Týmová práce TYMP 1 / C9

1

Týmová práce TYMP1/ C9

Time management/ 1

Pavla Kotyzová

UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2012-2013

Hodnota času

• Čas nemůžete koupit. • Čas nemůžete uspořit. • Čas nemůžete zastavit.

Ztracený čas už nikdy nemůžete nahradit…

Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

3

PhDr. Pavla Kotyzová, Ph. D., [email protected]

Čas…


Čas je nejcennějším zdrojem našeho úspěchu. Představuje v našem životě vysokou hodnotu.

Potřebujeme čas na práci, na přemýšlení, na vzdělávání se, na odpočinek, zábavu i na lásku a přátelství. Úspěch však nepřijde sám. Kdo o něj chce usilovat, musí se v prvé řadě naučit zacházet efektivně se svým časem.

Obsah a cíle kurzu

Se znalostí time managementu dokážete:

• Rozpoznat své nedostatky v řízení času.• Zaměřit se na změnu problematických oblastí vašeho

pracovního typu.• Využívat technik řízení času.• Stanovit své priority.• Eliminovat své největší konzumenty času.


Jak jste na tom Vy?

Kolik % lidí by chtělo mít víc peněz?

27% lidíKolik % lidí by chtělo mít víc času?

43% lidí

Jestliže nezvládnete udělat, co chcete a cítíte se pracovně přetíženi, nemusí to být proto, že máte hodně práce.


Důvody pocitu nedostatku času

• Množství operativních záležitostí• Stále stejné nevyřešené problémy• Čekání na opozdilce• Vytržení z jednání telefonem• Neočekávané návštěvy

pak snaha dohnat práci…

Analýza časových ztrát


Paradox zaneprázdněné osoby

Čím více je člověk zaneprázdněn, tím méně času má na to, naučit se jej lépe využívat.

Naučit se efektivně řídit svůj čas vyžaduje• sebedisciplínu• určitý čas.


Řídit svůj čas znamená

• Používat techniky, které umožňují získat maximum z minima investovaného času.

• Koncentrovat se na věci, které jsou důležité a odkládat všechny ostatní.

• Naučit se delegovat pravomoce.

V tom je tajemství úspěchu.


Znaky špatného řízení času/ 1

• Neustále přetížený program, více než 55 pracovních hodin týdně, častá práce po večerech a víkendech, sotva čas si vzít dovolenou.

• Neschopnost splnit termíny, stálé zpoždění, neustálý pocit, že je třeba něco stihnout.

• Nedostatečné řešení problémů do hloubky.

• Ukvapená rozhodnutí.

• Strach delegovat práci nebo akceptovat iniciativu jiných.


Znaky špatného řízení času/ 2

• Preference krátkodobého zisku před střednědobým nebo dlouhodobým, neustálé denní řešení krizí.

• Neschopnost odmítnout nový úkol.• Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou, že ztrácíte přehled o

vašich cílech a prioritách.• Perfekcionismus.• Stres.• Málo času nebo žádný čas na rodinu, společenské události a

zábavu.


Výlet na neznámou planetu

• Jak čas na planetě využijete?• Podmínky plánu:

- využít celých 24 hodin- naplánovat 6 hodin spánku- naplánovat 3x1 hodinu na jídlo

• Uvažte svoje priority a najděte shodu v týmu.


Pracovní typy

• Způsob, jakým řídíme čas, je odrazem naší vlastní osobnosti.

• Naše osobnost nám pomáhá si vymezit pracovní model. • Ten zase určuje způsob, jakým řídíme čas.

Test Jestliže tedy budeme chtít změnit způsob, jakým řídíme čas,

budeme možná muset změnit svůj pracovní styl.


Pracovní typy A a B

Typ A • Pocit naléhavosti • Soutěživost • Rychlá chůze i pohyby• Rychle jí • Nenávidí odklady • Cítí se vinen,

když odpočívá• Netrpělivý

Typ B• Uvolněný• Nechává si čas

na rozmyšlenou • Chodí pomalu • Přemýšlivý • Umí naslouchat • Trpělivý • Má hodně koníčků


• Jen málo lidí je typickým typem A nebo B. Většinou jsme směsí obou typů. Obecně se však kloníme k jednomu nebo druhému typu.

• Mnoho charakteristik těchto pracovních typů je dobrých a není důvod je měnit. Některé však zabraňují lepšímu výkonu a na těch bychom měli pracovat.


Problematické oblasti typu A

• Kontrola práce - nepromýšlí souvislosti (čas, lidé, rozpočet).• Delegování - má tendenci dělat vše sám. • Plánování - velice dobré dlouhodobé vize, ale často chybí

detailnější plánování, které ho nudí.• Lidé - nemá dost času pro ostatní, může být ostrý a agresivní.

Někdy problémy v týmu. • Odpočinek - zřídka odpočívá, cítí se pak vinen. Koníčky rychlé

a agresivní, méně týmové sporty.• Priority - všechno se mu zdá být prioritní. Má tendenci

proletět dnem se spoustou částečně udělaných úkolů, ale málokterým dokončeným.


Problematické oblasti typu B

• Cíle - často chybí jasné cíle v práci, v kariéře, v životě.

• Delegování - shledává složitým nebo dává vágní instrukce.

• Lidé - dokáže vycházet dobře s lidmi, ale má problémy říci NE! Vyhýbá se konfliktům.

• Jakost - Velice důkladný, ale občas to přehání. Tendence k perfekcionismu.


Doporučení pro typ A

Pokud se snažíte naložit si více než jste schopni unést, platí pro Vás:

• Stanovte si dosažitelné cíle.• Plánujte jak dosáhnout svých cílů.• Delegujte.• Více odpočívejte.• Vyhraďte si čas pro lidi. • Získejte rovnováhu mezi prací, rodinou a svou osobou

(koníčky, odpočinek, zdraví).• Naučte se říkat NE.


Doporučení pro typ B

Pokud se Vám nedaří dokončovat úkoly, platí pro Vás:

• Stanovujte kvantifikované cíle. Začněte měřit svůj výkon.• Vyhýbejte se odkládání věcí, ke kterým se budete muset

vrátit později, kdy budete pod větším časovým tlakem.• Buďte více asertivní - neobávejte se vyjadřovat své pocity a

názory.• Posuďte přiměřenou úroveň jakosti - mějte se na pozoru

před tím, stát se perfekcionistou.


Biorytmy a koncentrace

• Maximální produktivity dosahujeme kolem desáté hodiny dopoledne.

• Každý má individuální křivku výkonnosti.• Po jedné hodině práce je vhodná malá přestávka, výrazně

klesá pozornost. • Vyrušováním vzniká efekt pilového listu.• Před plánováním sestavme denní křivku rušení.• Důležité úkoly plánujme na jiný čas.


Workoholik

• Člověk chorobně závislý na práci.

• Má nutkavé pocity pracovat.

• Do závislosti na práci se dostává už v dětství.

• Mnoho očekává i od ostatních.

• Sám si dává stále náročnější úkoly a termíny.

• Špatně vnímá své pocity a potřeby, své tělo.

Není to nemoc, ale mnoho nemocí se může z workoholismu vyvinout.


21

Týmová práce TYMP1/ C9

Time management/ 2

Pavla Kotyzová

UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2012-2013

Techniky řízení času

Dobře stanovené cíle Vám umožní efektivně zaměřit

Váš postup, poskytnou vám časový rámec

pro plánování, pomohou motivovat vás i ostatní.


Postup při stanovování cílů

• Pojmenovat svoje poslání.• Vytvořit si vizi. • Cíle si napsat – SMART.• Hovořit s ostatními o svých cílech. • Transformovat cíle do úkolů. • Jednat.

JASNÝ CÍL = JEDNODUŠŠÍ ROZHODOVÁNÍ I ŽIVOT Cíle


Jak naložit s časem?

Ptejte se sami sebe než začnete nějakou činnost: • Umožní mi to dostat se blíže k mému cíli? • Stojí za to investovat do toho čas? • Není zde jiný úkol, který mě posune blíže

k mému cíli?

Jakmile identifikujete činnosti, které Vám nepomáhají přiblížit se k Vašim cílům nebo Vás

dokonce od nich vzdalují, zeptejte se sami sebe, které opatření byste mohli realizovat, abyste se jich zbavili nebo

je omezili.


Jak být efektivnějším

• Minimalizovat všechny činnosti, které nejsou ziskové, které skutečně nepomáhají dosáhnout našeho hlavního cíle.

• Při dodržování této zásady se můžete řídit Paretovým principem, známým také jako pravidlo 80/20.


Paretovo pravidlo

• 20 % obyvatelstva vlastní 80 % majetku,• 20 % zákazníků nebo výrobků znamená

80 % obratu,• 20 % zákazníků je autory 80 % stížností,• 20 % pracovníků udělá 80 % práce,• 20 % výrobních chyb způsobuje 80 % zmetků,• 20 % novin obsahuje 80 % informací,• 20 % času stráveného na poradě ovlivní 80 % usnesení nebo

výstupů,• 20 % Vašich priorit má za následek 80 % vaší ziskové

produktivity.


Nepracujte tvrději, pracujte chytřeji!

Peter Drucker: Výsledky jsou způsobeny

děláním správné věci, nikoliv děláním věcí správně.

Jednou z nejužitečnějších aplikací Paretova pravidla je tato:

20 % úsilí dává 80 % výsledku


20 % úsilí dává 80 % výsledků

20

80

ÚSILÍ VÝSLEDKY

20

80


Co jste dělali uplynulý týden?

Cvičení: Eisenhowerův princip – ABC analýza/ 1. část

• sepište 10 – 20 činností uplynulého týdne (do sloupce)


Eisenhowerův princip – ABC analýza - priority

Rozdělení úkolů podle stupně naléhavosti a důležitosti:

Úkoly A - vysoce naléhavé i důležité. Jsou nejdůležitější, můžete je vyřídit jen vy sami, nemůžete je delegovat, mají největší hodnotu pro splnění vašich cílů.

Úkoly B – důležité, ale méně naléhavé. Mohou počkat. Aby se z nich nestaly problémy, musíme jejich splnění naplánovat. Nedají se delegovat?

Úkoly C - velice naléhavé, ale méně důležité. Pokud lze, delegujte. Úkoly s nejmenší hodnotou pro splnění vašich cílů, ale mají největší podíl na množství práce.

Úkoly O - málo důležité i málo naléhavé. Pro tyto úkoly měl D. E. jediné místo - odpadkový koš !

Cvičení E princip – ABC analýza/ 2. část: Zařaďte týdenní činnosti


ABC analýza - hodnota X čas

• Z hodnotové analýzy časové náročnosti vyplývá, že podíl velmi důležitých (A), důležitých (B) a méně důležitých (C) úkolů na časové náročnosti neodpovídá bezpodmínečně jejich podílu na hodnotě všech úkolů.

• Hodnota činností…………….…Nárok na čas 65 % A - velmi důležité úkoly………...15 % 20 % B - důležité úkoly rutinní…..…. 20 %15 % C - drobné úkoly…………..….…....65 %


ABC analýza v praxi

• Denně si naplánujete 1 až 2 úkoly A (asi 3 hod).

• Určete si další 2 až 3 úkoly B (asi 1 hod).

• Zbytek si rezervujte na úkoly C (asi 1 hod).

• Nikdy se nesnažte si naplánovat denně každou minutu. Pokud to není přímo naivní, je to aspoň nerealistické.

• Jestliže chcete splnit všechny své úkoly, naplánujte si jen 60 % vašeho času. Vždy musíte počítat s vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi.


• Na základě svého strategického plánu si vypracujte seznam priorit.

• Jak přiřadit důležitost A? Položte si otázku: "Co bych si z tohoto seznamu úkolů vybral, kdybych mohl před odjezdem na prázdniny udělat jen jednu jedinou věc?„ nebo: vytvořte jejich hierarchii Co je na prvním místě?

• S tímto seznamem pak můžete dělat měsíční, týdenní a případně i denní plány.


Plánování cílů

• V plánu je vše konkrétní a měřitelné. • Máte přehled, co je hotovo a co zbývá udělat.• Dokážete odhadnout čas, který na to budete potřebovat.• Sestavte celkový seznam činností.• Vyberte ty, které budete dělat každý týden a ty, které budete

dělat každý den. • Jediným způsobem, jak zjistit, co vybrat ze seznamu a

přetransformovat do týdenních a denních plánů činnosti, je stanovit si priority.


Stanovování priorit

Dobře definované priority mají řadu výhod. Pomohou Vám:

• Vykonávat činnosti podle jejich stupně naléhavosti a důležitosti.• Směřovat neustále za svými cíli.• Vyhnout se plýtvání časem na nevýznamné činnosti.• Delegovat úkoly, které mohou být delegovány.• Soustředit se současně jen na jeden úkol.• Pracovat podle Paretova pravidla.


Shrnutí, pravidla

• Neplánujte si na den více než 10 úkolů.• Činnosti více náročnější a komplexní si rozdělte na dílčí,

snadněji plánovatelné.• Učte se dělat přesné odhady času potřebného pro splnění

úkolu.• Buďte ambiciózní, ale nepřetěžujte se.• Naplánujte si jen 60 % Vašeho času.• Pravidelně svůj plán revidujte.• Dokončete nejdříve jeden úkol než se pustíte do dalšího.


Konzumenti času

• V průměru je člověk ve své kanceláři vyrušen každých 8 minut. Vyrušení trvá 3 minuty.

• Když k tomu připočteme čas potřebný k tomu,

aby se znovu koncentroval na práci, zjistíme, že 40 % pracovního času připadá na neplánovanou a obvykle neziskovou činnost.

Při čtyřicetihodinové týdenní pracovní době to činí za rok 752 hodin – to je 94 pracovních dnů...

Cvičení: Neschopný šéf (Bělohlávek, Košťan, Šuleř: Management, 2001)


Bariéry dosahování cílů

• Častou příčinou neuskutečnění našich záměrů bývá absence krajního termínu dokončení.

• V angličtině existuje pro tento konečný termín výraz, který demonstruje jeho význam - deadline (dead = mrtvý, line = čára; tedy něco jako čára smrti).

• Jestliže chcete skutečně něco splnit, stanovte si svůj deadline a všechny činnosti plánujte s ohledem na toto datum. Vaše záměry se díky krajnímu termínu stanou realitou.


Z čeho bariéry vyplývají/ 1

• Nesprávně stanovený krajní termín. U nového úkolu můžete udělat chybu při odhadu potřebného času. Abyste se tomu vyhnuli:

– Požádejte o radu lidi, kteří mají s takovým úkolem větší zkušenosti.

– Požádejte ostatní, kteří budou zapojeni do tohoto úkolu, aby udělali svůj odhad potřebného času.

– Své odhady pravidelně vyhodnocujte a analyzujte příčiny nesprávně stanovených termínů.

Termín by měl být vzdálen natolik, aby umožnil kompletní a efektivní provedení úkolu a současně natolik blízký, aby každý byl vytížený a produktivní.


Z čeho bariéry vyplývají / 2

• Nesprávně pochopené instrukce. Vždy se ujistěte, že jste správně pochopili, co se od vás očekává nebo zda vaši podřízení přesně ví, co od nich očekáváte vy.

• Termíny jiných útvarů. Buďte při stanovování termínů realističtí! Nemůžete se zaměřit jen na svůj záměr. V úvahu musíte brát i termíny jiných.

• Nedostatek informací.– Máte jasno v krocích, které musíte podniknout, abyste

splnili konečný termín?– Je váš pracovní plán přiměřený a realistický?– Byly úkoly jasně a precizně delegovány?– Obdrželi jste všechny potřebné informace?


Z čeho bariéry vyplývají / 3

• Syndrom "Ano. Ano". Častou příčinou nesplnění termínů je ujišťování ze strany podřízených, že všechno je v pořádku i tehdy, kdy to nemohou stihnout.

• Perfekcionismus. Tendence trávit hodiny, dny a týdny vybrušováním své práce. Vymezte přesně, co úkol obsahuje a zastavte snahu jít za to, co je nezbytné a užitečné.

• Časový tlak. Pozitivní časový tlak umožní produkovat maximum v minimálním čase. Posuňte konečný termín o 10 až 15% dopředu. Vytvoříte tak výzvu a mírný stres. Pozor na individuální reakce lidí. Někteří pracují lépe pod tlakem, jiní v takovém případě propadají nervozitě a panice.


Jak říkat NE

Proč vlastně tak často odpovídáme kladně na žádosti jiných, ačkoliv bychom raději odmítli? Je to proto, že:

• Věříme, že odmítnout je sobecké.• Ostatní očekávají, že budeme souhlasit.• Osoba, která nás o něco žádá, by naším odmítnutím byla

rozzlobena nebo dotčena.• Myslíme si, že je nezdvořilé odmítnout.• Cítili bychom se provinile.• Obáváme se, že bychom nebyli oblíbeni.

I pozitivní člověk může říkat: NE.


Asertivní odmítání

K tomu, abychom se odhodlali říci NE, mohou pomoci pravidla:

• Můj čas je stejně cenný jako čas kohokoliv jiného.• Mám právo odmítnout na mne vznesenou žádost

a odpovědnost za následky.• Když řeknu NE, odmítám tím žádost, nikoliv člověka.

Umět říkat NE je dovednost, která se dá naučit a cvičit.


Postup při asertivním odmítnutí

• Posuďte požadavek. Položte si tyto otázky:– Je to rozumný požadavek?– Je to priorita?– Chci to udělat?– Jaké by byly následky odmítnutí?– Mohu přijmout tyto následky?

• Požádejte o více informací. • Odmítněte. Odmítnutí by mělo být stručné, ale zdvořilé.

Odmítáme žádost, ne člověka.• Vyjádřete lítost (upřímnou!). • Omluvte se. Hovořte krátce a k věci.• Kontrolujte svou řeč těla.


Jak zvládnout krizovou situaci/ 1

• Nejdříve se uklidněte. • Pečlivě posuďte situaci. Snažte si vytvořit celkový přehled.• Překontrolujte seznam úkolů a termíny, které musíte splnit.• Přehodnoťte krajní termíny některých úkolů. Potřebujete více

času? Když je to nutné, posuňte termíny.• Informujte zainteresované lidi. Dejte to na vědomí všem,

kterých se to týká. • Hledejte možné alternativy. První myšlenka nemusí být ta

nejlepší.


Jak zvládnout krizovou situaci/ 2

• Jmenujte zástupce. Můžete si tak vytvořit větší prostor pro řešení krizové situace.

• Vytvořte podmínky podporující vaši koncentraci.• Přehodnoťte své priority.• Čelíte-li skutečně vážné situaci, neváhejte požádat kolegy,

kterým jste v minulosti pomohli, aby vám to oplatili. Nezapomeňte vrátit, až to budou potřebovat.

• Připravte se na příští krizi. Najděte si čas na hodnocení toho, co se přihodilo a zaměřte se na možnosti, jak předejít opětovnému vzniku takovéto situace v budoucnosti.


Nikdy nezapomeňte

Každý splněný cíl zasluhuje odměnu!

Nezapomínejte ani na sebe. Odměňte sami sebe vždy,

když se vám podaří dokončit práci včas!


Shrnutí

Mám pod kontrolou chování

typu A nebo B

Znám svoje poslání a vizi, umím

definovat cíle SMART

VyužívámParetovo pravidlo

80/20

Respektuji svou

výkonnostní křivku

Stanovuji svoje priority podle

Eisenhowerovy ABC analýzy

Používám efektivně plánovací pomůcky

Umím zdvořile odmítnout

Odstraňuji bariéry dosahování cílů

Vyhýbám se konzumentům času


Harmonizace životních aktivit

intelektuální

kulturní

fyzická

pracovníspolečenská

rodinná

duchovní


Nejméně hodnotné využití času

• Věci, které ostatní chtějí, abyste udělali.• Věci, které se vždycky dělaly takto.• Věci, ve kterých obvykle nejste dobří.• Věci, které vás nebaví.• Věci, které jsou vždy přerušeny.• Věci, o které se zajímá jen málo dalších lidí.• Věci, které již teď trvají dvakrát tak dlouho, než jste původně

očekávali.• Věci, kdy nedostáváte kvalitní podklady od kolegů.• Věci, jejichž cyklus je předvídatelný.• Telefonování.


Nejhodnotnější využití času

• Věci, které posouvají dopředu účel vašeho života.• Věci, které jste si vždycky přáli dělat.• Věci, které splňují pravidlo 80/20.• Nové metody slibující snížení potřebného času nebo zvýšení

kvality.• Věci, o kterých lidé tvrdí, že je nemožné je udělat.• Věci, které někdo jiný vykonal v jiné oblasti.• Věci, při kterých využijete svou kreativitu.• Věci, u kterých můžete snadno zajistit delegování.• Věci, při kterých spolupracujete s kolegy, kteří umí pracovat

efektivně.• Věci, pro které platí TEĎ nebo NIKDY.


TM přinese organizaci

• Naplňování cílů organizace • Zvýšení produktivity na všech úrovních • Vytvoření systému plánování a příprav • Zvýšení míry spokojenosti zaměstnanců díky dosahovaným

výsledkům • Podněty k lepšímu využití nástrojů dostupných v organizaci


TM přinese jednotlivci

• Osvojení si procesu stanovování cílů. • Každodenní soustředění na hlavní cíle. • Používání spolehlivého a uceleného systému plánování. • Osvojení si nejlepších návyků při práci

s informacemi. • Úbytek stresu a frustrace. • Větší sebevědomí a pracovní elán. • Úspěšné plnění svých individuálních cílů a cílů organizace.


Jak naložíte se získaným časem?


Literatura

• Bělohlávek, F., Košťan P., Šuleř O.: Management, Rubico, 2001, ISBN 80-85839-45-8

• Koch, R.: Pravidlo 80/20 – umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím, Management Press 1999, ISBN 80-7261-008-2.

• Seiwert, L. J.: Čas jsou peníze, Management Press 1995, ISBN 80-85603-82-9.

• Zandl, D.: Life management, Grada 2006, ISBN 80-247-1488-4.


Documents

Týmová práce TYMP 1 / C9