TUGAS AKHIR · Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENJUALAN MOTOR SECARA KREDIT PADA

CV JAYA PERKASA MOTOR CIAMIS

TUGAS AKHIR Di Ajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Program Diploma III

GUSNANDI

NIM : 12145091

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer BSI Tasikmalaya

Tasikmalaya

2017

vii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan

dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis

ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Motor

Secara Kredit Pada CV Jaya Perkasa Motor Ciamis”.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat

kelulusan program Diploma III AMIK BSI Tasikmalaya. Sebagai bahan penulisan

diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber

literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa

bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini

tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Direktur AMIK BSI Tasikmalaya.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Tasikmalaya.

3. Bapak Miwan Kurniawan Hidayat, S.T, M.Kom dan Bapak Herlan Sutisna

S.T, M.Kom selaku Dosen dan Asisten Pembimbing Tugas Akhir.

4. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.

5. Rekan-rekan mahasiswa kelas MI-6C.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu

persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan

tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik

viii

dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang

akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan

bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Tasikmalaya, 28 Juli 2017

Penulis

GUSNANDI

ix

ABSTRAK Gusnandi (12145091), Perancangan Sistem Informasi Penjualan Motor

Secara Kredit Pada CV Jaya Perkasa Motor Ciamis

Dalam era teknologi sekarang ini, kemajuan dalam bidang informasi begitu cepat.

Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk

membantu mempermudah pekerjaan manusia. Semakin banyaknya jumlah

transaksi yang begitu meningkat maka timbul permasalahan yang dikerjakan

secara manual sehingga perlu dibuatkan suatu sistem untuk bisa menangani

masalah yang timbul tersebut. Atau paling tidak mengurangi tingkat kesalahan

yang terjadi pada sistem penjualan motor secara kredit sekaligus bisa

meningkatkan kinerja serta meningkatkan produktifitas sumber daya manusianya.

Untuk itu penulis merancang suatu sistem penjualan secara komputerisasi dari

mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan proses pembuatan

laporan. Tujuan dari pembuatan sistem informasi ini yaitu memberikan

kemudahan dalam pengolahan data dari sebelumnya dilakukan secara manual,

sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam memasukan data-data

yang diperlukan. Pengolahan data-data transaksi penjualan sepeda motor yang

telah diproses dalam metode waterfall suatu sistem informasi berbasis komputer

dengan menggunakan suatu database yang tersetruktur, sehingga akan

menghasilkan informasi yang lebih akurat dan dapat dipercaya dengan waktu

yang lebih cepat dari pengolahan data secara manual. System informasi penjualan

dengan bahasa pemrograman PHP yang berbasis database MySQL akan

menghasilkan suatu system informasi transaksi penjualan sepeda motor yang

cepat, akurat, relevan dan efesien serta dapat dipercaya.

Kata Kunci: Perancangan Sistem, Sistem Penjualan, Waterfall

x

ABSTRACT

Gusnandi (12145091), Information System Design Motor Sales Credit In CV

Jaya Perkasa Motor Ciamis

In today's technological era, progress in the information field is so fast. The

computer is a device that was created to help simplify human work. The more the

number of transactions are so increased then the problems arise that is done

manually so that need to be made a system to be able to handle the problems that

arise. Or at least reduce the level of errors that occur in the motorcycle sales

system on credit as well as to improve performance and increase productivity of

human resources. For that the authors designed a computerized sales system from

the process of booking the motor, credit process, until the process of making the

report. The purpose of making this information system that provides convenience

in processing data from previously done manually, so it takes a lot of time and

energy in entering the necessary data. Processing of motorcycle sales transaction

data that has been processed in waterfall method of a computer-based

information system using a database that tersetruktur, so will produce more

accurate and reliable information with a faster time of manual data processing.

Sales information system with PHP programming language based on MySQL

database will produce a motorcycle sales information system information that is

fast, accurate, relevant and efficient and reliable.

Keywords: System Design, System Sales, Waterfall

xi

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir.................................................................................. i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ........................................................ ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah .................................. iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ........................................... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................ v

Kata Pengantar ................................................................................................. vii

Abstrak .......................................................................................................... ix

Daftar Isi .......................................................................................................... xi

Daftar Simbol ................................................................................................. xiv

Daftar Gambar ................................................................................................. xv

Daftar Tabel ................................................................................................... xvi

Daftar Lampiran ............................................................................................ xvii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

1.2. Maksud dan Tujuan ................................................................... 2

1.3. Metode Pengumpulan Data ....................................................... 2

1.3.1. Teknik Pengumpulan Data ................................................ 2

1.3.2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak ......................... 3

1.4. Ruang Lingkup .......................................................................... 5

1.5. Rumusan Masalah ..................................................................... 6

1.6. Batasan Masalah .......................................................................... 6

1.7. Sistematika Penulisan .................................................................. 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................. 8

2.2.1. Pengertian Sistem ............................................................. 8

2.2.2. Karakteristik Sistem .......................................................... 9

2.2.3. Klasifikasi Sistem ........................................................... 10

2.2.4. Konsep Sistem Informasi ................................................ 11

2.2.5. Kualitas Informasi ........................................................... 11

2.2.6. Analisa Sistem ................................................................. 12

2.2. Teori Pendukung (Tool System) .............................................. 12

2.2.1. Data Flow Diagram ......................................................... 12

2.2.2. Entity Relationship Diagram .......................................... 14

2.2.3. Normalisasi ..................................................................... 15

2.2.4. Kamus Data .................................................................... 15

2.2.5. Struktur Navigasi ............................................................ 16

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan ................................................................ 18

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan ........................................... 18

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................... 19

3.2. Prosedur Sistem Berjalan ......................................................... 23

xii

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ............................ 25

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan .................................... 26

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................ 26

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................ 28

3.5. Permasalahan Pokok ................................................................ 30

3.6. Pemecahan Masalah ................................................................ 31

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum ...................................................................................... 32

4.2. Prosedur Sistem Usulan ........................................................... 32

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................... 34

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ..................................................... 35

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ..................................... 44

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ............................................ 44

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ............................................ 46

4.5.3. Entity Realitionship Diagram ......................................... 48

4.5.4. Spesifikasi File ............................................................... 49

4.5.5. Struktur Kode ................................................................. 55

4.5.6. Spesifikasi Program ........................................................ 57

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................... 63

4.6.1. Umum ............................................................................. 63

4.6.2. Perangkat Keras .............................................................. 63

4.6.3. Perangkat Lunak ............................................................. 64

4.7. Jadwal Implementasi ............................................................... 64

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan .............................................................................. 66

5.2. Saran ........................................................................................ 66

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN RISET/PKL

LAMPIRAN-LAMPIRAN

xiv

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL DFD (Data Flow Diagram)

EXTERNAL ENTITY

Digunakan Untuk Menggambarkan Suatu sumber

atau tujuan pada arus data

DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan alir data yang

sedang berjalan

PROSES Digunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung

DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

menyimpan dan mengambil data yang diperlukan

SIMBOL ERD (Entity Relathionchip Diagram)

ENTITAS

Digunakan Untuk Mengidentifikasi Dalam

Lingkungan Pemakai

RELASI Digunakan untuk menghubungkan antara entitas

yang berbeda

ATRIBUT Digunakan untuk mendeskripsikan karakter entitas

(atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis

bawah)

GARIS Digunakan untuk penghubung antara relasi dan

entitas atau relasi dan entitas dengan atribut

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar I.1. Sistem/Rekayasa Informasi ......................................................... 5

2. Gambar I.2. Ilustrasi Model Air Tenjun (Waterfall) ....................................... 5

3. Gambar II.1. Struktur Navigasi linier ............................................................. 16

4. Gambar II.2. Struktur Navigasi Hirarki .......................................................... 16

5. Gambar II.3. Struktur Navigasi Non Linier ..................................................... 17

6. Gambar III.1. Struktur Organisasi ................................................................... 20

7. Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ........................................... 25

8. Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan .................................................. 26

9. Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan ............................................. 34

10. Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan .................................................... 34

11. Gambar IV.3. ERD (Entity Relationship Diagram) ........................................ 48

12. Gambar IV.4. LRS (Logical Record Structure) ............................................... 49

xvi

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel II.1. Simbol DVD ................................................................................... 14

2. Tabel II.2. Simbol ERD .................................................................................. 14

3. Tabel II.3 Notasi Struktur Data ........................................................................ 15

4. Tabel IV.1. Spesifikasi File Customer ........................................................... 50

5. Tabel IV.2. Spesifikasi File User ................................................................... 51

6. Tabel IV.3. Spesifikasi File Pesanan ............................................................. 51

7. Tabel IV.4. Spesifikasi File Stok ................................................................... 52

8. Tabel IV.5. Spesifikasi PO (Purch Older) ..................................................... 53

9. Tabel IV.7. Spesifikasi File Pembayaran ....................................................... 54

10. Tabel IV.9. Spesifikasi File SJ (Surat Jalan) ................................................. 54

11. Tabel IV.10. Jadwal Implementasi .................................................................. 65

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman

A.1. KTP (Kartu Tanda Penduduk)........................................................................ 71

A.1. KK (Kartu Keluarga) ...................................................................................... 72

A.2. Kwitansi ......................................................................................................... 73

A.2. Surat Permohonan ......................................................................................... 74

A.3. SJ (Surat Jalan) .............................................................................................. 75

A.3. Surat Transaksi Penjualan ............................................................................. 76

B.1. Menu Login ................................................................................................... 77

B.1. Menu Utama .................................................................................................. 77

B.1. Menu Data User ............................................................................................ 78

B.2. Menu Data Customer ..................................................................................... 78

B.2. Menu Data Perkiraan ..................................................................................... 79

C.1. Menu Data Pesanan ....................................................................................... 79

C.1 Menu Data PO ............................................................................................... 79

C.2. Menu Data Pembayaran ............................................................................... 80

C.2. Menu Data Surat Jalan ................................................................................... 80

C.3. Menu Data Pesanan ....................................................................................... 81

C.3. Menu Data Stok .............................................................................................. 81

D.1. D.1. Menu Laporan Penjualan ....................................................................... 82

D.2. Menu Bacup ................................................................................................ 83

D.2. Riset Perusahaan . .......................................................................................... 83

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional

sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan

adanya teknologi yang mendukung terhadap proses penjualan tersebut, sehingga

informasi yang dihasilkan lebih praktis, cepat, dan akurat. Selain itu, mudah dalam

memasukan data, cepat dalam memproses data, dan hasil informasi dapat mudah

dibaca dan dipahami, sehingga perkembangan dalam bidang penjualan juga

mengalami peningkatan dalam setiap harinya, terutama penjualan sepeda motor.

Pada CV Jaya Perkasa Motor penulis menyadari bahwa sistem penjualan

laporannyanya masih bersifat manual, sehingga proses pembayarannya lambat,

karna kwitansi penjualan motor masih ditulis manual, Dalam pencatatan buku stok

juga masih manual maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan

barang keluar. Pembuatan laporan lambat, karena dibutukan waktu untuk

mengumpulkan arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan

perhitungan karena kurang ketelitian

Untuk mempermudah dan mempercepat sebuah laporan yang tepat dan

akurat bagi sebuah perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas

dalam menjalankan operasional perusahaannya.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk mengangkat masalah ini

menjadi suatu sistem informasi berbasis dekstop. Untuk itu penulis mengangkat

tema pada penulisan tugas akhir ini dengan judul “Perancangan Sistem Informasi

Penjualan Motor Secara Kredit Pada CV Jaya Perkasa Motor Ciamis”.

2

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud Dari Penulisan Tugas Akhir Ini Yaitu:

1. Mempelajari sistem penjualan kredit pada CV Jaya Perkasa Motor

2. Mencari solusi terhadap permasalahan sistem pada CV Jaya Perkasa Motor

Ciamis

3. Membuat suatu rancangan sistem berbasis Web agar memudahkan para

karyawan dalam hal bekerja.

4. Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina Sarana

Informatika (BSI) Tasikmalaya

Adapun Tujuan Dari Penulisan Tugas Akhir Ini Sebagai Salah satu syarat

kelulusan pada Diploma Tiga (D.III) jurusan Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Tasikmalaya.

1.3 Metode Pengumpulan Data

1.3.1. Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka

penulis Menggunakan Cara Untuk Mengumpulkan Data Dengan Beberapa Metode,

Yaitu:

1. Metode Observasi

Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung

di CV Jaya Perkasa Motor pada objek yang diteliti agar penulisan tugas

akhir ini mudah terlaksana.

3

2. Metode Wawancara

Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya

jawab kepada narasumber. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan

mendapatkan data.

3. Metode Kepustakaan

Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang

terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.

1.3.2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu model air

terjun (waterfall). Menurut (Nurhamidah, 2013) model waterfall adalah model

klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model

ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga

dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam

model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh

Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi

merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE).

Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan

waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap

sebelumnya dan berjalan berurutan.

Berikut Adalah Lima Tahapan Model Air Terjun (Waterfall), Yaitu:

1. Communication (Project Initiation & Requirements Gathering)

sangat diperlukan adanya komunikasi dengan customer demi memahami dan

mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah

4

inisialisasi proyek, seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan

mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan

fitur dan fungsi software.

2. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)

menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan,

resikoresiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat

sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan

dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem.

3. Modeling (Analysis & Design)

Tahap perancangan dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada

perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan interface, dan

algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari

apa yang akan dikerjakan.

4. Construction (Code & Test)

Proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang

dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian

terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk

menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki.

5. Deployment (Delivery, Support, Feedback)

Tahapan implementasi software ke customer, pemeliharaan software secara

berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software

berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan

berkembang sesuai dengan fungsinya.

5

Sistem/Rekayasa Informasi

Gambar I.1. Sistem/Rekayasa Informasi

Sumber: (Nurhamidah, 2013)

Model air terjun (waterfall) merupakan metode pengembangan perangkat

lunak yang mudah dipahami karena memiliki urutan yang sistematis.

Tahap-tahap penelitian Perancangan Sistem Informasi Penjualan Motor Secara

Kredit Pada CV Jaya Perkasa Motor, yaitu:

Gambar I.2 Ilustrasi Model Air Terjun (Waterfall)

Sumber: (Penelitian, 2017)

1.4. Ruang Lingkup

Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan diatas, ruang lingkuppada

penelitian ini terbagi menjadi dua, yaitu: rumusan masalah dan batasan masalah.

6

1.5. Rumusan Masalah

Penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses penjualan motor secara kredit pada CV Jaya Perkasa

Motor Ciamis ?

2. Apa saja masalah-masalah yang ditemukan oleh pengguna dalam proses

penjualan motor secara kredit ?

3. Solusi apakah yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang

terjadi pada proses penjualan motor secara kredit ?

1.6 Batasan Masalah

a. sistem yang akan di rancang hanya sebatas untuk melakukan penjualan motor

secara kredit.

b. Program ini hanya dapat di aplikasikan untuk customer yang membeli motor

secara kredit pada CV Jaya Perkasa Motor.

c. Program ini hanya dapat di aplikasikan untuk membantu kelancaran dalam

pendataan customer yang mengajukan persyaratan kredit, dan pembuatan

laporannya. Sistem yang dibangun dengan bahasa pemograman PHP dan

database MySQL.

1.5. Sistematika Penulisan

Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana

pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan

pemahaman isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara

garis besar tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut :

7

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang, maksud dan tujuan,

metode penelitian, ruang lingkup, rumusan masalah, batasan

masalah, dan sistematika penulisan Tugas Akhir.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas teori-teori yang menunjang dasar penelitian

sehingga permasalahan yang ada bisa terselesaikan.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil

perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi,

prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, spesifikasi

sistem berjalan, permasalahan dan alternative pemecahan masalah

pada perusahaan tersebut.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum,

prosedur sistem yang diusulkan, spesifikasi rancangan sistem usulan

yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen keluaran,

normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem komputer

yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi.

BAB V PENUTUP

Memberikan kesimpulan dan saran terhadap sistem yang

berjalan ataupun yang diusulkan.

8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

(Sutabri, 2012:10) konsep dasar sistem adalah suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Konsep dasar sistem merupakan suatu kumpulan dari suatu elemen-

elemen yang saling berinteraksi (berhubungan) satu dengan yang lainnya untuk

mencapai tujuan tertentu.

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan yang terdiri dari unsur manusia, mesin,

prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsurunsur tersebut,

disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan lingkungan

dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli

antara lain:

Menurut (Rahadi, 2014) Sistem yaitu “Suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,

saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

Menurut (Muttaqin, 2014) Sistem Yaitu “Sekelompok komponen yang

saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan

menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur”.

9

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu

system terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang

terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan.

2.1.2. Karakter Iatilah Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat

mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah

sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem

tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya

atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem

dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas suatu

sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi operasi

sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat menguntungkan dan

dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (interface)

Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang

lainnya.

10

5. Masukan Sistem (input)

Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan

(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input

adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal

input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolah Sistem (process)

Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi, sistem

ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan

oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran

yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat

menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika suatu

sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan yang telah

direncanakan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

(Prastya, 2012) yang dimaksud degan klasifikasi sistem adalah suatu bentuk

integrasi antara suatu komponen dengan komponen lain karena sistem memliki

11

sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem

tersebut. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara

fisik.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan

sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia

dengan mesin yang disebut human machine sistem.

2.1. 4. Konsep Sistem Informasi

(Rahadi, 2014) system informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen

yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk

mengintegrasi, memproses dan menyimpan serta mendis tribusikan informasi.

(Muttaqin, 2014) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi.

2.1.5 Kualitas Informasi

(Prastya, 2012) kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh hal-hal sbb:

1. akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan

dan bebas dari kesalahan.

2. Tepat waktu : informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh

terlambat

3. Relevan : informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang

12

menerimanya.

2.1.6 Analisa Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting. Didalam tahap

analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis

sistem sebagai berikut :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu dapat menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.2 Teori Pendukung (Tools System)

Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System)

merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari

suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan

secara tepat arti fisiknya.

2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

(Haviluddin, 2012) “Diagram alir data adalah diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem”. Diagram ini

menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui

serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses

akan dilakukan. Dalam Data Flow Diagram digunakan beberapa symbol:

1. Proses

Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, komponen terhadap suatu

aliran data yang masuk (input) menjadi aliran data keluar (output).Notasi dari

13

proses adalah ligkaran atau bentuk empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya

tumpul.

2. Aliran Data/ Data Flow

Simbol yang digunakan untuk menunjukan aliran data yang berupa masukan

atau sistem, dapat berupa Laporan, Formulir, Tampilan output layar, surat,

Komunikasi ucapan, data dan transmisi data. Nama aliran data harus digambarkan

dalam kata benda.

3. File / Data Store

Simpanan dari data yang dapat berupa file database dalam komputer,arsip

catatan manualm.Notasinya adalah sepasang garis Horizontal yang tertutup disalah

satu ujungnya.

4. Eksternal Entity

Satu kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,organisasi

yang dapat memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem.

5. Kamus Data

Bagian dari spesifikasi terstruktur, disini dilakukan pencatatan tentang definisi

dari elemen data flow diagram, yaitu elemen data, penyimpanan data, sehingga

merupakan suatu spesifikasi.

6. Simbol-Simbol Yang Digunakan

Notasi dari aliran data, proses, eksternal entity dan file/database.

2.2.2. Entity Relathionship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model relasi yang

menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD

14

merupakan model ERD yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan

himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atribut-atribut yang

mempersentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau.

2.2.3. Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis

data yangmengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur

relasi yang baik (tanpa redudansi). Normalisasi adalah proses pembentukan struktur

basis data sehingga sebagian besar ambiguity bisa dihilangkan.

2.2.4. Kamus Data

Menurut (Wibowo, 2014)kamus data atau data dictionary adalah katalog

fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Selama

penyusunan suatu sistem informasi, kamus data digunakan sebagai alat untuk

mendefinisikan aliran data yang mengalir di sistem, merancang input, merancang

laporan-laporan dan merancang database.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data Flow Diagram.

Struktur dari suatu data di Data Flow Diagram dapat dilihat secara lebih terinci di

kamus data. Berikut adalah tabel notasi struktur data :

Tabel II.3 Notasi Struktur Data

Sumber : (Wibowo, 2014)

15

2.2.5. Struktur Navigasi

Menurut (Firdaus, 2012) “Struktur navigasi dalam situs web melibatkan

sistem navigasi situs web secara keseluruhan dan desain interface situs web

tersebut, navigasi memudahkan jalan yang mudah ketika menjelajahi situs web”.

Struktur navigasi juga dapat diartikan sebagai struktur alur dari suatu program yang

merupakan rancangan hubungan dan rantai kerja dari beberapa area yang berbeda

dan dapat membantu mengorganisasikan seluruh elemen pembuatan website.

Ada empat macam bentuk dasar yaitu :

1. Struktur Navigasi Linier

Struktur navigasi linier hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut

yang menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut

urutannya.

Gambar II.1 Struktur Navigasi Linier

Sumber: (Firdaus, 2012)

2. Struktur Navigasi Hirarki

Struktur dasar ini disebut juga struktur linier dengan percabangan karena

pengguna melakukan navigasi disepanjang cabang pohon struktur yang

terbentuk oleh logika isi.

Gambar II.2 Struktur Navigasi Hirarki

http://ehnanda.blogspot.com/


16


3. Struktur Navigasi Tidak Berurut (Non-Linier)

Struktur navigasi non-linier merupakan pengembangan dari struktur navigasi

linier. Pada struktur ini diperkenankan membuat navigasi bercabang.

Percabangan yang dibuat pada struktur non-linier ini berbeda dengan

percabangan pada struktur hirarki, karena pada percabangan non-linear ini

walaupun terdapat percabangan tetap tiap-tiap tampilan mempunyai

kedudukan yang sama yaitu tidak ada Master Page dan Slave Page, pengguna

akan melakukan navigasi dengan bebas melalui isi proyek dengan tidak terikat

dengan jalur yang sudah ditentukan sebelumnya.

Gambar II.3 Struktur Navigasi Non Linier


4. Struktur Navigasi Campuran (Composite)

Struktur navigasi pengguna akan melakukan navigasi dengan bebas (secara

non-linier), tetapi terkadang dibatasi presentasi linier film atau informasi

penting dan pada data yang paling terorganisasi secara logis pada suatu hirarki.


17

Gambar II.4 Struktur Navigasi Composite



18

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

A. Sejarah Perusahaan

CV Jaya Perkasa Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang

penjualan motor yamaha, di dirikan pada tanggal 05 Maret 2009 atas nama bapak

Tatang Wijaya yang bertempat di Jl Raya Cikoneng No. 406 Ciamis, tanggal

tersebut menjadi hari yang bersejarah bagi CV Jaya Perkasa Motor Ciamis, karena

surat permohonan menjadi dealer Yamaha telah disetujui. Tepatnya pada tanggal

05 Maret 2009, CV Jaya Perkasa Motor resmi menjadi dealer yamaha dengan tiga

otoritas, yaitu sebagai penjual sepeda motor yamaha, penjual suku cadang yamaha,

dan bengkel resmi yamaha. Setelah menjadi mitra kerja PT Yamaha Kencana

Indonesia CV Jaya Perkasa Motor mengalami perkembangan usaha yang sangat

berarti.

B. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : CV Jaya Perkasa Motor

Alamat : JL Raya Cikoneng No. 406 Ciamis

Telepon : 0852 2008 7337

C. Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi perusahaan distributor yamaha, produk dan jasa produknya yang memiliki

jaringan pemasaran di wilayah Ciamis dan sekitarnya dan memberikan suatu

pelayanan yang terbaik dalam suatu bidang penjualan unit dan service dalam proses

19

mendekatkan diri kepada masyarakat sehingga terjalin suatu hubungan saling

memberi kontribusi.

Misi

Mencapai target penjualan unit setiap bulannya

Membantu konsumen dalam melakukan pembiyayaan dengan bunga ringan dan

proses yang mudah tidak terbelit – belit.

Melakukan pengembangan usaha dibidang otomotif

Memberikan mamfaat bagi masyarakat luas dan pelanggan

Menjadi Mitra terpercaya dalam kepemilikan dan perawatan sepeda motor

Yamaha bagi masyarakat

selalu mengutamakan mutu pelayanan sehingga menghasilkan tingkat kepuasan

pelanggan yang maksimal

Meningkatkan kesejahtraan karyawan.

Motto

YAMAHA SEMAKIN DIDEPAN ( Yamaha Getting Ahead )

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada

kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu

diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar

bisa lebih efisien.

20

Adapun struktur organisasi di CV Jaya Perkasa Motor adalah sebagai berikut:

Gambar III.1 Struktur Organisasi Pada CV Jaya Perkasa Motor

(Sumber : CV Jaya Perkasa Motor)

Fungsi dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi

1. Kepala Cabang

a. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh

kegiatan

b. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan

c. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing – masing

bagian sesuai bidangnya

d. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan

e. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun

2. Admin

a. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB

b. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi

21

c. Bertanggung jawab terhadap hal–hal yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan

d. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya

e. Pembukuan data perusahaan

f. Mengeluarkan kas operasional perusahaan

g. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan

h. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam

bukti – bukti yang ada

3. Supervisor

a. Mengatur kerjanya para bawahannya (staf)

b. Membuat job desk para bawahanya (staf)

c. Bertanggung jawab atas hasil kerja bawahanya (staf)

d. Memberi motivasike bawahanya (staf)

e. Membuat jadwal untuk karyawan

f. Memberikan breafing

g. Membuat pleaning pekerjaan untuk kedepannya yaitu pleaning kerja

harian,mingguan,bulanan,dan tahunan

4. Chief Mekanik

a. Bertanggung jawab terhadap karyawan bengkel

b. Bertanggung jawab penuh terhadap bengkel

c. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel

termasuk kegiatan administrasi

d. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik

22

5. Kasir / Customer Service

a. Menerima telepon masuk

b. Melayani customer saat melakukan pembayaran

c. Bertanggung jawab terhadap kas kecil bengkel beserta pengeluarnya

d. Menerima pendaftaran service sat ada pelanggan masuk

e. Mencatat keluhan – keluhan pada kendaraan yang akan di sirvice

f. Membuat laporan penerimaan kas harian

g. Mencatat data kendaraan pelanggan

6. Sales Counter

a. Mencocokan data penjualan

b. Menjaga image perusahaan

c. Melayani konsumen dengan baik

d. Melayani pelanggan yang datang, baik melalui telepon maupun yang langsung

datang ke daeler

e. Menjelaskan keunggulan atau spesifikasi produk kepada konsume

7. Bag. Sparepart

a. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang

b. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan

pemesanan

c. Membuat PO pemesanan barang

d. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia

e. Melakukan SO rutin terhadap persediaan suku cadang

8. Marketing

a. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya

23

b. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan

c. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer

d. Menjaga mutu pelayanan kepa kustomer

e. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang

dipesan

f. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya

9. Mekanik

a. Memberikan pelayanan service terbaik kepada pelanggan agar pelanggan

merasa puas

b. Memastikan perawatan dan service yang tepat untuk kendaraan

c. Memgunakan sparepart asli untuk mengganti onderdil kendaraan bila harus

diganti.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

A. Prosedur Sistem Berjalan Penjualan Motor Secara Kredit

Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada

suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini

adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan

yang ada pada suatu perusahaan.

Prosedur sistem berjalan penjualan motor secara kredit yang terjadi pada

CV Jaya Perkasa Motor adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan Barang

Customer datang ke dealer CV Jaya Perkasa dengan menyertakan KK dan KTP,

kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan, jika barang ada, maka

24

bagian penjualan membuat surat pesanan rangkap dua, warna putih dan merah,

putih buat customer dan yang merah di arsipkan.

2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit

Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari data KK,

KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke Federal

International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar approve dengan

mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian penjualan.

3. Prosedur Pembayaran Uang Muka

Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke bagian

penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi rangkap dua,

kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi merah untuk di arsipkan.

4. Prosedur Pengiriman Barang

Bagian penjualan meberikan surat pesanan ke bagian gudang, maka bagian gudang

membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan. Lalu surat jalan dan

barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah oleh bagian penjualan,

setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di berikan ke bagian pengiriman

untuk diserahkan ke customer, setelah surat jalan di tandatangani oleh customer,

surat jalan warna merah buat customer dan surat jalan warna putih di arsipkan.

5. Proses pembuatan Laporan

Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan putih

dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan membuat

laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepada Manager.

25

3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-

masing menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara

lain, diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh

sistem yang ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam

diagram konteks dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram

detail yang menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan

proses yang ada dalam diagram nol.

Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai berikut :

CUSTOMER GUDANG

MANAGERFIF

Sistem Informasi

Penjualan Sepeda

Motor Secara Kredit

Pada CV. Jaya Perkasa

Motor

KK, KTP, DP Surat Jalan

Surat Pesanan

KW (Putih), SJ

Surat Pesanan (Putih)

Laporan PenjualanAcc FPPI, PO

FPPI

Bagian

PenjualanBagian

Pengiriman

KK, KTP, Acc FPPI

PO, DP

PO, FPPISurat Jalan

SJ (Putih)

Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan

Keterangan

- KK : Kartu Keluargaa

- KTP : Kartu Tanda Penduduk

- SP : Surat Pesanan

- FPPI : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

- PO : Purchase Order

- KW : Kwitansi

- SJ : Surat Jalan

- LP : Laporan Pnjualan

26

1.0

Pemesanan

Barang

CUSTOMER

MANAGER

GUDANG

5.0

Pembuatan

Laporan

2.0

Pengajuan

Perjanjian

Kridit

3.0

Pembayaran

Uang Muka

4.0

Pengiriman

Barang


Surat Pesanan

KK, KTP

FIF

KK, KTP, SP (Merah)Data Stok

Formulir Pemesanan

PO

FPPI

KW (Merah)

Data KW (Merah)

Surat Jalan (Putih)

Data Surat Jalan (Putih)

Laporan Penjualan

Surat Jalan

Acc Surat Jalan (Putih)

Data KW (Merah)

BAG

PENJUALAN

PO, Acc FPPI

Kwitansi

KK, KTP

Kwitansi (Putih)

DP

Surat Jalan

BAG

PENGIRIMAN

Laporan Penjualan

Surat Jalan (Putih)

Surat Jalan

FPPI

DP

Surat Pesanan

Surat Pesanan

Acc FPPI, PO

Arsip KK, KTP, SP (Merah)

Arsip KW (Merah)

Arsip PO

Acc SJ (Putih)

Arsip Stok

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor yamaha pada CV

Jaya Perkasa Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem berjalan,

yaitu:

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam

suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen-

dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

27

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

a. Kartu Tanda Penduduk

Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang

Sumber : Customer

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Tujuan : Bagian Penjualan

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

Bentuk : Lihat Lampiran A.1.

b. Kartu Keluarga

Nama dokumen : Kartu Keluarga


Sumber : Customer



Media : Kertas



c. Purchase Order

Nama dokumen : Purchase Order

Fungsinya : Tanda approve data customer

Sumber : FIF


28

Media : Kertas




d. Data Stok

Nama dokumen : Data stok

Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang

Sumber : Buku stok barang

Jumlah : Satu buku

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan


3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan

dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Spesifikasi Dokumen Keluaran

a. Kwitansi Pembayaran

Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer, arsip toko

29

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk : Lihat lampiran B.1.

b. Laporan Penjualan

Nama dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motor di counter

Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan : Manager


Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi Closing counter perbulan


c. Surat Jalan

Nama dokumen : Surat jalan

Fungsi : Untuk pengiriman motor

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Customer

Jumlah : Dua Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang


d. Surat Pesanan

Nama Dokumen : Surat Pesanan

30

Fungsi : Untuk bukti pemesanan

Sumber : Bagian penjualan

Tujuan : Costomer, Gudang dan Arsip

Jumlah : Tiga lembar

Media : Kertas



e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Nama Dokumen : FPPI

Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit


Tujuan : FIF


Media : Kertas



3.5 Permasalahan Pokok

Dari hasil analisa dan pengamatan pada CV Jaya Perkasa Motor maka

penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya

terjadi pada sistem penjualan yang sedang berjalan, antara lain:

1. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan

arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan

karena kurangnya ketelitian.

31

2. Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan bagian

penjualan dalam melakukan pencarian data-data.

3. Pencatatan dalam buku stok masih manual.

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah

Dari permasalahan-permasalahan diatas maka penulis menyarankan bahwa

sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada CV Jaya

Perkasa Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi

dengan baik.

Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem

penjualan kredit pada CV Jaya Perkasa Motor adalah sebagai berikut :

1. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,

karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan

dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian

penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data customer

terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang.

3. Pencatatan dalam buku stok seharusnya berbentuk data stok, agar tidak terjadi

kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.

Dalam pemecahan masalah diatas di CV Jaya Perkasa Motor, penulis berharap

kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam

pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customer ke bagian

penjualan.

32

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Kemajuan teknologi yang terus berkembang pada saat ini memang sangat

membantu manusia dalam segala bidang, imbas dari teknologi ini terasa sangat

signifikan, selain dapat mempermudah dalam pertukaran informasi, teknologi pun

turut berperan penting dalam pemanfaatan waktu yang sangat berpengaruh dalam

bidang ekonomi. CV Jaya Perkasa Motor Ciamis sendiri merupakan sebuah

perusahaan yang bergerak didalam bidang ekonomi. Sistem terkomputerisasi

tersebut dapat menunjang segala bentuk aktifitas di dalam perusahaan.

Sistem informasi penjualan secara kredit yang diusulkan untuk

perkembangan dari sistem yang sudah berjalan sebelumnya, jadi mempunyai ciri

dan alur hampir serupa, sehingga dapat dipelajari dan diikuti dengan baik sistem

usulan yang akan diterapkan.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan CV Jaya Perkasa Motor

1. Prosedur Pemesanan Barang

Customer datang ke dealer CV Jaya Perkasa Motor dengan menyertakan KK

dan KTP langsung memesan barang ke bagian penjualan. jika barangnya ada

maka bagian penjualan menginput file customer dan menginput file pesanan,

dan mencetak surat pesanan rangkap dua. Warna putih buat customer, warna

merah beserta KK,KTP di arsipkan.

33

2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit

Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu

berdasarkan file pesanan lalu mengajukan proses kredit ke Federal

International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar approve

dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan ke bagian penjualan.

3. Prosedur Pembayaran Uang Muka

Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke

bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi

berdasarkan file pembayaran. Kwitansi warna putih untuk customer dan merah

untuk diarsip.

4. Prosedur Pengiriman Barang

Bagian penjualan memberikan surat pesanan ke bagian gudang, maka bagian

gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang yang di pesan. Lalu

surat jalan dan barang pesanan di cek oleh bagian penjualan berdasarkan data

pembayaran. setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di berikan ke

bagian pengiriman untuk diserahkan ke customer.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Bagian penjualan membuat laporan penjualan perbulan. Berdasarkan data

pembayaran dan data surat jalan.. Setelah lengkap maka bagian penjualan

menyerahkan laporan penjualan perbulan kepada manager.

34

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

CustomerBagian

Penjualan

ManagerBagian

Pengiriman

Sistem Informasi

Usulan Penjualan

Sepeda Motor Secara

Kredit Pada CV. Jaya

Perkasa Motor

KK, KTP, DP

Surat Jalan

Surat Pesanan

KW (Putih), SJ


Laporan Penjualan

Acc FPPI, PO

FPPI

GudangFIF

KK, KTP, Acc FPPI

PO, DP

PO, FPPI

Surat Jalan

SJ (Putih)

Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan

1.0

Pemesanan

Barang

2.0

Pengajuan

Perjanjian

Kredit

3.0

Pembayaran

Uang Muka

4.0

Pengiriman

Barang

5.0

Pembuatan

Laporan

Customer

Gudang

FIF

Manager

Data UserData Costumer

KK, KTP

Surat Pesanan

Data Stok

Data PesananKK, KTP, kw

FPPI

Data Surat Pesanan

Data Surat Pesanan

Kwitansi (Putih)

Data POData Pembayaran

Data SJ

Data Pembayaran

Data Surat Jalan

Data Pembayaran

Laporan Penjualan

Surat Jalan

Acc Surat Jalan (Putih)

Bagian

PenjualanSurat Pesanan

FPPI

PO, Acc FPPI

Bagian

PengirimanSurat Jalan

Surat Jalan

Surat Jalan (Putih)

KK, KTP

DPDP

Kwitansi

Surat Pesanan

Surat Pesanan

Laporan Penjualan

Acc FPPI, PO

File Customer

File PesananArsip KK,KTP, Kw

File Stok

File PembayaranFile PO

File User

File Surat Jalan

Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan

35

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data: KTP

Alias : Kartu Tanda Penduduk

Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer

Arus Data : Customer – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip KTP

Penjelasan : Identitas Customer

Periode : Setiap Terjadi Pemesanan Barang

Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Provinsi + Nama_Kota

Keterangan : Nama_Provinsi *Nama provinsi*

Nama_Kota *Wilayah*

Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+ Jenis_Kelamin

+Alamat+Agama+ Status_Perkawinan + Pekerjaan

+ kewarganegaraan + Berlaku_Hingga }n

Keterangan :

Nik *16 digit bertipe string*

Nama *Nama customer*

Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat, Tanggal, Tahun*

Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*

Alamat *Alamat tinggal*

Agama *Kepercayaan*

36

Status_Perkawinan *Status perkawinan*

Pekerjaan *Pekerjaan*

Kewarganegaraan *Bangsa*

Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*

Footer = Tanda_Tangan_Pemegang

Keterangan : Tanda_Tangan_Pemegang*Tanda tangan pemilik*

2. Nama Arus Data: KK

Alias : Kartu Keluarga


Arus Data : Customer – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip KK

Penjelasan : Identitas Custome

Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan


Header = No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat

Keterangan : No *No identisas kartu keluarga*

Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang

bertanggung jawab*

Alamat *Alamat tempat tinggal*

Isi = 1 {Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin + Tempat_Lahir +

gama+Pendidikan+Jenis_Pekerjaan+Status_Pernikahan+Status

Hubungan_dalam_Keluarga + Dokumen_Imigrasi+

Nama_Orang_Tua } 10

37

Keterangan : Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga*

NIK *16 digit bertipe string*

Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*

Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*

Agama *Kepercayaan*

Pendidikan *Status pendidikan*

Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*

Status_Pernikahan *Status perkawinan*

Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status kekeluargaan*

Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau tidak*

Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*

Footer = Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan

Keterangan : Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*

Tanda_Tangan *Tanda tangan camat,kepala

keluarga dan RT setempat*

3. Nama Arus Data : Data Stok

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen cetak komputer

Arus Data : File stok – Proses 1.0

Penjelasan : Dokumen yang di gunakan untuk melihat barang

Periode : Setiap terjadi permintaan barang

Volume : 1 lembar


Heade = Identitas_perusahaan

38

Keterangan : Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi = 1 { Kode_Stok + No_Rangka + No_Mesin + merk_Motor

+Warna + Stok + Harga_Motor} 25

Keterangan : Kode_Stok *Kode setiap unit*

No_Rangka *Nomor rangka motor*

No_Mesin *Nomor mesin motor*

Merkm _Motor *Type motor*

Warna *Warna stok motor*

Harga_Motor *Harga unit motor*

Footer = Tanda_Tangan

Keterangan : Tanda Tangan *Tanda tangan bagian gudang*

4. Nama Arus Data : PO

Alias :Purchase Order


Arus Data : FIF – Proses 3.0

Proses 3.0 – arsip PO

Proses 3.0 – File PO

Penjelasan : Bukti approve data customer


Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Identitas_perusahaan

Keterangan :Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi = 1 {No_po + Tanggal + Nama + Alamat +Merk_Motor

+ Harga + Uang_Muka + Angsuran + TOP } n

39

Keterangan : No_po *Nomor PO*

Tanggal *Tanggal PO dibuat*

Nama *Nama Permohonan Kredit*


Merk *Type motor*

Harga *Harga On The Road*

Uang_Muka *Tanda jadi customer*

Angsuran *Jumlah angsuran*


Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian FIF*

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan

1. Nama Arus Data: Surat Pesanan

Alias : Surat Pesanan

Bentuk Data : Dokumen cetak komputer

Arus Data : Proses 1.0 –File pesanan

Proses 1.0 –Penjualan

Proses 1.0 –Customer

Penjelasan : Bukti Pemesanan barang


Volume : Rangkap 2


Header = Identitas_perusahaan


Isi = 1 {No_pesanan + Tgl +Nama + Alamat + No_Tlp +

40

Merk_Motor + Warna + Uang_Muka + Angsuran +TOP } n

Keterangan :No_pesanan*Nomor data pesanan*

Tanggal *Tanggal terjadi pemesanan*



No_Tlp *No tlp customer*

Merk_Motor *Type motor yang dipesan customer*

Warna *Warna motor yang dipesan*

Uang_Muka *Tanda jadi customer*

Angsuran *Jumlah angsuran*

TOP *Jangka waktu masa kredit*


Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

2. Nama Arus Data : FPPI

Alias : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu


Arus Data : Proses 2.0 – FIF

Penjelasan : Untuk proses pengajuan kredit

Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

Volume : 1 Lembar




41

Isi = 1 {No_KTP + Nama + alamat + Jenis_Kelamin + Status

+Pekerjaan+ Gaji_Customer Jumlah_Pengeluaran + No_KK

+ No } n

Keterangan : No_KTP *Nomor kartu tanda penduduk*



Jenis_kelamin *Jenis kelamin customer*

Status *Status perkawinan*

Pekerjaan *Data pekerjaan*

Gaji_customer *penghasilan_customer*

Jumlah_Pengeluaran *pengeluaran customer*

No_ktp *no kartu penduduk*

No_Tlp *No telp customer*

Footer = Tanda_Tangan_pemohon +tanda_tangan _counter_sales

Keterangan :Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer*

Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian penjualan*

3. Nama Arus Data: SJ

Alias : Surat Jalan


Arus Data : Gudang – Proses 4.0

Proses 4.0 –Customer

Proses 4.0 – Arsip SJ(putih)

Proses 4.0 – File SJ

42

Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan sebagai

bukti bahwa barang sudah dikirim

Periode :Setiap terjadi pengiriman barang

Volume : Rangkap 2


Header Identitas_perusahaan


Isi =1 {No_SJ +Tgl+Nama+Alamat+Merk_Motor+

No_Rangka + No_Mesin + Warna } n

Keterangan : No_SJ *Nomor surat jalan*

Tgl *Tanggal surat jalan dibuat*


Alamat *Alamat customer*

Merk_Motor *Type motor*

No_Rangka *No rangka motor*

No_Mesin *No mesin motor*

Warna *Warna unit yang dipesan*

Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima

Keterangan :Hormat_Kami*Nama dan tanda tangan bagian gudang*

Tanda_Terima*Nama dan tanda tangan customer*

4. Nama Arus Data: Kw Pembayaran

Alias : Kwitansi Pembayaran


Arus Data : Proses 3.0 – Customer

43

Proses 3.0 – Arsip Kw (merah)

Penjelasan : Dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran

sepeda motor yamaha

Periode : Setiap terjadi penjualan sepeda motor

Volume : Rangkap 2


Header=Identitas_perusahaan

Keterangan :Identitas_perusahaan*Namaperusahaan*

Isi = 1{No_KW + Tanggal + Sudah_diterima_dari+

Untuk_Pembayaran + Banyaknya_Uang } n

Keterangan : No_KW *Nomor kwitansi*

Tanggal *Tanggal kwitansi dibuat*

Sudah_diterima_dari *Nama customer*

Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*

Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*


Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

5. Nama Arus Data : LP

Alias : Laporan Penjualan


Arus Data : Proses 6.0 – Manager

Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

Periode : Setiap bulan

Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian

44




Isi = 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat +

Harga_Motor} n

Keterangan : No *Nomor penjualan*

No_Mesin *No mesin motor*

No_Rangka *No rangka motor*

Telp *Telp customer*

Alamat *Alamat customer*

Harga_Motor *Harga 1 unit motor*

Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui

Keterangan : Dibuat_Oleh*Nama dan tanda tangan bagian penjualan*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen - dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Kartu Tanda Penduduk

Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk


Sumber : Customer

Jumlah : Satu Lembar

Media : Kertas


45

Frekuensi : Setiap Terjadi Pemesanan Barang

Bentuk : Lihat Lampiran C.1.

b. Kartu Keluarga

Nama dokumen : Kartu Keluarga


Sumber : Customer



Media : Kertas


Bentuk : Lihat Lampiran C.2

c. Data Stok

Nama dokumen : Data stok

Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang

Sumber : Buku stok barang

Jumlah : Satu buku

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan


d. Purchase Order

Nama dokumen : Purchase Order

Fungsinya : Tanda approve data customer

Sumber : FIF

46


Media : Kertas




4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

a. Surat Pesanan

Nama dokumen : Surat Pesanan

Fungsi : Untuk bukti pemesanan

Sumber : KK dan KTP

Tujuan : Bagian penjualan dan customer

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas


Bentuk : Lihat lampiran A.1.

b. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Nama dokumen : FPPI

Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit

Sumber : Bagian penjualan

Tujuan : FIF


Media : Kertas

47



c. Surat Jalan

Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Surat untuk pengiriman motor

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : customer dan arsip toko

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang


d. Kwitansi Pembayaran

Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor


Tujuan : Coustomer, arsip toko

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan


e. Laporan Penjualan

Nama dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motordi counter

Sumber : Arsip kwitansi dan suratjalan

48

Tujuan : Manager


Media : Kertas



f. Laporan Keuangan

Nama dokumen : Laporan Keuangan

Fungsi : Untuk mengetahui dana pemasukan penjualan

Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan : Manager


Media : Kertas


Bentuk : Lihat lampiran A.6

4.5.3. ERD (Entity Relationship Diagram)

User

Customer Pesanan

PO

Kwitansi Surat Jalan

Stokmelakukan

memiliki

memiliki

mengelola

memiliki

memiliki

memiliki

No_ktp

Nam_customer

Alamat

N0_kk

N0_tlp

Kode_user*

No_kwitansi

Tgl_sj

No_sj*

Kode_user*

Uang_muka

Nama_user

Kode_cusstomer

Password

angsuran

Kode_stok

Top

Kode_user

No_pesanan*

Kode_stok*

No_rangka

No_mesin

Merk_motor

warna

stok

Harga_motor

N0_po*

Tgl_po

No_pesanan

Kode_user

No_kwitansi* Tgl_kwitansi

No_po

No_po

I m I m

I

m

I

I

I

I

I I

Username

Status

Jenis_kelamin

Pekerjaan

I

I

Gambar IV.3 ERD

49

LRS (Logical Record Structurer)

Kode_customer*

No_ktp

Nama_customer

Alamat

Jenis_kelamin

Status

Pekerjaan

Gaji_customer

No_kk

No_tlp

No_pesanan*

Tgl_Pesanan

Uang_muka

Angsuran

Kode_customer

Kode_stok

Kode_user**

Kode_user*

Nama_user

Password

No_kwitansi*

Tgl_kwitansi

No_po

No_sj*

Tgl_sj

No_kwitansi

No_po**

No_po*

Tgl_po

No_pesanan**

Kode_user

Kode_stok*

No_rangka

No_mesin

Merk_motor

Warna

Stok

Harga_motor

File Customer File Pesanan File PO

File Stok

File User

File Kwitansi

File SJ

I

m

I

m

I

I

I

I

I

I

I

I

I

Gambar IV.4 LRS

4.5.4. Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file tersebut adalah:

1. Spesifikasi File Customer

Nama Tabel : File Customer

Akronim : Customer

Fungsi : Untuk memasukan data customer

Tipe : File Master

Organisasi : Indexed Sequential

Akses File : Random

Primary key : kode_customer

Media : Komputer

Record Size : 125byte

Software : Xampp

50

Tabel IV.1 Spesifikasi File Customer

No Elemen Data Nama Field Type Width Ket

1 Kode customer Kode_customer varchar 8 Primary key

2 No KTP No_ktp varchar 15

3 Nama customer Nama_customer varchar 15

4 Alamat Alamat varchar 20

5 Jenis kelamin Jenis_kelamin varchar 10

6 Status Status varchar 10

7 Pekerjaan Pekerjaan varchar 10

8 Gaji customer Gaji_customer integer 10

9 No KK No_kk varchar 15

10 No tlp No_tlp varchar 12

2. Spesifikasi File User

Nama Tabel : File user

Akronim : User

Fungsi : Untuk memasukan data user

Tipe : File Master


Akses File : Random

Primary key : kode_user

Media : Hard Disk


Software : Xampp

Tabel IV.2 Spesifikasi File User

51


1 Kode user Kode_user varchar 7 Primary key

2 Nama user Nama_user varchar 15

3 Password Password varchar 6

3. File Pesanan

Nama Tabel : FilePesanan

Fungsi : Untuk pemesanan barang

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

Primary key : no_pesanan

Media : Hard Disk


Software : Xampp

Tabel IV.3 Spesifikasi File Pesanan


1 No pesanan No_pesanan varchar 10 Primary key

2 Tgl Pesanan Tgl_pesanan date

3 Uang muka Uang_muka intiger 10

4 Angsuran Angsuran intiger 7

5 Kode customer Kode_customer varchar 8 Foreign key

6 Kode stok Kode_stok varchar 4 Foreign key

7 Kode user Kode_user varchar 7 Foreign key

52

4. File Stok

Nama Tabel : File Stok

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada



Akses File : Random

Primary key : kode_stok

Media : Hard Disk


Software : Xampp

Tabel IV.4 Spesifikasi File Stok


1 Kode stok Kode_stok varchar 4 Primary key

2 No rangka No_rangka varchar 15

3 No mesin No_mesin varchar 15

4 Merk motor Merk_motor varchar 10

5 Warna Warna varchar 10

6 Stok Stok varchar 20

7 Harga motor Harga_motor varchar 10

5. File PO

Nama Tabel : File PO

Fungsi : Data approve customer

53



Akses File : Random

Primary key : no_po

Media : Hard Disk


Software : Xampp

Tabel IV.5 Spesifikasi File PO


1 No PO No_po varchar 7 Primary key

2 Tgl PO Tgl_po Date

3 No pesanan No_pesanan varchar 10 Foreign key

4 Kode user Kode_user varchar 7 Foreign key

6. Spesifikasi File Pembayaran

Nama Tabel : File Pembayaran

Akronim : Pembayaran

Fungsi : Data untuk menginput pembayaran



Akses File : Random

Primary key : no_kwitansi

Media : Hard Disk


54

Software : Xampp

Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran


1 No kwitansi No_kwitansi varchar 10 Primary key

2 Tgl kwitansi Tgl_kwitansi Date

3 No PO No_po varchar 7 Foreign key

7. Spesifikasi File SJ

Nama Tabel : File SJ

Akronim : SJ

Fungsi : Untuk menginput surat jalan



Akses File : Random

Primary key : no_sj

Media : Hard Disk


Software : Xampp

Tabel IV.9 Spesifikasi File SJ


1 No SJ No_sj varchar 10 Primary key

2 Tgl SJ Tgl_sj Date

3 No PO No_po varchar 7 Foreign key

4 No kwitansi No_kwitansi varchar 10 Foreign key

55

4.5.5. Struktur Kode

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam

computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengannya. Kode yang dibuat merupakan field-field yang

dijadikan sebagai kunci primer (primary key),

1. Kode Customer

Contoh : C1702001

2. Kode User

Contoh : U170101

56

3. Nomor Pesanan

Contoh : NP17051501

4. Kode Stok

Contoh :M001

5. Kode PO

Contoh : P17052001

57

6. Kode Kwitansi

Contoh : KW17052001

7. Kode Surat Jalan

Contoh : SJ17052001

4.5.6. Spesifikasi Program

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : login.php

Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu utama

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran B.1.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

58

a. Login, Pilihan ini dilakukan jika kode user dan password sudah diisi dengan

benar, jika salah maka akan muncul pesan untuk kesalahan.

b. Batal, Untuk membatalkan proses

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menu.php

Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu utama



a. Master menampilkan submenu Data user dan data Customer.

b. Klik transaksi menampilkan submenu transaksi pesanan, transaksi

pembayaran, transaksi PO, transaksi SJ, transaksi stok dan transaksi jurnal

c. Klik utylity menampilkan submenu backup, untuk pengamanan data jika

terjadi kerusakan akan ada backup di penyimpanan lain

d. Klik Exit dari program menu utama apabila ingin keluar dari aplikasi

penjualan

3. Spesifikasi Program Menu Master

Nama Program : Menu Master

Akronim : master.php

Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu master



a. Data user

b. Data customer

4. Spesifikasi Program Data User

59

Nama Program : Data User

Akronim : user.php

Fungsi Program : Untuk masuk ke user tesebut

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.1.


a. Klik Add untuk menginput data user.

b. Klik Login untuk masuk ke user tersebut.

c. Klik Exit untuk keluar dari program data user.

5. Spesifikasi Program Data Customer

Nama Program : Data Customer

Akronim : customer.php

Fungsi Program : Untuk menginput data customer dan menampilkan

data customer yang sudah tersedia dan mempermudah

pencarian data customer.



a. Klik Add untuk menginput data customer baru.

b. Klik Edit untuk melakukan perubahan data customer.

c. Klik Save untuk menyimpan data yang di input

d. Klik Delete untuk menghapus data customer yang diinginkan.

e. klik Exit untuk keluar dari program data customer.

f. Klik Search untuk melakukan pencarian data customer yang diinginkan

dan diproses sesuai keinginan.

6. Spesifikasi Program Menu Transaksi

60

Nama Program : Menu Transaksi

Akronim : transaksi.php

Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu transaksi



a. Data Pesanan

b. Data PO

c. Data Pembayaran

d. Data Surat Jalan

e. Data Stok

7. Spesifikasi Program Data Pesanan

Nama Program : Data Pesanan

Akronim : pesanan.php

Fungsi Program : Untuk melakukan transaksi pesanan

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran D.1.


a. Klik Add untuk menginput data transaksipesanan baru.

b. Klik Save untuk menyimpan transaksi pesanan.

c. Klik Delete untuk menghapus transaksi penjualan yang diinginkan.

d. Klik Print untuk mencetak data pesanan.

e. Klik Exit untuk keluar dari program data pesanan.

8. Spesifikasi Program Data PO

Nama Program : Data PO

Akronim : po.php

Fungsi Program : Untuk menginput data po

61



a. Klik Add untuk menginput data po.

b. Klik Save untuk menyimpan data po.

c. Klik Delete untuk menghapus data po yang diinginkan.

d. Klik Edit untuk melakukan perubahan data po.

e. Klik Exit untuk keluar dari program data po

9. Spesifikasi Program Data Pembayaran

Nama Program : Data Pembayaran

Akronim : pembayaran.php

Fungsi Program : Untuk menginput data pembayaran



a. Klik Add untuk menginput data pembayaran.

b. Klik Save untuk menyimpan data pembayaran baru ataupun data hasil

pengubahan.

c. Klik Delete untuk menghapus data pembayaran yang diinginkan.

d. Klik Edit untuk melakukan perubahan data pembayaran.

e. Klik Exit untuk keluar dari program data pembayaran.

10. Spesifikasi Program Data SJ

Nama Program : Data SJ

Akronim : sj.php

Fungsi Program : Untuk menginput data sj dan menampilkan data sj yang

sudah tersedia dan mempermudah pencarian dan mengubah data.

Bentuk Tampilan : C.4.

62


a. Klik Add untuk menginput data sj baru.

b. Klik Save untuk menyimpan data sj baru.

c. Klik Delete untuk menghapus data sj yang diinginkan.

d. Klik Edit untuk melakukan perubahan data sj.

e. Klik Exit untuk keluar dari program data sj.

11. Spesifikasi Program Data Stok

Nama Program : Data Stok

Akronim : stok.php

Fungsi Program : Untuk menginput data stok dan stok keluar.



a. Klik Add untuk menginput data stok baru.

b. Klik Save untuk menyimpan data stok baru

c. Klik Delete untuk menghapus data stok yang diinginkan.

d. Klik Edit untuk melakukan perubahan data stok.

e. Klik Exit untuk keluar dari program data stok.

12. Spesifikasi Program Data Laporan

Nama Program : Laporan Penjualan

Akronim : laporan.php

Fungsi Program : Untuk melihat data laporan transaksi penjualan sesuai

tanggal yang diinginkan.



63

a. Klik Preview untuk menampilkan data transaksi penjualan sesuai tanggal

yang diinginkan, tetapi sebelum memilih tombol preview terlebih dahulu

tenetukan tanggal laporan transaksi yang ingin dicetak.

b. Klik Exit untuk keluar dari program laporan CV Jaya Perkasa Motor

13. Spesifikasi Program Utility

Nama Program : Data backup

Akronim : datauser.php

Fungsi Program : Untuk cadangan file data sehingga apabila terjadi kerusakan

terhadap file asli dapat mengembalikan file tersebut.



a. Klik backup lalu secara otomatis data akan tersimpan ke dalam file lain.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Perkembangan teknologi yang kian merambah di lapisan masyarakat sangat

membantu dalam berbagai bidang. Selain itu juga memudahkan dalam hal

penjualan motor secara kredit, Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data

sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat

keras dan perangkat lunak, meliputi:

4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri

dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja

manusia (brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard,

harddisk, disk drive, mouse, dan printer.

64

Processor : Pentium IV

RAM : 512 MegaByte

Monitor : LCD

CD RW : 700 MB

Hard Disk : 80 Giga Byte

Keyboard : 108 keys

Mouse : PS2

Printer : Laserjet

4.6.3. Perangkat Lunak

Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri

dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu

proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software

dan application soft ware.

Sistem Operasi : Microsoft Windows 200, NT, XP

Database : php dan MySQL

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau

realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai

langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan.

Adapun jadwal implementasi penerapan sistem sebagai berikut :

1. Minggu 1-2 pada bulan ke-1 merupakan persiapan data awal dan analisa.

Persiapan data awal berupa persiapan materi dan kematangan materi. Analisa

disini adalah analisa tentang sistem yang sedang berjalan dengan metode

observasi,wawancara dan pustaka.

65

2. Minggu 3-4 pada bulan ke-1 digunakan untuk mendesain sistem usulan yang

telah dianalisis sebelumnya.

3. Minggu 1-3 pada bulan ke-2 digunakan untuk mendesain perangkat lunak yang

akan dibuat berdasarkan sistem usulan.

4. Minggu ke-4 bulan ke-2 sampai minggu ke-2 bulan ke-3 digunakan untuk

membuat perangkat lunak.

5. Minggu 2-4 bulan ke-3 digunakan untuk tes program yang telah dibuat.

Tabel IV.10 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Waktu

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan Data Awal

2. Analisa

3. Desain sistem

4. Desain Perangkat Lunak

5. Pembuatan Program

6. Tes Program

66

BAB V

KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis mengenai perancangan

dan implementasi sistem penjualan motor yamaha secara kredit pada CV Jya

Perkasa Motor Ciamis, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem tersebut sangat mempermudah transaksi penjualan

dan pengecekan data-data yang diperlukan lebih akurat dan efesien.

2. Meminimalisir kesalahan dalam pengecekan data-data dan pembuatan

laporan penjualan.

3. Mempermudah dan mempercepat dalam penyajian laporan penjualan

sehingga dapat dengan tepat waktu.

5.2 Saran

Penelitian yang dilakukan tentunya tidak lepas dari kekurangan dan

kelemahan. Oleh karena itu, untuk pengembangan sistem lebih lanjut diperlukan

perhatian terhadap beberapa hal, diantaranya :

1. Rancangan sistem informasi ini belum sempurna, maka untuk

pengembangan selanjutnya, perlu dibuat basis data yang lebih terperinci dan

sempurna untuk melengkapi sistem informasi ini.

2. Rancangan sistem yang diusulkan penulis masih belum memiliki sistem

keamanan yang cukup memadai, sehingga perlu dikembangkan lagi.

67

`DAFTAR PUSTAKA

Firdaus, A. (2012). Analisa Struktur Navigasi Antara Muka Pengguna Pada

Penyebaran Informasi Publik Berbasis Web. Sistem Informasi.

Haviluddin. (2012). Program Studi Ilmu Komputer , FMIPA Universitas Mulawarman.

Memahami Penggunaan Diagram Arus Data.

Muttaqin, F. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi Berbasis Komputer Untuk

Persesdiaan Barang Pada Toko Bahan Bangunan. Administrasi Bisnis.

Nurhamidah. (2013). Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada Cv Telcom

Tecknology Pasir Pengaraian. Jurnal Mahasiswa Prodi S 1.

Rahadi, A. (2014). Analisis dan desain sistem informasi Persediaan Barang Berbasis

Komputer. Administrasi Bisnis.

Rumanta. (2013). Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Pada Oka

Putra Motor Pacitan. Seruni - Seminar Riset Unggulan Nasional Informatika

dan Komputer.

Rusdi, M. N. (2012). Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kenerja Sistem

Informasi Akuntansi (SIA). Jurnal Ilmiah Akuntansi Perusahaan Dagang.

Siburian, P. W. (2013). Analisa Pengendalian Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor

Yamaha Pada PT Bussan Auto Finance Cabang Pontianak. Kajian Ilmiah

Akuntansi Fakultas Ekonomi UNTAN (KIAFE).

Sinaga, E. M. (2014). Analisis Sistem Penjualan Kredit Sepeda Motor Pada Pt. Wom

Finance Tebing Tinggi. Accaunting Changes.

Suparman. (2012). Implementasi Metode Botstrap Untuk Pengujian Hipotesis

Mengenai Dua Mean Populasi. Ilmiah Ahmad Edu.

Susilo, H. (2012). Analisis Dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis

Komputer. Persediaan Barang.

Prastya, D. (2012). Perancangan Dan Perencanaan Dalam Mengambil Keputusan.

Sistem Informasi Manajemen.

Widiya Lutfiana, F. H. (2013). Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas A A A

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. United Motors Centre (UMC)

Surabaya. Jurnal Pendidikan Akuntansi (JPAK).

Wibowo, R. S. (2014). Perancangan Aplikasi Gudang Pada PT. Pakan Ternak Sejati.

Teknik Elektro dan Komputer.

69

LAMPIRAN – LAMPIRAN

Lampiran A-1

70

71

72

73

74

75

Documents

TUGAS AKHIR · Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi