Áp dụng trong trường hợp cần hai điều kiện trong một cột hoặc

dùng

các phép toán so sánh.

- (Blanks): Hiển thị các dòng mà ô tại cột ra điều kiện lọc là rỗng

- (NotBlanks): Hiển thị các dòng mà ô tại cột ra điều kiện lọc khác rỗng

2.2. Lọc dữ liệu nâng cao Advance Filter

Advanced Filter là chức năng mạnh mẽ và linh hoạt trong việc lọc dữ liệu từ

danh sách trong bảng tính. Advanced Filter giúp tạo các điều kiện lọc phức tạp và

xuất kết quả lọc đến một nơi chỉ định trong bảng tính. Để sử dụng Advanced Filter

trước tiên ta phải tạo vùng điều kiện tại một vùng trống nào đó trong bảng tính. Ta

sao chép dòng tiêu đề của danh sách và dán vào nơi làm vùng điều kiện, sau đó đặt

các điều kiện bên dưới các tiêu đề này

Các bước thực hiện:

B1. Chèn danh sách xuống dưới vài dòng, sau đó sao chép dòng tiêu đề của danh

sách lên trên và đặt các điều kiện như hình 2.21.

B2. Đặt ô hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách và chọn Data > Filter >

Advanced Filter từ thực đơn.

B3. Khai báo danh sách, vùng điều kiện và các tùy chọn như hình dưới




B4. Nhấp OK để hiển thị kết quả lọc.

Các toán tử so sánh và kí tự thay thế khi thiết lập vùng điều kiện:

3. Tổng hợp dữ liệu với PivotTable

Công cụ PivotTable rất tiện lợi trong việc tổng hợp, tóm tắt và phân tích dữ

liệu từ các danh sách

Các bước tạo PivotTable

B1. Chọn từ thực đơn Data > PivotTable and PivotChart Wizard… để mở trình

hướng dẫn từng bước tạo bảng tổng hợp.

B2. Chọn nguồn dữ liệu: có 4 loại




Microsoft Excel list or database: Nguồn dữ liệu là một danh sách trong Excel

• External data source: Nguồn dữ liệu ở bên ngoài Excel, thông thường là

các

cơ sở dữ liệu chứa trong ODBC của máy cục bộ.

• Multiple consolidation ranges: Nguồn dữ liệu là nhiều danh sách tại một

hoặc nhiều worksheet trong Excel.

• Chọn nguồn dữ liệu từ một PivotTable hay một PivotChart khác

B3. Trong bài này minh họa chọn nguồn dữ liệu là Microsoft Excel list or

database. Nhấp nút Next

B4. Chọn vùng địa chỉ chứa danh sách cần tổng hợp và nhấp nút Next

B5. Chọn nơi chứa PivotTable là New worksheet (tạo worksheet mới chứa kết

quả), sau đó nhấp nút Finish.




B6. Kéo thả các trường từ danh sách PivotTable Field List vào vị trí phù hợp

- Kéo thả “Tháng” vào vùng “Row Fields”

- Kéo thả United States, Canada, Australia, Japan và New Zealand vào

vùng Data Items.

B7. Nhóm “Month” thành các quí và năm: chọn ô “Month” (A3), vào thực đơn

Data > Group and Outline > Group… Chọn cả ba loại là Months, Quarters

và Years. Nhấp OK để chấp nhận




B8. Chọn định dạng cho PivotTable: chọn PivotTable và chọn Format � �

AutoFormat từ thanh thực đơn. Chọn kiểu Reprot 4 và nhấp nút OK.

(Gọi định dạng từ thanh công cụ PivotTable: View > Toolbars > PivotTable

> Format Report)

Tương tự đối với PivotChart

4. Sử dụng Subtotals

- Dùng để tổng hợp dữ liệu

- Các bước thực hiện:




B1. Sắp xếp danh sách trước khi dùng Subtotals. Sắp xếp cột “Người mua”

B2. Chọn danh sách, sau đó chọn Data > SubTotals…

B3. Chọn “Người mua” tại At each change in, chọn Sum tại Use function và

chọn “Thành tiền” tại Add subtotal to (xem hình 3.18).

B4. Nhấp nút OK để chấp nhận.

Để bỏ Subtotals: Data > Subtotals… > Remove All > OK

5. Công cụ Goal Seek

- Công cụ Goal Seek cho phép tìm dữ liệu đầu vào đúng đắn để ra được kết quả đầu ra

như mong đợi. Như chúng ta đã biết, quá trình xử lý 1 bài toán thông thường là: dữ liệu

đầu vào (input) – xử lý – kết quả đầu ra (output). Đa số các trường hợp chúng ta biết dữ

liệu đầu vào, biết quá trình xử lý (thuật toán), qua đó tính được kết quả đầu ra. Tuy nhiên,

trong nhiều trường hợp, ta đã biết quá trình xử lý, mong muốn 1 kết quả đầu ra nào đó và




ta muốn biết đầu vào là bao nhiêu. Trong trường hợp này Goal Seek sẽ giúp ta thực hiện

điều đó. Công cụ Goal Seek có thể hiểu theo cách “Đây là kết quả đầu ra tôi mong muốn,

hãy thay đổi dữ liệu đầu vào để đạt được kết quả đầu ra này”. Để làm được điều này

Excel sẽ tính toán giá trị đầu vào bằng cách thử cho đến khi tìm được giá trị mong muốn.

Goal Seek là công cụ dễ sử dụng, tuy nhiên không được linh hoạt và không giải quyết

được các trường hợp phức tạp.

Ví dụ: Dùng Goal Seek để giải bài toán điểm hòa vốn, phân tích và lập kế hoạch

Công ty cổ phần Tấn Phát có các tình hình kế hoạch kinh doanh như sau:

Bảng tổng kết tài sản tính đến tháng 12/2009 Đơn vị tính: Triệu đồng

TÀI SẢN NGUỒN VỐN

1. TSLĐ 4.084 1. Nợ phải trả 2.784

2. TSCĐ và ĐT dài hạn 2.003 2. Vốn chủ sở hữu 3.303

Tổng tài sản 6.087 Tổng nguồn vốn 6.087

BẢNG KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM 2009

Đơn vị tính: Triệu đồng

CHỈ TIÊU NĂM 2009

Doanh thu thuần 27.589

Giá vốn hàng bán 24.763

Lãi gộp 2.826

Chi phí QLDN 2.034

Lợi tức từ HĐKD 792

Lợi tức từ hoạt động tài chính 18

Tổng lợi tức trước thuế 810

Kế hoạch khai thác kinh doanh năm 2009

Hoạt động kinh doanh thu mua gạo chế biến và xuất khẩu năm 2010:

- Giá mua 1 tấn lúa giao tại kho công ty dự kiến: 2.100.000 VNĐ

- Chi phí xay xát 1 tấn lúa: 145.000 VNĐ

- Khối lượng thu mua kinh doanh lúa dự kiến: 14.500 tấn




- Tỷ lệ hao hụt khi xay lúa thành gạo: 15%

- Giá bán 1 tấn gạo tại kho công ty: 215 USD

Khối lượng thu mua cũng là khối lượng dự kiến bán được.

Dùng bảng tính Excel thực hiện các yêu cầu sau:

1.Tính tỷ suất lợi nhuận trên vốn tự có của năm 2009 được biết tỉ suất thuế lợi tức là 25%

2. Tính tỉ suất lợi nhuận trên vốn tự có năm 2010 của hoạt động kinh doanh gạo, biết vốn

tự có năm 2010 bằng với 2009, chi phí quản lý năm 2010 tăng 10% so với năm 2009,

thuế doanh thu suất khẩu là 5%. Áp dụng tỉ giá trao đổi 1USD=15.000 VNĐ

- Với giá bán bao nhiêu thì công ty sẽ hòa vốn

- Với giá bao nhiêu thì tỉ suất năm 2010 bằng tỉ suất năm 2009

- Trong trường hợp các thông số khác không đổi như kế hoạch ước tính, nếu công ty

muốn tăng tỉ suất lợi nhuận năm 2010 cao hơn 20% so với năm 2009 thì công ty cần mua

và bán bao nhiêu tấn gạo?

6. Công cụ Data Table

Data tables là chức năng của Excel cho phép tính toán và so sánh các kết quả

đầu ra của các giá trị đầu vào khác nhau của công thức. Thông thường khi sử dụng

một công thức, ta đã có sẵn giá trị đầu vào và việc áp dụng công thức cho kết quả

đầu ra. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp chúng ta muốn biết với các đầu vào khác

nhau thì đầu ra sẽ thay đổi như thế nào. Để dễ dàng cho người dung có thể so sánh

các kết quả đầu ra tương ứng với các kết quả đầu vào khác nhau, chức năng data

tables cho phép tính toán và hiển thị dưới dạng dễ nhìn hơn. Sự kết hợp của các giá

trị đầu vào và các kết quả đầu ra tương ứng của một công thức được thể hiện trong

một bảng để người dung có thể dễ dàng so sánh sự sai khác. Tùy vào nhu cầu phân

tích của người dung mà có thể lựa chọn các bảng dữ liệu có 1 hoặc hai tham số để

tính toán và so sánh.

6.1. Phân tích độ nhạy 1 chiều

Ví dụ ta có dự án A có các số liệu được tính toán thể hiện theo bảng sau:




Tại đây xét sự thay đổi của một yếu tố “Giá đơn vị” đầu vào tác động đến

kết quả NPV. Giá đơn vị dao động từ $48 đến $53 và mỗi lần dao động 1 đơn vị.

Các bước tiến hành như sau:

B1. Tạo vùng chứa các giá trị có thể có của “Giá đơn vị” tại các ô D34:I34,

lần

lượt nhập các con số từ 48 đến 53.

B2. Tại ô C35 tham chiếu đến địa chỉ ô cần phân tích > ô NPV: C26

B3. Đặt thêm các nhãn cho yếu tố đầu vào và nhãn cho giá trị cần phân tích

giúp

bài toán được rõ ràng hơn.

B4. Đánh dấu chọn cả vùng C34:I35

B5. Chọn thực đơn Data > Table

B6. Khai báo tại Row input cell địa chỉ của ô chứa “Giá đơn vị” > ô C4

(nhập

vào Row input cell do các giá trị của yếu tố đầu vào “Giá đơn vị” được bố trí

theo dòng).




B7. Nhấp nút OK.

6.1. Phân tích độ nhạy 2 chiều

Tại đây xét sự thay đổi của hai yếu tố “Giá đơn vị”, “Chi phí đơn vị” đầu

vào tác động đến kết quả NPV. Giá đơn vị dao động từ $48 đến $53 và mỗi lần dao

động 1 đơn vị. Chi phí đơn vị dao động từ $45 đến $55 và mỗi lần dao động 1 đơn

vị.

Các bước thực hiện

B1. Tạo vùng chứa các giá trị có thể có của “Giá đơn vị” tại các ô D43:I43,

lần lượt nhập các con số từ 48 đến 53.

B2. Tạo vùng chứa các giá trị có thể có của “Chi phí đơn vị” tại các ô

C44:C54, lần lượt nhập các con số từ 45 đến 55.

B3. Tại ô C43 tham chiếu đến địa chỉ ô cần phân tích ô NPV: C26

B4. Đặt thêm các nhãn cho các yếu tố đầu vào và nhãn cho giá trị cần phân

tích giúp bài toán được rõ ràng hơn.

B5. Đánh dấu chọn cả vùng C43:I54

B6. Chọn thực đơn Data > Table

B7. Khai báo tại Row input cell địa chỉ của ô chứa “Giá đơn vị” > ô C4

(nhập vào Row input cell do các giá trị của yếu tố đầu vào “Giá đơn vị” được

bố trí theo dòng). Khai báo tại Column input cell địa chỉ của ô chứa “Chi

phí đơn vị” > ô C3 (nhập vào Column input cell do các giá trị của yếu tố

đầu vào “chi phí đơn vị” được bố trí theo cột)




B8. Nhấp nút OK.

Qua phân tích độ nhạy, ta thấy rằng biên dạng của NPV là có biến đổi theo “Giá

đơn vị” và “Chi phí đơn vị”.

7. Quản lý tình huống (Scenarios Managements) Trong quá trình phân tích dữ liệu trong Excel, người dung thường có nhiều

sự lựa chọn cho 1 bộ dữ liệu và muốn xem các bộ dữ liệu khác nhau thì bảng tính

của họ sẽ cho kết quả ra sao. Chức năng quản lý tình huống cho phép người dung

thay đổi các giá trị các ô dữ liệu và xem kết quả của sự thay đổi, đồng thời cũng

cho phép người dung lưu các kết quả đó để có thể xem lại sau này. Chức năng này

rất hữu ích trong trường hợp muốn dự đoán kết quả của mô hình dữ liệu.

Phân tích tình huống: Cũng là dạng phân tích “what-if”, phân tích tình huống

thừa nhận rằng các biến nhất định có quan hệ tương hỗ với nhau. Do vậy, một số ít

biến số có thể thay đổi theo một kiểu nhất định tại cùng một thời điểm.

Tập hợp các hoàn cảnh có khả năng kết hợp lại để tạo ra “các trường hợp” hay “các

tình huống” khác nhau là:

A. Trường hợp xấu nhất / Trường hợp bi quan

B. Trường hợp kỳ vọng/ Trường hợp ước tính tốt nhất




C. Trường hợp tốt nhất/ Trường hợp lạc quan

Ghi chú: Phân tích tình huống không tính tới xác suất của các trường hợp xảy ra

Giải thích là dễ dàng khi các kết quả vững chắc :

A. Chấp thuận dự án nếu NPV > 0 ngay cả trong trường hợp xấu nhất

B. Bác bỏ dự án nếu NPV < 0 ngay cả trong trường hợp tốt nhất

C. Nếu NPV đôi lúc dương, đôi lúc âm, thì các kết quả là không dứt khoát.

Không may, đây sẽ là trường hợp hay gặp nhất.

Phân tích tình huống

Các kết quả khảo sát về tình hình chi phí nguyên vật liệu và giá sản phẩm của dự

án trên như sau:

Chúng ta sẽ lần lượt tạo các Tình huống theo các bước sau:

B1. Lập bài toán trên bảng tính như phần 6.

B2. Chọn thực đơn Tools > Scenarios…

B3. Nhấp nút Add…




- Đặt tên cho Tình huống là “Tốt nhất” tại khung Scenario name

- Tại khung Changing cells chọn địa chỉ hai ô chứa “Chi phí đơn vị” và “Giá

đơn vị” là C3:C4.

B4. Nhấp nút OK

- Tại ô C3 (Chi phí đơn vị) nhập vào giá trị 45.

- Tại ô C4 (Giá đơn vị) nhập vào giá trị 53.

B5. Nhấp nút Add để thêm Tình huống khác, (nhấp nút OK để trở về bảng quản lý

các tình huống). Trong bài này hãy nhấp nút Add them các tình huống “Trung

bình” và “Xấu nhất”

B6. Để xem kết quả của tình huống nào thì chọn tên tình huống trong danh sách và

nhấp nút Show. Tương tự cho việc tạo thêm, hiệu chỉnh và xóa tình huống thì nhấp

tương ứng các nút Add…, Edit… và Delete.

B7. Tạo báo cáo tổng hợp về các tình huống > nhấp nút Summary…

- Nhập địa chỉ ô kết quả (NPV của dự án) C26 tại khung Result cells

- Chọn kiểu báo cáo là Scenario summary hoặc Scenario PivotTable Report.

B8. Nhấp nút OK sau khi khai báo các thông số

8. Công cụ Solver

Solver là một công cụ phân tích nâng cao đa năng rất mạnh của Excel. Nó có

khả năng xử lý các bài toán có nhiều tham số và có thể cho một tính toán tối ưu.

Có thể hình dung tính năng Solver qua bài toán sau: Giả sử khách hàng A có

một khoản tiền N cần mua n loại hàng hóa (Ít nhất x sản phẩm 1, y sản phẩm 2…).

Hãy tìm giải pháp tối ưu để mua được số lượng nhiều nhất các sản phẩm thỏa mãn




các điều kiện rang buộc với số tiền ban đầu. Solver trong Excel dễ dàng giải nhanh

chóng bài toán đó.

Một số khái niệm trong Solver:

- Tarrget Cell: Thiết lập giá trị mức tối đa hay tối thiểu ( Thường là giá trị tối

đa bài toán mà người dùng phân tích tìm ra giải pháp.

- Adjustable Cell: Các ô mà Solver sẽ thay đổi giá trị để tìm ra lời giải tối

ưu.

- Contraints: Chứa các ràng buộc mà Excel phải tham chiếu tới.

Ví dụ:

Tìm X1 và X2 sau cho hàm lợi nhuận F = 350X1 + 300X2 đạt giá trị cực đại

với các ràng buộc sau đây:

X1 + X2 ≤ 200 (R1)

9X1 + 6X2 ≤ 1566 (R2)

12X1 + 16X2 ≤ 2880 (R3)

X1 ≥ 0 (R4)

X2 ≥ 0 (R5)

B1. Tổ chức dữ liệu trên bảng tính

- Biến quyết định: là số lượng sản phẩm mỗi loại cần sản xuất nhập tại các ô B3 và

C3. Cho các giá trị khởi động là 0.

- Hàm mục tiêu: là hàm lợi nhuận được tính căn cứ trên các giá trị khởi động của

X1, X2 và lợi nhuận đơn vị. Công thức tại ô D4

- Các ràng buộc: nhập các hệ số của các quan hệ ràng buộc tại các ô B7:C9. Tính

lượng tài nguyên đã sử dụng tại các ô D7, D8 và D9 theo công thức. Nhập các giá

trị ở vế phải các các quan hệ ràng buộc tại các ô E7, E8 và E9.




B2. Chọn ô D4 và chọn Tools > Solver, sau đó khai báo các thông số cho Solver - Địa chỉ hàm mục tiêu D4 được đưa vào Set Target Cell - Chọn Max tại Equal To để cho Solver tìm lời giải cực đại cho hàm mục tiêu, nghĩa là tối đa hóa lợi nhuận.

B3. Nhập B3:C3 tại By Changing Cells: là vùng địa chỉ các biến quyết định (tượng

trưng lượng sản phẩm X1 và X2 cần phải sản xuất).




B4. Thêm các ràng buộc vào Subject to the Constraints

- Nhấp nút Add, chọn vùng địa chỉ D7:D9 tại Cell Reference, chọn dấu <= và chọn

E7:E9 tại Constraint. (Các ràng buộc R1, R2, R3 đều là bất phương trình dạng <= nên ta

chọn cả vùng địa chỉ).

Nhấp nút Add và khai báo tiếp các ràng buộc về cận dưới cho X1 và X2 như hình 6.5. Nhấp OK sau khi hoàn tất.

Nhấp OK sau khi hoàn tất.

.. Để hiệu chỉnh ràng buộc ta chọn ràng buộc và nhấp nút Change

.. Để xóa ràng buộc, ta chọn ràng buộc từ danh sách Subject to the

Contraints và nhấp nút Delete.

B5. Nhấp nút Solve để chạy Solver, sau đó hộp thoại kết quả xuất hiện




B6. Nhấp chọn Keep Solver Solution và chọn OK.


Documents

Tai Lieu Tin Ngan Hang