MANUAL DE INDUCCIÓN PARA LA EMPRESA GENERACIÓN COLOMBIA S.A.

JOMAR SUJEY PARRA GALEANO

UNIVERSIDAD DE MEDELLÍN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y LA PRODUCTIVIDAD

MEDELLÍN 2007

MANUAL DE INDUCCIÓN PARA GENERACIÓN COLOMBIA S.A.

JOMAR SUJEY PARRA GALEANO

Tesis de grado para optar al título de Especialista en Gestión del Talento Humano y la Productividad

Asesora Jenny Martínez Crespo

UNIVERSIDAD DE MEDELLÍN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y LA PRODUCTIVIDAD

MEDELLÍN 2007

Nota de Aceptación

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Jurado

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Firma del Jurado

Medellín, Agosto de 2007

AGRADECIMIENTOS

A mi familia, por su apoyo a los esfuerzos de todos los días.

A la Empresa Generación Colombia S.A, que colaboró y apoyó en la realización de este trabajo. A la señora Jenny Martínez C., Asesora metodológica del trabajo de grado, por su dirección y colaboración. Y a todas aquellas personas que colaboraron por su incondicional apoyo en la presente investigación.

DEDICATORIA

A mi familia que fue un apoyo incondicional en el transcurso de mi formación académica. A Dios por darme la vocación, la entrega y disciplina para enfocarme al servicio de los demás, siendo esta especialización (Gestión del Talento Humano y Productividad) el camino para mi crecimiento personal y profesional.

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A: ENCUESTA 53 Anexo B: ANÁLISIS DE RESULTADOS 56

CONTENIDO Pág.

INTRODUCCIÓN 11 1.1 OBJETIVO GENERAL 12 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 12 2. ASPECTO METODOLÓGICO 13 2.1 JUSTIFICACIÓN 13 3. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA 14 4.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 15 4.1.1 Tipo de Investigación 15 4.1.2 Diseño del Instrumento de Investigación 16 4.1.3 Recolección de Datos 16 4.1.4 El Cuestionario 16 4.1.5 Selección de la Muestra 16 4.1.6 Análisis de los Resultados 17 5.1 LA ORGANIZACIÓN 18 5.2 DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 19 5.2.1 Organigrama 19 5.3 EL FACTOR HUMANO 21 5.4 PROCESO DE INDUCCIÓN 24 5.5 INVESTIGACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS PARA EL PROCESO DE INDUCCIÓN DE GENERACIÓN COLOMBIA S.A. 25 5.5.1 Antecedentes de Generación Colombia S.A. 25 5.5.2 Organigrama 26 5.6 PRODUCTOS Y SERVICIOS 30 5.7 CLIENTES 30 5.8 RECURSO HUMANO 30 5.9 PROVEEDORES 31 5.10 COMPROMISO SOCIAL 31 5.11 PROPUESTA PROCESO DE INDUCCIÓN 31 5.11.1 Beneficios del Programa de Inducción para Generación Colombia S.A 32 5.11.2 Inducción y Proceso Administrativo 32 5.11.3 Previsión y Planeación 33 5.11.4 Organización 33 5.11.5 Integración 33 5.11.6 Dirección 33 5.11.7 Control 33 5.11.8 Inducción de la Empresa 34 5.11.9 Manual de Bienvenida, que debe contener 35 5.11.10 Inducción al Puesto de Trabajo 36 5.12 MANUAL DE INDUCCIÓN GENERACIÓN COLOMBIA S.A. (SUCURSAL MEDELLÍN) 38

5.12.1 Presentación 38 5.12.2 Objetivo del Programa 38 5.12.3 Alcance y Campo de Aplicación 38 5.12.4 Bienvenido 39 5.13 HISTORIA 39 5.13.1 Nuestra Misión 40 5.13.2 Nuestra Visión 40 5.14 OBJETIVOS 40 5.14.1 Objetivo General 40 5.14.2 Objetivos Específicos 40 5.15 POLÍTICAS 41 5.16 VALORES 41 5.17 FILOSOFÍA 42 5.17.1 Estilos de Administración 42 5.18 PRODUCTOS Y SERVICIOS 45 5.19 CLIENTES 45 5.20 ESTATUTOS DE LA COOPERATIVA GENCOOP 45 5.21 REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 46 5.22 JORNADA DE TRABAJO 46 5.22.1 Personal Administrativo y Operarios 46 5.22.2 Personal Operativo Procesadoras de Alimentos 46 5.23 DIAS DE PAGO 46 5.25 INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO 47 5.25.1 Revisión y Asignación de Trabajo 47 5.26 MANUAL DE FUNCIONES 47 5.27 POLÍTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN 47 5.27.1 Políticas 47 5.27.2 Normas 48 CONCLUSIONES 49 RECOMENDACIONES 50 BIBLIOGRAFÍA 51 ANEXOS 52

RESUMEN

Esta investigación basada en conceptos y teorías administrativas, pretende resaltar lo importante que es para las organizaciones, estructurar adecuadamente herramientas que faciliten hacerle frente a los cambios que trae consigo la globalización, donde se buscan organizaciones cada día más competitivas, pero siempre teniendo presente, que trabajan con personas y que busquen además de un fin económico, un fin con sentido social y humano. El presente trabajo de grado, propone a Generación Colombia S.A., el diseño de una herramienta indispensable dentro del área de recurso humano, como es el manual de inducción, instrumento que permite concebir a las personas como fuentes de crecimiento y desarrollo organizacional, donde son tratadas con altura, dignidad e igualdad y de esta manera se encuentren motivadas para acceder a mejores oportunidades de mejora personal y profesional.

ABSTRACT This investigation based on administrative concepts and theories try to emphasize the important issue that it´s for the organizations to structure tools that facilitate do the necessary changes in front of the globalization bring with, where they look for competitive organizations every time, but remembering always that they work with a human resources and its involves social and human sense at the same time that they look for economics goals. The present work of degree, proposes to Generation Colombia S.A the design of an important tool in the department of human resource called manual of induction, this instrument allows us to conceive people as sources of growth and organizational development where dignity and equality are dealt with the correct sense and this way they are motivated to accede to better opportunities to grow personal and professionally.

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INTRODUCCIÓN

El mundo de hoy, enfrentado al fenómeno de la globalización, exige cambios radicales en la economía. Las empresas deben volverse más competitivas para lograr sobrevivir. Basada en el nuevo escenario de la economía mundial es cuando la empresa se percata que la competitividad se logra con la calidad de sus productos y esta a su vez depende de la calidad en el manejo del Recurso Humano.

El empresario ha empezado a dar prioridad al factor del Recurso Humano; sencillamente, porque un trabajador que se siente motivado e integrado a la organización va a producir satisfactoriamente y se verá reflejado en productos de alta calidad y en la competitividad de la organización.

El presente trabajo contiene una herramienta útil de gran importancia para el área de recurso humano o administrativa de Generación Colombia S.A.

La propuesta de ésta herramienta denominada Manual de Inducción, esta sustentada a partir de un cuestionario aplicado a los empleados de Generación Colombia, donde con base en el análisis de diferentes variables, es posible detectar que la empresa carece de dicho manual, además de conocer las desventajas de no tenerlo y la importancia de diseñarlo e implementarlo.

Un Manual de Inducción debe contener elementos organizacionales, tales como: misión, visión, objetivos, políticas, estructura (organigrama), productos y servicios, reglas, beneficios, funciones, etc.; por tanto, toda esta información fue objeto de revisión y de formulación en algunos casos y de esta forma se logra estructurar adecuadamente el manual; es decir que inicialmente se da una mirada general a la organización con relación a todos estos aspectos

El Manual de Inducción se desarrolla en tres etapas; inducción a la empresa, con inducción al puesto de trabajo y finalmente la evaluación y seguimiento del proceso.

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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un manual de inducción para la empresa Generación Colombia S.A., sucursal Medellín.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

� Dotar a la empresa de herramientas para lograr que los empleados recién ingresados, se adapten a la organización en el menor tiempo posible, familiarizándolo con sus compañeros, lugar de trabajo y funciones.

� Concientizar a cada funcionario sobre la importancia de su labor en la organización.

� Determinar el grado de autoridad y comunicación de cada empleado acorde al organigrama de Generación Colombia.

� Dotar a los empleados de un elemento de consulta para que comprendan y resuelvan sus dudas, acerca de la información de la empresa y del cargo que va a desempeñar.

� Optimizar el tiempo de adaptación, evitando reinducciones y capacitaciones para empleados antiguos, reduciendo costos para la empresa.

� Generar instrumentos de administración de personal a la sucursal Medellín, para

que fortalezcan el área administrativa.

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2. ASPECTO METODOLÓGICO

2.1 JUSTIFICACIÓN

Son muchas las ventajas que se obtiene por la aplicación de programas de inducción; a través de la inducción se pueden aflojar las tensiones y liberar las ansiedades del primer día de trabajo, la orientación permite reunir e intercambiar ideas; la orientación informativa puede servir mas para evitar problemas que para diagnosticar los ya existentes.

Por naturaleza, la orientación puede ser de desarrollo, ayudar a los individuos a utilizar de mejor manera sus capacidades y desarrollar más a fondo su propio potencial, también puede acelerar el desenvolvimiento para que logre niveles más altos de eficiencia o productividad más rápidamente de lo que sucedería en otro caso.

Cuando se le proporcionan estos elementos a un empleado se le impulsa a determinar sus capacidades existentes, a establecer metas para un desarrollo futuro, a determinar si las metas que tienen en mente son compatibles en forma real con sus capacidades y aptitudes para desarrollarse y para poder idear un plan de acción mediante el que puede desenvolverse en forma realista.

Si la inducción cumple sus objetivos, todos saldrán beneficiados y el individuo puede lograr:

� Mayor estabilidad en el empleo

� Mayor capacidad para relacionarse con personas que ocupen puestos de autoridad

� Desarrollo de mejores y más amistosas relaciones con los compañeros

� Aumento en la disposición y mejoramiento del estado de ánimo personal

� Reducir ansiedades

� Mejorar la capacidad de comunicación con los demás

� Aumento en la disposición para asumir responsabilidades en tomas de decisiones y en actividades.

� Eliminar sentimientos de soledad.

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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Diseño de un Manual de Inducción para la empresa Generación Colombia S.A, sucursal Medellín.

Aunque en nuestro país la mayoría de empresas grandes, medianas y pequeñas le han dado un valor primordial a la maquinaria y al aspecto financiero, sea cual fuere la situación de la empresa, su desarrollo en el aspecto económico de producción y servicio dependerá siempre del mas importante recurso el factor humano.

El recurso humano es y continuará siendo el activo más valioso de toda empresa, su influencia siempre es decisiva en el desarrollo y evolución de la misma, es por eso que la administración de personal se ocupa de la utilización de las energías humanas, intelectuales y física, en el logro de los objetivos o propósitos de una empresa organizada.

En cuanto a recurso humano, se busca contar con el personal adecuado, en número, perfil, preparación, potencial y actitud que vayan de acuerdo con los objetivos y cultura de la organización. En el momento en que el empleado es seleccionado se pretende mantenerlo y retenerlo por eso es de vital importancia un adecuado proceso de inducción.

Generación Colombia S.A carece de un proceso de inducción, proceso mediante el cual se ayuda a los nuevos empleados a conseguir una rápida adaptación a su trabajo para generar satisfacción y productividad; la falta de este proceso ha llevado a la empresa a enfrentarse a una serie de circunstancias adversas, como ansiedad, desanimo, desilusión hasta llegar a la renuncia, provocando alto nivel de rotación de personal, bajo desempeño, y el hecho de desconocer la misión, visión y objetivos de la organización ha generado falta de interés y de sentido de pertenencia por la empresa, lo cual se ve reflejado en los reprocesos, en la actitud de negligencia en las personas, la falta de comunicación lo que repercute finalmente en la productividad del empleado y no poder lograr los objetivos organizacionales.

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4. METODOLOGÍA La metodología consiste en una serie de pasos a seguir para llevar a cabo un estudio descriptivo o científico. Por otro lado, dicha metodología tendrá su sustento en una serie de pasos a seguir para recoger la información necesaria mediante el diagnóstico elegido y así de esta manera, dar a conocer los resultados a la organización. 4.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Un diseño de investigación puede contemplar un diagnóstico organizacional sobre el clima organizacional para detectar oportunidades y áreas de mejora, por eso es importante tener bien establecido el diseño, ya que de este depende como se van a recolectar los datos y ser analizados.

Por lo tanto se debe conocer los diferentes tipos de diseño que existe para aplicar el mejor de ellos de acuerdo al estudio que se realizará.

Hernández Sampieri, clasifica el diseño de investigación en experimental y no experimental. El segundo tipo de investigación, es el de interés para este estudio, debido a que se van a observar y medir las variables para después analizarlas.

El diseño no experimental se divide en lapsos de tiempo, en los cuales se recolectan los datos: el transaccional o transversal, en este se realiza una vez la medición a través del tiempo y el longitudinal en el cual se realiza varias veces la medición. Este estudio es de tipo transversal ya que los datos se recolectan en un solo momento, en un tiempo único. Su propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.

4.1.1 Tipo de Investigación

Los tipos de investigación son:

Exploratoria: Este tipo de investigación es usado cuando no se conoce el problema; debido a esto se requiere de mucho tiempo para su elaboración y es considerada de primera fase.

Descriptiva: Busca especificar las prioridades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Mide o evalúa diferentes aspectos, dimensiones o componentes del objeto a investigar.

Correlacional: Como su nombre lo dice, relaciona las variables que se tienen, las cuales serán analizadas.

Explicativa: Aquí lo que se busca es saber el porqué del problema entre las variables investigadas.

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Para este estudio, se utilizará el tipo de investigación descriptiva, ya que se pretende determinar la necesidad de orientación o inducción, mediante un cuestionario que se realizará a los empleados de Generación Colombia S.A, sucursal Medellín.

4.1.2 Diseño del Instrumento de Investigación

Es importante elegir un adecuado instrumento, los instrumentos más comunes que ayudan en la recolección de datos son: las entrevistas, la observación y el cuestionario; siendo este último uno de los más utilizados por su facilidad y rapidez en la aplicación y analizar la información; de ahí que para los fines de esta investigación se usará dicho instrumento.

El cuestionario consiste en una serie de preguntas respecto a una o más variables a medir, cada pregunta debe estar dirigida a conocer aspectos específicos de las variables objeto de estudio.

4.1.3 Recolección de Datos

En esta etapa es importante haber aplicado el instrumento adecuado que permita medir y posteriormente analizar los datos.

Para este estudio se elige un medio de recolección de datos de forma directa mediante un cuestionario que se aplicara a los empleados de Generación Colombia S.A, sucursal Medellín, que consta de 11 preguntas cerradas y de opción múltiple.

Un enfoque cualitativo busca obtener información de sujetos, comunidades, contextos, variables o situaciones en profundidad en las propias palabras, definiciones o términos de los sujetos.

Una vez recolectados los datos cualitativos, se revisaran, se prepararan y organizaran para el análisis.

4.1.4 El Cuestionario

El cuestionario es el instrumento de investigación usado para el propósito de esta tesis, en el cual el objetivo principal es obtener información acerca de las necesidades de inducción que tiene los empleados de Generación Colombia S.A. Esta información servirá para proponer a la empresa un proceso de inducción que será de gran utilidad en la incorporación de un nuevo empleado a la compañía.

4.1.5 Selección de la Muestra

Los elementos son los 34 empleados de Generación Colombia S.A, sucursal Medellín, empleados que se encuentran prestando sus servicios directamente en la sede de la sucursal ya que el resto de los empleados laboran en cada uno de

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los diferentes restaurantes escolares y no están bajo la coordinación continua de la empresa.

La tabulación de la información se realizará en el programa de Excel, se realizará dicha tabulación, posteriormente el análisis de la información y la representación gráfica de las respuestas.

4.1.6 Análisis de los Resultados

Una vez que se ha realizado la recopilación y registro de datos, estos deben someterse a un proceso de análisis que permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.

El propósito del análisis es establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, con el fin de introducir las medidas de mejoramiento en las mejores condiciones posibles. (ver anexo).

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5. MARCO TEÓRICO

5.1 LA ORGANIZACIÓN

La organización, como concepción global, es mucho más que una fuente de producción de riqueza que incentive a sus miembros con repetidos estímulos económicos. Quien diga eso, quizá no ha pisado jamás una empresa. Esto no implica que la empresa deba convertirse en un sustituto de la familia, pero sí que su actividad comprende la dignificación del ser humano y se convierte en uno de los principales campos en que ésta puede realizarse y desarrollarse plenamente1. La organización comprende una comunidad humana total, inversionistas, directores, gerentes, técnicos o especialistas, empleados y obreros, que forman una sociedad propiamente dicha, uniéndose consciente y libremente para realizar determinadas finalidades económicas, pero que los afectarán, humanamente hablando, en múltiples aspectos de su vida2. Organización puede ser una unidad económico- social, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción de bienes y servicios socialmente útiles, de acuerdo con las exigencias del bien común. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas, que implican actividades estructuradas e integradas, es decir, personas que trabajan juntas y cooperan en relaciones de independencia. Estas también se orientan hacia ciertas metas, gente con un propósito, y además, se consideran como sistemas tecnológicos, gente que utiliza conocimientos y técnicas que implican la integración de actividades estructurales. De aquí que las organizaciones se hayan hecho mas complejas en el transcurso del tiempo. Resumiendo lo anterior, también se puede definir a las organizaciones como subsistemas insertos en su medio y orientados hacia ciertas metas, gente con un propósito, incluyendo un subsistema estructural, gente que trabaja junta en actividades integradas, un subsistema psicosocial, gente que se interrelaciona socialmente y que es coordinada por un subsistema administrativo que planifica y controla el esfuerzo global. De acuerdo con lo mencionado anteriormente, para que una organización interactúe con su factor humano, se interrelacione, cree la interdependencia, debe fijar una estructura organizacional que va a determinar más claramente como se da dicho proceso, va a determinar las líneas jerárquicas y los procesos de

1 GUZMAN, I. La Sociología de la Empresa. México, 1963, Pág. 23. 2 Ibíd. Pág. 24

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comunicación entre funcionarios y dependencias, por eso es primordial analizar como esta dada la estructura de Generación Colombia S.A.

5.2 DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Consiste en la manera, forma como está organizada una determinada empresa. Reúne los recursos físicos y humanos en una forma ordenada y los acomoda en un patrón coordinado para alcanzar los objetivos planeados, así como también crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa. La estructura organizativa promueve la colaboración y negociación entre los individuos y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización; de igual manera facilita la división del trabajo, la departamentalización y el grado o alcance del control (número de subordinados inmediatos que depende de un agente).

La autoridad y responsabilidad constituyen en pilares fundamentales que deben estar delegadas en toda la empresa para promover la eficiencia de una estructura organizacional. Sin la delegación de autoridad el presidente sería el único miembro administrativo de una empresa. Habría sólo un departamento y no existiría la estructura organizacional y es necesariamente de la estructura organizativa que depende el éxito de una empresa.

5.2.1 Organigrama

5.2.1.1 Definición y Características

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica

Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.

Según el concepto de organigrama, este muestra sus principales características:

� Un elemento (figuras)

� La estructura de la organización

� Los aspectos más importantes de la organización

� La naturaleza lineal o staff del departamento

� Las funciones.

� Las relaciones entre las unidades estructurales

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� Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

� Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

� Las comunicaciones y sus vías

� Las vías de supervisión

� Los niveles y los estratos jerárquicos

� Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

� Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

� Las unidades de categoría especial.

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal incluido el proceso de inducción.

Y en forma general sirve para:

� Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

� Comunicar la estructura organizativa.

� Reflejar los cambios organizativos.

Como el organigrama toca los niveles de autoridad y responsabilidad, se profundiza a continuación sobre dichos aspectos.

5.2.1.2 Autoridad, Delegación de Autoridad y Responsabilidad

� Autoridad: Derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer.

� Delegación de autoridad: Se da una delegación de autoridad cuando un sujeto (el delegante) confía a otro (el delegado), el encargo de realizar una prestación que entra dentro de la responsabilidad del primero. Consiste en ceder funciones de mando a otras personas de niveles subordinados. Es una modalidad descentralizada de ejercicio de poder con especial importancia en organizaciones descentralizadas y es característica de estilos de dirección democráticos.

� La responsabilidad: Es la obligación de la persona de llevar a efecto las tareas que le han sido asignadas"

Ha de haber relación entre la autoridad de las personas y la autoridad que se les confiere.

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Motivos de una empresa para delegar autoridad:

� Crecimiento de la empresa

� Dificultades para ejercer el mando centralizado

� Estilos de dirección democráticos

� Políticas de motivación del personal.

Condiciones para que la delegación de autoridad sea eficaz:

� Fijar objetivos claros y precisos.

� Definir con claridad las tareas y funciones asignadas a cada persona que recibe autoridad delegada.

� Delegación a personas con capacidad, formación y voluntad de llevar a cabo la labor delegada.

� Atribuir al delegado autoridad suficiente para desarrollar la labor delegada.

� Conceder los medios adecuados para poder ejercer la autoridad recibida.

� Establecer criterios de control adecuados.

� Delegar con amplitud, aceptando las decisiones de la persona delegada.

� Adoptar una política de incentivos y sanciones que refuerce la actuación de quienes ejercen autoridad delegada.

� Juzgar los resultados del delegado sobre la base de los objetivos fijados al principio.

Las organizaciones motivan a las personas a dirigir sus energías creadoras en dirección de los objetivos de las mismas, permitiéndoles la participación a través de la delegación de aspectos como la autoridad y la responsabilidad, factores que se relacionan con las necesidades de las personas, por tanto es importante darle una mirada más profunda al recurso humano como tal y a sus necesidades, sentimientos y emociones, los cuales influyen directamente en la relación con la organización. 5.3 EL FACTOR HUMANO

De acuerdo a Fichter, el hombre es un ser activo; ha creado y destruido civilizaciones, ha desarrollado enormes complejos tecnológicos; con su ingenio ha utilizado los recursos naturales y ha causada graves alteraciones al medio ambiente. La grandeza de los adelantos científicos y tecnológicos, sorprenden

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cada vez más. Y todo esto hace pensar en la habilidad humana para desarrollar las organizaciones capaces de cumplir y alcanzar determinados propósitos. El hombre es un ser crítico, es decir, va más allá del campo de la pura opinión para abrirse a la realidad que lo trasciende. La persona no puede ser considerada como un simple medio, es un ser con sensibilidad, un elemento que juega un papel de suma importancia en todo proceso de desarrollo; sin el entusiasmo, la pasión y la percepción de la belleza, no se puede esperar mucho del hombre. Dentro de las organizaciones cuando se les observa, parecen estar compuestas por actividades humanas de muy diferentes niveles, ya que son sistemas de extrema complejidad. Las personas, los grupos pequeños, las normas, los valores, las actitudes parecen coexistir dentro de pautas extremadamente complejas y multidimensionales; tal complejidad parece, en ocasiones casi incomprensible, sin embargo, es esa misma complejidad, la que constituye la base para entender los fenómenos organizacionales. Estos fenómenos dentro de los estudios de administración en general, señalan que dentro del personal, el elemento humano, es el común denominador de la eficacia de todos los demás factores, ya que estos son operados por hombres. Por ello, la cooperación y la actitud del personal coordina los resultados que se obtengan en todos los demás aspectos; producción de bienes y servicios, ventas, finanzas, compras y aún la misma administración. Los mejores capitales, las mejores máquinas, los mejores sistemas, sirven de poco si son manejados con apatía o mala intención, bien sea por descontento o desconocimiento.

Cada individuo nace con un conjunto de necesidades básicas, metas, motivaciones o deseos. No existe en absoluto un acuerdo común con respecto a todos los impulsos innatos con los que el individuo llega al mundo. Algunas necesidades innatas aceptadas universalmente son la seguridad física, las necesidades sociales, los impulsos de autorrealización y la necesidad de tener esperanza se mencionan en algunas listas como necesidades humanas innatas. Cualquiera que sea lo que la lista incluya, universalmente se acepta que el pensamiento del individuo es una identidad que tiene necesidades y persigue metas. Las necesidades innatas se pueden modificar y cumplir como resultado de la experiencia, adiestramiento e interacción. Las necesidades sociales y la estimación son particularmente susceptibles a modificarse o ampliarse; y factores experimentales y ambientales también pueden influir en otras necesidades. Cada individuo busca un estado de equilibrio continuo con sus necesidades biológicas e internas, así como con sus ambientes externos. Normalmente, la gente prefiere lo conocido a lo desconocido. Los seres humanos tienen la capacidad de pensar, planear y actuar racionalmente pero muchas de sus acciones ocurren de manera precipitada y obedecen sólo a emociones. Durante mucho tiempo se pensó que las reacciones

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emocionales eran completamente desorganizadas e impulsaban al individuo a comportarse ilógicamente; sin embargo se ha llegado a aceptar que la emoción es una acción organizadora que puede dar resultados constructivos. Según Aldag y Brief, no es posible llegar a comprender las actitudes y el comportamiento de los empleados, sin entender la naturaleza de sus sentimientos y emociones. Una de las características más importantes de todas las relaciones humanas es que tienden a despertar determinados sentimientos entre la gente. En cierto sentido, los sentimientos constituyen el móvil principal de toda interacción social, sin estos no experimentarían la más mínima ambición por triunfar, ni tratarían de inventar procedimientos para ejecutar y mejorar su trabajo, ni cooperarían con entusiasmo para alcanzar los objetivos generales de la empresa. Habiendo analizado el comportamiento humano y entendido que los seres humanos son dinámicos y que cada individuo trae consigo, en el momento de ingresar a la organización, toda una serie de patrones culturales, de educación, que el directivo no podrá cambiar; es importante enfatizar por un lado lo que busca el empresario, y lo que a su vez busca el empleado. ¿Qué es lo que busca el empleador? Busca que el personal tenga en cada puesto y nivel la capacidad necesaria, y que preste a la empresa su más amplia colaboración. Si el personal carece de la capacidad indispensable para desarrollar las labores que se le encomienden, evidentemente, aunque quisiera no podría desarrollar adecuadamente su trabajo, con lo que habría graves deficiencias. Por otra parte, no basta con que el personal tenga las capacidades que en cada puesto, departamento o nivel se requieren, si no está dispuesto a prestar su colaboración amplia y eficazmente. Si por el contrario, ambos se dan conjuntamente, se encuentra que el elemento humano, base de todos los demás elementos, y que es eminentemente activo, puede y quiere ayudar a la realización de los fines de la empresa; por lo tanto estas dos características forman los objetivos generales de la administración de personal. No obstante la importancia de estos objetivos, es indiscutible que se estudie a la vez, lo que el trabajador busca como finalidades principales. Lo que hace que a todo empleado trabajar en una empresa, en primer lugar, es recibir una remuneración adecuada, pero esto no basta, además, es necesario que se den las condiciones en que el trabajador labora, tanto sociales como físicas y administrativas. En las físicas, sobre todo de higiene y seguridad, deben garantizarle su vida y su salud. El empleado buscará ante todo que sus superiores le den un trato acorde con su dignidad humana; busca también la seguridad en la empresa que esta le otorgue un adecuado reconocimiento a su colaboración; así mismo, requerirá oportunidades de progresar.

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Para la administración de personal, todo lo anteriormente dicho, representa un reto, pues cuando el empleado no tiene todo los elementos indispensables en su trabajo, difícilmente prestará su colaboración y será productivo. Por eso la responsabilidad del departamento de personal no es tarea fácil, coordinador el factor humano es complejo, pero algunos elementos, como el proceso de inducción, pueden lograr que dicha tarea sea menos compleja y mucho más productiva para el empleado y la organización. 5.4 PROCESO DE INDUCCIÓN

A partir de que el empleado forma parte de la organización, la inducción se ocupa de darle la bienvenida al trabajador e iniciarlo en un proceso de familiarización con la organización, su unidad de trabajo y labor específica. Este proceso es de importancia crítica, pues durante este período los empleados forman sus impresiones iniciales sobre la organización. Con frecuencia estas impresiones no son buenas a causa de falta de un proceso de inducción.

La inducción es simplemente el proceso mediante el cual se ayudas a los nuevos empleados a conseguir una rápida adaptación a su trabajo, al papel que desempeñaran en la organización, y a asumir un compromiso y responsabilidad mutuos, a través de una comunicación humana cálida.

Algunas organizaciones dan a los nuevos empleados un frío manual de normas y procedimientos o un resumen de prestaciones. En este tipo de proceso, el nuevo empleado se siente descuidado, confundido, no atendido o todo ello junto. Así pues, las actitudes positivas que la mayoría de empleados recién contratados traen al trabajo, de inmediato se convierten en negativas; de aquí se desprende la importancia de que las empresas desarrollen un debido proceso de inducción.

La inducción consiste en proporcionar a los nuevos empleados, información precisa y útil respecto a la organización, sus objetivos, sus actividades, su estructura, su misión, visión, valores y políticas; también reside en dar a conocer las labores que llevará a cabo para brindar una idea de cómo estas labores encajan en el funcionamiento general de la organización; todo esto permite acelerar el proceso de integración del empleado, al puesto, al jefe, al grupo de trabajo, a la organización y brinda una primera impresión favorable respecto de la misma.

Aunque las definiciones anteriores dan una imagen de qué es la inducción, en qué consiste y cómo se integra, no reflejan realmente la importancia y utilidad del proceso. Sin embargo es conveniente incluirlas como elementos que a lo largo del trabajo, se irán analizando, ampliando y profundizando para brindar una noción más clara de: ¿Qué es?, ¿En qué consiste? y ¿porqué es necesario un proceso de inducción?, formalmente estructurado y seriamente administrado.

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Se tratarán algunos aspectos del proceso de inducción y las posibles repercusiones que puede tener en el empleado y la organización.

Toda organización para lograr sus objetivos, requiere de una serie de recursos, los cuales, administrados correctamente, le facilitarán el alcance de estos.

Según Reyes Ponce (1981, pg1199), estos recursos son de tres tipos:

� Recursos materiales: Dinero, instalaciones, maquinaria, mobiliario, materia prima, etc.

� Recursos técnicos: Sistemas, procedimientos, instructivos, manuales, organigramas, etc.

� Recursos humanos: Comprenden no sólo el esfuerzo o la actividad humana, sino también otros factores que modelan dicha actividad como son: conocimientos, experiencias, motivación, aptitudes, habilidades, actitudes, salud, etc.

Estos recursos pueden mejorar y perfeccionar el empleo y el diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.

El esfuerzo humano resulta vital para el funcionamiento de cualquier organización; si el elemento humano está dispuesto a proporcionar su esfuerzo, la organización marchará; en caso contrario se detendrá.

Otro factor importante en el proceso de inducción, es preparar a la organización para el nuevo empleado, esto quiere decir que hay que explicar a los compañeros de trabajo, el papel que el recién llegado va a desempeñar y hacerlos responsables de brindar acompañamiento y ayuda, todo esto hacen que los primeros días y semanas sean más fáciles y productivos para todos los que intervienen

5.5 INVESTIGACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS PARA EL PROCESO DE INDUCCIÓN DE GENERACIÓN COLOMBIA S.A.

5.5.1 Antecedentes de Generación Colombia S.A.

Generación Colombia S.A, es una empresa dedicada a almacenar, distribuir y procesar alimentos nutritivos en forma masiva; ha venido mostrando una consistente evolución, dentro de sus actividades ha logrado situarse en diferentes ciudades de Colombia con la venta del servicio ubicado en el ramo alimenticio.

En septiembre de 1995 fue fundada por Gustavo Donado en compañía de socios chilenos, y unos años mas tarde fue adquirida en su totalidad por la familia

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Donado, quienes han realizado cambios importantes y de mejora continua para la empresa. Generación Colombia S.A. tiene su sede principal en la ciudad de Bogotá y tiene 2 sucursales para satisfacer el mercado en la venta de sus servicios, una en la ciudad de Montería y otra en Medellín, la cual cubre operaciones para municipios del Oriente Antioqueño, actualmente en el municipio de Rionegro, todo ello gracias a la diferenciación y calidad en la prestación de sus servicios. Con respecto al recurso humano, cuenta actualmente con 348 empleados, 34 de estos prestan sus servicios directamente en las instalaciones de la empresa y el resto presta sus servicios en los restaurantes escolares de las instituciones educativas, este personal rota en su totalidad cada año, por lo que tiene un trato diferente al personal que se encuentra directamente en las instalaciones; los 34 empleados están conformados por: 22 en su área administrativa así: un subgerente administrativo, un subgerente técnico, un jefe de bodega, un asistente de compras, un encargado de calidad, un encargado de recurso humano, un jefe de cartera, un asistente de facturación, ocho supervisores técnicos, dos auxiliares de cobro, una persona de oficios varios, una secretaria, un mensajero, un conductor y en su parte operativa, así: 12 auxiliares de bodega y 314 procesadoras de alimentos. Este recurso humano, es contratado a través de una Cooperativa de Trabajo Asociado llamada GENCOOP, cuyo dueño es Generación Colombia, es decir que está constituida exclusivamente para quienes le prestan sus servicios Generación Colombia; dicha cooperativa esta ubicada dentro de las instalaciones de Generación Colombia, y juega el papel del área de recurso humano de la organización; razón por la cual, no esta bien definida como área de recurso humano, es decir que no cuenta con los subsistemas que dicha área debe poseer, y carece de muchas herramientas para un óptimo manejo del recurso humano. Es importante resaltar que han surgido diferentes opiniones con respecto al personal, en cuanto su eficiencia se refiere, generando rotación de personal y un alto período de acoplamiento, lo cual implica pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

5.5.2 Organigrama

Estructura de la empresa por áreas o departamentos.

Contiene la estructura total de la Compañía, es decir, si existen otras sedes en otras ciudades.

Es importante resaltar que la estructura de la empresa fue objeto de revisión, donde se encuentra que hay cargos que no existen dentro del organigrama y hay otros que deben eliminarse puesto que en la realidad no existen; de acuerdo con esto, se debe replantear dicha estructura, con el fin de que cada uno de los empleados sea conciente de su existencia y su importancia dentro de Generación

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Colombia, además sirve para que los empleados asimilen en que dirección deben ir los procesos de comunicación, autoridad y delegación de responsabilidades.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ANTERIOR

GENERACIÓN COLOMBIA S.A.

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

CONTADOR

REGIONAL MEDELLIN

GENCOOP

SECRETARIA

REGIONAL BOGOTA

REGIONAL MONTERIA

ASISTENTE COMPRAS

CARTERA JEFE BODEGA

Supervisores de Cobro

Auxiliares de Bodega

DIRECTOR DE CALIDAD

Jefe De Calidad

SUPERVISORES TECNICOS

ASAMBLEA DE SOCIOS

FACTURA. Y PAGOS

ONG

SUBGERENTE TECNICO

SUBGERENTE ADMINISRATIVA

MANIPULADORAS

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ACTUAL)

GENERACION COLOMBIA S.A

REVISOR FISCAL

DPTO PERSONAL

GERENTEGENERAL

JUNTA DIRECTIVA

REGIONAL MEDELLIN

REGIONAL BOGOTA

JEFE CALIDA

D

ASIS. COMPR

AS

FACT. Y PAGOS

CARTERA

SUBGERENTE TECNICO

SECRETARIA

MENSAJERO

CONDUCTOR

OFICIOS VARIOS

Auxiliares Cobro

SUPERV.

TECNICOS

MANIPULAD.

ONG

JEFE BODEG

A

SUBGERENTE ADMINISTRATIVA

ASAMBLEA DE SOCIOS

REGIONAL MONTERIA

SUPERVI. TECNICOS

MANIPULADORAS

Auxiliares Bodega

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5.6 PRODUCTOS Y SERVICIOS

Almacenar, distribuir y procesar alimentos nutritivos, basados en una cuidadosa selección de sus productos y del capital humano, con el objeto de generar rentabilidad, ventaja competitiva en el mercado y contribuir en forma importante a los objetivos de los programas trazados por sus contratantes. Todo producto terminado para ser distribuido, debe obligatoriamente con las 4 S a saber: Salud: Las materias primas para producirlos habrán sido seleccionadas para que sean saludables al ser humano y menús diseñados nutricionalmente balanceados de tal manera que se obtenga el mayor beneficio en la relación costo – calorías. Sabor: Que sean tan ricos al consumirlos, que produzcan el placer de repetir. Seguridad: Que garantice a todos los clientes un standard de calidad microbiológica y organoléptica excelentes al momentos de consumirlos. Las condiciones y el diseño de los procesos garantizarán ésta condición. Servicio: Que los suministros se hagan en las condiciones y horarios solicitados por todos nuestros clientes, cumpliendo con las necesidades y expectativas contratadas.

5.7 CLIENTES

La razón de ser y existir de nuestras empresas son los clientes. Por estar orientados hacia soluciones de alimentos en forma masiva, nuestros clientes principales son las clases sociales menos favorecidas que se encuentran en programas de alimentación con los Gobiernos Latinoamericanos.

5.8 RECURSO HUMANO

Cada jefe de área es un líder que influye sobre los demás con autoridad, buen trato y en la búsqueda constante de soluciones que faciliten el trabajo de su grupo. Adicionalmente debe mantener motivado y altamente comprometido al personal a su cargo. La característica más importante de un colaborador de Generación Colombia S.A., es el conocimiento en la actividad que desarrolla y su actitud positiva en servir a los clientes haciéndolo todo con mucho amor.

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5.9 PROVEEDORES

Son empresas y personas que se comprometen a cumplir cabalmente con las condiciones de calidad, precio y cumplimiento que propusieron en sus ofertas. Así mismo GENERACION COLOMBIA S.A. deberá esforzarse por cumplir con las condiciones de pago y recibo previamente estipuladas.

5.10 COMPROMISO SOCIAL

Todas nuestras actividades están relacionadas con el bien de la comunidad, contribuyendo especialmente con programas educativos considerados como la única forma de mejorar la igualdad de oportunidades en nuestra sociedad. En todo acto que implique decisiones gerenciales, el compromiso con la sociedad será prioritario, sobretodo en programas nutricionales en donde están comprometidos la niñez y la pobreza, buscando la forma de entregar mayor valor agregado, en cada una de las propuestas donde participe aún a costas de una menor rentabilidad. 5.11 PROPUESTA PROCESO DE INDUCCIÓN

De acuerdo con lo mencionado en los antecedentes, Generación Colombia, sucursal Medellín, no ha implementado un manual de inducción que permita a la empresa y a los empleados ceñirse a las obligaciones y deberes que se debieran cumplir en cada cargo. Desde su apertura en la ciudad de Medellín, la contratación de personal ha presentado varios cambios, inicialmente se realizaba a través de una Empresa de Servicio Temporal de propiedad de Generación Colombia y en el año 2002 paso a ser manejada por una Cooperativa de Trabajo Asociado denominada GENCOOP, de la cual también es dueño. Lo que permite visualizar que no hay un departamento estructurado de Recurso Humano, el cual direccione las estrategias en esta materia para la empresa; sumado a la incertidumbre que representa contratar mano de obra capacitada acorde a los requerimientos y objetivos de la empresa. Ahora bien, se ha analizado el tipo de contratación que Generación Colombia tiene con la Cooperativa Gencoop, donde se puede resaltar, que si bien que en gran medida el responsable directo no es la organización en sí, sino un tercero quien cumple dichas funciones y sobre quien recae todas las obligaciones laborales, Generación Colombia si debe implementar un manual de inducción, el cual será utilizado para orientar al personal que ingrese a la empresa y este se convertirá en un elemento fundamental para futuras contrataciones de personal, sea cual fuere la figura utilizada para su contratación.

Según se muestra más adelante, el cuestionario da luces sobre las principales falencias y necesidades que los empleados de Generación Colombia han detectado en el desempeño de sus labores y específicamente recalcan la necesidad de implementar un manual de inducción del cual se puedan extractar elementos tan fundamentales como misión, visión, objetivos, políticas, funciones, deberes y derechos; incluso en la pregunta 11 que dice (Considera necesario un

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manual de inducción para la Organización), el 94% aproximadamente respondieron que si, lo que reafirma el compromiso que debe asumir las directivas para el diseño e implementación del manual de inducción, el cual reglamentará y estandarizará las actividades al interior de la empresa al momento del ingreso de nuevo personal a la Organización, independiente si son empleados directos o subcontratación.

Por lo mencionado anteriormente, se decide realizar una contribución importante para Generación Colombia, en materia de administración del recurso humano, donde se diseñará un manual de inducción que permita al recurso humano de la compañía sentirse parte de un todo. Esta herramienta es sólo un grano de arena, que busca integrar el recurso humano con Generación Colombia, pretende generar amor y sentido de pertenencia por la organización con el propósito fundamental que las personas satisfechas y motivadas, realicen de mejor manera su labor, con miras a una alta productividad y contribuir a la competitividad de la empresa.

5.11.1 Beneficios del Programa de Inducción para Generación Colombia S.A.

La mayoría de los nuevos empleados llegan a su primer día de trabajo con entusiasmo e inquietud. A éste interés inicial puede dársele un uso positivo o bien puede destruírsele dependiendo de la forma en que se nutra.

La inducción de un nuevo empleado no es difícil y no se necesita dedicar gran cantidad de tiempo, de hecho, cuando se da adecuadamente, a la larga, a inducción ahorra tiempo.

Una inducción mal planeada o la inexistencia de ella, puede convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionado, en una estadística de rotación. Esto implica mas trabajo para Generación Colombia, ya que será necesario empezar nuevamente todo el proceso de reclutamiento, selección y contratación.

Por otra parte una inducción bien planeada y realizada, dará como resultado menos errores y una mejor comprensión de lo que se espera. Esto debe conducir al mejoramiento del servicio al cliente, de las relaciones entre los empleado y de la productividad. Los beneficios de este programa, son primordialmente para el empleado, la organización y el cliente.

5.11.2 Inducción y Proceso Administrativo

Un buen plan de inducción despejará todas las dudas que puedan inquietar al empleado, obteniendo resultados favorables para él y para Generación Colombia; al sentirse miembro de ella, podrá adaptarse más rápidamente. No sólo el sentirse dueño de elementos de información le será de utilidad, también le ayudará a

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mostrar resultados en un plazo mas corto, y de la misma manera despertará en el empleado la iniciativa indispensable para un buen desempeño. La atmósfera de confianza y relajamiento que se crea desde el principio, permite una actitud del individuo más abierta hacia su trabajo, su entorno y su propio aprendizaje. En este momento pondrá a trabajar sus capacidades y rendirá resultados satisfactorios, ya que el período de adaptación será más breve y menos angustiante.

Es preferible invertir tiempo en inducir al nuevo elemento que dé resultados durante el primer mes y no lanzarlo a su trabajo sin ninguna guía, y que, como autodidacta, dé resultados tres o más meses después.

5.11.3 Previsión y Planeación

Es importante que, antes del ingreso del nuevo empleado, se lleven a cabo algunas funciones de investigación de los cursos alternativos de acción del nuevo integrante y se definan perfectamente los procedimientos que se seguirán durante el período de adaptación del mismo a la empresa o al puesto según sea el caso. Esto quiere decir, planear todos los detalles necesarios que, aunque parezcan insignificantes, contribuyen en gran medida a la rápida adaptación del empleado. Definir qué debe hacerse y cuándo.

5.11.4 Organización

Estructurar todas las funciones que se requieren para lograr los objetivos. En concreto, cómo y quién va a hacer cada cosa.

5.11.5 Integración

Articular los elementos humanos y materiales que son necesarios para el funcionamiento correcto del individuo dentro de la organización y la empresa en general. Integrar al empleado con sus compañeros, equipos, funciones, etc., para que poco a poco conozca sus objetivos, sistemas de información, controles, etc.

5.11.6 Dirección

Realizar las actividades bajo la dirección del jefe inmediato para el logro de los objetivos del puesto y en el caso de tener subordinados, dirigirlo a quienes le corresponda.

5.11.7 Control

Vigilar que el trabajo se realice como se había planeado. Comparar los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes

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Aquí es donde reside el seguimiento a la inducción. Sin éste, no tiene objeto el esfuerzo realizado para lograr la adaptación dinámica del empleado, pues nunca se conocerá el desempeño ni las impresiones del personal inducido.

5.11.8 Inducción de la Empresa

Determinar quienes son responsables de hablar con el personal del área de la empresa donde el nuevo empleado prestará sus servicios, con objeto de lograr un ambiente adecuado para recibirlo en su fecha de ingreso.

El director o jefe del área hará una exposición ante las personas relacionadas con el puesto, explicando la necesidad de contratar a ese empleado. Esto último ayuda a crear un ambiente grato y abierto para recibirlo, lo que contribuye en gran medida al logro satisfactorio de los objetivos del mismo. En esta forma, contará con un equipo de trabajo dispuesto a colaborar con él. En muchos casos no esta definido el lugar físico donde trabajará, esto es indispensable hacerlo y determinar el responsable de ello.

Preparar toda la documentación necesaria para firma del nuevo empleado y para presentarla ante las dependencias que correspondan en los plazos estipulados. Por ejemplo, convenio de asociación, formatos de seguridad social, etc.

Preparar el siguiente material, que deberá entregarse al empleado nuevo al momento de su ingreso:

� Organigrama de la empresa para que conozca su ubicación exacta dentro de la organización, la autoridad que tiene, si es que la tiene.

� Manual de bienvenida, donde se le expliquen las prestaciones y reglamentos que rigen en Generación Colombia, misión, visión, políticas, etc.

� Un ejemplar del convenio de asociación a la Cooperativa, si procede.

� Los instructivos de seguridad e higiene, funciones, si proceden.

� Directorio telefónico, con extensiones de la empresa e indicaciones pertinentes sobre uso del teléfono y como acceder a llamadas de larga distancia.

Al momento de ingresar:

� El nuevo empleado deberá firmar la documentación requerida.

Debe presentarse al nuevo empleado con todo el personal, si es posible; por lo menos con quienes se relacionan con su puesto de trabajo, como son: compañeros, jefe inmediato, subordinados (si los tiene).

Se le debe hacer entrega de su espacio físico o lugar de trabajo, con todas las herramientas y equipos necesarios para desarrollar su labor.

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Dar aviso del nuevo ingreso, a través de memorando, en los tableros destinados a comunicaciones internas, así como a recepcionistas, vigilantes, pues muchas veces pasan una o dos semanas y el nuevo empleado no tiene acceso a la empresa como cualquier otro, o si preguntan por él no lo conocen.

Al mismo tiempo de presentarlo con todo el personal, se aprovecha para mostrarle la ubicación física de las instalaciones, tanto en el área administrativa como operativa como: planta, oficinas generales, servicios sanitarios, cocineta.

5.11.9 Manual de Bienvenida, que debe contener

5.11.9.1 Bienvenida al Nuevo Empleado

Bienvenida breve pero cordial por parte de Generación Colombia, presentación de las personas que darán el curso y el puesto que ocupan, determinación de los objetivos que se persiguen con el curso, la duración que tendrá y la estructura del mismo. Esta introducción permite que los empleados se sientan en confianza y comprendan la importancia de lo que se va a informar.

Al presentarse los conductores del curso lo harán amigablemente, tratando de no crear barreras y de romper el hielo, para que los participantes puedan resolver sus dudas y estar tranquilos en el transcurso de la cesión, esto indudablemente propiciará una mayor concentración y captura de información.

5.11.9.2 Historia de la Organización

Aquí el nuevo empleado tendrá antecedentes sobre la institución a la que ahora pertenece y conocerá sucesos importantes sobre ella. Se comunican los fines que persigue la empresa y su filosofía en relación con su crecimiento, su personal, etc. Cuál es su situación en el mercado al que pertenece, su posición en relación con los competidores y sus metas para el presente año. Toda esta información ayudará a que el individuo se forme una imagen de la empresa y adquiera confianza al ver que pertenece a una organización seria, firme y con tendencias de crecimiento. Así mismo, desde el principio, se sentirá participe de los intereses y objetivos de la empresa, los cuales se le dan a conocer desde su ingreso, dándole a entender que él es importante para la empresa y que su trabajo contribuirá al logro de ellos.

5.11.9.3 Organigrama

Organización de la empresa por áreas o departamentos y funciones de cada una de estas. El propósito de esta información es que el empleado tenga una idea general de cómo están distribuidas las funciones de cada área, de qué es responsable y qué fines persigue, lógicamente ésta información debe ser general, es decir, mencionar lo más importante.

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También se da a conocer si existen otras sedes en otras ciudades o en la misma y puede mostrarse en fotografía o video, o al menos mencionar su ubicación para darle una idea general así no las conozca físicamente.

5.11.9.4 Políticas Generales

Normas o políticas que tiene la empresa sobre permisos, retardos, faltas injustificadas, uniformes, normas de higiene y seguridad; días, horas y medios de pago, descansos, etc. Es conveniente explicarlas brevemente, para recalcar la importancia que tiene el cumplimiento de las mismas, y hacer hincapié en que dichas normas y políticas, serán explicadas por su jefe inmediato, dado que algunas pueden variar de departamento a departamento.

5.11.9.5 Prestaciones y Reglamento

Señalar cada una de las prestaciones, en qué consisten, qué requisitos son necesarios para poder hacer uso de ellas; quién puede disfrutarlas (sólo el empleado o también los familiares), en donde pueden solicitar mayor información, etc. No se debe perder de vista que el empleado tiene interés en conocer todo aquello a lo que tiene derecho, los puntos que se mencionan al respecto deben aclararse bien, sobre todo, los requisitos, para no propiciar malos entendidos, por tanto deben mencionarse no sólo las prestaciones de ley sino también las adicionales que la empresa maneje.

Debe suministrarse para su conocimiento, los reglamentos de higiene y seguridad de trabajo, estatutos de la Cooperativa y manual de funciones.

5.11.10 Inducción al Puesto de Trabajo

Después de haber realizado lo mencionado en incisos anteriores, el empleado ya está en condiciones de empezar a conocer lo que es su puesto de trabajo.

El jefe inmediato le hará una entrega de una copia de la descripción de su puesto y de los objetivos que deberá alcanzar durante el período o de los objetivos iniciales que se definieron previamente con el objeto de que el empleado conozca sus prioridades. Debe contar con la guía de la empresa para que sepa concretamente qué es lo que se espera de él en corto tiempo, para igualar criterios y enfocar sus esfuerzos hacia los aspectos que sus superiores consideran más importantes o urgentes. En otras palabras podemos decir que el empleado conocerá los objetivos de su puesto de corto y largo plazo, así como sus alcances, actividades y responsabilidades. Así , la adaptación y el conocimiento de su puesto se darán en un lapso más breve , con la asimilación paulatina de todas las funciones anotadas en su descripción de puesto. Así mismo, deberá explicársele el funcionamiento del área donde presta sus servicios, los problemas existentes, etc.

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El jefe inmediato le hará saber que puede acercarse a él en el momento que tenga dudas sobre algo, con la seguridad que se le escuchará y ayudará a integrarse a la empresa, a su puesto y a sus compañeros.

5.11.11 Seguimiento a la Inducción

Con un buen plan de inducción y seguimiento a la misma, pueden obtenerse muchos beneficios como son: hacer sentir bien al nuevo empleado, lograr un buen rendimiento en sus funciones a corto plazo, evitar juicios subjetivos por parte de los jefes inmediatos en cuanto a la apreciación de su subordinado.

El hecho de que exista una lista de las prioridades que se deben atender para lograr los objetivos de cada puesto, además de brindar al empleado una guía concreta de sus funciones y responsabilidades, permitirá a la empresa revisar los avances y tomar una decisión atinada y objetiva sobre el desempeño de ésta persona; de ésta forma se detecta si es o no un elemento útil a la organización, detectando las fallas para poner más atención en ellas.

La base para desarrollar el seguimiento a la inducción es, pues, la descripción del puesto con los objetivos establecidos claramente.

Como se menciono anteriormente, control es vigilar que el trabajo se realice como se había planeado, comparando los resultados obtenidos con los esperados, con miras a corregir y mejorar deficiencias y formular nuevos planes para alcanzar los objetivos.

Para este fin, deberán efectuarse entrevistas periódicas de ajuste, tantas como sea necesario, con el objeto de intercambiar opiniones con el empleado, involucrándolo en los objetivos, aclarándole dudas si las tiene o para hacerlo sentir que la empresa está interesada en él, en que forme parte activa de su equipo, en detectar necesidades de capacitación, en general, ayudarlo.

Al mismo tiempo, se puede decir que es muy importante conocer la opinión del empleado respecto a si la empresa es lo que él esperaba o no, y el porqué de esos sentimientos; conviene conocer como se ha sentido con respecto al personal con el que tiene contacto, si le han brindado el apoyo y colaboración requeridos, cómo son sus relaciones con el personal. También debe aprovecharse para felicitarlo si lo merece y estimularlo a seguir adelante, o en su caso, llamarle la atención en lo que amerite, con objeto de que conozca sus fallas y tenga oportunidad de corregirlas, si es de su interés continuar en la empresa.

Con la información dada anteriormente se presenta a continuación un programa de inducción para los empleados de Generación Colombia S.A, sucursal Medellín.

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5.12 MANUAL DE INDUCCIÓN GENERACIÓN COLOMBIA S.A. (SUCURSAL MEDELLÍN)

5.12.1 Presentación

Hemos diseñado este programa con el fin de facilitarle la información necesaria sobre Generación Colombia, sucursal Medellín, su historia, su misión, visión, estructura organizacional, políticas, reglamentos, estatutos, y funciones.

Queremos contarle durante esta jornada lo más destacado de Generación Colombia, porque Usted hace parte activa de nuestra organización.

Todas las personas que ingresan a nuestra organización, son seleccionadas buscando condiciones especiales, que los haga ser personas Generación Colombia, con gran capacidad de servir, porque nuestros clientes exigen lo mejor y prefieren gente atenta y servicial como usted.

5.12.2 Objetivo del Programa

Facilitar la adaptación e integración del nuevo empleado a Generación Colombia y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma, logrando que Generación Colombia S.A., cuente con equipos de trabajo de alto rendimiento en todas sus dimensiones, lo que trae eficiencia y eficacia, amor al trabajo y la satisfacción de compartir con otros el desarrollo organizacional.

En la búsqueda de los mecanismos que coadyuven al desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador, se ha diseñado el presente Programa de Inducción, con el objeto de mantener informados a los nuevos trabajadores sobre la actividad a que se dedica la empresa, beneficios que brinda y presta, derechos y deberes; con el fin de lograr la identificación del trabajador con la organización y, proporcionar a su vez al recién llegado, las bases para una adaptación e integración con su grupo de trabajo y con el trabajo en sí; y de ésta manera alcanzar los niveles de productividad deseados.

5.12.3 Alcance y Campo de Aplicación

La Inducción es una propuesta que esta orientada a ofrecer un instrumento que permita a Generación Colombia S.A. como empresa, lograr que sus trabajadores se adapten e identifiquen con ella, para mantener los elevados estándares de calidad de productos y servicios y para formar y conservar trabajadores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. Debe ser aplicado a cada uno de sus empleados, a fin de aprovechar tan importante técnica para la mejor administración de sus Recursos Humanos.

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5.12.4 Bienvenido

A partir de este momento eres nuestro (a) compañero (a) de labores. Tus cualidades y aptitudes, han permitido tenerte en cuenta para ingresar a Generación Colombia. Creemos que tu aporte va a ser muy importante para la marcha de la organización.

Te felicitamos; nos complace tenerte con nosotros y esperamos que una vez termines el programa de inducción, entres a formar parte activa de este grupo humano que está trabajando para mejorar su propio nivel y desde luego el de Generación Colombia.

Al pertenecer a nuestra organización has contraído una serie de deberes y responsabilidades que es necesario cumplir y respetar, así como has adquirido derechos que gustosamente la empresa te reconocerá.

Nuestros empleados y clientes son lo más importante de nuestra organización.

Antes de empezar tu labor, es necesario conocer la forma de trabajo, las obligaciones y responsabilidades y en general todo lo que constituye el fin último de la organización. Te sugerimos por lo tanto estudiar detenidamente toda la información que te suministraremos y manifestar tus dudas e inquietudes a fin de prestarte nuestra colaboración y ayuda.

Al pertenecer a esta gran familia que conformamos, creemos que trabajarás con alegría y entusiasmo en las labores que te han encomendado, para que así y en estrecha camaradería hagamos de Generación Colombia una empresa cada día mejor.

Animo y les deseamos muchos éxitos!

5.13 HISTORIA

Generación Colombia S.A. fue creada en septiembre de 1995, fue fundada por socios chilenos y el señor Gustavo Donado Aráosla, Colombiano; años mas tarde fue adquirida en su totalidad por la familia Donado. Se dedica al almacenamiento, distribución y preparación de alimentos en forma masiva los cuales son transformados en los restaurantes escolares de los municipios con los cuales se tiene contrato y para los cuales se provee los bienes. Durante 7 años fue únicamente contratista del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en programas dirigidos a escolares y personas de la tercera edad; y a partir del año 2004 empieza a ser contratista de municipios como Medellín y algunos del Oriente Antioqueño, suministrando cerca de 60.000 raciones diarias en Antioquia en los últimos 4 años. La organización tiene 3 sedes, la principal se encuentra en la ciudad de Bogota, una sede en Montería y otra en Medellín. En la ciudad de Bogotá, la empresa se ha diversificado y brinda muchos más productos y servicios que las sucursales.

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La organización se preocupa por estar a la vanguardia en procesos que busquen la calidad de sus productos y servicios.

5.13.1 Nuestra Misión

Somos una Organización que almacena, distribuye y procesa productos nutritivos en forma masiva, basados en una cuidadosa selección de sus productos y del capital humano, con el objeto de generar rentabilidad, ventaja competitiva en el mercado, contribuir en forma importante a los objetivos de los programas trazados por sus contratantes y mejorar el estado nutricional de los niños.

5.13.2 Nuestra Visión

Generación Colombia será en el 2010 una Organización líder en el sector de alimentos, con crecimiento sostenido e innovador en sus procesos operativos y administrativos, alineado con las cambiantes y constantes necesidades de nuestros clientes, además de buscar un balance óptimo entre la rentabilidad social y financiera.

5.14 OBJETIVOS

5.14.1 Objetivo General

Realizar todas las actividades relacionadas con la fabricación, mercadeo y explotación de todo tipo de actividades en la industria de alimentos, garantizando un alto impacto social en la nutrición de los niños y un crecimiento continuo en la rentabilidad del negocio.

5.14.2 Objetivos Específicos

� Suministrar alimentos confiables, nutritivos y de alta calidad. � Incrementar en el mediano plazo nuestra participación en el mercado nacional e

internacional. � Garantizar la sostenibilidad y el crecimiento financiero. � Lograr sinergia entre todos los departamentos que constituyen nuestra unidad

de negocio. � lograr que nuestra organización sea competitiva en el mercado. � Adoptar sistemas de calidad que garanticen un continuo mejoramiento de los

procesos administrativos y operativos.

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� Alcanzar un alto impacto social en las familias que se benefician de nuestros servicios.

5.15 POLÍTICAS

Políticas claras que nos conduzcan a nuestros objetivos � Orientar la actividad hacia el aseguramiento continuo de la calidad y el servicio

al cliente. � Desarrollar la eficiencia y la capacidad competitiva en todas las actividades de

manera que los productos sean suministrados al menor costo posible. � Contribuir al desarrollo del País en concordancia con las políticas

gubernamentales establecidas en los Planes Nacionales, Departamentales y Municipales de Desarrollo relacionados con PROGRAMAS DE ALIMENTACION a LA POBLACION.

� Fomentar las buenas relaciones laborales y la proporcionalidad entre los

objetivos empresariales y el recurso humano. � Contratar los servicios necesarios a nivel de terceros que nos permita ser mas

competitivos. � Informar y dar un mejor servicio a los clientes y consumidores finales en el uso

eficiente y seguro de los alimentos. � Promover la capacitación continua del personal de la empresa en concordancia

con la estrategia y objetivos de la organización. 5.16 VALORES

� Respeto por cada una de las personas involucradas en nuestra Actividad. � Responsabilidad. � Puntualidad. � Trabajo en Equipo. � Actitud de Cambio. � Liderazgo � Trabajo profesional bien fundamentado.

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� Actitud de servicio y apoyo a los escolares. � Alto Sentido social.

Su crecimiento dentro de Generación Colombia S.A., se caracteriza por el desarrollo y la aplicación real de nuestros valores.

5.17 FILOSOFÍA

Generación Colombia está comprometida tanto con la comunidad de la región como con sus clientes, a darles la máxima calidad en todos los aspectos: atención, servicio y trato.

Aunque en toda empresa las utilidades son el medio necesario para mantenerse y crecer, éstas deben ser el lógico resultado de la calidad de los productos y servicio que prestamos.

Estamos seguros que las personas que trabajan para Generación Colombia son un recurso valioso y es por esto que apoyamos y promocionamos sus contribuciones y su crecimiento personal.

5.17.1 Estilos de Administración

En Generación Colombia se ha implementado un estilo de administración basado en los valores de la empresa: Respeto, Mentalidad de servicio al cliente, Etica.

De acuerdo con esto, la comunicación de la alta dirección hacia los demás niveles de la organización, es permanente, descomplicada, informal, sin restarle imagen y autoridad; igualmente los canales de comunicación están abiertos desde todos los niveles hacia los directivos.

Allí tiene cabida todo tipo de sugerencias, críticas, ideas nuevas que buscan mejorar la calidad de los productos y servicios de Generación Colombia al cliente tanto interno como externo; y una convivencia armónica y enriquecedora de los empleados. En otras palabras se trata de promover el autodesarrollo de las personas, la integración de sus miembros alrededor de un fin común, el crecimiento en grupo y por lo tanto la consecución de los objetivos propuestos.

� Flexibilidad en el manejo de las situaciones y de los problemas que se presentan.

� Dinamismo y agilidad en los procedimientos y en todas las áreas de nuestra organización.

� Confianza: En nuestra administración se involucran a todas las personas que la conforman.

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� Intimidad: Como integrantes de Generación Colombia, intentamos una comunicación sincera y desprevenida, en la cual los diferentes niveles administrativos discutimos desde los temas concernientes a la organización; pasando del concepto individualista al de ser social-comunitario, induciendo al conocimiento y confianza mutua entre todos los integrantes de la organización.

Como puede verse, el estilo de administración de Generación Colombia, se fundamenta en la persona, con la certeza que si este factor tiene motivación, desarrolla su creatividad y puede comunicarse, todos los demás recursos son utilizados óptimamente en pro de la satisfacción del cliente.

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5.18 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GENERACIÓN COLOMBIA S.A.

GERENTE GENERAL

REVISOR FISCAL

JUN TA DIRECTIVA

REGIONAL BOGOTA

GENCOOP

JEFE CALIDAD

MENSAJERO

OFICIOS VARIOS

Auxiliares Cobro

SUPERV. TECNICOS

FACT. Y PAGOS

CARTERA

REGIONAL MEDELLIN

REGIONAL MONTERIA

ASAMBLEA DE SOCIOS

ONG

SUBGERENTE ADMINISTRATIVA

SUBGERENTE TECNICO

JEFE BODEGA

ASIS. COMPRAS

SECRETARIA

CONDUCTOR

MANIPUL.

Auxiliares Bodega

SUPERV. TECNICOS

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5.18 PRODUCTOS Y SERVICIOS

� Almacenar la materia prima, productos que posterior van a ser transformados. � Distribuir de manera lógica y organizada los productos en la bodega para

facilitar el proceso de entrega a los restaurantes escolares. � Procesar alimentos nutritivos, este proceso se realiza directamente en los

restaurantes escolares de las instituciones educativas que el municipio o contratante tiene en cobertura.

Todo producto terminado para ser distribuido, debe obligatoriamente con las 4 S a saber: Salud: Las materias primas para producirlos habrán sido seleccionadas para que sean saludables al ser humano y menús diseñados nutricionalmente balanceados de tal manera que se obtenga el mayor beneficio en la relación costo – calorías. Sabor: Que sean tan ricos al consumirlos, que produzcan el placer de repetir. Seguridad: Que garantice a todos los clientes un standard de calidad microbiológica y organoléptica excelentes al momentos de consumirlos. Las condiciones y el diseño de los procesos garantizarán ésta condición. Servicio: Que los suministros se hagan en las condiciones y horarios solicitados por todos nuestros clientes, cumpliendo con las necesidades y expectativas contratadas.

5.19 CLIENTES

La razón de ser y existir de nuestras empresas son los clientes. Por estar orientados hacia soluciones de alimentos en forma masiva, nuestros clientes principales son las clases sociales menos favorecidas que se encuentran en programas de alimentación con los Gobiernos Latinoamericanos. 5.20 ESTATUTOS DE LA COOPERATIVA GENCOOP

� Remitirse directamente a los estatutos

� Leerlos y explicarlos.

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5.21 REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

� Remitirse al reglamento.

� Leerlo y explicarlo.

5.22 JORNADA DE TRABAJO

5.22.1 Personal Administrativo y Operarios

Lunes a viernes de 8:00 a.m a 6:00 pm, con una disponible para almuerzo establecida de 1:00 a 2:00 pm.

Sábados de 9:00 a 12:00m.

El personal de Auxiliar de Bodega maneja adicional a este horario, horas extras de lunes a viernes.

El Jefe de Bodega maneja un horario más extenso por ser la persona que abre y cierra la bodega.

5.22.2 Personal Operativo Procesadoras de Alimentos

Este personal, no tiene un horario rígido, depende del grupo de trabajo y como se lo distribuyen. Aquí el grupo de trabajo debe responder porque los alimentos estén listos para consumir en los horarios establecidos por los restaurantes y una vez terminan su labor puede retirarse del restaurante.

5.23 DIAS DE PAGO

Los cortes de nómina se realizan quincenalmente.

Para el personal administrativo y operarios de bodega, esta establecido los días 15 y 30 de cada mes, con advertencia de retraso de 1 ó 2 días.

Para el personal operativo, procesadoras de alimentos, esta establecido corte quincenal pero con fechas 20 y 5 de cada mes.

Al nuevo empleado se le suministra una carta de solicitud de apertura de cuenta en Bancolombia, pero la empresa se encarga de la apertura de la cuenta. A todo el personal debe consignársele su compensación.

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5.24 DIRECTORIO

Entregar copia del directorio telefónico, en el cual deben estar relacionadas las extensiones de cada una las oficinas, números telefónicos que son considerados importantes como sede principal, sucursales, clientes.

Informar sobre el proceso para hacer llamadas de larga distancia y uso del teléfono celular.

5.25 INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

5.25.1 Revisión y Asignación de Trabajo

El empleado desempeña su labor de las tareas asignada bajo supervisión del jefe inmediato.

5.26 MANUAL DE FUNCIONES

� Remitirse al manual de funciones.

� Leer y explicar las funciones del cargo que va a ocupar la persona.

Estamos seguros que la información que ha recibido es suficiente y pertinente Que las dudas que le han surgido le han sido aclaradas y que el trato que ha recibido es cordial y amable. 5.27 POLÍTICAS Y NORMAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN

5.27.1 Políticas

� El Departamento de Recursos Humanos conjuntamente con los Supervisores inmediatos donde esté ubicado el nuevo trabajador, deben ser los encargados de dar a conocer el Programa de Inducción de la organización.

� Todo el personal que ingrese a la empresa debe ser sometido al proceso de inducción, con el fin de facilitar la información que permita lograr la identificación con la organización; de tal forma que su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a su puesto de trabajo.

� El Departamento de Recursos Humanos debe informar todo lo relacionado con la empresa; misión, visión, historia, estructura organizativa, beneficios socioeconómicos y normas de conducta interna y todo aquello que tenga relación con el departamento, sucursal o agencia al cual será adscrito.

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� El Programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por el Departamento de Recursos Humanos, conjuntamente con el Supervisor inmediato; con el fin de realizar los ajustes necesarios que aseguren la permanencia del programa.

� El Programa de Inducción, debe estar sujeto a cualquier cambio que se produzca en Generación Colombia S.A., con el objeto de mantenerlo actualizado.

5.27.2 Normas

� El Departamento de Recursos Humanos, es el encargado de coordinar el Programa de Inducción, igualmente velará por el desarrollo del proceso.

� El Proceso de Inducción se realizará periódicamente, con una duración de cuatro (4) horas.

� El Departamento de Recursos Humanos deberá entregar al nuevo trabajador, el Manual de Inducción, Estatutos de la Cooperativa Gencoop, el Folleto de Higiene y Seguridad Industrial y el manual de funciones, durante el proceso de Inducción.

� La Inducción específica del puesto, será realizada por el jefe inmediato de las distintas áreas a la cual se asigne el trabajador, realizando las actividades necesarias para lograr el cumplimiento de este objetivo.

� El Departamento de Recursos Humanos, notificará a la administración la lista de los nuevos empleados que serán sometidos al Programa de Inducción.

� El Programa de Inducción debe ser revisado periódicamente por el Departamento de Recursos Humanos.

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CONCLUSIONES

� Después de haber analizado lo que es una organización, el factor humano y su importancia dentro de ella, se concluye que Generación Colombia S.A, como empresa que es, se enfrenta los retos y exigencias de un mundo cambiante e innovador, cada vez más deshumanizado e indiferente hacia los problemas de las personas que componen las organizaciones.

� La administración de personal como parte de la administración juega un papel

muy importante dentro de la organización, ya que siendo el factor humano esencial en la misma, se ha preocupado y colaborado en la relación y superación del hombre en el trabajo.

� La inducción, parte principal de este trabajo, es una función o actividad en la

administración y juega un papel fundamental en la empresa, ya que va a ayudar a que el nuevo empleado se integre a Generación Colombia y reciba la información necesaria para un rápido y productivo desarrollo, tanto a nivel personal como de la organización.

� Un eficiente proceso de inducción, repercute por siempre, mientras la relación

laboral exista. � El área de recurso humano de Generación Colombia debe crear y fortalecer

los procesos en esta materia, para darle el lugar fundamental que tiene el factor humano dentro de la organización, capaz de ofrecer a sus colaboradores posibilidades de crecimiento y desarrollo, no sólo a nivel laboral, sino también personal lo que influye directamente en el logro de los objetivos corporativos.

� Una persona que conoce a cabalidad su organización y papel que desempeña

dentro de ella, es una persona motivada y con alto índice de productividad.

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RECOMENDACIONES � Generación Colombia S.A, debe preocuparse más por el área de gestión

humana, ya que de la forma como se trate el factor humano dentro de la organización, dependerá el éxito de la misma.

� Implementar una herramienta para evaluar el desempeño de los empleados,

determina en gran medida el impacto positivo que tiene un adecuado proceso de inducción.

� El manual de inducción, es un instrumento que Generación Colombia S.A,

debe adoptar como forma de vida organizacional, de manera seria, responsable y continua.

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BIBLIOGRAFÍA � ALDAG, R y A. BRIEF. Diseño de Tareas y Motivación del Personal. México:

Trillas. 1989. � CADWELL, C. Inducción al Nuevo Empleado. México: Trillas. 1991. � CHIAVENATO,I. Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición. Ed.

Mc. Graw Hill. 2000. � FICHTER, H JOSEPH. Sociología ed Herder. Barcelona 1972. � GUZMAN, I. La Sociología de la Empresa. México: Jus. 1963. � SAMPIERI, R. C. FERNANDEZ. Metodología de la Investigación. México: Mc

Graw Hill. 2002. � WERTHER, W., DAVIS, H. Administración de Personal y Recursos Humanos.

Cuarta Edición: Mc Graw Hill. 1995.

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ANEXOS

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ANEXO A: ENCUESTA

El siguiente cuestionario tiene por finalidad determinar la falta de conocimiento sobre su cargo, funciones, identidad con la empresa, derechos que tienen los trabajadores de Generación Colombia S.A.

Tu aporte es necesario para identificar las deficiencias que existen y que se pueden presentar en el futuro.

Instrucciones

Contesta las siguientes preguntas marcando la respuesta con la que mas te identifiques.

1. ¿Cuánto tiempo lleva trabajando en la empresa?

A) 1 a 6 meses

B) 6 a 12 meses

C) 1 a 3 años.

D) Mas de 3 años

2. ¿Quién le enseño a realizar su trabajo?

A) Un compañero

B) El jefe

C) Leí un manual

D) Aprendí con experiencia

E) Otro

3. ¿Cuánto tiempo le llevó conocer su trabajo?

A) Un día

B) 1 a 4 semanas

C) 1 a 3 meses

D) 3 a 6 meses

E) Más de 6 meses

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4. ¿En el momento en que lo contrataron, sabía exactamente lo que ibas a hacer?

A) Si B) No

5. ¿Quién le indico cuales serían sus responsabilidades?

A) Un compañero

B) El jefe

C) Nadie

D) Otro

6. ¿Cuándo realiza su trabajo, tiene dudas de cómo hacerlo?

A) Siempre

B) Algunas veces

C) No

7. ¿A quién le pregunta la duda, quién se la aclara?

A) Un compañero

B) El jefe

C) Nadie

D) Otro

8. ¿Cuánta información conoce acerca de la empresa y sus procesos?

A) Toda

B) Casi Toda

C) Alguna

D) Ninguna

9. ¿La empresa mide el desempeño de su trabajo?

A) Si

B) No

10. ¿Sabe lo que se espera de su trabajo?

A) Si

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B) No.

Muchas gracias por su colaboración.

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ANEXO B: ANÁLISIS DE RESULTADOS

1. Cuánto tiempo lleva trabajando en la empresa?

Lo que refleja esta pregunta, es que un 61.8% de los empleados de Generación Colombia, llevan trabajando entre 1 a 6 meses; donde se determina que existe un alto índice de rotación del personal, pues en un mismo cargo han pasado 3 personas en menos de 6 meses; sin embargo en personal de mayor jerarquía el tiempo dentro de la empresa es mucho más alto reflejando una estabilidad en el cargo.

Pregunta 1 Cantidad Porcentaje

1 a 6 meses 21 61.8

6 a 12 meses 1 2.9

1 a 3 años 8 23.5

Mas de 3 años 4 11.8

Total 34 100%

2. ¿Quién le enseñó a realizar su trabajo?

Lo más importante que se obtuvo de esta pregunta, es determinar claramente la falta de un proceso o manual de inducción dentro de Generación Colombia, y que un alto porcentaje aprende a través de la experiencia, tiempo en el cual la persona puede cometer muchos errores y no lograr el máximo de productividad que puede dar de si mismo. Un 23.5 aprende de un compañero, aspecto que puede no ser muy objetivo, pues las personas manejan reservas y celos y pueden ocultar información.

Pregunta 2 Cantidad Porcentaje

Un compañero 8 23.5

El Jefe 3 8.8

Leí un manual 0

Aprendí con experiencia 23 67.6

Total 34 100%

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3. ¿Cuánto tiempo le llevó conocer su trabajo?

Realmente un porcentaje del 70%, se tarda en apropiarse de su trabajo de 1 a 6 meses en promedio, cifra bastante alta y preocupante, pues toda organización espera que sus empleados, se adapten a su labor lo más rápido posible, pues de este factor depende la buena marcha de la organización y el cumplimiento de los objetivos.

Pregunta 3 Cantidad Porcentaje

Un día 0

1 a 4 semanas 10 29.4

1 a 3 meses 20 58.8

3 a 6 meses 4 11.8

Más de 6 meses 0

Total 34 100%

4. ¿En el momento en que lo contrataron, sabía exactamente lo que iba a hacer?

El 58.8% manifiesta no tener claridad total sobre sus funciones al momento de iniciar sus labores, y manifiestan que a través del tiempo van conociendo dicho aspecto, factor que demuestra claramente que las personas no leen o no tienen acceso a un manual de funciones que le permita conocer con claridad las funciones a desempeñar. El 41.2% dice conocer exactamente lo que debe hacer, pero basado en su experiencia en cargos similares.

Pregunta 4 Cantidad Porcentaje

SI 14 41.2

NO 20 58.8

TOTAL 34 100%

5. ¿Quién le indico cuáles serían sus responsabilidades?

La labor de dar a conocer la responsabilidad debe estar siempre liderada por el jefe inmediato o el encargado de personal, no es algo que puede dejarse a la deriva. Aquí encontramos que el 47% de los empleados obtuvieron esta

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información de parte del jefe, pero un 57% recibe dicha información de nadie o de otra persona, motivo por el cual con el tiempo nadie se hace responsable de nada.

Pregunta 5 Cantidad Porcentaje

Un compañero 8 23.5

El Jefe 16 47

Nadie 10 29.5

Otro 0

Total 34 100%

6. ¿Cuándo realiza su trabajo, tiene dudas de cómo hacerlo?

El 47.1% manifiesta no tener dudas, aspecto importante porque hace que sus actividades y labores sean realizadas con eficiencia y productividad, pero por el contrario un 14.7% y un 389.2% manifiestan dudas al respecto lo que puede generar reprocesos y baja productividad, además de generar en los empleados sentimientos de angustia y desmotivación.

Pregunta 6 Cantidad Porcentaje

Si 5 14.7

Algunas veces 13 38.2

No 16 47.1

Total 34 100%

7. ¿A quién le pregunta la duda, quién se la aclara?

En su mayoría, los empleados no acuden directamente a la persona idónea, es decir, al jefe, esto puede manifestarse debido a la falta de integración, o que existan buenos canales de comunicación o a un mal clima laboral. Sin embargo un 23.5% acude a su jefe, lo que refleja precisamente que la relación entre personas influye notablemente en el desempeño y forma de tomar decisiones.

Pregunta 7 Cantidad Porcentaje

Un compañero 15 44.1

59

El jefe 8 23.5

Nadie 4 11.8

Otro 7 20.6

Total 34 100%

8. ¿Cuánta información conoce acerca de la empresa y sus procesos?

Esta pregunta refleja claramente que por algún motivo la información se encuentra centralizada y que no existen canales establecidos para la divulgación de todo tipo de información, la cual debe ser conocida a cabalidad por todos los integrantes de una organización, sólo de esta forma un empleado logra sentirse parte importante dentro de esta. Aquí se nota que la mayoría de los empleados no conocen a profundidad la empresa con la que trabajan, motivo que implica no tener sentido de pertenencia y amor por su organización.

Pregunta 8 Cantidad Porcentaje

Toda

Casi toda 4 11.8

Alguna 18 52.9

Ninguna 12 35.3

Total 34 100%

9. ¿La empresa mide el desempeño de su trabajo?

El 41.2% cree que se mide el desempeño de su trabajo, pero un 58.8% piensa que no. Toda empresa que piensa claramente en lo que quiere, debe preocuparse por implementar sistema que le permitan estar midiendo y controlando, en este caso específico una herramienta para medir el desempeño, donde se puede identificar claramente la contribución que hace un proceso de inducción en dichos resultados. Esta herramienta debe estar definida y debe aplicarse a todos los empleados.

Pregunta 9 Cantidad Porcentaje

Si 14 41.2

No 20 58.8

60

Total 34 100%

10. ¿Sabe lo que se espera de su trabajo?

El 38.2% manifiesta no saber lo que se espera de si trabajo, esto puede deberse a que estas personas no tienen mucha claridad sobre su labor, sus funciones, el objetivo real de su cargo y lo implica el desarrollo del mismo para los objetivos corporativos, sin embargo un 61.8% parecen estar apropiados de su cargo y del papel que juegan dentro de la organización.

Pregunta 10 Cantidad Porcentaje

Si 21 61.8

No 13 38.2

Total 34 100%

11. ¿Considera necesario un manual de inducción para la Organización?

El 94% de los empleados considera que es necesario que Generación Colombia tenga un manual de inducción.

Este dato puede manifestarse debido a todas las falencias e inconvenientes que se han presentado al momento de ingresar a la organización, sustentada esta frase en el análisis de todas las respuestas anteriores.

Pregunta 11 Cantidad Porcentaje

SI 32 94

NO 2 6

Total 34 100%