Teadusraamatukogude suveseminar

Ühtne hindamismudel (Common Assessment Framework - CAF)

ja enesehindamine

Rauno Vinni,TJO Konsultatsioonid

28-08-2003

Ettekande eesmärk ja teemad

• Eesmärk on tutvustada ühtset hindamismudelit (CAF) ja enesehindamisest. Lisaks käsitletakse enesehindamise ja kvaliteedijuhtimise problemaatikat ning praktilisi kogemusi.

• Teemad:– CAF-i ja selle kriteeriumide tutvustus ning

kvaliteedijuhtimise problemaatika avalikus sektoris

– Enesehindamise olemus ja vajalikkus– Enesehindamise protsess– Enesehindamise kogemusi ja kriitilised

edutegurid

Ühtne hindamismudel (Common Assessment Framework – CAF) CAF mudel on raamistik – see koosneb omavahel

seotud kriteeriumitest, mis mõjutavad avaliku organisatsiooni toimimise kvaliteeti.

CAF on sissejuhatav hindamismeetod avaliku sektori organisatsioonidele, kes soovivad juhtimise tulemuslikkuse hindamiseks kasutada lihtsat kuid efektiivset enesehindamise meetodit.

CAF toetub oma ülesehituselt EFQM (European Foundation for Quality Management) organisatsioonilise täiuslikkuse (Organizational Excellence) mudelile.

Mudeli põhiideeks on anda juhtimisinstrument kogu organisatsiooni analüüsimiseks ja arendamiseks.

CAF mudel

Organisatsiooniline täiuslikkus ja TQM

TQMi võtmeelemendid

• Kliendiorientatsioon;• Tippjuhtkonna

pühendumus ja eestvedamine;

• Planeerimine ja organiseerimine;

• Koolitus ja harimine;• Kaasamine ja

meeskonnatöö;• Mõõtmine ja tagasiside;• Kultuuri muutmine; • Kvaliteedijuhtimise

tehnikate ja tööriistade kasutamine.

Organisatsiooniline täiuslikkus

• Kliendikesksus • Eestvedamine ja

eesmärgipärasus• Protsessidele ja faktidele

tuginemine • Inimeste arendamine ja

kaasamine• Tulemustele orienteeritus • Pidev õppimine,

innovatsioon ja parendamine

• Partnerluse arendamine • Vastutus ühiskonna ees

Kvaliteedijuhtimise riskid AS-s

• Klientide määratlemise probleemid ja mitmesuunalised vastutusmehhanismid

• Poliitilised võimumängud ja erinevate gruppide mõjud (ebakindlus eesmärkide osas)

• Tulemuslikkuse mõõtmise probleemid • Organisatsiooni- või halduskultuur

• CAF võtab nimetatud probleeme arvesse!

CAF mudel

• Võimaldajad kajastavad, mida organisatsioonis tulemuste saavutamiseks tehakse.

• Tulemused näitavad, mida organisatsioon on tegelikult saavutanud.

• Kriteeriumid jagunevad veel omakorda alakriteeriumideks, kokku on 27 alakriteeriumit.

• CAF alakriteeriumidele antakse hinnangud 6-palli skaalal (0-5). Max. tulemus on 45 punkti.

Kriteeriumide struktuur - võimaldajad

1Eestveda-

m ine

1b

1a

4a4Partnerlus

ja ressursid

Allkriteerium id

Vaadeldavadvaldkonnad

Allikas: EFQM

NÄIDE: 1. kriteerium: Eestvedamine

Kuidas juhid aitavad kaasa organisatsiooni

visiooni ja missiooni saavutamisele, kas nad loovad väärtusi pikaajalise edu saavutamiseks ning rakendavad neid läbi sobivate tegevuste ja käitumise kaudu; kas nad vastutavad organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamise eest ja tagavad selle toimimise?

1. kriteeriumi alakriteeriumid

Hinda, mida juhid teevad:• V1.1 - Organisatsioonile suuna

andmiseks: visiooni, missiooni ja väärtuste arendamiseks ja nende allapoole kommunikeerimiseks

• V1.2 – Organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamiseks ja rakendamiseks

Võimaldajate hindamine

Hindamisskaala võimaldajate osas: 0 Tõendid tegevuste kohta puuduvad või on jutu

tasandil1 Tegevused on planeeritud (Planeerimine)2 Tegevused on planeeritud ja täide viidud

(Rakendamine)3 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle

vaadatud (Kontrollimine)4 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle

vaadatud tuginedes võrdlevanalüüsi andmetele ning vastavalt kohandatud (Toimimine)

5 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle vaadatud tuginedes võrdlevanalüüsi andmetele, ning kohandatud ja täielikult integreeritud organisatsiooni

Tulemuste hindamine Hindamisskaala tulemuste osas: 0 Tulemusi ei mõõdeta1 Tähtsamaid tulemusi mõõdetakse ning need

näitavad negatiivseid või stabiilseid arengujooni.2 Tulemused näitavad mõõdukat edasiminekut.3 Tulemused näitavad märkimisväärset

edasiminekut.4 Saavutatud tulemused on suurepärased ja oleme

saavutanud püstitatud eesmärgid.5 Saavutatud tulemused on suurepärased, oleme

saavutanud püstitatud eesmärgid ning võrdlus teiste organisatsioonidega toimivusega näitab positiivseid tulemusi.

Enesehindamine

• Järjekindel ja struktureeritud lähenemine organisatsiooni tegevuste parendamisele, vahend oluliste tegevuste osas suundumuste järjepidevuse ja konsensuse saavutamiseks.

• Süstemaatiline ja regulaarne organisatsiooni tegevuste ja tulemuste ülevaatus vastavalt mingile täiusliku organisatsiooni mudelile;

Enesehindamise olemus • Enesehindamine on organisatsiooni “tervise

kontrollimise” vahend, mis aitab anda vastused küsimustele:

– kus me oleme?– kuidas me jõudsime sinna, kus me oleme?– kuhu me tahame jõuda?– kuidas me tahame sinna jõuda?

• Võimaldab organisatsioonil selgelt välja tuua oma tugevad küljed ja valdkonnad, kus on võimalik teha parendusi. Enesehindamine lõpeb parendustegevuste planeerimisega, mille arengut jälgitakse.

Enesehindamine kui abivahend organisatsiooni arendamisel

Arengu-vajaduse

tunnetamine

Enesehindamise protsess: CAF

Enesehindamise planeerimise etapid• Tippjuhtkonna pühendumise saavutamine

ja CAFi kasutamise/enesehindamise läbiviimise eesmärkide kokkuleppimine. Tegevuste planeerimine.

• “CAF projekti” juhi/eestvedaja määramine.• Hindamismeeskonna moodustamine.• Hindamismeeskonna teavitamine nende

tegevuse eesmärkidest.

Enesehindamise protsess (2)

Enesehindamise läbiviimise etapid• Individuaalne hindamine• Konsensuskoosolek

Tulemuste kasutamine• Parenduseesmärkide prioritiseerimine• Parendusettepanekute elluviimise plaani

koostamine ja tegevuste elluviimine• Planeeritud tegevuste jälgimine ja

enesehindamise kordamine

Asutusesisese ajakava näide

1. nädal Projektijuhi määramine, eesmärkide kokkuleppimine

2. nädal Meeskondade moodustamine ja ettevalmistamine,

informatsiooni ja dokumentide kogumine. Sissejuhatav koosolek.

3. nädal Individuaalne hindamine4. nädal Konsensuskoosolek5. nädal Raporti mustandi kirjutamine (ja

osalistele edastamine)6. nädal Raporti ülevaatus ja

lõpetamine, kokkulepe tegevuste planeerimise osas

Kriitilised edutegurid enesehindamise läbiviimisel

• Juhtkonna toetus• Hindamismeeskondade valimine• Hindamismeeskondade

teavitamine/koolitamine• Realistlikud eesmärgid enesehindamisele• Ajakava koostamine ja täitmine• Konsensuskoosoleku läbiviimine• Parendusvaldkondade prioritiseerimine• Numbrite/skooride asemel sisulistele

tulemustele keskendumine

Kogemusi CAFi kasutamisel

CAFi probleemseid aspekte: • Organisatsiooni enda toimimise kvaliteedi (mikro-

ja meso-kvaliteet) asemel vaadatakse vaid poliitikate kvaliteeti, seetõttu peetakse probleemiks suhteid poliitikutega.

• CAF-is kasutatav “keel” ja mõisted on arusaamatud ja harjumatud (CAF sisaldab mõistete seletusi)

• Avalikus sektoris on hindamise takistuseks tulemuste ajaloo puudumine ja mõõdikute väljaarendamise keerukus.

• Kergesti võib takerduda detailidesse - vajalik on mõista erinevate hinnangute sügavamat tagapõhja

• Teistkordne enesehindamine on andnud paremaid tulemusi ja on hinnatud kasulikumaks kui esimene!

Enesehindamisprotsessi kasulikkus

– Hindamine faktide, mitte subjektiivse arvamuse põhjal

– Vahend aja jooksul saavutatud edusammude mõõtmiseks

– Põhjalik ja struktureeritud lähtealus parendustegevuseks ettevõttes

– Instrument, tegemaks kindlaks, kas parendustoimingud hõlmavad kõige tähtsamaid valdkondi

– Vahend erinevate kvaliteedialaste initsiatiivide põimimiseks ettevõtte igapäevaellu

Allikas: EFQM

Enesehindamisprotsessi kasulikkus (2)

– Vahend töötajate motivatsiooni suurendamiseks– Abivahend töötajate koolitamisel TQMi põhimõtete

teadliku järgimise vaimus– Meetod, mida saab rakendada kõikidel ettevõtte

tasanditel– Võimalus edukate meetodite levitamiseks ja

kogemusevahetuseks ettevõtte erinevate sfääride vahel

– Vahend ettevõttesiseseks ja -väliseks võrdlevaks hindamiseks

– Benchmarking (võrdlevanalüüs) kvaliteediauhinna võitjatega

Allikas: EFQM

SUUR TÄNU JA

EDUKAT ARENDAMIST!