TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

TATA PERSURATAN DINASTATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMAKEMENTERIAN AGAMA

Presented by Choirul Hidayati

TATA PERSURATAN TATA PERSURATAN DINAS DINAS

DASAR HUKUMDASAR HUKUM

• Keputusan Menteri Negara Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Naskah Dinas

• PPMA Nomor 16 tahun 2006 tentang MA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama Departemen Agama

Pengertian UmumPengertian Umum

Surat adalah pernyataan tertulis Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan lain sesuai dengan ketentuan yang berlakuyang berlaku

Asas-Asas Tata Asas-Asas Tata PersuratanPersuratan

• Asas KeamananAsas Keamanan• Asas Pertanggungjawaban/AkuntabilitasAsas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas• Asas KeterkaitanAsas Keterkaitan• Asas Pelayanan PrimaAsas Pelayanan Prima• Asas EfisiensiAsas Efisiensi• Asas EfektifAsas Efektif

Penggolongan Surat Penggolongan Surat DinasDinas

A.A. StatuterStatuter1.1. Peraturan Menteri AgamaPeraturan Menteri Agama

2.2. Keputusan Menteri AgamaKeputusan Menteri Agama

3.3. Instruksi Menteri AgamaInstruksi Menteri Agama

4.4. Keputusan Pimpinan Satuan Keputusan Pimpinan Satuan OrganisasiOrganisasi/UPT/UPT

5.5. Instruksi Pimpinan Satuan Instruksi Pimpinan Satuan OrganisasiOrganisasi/UPT/UPT

1.1. Surat DinasSurat Dinas2.2. Nota DinasNota Dinas3.3. EdaranEdaran4.4. LaporanLaporan5.5. TelegramTelegram6.6. Surat KawatSurat Kawat7.7. MemoMemo8.8. PengumumanPengumuman9.9. UndanganUndangan10.10. Surat PengantarSurat Pengantar11.11. TeleponTelepon12.12. TeleksTeleks13.13. Faksimili (Fax)Faksimili (Fax)14.14. Elektronic Mail (Email)Elektronic Mail (Email)15.15. www (World Wide Web)/ Websitewww (World Wide Web)/ Website

B. Non Statuter

PERBEDAAN SURAT STATUTER &PERBEDAAN SURAT STATUTER & NON STATUTER NON STATUTER

Surat StatuterSurat Statuter• Untuk surat yang Untuk surat yang

ditandatangani oleh atau ditandatangani oleh atau an.Menteri Agama an.Menteri Agama menggunakan lambang menggunakan lambang negara yang terletak pada negara yang terletak pada bagian tengah atasbagian tengah atas

• Untuk surat yang Untuk surat yang ditandatangani oleh ditandatangani oleh Pimpinan satuan Organisasi Pimpinan satuan Organisasi menggunakan logo menggunakan logo Kementerian Agama yang Kementerian Agama yang terletak pada bagian tengah terletak pada bagian tengah atasatas

Surat non StatuterSurat non Statuter• Untuk surat yang Untuk surat yang

ditandatangani oleh atau ditandatangani oleh atau an. Menteri Agama an. Menteri Agama menggunakan lambang menggunakan lambang negara dan tulisan negara dan tulisan Menteri Agama Republik Menteri Agama Republik Indonesia pada bagian Indonesia pada bagian tengah atastengah atas

• Untuk surat yang Untuk surat yang ditandatangani selain ditandatangani selain Menteri Agama Menteri Agama menggunakan kop surat menggunakan kop surat

CONTOH CONTOH SURAT SURAT

STATUTERSTATUTER

Yang ditandatangani Yang ditandatangani oleh Pimpinan oleh Pimpinan Satuan OrganisasiSatuan Organisasi

Yang ditandatangani Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri oleh atau an. Menteri AgamaAgama

CONTOH SURAT CONTOH SURAT NON STATUTERNON STATUTER

Yang ditandatangani Yang ditandatangani oleh Pimpinan oleh Pimpinan Satuan OrganisasiSatuan Organisasi

Yang ditandatangani Yang ditandatangani oleh atau an. Menteri oleh atau an. Menteri AgamaAgama

MENTERI AGAMA MENTERI AGAMA

REPUBLIK INDONESIAREPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN AGAMA RISEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4

Telepon:……………………….Jakarta 10710


Surat StatuterSurat Statuter• Penomoran surat Penomoran surat

statuter statuter menggunakan nomor menggunakan nomor urut dan tahun urut dan tahun pembuatan suratpembuatan surat

Contoh :Contoh :

NOMOR 3 TAHUN 2012 NOMOR 3 TAHUN 2012

Surat non StatuterSurat non Statuter• Penomoran surat non Penomoran surat non

statuter menggunakan statuter menggunakan kode indeks dan kode kode indeks dan kode klasifikasiklasifikasi

Contoh :Contoh : SJ/B.VI/KS.02/234/2012SJ/B.VI/KS.02/234/2012 Kw.10.1/PP.00/145/2012Kw.10.1/PP.00/145/2012 Kd.10.03/1/Kd.10.03/1/

KU.00/78/2012KU.00/78/2012 Ma.10. Ma.10.

.../KP.02.3/786/2012.../KP.02.3/786/2012

... Diisi sesuai nomor urut ... Diisi sesuai nomor urut MAN di provinsi tersebutMAN di provinsi tersebut


Surat StatuterSurat Statuter• Bagian surat Statuter Bagian surat Statuter

terdiri dari 4 bagian, terdiri dari 4 bagian, yaitu:yaitu:

1.1. Judul Judul

2.2. PembukaanPembukaan

3.3. Batang TubuhBatang Tubuh

4.4. PenutupPenutup

Surat non StatuterSurat non Statuter• Bagian surat statuter Bagian surat statuter

terdiri dari 3 bagian, terdiri dari 3 bagian, yaitu:yaitu:

1.1. Kepala suratKepala surat

2.2. Isi suratIsi surat

3.3. Kaki suratKaki surat


Surat StatuterSurat Statuter• Pencantuman tanggal pada Pencantuman tanggal pada

surat statuter terletak surat statuter terletak pada bagian penutuppada bagian penutup

• Penulisan nama pejabat Penulisan nama pejabat /pemangku jabatan untuk /pemangku jabatan untuk penandatanganan surat penandatanganan surat diketik dengan huruf diketik dengan huruf kapital, tanpa kapital, tanpa menggunakan gelar dan menggunakan gelar dan pangkatpangkat

Surat non StatuterSurat non Statuter• Pencantuman tanggal Pencantuman tanggal

pada surat non statuter pada surat non statuter terletak pada kepala surat terletak pada kepala surat sejajar dengan nomor sejajar dengan nomor suratsurat

• Penulisan nama Penulisan nama pejabat/pemangku jabatan pejabat/pemangku jabatan untuk penandatanganan untuk penandatanganan surat diketik dengan surat diketik dengan huruf awal kapital, tidak huruf awal kapital, tidak perlu garis bawah dan perlu garis bawah dan tanda baca, diberi gelar tanda baca, diberi gelar kesarjanaan dan NIPkesarjanaan dan NIP

Surat statuter terdiri dari:- Judul;-Pembukaan;Pembukaan;-Batang Tubuh;Batang Tubuh;-Penutup.Penutup.

- Judul terdiri atas:Judul terdiri atas:

1.1.Kalimat ”Kalimat ”PeraturanPeraturan Menteri Agama Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”.Organisasi”.

2.2.Nomor dan tahun;Nomor dan tahun;

3.3.Nama Nama PeraturanPeraturan..

Contoh Surat Statuter :Contoh Surat Statuter :Judul diketik sebagaimana contoh dibawah Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini :ini :

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 16 TAHUN 2006

TENTANG

TATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

}Jarak setiap baris 1 spasi

Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah dengan frase dengan frase PERUBAHAN ATASPERUBAHAN ATAS di depan nama di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:sebagaimana contoh di bawah ini:

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

NOMOR 9 TAHUN 2000NOMOR 9 TAHUN 2000

TENTANGTENTANG

PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA AGAMA

NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPANNOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN

TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000MTANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M

Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini.sebagaimana contoh di bawah ini.

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA INDONESIA

NOMOR 50 TAHUN 2007NOMOR 50 TAHUN 2007TENTANG TENTANG

PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAMENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 1 TAHUN 2006NOMOR 1 TAHUN 2006TENTANG TENTANG

TATA PERSURATAN DINASTATA PERSURATAN DINASDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMADI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata disisipkan kata PENCABUTANPENCABUTAN di depan nama di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

NO….TAHUN….NO….TAHUN….

TENTANGTENTANG

PENCABUTANPENCABUTAN

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN

DINAS DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

- Pembukaan terdiri atas:Pembukaan terdiri atas:

1.1.Kalimat “ Menteri Agama Republik Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”Organisasi”

2.2.Konsiderans (Menimbang)Konsiderans (Menimbang)

3.3.Dasar Hukum (Mengingat)Dasar Hukum (Mengingat)

4.4.Memperhatikan(Apabila perlu)Memperhatikan(Apabila perlu)

5.5.Diktum (Mengintruksikan kepada)Diktum (Mengintruksikan kepada)

PembukaanPembukaan

Jabatan pembentukan peraturan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut : koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut :

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAMENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

} Jarak 2 spasi

} Jarak 3 spasi

KonsideransKonsideransDiawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut:sebagai berikut:

Menimbang : a. bahwa…………………………..Menimbang : a. bahwa…………………………..………………………………………………………………....

b. bahwa………………………b. bahwa………………………………………………………………………………………..

Dasar hukumDasar hukumDiawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut:sebagai berikut:

Mengingat : Mengingat : 1……………………………………1………………………………………………………………………………………………………………..

2…………………………………..2…………………………………..…………………………………………………………………………

Memperhatikan: 1……………………………………Memperhatikan: 1…………………………………… …………………………………… ……………………………………..

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak antar baris 1.5 spasi




Jarak antar baris 1.5 spasi

Jarak setiap baris 1.5 spasi(Bila diperlukan)

DiktumDiktum1.1. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital

tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin, contoh:ditengah margin, contoh:

MEMUTUSKANMEMUTUSKAN

2.2. Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang, mengingat, dengan kata menimbang, mengingat, memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), contoh:dengan tanda baca titik dua (:), contoh:

Menetapkan: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMALINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jarak 2 spasi

Jarak 2 spasi

}Jarak 1 spasi

- Batang Tubuh - Batang Tubuh

Terdiri dari bab dan pasalTerdiri dari bab dan pasal

Batang TubuhBatang TubuhBatang tubuh Peraturan Perundang – Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal, contoh:– pasal, contoh:

1.1. Dalam bentuk DiktumDalam bentuk DiktumPertamaPertama : …………………: …………………KeduaKedua : …………………: …………………

2.2. Dalam bentuk pasal – pasalDalam bentuk pasal – pasalBAB IBAB I

Judul BabJudul Bab

Pasal 1Pasal 1

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

} Jarak 1,5 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1.5 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1 spasi

- Penutup, terdiri atas :Penutup, terdiri atas :

1.1. Tempat Penetapan;Tempat Penetapan;

2.2. Tanggal, Bulan dan tahun Tanggal, Bulan dan tahun penetapan;penetapan;

3.3. Nama jabatan;Nama jabatan;

4.4. Tanda tangan pejabat;Tanda tangan pejabat;

5.5. Nama pejabat/pemangku Nama pejabat/pemangku jabatan;jabatan;

6.6. Cap Jabatan/cap dinas.Cap Jabatan/cap dinas.

PenutupPenutup

Ditetapkan di….Ditetapkan di….

pada tanggal pada tanggal

MENTERI AGAMA REPUBLIK MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

Tanda tangan dan cap jabatanTanda tangan dan cap jabatan

Nama lengkapNama lengkap

} Jarak 4 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1,5 spasi

}Jarak 5 spasi

} Jarak 4 spasi

SURAT NON STATUTER :SURAT NON STATUTER :

1.1. Kepala surat terdiri atas:Kepala surat terdiri atas:a.a. Kop surat;Kop surat;

b.b. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;

c.c. Tempat, tanggal, bulan dan tahunTempat, tanggal, bulan dan tahun

d.d. Alamat suratAlamat surat

2.2. Isi Surat terdiri dari:Isi Surat terdiri dari:a.a. PembukaanPembukaan

b.b. Isi PokokIsi Pokok

c.c. PenutupPenutup

3.3. Kaki surat terdiri atas:Kaki surat terdiri atas:4.4. Nama jabatan (titelatur)Nama jabatan (titelatur)

5.5. Tanda tanganTanda tangan

6.6. Nama pejabat (pemangku Jabatan)Nama pejabat (pemangku Jabatan)

7.7. NIPNIP

8.8. Cap jabatan/cap dinasCap jabatan/cap dinas

Tembusan SuratTembusan Surat

1.1. Kata tembusan diketik dengan huruf Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan nomor di atas, awal kapital, lurus dengan nomor di atas, tanpa diberi garis bawah;tanpa diberi garis bawah;

2.2. Apabila tembusan surat ditujukan kepada Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (:);“tembusan” dibubuhkan titik dua (:);

3.3. Pengertian tembusan ditetapkan pakai Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus dengan huruf T;nomor urut, lurus dengan huruf T;

4.4. Urutan objek tembusan dimulai dari Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya;pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya;

5.5. Tembusan tidak dibenarkan Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.

Sifat Surat Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan:Sifat surat ditulis dengan memperhatikan:a.a. Keaslian suratKeaslian surat::

1)1) AsliAsli2)2) TembusanTembusan3)3) SalinanSalinan4)4) PetikanPetikan

b.b. Bobot InformasiBobot Informasi1)1) Surat pentingSurat penting2)2) Surat biasaSurat biasa

c.c. Pengamanan informasiPengamanan informasi1)1) Sangat rahasiaSangat rahasia2)2) RahasiaRahasia3)3) TerbatasTerbatas4)4) BiasaBiasa

Penggunaan Logo / Penggunaan Logo / LambangLambangA.A. Surat StatuterSurat Statuter

• Surat Statuter yang ditandatangani oleh Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.n Menteri Agama menggunakan atau a.n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

• Memorandum Of Understanding (MoU) Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda menggunakan logo / lambang Garuda PancasilaPancasila

• Surat Statuter yang ditandatangani oleh Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Kementerian Agama menggunakan logo Kementerian Agama yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

Penggunaan Logo / Penggunaan Logo / LambangLambangB.B. Surat Non StatuterSurat Non Statuter

1.1. Surat Non Statuter yang ditandatangani Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

2.2. Surat dinas yang ditandatangani oleh Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo selain Menteri Agama menggunakan logo Kementerian Agama Kementerian Agama

3.3. Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STAHN / STABN menggunakan logo STAHN / STABN menggunakan logo masing – masingmasing – masing

4.4. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Kementerian Agamamenggunakan logo Kementerian Agama

Proses dan Cara Proses dan Cara Pembuatan SuratPembuatan Surat

Surat Statuter / Non Statuter :Surat Statuter / Non Statuter :

1.1. Penyiapan Konsep Penyiapan Konsep

2.2. Pengajuan KonsepPengajuan Konsep

3.3. Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat)Surat)

4.4. Penomoran SuratPenomoran Surat

Penyiapan konsep dilakukan Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas dan singkat, dengan tepat, jelas dan singkat, serta menggunakan bahasa serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan Indonesia yang baku, baik dan benarbenar

Penyiapan KonsepPenyiapan Konsep

Pengajuan KonsepPengajuan Konsep

1.1. Konsep diajukan secara hirarkis sampai Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawabansebagai pertanggung jawaban

2.2. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait.terkait.

3.3. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang. yang berwenang.

Penomoran SuratPenomoran Surat1.1. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat Penomoran surat dilaksanakan setelah surat

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.yang terlalu lama.

2.2. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum.menangani tugas dan fungsi bidang hukum.

3.3. Khusus penomoran surat yang berkaitan Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.kepegawaian.

4.4. Penomoran surat untuk iPenomoran surat untuk innstansi vertikal dan stansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasidi bidang pembinaan administrasi

PENANDATANGAN SURATPENANDATANGAN SURATPimpinan/Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur

sebagai berikut:sebagai berikut:I.I. Menteri Agama RIMenteri Agama RIII.II. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I:Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I:

• Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal• Direktur JenderalDirektur Jenderal• Inspektur JenderalInspektur Jenderal• Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan PelatihanKepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan• Rektor UIN / IAIN / IHDNRektor UIN / IAIN / IHDN

III.III. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II:Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • Kepala Kantor WilayahKepala Kantor Wilayah• Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABNKepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN

IV.IV. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III:Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III:• Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / KotaKepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota• Kepala Balai LITBANG dan DIKLATKepala Balai LITBANG dan DIKLAT

V.V. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA:Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA:• Kepala Kantor Urusan Agama (KUA)Kepala Kantor Urusan Agama (KUA)• Kepala Madrasah NegeriKepala Madrasah Negeri

VI.VI. Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993

VII.VII. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.n.) Menteri Agama atau a.n. menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.n.) Menteri Agama atau a.n. atasannya masing – masing dalam hal:atasannya masing – masing dalam hal:

• Nota Dinas dan MemoNota Dinas dan Memo• Surat Dinas kepada atasannya langsungSurat Dinas kepada atasannya langsung

Jalur SuratJalur SuratA. Jalur Surat Dari Atas ke BawahA. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah

Jalur Surat dari atas ke bawah hanya Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaanlanjut hasil pemeriksaanB. Jalur Surat Dari Bawah ke AtasB. Jalur Surat Dari Bawah ke AtasJalur Surat dari bawah ke atas hanya Jalur Surat dari bawah ke atas hanya

diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya, kecuali:diatasnya, kecuali:

1.1. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1971Agama No.27 tahun 1971

2.2. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1981tahun 1981

C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal)C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal)

• Surat dari Eselon I kepada Pejabat Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.bersangkutan.

•Surat dari Pejabat Eselon II yang Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang ditujuEselon II yang dituju

Pengiriman SuratPengiriman SuratA. Tingkat UrgensiA. Tingkat Urgensi

1.1. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat Kilat, harus dikirim seketika setelah surat ditandatanganiditandatangani

2.2. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatanganijam setelah ditandatangani

3.3. Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan di Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan SuratBagian Pengurusan SuratB. Cara PengirimanB. Cara Pengiriman

1.1. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas :Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas : Surat berkualifikasi sangat rahasiaSurat berkualifikasi sangat rahasia Dikehendaki tanggapan segeraDikehendaki tanggapan segera Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut

tentang isi surat.tentang isi surat.2.2. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota)Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota)3.3. Dengan pos telegramDengan pos telegram4.4. Dengan pos patas, pos udara.Dengan pos patas, pos udara.5.5. Dengan Faximile.Dengan Faximile.6.6. Dengan Email.Dengan Email.

KODE INDEKSKODE INDEKSContoh:Contoh:1.1. Menteri AgamaMenteri Agama

Nomor Nomor : MA/123/2009, dengan keterangan : MA/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut:sebagai berikut:MAMA : Kode indeks Menteri Agama: Kode indeks Menteri Agama123123 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

2.2. Eselon I atas nama Menteri AgamaEselon I atas nama Menteri AgamaNomorNomor : MA/SJ/123/2009, dengan : MA/SJ/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:MAMA : Kode indeks Menteri Agama: Kode indeks Menteri AgamaSJSJ : Kode indeks Unit Eselon I : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal)(Sekretariat Jenderal)123123 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

3.3. Eselon II atas nama pejabat eselon I:Eselon II atas nama pejabat eselon I:NomorNomor : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, dengan : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:SJSJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal)Jenderal)B.IVB.IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum): Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum)OT.00OT.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi160160 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

4.4. Kanwil Kementerian Agama Provinsi:Kanwil Kementerian Agama Provinsi:NomorNomor : kw.11.1/PP.00/635/2009, dengan : kw.11.1/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:KwKw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsiprovinsi1111 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengahprovinsi Jawa Tengah11 : Kode Bagian Tata Usaha: Kode Bagian Tata UsahaPP.00PP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

5.5. Perguruan Tinggi Agama NegeriPerguruan Tinggi Agama Negeria.a.IAINIAIN

Nomor Nomor : In.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: In.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :InIn : Kode indeks institut: Kode indeks institut0101 : Nomor urut institut : Nomor urut institut 11 : Kode Biro: Kode BiroKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

b.b.UINUINNomor Nomor : Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :

UnUn : Kode indeks Universitas : Kode indeks Universitas 0101 : Nomor indeks Universitas : Nomor indeks Universitas 11 : Kode Biro: Kode BiroKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

b.b.STAINSTAINNomor Nomor : Sti.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: Sti.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :StiSti : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam: Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam0101 : Nomor urut Sekolah Tinggi: Nomor urut Sekolah Tinggi11 : Kode Bagian Tata Usaha: Kode Bagian Tata UsahaKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

6.6. Madrasah / KUAMadrasah / KUAa.a. MANMAN

NomorNomor : Ma.09. ../KP.00/635/2009, dengan keterangan : Ma.09. ../KP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:sebagai berikut:MaMa : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri: Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri0909 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI Jakarta)Jakarta)KP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor urut dalam kartu kendali: Nomor urut dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

b.b. KUAKUANomorNomor : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, dengan keterangan : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:sebagai berikut:KkKk : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan: Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan1313 : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. Jatim)(Prov. Jatim)0202 : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. kabupaten (Kab. Ponorogo) Ponorogo)0303 : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. Jetis)Jetis)PP.00PP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor urut dalam kartu kendali: Nomor urut dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

KEARSIPANKEARSIPAN

DASAR HUKUM DASAR HUKUM KEARSIPAN RIKEARSIPAN RI

Undang – Undang No. 43 tahun Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 tahun Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan2009 tentang Kearsipan

DASAR HUKUM KEARSIPAN DASAR HUKUM KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN

AGAMAAGAMA KMA Nomor 44 tahun 2010 tentang Pedoman KMA Nomor 44 tahun 2010 tentang Pedoman

Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama sebagai pengganti PMA Nomor 10 tahun Agama sebagai pengganti PMA Nomor 10 tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Kearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen AgamaDepartemen Agama

PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Persuratan Dinas di lingkungan Departemen AgamaAgama

KMA Nomor 111 tahun 1999 Tentang Jadual KMA Nomor 111 tahun 1999 Tentang Jadual Retensi Arsip Departemen Agama (sedang Retensi Arsip Departemen Agama (sedang disempurnakan)disempurnakan)

TIPE ARSIP TIPE ARSIP Arsip dapat berupa:Arsip dapat berupa:

SuratSurat FilmFilm FotoFoto KasetKaset VCDVCD

DisketDisket PetaPetaArsip Arsip ElektronikElektronik

Master Plan/Site Plan/Master Plan/Site Plan/

Denah/Tampak/Potongan/Denah/Tampak/Potongan/Detail/Detail/

PerspektifPerspektif

DVDDVD

BEBERAPA PENGERTIAN BEBERAPA PENGERTIAN POKOKPOKOK

1.1. Arsip menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 Arsip menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 Pasal 1 adalah:Pasal 1 adalah:

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsiparsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan,organisasi pendidikan,perusahaan,organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dam politik,organisasi kemasyarakatan, dam perseorangan dengan pelaksanaan kehidupan perseorangan dengan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.2. Pencipta arsip:Pencipta arsip:Pihak yang mempunyai kemandirian dan Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.pengelolaan arsip dinamis.

3.3. Unit pengolah:Unit pengolah:Satuan kerja pada pencipta arsip yang Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya yang terdiri dari:lingkungannya yang terdiri dari:

Pimpinan Unit PengolahPimpinan Unit Pengolah Tata Usaha PengolahTata Usaha Pengolah Pelaksana PengolahPelaksana Pengolah

4.4. Unit kearsipanUnit kearsipanSatuan unit kerja pada pencipta arsip Satuan unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.kearsipan.

5.5. Klasifikasi Arsip Klasifikasi Arsip Ialah pengelompokkan arsip menurut Ialah pengelompokkan arsip menurut

urusan/masalah secara logis, kronologis, urusan/masalah secara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi penciptakegiatan organisasi pencipta

Ialah suatu proses dimana arsip Ialah suatu proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk organisasi dapat dikelompokkan untuk memudahkan penemuan kembalimemudahkan penemuan kembali

6.6. Penyusutan ArsipPenyusutan ArsipKegiatan pengurangan arsip dengan cara:Kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

Memindahkan arsip dari Unit Pengolah Memindahkan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipanke Unit Kearsipan

Memusnahkan arsip yang tidak bernilai sesuai Memusnahkan arsip yang tidak bernilai sesuai ketentuan ketentuan

Menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan Menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan ke Arsip Nasional (ANRI)ke Arsip Nasional (ANRI)

Manajemen Arsip DinamisManajemen Arsip Dinamis(Records Management)(Records Management)

DAUR HIDUP ARSIPDAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records)(Life Cycle of Records)

PENGGUNAAN &PENGGUNAAN &

PEMELIHARAANPEMELIHARAAN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen* Disain Formulir & Manajemen

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah

* Manajemen Laporan* Manajemen Laporan

* Manajemen Produk Hukum* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat* Pengurusan Surat

* Sistem Pemberkasan dan Temu * Sistem Pemberkasan dan Temu BalikBalik

* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip aktif

* Manajemen Arsip Inaktif* Manajemen Arsip Inaktif

* Program arsip Vital* Program arsip Vital

* Disaster prevention & recovery plan* Disaster prevention & recovery plan

* Program Perawatan* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip*Survei/Inventarisasi arsip

* Penilaian arsip* Penilaian arsip

* Jadwal retensi* Jadwal retensi

* Pemindahan arsip inaktif* Pemindahan arsip inaktif

* Pemusnahan* Pemusnahan

* Penyerahan arsip Statis ke ANRI* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

1. PENETAPAN KEBIJAKAN (Ps. 7)1. PENETAPAN KEBIJAKAN (Ps. 7) Pembinaan;Pembinaan; Pengelolaan arsip;Pengelolaan arsip; Sistem kearsipan nasional, sistem informasi Sistem kearsipan nasional, sistem informasi

kearsipan nasional, dan jaringan informasi kearsipan nasional, dan jaringan informasi kearsipan nasional;kearsipan nasional;

Organisasi;Organisasi; Sumber daya manusia;Sumber daya manusia; Sarana dan Prasarana;Sarana dan Prasarana; Perlindungan dan penyelamatan arsip;Perlindungan dan penyelamatan arsip; Sosialisasi kearsipan;Sosialisasi kearsipan; Kerjasama; danKerjasama; dan PendanaanPendanaan

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (Ps.6)(Ps.6)

2.2. PEMBINAAN KEARSIPANPEMBINAAN KEARSIPAN Pengadaan arsiparis;Pengadaan arsiparis; Pengembangan kompetensi dan Pengembangan kompetensi dan

profesionalitas arsiparis melalui profesionalitas arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, dan penyelenggaraan, pengaturan, dan pengawasan pendidikan dan pelatihan pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;kearsipan;

Pengaturan peran dan kedudukan hukum Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; danarsiparis; dan

Penyediaan jaminan kesehatan dan Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.kearsipan.

3.3. PENGELOLAAN ARSIP (Ps.9)PENGELOLAAN ARSIP (Ps.9) Arsip dinamis: Arsip dinamis: Arsip VitalArsip Vital Arsip AktifArsip Aktif Arsip InaktifArsip Inaktif

Arsip Statis Arsip Statis tanggung jawab Lembaga tanggung jawab Lembaga Kearsipan Kearsipan

Tanggung Tanggung jawab pencipta jawab pencipta arsip arsip

BERUBAH STATUS BERUBAH STATUS

BERDASARKAN JRABERDASARKAN JRA

ARSIP STATISARSIP STATIS

ARSIP AKTIFARSIP AKTIF ARSIP INAKTIFARSIP INAKTIF

MUSNAHMUSNAH

ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS

PERMANENPERMANEN

ARSIPARSIP

PERMASALAHAN UMUM PERMASALAHAN UMUM KEARSIPANKEARSIPAN

Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah? atau Unit Kearsipan?Pengolah? atau Unit Kearsipan?

Belum optimalnya pembinaan internBelum optimalnya pembinaan intern Adanya kecenderungan setiap surat disampaikan Adanya kecenderungan setiap surat disampaikan

ke pimpinan.ke pimpinan. Belum adanya pengendalian surat yang efisien.Belum adanya pengendalian surat yang efisien. Adanya kecenderungan setiap surat di-copy 3X Adanya kecenderungan setiap surat di-copy 3X

dan disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait.dan disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait. Setiap unit mempunyai sistem pemberkasan yang Setiap unit mempunyai sistem pemberkasan yang

berbeda, termasuk sarana penyimpanannya.berbeda, termasuk sarana penyimpanannya. Adanya kesulitan dalam penemuan arsipAdanya kesulitan dalam penemuan arsip Adanya penumpukan arsip.Adanya penumpukan arsip.

BENTUK KEJAHATAN BENTUK KEJAHATAN TERHADAP TERHADAP

ARSIP/DOKUMENARSIP/DOKUMEN PemalsuanPemalsuan Membocorkan informasiMembocorkan informasi Menyimpan, memiliki dan menggunakan Menyimpan, memiliki dan menggunakan

yang bukan haknyayang bukan haknya Merahasiakan arsip/dokumen yang Merahasiakan arsip/dokumen yang

seharusnya diketahui oleh yang berhakseharusnya diketahui oleh yang berhak Pemusnahan arsip/dokumen tanpa prosedur Pemusnahan arsip/dokumen tanpa prosedur

yang benaryang benar Penghilangan arsip/dokumen sebagai barang Penghilangan arsip/dokumen sebagai barang

bukti bukti

SANKSI ADMINISTRATIFSANKSI ADMINISTRATIF Teguran lisanTeguran lisan Penundaan KGB maksimal 1 tahunPenundaan KGB maksimal 1 tahun Penundaan Kenaikan pangkat maksimal 1 tahunPenundaan Kenaikan pangkat maksimal 1 tahun Penurunan gaji maksimal 1 tahunPenurunan gaji maksimal 1 tahun Penurunan pangkatPenurunan pangkat Pembebasan dari jabatanPembebasan dari jabatan

SANKSI PIDANASANKSI PIDANA Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip

negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhakyang tidak berhak

Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhakpengguna yang tidak berhak

Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara yang terjagakeselamatan arsip negara yang terjaga

Sengaja tidak memberkaskan dan melaporkan Sengaja tidak memberkaskan dan melaporkan arsip arsip

Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutuptertutup

Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedurSengaja memusnahkan arsip diluar prosedur Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang

memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga diluar yang ditentukanketiga diluar yang ditentukan

Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang dibiayai dengan anggaran negaradibiayai dengan anggaran negara

KONDISI KEARSIPAN KONDISI KEARSIPAN KEMENTERIAN AGAMA KEMENTERIAN AGAMA

SAAT INISAAT INI Arsip belum menjadi rujukan Arsip belum menjadi rujukan

Kementerian/Masyarakat sebagai sumber Kementerian/Masyarakat sebagai sumber informasiinformasi

Belum optimalnya fungsi Unit Kearsipan Belum optimalnya fungsi Unit Kearsipan Kementerian, Unit Kearsipan Satuan Kementerian, Unit Kearsipan Satuan Organisasi dan Unit Kearsipan Perguruan Organisasi dan Unit Kearsipan Perguruan TinggiTinggi

Pelaksanaan Kearsipan belum dilaksanakan Pelaksanaan Kearsipan belum dilaksanakan secara profesionalsecara profesional

Unit Kearsipan belum memanfaatkan teknologi Unit Kearsipan belum memanfaatkan teknologi dan informasi secara optimaldan informasi secara optimal

Masih belum ditertibkannya dokumen aset Masih belum ditertibkannya dokumen aset instansi instansi

ASAS, KEWENANGAN DAN ASAS, KEWENANGAN DAN ORG.KEARSIPANORG.KEARSIPAN

(KMA NO.44 TH.2010 (KMA NO.44 TH.2010A.A. ASAS KEARSIPANASAS KEARSIPAN

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama menerapkan asas sentralisasi dan desentralisasiAgama menerapkan asas sentralisasi dan desentralisasi

B.B. KEWENANGAN KEARSIPANKEWENANGAN KEARSIPAN

Arsip adalah wewenang pemerintah. Dalam hal arsip Arsip adalah wewenang pemerintah. Dalam hal arsip yang berkaitan dengan arsip di lingkungan yang berkaitan dengan arsip di lingkungan Kementerian Agama menjadi wewenang Kementerian Kementerian Agama menjadi wewenang Kementerian AgamaAgama

1.1. Menteri menetepkan kebijakan umum Menteri menetepkan kebijakan umum

2.2. Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro Umum Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Biro Umum melakukan Pembinaan Kearsipan di lingkungan melakukan Pembinaan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama Kementerian Agama

3.3. Kanwil Kementerian Agama Provinsi sebagai pusat Kanwil Kementerian Agama Provinsi sebagai pusat arsip di lingkungan Kanwil Kementerian Agamaarsip di lingkungan Kanwil Kementerian Agama

C.C. ORGANISASI KEARSIPANORGANISASI KEARSIPAN

Unit KearsipanUnit Kearsipan Unit PengolahUnit Pengolah

OrganisasiOrganisasi

1. UNIT KEARSIPAN1. UNIT KEARSIPANKementerian

(Unit Kearsipan I)Satuan Organisasi(Unit Kearsipan II)

Dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal dalam hal ini Biro Umum

• Sekretariat Ditjen• Sekretariat Itjen• Sekretariat Badan Litbang dan Diklat

Instansi Vertikal(Unit Kearsipan III)

UPT(Unit Kearsipan IV)

• Kanwil Kementerian Agama• Kantor Kementerian Agama Kab/Kota

• Perguruan Tinggi Agama• Madrasah• KUA• Balai Diklat/ Balai Penelitian

Tugas unit kearsipanTugas unit kearsipanUnit Kearsipan I Unit Kearsipan II

1. Mengarahkan dan Mengendalikan arsip aktif seluruh Satuan Organisasi

2. Menyimpan arsip in aktif (sebagai pusat arsip)

3. Membina dan mengkoordinasikan bidang kearsipan Kementerian

4. Membina, mengkoordinasikan dan mengendalikan Jafung Arsiparis

5. Memusnahkan arsip sesuai JRA

6. Menyerahkan Arsip Statis Kementerian Agama Pusat ke ANRI

1. Mengarahkan, mengendalikan dan menata arsip aktif di lingkungan Sat.Or. masing – masing

2. Melakukan Koordinasi bidang kearsipan dan Jafung Arsiparis dengan Unit Kearsipan I

3. Memindahkan Arsip in aktif ke Unit Kearsipan I maksimal 2 thn/1x

Unit Kearsipan III Unit Kearsipan IVKanwil Kemenag Provinsi:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kanwil2. Menyimpan Arsip in aktif Kanwil 3. Mengkoordinasikan bidang kearsipan dan

jafung arsiparis dengan Unit Kearsipan I4. Memusnahkan arsip sesuai JRA5. Menyerahkan arsip statis ke LKD 6. Memberikan bimbingan kegiatan Kearsipan

pada Kankemenag kab/kota,UIN,IAIN,IHDN,STAIN,STAKN,STAHN,

STABN, Balai, KUA dan Madrasah

Kankemenag Kab/Kota:1. Mengarahkan dan mengendalikan arsip

aktif di Kankemenag Kab/kota2. Menyimpan arsip in aktif Kankemenag

Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN3. Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung

arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil4. Memberikan bimbingan kearsipan di

lingkungan Kankemenag Kab/Kota5. Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil

1. Mengarahkan, mengendalikan dan menata arsip aktif masing – masing UPT

2. Menyimpan arsip in aktif dari unit kerja di lingkungan UPT masing – masing

3. Membina dan mengkoordinasikan di bidang kearsipan di lingkungan UPT masing – masing

4. Membina, mengkoordinasikan dan mengendalikan Jafung arsiparis di lingkungan UPT masing – masing

5. Memindahkan arsip in aktif ke Kanwil kecuali KUA, MIN,MTsN ke Kankemenag Kab/Kota

2. Unit pengolah2. Unit pengolahKEMENTERIAN SATUAN

ORGANISASI

INSTANSI

VERTIKAL

UPT

PIMP. UNIT

PENGOLAH

Menteri Agama Sekjen/Irjen/Dirjen/Kabalitbang&Diklat

Kepala Kanwil/Kepala KantorKab/Kota

Rektor/Ketua/Kepala

TATA USAHA

Subbag TU Menteri

Subbag Setjen/Subbag TU&Kearsipan,dll

Subbag Umum/Subbag TU

Subbag TU/Pelaksana TU

PELAKSANA

Pimpinan Satuan Organisasi (Sekjen, Irjen, Dirjen,Kabalitbang&Diklat)

Biro/Pusat/Sekretariat/Direktorat/Inspektorat/Balitbang&Diklat

Bagian TU/Bidang/Seksi

Biro/Bagian/Seksi/Petugas yang ditunjuk

TUGAS UNIT PENGOLAHTUGAS UNIT PENGOLAH

1.1. Tata usaha Unit Pengolah menentukan kode Tata usaha Unit Pengolah menentukan kode dan indeks.dan indeks.

2.2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan disposisi pada surat untuk memberikan disposisi pada surat untuk proses selanjutnya.proses selanjutnya.

3.3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada mengarahkan surat langsung kepada pelaksana untuk surat-surat yang tidak pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan disposisi pimpinan.memerlukan disposisi pimpinan.

4.4. Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas memproses penyelesaian surat sesuai memproses penyelesaian surat sesuai dengan disposisi pimpinan (untuk surat dengan disposisi pimpinan (untuk surat yang memerlukan disposisi) dan yang memerlukan disposisi) dan memproses surat-surat rutin yang memproses surat-surat rutin yang diterima langsung dari Tata Usaha Unit diterima langsung dari Tata Usaha Unit Pengolah.Pengolah.

5.5. Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan penyimpanan berkas selama arsip masih penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.aktif.

PEMBANGUNGAN SKN,SIKN, PEMBANGUNGAN SKN,SIKN, DAN PEMBENTUKAN JIKNDAN PEMBENTUKAN JIKN

Penetapan Kebijakan dalam Penetapan Kebijakan dalam pembangunan Sistem Kearsipan pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Nasional (SKN), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Kearsipan Nasional (SIKN) dan pembentukan Jaringan Informasi pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Kearsipan Nasional (JIKN) sebagaimana termaktub dalam UU sebagaimana termaktub dalam UU Nomo 43 tahun 2009 dilaksanakan Nomo 43 tahun 2009 dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab oleh dan menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI).Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI).

FUNGSI SKNFUNGSI SKN Mengidentifikasi keberadaan arsip Mengidentifikasi keberadaan arsip

yang memiliki keterkaitan informasi yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipandi semua organisasi kearsipan

Menghubungkan keterkaitan arsip Menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasisebagai satu keutuhan informasi

Menjamin ketersediaan arsip yang Menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercayaautentik, utuh dan terpercaya

FUNGSI SIKNFUNGSI SIKN

Mewujudkan arsip sebagai tulang Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen punggung manajemen penyelenggaraan negarapenyelenggaraan negara

Menjamin akuntabillitas manajemen Menjamin akuntabillitas manajemen penyelenggaraan negarapenyelenggaraan negara

Menjamin penggunaan informasi Menjamin penggunaan informasi kepada pihak yang berhakkepada pihak yang berhak

Menjamin ketersediaan arsip sebagai Menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsamemori kolektif bangsa

FUNGSI JIKNFUNGSI JIKN

Meningkatkan akses dan mutu Meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakatlayanan kearsipan kepada masyarakat

Meningkatkan Kemanfaatan arsip Meningkatkan Kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyatbagi kesejahteraan rakyat

Meningkatkan peran serta Meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipanmasyarakat dalam bidang kearsipan

PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN JIKNJIKN

Penyelenggaraan JIKN dilaksanakan melalui Penyelenggaraan JIKN dilaksanakan melalui pembentukan :pembentukan :

a.a.Pusat Jaringan Nasional diselenggarakan Pusat Jaringan Nasional diselenggarakan oleh ANRIoleh ANRI

b.b.Simpul Jaringan dilaksanakan oleh:Simpul Jaringan dilaksanakan oleh:

1. Unit Kearsipan (Pusat)1. Unit Kearsipan (Pusat)

2. Lembaga Kearsipan:2. Lembaga Kearsipan:

- Provinsi- Provinsi

- Kabupaten/Kota- Kabupaten/Kota

- Perguruan Tinggi- Perguruan Tinggi

Implementasi SKN, SIKN,dan Implementasi SKN, SIKN,dan JIKNJIKN

di Kementerian Agamadi Kementerian Agama SKNSKN

Kementerian Agama sudah memiliki Organisasi Kearsipan Kementerian Agama sudah memiliki Organisasi Kearsipan dikelola oleh Kasubbag Kearsipan dan Persuratan berdasarkan dikelola oleh Kasubbag Kearsipan dan Persuratan berdasarkan PMA 10 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja PMA 10 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian AgamaKementerian Agama

Pelaksanaan SKN di lingkungan Kementerian Agama diatur Pelaksanaan SKN di lingkungan Kementerian Agama diatur dalam KMA 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan dalam KMA 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama dan Jadwal Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama dan Jadwal Retensi Arsip Kementerian Agama (dalam proses Retensi Arsip Kementerian Agama (dalam proses penyempurnaan)penyempurnaan)

SIKNSIKN

Penerapan SIKN pada Kementerian Agama diwujudkan dalam Penerapan SIKN pada Kementerian Agama diwujudkan dalam pembuatan Aplikasi Kearsipan dan Persuratan berupa Sistem pembuatan Aplikasi Kearsipan dan Persuratan berupa Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Surat dan Arsip (SIMPOSA)Informasi Manajemen Pengelolaan Surat dan Arsip (SIMPOSA)

JIKNJIKN

Kementerian Agama sedang merintis Kementerian Agama sedang merintis pembangunan JIKN dalam bentuk pembangunan JIKN dalam bentuk implementasi pada :implementasi pada :

tahuntahun 2009 -2010 2009 -2010 : Biro Umum : Biro Umum tahun 2011tahun 2011 : Sekretariat Jenderal : Sekretariat Jenderal tahun 2012 tahun 2012 : diharapkan sudah : diharapkan sudah

terimplementasi ke seluruh Unit terimplementasi ke seluruh Unit Pengolah / Unit Kearsipan II melalui Pengolah / Unit Kearsipan II melalui jaringan PINMASjaringan PINMAS

Documents

TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA