KATA PENGANTAR

            Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini membahas tentang “Undangan Bisnis”.

            Dalam penyusunan makalah ini, kami banyak mendapat tantangan dan hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

            Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

            Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian.

Yogyakarta, 27 November 2014

Penulis

BAB IPENDAHULUAN

LATAR BELAKANGSurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak

satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

Dalam dunia bisnis media komunikasi sangatlah penting, terutama dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Maka dari itu, makalah ini membahas seluk beluk surat undangan bisnis sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat undangan bisnis merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau penyelesaian sesuatu tugas yang sesuai dengan isi dan maksud dari surat tersebut.

TUJUAN PENULISANSebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak yang belum mengetahui seperti apa surat undangan bisnis, jenis-jenisnya, dan bagaimana tata cara penulisan surat undangan bisnis yang baik. Maka dari itu, makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat undangan bisnis yang baik dan benar serta dapat membedakan format dan jenis-jenis surat undangan bisnis tersebut.

RUMUSAN MASALAH1. Apa pengertian dari surat undangan bisnis?2. Apa yang harus ada dalam surat undangan bisnis?3. Apa saja tipe-tipe surat undangan bisnis?4. Bagaimana sistematika surat undangan bisnis?5. Bagaimana penulisan surat undangan bisnis yang baik dan benar?6. Bagaimana mengkonsep surat undangan bisnis?7. Bagaimana contoh surat undangan bisnis?

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Undangan BisnisSurat undangan bisnis adalah suatu cara yang bersifat formal yang dibuat oleh suatu

perusahaan atau instansi yang ditujukan kepada orang pribadi dalam kegiatan bisnis antar perusahaan atau instansi.

Bagian awal dari sebuah surat undangan bisnis adalah introduction (pengenalan), dalam bagian ini pengirim mengenalkan diri mereka, begitu juga perusahaan atau instansi yang diwakilkan.

Bagian body atau isi surat, bagian ini penting untuk menyampaikan informasi tentang acara tersebut. Tanggal dan waktu harus dimasukkan begitu juga tema dan tujuan acara tersebut. Pada bagian ini, tanggal harus disebutkan dimana tamu harus menjawab undangan tersebut dan juga berisi informasi mengenai apa yang harus dilakukan oleh tamu undangan diacara tersebut.

Pada bagian selanjutnya harapan untuk tamu undangan agar bisa hadir harus ditunjukkan. Bagian ini harus ditulis menggunakan bhasa formal atau resmi. Biasanya penulis undangan menyebutkan bahwa tamu undangan yang diundang sangat cocok atau penting dalam acara tersebut, akhiri surat undangan tersebut dengan salam penutup dan tanda tangan serta nama penulis surat.

Tujuan dibuatnya surat undangan bisnis:1. Mempromosikan barang dan jasa perusahaan kepada pihak lain.2. Mengundang client untuk tetap menjadi rekan bisnis.3. Mengundang pihak lain untuk menjadi rekan bisnis.

Tipe-Tipe Surat Undangan BisnisSurat undangan bisnis dibedakan menjadi dua, yakni surat undangan bisnis formal dan

surat undangan bisnis tidak formal. 1. Surat undangan bisnis formal adalah surat yang sifatnya resmi dibuat oleh suatu instansi

atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.Ciri-ciri surat undangan bisnis formal :

1. Menggunakan kop yang dikeluarkan oleh instansi terkait.2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.4. Penggunaan ragam bahasa yang resmi5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga atau instansi resmi.6. Sitematika penulisannya baku.

Bagian - bagian dari surat undangan bisnis resmi:

Kepala (Kop) Surat

Nomor (No. urut / kode intern / bulan / tahun pembuatan)

Lampiran

Tanggal

Hal atau Perihal

Alamat Tujuan

Salam Pembuka

Isi Surat

Salam Penutup

Nama organisasi atau Unit organisasi yang mengeluarkan surat

Nama penanda tangan

Jabatan penanda tangan

Tembusan surat berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Lampiran

Manfaat Surat Undangan BisnisSurat masih sangat diperlukan dalam aktivitas bisnis karena sebuah lembaga atau

instansi memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis yang dilakukan. Catatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan dengan dengan memori dalam sistem komputerisasi (L. Finoza, 1983). Dari uraian tersebut, manfaat surat undangan bisnis antara lain:

a. Sebagai alat pengingat, sebab dapat dibaca kembali apabila diperlukan oleh lembaga atau instansi.

b. Sebagai bukti arsip bahwa telah ada kerjasama c. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara satu lembaga

dengan publiknya.d. Sebagai pedoman kerja, untuk menindaklanjuti surat undangan bisnis tersebut

dengan mengeluarkan surat keputusan, surat instruksi dan surat tugas.

Perusahaan akan selalu berhubungan dengan pihak-pihak eksternal. Maka untuk mengkomunikasikan hal-hal yang bersifat institusional, diharapkan mampu menuangkannya dalam sebuah surat undangan bisnis perusahaan. Berikut ini cara menyusun dan mengkonsep

sebuah surat undangan bisnis:1. Gunakan Bahasa Baku. Dalam menyusun sebuah surat undangan bisnis biasakan untuk memilih kata-kata baku dalam penyampaiannya. Hindari penggunaan kata-kata prokem seperti ngga (untuk tidak), s’moga (semoga), dsb. Walaupun terdengar populer namun berkesan kurang santun untuk mewakili sebuah institusi.

2. Perihal Surat Yang Mewakili Isi. Pilihlah perihal surat yang mampu mewakili seluruh isi surat. Sehingga pihak lain dapat segera memahaminya ketika membukanya walau hanya secara garis besar.

3. Pembuka Surat Yang Santun. Dalam mengawali sebuah surat undangan bisnis, jangan melupakan pembuka surat yang santun sebagai bahasa ‘basa-basi’. Hal ini berlaku untuk surat-menyurat di Indonesia mauapun di negara barat. Namun juga jangan terlalu bertele-tele sehingga justru mengaburkan isi utama surat bisnis Anda. Gunakan pembuka surat yang santun seperti, “Terlebih dahulu kami sampaikan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik.”

4. Isi Surat Yang Ringkas dan Padat. Usahakan sedapat mungkin Anda menuangkan isi permasalahan dengan ringkas dan. Jangan bertele-tele atau bahkan berputar-putar. Apabila permasalahan yang ingin Anda sampaikan terlalu banyak, gunakan pointer untuk menyampaikannya.

5. Penutup Surat yang Menyimpulkan. Penutup surat terkadang sepele, namun akan lebih bagus apabila ada sentuhan khusus di dalamnya. Biasakan untuk membuat penutup surat yang relevan dengan isi surat. Misalnya seperti “Atas kesediannya kami sampaikan terima kasih” (untuk surat undangan) atau “Demikian mohon perkenannya” (untuk sebuah surat permohonan ijin) atau “Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih”, dsb

6. Konsep Surat berdasarkan Jenis. Surat undangan bisnis pada dasarnya sama antara satu dengan yang lainnya. Namun alangkah baiknya apabila Anda dapat mengelompokan penyusunannya berdasarkan jenisnya, seperti surat bisnis penawaran, surat bisnis perjanjian, surat bisnis undangan, surat bisnis rapat umum pemegang saham dsb.

Jenis-Jenis Surat Undangan Bisnis Resmi1. Surat Undangan Penandatanganan Perjanjian

Surat undangan ini berisi permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permintaan kepada direktur perusahaan untuk hadir dan menandatangani suatu kerjasama diantara kedua perusahaan tersebut. Surat ini bersifat resmi karena menggunakan sistematika penulisan yang formal.

Contoh:

KepadaYth :

Direktur

PT.Software Indonesia

Menara Kebon Sirih 5th Floor, Suite 400

Jl. Kebon Sirih No. 19-20

Jakarta 10340

Perihal : Undangan Penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan Software

Perusahaan Tipsanda

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan

Software Perusahaan Tipsanda, maka kami bermaksud mengundang Saudara untuk hadir

pada pertemuan yang kami agendakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2007

Pukul : 10.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Direksi, Lantai 4, Kantor Pusat Perusahaan Tipsanda,

Bandung

Agenda : Penandatangan Perjanjian Kerjasama Pengadaan Software Perusahaan

Tipsanda

Demikian atas kesediaannya kami sampaikan terima kasih.

2. Surat Undangan RUPS

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu

organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambil keputusan strategis, seperti keputusan

yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan dan bagaimana

menentukan para manajer puncak yang benar-benar professional di bidangnya.

Contoh surat undangan RUPS:

PT. GLOBAL PERSADA

Jalan Ki Semar 345 Jebres

Telp. (0274) 645322 ; Faks (0274) 643521

E-mail : globalpersada@yahoo.co.id

Surakarta 57126

No : 01/28/11/20014 Surakarta , 28 November 2014

Yth. Bapak Punakawan, S.E

Jalan Ahmad Yani 134 Jebres

Surakarta

Perihal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Dengan Hormat,

Kami mengharap kehadiran Bapak sebagai salah seorang pemegang saham dalam Rapat Uum Pemegang Saham PT. GLOBAL PERSADA yang akan diselenggarakan besok pada :

Hari/Tanggal : Senin, 01 Desember 2014

Pukul : 08.00 WIB

Tempat : Ruang Sidang Utama PT. Global Persada

Jalan Ki Semar 345 Jebres Surakarta

Acara : Laporan Keuangan Tahun 2014

Penyusunan Program Kerja Tahun 2015 Pemilihan Direksi Baru.

Sekian yang dapat kami sampaikan, terima kasih atas perhatiannya di harapkan kehadirannya bapak/ibu pimpinan perusahaan .

Direktur Utama

DR. Janaka, MM

3. Surat Undangan Penawaran Kerjasama

PT. NUSANTARA GOUP

JL. K.H WAHID HASYIM, SLEMAN, YOGYAKARTA, INDONESIA

Telp (0274)3333333 ; FAX (0274) 3333333

E-mail : nusantaragroup@yahoo.co.id\

No : 01/28/11/20014 Yogyakarta, 28 November 2014

Yth Bapak/ibu pimpinan :

1. PT. Sempurna2. PT. Merdeka3. PT. Gembira

Perihal : Undangan penawaran kerjasama

Lampiran : 3

Dengan Hormat,

Kami mengundang bapak/ibu pimpian perusahaan untuk menghadiri acara perkenalan produk baru yang di hasilkan oleh perusahaan kami yang sangat membantu kerjasama dalam kegiatan pengolahan bahan mentah menjadi barang jadi yang siap untuk di jual, yang akan di selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 01 Desember 2014

Waktu : 08.00 s.d Selesai

Tempat : Aula PT. NUSANTARA GROUP

Sekian yang dapat kami sampaikan, terima kasih atas perhatiannya di harapkan kehadirannya bapak/ibu pimpinan perusahaan .

Direktur

(DR.Afthoni Cantoni)