CARRERA: QUMICA APLICADA ASIGNATURA: GESTIN DE EMPRESAS SEMESTRE: IV PROF: ING. FELIX SALAZAR

TEMA 7: PLANEACIN ADMINISTRATIVA Y GERENCIAL

INTRODUCCIN La Teora administrativa comprende varios factores que coadyuvan a que la organizacin se centre en el logro de sus objetivos y que sea por ello que busque la eficiencia, la eficacia y obtener as la productividad en su interior. Para ello es necesario tomar los subsistemas administrativos como entes que ayuden a que la puesta en marcha de esos objetivos sea la ms conveniente, para ello surge en primera instancia LA PLANEACIN, como recurso principal e inicial para la ejecucin de alguna estrategia. PLANEACIN. DEFINICIN

La planeacin consiste, en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin. Segn Agustn Reyes, la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones

para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Acorde a Josseph Massie; la planeacin es un mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas, cursos de accin a partir de los cuales establece los objetivos. La Planeacin, segn George Terry, es la seleccin y relacin de hechos as como la informacin y el uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los resultados deseados. Afirma Ernest Dale que la Planeacin es la determinacin del conjunto de objetivos para obtenerse en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos. Guzmn Valdivia define la planeacin as: actividad sistmica apoyada en datos objetivos en posibilidades reales, en estudios tcnicos para que la previsin sirva de fundamento slido a las polticas y programas y estos sean a su vez instrumentos eficaces y de verdadera utilidad. ELEMENTOS BSICOS EN LA PLANEACIN Los conceptos bsicos de la planeacin, surgen de las definiciones que se han presentado hasta ahora:

OBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a dnde se pretende llegar, para saber en qu forma puede llegarse hasta all.

PLAN: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin de alcanzar unos objetivos.

TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.

PREVISIN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.

FUNCIONES GENERALES DE LA PLANEACIN

ADAPTATIVA: debe ser adaptable para efectuar ajustes mayores a condiciones del medio ambiente, por ejemplo el de crear nuevos mercados, productos, programas, etc.

DE RELACIONES CON EL MEDIO AMBIENTE: para mantener y/o mejorar las relaciones en grupos y/o sectores del medio ambiente y asegurar el flujo de recursos.

DE EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA: para mejorar y optimizar la distribucin y el uso de los recursos organizacionales

MANTENIMIENTO Y/O DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO: para mantener y/o mejorar el compromiso, el desempeo moral, y satisfaccin de los miembros de la organizacin

MEJORA DE LA TOMA DE DECISIONES: para mejoras las estructuras de actualidad, responsabilidad, participacin y toma de decisiones

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIN

VENTAJAS DESVENTAJAS

Ayuda a los administradores a estar orientados hacia el futuro, se ven esforzados a mirar ms all de sus problemas cotidianos para proyectar lo que podra suceder en el futuro. Los administradores que miran solo el presente y descuidan el futuro parecen dirigirse a un fracaso seguro.

Los administradores no cuentan con la informacin completa de toda su organizacin, la que permite realizar un proceso de planeacin adecuado al comportamiento continuo pero carente de una seguridad en las acciones predichas por los gerentes encargados de tomar todas las decisiones dentro de la organizacin.

Coordinacin de las decisiones: Una decisin no debera tomarse el da de hoy sin tener alguna idea de a forma en la que afectar a una decisin que tenga que tomarse del da de maana. La funcin de planeacin ayuda a los administradores en sus esfuerzos por coordinar sus decisiones.

El factor externo que influye de manera cambiante en el proceso de planeacin, de manera que los planes deben ser flexibles y no estructuras rgidas, que sean susceptibles al cambio exgeno que se presente en el entorno de nuestras organizaciones.

Pone de relieve los objetivos de las organizaciones con el punto de partida La planeacin; quiere decir que los administradores se en constantemente forzados a recordar con exactitud lo que su organizacin est tratando de lograr,

El tiempo con el que dispone los administradores para verificar que todos los planes se estn ejecutando de la forma ms adecuada para el desarrollo y el crecimiento de la empresa en un tiempo determinado

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

Un principio se concibe como todo aquello que se acepta o se acoge en esencia sin que haya entera conformidad en la forma o en los detalles. Tambin puede entenderse como fuente, origen y causa inicial. Entre los principios que se le atribuyen a la planeacin pueden mencionarse los siguientes:

PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD: La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

PRINCIPIO DE RACIONALIDAD: Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos.

PRINCIPIO DEL COMPROMISO: El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se est definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha precisin, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estndar para planear. Solo se deben comprometer fondos para planeacin cuando se pueda anticipar en el futuro prximo un rendimiento sobre los gastos de planeacin, como resultado del anlisis de planeacin a largo plazo.

PRINCIPIO DE LA PREVISIN: Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al mximo sus errores. Con este principio se despeja la proyeccin hacia el futuro.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rgidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carcter exgeno que puedan presentarse. Debido a que virtualmente es imposible conocer lo que suceder despus de formulado un plan, se requieren jefes creativos e innovadores que puedan hacer cambios en los planes cuando ello sea necesario.

PRINCIPIO DE CONTINUIDAD: Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organizacin.

PRINCIPIO DE PRECISIN: Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones especficas, concretas y definidas.

PRINCIPIO DE UNIDAD: Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos encaminados a un mismo fin. Los planes deben considerarse jerrquicamente hasta formar uno solo.

PRINCIPIO DE FACTOR LIMITANTE: En la planeacin se hace necesario que los administradores

sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin.

PRINCIPIO DE INHERENCIA: La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

PARTES DE LA PLANEACION El orden en que a continuacin se dan las partes de la planeacin, no representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las fases de un proceso de planeacin al cual pertenecen, deben actuar entre s. 1. FINES: especificar metas y objetivos. 2. MEDIOS: elegir polticas, programas, procedimientos y prcticas con las que han de alcanzarse los objetivos. 3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, tcnicos, de capital) y cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrn de adquirir generar y como habrn de asignarse a las

actividades. 4. REALIZACIN: disear los procedimientos para tomar decisiones, as como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. 5. CONTROL: disear un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, as como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.

PASOS DE LA PLANEACIN ADMINISTRATIVA

ORGANIZACIN La organizacin es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. Organizacin es esencialmente la funcin administrativa que establece el rol formal que jugar la gente en la organizacin. Tambin es determinar las reglas bajo las cuales esa gente interactuar. El fin de la organizacin es la divisin del trabajo entre los individuos, cuyos esfuerzos tienen que ser coordinados. En la prctica tambin se refiere a la definicin de los objetivos de la empresa entera y de cada uno de sus partes, y a la determinacin, en trminos amplios, de las actividades y decisiones necesarias a la realizacin de stos objetivos. Se pueden distinguir tres concepciones diferentes de la organizacin:

La concepcin clsica: en esta se propone el estudio de las actividades que precisan ser llevadas a cabo para alcanzar los objetivos.

La concepcin de la organizacin en funcin de las relaciones humanas: parte del estudio de las motivaciones y comportamiento del hombre.

La concepcin de la organizacin en trminos de sistemas: concentra su atencin en las decisiones que deben ser tomadas para alcanzar los objetivos. Se trata de proyectar una organizacin que facilite la toma de decisiones.

ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIN

Para que la organizacin constituya un proceso se necesitan de varios elementos:

En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos.

En segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la direccin de una empresa.

En tercer lugar, la estructura de una organizacin de una organizacin debe responder a las condiciones en la que se encuentran. Las premisas de una estructura

organizacional puede ser de orden poltico, tecnolgico, social, econmico y tico.

En cuarto lugar, en la agrupacin de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

El proceso de organizacin consta de los siguientes seis (6) pasos:

1. Establecimiento de los objetivos de la empresa. 2. Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo. 3. Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos. 4. Agrupacin de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles y con la

mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias. 5. Delegacin al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeo de las

actividades. 6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de relaciones autoridad y flujo de

informacin. UBICACIN GEOGRFICA DE LA EMPRESA La localizacin geogrfica de la empresa es una decisin de tipo estratgico, vital para la viabilidad de la misma. Dicha decisin depender de ciertos factores que pueden favorecer o perjudicar la actividad econmica presente y futura de la empresa en una determinada localidad, municipio, zona o regin.

La eleccin del local para instalar el negocio es una decisin bsica. Piense si puede plantear impedimentos para la ampliacin de la empresa y examine detenidamente su superficie, su distribucin en planta, su coste y forma de adquisicin (alquiler, compra, leasing), la reglamentacin que puede afectarle, etc.. La primera decisin que se tiene que tomar para elegir la localizacin ms idnea de un negocio es determinar la poblacin donde se va a ubicar, para lo que es necesario calcular el rea comercial o zona de influencia de cada poblacin. El rea comercial mide el radio de atraccin de una localidad sobre los residentes en los alrededores para que realicen sus compras en ella. Cuanto mayor sea el rea comercial de una localidad, ms pblico objetivo estar dentro de su alcance y ms atractiva ser como ubicacin de un nuevo comercio. Nunca se debera optar por una localizacin sin haber realizado un estudio detallado y profundo de las caractersticas de los residentes, entre las que destacan:

La proximidad del mercado y clientes.

La densidad de la poblacin.

La distancia conveniente a las reas de influencia.

La pirmide de poblacin por edades.

El nivel de renta de los residentes.

El nivel de formacin o educacin.

La tasa de desempleo.

Dotacin de servicios e industrial de la zona.

Las posibilidades de acceso a las materias primas y compradores.

Facilidad para disponer de materias primas u otros recursos (mano de obra cualificada, Universidad, centros de investigacin, etc.).

Mano de obra cualificada y posibilidades de subcontratacin.

La evaluacin de la cercana de los proveedores, que facilita y reduce los gastos de aprovisionamiento del negocio.

Suministro de agua, luz y telfono, as como de la infraestructura necesaria para el tipo de empresa que vaya a implantar.

Incentivos a la creacin de empresas.

Ayudas econmicas e incentivos fiscales.

Calidad de vida. FINANCIAMIENTO Las empresas necesitan financiamiento para llevar a cabo sus estrategias de operacin e inversin; dichas estrategias permiten abrir ms mercado en otros lugares geogrficos, aumentar la produccin, construir o adquirir nuevas plantas, desarrollar algn plan que la empresa considere benfica para si misma o aprovechar alguna oportunidad que presente el mercado. Existen diversas fuentes de financiamiento se clasifican en: internas y externas Las internas son las que se generan dentro de la empresa, como resultado de sus operaciones, entren estas estn:

Aportaciones de Socios: Elementos patrimoniales entregados por los socios o propietarios de la empresa cuando acten como tales, en virtud de operaciones no descritas en otras cuentas. Es decir, siempre que no constituyan contraprestacin por la entrega de bienes o la prestacin de servicios realizados por la empresa, ni tengan la naturaleza de pasivo. En particular, incluye las cantidades entregadas por los socios o propietarios para compensacin de prdidas.

Utilizados Retenidas: Las utilidades retenidas hacen referencia a la parte de los dividendos no distribuidos entre socios o accionistas. Cuando se determina la utilidad de un ao determinado, se procede a distribuirlas

entre los socios de la empresa, y en algunos casos, la asamblea de socios o de accionistas decide no distribuir todas las utilidades, dejando parte de ellas o incluso todas, retenidas.

Flujo de Efectivo: l estado de cuenta que refleja cunto efectivo conserva alguien despus de los gastos, los intereses y el pago al capital. La expresin que en el mbito de la Contabilidad se conoce como estado de flujo de efectivo, por lo tanto, es un parmetro de tipo contable que ofrece informacin en relacin a los movimientos que se han realizado en un determinado periodo de dinero o cualquiera de sus equivalentes y

Ventas de Activos: es una transaccin comercial entre un bien fsico de una organizacin por dinero con la finalidad de financiamiento.

El papel comercial: Instrumentos de deuda empresarial a corto plazo frecuentemente utilizados como parte de una estrategia de despliegue para obtener financiacin a largo plazo con un coste inferior. Habitualmente se denomina papel y en ocasiones utilizando su acrnimo ingls CP. El papel comercial se puede colocar a los inversores bien directamente por el emisor empresarial o a travs de agentes de papel comercial. El papel comercial rara vez tiene un vencimiento superior a los 270 das.

Aceptaciones bancarias: son letras de cambio emitidas por empresas a su propia orden, aceptadas por instituciones de Banca Mltiple con base en crditos que estas Instituciones conceden a dichas empresas.

Bonos en prenda: El Bono de Prenda es un documento financiero que acredita el vnculo o la existencia de un crdito prendario sobre las mercancas o los bienes indicados en el Certificado de Depsito al que el Bono de Prenda est adherido.

Certificados de participacin inmobiliaria (CIPS): ttulos de crdito emitidos por una sociedad fiduciaria que representan el derecho a una parte alcuota de los frutos o rendimiento de los valores, derechos, o bienes que la sociedad emisora tiene en fideicomiso irrevocable para ese propsito, el derecho a una parte alcuota del derecho de propiedad o de la titularidad de esos bienes, derechos o valores, o el derecho a una parte alcuota del producto neto que resulte de la venta de ellos.

Certificados de participacin ordinaria (CPOS): Ttulos colocados en el mercado burstil por instituciones crediticias con cargo a un fideicomiso cuyo patrimonio se integra por bienes muebles y

Emisin de obligaciones: Operacin de crdito utilizada por los empresarios como medio de financiacin para la obtencin de recursos mediante endeudamiento que se retribuye pagando un tipo de inters. Las obligaciones son valores emitidos en serie que crean o reconocen una deuda a cargo de la entidad emisora y representan una parte alcuota de un crdito contra dicha entidad y a favor del obligacionista o acreedor. ASPECTOS LEGALES. La estructura legal de la empresa se puede categorizar, bsicamente, en dos grandes grupos:

1. Persona fsica, que se caracteriza porque el empresario asume el riesgo directamente y dirige la empresa, no existiendo diferencias entre el patrimonio social e individual, lo que supone una responsabilidad ilimitada.

2. Persona jurdica, en la que el patrimonio de la sociedad se diferencia del individual, quedando limitada la responsabilidad del empresario frente a terceros a la aportacin de capital.

En Venezuela como en todas partes del mundo, para crear una Compaa o Empresa, deberemos de tomar en cuenta los siguientes aspectos legales y administrativos: - Acta constitutiva. - Fecha de constitucin. - Periodo fiscal. - Capital. - Tipo de compaa. - Socios principales. - Nmero de empleados (fecha de ingresos, beneficios y sueldos) - R.I.F. - Documento de Arrendamiento. - Permiso de Bombero y Sanitarios.

- Conformidad de uso. - Patente de Industria y Comercio. - Libros legales (diario, mayor e inventario) - Facturas legales exigidas por el SENIAT. - Inscripcin ante el ministerio del trabajo. - Inscripcin y pago del Seguro Social Obligatorio. - Inscripcin y pago del Paro Forzoso. - Inscripcin y pago Ley de Poltica Habitacional. - Inscripcin y pago del INCE. - Inscripcin y pago, colegio o asociacin. - Pago de patente e impuestos municipales. - Libro de compra venta (IVA) - Pago de IVA. - Efectuar las retenciones de I.S.L.R. - Pagos de retenciones de I.S.L.R. - Declaracin anual I.S.L.R. - Contabilidad al da. ASPECTOS CONTABLES Y FISCALES Balance General: El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado.

Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organizacin posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). La formulacin del balance general y su anlisis e interpretacin permite conocer la situacin financiera de un negocio a una fecha determinada, por ejemplo, cunto se tiene, cunto se debe, cunto se ha invertido y la capacidad que se tiene para cumplir con los compromisos de pago a corto y largo plazo.

Estado de Resultados: El estado de resultados, tambin conocido como estado de ganancias y prdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o prdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Ejemplos de ingresos podran ser las ventas, los dividendos y los ingresos financieros; mientras que ejemplos de gastos podran ser la compra de mercaderas, los gastos de personal, los gastos financieros, los alquileres, los seguros, las depreciaciones y los impuestos. El beneficio o prdida vendra a ser el resultado de la diferencia entre los ingresos y los gastos; hay beneficio cuando los ingresos son mayores que los gastos, y hay prdida cuando los ingresos son menores que los gastos. El Estado de resultados proporciona informacin para determinar si el negocio a generado ganancias o ha incurrido en prdidas en un periodo determinado; si los ingresos por concepto de ventas son mayores o menores a los costos y gastos. Mediante el anlisis conjunto del balance general y el estado de resultados se puede medir, por medio de razones financieras, la capacidad de un establecimiento comercial para generar utilidades, determinar la eficiencia de operacin en relacin a las cuentas por cobrar y por pagar, e inventarios. Adems de poder realizar anlisis histricos, el balance general y el estado de resultados sirven como base para formular proyecciones de los mismos (estados Pro forma), por ejemplo, para el siguiente mes, semestre o ao. Ya sea para cubrir los requisitos, para la obtencin de crditos o para preparar conjuntamente con otros estados, un plan financiero de negocio. Estado de Flujo de Efectivo: Es el estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Debe determinarse para su implementacin el cambio de

las diferentes partidas del Balance General que inciden el efectivo. El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos totales del dinero, los ingresos y los egresos por los diferentes conceptos y la cantidad de efectivo que qued disponible derivado de estos movimientos, en un periodo determinado. Comprobantes y Registro: Son documentos de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, econmicas y sociales del ente pblico y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificacin se har de acuerdo con el catlogo de cuentas del ente pblico. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecnico o electrnico y conservarse de manera que sea posible su verificacin posterior. Los entes pblicos elaborarn, entre otros, los comprobantes de ingreso, egreso y general. Para poder preparar los estados financieros, es requisito indispensable contar con la documentacin, comprobantes y registros, debidamente ordenados y clasificados, que respalden todos los movimientos y organizaciones realizadas en cada periodo contable. Por ejemplo:

Entradas y salidas de caja

Sueldos comisiones y prestaciones de los empleados.

Ingresos por ventas

Egresos por compra de mercanca.

Gastos personales del propietario

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Ingresos y egresos por otros conceptos. Para facilitar el manejo y control de las operaciones financieras existen en el mercado una serie de formas diseadas ex profeso para ello, que se pueden adquirir en las papeleras. Por ejemplo: cheques, plizas, recibos de caja, comprobantes de gastos, de cuentas por cobrar a clientes, de cuentas por pagar, de control de existencias, de deudores diversos, registros individuales de percepciones de personal, nmina de sueldos y recibos de nmina. FUENTES DE INFORMACIN

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulos%20PDF/CAPITULO%201.pdf

http://www.camarafp.org/portal/index.php/estudiantes/ubicacion-de-la-empresa.html