Upravljanje projektima u IT - Dobrodošlitesla.pmf.ni.ac.rs/people/martze/Project/PM 04.pdf · Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti ... MS Project 2007 ima nekoliko šablona

Upravljanje obimom projekta

Upravljanje projektima u IT

Obim projekta

Obim (delokrug) projekta podrazumeva sve poslove koji su uključeni kao i procese koji se koriste za kreiranje proizvoda projekta

Jedan od najvažnijih i najtežih aspekta upravljanja čitavim projektom je upravljanje obimom projekta

Očekivani rezultat (deliverable) opisuje “proizvod” proizveden unutar projekta Akteri moraju da potvrde koji su to proizvodi projekta i da vide kako da ih

proizvedu, kako bi u potpunosti opisali očekivane rezultate (deliverables)

U vezi sa proizvodom (hardver, softver...)

U vezi sa procesom (planirani dokument)

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 2

Obim (delokrug) projekta

Pet glavnih procesa koji se tiču obima upravljanja projektom:

Prikupljanje zahteva

Definisanje obima

Rasčlanjivanje projekta (kreiranje WBS-a)

Verifikacija obima

Kontrola obima


Rezime obima projekta



Prvi korak u upravljanju obimom projekta je uglavnom

najteži

Ukoliko se zahtevi ne definišu korektno posao mora da se

ispravlja (mora se ići na doradu) Trošak može biti kao pola budžeta čitavog projekta (za softverske projekte)

Poteškoće koje se javljaju i na koje treba dati odgovore:

Šta su to zahtevi?

Kako se prikupljaju zahtevi?

Kako se dokumentuju zahtevi?



Šta je zahtev?

Stanje ili sposobnost koje korisnik mora da poseduje ili

dostigne da bi rešio problem ili postigao cilj

Stanje ili sposobnost koje sistem mora da dostigne ili

poseduje da bi zadovoljio ugovor, standard, specifikaciju ili

neki drugi formalni dokument

Dokumentovano predstavljanje, gore opisanih, stanja ili

sposobnosti



Kako se prikupljaju zahtevi? Intervjuisanje aktera (jedan na jedan)

Održavanje skupova, radionica ... (praktičnije i jeftnije)

Sastavljanje upitnika i anketa

Korišćenje prototipova ili odgovarajućeg softvera kao alata

Kako se dokumentuju zahtevi? Pregledati statut projekta i registar aktera

Oni sadrže tekst, slike, diagrame, video zapise ...

Kategorije (funkcionalni, servisni, o kvalitetu, o performansama)

Plan upravljanja zahtevima (Requirements Management Plan – RMP)

Matrica praćenja zahteva (Requirement Traceability Matrix – RTM)


Definisanje obima

Definisanje obima pomaže u poboljšavanju tačnosti ocena vremena, troškova i resursa. Definiše osnovu za merenje performansi i kontrolu projekta. Pomaže u predstavljanju jasnih poslovnih obaveza

Tehnike i alati Sud eksperta, analiza proizvoda, radionice

Ulazi Statut projekta

Dokumentacija zahteva

Izlazi Izveštaj o obimu projekta (detaljne informacije o proizvodima). Ovaj izveštaj je

podležan promenama i može sadržati više verzija

Ažuriranje projektne dokumentacije


Rasčlanjivanje projekta

(Work Breakdown Structure)

Rasčlanjivanje projekta (WBS) predstavlja grupisanje projektnog posla (orjentisanog na isporuku) koji definiše ukupan obim projekta

Važno je posao podeliti i organizovati u logičke celine na osnovu toga kako će on biti obavljan

WBS je fundamentalni dokument zato što on daje osnovu za planiranje i upravljanje: rasporedom, troškovima, resursima i izmenama

Neki rukovodioci smatraju da posao ne treba da se radi (izvodi) ukoliko nije deo WBS-a



Tehnike i alati

Dekompozicija – rasparčavanje poslova, koji dovode do „očekivanih

rezultata“, na manje delove

Različiti softveri

Ulazi Izveštaj o obimu projekta

Dokumentacija zahteva aktera

Izlazi WBS

Rečnik WBS-a

Ažuriranje projektne dokumentacije





Hijerarhijska lista aktivnosti projekta

Pristup (podela) Po proizvodima projekta

Po fazama projekta

Po grupama procesa upravljanja projektom

Formati Tabelarno - nabrajanje (npr. stavka se označava sa 1.3.2.)

Grafikon (grafički prikaz)

Prikazuje pripadnost aktivnosti nekoj grupi aktivnosti

Ne prikazuje zavisnost izmeĎu aktivnosti, kao ni trajanje aktivnosti


Proizvodni WBS - grafikon


Fazni WBS - grafikon


Fazni WBS - tabelarni



Zadaci (Tasks) su aktivnosti koje proizvode konkretne rezultate

Obično predstavljaju listove WBS stabla (zadnji nivo – level)

Za njihovo odreĎivanje se često koristi “1-2” pravilo – 1 ili 2

osobe mogu da završe zadatak za 1 do 2 nedelje

Predstavljaju nivo posla koji rukovodioci posmatraju i

kontrolišu

Predstavljaju osnovu za praćenje izvršenja projekta

Idealno je da budu što kraći za izvršenje (za softverske

projekte, maksimum je 2 - 3 nedelje, minimum 1 dan)



Globalni WBS Prva 2 ili 3 nivoa

Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti

Detaljan WBS

Definišu ga PM i članovi tima

Sadrži detaljan pregled zadataka vezanih za kreiranje završnih proizvoda

Služi za sagledavanje aktivnosti na najnižem nivou



Veoma je važno da se obezbedi konzistentnost izmeĎu statuta projekta, izveštaja obima projekta, WBS-a i Gantt-ovog dijagrama da bi se precizno definisao obim projekta

Potrebno je uključiti čitav tim kao i krajnje korisnike u kreiranju WBS-a

Ljudi koji će izvršavati poslove treba da pomažu pri pravljanju planova za poslove, tako što će učestvovati u izradi WBS-a

Održavanje zajedničkih sastanaka pri izradi WBS-a pomaže svima da znaju šta i kako treba da urade ljudi koji su zaduženi za izvršavanje zadataka


Pristupi (tehnike) pri

kreiranju WBS-a

PM mora da odredi aktivnosti u skladu sa odabranim pristupom realizaciji projekta

Svaki pristup zahteva različit skup aktivnosti

PRISTUPI:

Koristeći uputstva (smernice)

Koristeći analogiju

Odozgo na dole

Odozdo na gore

Korišćenje mapa uma


Tehnike kreiranja WBS-a

Korišćenje uputstava (smernica)

Mnoge organizacije razvijaju uputstva i šablone za kreiranje

WBS-a, kao i njihove primere iz nekih prošlih projekata

MS Project 2007 ima nekoliko šablona

Project Management Institute je razvio WBS standard kako bi

obezbedio vodič za razvoj i primenu WBS u upravljanju

projektom

Sadrži primere WBS-a za različite projekte iz raličitih industrija

Web dizajn, telekomunikacije, softverske implementacije...



Korišćenje analogije

WBS se bazira na sličnom projektu

Koristi se šablon

Sličan projekat može da posluži kao osnova za procene

Loše osobine

Potreban je sličan projekat

Svaki projekat ima neke svoje specifičnosti

Dobre osobine Bazirano na realnom iskustvu



Odozgo na dole

Započinje se sa najvišeg nivoa

Sistematično se povećava nivo detalja (rabija se na manje

stavke)

Uspeva ako se problem dobro shvati

tehnologija i metodologija nisu nove

je problem sličan nekom ranijem projektu ili problemu

Najčešće se primenjuje



Odozdo na gore

Započinje se od zadataka sa najnižeg nivoa

Identifikacija što je moguće više specifičnih zadataka

Ti zadaci se grupišu po kategorijama i dobijaju se viši nivoi

Loše osobine Vremenski zahtevno

Puno preduslova

Dobre osobine Detaljnost



Korišćenje mapa uma

Generišu se svi zadaci koji moraju da se izvrše

Umesto pravljenja liste, pravi se nelinearan format ili slika

ideja

Grupišu se u kategorije


Rečnik WBS-a

Rečnik WBS-a je dokument u kome su detaljno navedene

informacije o svakoj aktivnosti unutar WBS-a

Potreba za rečnikom Mnogi zadaci naavedeni u WBS-u su nejasni

Svi moraju da imaju isto razumevanje zadatka i sve ono što on uključuje

Format rečnika može biti različit i zavisi od potreba Kratak paragraf u kome je opisan svaki zadatak (manji projekti)

Potrebna je čitava strana za opis zadatka (složeniji projekti)

Spisak odgovornih, zahtevi za resursima, ocena troškova


Saveti za kreiranje WBS-a

Svaki zadatak bi trebalo da se pojavljuje tačno jednom

Svaki zadatak treba da da proizvod (deliverable)

Sadržaj posla neke aktivnosti WBS-a je suma poslova

aktivnosti nivoa ispod nje.

Trebalo bi da bude jednostavan za razumevanje

Članovi tima treba da učestvuju u njegovoj izradi

Svaku aktivnost WBS-a trebalo bi dokumentovati u rečniku

WBS treba da bude fleksibilno oruĎe za prihvatanje

neophodnih promena u procesu kontrole


Verifikacija obima

Verifikacija obima je formalno prihvatanje kompletnog obima projekta od strane njegovih aktera

Ulazi

Plan upravljanja projektom

Dokumentacija o zahtevima

Matrica praćenja zahteva

Validiranje/potvrda proizvoda (deliverables)

Izlazi

Prihvaćen proizvod (deliverables)

Zahtevi za izmenama

Ažuriranje projektne dokumentacije Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 27

Kontrola obima

Kontrola obima podrazumeva kontrolu izmena na obimu projekta

Korisnici obično nisu sigurni kako žele da im izgleda proizvod i

kakvu tačno funkcionalnost da poseduje

Razvojni tim nije siguran kako da protumači zahteve korisnika

Cilj kontrole obima je uticati na faktore koji dovode do izmena,

obraditi izmene na osnovu integrisane kontrole izmena i upravljati

izmenama nakon njihovog pojavljivanja

Alat za izvoĎenje kontrole obima je analiza varijansi koja

predstavlja razliku izmeĎu planiranih i stvarnih performasi

projekta


Documents

Upravljanje projektima u IT - Dobrodošlitesla.pmf.ni.ac.rs/people/martze/Project/PM 04.pdf · Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti ... MS Project 2007 ima nekoliko šablona