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TRATAMIENTO DEL EFECTIVO
* CONCEPTO DE EFECTIVO
* IMPORTANCIA DEL EFECTIVO
* No se considera efectivo:
Certificados de depósito
Sobregiros bancarios
Cheques posfechados
Anticipos de viajes
* OBJETIVOS DEL CONTROL DEL EFECTIVO
DESEMBOLSOS
COBROS
Caja
Se debita por los valores recibidos en billetes,
monedas y/o cheques a la vista en ventas al
contado, cobro de cuentas, etc.
Se acredita por los valores cancelados con
billetes y/o monedas, por los depósitos
realizados en la cuenta bancaria, etc.
El saldo es deudor, constituye los valores que
la empresa dispone en caja a una fecha
determinada
Ejemplo:
Junio 10. Se vende mercaderías al contado por $1000,00 además se
recauda el 12% de IVA.
LIBRO DIARIOFECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Junio 20 -----------------------X---------------------------Caja
Ventas IVA VentasP/r. la venta de mercaderías al contado
$1.120,00
$1.000,00120,00
ARQUEO DE CAJA
Las condiciones para que ese examen sea idóneo son:
Realizarlo en cualquier momento y sin previo aviso
El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral
El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.
El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (actas, certificado de saldos, etc.)
* Dinero encontrado
MONEDA FRACCIONARIA CHEQUES
80 de $0,25 $20,00 1 Banco Filanbanco $148,00
53 de $0,50 $26,50 1 Banco del Pacifico $250,00
BILLETES
4 de $100,00 $400,00
50 de $5,00 $250,00
EFECTIVO
EMPRESA FAR AWAYACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: Junio 22 de 2013 HORA: 12h00CUSTODIO: Jorge Naranjo DELEGADO: Juan Pérez
CANTIDAD DENOMINACIÓN /DETALLE IMPORTES $
FRACCIONARIO
80
53
Monedas de $0,25
Monedas de $0,50
Subtotal
20,00
26,00
46,00
BILLETES
4
50
Billetes de $100,00
Billetes de $ 5,00
Subtotal
400,00
250,00
650,00
CHEQUES
1 A LA VISTA
1 POSFECHADO
Banco Filanbanco, Cta.201042
Banco del Pacífico, Cta.16207
Subtotal
Total
148,00
250,00
398,00
1.094,50
*COMPROBANTES
FECHA CONCEPTO IMPORTANTE $
- -- -
Total presentado
Saldo contable
Diferencia (faltante)
1.094,50
1.100,00
(5,50)
El efectivo y los comprobantes, cuyos valores ascienden a $1.094,50,
fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
(Firma) (Firma)
CAJERO DELEGADO
* REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO DE LAS NOVEDADES ENCONTRADAS EN EL ARQUEO DE
CAJA:
FECHA CUENTA DEBE HABER
200X -1-
JUNIO 22 PÉRDIDAS FORTUITAS 5,00
CAJA 5,00
Ref. Por billete falsificado
-2-
JUNIO 22 CAJA RESTRINGIDA 250,00
CAJA 250,00
Ref. Para registrar cheque posfechado
-3-
JUNIO 22 ANTICIPO SUELDO 5,50
CAJA 5,50
Ref. Para registro del faltante
Total 260,50 260,50
Junio 30. Se realiza el arqueo de caja y se determina los
siguientes saldos:
Saldo según arqueo la caja $15.000,00
Saldo contable (cuenta caja) $14.000,00
Faltante en libros $ 1.000,00
El cajero no reporta un pago realizado
por un cliente de $1.000,00
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Junio
30
-----------------------XX------------------------
Caja
Clientes
P/r. el pago realizado por el cliente
“X”, valor no fue reportado por el
cajero.
$1000,00
$1000,00
CAJA
SALDO CONTABLE $14.000,00AJUSTE 1.000,00
NUEVO SALDO $15.000,00
LIBRO DIARIO
Saldo contable (cuenta caja) $12.000,00
Saldo según arqueo la caja $10.000,00
Faltante en libros $ 2.000,00
Julio 30. Se realiza el arqueo de caja y se determina los
siguientes saldos:
Sobrante en libros es porque el
cajero no reporto un pago
realizado a un proveedor por
$2.000,00
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Julio 30 -----------------------XX------------------------
Proveedores
Caja
P/r. el pago realizado por el cajero
a proveedor “X transacción que no
fue reportada a contabilidad
$2000,00
$2000,00
SALDO CONTABLE $12.000,00 $2.000,00 AJUSTE
CAJA
NUEVO SALDO $10.000,00
LIBRO DIARIO
Libro caja
Es un libro contable de carácter
obligatorio en el que se registra
cronológicamente el manejo del
dinero efectivo (ingresos y gastos),
realizados por la Institución
Educativa en un determinado
período, con la finalidad de
establecer un equilibrio entre las
entradas y salidas de dinero , así
como retiros con cheque del
banco.
El Libro Caja debe ser
legalizado previamente
ante un Notario Público y
en su ausencia lo hará Juez
de Paz o la máxima
autoridad de la localidad,
posteriormente será
firmada por él o los
responsables del manejo
de las cuentas .
Caja está
dividido
en dos
partes:
Ingresos (el Debe). Se registran
cronológicamente las entradas
provenientes de la venta de bienes
y servicios. Estos ingresos deben
estar sustentados con boletas de
ventas y facturas, que serán re
visados por él o los responsables del
manejo de las cuentas.
En Egresos ( el Haber). Se registran
cronológicamente las salidas o
gastos por la compra de bienes y/o
servicios, sustentados con los
respectivos comprobantes de gastos
como: boletas de ventas y facturas
(en este caso deber tener RUC) o
declaraciones
Ejercicio: La Institución Educativa “Nueva Era”, con RUC 10089876541 empieza susoperaciones del mes de junio de 2013 con un saldo de S/. 2,650.00 que están
depositados en su respectiva Cuenta de Ahorros del Banco..., durante mes de
junio ha tenido el siguiente movimiento financiero:
JUNIO Día 02, se paga la suma de $ 450.00 por la compra de dos pizarras a la
Librería “Despertar” con RUC 12345678923 según Factura 001-00987.
JUNIO 11, se paga la suma de $ 120.00 al Sr. Federico Castello G. Por los servicios
de reparación de SS.HH., según recibo de honorarios 0038.
JUNIO Día 18, se cobra la suma de $ 200.00 por concepto de curso de danzas a
cuatro participantes, según Recibos de Caja Nos. 0025, 0026, 0027 y 0028. 5
JUNIO Día 21, se paga la suma de $ 90.00 a la florería “Los Claveles” por la
compra de un aparato floral por el fallecimiento del profesor del 4° de primaria Sr.
Isaías Aponte Cruz, según factura Nº 001-0031.
JUNIO Día 29, se paga al profesor de Danzas Folklóricas Sr. Juan Díaz Luyo la suma
de $ 450.00 por sus servicios durante el mes de JUNIO, según Recibo de
Honorarios Nº. 00015.
JUNIO Día 29, el Banco reporta intereses ganados en la cuenta de ahorros la
cantidad de $ 16.50
JUNIO Día 29, se paga la suma de $ 110.00 al Sr. Carlos Domínguez Ramón por
concepto de reparación de la fotocopiadora, según Recibo de Honorarios Nº
10987654101. Día 29, se recibe la suma de $ 180.00 de parte de la Empresa “NN”
por concepto de alquiler de la loza deportiva durante el mes de junio según
Recibo de Caja Nº 00182.
CONTROL
INTERNO DEL
EFECTIVO
El efectivo es uno de los
recursos más valiosos para
cualquier entidad y, por
tanto, uno de los más
codiciados por lo que en
un momento dado puede
ser sustraído ilegalmente
causando serios perjuicios
a la empresa
Evidentemente cada
empresa, dependiendo de
sus características
particulares, empleare
diferente método y
procedimientos de control
interno. A continuación
mencionaremos
ASPECTOS GENERALES QUE
IDEALMENTE DEBE CONTENER UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO El efectivo debe ser recibido y registrado de manera oportuna y correcta.
Se garantice la exactitud de la información financiera
Se establezcan adecuadas salvaguardas que permitan evitar las perdidas .
Todos los desembolsos deben ser debidamente autorizados y registrados oportunamente.
Se disponga en todo momento del dinero en efectivo suficiente para las
operaciones de la entidad .
No se mantengan grandes cantidades de efectivo ocioso.
Para lograr un adecuado control interno
sobre las operaciones de caja, será necesario
implantar las siguientes normas: Registrar todos los ingresos en forma inmediata.
Deposito intacto delos ingresos diarios, por un empleado distinto al cajero y al encargado d las cuentas por cobrar.
Separar el manejo del efectivo del registro contable
No permitir que ninguna persona maneje una operación desde el principio hasta el fin.
Centralizar tanto como sea posible la recepción del efectivo.
Colocar las cajas registradas de tal forma que los clientes puedan observar las cantidades registradas.
Efectuar todo los desembolsos en efectivo por medios de cheque, a excepción por los pagos menores controlados por caja chica.
Establecer la política de afianzar a todos los empleados que manejen fondos
Efectuar arqueos periódicos y en forma sorpresiva.
Verificar mensualmente que las sumas de los registros auxiliares sea igual al saldo del mayor.
Elaborar programas de flujo de efectivo para proveer oportunamente toda la inversión de sobrantes de dinero como la obtención de crédito para cubrir las necesidades d liquidez.
Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que amparan los ingresos y los egresos.
No mesclar las entradas diarias de dinero con los fondos fijos de caja.
Todo ingreso y egreso deberá estar debidamente soportado con
documentación comprobatoria autorizada.
En todas las ocasiones que sea rentable, adquirir equipos mecánicos como cajas registradoras y buenas condiciones para salvaguardar físicamente el efectivo, como bóvedas o cajas fuertes.
Establecer la política de contar con los niveles mínimos de dinero en operación.
La correspondencia deberá ser abierta por un empleado responsable
que no tenga acceso a los registros contables y que no esté conectado a la función de caja.
El empleado encargado de la apertura de la correspondencia elaborara una lista detallando todo el efectivo, cheque y documentos recibidos.
Registrar las ventas de contado por medios de maquina registradoras y recibidos prenumerados.
Verificación diaria de los totales de las máquinas registradoras y otros instrumentos mecánicos, por otro empleado que no tenga acceso a caja .
Los activos negociables y otros valores deberán ser custodiados por un empleado ajeno al cajero. (TOMANDO DE ROMERO L.,1997:57-59)
CAJA CHICA
Se debita: Se acredita:Emisión de cheque girado para crear e l fondo Disminución del monto de caja chicaPor el valor del incremento del fondo asignado Por la cancelación o supresión de caja chica
CREACIÓN DEL FONDO
REPOSICIÓN DEL FONDO
INCREMENTO DEL FONDO
DISMINUCIÓN DEL FONDO
LIQUIDACIÓN DEL FONDO
OBJETO DE CREACIÓN DEL FONDO
ARQUEO DE CAJA CHICA
REGISTRO CONTABLE
Para toda empresa
resulta importante
implementar normas
de control que
eviten el riesgo de
desfalcos o
sobrepagos.
Es un examen
especial que se
hace en cualquier
momento,
precisamente para
verificar la forma en
que se está
manejando este
fondo.
El fondo debe ser creado con un valor que sea el
adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de
las operaciones,
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Junio
20
-----------------------XX------------------------
Caja chica
Bancos
P/r. la creación del fondo de caja
chica, se emite cheque a favor de
la Secretaria de la empresa,
responsable del manejo del fondo.
$100,00
$100,00
Junio 20: Por disposición de la Gerencia de la empresa, se realiza la creación del fondo de caja chica por $100,00; se emite un cheque a favor de la Secretaria de la empresa.
LIBRO DIARIO
Procede la reposición del fondo de caja chica
cuando se ha gastado la cantidad estipulada en el
reglamento de caja chica.
Registro directo: En este caso se registra
directamente en el debe las cuentas de gasto
según informe, y el haber la cuenta bancos
por el valor del cheque emitido.
Junio 29. La persona encargada del manejo del fondo
de caja chica presenta el informe para su reposición
por el periodo comprendido del 21 de junio al 28 de
junio, con el siguiente detalle:
Envío de correspondencia $ 20,00 más IVA $2.40
Fotocopias $ 20,00 más IVA $2.40
Compra de suministros de oficina $ 30,00 más IVA $ 3,60
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Junio
29
-----------------------XX------------------------
Correspondencia
Fotocopias
Suministros de oficina
IVA compras
Bancos
P/r. la reposición del fondo de caja
chica, por el periodo del 21 de
junio al 28 de junio, según informe.
$20,00
20.00
30,00
8,40
$78,40
LIBRO DIARIO
Registro alterno. El registro contable
por la reposición del fondo de caja
chica, se realiza mediante dos asientos
contables:
• Al debe se registran las diferentes cuentas de
gasto según informe, y al haber la cuenta caja
chica.
• Por la reposición del fondo, se debita la cuenta
caja chica y se acredita la cuenta bancos por el
valor del cheque emitido.
Ejemplo: Con los datos del 29 de junio, se realiza el registro
contable por la reposición de caja chica, aplicando el
registro alterno.
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Junio
29
-----------------------XX------------------------
Correspondencia
Fotocopias
Suministros de oficina
IVA compras
Caja chica
P/r. os diferentes gastos
efectuados con el fondo de caja
chica, según informe.
-----------------------XX------------------------
Caja chica
Bancos
P/r. la reposición del fondo de
caja chica, de acuerdo a informe
de gastos efectuados.
$20,00
20.00
30,00
8,40
$78,00
$78,40
$78,00
LIBRO DIARIO
Valor por gastos$100,00
$78,40
$78,40$78,40
Caja chica
Valor por creación
Valor por reposición
El registro contable por el incremento
del fondo de caja chica es igual que
la creación:
Julio 5. Por decisión de los Directivos de la empresa, se incrementa
el fondo de caja chica en $50,00; se emite un cheque a favor de la
Secretaria de la empresa, responsable del fondo de caja chica.
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Julio 5 -----------------------XX------------------------
Caja chica
Bancos
P/r. el incremento del fondo de
caja chica, se emite cheque a
favor de la Secretaria, responsable
del fondo.
$50,00
$50,00
LIBRO DIARIO
Cuando la disminución del fondo de
caja chica se realiza mediante
depósito a la cuenta bancaria de la
empresa, el registro contable es a la
inversa de su creación o incremento
Julio 10. Por decisión de los Directivos de la empresa, disminuye el
fondo de caja chica $50,00, la responsable del fondo realiza un
depósito en la cuenta corriente de la empresa.
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Julio 10 -----------------------XX------------------------
Bancos
Caja chica
P/r la disminución del fondo de
caja chica, la responsable realizara
depósito en la cta. cte. De la
empresa.
$50,00
$50,00
LIBRO DIARIO
Cuando el fondo de caja chica no está cumpliéndola
finalidad para el que fue creado, los directivos pueden
decidir cerrar o liquidar el fondo.
Julio 20. Se autoriza el cierre del fondo de caja chica, solicitando
a la persona responsable presente los justificativos de los gastos
realizados a la fecha, y la diferencia deposite en el banco. El
monto de caja chica que dispone es de $100,00
Los gastos efectuados son:
Envío de correspondencia $10,00 más IVA $1,20
Fotocopias $10,00 más IVA $1,20
Compra de suministros de oficina $10,00 más IVA $1,20
Fecha Detalle Parcial Debe Haber
Julio 20 -----------------------XX------------------------
Correspondencia
Fotocopias
Suministros de oficina
IVA compras
Bancos
Caja chica
P/r la liquidación del fondo de caja
chica, según justificativos de los
gastos realizados, la diferencia se
deposita en la cuenta bancaria de
la empresa.
$10,00
10,00
10,00
3,60
66,40
$100,00
LIBRO DIARIO
El recibo provisional de caja chica es utilizado por el
responsable del manejo del fondo, para dejar constancia de
los valores entregados al personal que requiere efectuar
gastos con caja chica, una vez realizados los gastos
presentan los justificativos y la diferencia en efectivo, en caso
de existir.
El recibo de pago de caja chica es utilizado por la persona responsable delmanejo del fondo para registrar los gastos efectuados con caja chica,además debe ser legalizado por la persona a quien se le solicito un servicio ise realizó la compra de un bien. Se adjunta los documentos que justifiquen la
transacción.
El formulario para reposición de caja chica es utilizado por la persona
encargada del manejo del fondo para solicitar la reposición del
monto gastado, para lo cual se adjunta los justificativos debidamente
legalizados: en el departamento respectivo precia la reposición se
efectúa la verificación de los documentos.
