Ninoslav Vrcelj

18.05.2011.

Uloga odbora za ocjenjivanje i uvod

u postupak ocjenjivanja ponuda u

kontekstu pretpristupnih

programa EU

14.3.2011.

Ciljevi radionice

1.Uloga članova s pravom glasa u Odborima za

ocjenjivanje ponuda

2.Osnovna načela javne nabave

3.Pregled pojedinačnih postupaka ocjenjivanja:

Nabava usluga (Tehnička pomoć/Specifični

ugovori)

Dodjela bespovratnih sredstava

Nabava opreme i radova

Twinning/Twinning light

Uloga članova s pravom glasa u

Odborima za ocjenjivanje ponuda

Uvod

• Prilikom odobrenja natječajne dokumentacije,

njene objave/cirkulacije, sastavlja se Odbor za

ocjenjivanje ponuda koji se šalje na ex-ante

odobrenje

• Uloga korisničke institucije je sastaviti tim

stručnjaka s relevantnim administrativnim i

tehničkim znanjima na području projekta

Odbor za ocjenjivanje ponuda (Evaluation

Committee)

Sastav: predsjedatelj i tajnik (SAFU, Ured za ugovaranje)

3 ili 5 člana s pravom glasa (korisnička institucija/e) i zamjene

Promatrači (DEU, SAFU, Ured za kontrolu kvalitete dokumentacije i Ured za pripremu natječajne dokumentacije i provedbu projekata)

Do-tajnici ili do-predsjedatelji (nove implementacijske agencije)

Obvezatan BC Project leader i RTA counterpart (kod twinninga)

Korištenje zamjenskog člana Odbora samo u slučaju Force majeure uz pismeno obrazloženje izostanka

Uloga korisničke institucije

Dostaviti prijedlog članova Odbora s

životopisima

Korisnička institucija dužna je osigurati njihovu

dostupnost tijekom cijelog postupka

Dostaviti SPO/HOS statement = dokaz o

hijerarhijskoj nepovezanosti članova Odbora za

ocjenjivanje i organigram (kod twinninga i

twinning light-a nije potrebno)

Predstavnici više institucija u jednom Odboru

(osim kod twinninga)

Uloga Delegacije Europske unije

Odobrava ili odbija zahtjev za odobrenjem

Odbora za ocjenjivanje ponuda u roku od 5

radnih dana

Sudjeluje kao promatrač u postupcima nabave

Odobrava izvještaj i ugovor Odbora za

ocjenjivanje

Članovi Odbora za ocjenjivanje

ponuda

• detaljno poznavanje navedenog projekta,

• vrlo dobro, tj. odlično poznavanje

engleskog jezika,

• sposobnost kvalificiranog donošenja

odluka,

• adekvatno stručno znanje na području

relevantnom za navedeni projekt

Životopis

• EU format

• Sve rubrike su ispunjene

• Informacije prezentirane u životopisu su jasne

• Dokazuju kapacitet svakog člana odbora za

stručno i tehničko ocjenjivanje ponuda

• Navode informacije relevantne za postupak

ocjenjivanja ponuda (npr. prijašnje iskustvo u

odborima, iskustvo na izradi ili provedbi

natječaja slične kompleksnosti)

Odbor za ocjenjivanje ponuda

(Evaluation Committee)

Svi članovi potpisuju Deklaraciju povjerljivosti i nepristranosti

Potencijalni sukob interesa članova odbora dovodi do isključenja člana iz Odbora

Transparentnost postupka i jednaki pristup prema svim kandidatima/ponuđačima (proporcionalnost)

Utjecaj natjecatelja na Odbor dovodi do automatske eliminacije ponude

Rad Odbora i njihove odluke su tajne

Ponude ne smiju izaći iz prostorija tijela za ugovaranje

Sukob interesa (Conflict of Interest)

Definicija po PRAGu, 2.3.6.

• Conflict of interest (PRAG): Any firm or expert participating in the preparation of a project must be excluded from participating in tenders based on this preparatory work, unless they can prove to the Contracting Authority that the involvement in previous stages of the project does not constitute unfair competition.

Sukob interesa (Conflict of Interest)

Definicija po PRAGu, 2.3.6.

• Conflict of interest (GENERAL DEFINITION): Conflict of interest is when the impartial and objective exercise of the functions is compromised forreasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with the beneficiary.

Odbor za ocjenjivanje ponuda (Evaluation

Committee)

Svaki se sastanak službeno bilježi kroz listu

prisutnosti koja se prilaže u DEU

Svi članovi moraju biti prisutni na svim

sastancima Odbora

Svaki član dobiva svoj primjerak

ponude/prijedloga države članice i mora

samostalno donositi odluke u skladu s

objavljenim kriterijima i relevantnim

priručnikom (PRAG ili Twinning Manual)

Evaluacija – ocjenjivanje ponuda

Pripremni sastanak (upoznavanje s uvjetima

natječaja objavljenim)

Tender Dossier + PRAG – services, supply,

works & FWC

Project fiche i Twinning - Manual Twinning

(Light)

Administrativni zahtjevi procedure

(dokumentacija, podobnost)

Tehnički zahtjevi procedure (specifični zahtjevi

natječajne dokumentacije)

Financijska evaluacija

Načela javne nabave

Načelo transparentnosti (The principle of

transparency)

Načelo razmjernosti (The principle of

proportionality)

Načelo jednakog pristupa (The principle of equal

treatmant)

Načelo zabrane diskriminacije (The principle of

non-discrimination)

Nabava opreme

Pregled pojedinačnih postupaka ocjenjivanja

– Nabava opreme

• odabir postupka ovisi o vrijednosti nabave:

• ≥ € 150,000 International open tender procedure

• < € 150,000 but ≥ € 60,000 Local open tender procedure

• < € 60,000 but > € 10,000 Competitive negotiated procedure

• < € 10,000 Single tender

Tijek postupka nabave opreme

• Pripremni sastanak (Preparatory meeting)

• Javno otvaranje ponuda (Tender opening session)

• Ocjenjivanje tehničkih ponuda (Evaluation of technical offers):

1. Utvrđivanje administrativne prihvatljivosti ponuda (Administrative compliance)

2. Utvrđivanje tehničke prihvatljivosti ponuda (Technical compliance)

• Ocjenjivanje financijske ponude (Evaluation of financial offers)

• Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje postupka Odlukom Odbora

Pripremni sastanak (Preparatory meeting)

Održava se prije javnog otvaranja ponuda

Predsjedavatelj upoznaje Odbor sa

proceduralnim pravilima, kvalifikacijskim

kriterijima i tehničkim specifikacijama, te

evaluacijskim gridovima u koje članovi Odbora

za ocjenjivanje bilježe svoje zaključke o

(ne)prihvatljivosti pojedinih ponuda

Javno otvaranje

Osim članova Odbora za ocjenjivanje, na javnom

otvaranju smiju prisustvovati predstavnici ponuditelja

uz predočenje ovlaštenja

Održava se točno u vrijeme propisano natječajnom

dokumentacijom (Tender Dossier)

Svrha javnog otvaranja je formalna provjera ponuda

(prema tender opening checklist, PRAG, Annex C5)–

da li ponude sadržavaju sve osnovne elemente

Tender Dossier-a, da li je dostavljeno natječajno

jamstvo (tender guarantee), izricanje imena

ponuditelja, cijene ponude i (eventualnih) popusta

Javno otvaranje

Nakon javnog otvaranja, kada su poznati svi

ponuditelji, predsjedavatelj provjerava nalaze li se

članovi Odbora u sukobu interesa – potpisivanje

Declaration of Impartiality and Confidentiality

(PRAG, Annex A4)

Odbor odlučuje o formalnoj prihvatljivosti ponuda -

tajnik bilježi odluke Odbora u izvještaj sa javnog

otvaranja (Tender Opening Report, PRAG, Annex

C6) kojeg potpisuju svi članovi Odbora

Ocjenjivanje tehničkih ponuda

(PRAG, 4.3.9.4)

Administrativna prihvatljivost ponuda

Ponuda se smatra administrativno prihvatljivom

ukoliko je priložena sva dokumentacija propisana

Tender Dossier-om (administrativni obrasci, tehnička

ponuda, financijska ponuda)

Zaključci Odbora o administrativnoj prihvatljivosti

ponuda bilježe se u Administrative compliance grid

(Annex PRAG/Tender Dossier) i evaluacijsko

izvješće (Evaluation Report, PRAG, Annex C7)

Administrativno prihvatljive ponude kvalificiraju se za

tehničko ocjenjivanje ponuda

1) RULE OF ORIGIN (PRAG 2.3.1)

Roba koja se nabavlja financijskim sredstvima EU mora imati

porijeklo iz zemlje članice EU (+ zemlje korisnice IPA programa)

PRAG definicija: “The country of origin is deemed to be the

country in which the goods have undergone their last,

economically justified, substantial transformation…”

Prilikom ocjenjivanja ponuda, porijeklo robe se utvrđuje na

temelju izjave ponuditelja (uspješni ponuditelj mora ovu izjavu

potkrijepiti sa “Certificate of Origin” kao dokazom o porijeklu

robe).

Ukoliko ponuđena roba nema porijeklo iz jedne od gore

navedenih zemalja, ponuda se smatra neprihvatljivom

UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda

Kriteriji odabira ponude ( Selection and award criteria)

PRAG 4.3.3 : The selection criteria concern the tenderer's

capacity to execute similar contracts. The selection

procedure involves:

1) eliminating tenderers who are ineligible (see point 2.3.1)

or fall into one of the situations described in points 2.3.3

and 2.3.5;

2) checking that the tenderers' financial situation (financial

and economic capacity) is sound; as backed up, for

example, by balance sheets and turnover for the previous

three years (see point 2.4.11.1.3) if specifically required in

the Tender Dossier

UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda

3) verifying the tenderers’ technical and professional

capacities, for example by looking at their average annual

staffing levels, the size and professional experience of

their management and the main services supplied and

supplies delivered in the field in question in recent years

(see point 2.4.11.1.4).

UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti ponuda

Razlozi za isključenje, PRAG 2.3.3.

Candidates/tenderers will be excluded from participation in procurement procedures if:

a) they are bankrupt or being wound up, are having their affairs administered by the courts, have entered into an arrangement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning those matters, or are in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations

b) they have been convicted of an offence concerning their professional conduct by a judgment which has the force of res judicata; (i.e. against which no appeal is possible);

c) they have been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the Contracting Authority can justify;

Razlozi za isključenje, PRAG 2.3.3.

d) they have not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established or with those of the country of the Contracting Authority or those of the country where the contract is to be performed;

e) they have been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the EU's financial interests;

f) they are currently subject to an administrative penalty referred to in Article 96(1) of the Financial Regulation (BUDGET)

UtvrĎivanje tehničke prihvatljivosti

ponuda

2) PROVJERA TEHNIČKIH SPECIFIKACIJA (Tender

Dossier, Annex II+III)

Ponude koje udovoljavaju pravilu o porijeklu robe i

ispunjavaju kriterije odabira, kvalificiraju se za utvrđivanje

prihvatljivosti tehničkih specifikacija ponuđene robe

Tehničke specifikacije robe određene su

dokumentacijom za nadmetanje (Tender Dossier) kao

minimalni uvjeti koje ponuđena roba mora zadovoljiti

U svojim ponudama ponuditelji moraju jasno,

nedvosmisleno prikazati tehničke specifikacije ponuđene

robe i na taj način omogućiti članovima Odbora provjeru

prihvatljivosti tehničkih specifikacija ponuđene robe

Ocjenjivanje financijske ponude

PRAG 4.3.9.5

Tehnički prihvatljive ponude (porijeklo robe

+kriteriji odabira+tehničke specifikacije),

kvalificiraju se za ocjenjivanje financijske

ponude

Svrha ocjenjivanja financijskih ponuda je

utvrđivanje tehnički prihvatljive ponude s

najnižom cijenom

Ponuda sa najnižom cijenom određuje se nakon

aritmetičke provjere i uključivanja popusta

utvrđenog prilikom javnog otvaranja

Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje

postupka Odlukom Odbora (PRAG 4.3.9.7)

Prijedlog dodjele

ugovora ponuditelju

čija ponuda:

Udovoljava formalnim

zahtjevima

Udovoljava minimalnim

tehničkim zahtjevima

Ne prelazi iznos

planiranih sredstava

nabave

Najniža cijenom

Prijedlog otkazivanja

postupka ukoliko:

o Nema tehnički/financijski

prihvatljive ponude

o Cijene tehnički

prihvatljivih ponuda

prelaze planirana

sredstva za nabavu

o (PRAG 2.4.13.)

Nabave radova

Nabava radova

odabir postupka ovisi o vrijednosti nabave:

1.≥ € 5,000,000 International open tender procedure

2. International restricted tender procedure

< € 5,000,000 but ≥ € 300,000 Local open tender procedure

< € 300,000 but > € 10,000 Competitive negotiated procedure

Nabava radova

Objava Procurement Notice-a sa osnovnim informacijama o radovima koji su predmet nabave

Dokumentacija za nadmetanje (Tender Dossier) se prodaje (sadrži nacrte)

Osim objave Q&A potencijalnih ponuditelja, objavljuju se i Q&A postavljena prilikom uvida lokacije (Site Visit & Clarification Meeting)

Nabava radova

SLIJED POSTUPKA:

Pripremni sastanak (Preparatory meeting)

Javno otvaranje (Tender opening session)

Ocjenjivanje ponuda (PRAG 5.3.9.4/ Tender Dossier):

1) Administrativna prihvatljivost ponuda

2) Tehnička prihvatljivost ponuda

o Utvrđivanje ekonomskog/financijskog kapaciteta ponuditelja

o Utvrđivanje profesionalnog i tehničkog kapaciteta ponuditelja

o Udovoljavanje tehničkim zahtjevima

3) Ocjenjivanje financijskih ponuda

Odluka Odbora o pobjedniku nadmetanja/ otkazivanju postupka

Pripremni sastanak (Preparatory

meeting)

Održava se prije javnog otvaranja ponuda

Predsjedavatelj upoznaje Odbor sa

proceduralnim pravilima, kvalifikacijskim

kriterijima i tehničkim specifikacijama, te

obrascima za ocjenjivanje u koje članovi

Odbora bilježe svoje zaključke o

(ne)prihvatljivosti pojedinih ponuda

(YES/NO)

Javno otvaranje

Osim članova Odbora za ocjenjivanje, javnom otvaranju smiju prisustvovati predstavnici ponuditelja uz predočenje ovlaštenja

Održava se točno u vrijeme propisano dokumentacijom za nadmetanje (Tender Dossier)

izricanje imena ponuditelja, cijene ponude i (eventualnih) popusta

formalna provjera ponuda (prema Tender opening checklist, PRAG, Annex D5)– da li ponude sadržavaju sve osnovne elemente Tender Dossier-a, da li je dostavljeno natječajno jamstvo (tender guarantee),

Javno otvaranje

Nakon javnog otvaranja, kada su poznati svi ponuditelji, predsjedavatelj provjerava nalaze li se članovi Odbora u sukobu interesa – potpisivanje Declaration of Impartiality and Confidentiality (PRAG, Annex A4)

Odbor odlučuje o formalnoj prihvatljivosti ponuda - tajnik bilježi odluke Odbora u izvještaj sa javnog otvaranja (Tender Opening Report, PRAG, Annex D6) kojeg potpisuju svi članovi Odbora

1) Administrativna prihvatljivost

ponuda

Ponuda se smatra administrativno prihvatljivom ukoliko je priložena sva dokumentacija propisana Tender Dossier-om (administrativni obrasci, tehnička ponuda, financijska ponuda)

Zaključci Odbora o administrativnoj (ne)prihvatljivosti ponuda bilježe se u Evaluation grid (Tender Dossier, Volume 1, Section 5, Table No. 1), Administrative compliance grid (PRAG/Tender Dossier) i evaluacijsko izvješće (Evaluation Report, PRAG, Annex D7)

Administrativno prihvatljive ponude kvalificiraju se za tehničko ocjenjivanje ponuda

Svoje zaključke članovi Odbora bilježe u svoj primjerak Evaluation grid-a u obliku YES/NO odgovora

2)Tehnička prihvatljivost ponuda

Ponude koje udovoljavaju administrativnim

zahtjevima dokumentacije za nadmetanje,

kvalificiraju se za tehničko ocjenjivanje

Svrha tehničkog ocjenjivanja je utvrđivanje

zadovoljavaju li ponude kriterije odabira i

minimalne tehničke uvjete određene

dokumentacijom za nadmetanje

Svoje zaključke članovi Odbora bilježe u svoj

primjerak Evaluation grid-a u obliku YES/NO

odgovora na pitanja u gridu

2)Tehnička prihvatljivost ponuda

o UtvrĎivanje ekonomskog/financijskog kapaciteta

ponuditelja (PRAG, 2.4.11.1.2)

Ponuditelj dokazuje ekonomski/financijski kapacitet:

izjavama banke

predočenjem bilance/računa dobiti i gubitka za

posljednje 3 financijske godine

Izjava banke da će ponuditelj tijekom izvršavanja

ugovora imati pristup financijskim sredstvima (minimalni

iznos je određen dokumentacijom za nadmetanje)

2)Tehnička prihvatljivost ponuda

• UtvrĎivanje profesionalnog i tehničkog kapaciteta

ponuditelja (PRAG 2.4.11.1.3/Tender Dossier) na

temelju podataka:

• O ukupnom broju osoblja i profesionalnih kvalifikacija

predloženog ključnog osoblja

• O radovima izvedenim u posljednjih 5 godina

potkrijepljenih potvrdama o uspješnom izvođenju unutar

zadanih rokova

• O podugovaranju – ponuditelj može prepustiti izvođenje

određenog dijela radova drugim tvrtkama, ali ne u udijelu

većem od odredbi dokumentacije za nadmetanje

2)Tehnička prihvatljivost ponuda Udovoljavanje tehničkim zahtjevima

Pravilo o porijeklu robe primjenjuje se na robu i

materijale koji se trajno ugrađuju, ali se ne primjenjuje na

opremu koju ugovaratelj koristi tijekom izvođenja radova

Udovoljavanje zahtjevima vezanim za minimalan broj

osoblja da bi se omogućilo uspješno izvođenje radova

Udovoljavanje zahtjevima dokumentacije za nadmetanje

vezanim za materijale i opremu koju ponuditelj planira

koristiti tijekom izvođenja radova

Udovoljavanje zahtjevima vezanim za organizaciju

gradilišta

Udovoljavanje zahtjevima vezanim za metodologiju

izvođenja radova (tehničke specifikacije)

3) Ocjenjivanje financijskih ponuda

FIDIC RED BOOK

• Bill of Quantities = predložak financijske ponude

sa detaljnim specifikacijama i količinama

materijala u koji ponuditelj upisuje jedinične i

ukupne cijene

FIDIC Žuta knjiga

• Financijska ponuda sadrži ukupne cijene za

materijale (lump sum)

3) Ocjenjivanje financijskih ponuda

Postupak ocjenjivanja financijskih ponuda svodi

se na provjeru potpunosti financijske ponude (da

li su uključene sve stavke) i aritmetičku

ispravnost

Svrha postupka je identifikacija tehnički

prihvatljive ponude sa najnižom cijenom

(uključujući popust utvrđen prilikom javnog

otvaranja)

Izbor pobjednika / prijedlog za otkazivanje

postupka Odlukom Odbora (PRAG 4.3.9.7)

Prijedlog dodjele

ugovora ponuditelju

čija ponuda:

Udovoljava formalnim

zahtjevima

Udovoljava minimalnim

tehničkim zahtjevima

Ne prelazi iznos

planiranih sredstava

nabave

Najniža cijenom

Prijedlog otkazivanja

postupka ukoliko:

o Nema tehnički/financijski

prihvatljive ponude

o Cijene tehnički

prihvatljivih ponuda

prelaze planirana

sredstva za nabavu

o (PRAG 2.4.13.)

Pitanja

Kontakti

Ninoslav Vrcelj

Savjetnik u Odjelu I, Ured za ugovaranje

ninoslav.vrcelj@safu.hr

Zahvaljujem na pažnji!