Upravljanje vremenom.pdf

1Upravljanje vremenomprojekta

Upravljanje vremenom

Obuhvata procenu trajanja planiranih projektnih aktivnosti, odreivanjeredosleda izvravanja i praenje i kontrolu odstupanja od redosleda.

Generalno, osnovni cilj ove funkcionalne oblasti jeste realizacija projektau planiranom vremenskom intervalu.

Upravljanje vremenom predstavlja veoma vaan aspekt upravljanjaprojektima, jer omoguava praenje projektnih aktivnosti u odnosu naplan projekta i osigurava zavretak projekta na vreme.

2Naziv procesa Grupa procesaDefinisanje aktivnosti PlaniranjeOdreivanje redosleda ativnosti PlaniranjeProcena potrebnih resursa po aktivnostima PlaniranjeProcena trajanja aktivnosti PlaniranjeOdreivanje vremenskog plana PlaniranjeKontrola vremenskog plana Praenje i kontrola

Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom- procesi -

1. Definisanje aktivnosti identifikovanje aktivnosti koje lanovi projektnogtima i stejkoholderi moraju izvriti kako bi se proizveli odreeni rezultati.

2. Odreivanje redosleda aktivnosti identifikovanje i dokumentovanjemeuzavisnosti izmeu projektnih aktivnosti.

3. Procena potrebnih resursa po aktivnostima procenjivanje ljudi, opremei materijala koji su potrebni za izvravanje projektnih aktivnosti.

3Upravljanje vremenom- procesi -

4. Procena trajanja aktivnosti procenjivanje vremenskog intervala koji jepotreban za izvrenje svake aktivnosti.

5. Definisanje vremenskog plana analiza redosleda aktivnosti, trajanjaaktivnosti i potrebnih resursa po aktivnostima.

6. Kontrola vremenskog plana kontrolisanje i upravljanje promenama uvremenskom rasporedu projekta.

Definisanje aktivnosti

Vremenski planovi zasnivaju se na osnovnim dokumentima kojima seprojekat inicira: idejnom reenju, izvetaju o obimu, WBS dijagrama, itd.

Lista aktivnosti je tabelarni prikaz aktivnosti koje e sainjavati vremenskiplan projekta. Treba da sadri naziv, redni broj i kratak opis aktivnosti.

Atributi aktivnosti pruaju vie informacija o svakoj aktivnosti kao to suprethodne i naredne aktivnosti, logiki odnosi, potrebni resursi, itd.

Kljuni dogaaj projekta predstavlja dogaaj sa velikim znaajem kojiuobiajeno nema vremensku dimenziju.

4Definisanje aktivnosti

Lista aktivnosti

Definisanje aktivnosti

Cilj definisanja aktivnosti jeste da se obezbedi potpuno razumevanjecelokupnog posla koji treba obaviti, radi poetka planiranja.

WBS dijagram se esto dalje razrauje na osnovu detaljnog definisanjaaktivnosti koje su neophodne za obavljanje posla.

Aktivnosti predstavljaju elemente rada koji se obavlja tokom projekta, saoekivanim trajanjima, trokovima i potrebnim resursima.

U idealnom sluaju, projektni tim prvo definie obim projekta, potomvremenski plan, a tek na kraju trokove projekta.

5Odreivanje redosledaaktivnosti

Razmatranje liste aktivnosti i njihovih atributa, dokumenta o obimu, listekljunih dogaaja i odobrenih zahteva za promenama, kako bi se utvrdiliodnosi izmeu aktivnosti.

Utvrivanje redosleda aktivnosti takoe obuhvata razmatranje razloga zamogue zavisnosti meu aktivnostima i razliitih tipova zavisnosti.

Meuzavisnost ukazuje na redosled projektnih aktivnosti. Da li se jednaaktivnost mora zavriti pre nego to druga pone? Da li se moe obavljativie aktivnosti istovremeno? Da li se neke aktivnosti mogu preklapati?

Odreivanje redosledaaktivnosti

Izmeu projektnih aktivnosti mogu se javiti sledee vrste meuzavisnosti:

1. Obavezne meuzavisnosti - postoje u samoj prirodi posla koji se obavlja naprojektu. Nekada se ovakve meuzavisnosti nazivaju tvrda logika.

2. Preferencijalne meuzavisnosti - definie projektni timi nazivaju se mekalogika koju treba paljivo koristiti jer moe ograniiti kasnije planiranje.

3. Eksterne meuzavisnosti - obuhvataju odnose izmeu projektnih i spoljnihaktivnosti.


Postoje etiri tipa meuzavisnosti izmeu aktivnosti:

1. Kraj-poetak: odnos u kome se prethodna aktivnost mora zavriti prenego to zapone sledea.

2. Poetak-poetak: odnos u kome prethodna aktivnost ne moe poeti prepoetka sledee aktivnosti.

3. Kraj-kraj: odnos u kome se prethodna aktivnost mora zavriti prezavretka sledee aktivnosti.

4. Poetak-kraj: odnos u kome prethodna aktivnost mora zapoeti pre negoto se sledea zavri.

Lista meuzavisnosti


7 Tehnika mrenog planiranja se bazira na grafikom prikazu redosledaaktivnosti u okviru jednog projekta (posla) i njihovih meusobnihzavisnosti preko mrenog dijagrama.

Posebno vri analizu meuzavisnosti pojedinih aktivnosti, odnosnoanalizu strukture projekta, a posebno analizu vremena.

Mreni dijagram se konstruie uz pomo aktivnosti (strelica) i dogaaja(kruia) i predstavlja grafiki prikaz realizacije posmatranog projekta.



Metoda aktivnost-na-strelici - aktivnosti se predstavljaju strelicama ipovezuju u takama koje se nazivaju dogaaji.

Prioritetna metoda - aktivnosti se predstavljaju pravougaonicima. Najeekoriena metoda u veini softverskih paketa.

Aktivnosti - pojedinani, tehnoloki zaokrueni zadaci ili poslovi ija logikapovezanost ini celinu posmatranog projekta.

Dogaaj u tehnici mrenog planiranja predstavlja odreeno stanje, kojeoznaava poetak ili zavretak aktivnosti i nema vremensku dimenziju.


1

2

3

4

5

6

7

8

A = 1

B = 2

C = 3

D = 4

E = 5

F = 4

G = 6

H = 6

I = 2

J = 3

Mreni dijagram projekta X izraen metodom aktivnost-na-strelici


Mreni dijagram projekta X izraen prioritetnom metodom

9Procena resursa po aktivnostima

Pre procene trajanja aktivnosti, neophodno je utvrditi koliinu i tip resursa(ljudi, opreme i materijala) koji e biti angaovani za njihovo izvravanje.

Bitno je detaljno razmotriti i proceniti alternative u vezi sa resursima,naroito kod projekata sa angaovanjem ljudi iz razliitih oblasti.

U poetnim fazama projekta, projektni tim moda nee znati koji ljudi,oprema i materijali e im biti na raspolaganju.

Procene resursa bi trebalo aurirati kada postanu dostupne detaljnijeinformacije.

Procena resursa po aktivnostima

Pored osnove za procenu trajanja aktivnosti, procena potrebnih resursaprua informacije za procenu trokova projekta, upravljanje ljudskimresursima, komunikacijama, rizikom i nabavkama.

Bitno je da ljudi koji pomau u utvrivanju tipa i koliine potrebnih resursaposeduju iskustvo i strunost na slinim projektima u okviru organizacijekoja projekat sprovodi.

Procena strunjaka, razvoj alternativa i softver predstavljaju alate koji senajee koriste za procenu potrebnih resursa.

10

Procena trajanja aktivnosti

Trajanje aktivnosti obuhvata stvarno vreme rada na aktivnostima, plusrezervno vreme.

Na procenu trajanja znaajno utiu resursi dodeljeni konkretnoj aktivnosti,a narito njihova dostupnost.

Trajanje ne treba meati sa potrebnim radom, koji oznaava broj radnihdana ili radnih asova neophodnih za obavljanje aktivnosti.

Procenjeno trajanje se najee daje u obliku diskretnog broja (npr. 4nedelje), kao opseg (npr. 3-5 nedelja) ili u formi procene 3 vrednosti(optimistiko, najverovatnije i pesimistiko).

Odreivanje vremenskog plana

Izrada vremenskog plana koristi rezultate prethodnih procesa upravljanjavremenog projekta, radi utvrivanja datuma poetka i zavretka projekta.

esto se obavlja nekoliko iteracija svih procesa upravljanja vremenomprojekta pre zavretka vremenskog plana projekta.

Konani cilj je izrada realistinog plana projekta, koji predstavlja osnovu zapraenje napretka projekta kroz dimenziju vremena projekta.

11

Odreivanje vremenskog plana

Postoji vie metoda i tehnika koje pomau u procesu izrade vremenskog planaprojekta:

1. Gantogram je uobiajen alat za prikazivanje informacija o vremenskomplanu projekta.

2. Metoda kritinog puta je znaajan alat za izradu i kontrolu vremenskihplanova projekta.

3. Planiranje kritinog lanca je tehnika koja se fokusira na ogranienostresursa pri kreiranju vremenskog plana projekta.

4. PERT metoda je sredstvo za razmatranje rizika vezanog za vremenski planprojekta.

Gantogram

Jedna od najjednostavnijih metoda planiranja, koja omoguava grafiko ivremensko planiranje odvijanja odreenih zadataka ili poslova, odnosnografiki prikaz odvijanja odreenih zadataka u vremenu.

Dobio naziv po amerikom inenjeru i nauniku Henri Gantu, koji je uveokorienje ovakvog tipa dijagrama za praenje prizvodnje 1917. godine.

Gantogrami pruaju standardni format za prikaz informacija o vremenskomplanu projekta kroz prezentovanje aktivnosti na projektu i njihovihpoetnih i zavrnih datuma u formatu kalendara.

12

Formira se jedan dijagram ili koordinatni sistem, na horizontalnoj osinaznaeno vreme u odreenim vremenskim jedinicama (minut, sat, dan, itd),na vertikalnoj poslovi ije izvoenje elimo planirati po redosledu izvoenja.

Gantogram

Gantogram za Projekat X

Gantogram

Gantogram za praenje napretka projketa

13

Metod kritinog puta (CPM)

Tehnika mrenog planiranja koja se koristi za predvianje ukupnog trajanjaprojekta i znaajno pomae u borbi protiv probijanja planiranih rokova.

Koristi se u sluajevima kada se vreme trajanja pojedinih aktivnosti uprojektu moe jednoznano odrediti.

Kritini put projekta je niz sastavljen od projektnih aktivnosti kojim seutvruje najranije vreme zavretka projekta. To je najdui put kroz mrenidijagram, koji samim tim ima najmanje rezerve ili mogua pomeranja.

Rezerve predstavljaju vreme za koje se aktivnost moe odloiti bezkanjenja naredne aktivnosti ili zavretka projekta.


Za utvrivanje kritinog puta projekta, neophodno je najpre izraditi dobarmreni dijagram, koji sa svoje strane zahteva dobru listu aktivnostizasnovanu na WBS-u.

Nakon izrade mrenog dijagrama, radi utvrivanja kritinog puta,neophodno je proceniti trajanje svake aktivnosti.

Izraunavanje kritinog puta obuhvata sabiranje trajanja svih aktivnosti nasvakoj putanji na mrenom dijagramu.

Put koji na kraju ima najveu vrednost, odnosno najdui put kroz mrenidijagram predstavlja kritini put projekta.

14


Put 1: A-D-H-J Trajanje = 1 + 4 + 6 + 3 = 14 danaPut 2: B-E-H-J Trajanje = 2 + 5 + 6 + 3 = 16 danaPut 3: B-F-J Trajanje = 2 + 4 + 3 = 9 danaPut 4: C-G-I-J Trajanje = 3 + 6 + 2 + 3 = 14 dana


Kritini put pokazuje najkrae vreme za koje se projekat moe zavriti. Iakoje najdui, on predstavlja najkrae vreme potrebno za zavretak projekta.

Ako jedna ili vie aktivnosti na kritinom putu traju due nego to jeplanirano, itav plan projekta e kasniti.

Moe postojati vie kritinih puteva na jednom projektu, a mora se pratitisvaki od njih. Takoe, kritini put se moe menjati tokom rada na projektu.

Nakon procene vremena trajanja pojedinih aktivnosti, vri se izraunavanjenajranijeg i najkasnijeg poetka i zavretka aktivnosti.

15


Datum ranog poetka aktivnosti je najranije mogue vreme kada aktivnostmoe zapoeti, a datum ranog zavretka je najranije mogue vreme ukome se aktivnost moe zavriti.

Datum kasnog poetka aktivnosti je najkasnije mogue vreme kada biaktivnost mogla poeti, a datum kasnog zavretka je najkasnije moguevreme kada se aktivnost moe zavriti bez odlaganja zavretka projekta.

Prolazak unapred utvruje datume ranog poetka i ranog zavretka zasvaku aktivnost.

Prolazak unazad kroz mreni dijagram utvruje datume kasnog poetka idatume kasnog zavretka za svaku aktivnost na slian nain.


Legenda:RP rani poetakRZ rani zavretakKP kasni poetakKZ kasni zavretak

Izraunavanje datuma ranog i kasnog poetka i zavretka

16

Maksimalno dozvoljeno trajanje aktivnosti , predstavlja period izmeunajranijeg poetka aktivnosti i najkasnijeg zavretka aktivnosti.

Ako je trajanje jedne aktivnosti jednako razlici najkasnijeg zavretka inajranijeg poetka te aktivnosti, onda se ova aktivnost naziva kritinom.

Put u mrenom dijagramu koji se sastoji od kritinih aktivnosti, raunajuiod poetnog do zavrnog dogaaja, naziva se kritian put i predstavljanajdue vreme trajanja u celom mrenom dijagramu.



Tehnika koja pomae rukovodiocima projekta da obavljaju izmenevremenskog plana je utvrivanje slobodne i ukupne rezerve za svakuaktivnost na projektu.

Slobodna rezerva ili slobodno pomeranje predstavlja vreme za koje seodreena aktivnost moe odloiti, a da pri tom ne ugrozi rani poetak bilokoje naredne aktivnosti.

Ukupna rezerva ili ukupno pomeranje je vreme za koje se aktivnost moeodloiti od svog ranog poetka bez odlaganja planiranog datuma zavretkaprojekta.

17


Mnogo bri i jednostavniji nain utvrivanja datuma ranog i kasnogpoetka i zavretka i slobodne i ukupne rezerve po aktivnostima jekorienje softvera za upravljanje projektom.

Zamene predstavljaju tehniku kojom se vri zamena trokova i vremena,radi postizanja maksimalne kompresije vremenskog plana uz minimalnetrokove.

Paralelni rad podrazumeva paralelno obavljanje aktivnosti koje bi se inaeobavljale redno.

Pored utvrivanja kritinog puta na samom poetku projekta, znaajno jeaurirati vremenski plan sveim podacima.

Planiranje kritinog lanca

Teorija ogranienja - filozofija upravljanja koja se zasniva na injenici dasvaki sloeni sistem u bilo kom trenutku najee ima samo jedan aspekt iliogranienje koje ograniava njegovu mogunost da postigne svoj cilj.

Planiranje kritinog lanca - metod planiranja vremena koji uzima u obzirograniene resurse pri izradi vremenskog plana i ugrauje rezerve radiostvarenja planiranog datuma zavretka projekta.

Multitasking nastaje kada resurs u jednom trenutku radi na vie aktivnosti,a njegovim spreavanjem izbegavaju se konflikti resursa i nepotrebnopripremno vreme koje nastaje usled menjanja aktivnosti.

18



Ljudi esto dodaju rezerve dao dodatno vreme na procenjeno vreme zazavretak aktivnosti, kako bi se zatitili od raznih faktora: negativnihefektata multitaskinga, ometanja, prekida, Marfijevog zakona, itd.

Planiranje kritinog lanca uklanja rezerve iz pojedinanih aktivnosti iumesto njih kreira rezervu projekta, odnosno vreme koje se dodaje preroka zavretka projekta.

Nepostojanje rezervi po svim aktivnostima znai manje dejstvoParkinsonovog zakona, koji tvrdi da e se posao uvek proiriti dodozvoljenog trajanja.

19

PERT metoda se upotrebljava kada je realizacija obavijena neizvesnou,kada vreme realizacije pojedinih aktivnosti nije mogue jednoznanopredvideti, ve se vri procena 3 osnovne vrednosti vremena aktivnosti:

1. Optimistiko vreme trajanja aktivnosti (a) je ono vreme koje se moe postii podposebno povoljnim uslovima i predstavlja minimalno vreme.

2. Najverovatnije vreme trajanja aktivnosti (m) je vreme koje se moe postii podnormalnim uslovima izvoenja aktivnosti.

3. Pesimistiko vreme trajanja aktivnosti (b) je ono vreme koje se moe postii podnepovoljnim uslovima izvoenja aktivnosti i predstavlja najdue vreme.

Tehnika evaluacije i revizije projekata (PERT)

Na osnovu vremenskih parametara, u okviru analize vremena po metodiPERT, vri se izraunavanje oekivanog trajanja aktivnosti i varijanse.

Oekivano ili srednje vreme trajanja aktivnosti (Te) se izraunava posledeoj formuli:

Varijansa predstavlja meru nepreciznosti trajanja aktivnosti i izraunava sepo formuli:

Tehnika evaluacije i revizije projekata (PERT)

20

Cilj utvrivanje statusa vremenskog plana, faktora uticaja koji uzrokujupromene u vremenskom planu, utvrivanje promena koje su nastale navremenskom planu i upravljanje promenama koje nastaju.

Bitno je da rukovodioci postave realistine ciljeve u pogledu rokova i ostaveprostora za nepredviene situacije koje mogu nastati tokom realizacije.

Rukovodilac projekta mora razumeti vremenski plan, kao i razloge zbog kojihaktivnosti jesu ili nisu na pravom putu, kako bi mogao primeniti proaktivnipristup u ispunjavanju oekivanja stejkholdera.

Kontrola vremenskog plana

Documents

Upravljanje vremenom.pdf