VESTLANDSHEFTETVeileder for utbredelse av elektroniske meldinger mellom kommune, fastlege og helseforetak på Vestlandet

1.0 Bakgrunn 4 1.1. Målgruppe for veilederen «Vestlandsheftet»? 4 1.2 Organisering og forankring 5 1.3 Gevinster 5

2.0 Organisering, krav og politiske føringer 6 2.1 Organisering 6 2.2 Krav og politiske føringer 6

3.0 Elektroniske meldinger 8 3.1 Adressering 11

4.0 Generelle forberedelser for legekontor, kommuner og helseforetak 12 4.1 Samarbeid mellom kommuner, helseforetak og fastleger 12 4.2 Organisatoriske forberedelser 12 4.3 Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser 12

5.0 Implementering på legekontor 15 5.1 Forberedelser organisatorisk og teknisk 15 5.2 Test og pilotering 17 5.3 Drift og forvaltning 17

6.0 Implementering i kommuner 19 6.1 Forberedelser organisatorisk 19 6.2 Forberedelser teknisk 22 6.3 Test og pilotering 25 6.4 Drift og forvaltning 27

7.0 Implementering i helseforetak 29 7.1 Organisering av PLO-prosjekt i Helse Vest 29

7.2 Organisering av PLO-prosjekt i helseforetakene 29

Innhold

2

8.0 Referanser 32

9.0 Begrepsliste 34

10.0 VEDLEGG 37

Vedlegg 1: Oversikt over alle kommuner og samarbeidsområder i Vestlandsløftet 38

Vedlegg 2: Avtale om elektronisk samhandling mellom Helseforetak HF og Legekontor 40

Vedlegg 3: Forslag til aktivitets-/ansvarskart for fastleger 42

Vedlegg 4: Kundestøtte for elektronisk samhandling med Helse Vest 43

Vedlegg 5: Informasjonsskriv til fastlegen 43

Vedlegg 6: KITH – Testpasienter 46

Vedlegg 7: Forslag til aktivitets-/ansvarskart – for kommuner 47

Vedlegg 8: Anbefaling om rutiner kommunen bør ha på plass 48

Vedlegg 9: Rutine for elektronisk meldingsutveksling med fastlege 50

Vedlegg 10: Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak 51

Vedlegg 11: Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom Forvaltningsenhetene og helseforetak 54

Vedlegg 12: Rutine meldingsovervåking – PLO 57

Innhold

Redaksjon:Kari Støfringsdal - Flora kommuneEgil Rasmussen - Stavanger kommuneOve Nordstokke – Helse VestArve Bang, Astrid Simonsen, Grethe Almenning og Sidsel Sunde-Tveit – Bergen kommuneGrafisk design: Eva Tuft Design

3

1.0 Bakgrunn

4

For å få god samhandling og informasjonsflyt mellom aktørene i helse- og omsorgssektoren, er innføring av elektronisk meldingsutveksling et viktig satsingsområde. Men for at dette skal bli en suksess, må innføringen også fokusere på organisasjonsutvikling, endring av rutiner og nye måter å samarbeide på. Først da oppnår en effektivisering og kvalitetsforbedringer.

«En velfungerende helhetlig elektronisk informasjonsutveksling bidrar til bedre informasjonsflyt som sikrer at pasienter får rett behandling, på rett sted, til rett tid» (Sitat fra Veiviser, Helsedirektoratet)

«Vestlandsløftet» ble etablert i forbindelse med at Norsk Helsenett SF (NHN) – (prosjekt KomUt) overtok ansvaret fra Helsedirektoratet med å utbre elektroniske meldinger til alle kommunene i Norge. Bergen kommune, i samarbeid med Stavanger, Karmøy, Flora og Stryn kommune, samt representanter fra Helse Vest og KS, utgjør Vestlandsløftet.

Vestlandsløftet skal sammen med NHN sørge for alle de 85 kommunene i de tre vestlandsfylkene – Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland, får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling med HF og fastleger.Både Bergen og Stavanger kommune har vært hovedsamarbeidskommune for Helsedirektoratet i «Meldingsløftet i kommunen» (MIK) og har lang erfaring med elektronisk meldingsutveksling.

1.1 Målgruppe for veilederen «Vestlandsheftet»?

Alle fastlegene, kommunene og helseforetakene innenfor Vestlandsløftet har felles utfordringer som må løses for å få til elektronisk meldingsutveksling. Prosjekt- og styringsgruppen i Vestlandsløftet har derfor besluttet å lage en veileder til hjelp i disse prosessene. Veilederen er godkjent av styringsgruppen i Vestlandsløftet og programstyret i “Støtte til samhandling” har fått den til orientering og til godkjenning i styringsgruppen. Samarbeidsutvalgene i de ulike helseforetakene er informert.

Målgrupper for de ulike kapitlene: • 1–4:RådmennogHelseogomsorgsledere • 5: Fastlegerogdataansvarligpålegekontorene • 6: Prosjektdeltakereikommunene • 7: Prosjektdeltakereihelseforetakene

Prosjektgruppen består av: • SidselSunde-Tveit,prosjektlederBergenkommune–leder • AstridSimonsen,prosjektkoordinatorBergenkommune • EgilRasmussen,prosjektlederStavangerkommune • KariStøfringsdal,prosjektlederFlorakommune • AslaugHåøyNygård,prosjektlederStrynkommune • MereteSandve,prosjektlederKarmøykommune • OveNordstokke,prosjektlederSUS,HelseVest

Styringsgruppen er sammensatt slik: • NinaSolbergNygaard,seksjonssjefhelseogomsorg,Bergen kommune - leder • MaritBore,levekårssjef,Stavangerkommune • TerjeHeggheim,rådmann,Florakommune • AstridToft,dagliglederKSHordaland • AnneBjørlykke,programleder«Støttetilsamhandling», Helse Vest • HeidiSlagsvold,prosjektleder,NHN–observatør

1.3 Gevinster

Kommunesektorens organisasjon (KS) ga i februar 2012 ut en rapport som viser samlede kostnader og mulige gevinster for

kommunene ved å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Estimatene gjelder innføringen av meldinger mellom kommuner og fastleger. I rapporten vises det til at kostnadene tilknyttet innføringen av meldinger mellom kommune og helseforetak trolig ikke er vesentlig større. Rapporten peker på at kvantitativ nytte i hovedsak er knyttet til:• Sparttid• Spartetelefonutgifter• SpartematerialkostnaderSpart tid har vist seg å være den største gevinsten. Dette blant annet ved at informasjon som registreres i pasientjournalen kan gjenbrukes ved elektronisk meldingsutveksling. Og sendt informasjon lagres ordrett hos begge parter. Sammenlignet med å motta faks, skanne inn mottatte fakser og dokumentere telefonkontakt i pasientens journal er dette tidsbesparende. Rapporten påpeker i tillegg at stort meldingsvolum øker gevinsten. En annen erfaring, og stor kvalitativ gevinst, er opplevelsen av bedre kvalitet og kontinuitet i pasientbehandlingen for alle samhandlende aktører. Flere av kommunene som er med i Vestlandsløftet har kommunisert med ett eller flere legekontor i flere år. Disse har vært med å legge premissene for den løsningen vi har nasjonalt.

5

1.2 Organisering og forankring

Kommuneneknyttet til

HelseBergen

Samarbeids-kommuner

fra meldings-løftet

Kommuneneknyttet til

HelseFørde

Stryn og Florakommune

+ meldingsløfteti Sogn og Fjordane

Kommuneneknyttet til

HelseFonna

Karmøy kommune +

Bergen kommunes

samarbeids-kommuner frameldingsløftet

Kommuneneknyttet til

HelseStavanger

SUSIKTsamhamdlings-

gruppe +samarbeids-kommuner

fra meldingsløftet

HelseVest

IKT

Bidragsytere

Helse VestRHF

KS RegionVest

Fylkesmannen

STAVANGERKOMMUNE

BERGENKOMMUNE

VESTLANDSLØFTET

6

2.1 Organisering

Helse- og omsorgsdepartementetHelse- og omsorgsdepartementet har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak.

HelsedirektoratetHelsedirektoratet er et fagdirektorat og myndighetsorgan som ligger under og blir etatsstyrt av Helse- og omsorgsdepartementet.Helsedirektoratet har også oppgaver fra Kommunal- og regionaldepartementet.

EISI- Avdeling standardisering e-helse og IT (tidligere KITH)KITH - ble med virkning fra 1.1.2012 innlemmet i Helsedirektoratet. Dette gjøres for å styrke myndighetenes standardiseringsarbeid innen e-helse. Avdeling standardisering vil i stor grad videreføre sine arbeidsoppgaver fra KITH. Avdelingen har hovedansvar for utvikling og vedlikehold av standarder, test og godkjenning, samt brukerstøtte og rådgivning ved innføring og bruk av IKT i helse- og omsorgssektoren.

NHN SF– Norsk HelsenettNHN SF eies av staten, og eierskapet forvaltes av Helse – og omsorgsdepartementet. NHN SF skal blant annet innenfor rammen av nasjonal IKT-politikk ivareta nasjonale interesser knyttet til drift og utvikling av IKT-infrastruktur i helse – og omsorgssektoren, og legge til rette for og være en pådriver for sikker og kostnadseffektiv elektronisk samhandling.

KomUt – kommunal utbredelse av meldingerNHN SF har igjennom prosjektet KomUt etablert regionale kompetanseorganisasjoner med koordinatorer og samarbeids-kommuner i regionene. Kompetanseorganisasjonene skal sammen med NHN sørge for at alle kommuner i perioden 2012-2014 får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling med HF og fastleger.

Vestlandsløftet Vestlandsløftet er KomUt’s regionale kompetanseorganisasjon i Vest. Vestlandsløftet har tilknytning til Meldingsløftet i Sogn og Fjordane.Se vedlegg 1- Oversikt over alle kommuner i Vestlandsløftet

Program «støtte til samhandling» Er Helse Vest sitt initiativ for å etablere regionale føringer, koordinere regionale og lokale prosjekter mellom primærhelsetjenesten og Helse Vest.

Praksiskonsulentordningen (PKO) Praksiskonsulentordningen (PKO) er et nettverk av allmennpraktiserende leger og sykepleiere som skal sikre og styrke samarbeidet mellom sykehusets avdelinger, allmennpraktiserende leger og den kommunale pleie- og omsorgstjenesten til beste for enkeltpasienter.

HelsetilsynetStatens Helsetilsyn og Fylkesmannen er de statlige tilsynsmyndighetene for sosiale tjenester i Nav, barnevern-, helse- og omsorgstjenestene. Statens helsetilsyn er en nasjonal statsinstitusjon under Helse- og omsorgsdepartementet.

2.2 Krav og politiske føringer

SamhandlingsreformenRegjeringen vil, gjennom samhandlingsreformen, søke å sikre en framtidig helse- og omsorgstjeneste, som både svarer på pasientens behov for koordinerte tjenester og på de store samfunnsøkonomiske utfordringene. Lik tilgang til gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av personlig økonomi og bosted, skal fortsatt være den viktigste bærebjelken i den norske velferdsmodellen.IKT beskrives som ”et viktig virkemiddel for å realisere mål om helhet og samhandling i helse- og omsorgssektoren”. Det vektlegges at verktøyene skal brukes for å understøtte samarbeidspartenes behov for informasjon ved diagnostikk, pasientbehandling og pleie. Det understrekes at innføring av IKT-verktøy må kombineres med organisasjonsutvikling og endringer av rutiner. Det er en målsetning at ”standard kommunikasjonsform skal være elektronisk” og at all dokumentasjon og informasjonsutveksling skal foregå slik.

SamarbeidsavtalerMyndighetene har sett viktigheten av samarbeid mellom kommunene og helseforetakene. For å sikre felles forpliktelse og framdrift er partene pålagt å utarbeide delavtaler for samarbeidet. Det presiseres at avtalen blant annet skal inneholde planer for framdrift, for å legge til rette for elektronisk meldingsutveksling i henhold til nasjonale standarder og bruk av NHN. Videre er gjensidige rutiner for avvikshåndtering, avtaler om responstid, samt rutiner for drift, forvaltning og oppgraderinger noe som skal inngå i avtalen.

2. Organisering, krav og politiske føringer

7

Gjeldende samarbeidsavtaler i Helse VestI Helse Vest er det utarbeidet avtaler mellom helseforetakene og kommunene. Les mer om de enkelte avtalene:Helse Førde HF - Helse Bergen HF – Helse Fonna HF – Helse Stavanger HF

I Helse Vest er det også utarbeidet en avtale mellom helseforetakene og legekontorene. Denne avtalen gjelder elektronisk samhandling mellom legekontor og helseforetak, og legger til grunn elektronisk meldingsutveksling (uten papirkopi) basert på XML-protokoll og transportert over NHN. Avtalen følger som vedlegg. Vedlegg 2-Avtale mellom helseforetak og legekontor.

ELIN-k-prosjektetGjennom det nasjonale ELIN-k-prosjektet, som ble ledet av Norsk sykepleierforbund (NSF) og Kommunesektorens organisasjon (KS), er det blitt utviklet og pilotert standardiserte elektroniske meldinger som skal brukes i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunen og deres viktigste samarbeidspartnere; fastleger og helseforetak.

Hovedprosjektet ”Prosjekt ELIN-k fase 2” ble avsluttet i februar 2012 og hadde som overordnet mål at pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) skulle testes, implementeres og tas i bruk for mellom kommune og sykehus om inn- og utskrivning av pasienter som mottar eller har behov for pleie og omsorgstjenester.

Standard for PLO-meldingerArbeidet med standardisering av meldinger er videreført av EISI og følgende dokument beskriver de meldinger som skal benyttes ved elektronisk samhandling, PLO-standarden versjon 1.6

Norm for informasjonssikkerhetAll informasjon vedrørende pasienter skal sendes over NHN. Videre er alle aktører som er tilknyttet NHN avtalerettslig forpliktet til å følge Norm for informasjonssikkerhet.

8

Elektronisk samhandling mellom fastlege, kommune og sykehus

PLO-meldinger mellom helseforetak og fastlege er ikke på plass, men dette er et sterkt ønske

3.0 Elektroniske meldinger

KOMMUNE

PASIENT

FASTLEGE

HELSEFORETAKPLO-meldinger

PLO-m

eldinger PLO-m

eldin

ger

Basism

eldin

g; Henvis

ning o

g lab/ r

tg re

kv

Basism

eldin

g; Epik

rise o

g svarm

eldin

g lab/r

tg

Basismelding; Epikrise og svarmelding lab/rtg

Basismelding; Henvisning og lab/ rtg rekv

9

Hva er PLO-meldinger?Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) er standardiserte elektroniske meldinger til bruk i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten, fastlege og helseforetak. Det er utarbeidet en egen PLO-veiviser versjon 2.1, som forklarer bruken av meldingene.

Det er viktig å være klar over at det er ulike «sett» med PLO- meldinger mellom kommune – fastlege, og kommune – helseforetak. Meldingstypene kan ikke sendes på tvers, da mottakersystemet ikke håndterer dette.

Fra kommune til fastlege• ORIENTERINGOMTJENESTETILBUD• HELSEOPPLYSNINGERTILLEGE• LEGEMIDDELOPPLYSNINGER• FORESPØRSELOGSVARPÅFORESPØRSEL – Forespørsel om utlevering av helseopplysninger – Forespørsel om oppdaterte legemiddelopplysninger – Forespørsel om fornying av resept – Forespørsel om time – Annen henvendelse • ORIENTERINGOMDØDSFALL• AVVIK

Fra kommune til helseforetak• INNLEGELSESRAPPORT• FORESPØRSELOGSVARPÅFORESPØRSEL – Forespørsel om utlevering av helseopplysninger – Forespørsel om oppdaterte legemiddelopplysninger – Forespørsel om status/plan for utskrivning – Annen henvendelse• TILBAKEMELDINGPÅMOTTAKAVUTSKRIVNINGSKLAR PASIENT (KOMMER)• AVVIK

I PLO-meldinger fra helseforetaket er det forskjell på meldinger med faglig innhold og logistikk meldinger, uten faglig innhold. Logistikk meldingene genereres automatisk, basert på handlinger som utføres

i helseforetakets journalsystem. Fagmeldinger må helsepersonell selv opprette og sende.

Fra helseforetak til kommune• Meldingominnlagtpasient• HELSEOPPLYSNINGER – Varsel om innlagt pasient (tidligmelding) – Oppdatering av opplysninger om innlagt pasient • FORESPØRSELOGSVARPÅFORESPØRSEL – Forespørsel om helseopplysninger – Forespørsel legemiddelopplysninger – Forespørsel om status/plan for utskrivning – Forespørsel- Annen henvendelse• Meldingomutskrivningsklarpasient• (Avmeldingavutskrivningsklarpasient)• UTSKRIVNINGSRAPPORT• Meldingomutskrevetpasient• AVVIK

Fra fastlege til kommune• MEDISINSKEOPPLYSNINGER• LEGEMIDDELOPPLYSNINGER• FORESPØRSELOGSVARPÅFORESPØRSEL – Forespørsel om tjenestetilbud – Forespørsel om tilstandsvurdering – Forespørsel - Annen henvendelse – Svar på forespørsel om fornying av resept – Svar på forespørsel om time • ORIENTERINGOMDØDSFALL• AVVIK

10

Hva er Basismeldinger?Basismeldinger er henvisning, epikrise og Laboratorie- og røntgenrekvisisjoner/svar. Helsedirektoratet har utarbeidet en veileder for bruk av elektronisk henvising og epikrise.

Henvisning

Epikrise

Laboratorie- og røntgenrekvisisjoner

Laboratorie- og røntgensvar

I hvilke situasjoner skal meldingen sendes•Formellanmodningomatenhelseinstitusjonskalutredeog/eller behandle pasientens helseproblem

Sendes til •Enspesialistelleretbehandlingsstedogtjeneste

I hvilke situasjoner skal meldingen sendes

Sendes til

•Sendesvedutskrivningfrahelseinstitusjon•Sendesetterpolikliniskbehandling•Sendesetterbehandlinghosspesialist

•Henvisendelege•Fastlege•Helsepersonellsomtrengeropplysningeneforåkunnegi pasienten forsvarlig oppfølgning, for eksempel: – Kommunehelsetjenesten

I hvilke situasjoner skal meldingen sendes

Sendes til

•Formellanmodningomundersøkelse

•Enspesialistelleretbehandlingsstedogtjeneste

I hvilke situasjoner skal meldingen sendes

Sendes til

•Somsvarpårekvisisjon

•Henvisendelege•Fastlege

3.1 Adressering

Adressering av PLO-meldinger skal være enkelt! Vi kan dele det opp i «tjenestebasert adressering» og «personbasert adressering». De ulike valgene avhenger av hvordan en er organisert. Mest vanlig er det at kommunen og helseforetaket er tjenestebasert og fastlegen/spesialisten er personbasert.

Adressering av Basismeldinger til helseforetaket baseres på henvisningsadresser som helseforetaket til enhver tid har publisert. Når det gjelder adressering av Basismeldinger til kommunen og fastlegen følger dette PLO – standarden.

Tjenestebasert adresseringTjenestebasert adressering vil si at det adresseres til en tjeneste og ikke til en person. Eksempler på dette er sykepleietjeneste, saksbehandlertjeneste og fysioterapitjeneste. Alle disse adressene representerer en tjeneste i kommunen. Fordelen med denne type adressering er at en ikke er avhengig av å vite hvor pasienten befinner seg, enten det er på institusjon eller hjemme med hjelp fra hjemmesykepleien. Kommunens omorganisering eller sykefraværet til den enkelte ansatte påvirker heller ikke adresseringen. Meldingen er tilgjengelig der pasienten får hjelp!

De tjenesteadressene som kommunene velger å publisere i AR representerer de tjenestene kommunen kan tilby, og som kan kommuniseres med elektronisk.

Når kommunen sender PLO-meldinger til helseforetaket, skal disse meldingene også adresseres til en PLO – tjeneste: enten somatikk eller psykiatri. Disse adressene blir tilgjengelig når helseforetakene har tilrettelagt for å adressere/ta imot på HER-id. Inntil da opprettes en adresse inn til helseforetaket/sykehuset. Meldingen vil allikevel sendes videre der hvor pasienten befinner seg!

Nøkkelen til at meldingen finner rett journalDen elektroniske meldingen sendes der pasienten befinner seg ved at den bruker fødselsnummeret til pasienten som unik identifikator når den legger seg i journalen. Det er derfor viktig at det bare finnes en elektronisk journal på dette fødselsnummeret hos hver kommunikasjonspart. Ellers vil ikke meldingen vite hvilken journal den skal legge seg i. Dersom denne journalen ikke eksisterer hos mottaker, vil meldingen bli avvist. Unntaket her er kommunens journalsystem, siden kommunen skal kunne ta imot nye pasienter og eventuelle bekymringsmeldinger elektronisk.

Personbasert adresseringFastlegen må identif iseres på legekontor og navn. Dette gir legen en unik HER-id slik at det vil være mulig å identifisere legen ut i fra hvilket arbeidssted han sender fra. Dette sikrer at rett informasjon kommer på rett plass! For kommunen og helseforetaket vi dette si at de må vite hvilken tilknytning legen har til pasienten i den aktuelle situasjonen. For eksempel om han var fastlege eller legevaktslege (gjelder spesielt Basismeldinger).

11

4.1 Samarbeid mellom kommuner, helseforetak og fastleger

Helsedirektoratet har utgitt en veiviser: ”Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen”. Veiviseren er et nyttig verktøy for å få innsikt i de tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige forberedelsene kommuner og helseforetak må gjøre for å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling.

For at PLO-meldinger og samhandling mellom de ulike aktørene skal foregå mest mulig «likt», og dermed være lettere å forholde seg til, anbefaler Vestlandsløftet at rutiner rundt meldingsflyt og svarfrister samstemmes i hele Vestlandsregionen. Det vil være enklere for helseforetaket å forholde seg til samme rutine/svarfrist til alle kommunene. Det samme vil gjelde for kommunene når de skal kommunisere med de ulike helseforetakene.

4.2 Organisatoriske forberedelser

Åtaibrukelektroniskmeldingsutvekslinginnebærerenendringsprosess, der de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats på dette området. Forankring i organisasjonen, både hos ledelsen, helsepersonell og andre brukere av systemet, er viktig for å lykkes med prosjektet.

De elektroniske meldingene som implementeres vil i stor grad påvirke helsepersonellets måte å jobbe på. For å sikre kvalitet og færrest mulig feil i meldingsutvekslingen, må man sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap til å håndtere elektroniske meldinger. Dette betyr at man må ha et godt opplegg for opplæring,

som må tilpasses målgruppen og de interne forhold. Et etablert brukerstøtteapparat er en forutsetning for forsvarlig drift og det må sikres at brukerne av fagsystemene vet hvor de kan henvende seg og at ansvar for oppfølging er klargjort.

4.3 Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser

Forberedende kartleggingDet å starte med elektronisk meldingsutveksling er omfattende. Som en hjelp til aktørene i sektoren ga Helsedirektoratet i 2011 ut en håndbok som beskriver kravene til elektronisk samhandling. Dokumentet gir en god oversikt over de mest sentrale kravene/forholdene som må være på plass hos en aktør for at elektronisk meldingsutveksling skal være forsvarlig.

SamhandlingsarkitekturEn viktig forutsetning for at aktører i helsesektoren skal kunne samhandle elektronisk på en god måte er at alle parter benytter standardiserte løsninger. Elektronisk meldingsutveksling i helse-sektoren er basert på Samhandlingsarkitektur for helse-sektoren, og det forventes at alle virksomheter legger denne til grunn.

MeldingstjenerOrganisasjonen må ha en meldingstjener (også omtalt som EDI-server) for å kunne utveksle elektroniske meldinger. En meldingstjener er en server som fungerer som en postmann med ansvar for å sende og motta elektroniske meldinger til og fra fagsystemet. Det er i meldingstjeneren at meldingene blir signert, kryptert, de-kryptert og kontrollert at avsenders signatur er korrekt (utføres ved hjelp av virksomhetssertifikatene).

4.0 Generelle forberedelser for legekontor, kommuner og helseforetak

12

HelsenettetAll elektronisk meldingsformidling av personidentifiserbare helse- og personopplysninger mellom virksomheter i helse- og omsorgssektoren skal foregå over helsenettet. Organisasjonen må derfor være tilknyttet til NHN.

AdresseregisteretPresis adressering er viktig for elektronisk meldingsutveksling. NHN-Adresseregister (AR) er helse- og omsorgssektorens verktøy til presis adressering mellom kommunikasjonspartnere i helsesektoren. Den enkelte fastlege, kommune og helseforetak må registreres i AR for å få tildelt en unik identifikator, et såkalt HER-id (helseenhetsregister-identifikator). HER-id’en brukes i meldingens adressefelt, slik at meldingen kommer frem til den riktige kommunikasjonspart.

OSEANOSEAN står for «Oppslag og Søk Etter Adresser i NHN Adresseregister». OSEAN-prosjektet dreier seg primært om integrasjonavARmedEPJ-systemer.Prosjektetomhandlerutvikling, test og pilotering av løsningen. Løsningene sikrer automatisk oppslag etter kommunikasjonspart, oppdatering av adresseinformasjon og virksomhetssertifikat samt muligheter for søk etter adresser.

VirksomhetssertifikatEt virksomhetssertifikat skal sikre kommunikasjon til og fra virksomheter og organisasjonsenheter. Virksomhetssertifikatet inneholder virksomhetens navn og organisasjonsnummer som hentes fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Les mer om virksomhetssertifikater på KITH sin hjemmeside.

Meldingsovervåkning og avvikskontrollDet er viktig at organisasjonen overvåker meldingene og har et teknisk system for dette. Slik overvåkning gjøres ved kvitteringsmeldinger. Det finnes to typer kvitteringsmeldinger som skal tilrettelegge for god avvikskontroll i forhold til elektronisk meldingsutveksling. Den ene kvitteringen forteller om meldingen er transportert gjennom Helsenettet, såkalt transportkvittering. Den andre kvitteringen forteller om meldingen er kommet frem til mottakers fagsystem, såkalt applikasjonskvittering.

13

14

15

5.1 Forberedelser organisatorisk og teknisk

AnsvarDet forutsettes at kontoret har en eller to dataansvarlige (lege og evt. sekretær). Dataansvarlig blir kontaktpunkt mot kommunens helsetjeneste og IKT-avdeling, samt helseforetakets IKT-avdeling ved implementering av elektroniske meldinger. Data-ansvaret omfatter teknisk tilrettelegging, kvalitetssikring, tilrettelegging av nødvendig kompetanse i alle ledd og utarbeiding av rutiner. Se vedlegg 3 – forslag til aktivitets/ansvarskart legekontor.

RessurserElektroniskmeldingsutvekslingforutsetteratkontoretharEPJ,atdet er kjøpt og installert meldingsmodul, samt inngått avtale om oppgradering/ vedlikehold. I tillegg må kontoret ha etablert en meldingstjener m/ avtale om oppgradering/vedlikehold.Kontoret må være knyttet til NHN for alle legene. Vær obs på at helseforetaket krever e-postadresse i NHN ved etablering av elektronisk meldingsutveksling. Se vedlegg 4- Kundestøtte Helse Vest.

Virksomhetssertifikat må være på plass og legene må ha personlige sertifikater (PKI) og HER-ID for hver enkelt lege. Presis adressering er viktig for elektronisk meldingsutveksling. NHN-Adresseregister (AR) er helse- og omsorgssektorens verktøy til presis adressering mellom kommunikasjonspartnere i helsesektoren. Den enkelte lege registreres i AR for å få tildelt en unik identifikator, et såkalt HER-id (helseenhetsregister-identifikator). HER-id’en brukes i meldingens adressefelt, slik at meldingen kommer frem til den riktige kommunikasjonspart.

DetmåforberedesforetableringavOseanisamarbeidmedEPJleverandør.MedintegrasjonmellomEPJogARvilkontoretslippeå sette opp hver eneste kommunikasjonspartner manuelt. Alle som er i registeret vil automatisk være deres partnere og det er klart for kommunikasjon. Når dere skal lage elektroniske brev gjøres oppslag motadresseregisteriEPJsliksomidag,menregistretvilautomatiskvære ryddig oppdatert via integrasjonen med AR. Den enkelte lege holder sine egne opplysninger i AR oppdatert automatisk via personalinformasjoniadministrasjonsmoduleniEPJ.

Kompetansevedlikehold. Det er viktig og nødvendig å ha en plan med målsettinger og milepæler.

StatusEPJ.Kvalitetssikring Data ansvarlige må sikre oppdatert kompetanse.Det er helt nødvendig med oppdatert/gyldig medikamentliste på den enkelte pasient. Dette er viktig fordi noen meldingstyper er ekstraksjonsmeldinger der medikamentlisten automatisk tas med når ferdigskrevet melding sendes. Det er svært arbeidsbesparende for legen at dette skjer automatisk, men det forutsetter at det er enkorrektmedikamentlisteipasientensjournal.Åryddeidetteer en engangsforeteelse, men som krever vedlikehold hver gang medisinering endres.

Det må etableres rutiner for å rydde opp i og slå sammen, doble journaler. Slike dubletter avdekkes regelmessig ved at det oppstår heng i meldingsserveren.

Det kan være nyttige å gjøre generelle journaloppdateringer mht sosial anamnese og tidligere sykdommer, yrkes anamnese og familiesituasjon. Dette er hensiktsmessig ved meldingstypen Medisinske opplysninger til kommunehelsetjenesten siden denne har mulighet for valgfri ekstraksjon av journaldata av denne typen i tillegg til medikamentliste. Det vil sannsynligvis også bli slik funksjonalitet ved elektronisk henvisning til spesialisthelsetjenestene.

Det er nødvendig å ha etablert internkontrollsystem, f eks TrinnVis. Internkontrollsystem er et forskriftskrav som det blir ført tilsyn på. I forhold til elektronisk meldingsutveksling må internkontrollsystemet definere systemeier/kontaktperson (eks dataansvarlig lege), driftsansvar, opplæringsbehov, avvikshåndtering og IKT drift og sikkerhet. Dette gjelder både fagsystem og meldingstjener.

Tilrettelegging av nødvendig kompetanseBehovet for opplæring må kartlegges og beskrives. Det gjelder bruk av elektroniske meldinger, rutiner for håndtering av meldingstjener (kontroll av logg), samhandlingsrutiner, og avvikshåndtering (definere og effektuere avvik ved tekniske forhold).

Forslag til rutiner Det oppfordres til systematikk omkring usignerte notater. Det er viktig å rydde her og huske å lagre. Stort antall usignerte meldinger av ulike typer fra alle kilder utgjør en risiko for svikt i oppfølging av pasienter, det skaper erfaringsmessig problemer når kolleger skal dekke opp fravær ved hjelp av fraværsassistentfunksjonen. Gode rutiner her er svært arbeidsbesparende.

Det må være egen rutine for operasjonell overvåkning av

5.0 Implementering på legekontor

16

meldingssentral. Dette inkluderer feilhåndtering på meldingsserver/applikasjonskvitteringer. Dette er viktig for å hindre at meldingsflyten stopper opp, både i forhold til meldinger fra kommune og fra spesialisthelsetjenesten/helseforetak. En melding i heng sperrer for alle etterfølgende meldinger. Arbeidsoppgaver inkluderer feilretting, bl.a. rett plassering ved journaldubletter, sammenslåing av dubletter, håndtering av meldinger uten kjent adressatiEPJ(skalsendesiretur),ogmeldingerpåpasientsomharny/annen fastlege (skal sendes i retur). Det krever overvåkning av kompetent personell med tilsyn minimum ved start og avslutning av arbeidsdagen. Meldinger som går i heng, stanser all etterfølgende kommunikasjon.

Det er ingen endring mht rutine for oppdatering av nye pasienter, dette kommer som nå via diskett. Normalt vil det da etableres journal for nye pasienter. Det blir viktig å avslutte pasienter som har byttet fastlege.

Det samme gjelder for oppfølging av applikasjonskvitteringer. Det siste er meget viktig for uten gyldig kvittering er sending pr. definisjon ikke mottatt og sending er mislykket. Ansvaret ligger da fremdeles hos avsender av meldingen (legen), melding må enten sendes på nytt og kvittering mottas, eller effektueres på annen måte (eks telefonisk).

Egne rutiner ved fravær/bruk av fraværsassistent. Dette er viktig å innarbeide både i forhold til meldinger til/fra kommunen og i relasjon til spesialisthelsetjenesten. Det vil bli slutt på papir-utsendelser av epikriser, laboratoriesvar osv. etter hvert som helse foretakene operasjonaliserer elektroniske samhandling. Dette er p.t. et uløst problem med hensyn til solopraksiser – siden de ikkehardeltEPJmedandrevikarierendekolleger. Se Vedlegg 5 –Elektronisk samhandling mellom fastlegen og PLO.

Dataansvarlig lege må ha rutine som sikrer at alle oppgraderinger blirforetattirettrekkefølge.DettegjelderbådeEPJsystem,meldingsmodul og meldingstjener.

Egen rutine for å opprette og vedlikeholde adresseregister (både eget og i AR) for enheten når leger begynner og slutter, samt ved vikarbruk (både kortere og over lengre tid). Svært viktig at det blir gitt beskjed til meldingspartnere slik at meldinger ikke blir feilplassert på leger som enten er sluttet eller er i permisjon. Slike meldinger risikerer å bli glemt, noe som igjen kan føre til feil – eller manglende behandling.

Samarbeidsavtale mellom parteneInngår i Forskrift om fastlegeordningen i kommunene FOR-2012-08-229-842 som trer i kraft 01.01.2013 §27: «Fastlegens elektroniske pasientjournal skal oppfylle krav til journalføring, elektronisk samhandling og personvern fastsatt i lov og forskrift».

I forhold til avtale mellom helseforetak og legekontor, se vedlegg 2.

Fallgruver og risikoEtikk. Husk at alt som skrives i meldingene lagres ordrett i pasientjournalen, hos avsender og mottaker (både i kommune- og spesialist-helsetjenesten). Innholdet i meldingene bør være korrekt, faktabasert og ikke preget av frustrasjoner, sinne ol. Husk at dette er pasientens journal. Legen må kunne stå for alle utsagn.

Rett adressering er viktig. Alle meldinger må ha en definert mottaker, særlig der pasienten mottar tjeneste fra flere ulike avdelinger i kommunen. Sjekk derfor alltid at rett mottaker er angitt før melding sendes. Viktig at legen velger riktig tjeneste (sykepleie, fysioterapi, forvaltning osv.) i kommunen.

Feil på meldingssentral stopper all kommunikasjon inn/ut. Tilsvarende må alle utgående meldinger følges opp mht. applikasjonskvittering. Uten slik kvittering er meldingen pr. definisjon ikke sendt og ansvaret for innholdet ligger fremdeles på legekontoret. Før en sender meldingen på nytt, må en sjekke at rett meldingstype og rett avsender er valgt. Alternativt kan en kontakte mottaker for å høre om meldingen er mottatt.

Manglende forankring på legekontoret kan medføre ulik tilnærming til bruk av meldinger med påfølgende fare for feilhandlinger (eks ved bruk av fraværsassistent). Alle må ha en felles, omforent oppfatning og tilnærming til bruk av elektroniske meldinger.Server må ikke stenges ned i helger eller ferier. Meldingsflyten stopper da opp og medfører manglende applikasjonskvitteringer i kommunehelse-ogspesialisthelse-tjenestensEPJ.Ved ferie eller fravær utover tre virkedager, hvor ingen har mulighet til å overvåke eller svare på innkomne meldinger, bør kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten informeres slik at elektronisk samhandling kan slås av i angitt periode. Se vedlegg 6- KITH testpasienter.

17

5.2 Test og pilotering

Felles testbrukereFor å kunne utveksle elektroniske meldinger med legekontoret, må det registreres en eller flere felles testbrukere med fullt fødsels- og personnummer, slik at disse kan brukes i test/pilot. Dette må samordnes med kommunen og helseforetaket .Se vedlegg 6 – KITH testpasienter.

Hva må testes?Viktig å sjekke at det er registrert rett forbindelse til kommunikasjonspartnere i meldingsserver/partneroppsett• Atmeldingerkansendesogmottas–herbrukesfiktiv,felles testbruker• Atmeldingerlagresijournalsystemet• Atapplikasjonskvitteringermottasogsendes

Pilotering med kommunen er ikke nødvendig, men Helse Vest krever pilotering av basismeldinger.

5.3 Drift og forvaltning

BrukerstøtteEPJ-leverandør.Normaltforutsettesdetatlegekontoretharenlisensavtale for journalsystem og meldingstjener.

Kommunal eller privat driftsleverandør. En del legekontor bruker eksterne ressurser til å vedlikeholde drift av datasystem, ofte inkludert avtale om back-up rutiner og feilretting.

Kommunal drift. Vil bidra til å oppklare feil i meldingsforløpene mot kommunal helsetjeneste, retter opp feil på egen side.

Helse Vest IKTs- kontaktsenter. Helseforetakene vil tilsvarende som kommunene bidra til å oppklare feil i meldingsforløpene mot egne enheter, og rette opp feil på egen side. Se vedlegg 4 – Kundestøtte Helse Vest.

NHN – brukarstøtte. Her er det etablert brukerstøttefunksjon mht helsenettets funksjonalitet.

«Det er blitt mye lettere

å ha kontakt med hjemme-

sykepleien!»

• Hyppigerekontaktmedpleie-ogomsorgstjenesten,raskereresponstid• Bedrekvalitetogkontinuitetipasientbehandlingen• Bedrekontrollpåpasientenslegemidler• RaskereoppfølgingavINRogMarevanjustering• Sparermyetid-meldingenkommerskriftligogog«medengang»• Meldingerkansendesnår«jeg»hartid• Deterlettåbruke• Nestenheltsluttpåtelefoner• Fårtakstformeldinger• Etstort«løft»• Økersikkerhetsnivåetbetydeligvedatvimottarapplikasjonskvitteringerpåaltvisender

Erfaringer fra fastleger som bruker elektroniske meldinger:

18

19

6.0 Implementering i kommuner

Vi anbefaler at kommunen laster ned og leser Helsedirektoratets «Veiviser Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen». I dette dokumentet har vi noen utfyllende råd basert på erfaringer fra kommuner i vår region.

6.1 Forberedelser organisatorisk

ProsjektetableringProsjektgruppenbørbeståavsystemansvarligforEPJsystem,IKTpersonell, samt prosjekt- og helsefaglig kompetanse. Se Vedlegg 7 – forslag til aktivitet/ansvarskart kommune.Husk å involvere arbeidstakerorganisasjonene i arbeidet. Det skaper gode samarbeidsarenaer og forankring.

Budsjett

Tilknytning til NHN Kommunen må være oppkoblet mot NHN for å kunne utveksle elektronisk pasientinformasjon med helseforetak og fastleger. Kommuner som ikke er tilkoblet fra før må betale engangsavgift ved tilkobling. Alle må betale årlig bruksavgift/samband. Både engangsavgift og bruksavgift kan deles på flere kommuner som har felles tilkoblingspunkt.

I tillegg kommer «Medlemsavgift» som er avhengig av kommunens innbyggertall, og uavhengig av om en samarbeider med andre eller ei.

Virksomhetssertifikat:Dersom kommunen ikke har et virksomhetssertifikat må det anskaffes. Kostnaden er ca kr 6500,- for sertifikat med gyldighet i 3 år.

Nye programmoduler:KommunenmåtakontaktmedsinEPJleverandørogfåprispånye programmoduler, installasjon og opplæring. Ved å samordne seg med de andre kommunene i regionen eller andre med samme system kan en redusere installasjons- og opplæringskostnader. KommunenemåiavtalenmedEPJleverandørenfåbekreftetatbetaling for vedlikehold/ abonnement ikke starter før elektroniske meldinger er testet og klar til bruk.

Meldingstjener:Meldingstjeneren er et system som tilrettelegger meldinger for sending, og sender dem som epost til epostserveren i Norsk Helsenett. Meldingstjeneren henter også inngående eposter, og klargjør dem for import i fagsystemet. Meldingstjeneren

håndterer transportkvitteringer, og kan sende meldinger om igjen hvis den ikke mottar kvittering som viser at de er kommet fram. Det er krav om logging av det som skjer i forbindelse med meldingsutvekslingen, slik at det skal være mulig å avdekke og rette opp feil.

Fagsystemleverandøren vil gjerne selge og anbefale én bestemt meldingstjener til sitt fagsystem. For kommunen kan dette medføre at IT-avdelingen må ha flere ulike meldingstjenere som i prinsippet gjør samme jobb, men som betjener hver sine fagsystem.Det er sannsynligvis gunstig for kommunen å begrense seg til færrest mulig meldingstjenere. Samtidig er det viktig å sikre seg support for den løsningen en velger, og for å unngå å sitte igjen med hele ansvaret for feilsituasjoner som måtte oppstå.Prisen på meldingstjener kan være svært ulik. Det er lurt å avklare hvordan en vil løse meldingstjener for alle fagsystemene som blir involvert i meldingsutvekslinger. Maskinvare: Det kan også være behov for ny maskinvare til meldingstjeneren og/eller fagsystemets meldingsmodul.

Opplæring:Ved innføring av elektronisk meldingsutveksling bør kommunen ta høyde for utgifter knyttet til: kurslokale, vikarutgifter, interne og/eller eksterne kursholder. En betydelig andel av personalet i berørte tjenester må legge om sine rutiner når det gjelder kommunikasjon med helseforetak og fastleger.

LegekontorFor kommunale legekontor som benytter Infodoc Plenario må det betales en årlig lisens for å benytte PLO-meldinger. Private legekontor må normalt dekke denne kostnaden selv, men noen kommuner har valgt å betale for legekontorene for å få dem med på elektronisk meldingsutveksling med pleie og omsorgstjenesten. Kommunen anser da egen gevinst som høyere enn kostnaden ved å betale for legekontorene.

Leverandøren CGM tilbyr kommunene å anskaffe en adressepakke som sikrer at kommunen er med i standard adresseregister i legekontorsystemet WinMed versjon 2.X. Det er teknisk mulig å legge inn adressene manuelt, men da kan en risikere at kommunens adresser blir overskrevet ved oppgradering til ny versjon. I løpet av 2013 ventes det at legekontorsystemene vil få integrasjon med adresseregisteret til NHN. Dette vil gjøre adressepakken overflødig.

20

Status EPJ. Kvalitetssikring

FagsystemversjonKommunen må sikre at den versjonen av fagsystemet og meldingsmodulen som er i produksjon eller skal installeres, er godkjent for de elektroniske meldingstypene som skal tas i bruk.

Brukertilganger:Det er viktig at en har rutiner som sikrer at nye ansatte blir opprettet med rette tilganger. Når ansatte slutter på et arbeidssted skal gamle tilganger tas bort og eventuelt nye opprettes. Som forberedelse til å starte med elektroniske meldingene må en gå gjennom alle roller og alle tilganger i journalsystemet med tanke på å rydde og legge til rette for de nye oppgavene/rollene.

Tjenestebrukere, tjenester og journaler:Før oppstart må en også ha ryddet i tjenestebrukerdata og journaler: • Rydditjenester.Avsluttalletjenesterogtjenestebrukeresom ikke er aktuelle• Sjekkatjournalansvaretfordenenkeltetjenestebruker/ tjeneste ligger på rett nivå og avdeling i organisasjonen• Sjekkatdeterregistrertkorrektprimær-ogsekundærkontakt på tjenestebrukeren• Legginnrettfastlegepåalletjenestebrukere• Dersomkommunenharansvarforlegemiddelhåndtering: Sjekk at legemiddelopplysningene på den enkelte tjenestebruker er korrekt• Dersomkommunenikkeharansvaretforlegemiddel- håndtering: sjekk at det ikke er registrert legemiddel- opplysninger på tjenestebruker. Foreligger dette, må disse seponeres. (Dette kan være gamle data etter et korttidsopphold el. lignende)• Iplosmåværeoppdatert• Nettverk,særlignærmestepårørendemåværeoppdatert

Samtykke: Se eget avsnitt i KITHs «Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp - Veiviser for helsepersonell og saksbehandlere»

Tilrettelegging av nødvendig kompetanse Innføring av elektronisk meldingsutveksling innebærer at mange vil få nye og endrede oppgaver. Skal innføringen bli vellykket, må alle involverte sikres nødvendig kompetanse.

Alle som kommer i befatning med elektronisk meldingsutveksling må kjenne “Norm for informasjonssikkerhet” og reglene om

taushetsplikt. I tillegg må ansatte i ulike roller ha mer spesifikk kompetanse.

IT-avdeling: • Oppsettavmeldingstjenerogmeldingsmodulifagsystem, integrasjon mellom disse og mellom hver av disse og NHN Adresseregister• Tilretteleggingfortilgangtilhelsenett,ARogsertifikat- kataloger• KjennskaptilPKI,ebXML,rammeverketfor meldingsutveksling, kvitteringsmekanismer• Feilsøkingvedstansimeldingstrafikk• Loggerimeldingstjenerogfagsystemrelaterttil meldingsutveksling• Betydningavmeldingsutvekslingforlivoghelse,hastegrad ved feilsituasjoner

Kommuneansvarlig for AR:• HvordanfåtilgangtilåoppdatereAR• Betydningenavatkommunensopplysningeri AR er oppdatert• Standardforadresseringtilkommuner:Tjenesteadressering• Adresseringtilkommunalelegekontor(hviskommunenhar slike)

Systemansvarlig for fagsystemet/sentralt ansvarlig for meldingsutveksling i fagsystemet• Meldingsfunksjonalitetifagsystemet• Tilretteleggingforbrukertilgangerifagsystemet• Rammeverketformeldingsutveksling, kvitteringsmekanismene• Meldingstjener,registreringavkommunikasjonspartnere, innhenting av virksomhetssertifikat• Identifikatorerforadresseringavmeldinger• Feilsøkingifagsystemogmeldingstjener

Meldingsansvarlige i avdelinger:• Metodikkforinterndistribusjonifagsystemet• Kravtiloppfølgingavmeldinger• Avvikshåndtering

Helsepersonell som skal sende og lese/følge opp meldinger:• Meldingstyperogbrukenavdem• Hvordanopprettemeldingifagsystemet• Kravtiloppfølgingpåmeldinger• Adresseringavmeldinger

21

Forslag til rutiner

Lokale rutinerDe lokale rutinene bør baseres på nasjonale føringer og tilpasses egen organisasjon. For mer informasjon se “Norm for informasjonssikkerhet” og “Veiviser for bruk av PLO meldinger.” Vedlegg 8-11 er eksempler på rutiner fra Bergen kommune.

Samarbeidsavtale mellom partene?Samarbeidet både mellom fastlege og kommune, og mellom kommune og helseforetak er formalisert gjennom avtaler. Det avtalemessige grunnlaget for elektronisk meldingsutveksling ligger i at alle kommunikasjonsparter forplikter seg til å følge Norm for informasjonssikkerhet når de kobler seg på NHN.

I forbindelse med oppstart av elektronisk meldingsutveksling lokalt er det viktig med forståelse for hverandres utfordringer, begrensninger og muligheter. Både i forhold til legekontor og helseforetak er det viktig at kommunen avtaler testing av meldingsutveksling før løsningene tas i bruk i ordinær drift.

I forbindelse med testing må en også avklare og etablere forståelse for hverandres rutiner. Se vedlegg 5, Eksempel på informasjonsark til legekontor ved oppstart.

En må sikre at: • Allevethvementarkontaktmedomdetoppstårproblemer med meldingsutvekslingen hos partene• Desomadministrerermeldingstjenerikommunenfår beskjed om endring i legebemanning på legekontorene Dette kan automatiseres når fagsystemet blir integrert med NHN Adresseregister (Osean-løsningen)• Enfangeroppskifteavfastlegetilpasienter• Planpåhvaenskalgjøreomdenenepartensine system er ute av drift i en periode uten at det er planlagt • Rutineforåvarslehverandreomplanlagtnedetidover lengre perioder• Enharrutineforåvarslehverandrevedstørre oppgraderinger av system, og har en beredskap for testing av meldinger etter oppstart på nye versjoner • Atenharavklarteavviksrutiner

Kommunikasjonen mellom pleie- og omsorg og fastlege bør gå mellom færrest mulige aktører. Rutinen bør være at det normalt er tjenestebrukers primær- eller sekundærkontakt som kommuniserer med fastlegen. Det er to grunner til dette:

• Densomkjennertjenestebrukerenbesterdensomkangibest informasjon om tilstanden• Færrestmuligpersonerbørhainnsynogtilgangtilopplysninger om den enkelte tjenestebruker, og det skal være “tjenestelig behov” for å ha tilgang

Avvik:Pleie- og omsorg og aktuelt legekontor må avklare hva en skal regne som avvik i samhandlingen, og hvordan disse skal håndteres. Disse bør selvfølgelig være like for alle legekontor innenfor samme kommune. Eksempel på avvik kan være:• Pasientopplysningerersendttilfeilsamhandlingspart• Samhandlingspartharikkesvartinnenforavtaltfrist• Meldingeninneholderikkedeopplysningenesomtrenges• Informasjonenersendtpåpapir,menkunnehaværtsendt elektronisk• Deterformuleringerikommunikasjonensomeruheldige. Meldingen blir lagret som en del av journalen og pasienten har innsynsrett

Motivasjon i organisasjonenDet er viktig å avklare hvilke effekter en ønsker å ta ut ved å starte med elektronisk meldingsutveksling. Dette må kommuniseres til de ansatte, og det kan være gunstig å måle før-situasjonen på noen områder for å kunne dokumentere faktiske effekter.

Erfaringer

Kommuner som er i gang har blant annet opplevd disse effektene:• Informasjonenkommerraskerefram• Enhardokumentasjonpåhvilkeninformasjonsomersendtog mottatt i journalsystemene• Bådelegeogpleie-ogomsorgstjenesteoppleveratdebruker mindre tid på å få tak i hverandre. Sykepleierne er ikke avhengig av at de er på jobb på dagtid for å kontakte legen. De sender meldinger både på kveld, natt og i helg, og legen svarer når han er på kontoret og har tid• Ensparertidpåskanningogarkiveringavinnkommende dokumentasjon• Nårenhenvendersegelektronisksåviserdetsegat problemstillingene blir mer presise og bedre formulert, noe som er med på å øke kvaliteten i journalen• Bedrekvalitetogkontinuitetipasientbehandlingen• Kontaktmedfastlegen!• Vifårinformasjonsomtidligereikkebleformidlettilpleie-og omsorgstjenesten

22

Fallgruver og risiko

Forankring Det er viktig med forankring i hele organisasjonen. Innføring av elektronisk meldingsutveksling er i langt større grad et organisasjonsutviklingsprosjekt enn et teknologisk prosjekt.

Tekniske feil/feil på kommunikasjon På alle nivå må en forholde seg til nye muligheter for feil. Tidligere har det skjedd at brev har forsvunnet, eller ikke har vært på plass der de burde når de burde. Med elektronisk meldingsutveksling skjer det også at informasjon ikke kommer fram slik det var ment, men nå er det langt flere spor å følge for å finne ut hvor meldingen har stanset og hvorfor.

Feil bruk av meldinger, mangelfullt innhold, feilsending På samme måte som en benytter ulike papirskjema for ulike formål, må en forholde seg til at en må velge mellom ulike meldingstyper. Hvis en velger feil kan det hende at mottaker ikke får den informasjonen de trenger, eller at de oppfatter et helt annet budskap enn det som var ment.

Adressering av meldingene skjer på en annen måte enn vanlige brev. Adressene er elektroniske og det må derfor ligge noe «bak» valget. Utgangspunktet for adressering av meldinger til kommunen og helseforetaket er hvilke tjenester brukeren har eller har behov for. For adressering til fastlegen er det legekontoret og legens tilknytning til legekontoret som er forbindelsen.

Manglende oppdatering i fagsystemet Manglende oppdatering eller feilføringer i fagsystemet kan få større konsekvenser når en kommuniserer elektronisk. Dette er fordi enkelte meldingstyper henter informasjon direkte fra fagsystemet. Det stilles derfor ekstra høye krav til korrekt journalinformasjon når en deltar i elektronisk meldingsutveksling.

Etikk Det er viktig å være klar over at elektroniske meldinger er pasientopplysninger som formidles til samhandlingsparten. Meldingene lagres ordrett i pasientjournalen hos avsender og mottaker, og pasienten har innsynsrett.

6.2 Forberedelser teknisk

Kartlegging

FagsystemKommunen må sjekke om det kreves oppgradering til nyere versjon/moduler for å ta i bruk elektroniske meldinger. Før installasjon må en ha en gjennomgang med leverandør og leverandørens sjekkliste.

MeldingstjenerHvis kommunen har en meldingstjener fra før, kan den kanskje settes opp til å betjene flere fagsystem. Sjekk om lisensen tillater å sette opp egne instanser mot andre fagsystem.

NHNHar kommunen tilknytning til NHN? Er tilkoblingspunkt og kabling egnet i forhold til tilkobling av de aktuelle fagsystemene som skal kommunisere elektronisk?

VirksomhetssertifikatHar kommunen virksomhetssertifikat knyttet til kommunens organisasjonsnummer fra før? Hva er gyldighetstiden? Hvor finnes sertifikat med privat nøkkel, og hvem har tilgang til pin-kode som trenges for å installere det?

Bestille og gjennomføre tekniske justeringer

NHNLinje bestilles fra NHN hvis kommunen ikke har dette fra før. Kartleggingsskjema som benyttes i forbindelse med bestilling finnes på nettsiden til NHN.

Linjen fra NHN må rutes inn mot den sikre sonen fagsystemet er installert i. Teknisk informasjon om tilknytning av kommuner finnes på nettsiden til NHN.

Kommunen må avklare hvem som skal redigere kommunens informasjon i adresseregisteret til NHN AR og sikre at denne får tilgang til brukernavn og passord som trengs for å logge seg på.

Bestillingen omfatter også Edi-adresse(r) (epost-adresser) for meldingstjenerne til fagsystemene som skal ha meldingsutveksling i kommunen.

MeldingstjenerMeldingstjener er et dataprogram som mottar/henter meldinger

som er produsert i henhold til gjeldende standard av fagsystemets meldingsmodul. Meldingstjeneren krypterer meldingen og pakker den inn i en epost som sendes til mottakers postkasse hos NHN. Meldingstjeneren mottar transportkvittering fra mottakers meldingstjener, og kan settes opp til å forsøke å sende meldingen flere ganger hvis transportkvittering ikke kommer.

Tilsvarende henter meldingstjeneren inngående epost i egen postkasse hos NHN, verifiserer og dekrypterer meldingen som følger eposten og gjør den tilgjengelig for fagsystemet. Etter mottak returnerer meldingstjeneren en transportkvittering til avsender.

Kommunen må avgjøre hvilke(n) meldingstjener(e) som skal brukes. Noen fagsystemleverandører har sin egen, mens andre kan bruke flere ulike typer. Det vil være opp til hver kommune/hvert kommunesamarbeid å avgjøre valg av meldingstjener. Husk at dette er en offentlig anskaffelse.

En felles meldingstjener som betjener flere fagsystem, eller installasjon av samme type meldingstjener for alle fagsystem kan være gunstig for kommunens IT-avdeling. Det er lettere å dublere kompetanse vedrørende én meldingstjener enn hvis avdelingen må drifte to til fire ulike meldingstjenere.

På den annen side kan leverandør ha laget en svært tett integrasjon mellom eget fagsystem og egen meldingstjener slik at en ekstern meldingstjener ikke kommer på samme nivå funksjonelt. Samtidig kan mulighet for support og prismodell dra i retning av å velge fagsystemets «originale» meldingstjener. Valget er ikke uten videre enkelt.

MeldingsmodulMeldingsmodul leveres av fagsystemleverandør. Meldingsmodulen er fagsystemets program som genererer meldinger i henhold til standardiserte format. Meldingsmodulen samler inn informasjon om bruker som allerede er registrert i fagsystemet, slik at arbeidet med å lage en melding forenkles for den som skal sende den. Meldingsmodulen gjør også at mottatte meldinger legges i brukers journal i fagsystemet, og at meldingene gjøres tilgjengelig for de som er autorisert. Meldingsmodulen kan ha funksjonalitet for å kunne gjenbruke informasjon fra meldingen og i journalen, for eksempel legemiddelopplsyninger, diagnoser, brukers nettverk, adresseopplysninger osv.

VirksomhetssertifikatKommunens virksomhetssertifikat benyttes av meldingstjener til å dekryptere mottatte meldinger, og til å signere konvolutten til meldinger som sendes fra kommunen.

Om kommunen ikke har et gyldig sertifikat kan ofte fagsystem-leverandøren hjelpe med å bestille sertifikat. Eller dette kan gjøres direkte fra for eksempel Buypass. For å bestille virksomhetssertifikat trenges signatur fra rådmann eller tilsvarende. Bestilling må gjøres i god tid før sertifikatet skal tas i bruk, helst/minst 4 uker før.Det er svært viktig at kommunen har kontroll på gyldighetstiden til virksomhets sertifikatet. Standard er gyldighet på 3 år.

Det er også nødvendig å ha den offentlige delen av virksomhets-sertifikatene til samhandlingspartene. Denne benyttes til å kryptere meldinger til partene, og kontrollere signatur på konvoluttene fra vedkommende.

Meldingstjener har gjerne funksjonalitet for å hente slike sertifikat fra leverandørens sertifikat-katalog. Det er også mulig å hente ned sertifikat via AR til NHN. Når Osean-prosjektet er gjennomført vil innlegging av kommunikasjonspartnere både i meldingstjener og i fagsystemet bli betydelig forenklet.

Bestille/endretilgangerEPJBestill nye programmoduler og tjenestepakker med oppsett og konfigurasjon fra leverandøren av fagsystemet.Det er viktig at personell fra kommunen (både teknisk og fagpersonell /systemansvarlig) er tilgjengelig for leverandøren den/de dagene som installasjon og konfigurasjon pågår.En må også ha informasjon om kommunikasjonspartnere som skal settes opp.

23

Definere og registrere tjenesteadresser Hvilke adresser en skal publisere i forhold til et fagsystem avhenger av hvilke tjenester som dokumenteres i systemet og hvordan

systemet er tilrettelagt for tjenesteadressering. AR har et sett av tjenester som en kan velge mellom, basert på kodeverk 8663 som er publisert på www.volven.no.

Kommunene kan ha:

KA01 Fastlegetjeneste Kan benyttes for å adressere til et kommunalt legekontor som har

mye gjennomtrekk

KA02 Legevakttjeneste

KA03 Kommunelegetjeneste

KA0301 Smitteverntjeneste

KA04 Flyktningehelsetjeneste

KP Pleie- og omsorgstjeneste Utgår 01.10.2011. Skal ikke benyttes

KP01 Legetjeneste, pleie- og omsorg

KP02 Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg

KP03 Psykisk kommunehelsetjeneste

KP04 Økonomi/oppgjørstjeneste,pleie-ogomsorg Skalbenyttestilvederlagstrekk

KF01 Helsestasjons- og skolehelsetjeneste

KF0103 Helsestasjon for ungdom

KF0104 Jordmortjeneste

KD01 Sosialkontortjeneste

KD0501 Saksbehandler pleie, omsorg, rehabilitering

KD0601 Saksbehandler bolig

KR Rehabilitering

KR01 Fysioterapitjeneste

KR02 Ergoterapitjeneste

KX Andre tjenestetyper

KX01 Fengselshelsetjeneste

KX02 Helseteam (Overdoseteam)

KX03 Sosialmedisinsk senter, helsetjeneste

Alle kommuner skal ha et minimumsett av tjenester:• Sakshandleripleie,omsorgogrehabilitering• Sykepleietjeneste,pleieogomsorg• Legetjeneste,pleieogomsorg

NB! Du når AR (register.nhn.no/ar) bare fra en sone som er koblet opp mot NHN, ikke fra internett.

24

6.3 Test og pilotering

Felles testbrukereTestpasienter brukes for å teste meldingsutvekslingen. Man må teste både med pasienter som er opprettet i fagsystemene, men også ukjent pasient. Legekontorsystemene har noen faste testpasienter som er enklest å benytte når en tester ukjent pasient. Ellers må en avtale hvilke KITH testpasienter som skal benyttes. Helseforetakene benytter kun KITH testpasienter. Se vedlegg 6 – KITH testpasienter.

EntesterdemeldingenesomeraktuellefordeulikeEPJsystemenehos avsender og mottaker• PLOmeldinger• Basismeldinger

Hva må testes?En må teste følgende for hver ny kommunikasjonspart:• Atmeldingerkansendesfrafagsystemetoggårutvia meldingstjener, og at transport- og applikasjonskvittering fra mottaker kommer inn• Atmeldingerblirmottattimeldingstjenerogkommerinn i fagsystemet. At meldingstjener sender transportkvittering og fagsystem sender applikasjonskvittering når melding er mottatt• Atenkansendeogmottaallemeldingstypersomeraktuelle, både basismeldinger, PLO-meldinger og meldinger til Helfo/NAV• Atenkansendetilalleadressenepålegekontoretellerpå sykehuset• Atenkanmottameldingertilalletjenesteadresseneenhar publisert, og at meldingene blir distribuert til/tilgjengelig for rett mottaker internt• Atfagsystemetkanmottameldingersomgjelderbrukeresom ikke er registrert i systemet fra før• Atmankansendeogmottafødsels-,D-ogH-nummer• Atmottattnegativapplikasjonskvitteringnårframtilogfanges opp av avsender av melding

Er pilot nødvendig?De kommunene som var først ute med elektronisk meldings-utveksling startet gjerne med kommunikasjon mellom en/noen sykehusavdelinger, eller et/noen få legekontor, mot en/noen få avdelinger i kommunen. I starten var det imidlertid mye nytt som måtte testes. De løsningene som foreligger er tilstrekkelig testet til at det er forsvarlig med en relativt rask spredning.

25

26

Kommunen må selv vurdere om de har behov for pilotering. Det er imidlertid en generell erfaring at meldingsvolumet mellom pilotavdelingene i pilotperioder lett blir så lite at pilotperioden blir lang hvis en skal oppnå tilstrekkelig erfaring, og at det for de fleste vil være tilstrekkelig med testing av at alt fungerer som det skal.

Testen vil kanskje avdekke at en må gjøre endringer i de interne rutinene eller at noe må rettes i systemet før en går i full drift.

6.4 Drift og forvaltning

Definere nye driftsoppgaver og driftsansvarNår en innfører bruk av elektroniske meldinger medfører dette nye oppgaver for organisasjonen som til dels vil erstatte andre oppgaver. Overvåking av kommunikasjonsprogram og meldingspostkasser må etableres. Hvordan en løser dette vil være ulikt fra kommune til kommune avhengig av kommunestørrelse og organisering, men oftest vil det bare være andre/nye arbeidsoppgaver som blir lagt til eksisterende roller/funksjoner i organisasjonen.

Rutinene som bør være på plass er omtalt i vedlegg 12 – Rutine meldingsovervåking.

BrukerstøtteBåde ved innføring og drift av elektronisk meldingsutveksling er det viktig å kunne gi brukerstøtte internt og eksternt.

Teknisk brukerstøtteDet er viktig at kommunen har et sentralt ledd og telefonnummer som kan kontaktes når det er problemer med meldingsutveksling. Her må en kunne få hjelp med problemstillinger som gjelder• Meldingersomerpåståttsendt,mensomikkeerkommetfram• Kvitteringer,bådetransportkvitteringerog applikasjonskvitteringer• Adresseringavmeldinger,edi-adresserogadresse-identifikatorer• Meldingstyperogmeldingsversjonersomkanbenyttes• Alternativerutinernårmeldingsutvekslingikkevirker• Opprettingavnyepartnere,endringavpartnerinformasjon• Avviksrutinervedrmeldingsutveksling• Andreressursersomkankontaktesforåavdekkeogretteopp feil vedr meldingsutveksling o IT-avdeling o Helseforetak o NHN o Leverandør av fagsystem o Leverandør av meldingstjener

Faglig brukerstøtteDet er også nødvendig at kommunen kan tilby fag-støtte til de som skal benytte meldingsutveksling. Denne må kunne gi veiledning og svare på spørsmål som gjelder• Avtalermedkommunikasjonsparterogrutinersomgjelderfor bruk av elektronisk meldingsutveksling• Hvilkemeldingstyperbrukesnår?• Hvaertidsfristforåsvarepå/følgeoppmeldinger?• Avviksrutinervedrørendeandreavvikenndesomgjelder meldingsutvekslingen

OpplæringVed innføring av elektronisk meldingsutveksling må det legges til rette slik at alle ansatte som får befatning med den elektroniske meldingsutvekslingen får tilstrekkelig kompetanse til å utøve sin rolle.

Grunnleggende sikkerhetsopplæring er viktig for å bevisstgjøre de ansatte hvilket ansvar og regler som gjelder. • NHNtilbyrenkurspakkemedaktualiserendevideosnutter som kommunene får benytte etter at de har hatt deltakere på helsenettets instruktørkurs.

Når det gjelder meldingsutvekslingen bør kommunen planlegge opplæring til følgende roller:• Systemansvarlig:Disseskalovervåkemeldingsutvekslingen og sikre at alle avvik blir fulgt opp og rettet opp. De må sørge for å opprette nye tjenestebrukere i fagsystemet når det kommer meldinger som gjelder dem. De må ha inngående kjennskap til hvordan meldingsutveksling fungerer i fagsystem og meldingstjener, og mellom disse. De må også tilrettelegge for nye kommunikasjonspartnere og nye meldingstyper, og de må oppdatere virksomhetssertifikat eller annen kommunikasjonsinformasjon som gjelder eksisterende kommunikasjonspartnere• Meldingsansvarligeihveravdeling:Dissemåsikre at alle meldinger til avdelingen blir lest og fulgt opp innenfor tidsfristene som gis i rutinene, og de må kjenne og kunne benytte avviksrutinene• Personellsomskalsendeogfølgeoppinnkomnemeldinger (sykepleiere, leger, fysio-/ergo-/miljøterapeuter: Må ha kjennskap til hvordan meldingene skal adresseres, hvilke meldingstyper som skal velges i hvilke sammenhenger og hvilke muligheter som ligger i systemet for å utnytte eksisterende informasjon ved generering av melding• Demåkjennetilhvilkeavtalerogrutinersomgjelderfor oppfølging av meldinger.

27

Hvor mye opplæring som trenges vil være litt ulikt fra system til system og hvor langt en er kommet med bruk av fagsystemet.

Det kan være en fordel å samordne opplæring i regionene/fagsystem. Det kan være lurt å undersøke om andre kommuner som har erfaring med samme system, har ansatte som kan være kursinstruktører.

De ulike leverandørene har sine veiledere for hvordan en skal sende og motta meldinger og den tekniske bruken av meldingene i systemene. Men en må også ha fokus på rutinene rundt bruken av meldingene i organisasjonen. Det er viktig å formidle disse samtidig med systemopplæringen.

OvervåkingEn må ha rutiner som sikrer kontinuerlig overvåking av at meldingskommunikasjonen går og at posten blir åpnet og håndtert innen avtalte frister. Dette er nye driftsoppgaver.

NødrutinerKommunen må ha en beredskapsplan for hva en gjør dersom fagsystemet eller kommunikasjonen stanser opp over lenger tid.

Hva må til for å lykkes?

• Godforankringiøverste ledelse

• Rettkompetanse:helsefaglig, prosjektledelse og IKT/System kompetanse

• Brukerhelefagsystemetoghar gode rutiner på journalføring og oppdateringer

• Goderutinersomertilpasset organisasjonen og som de ansatte er godt kjent med

• Goderutinerforoppfølgingog kontroll av meldingstrafikken

• Dettevilvi!

28

29

7.0 Implementering i helseforetak

7.1 Organisering av PLO-prosjekt i Helse Vest

Alle helseforetakene i Helse Vest har etablert prosjekt for innføring av PLO-meldinger. Prosjektene er organisert inn under programmet «støtte til samhandling».

Porteføljestyret

Programstyret

Regionalt prosjekt adressering

Regionalt prosjekt PLO-meldinger

Regionalt porteføljekontor

Lokalt porteføljekontor HF

Programkontor

Regionalt prosjekt Basismeldinger

Basismeldingerinnføring i HF

PLO-meldingerinnføring i HF

Program“Støtte til samhandling”

For å sikre et godt samarbeid med Vestlandsløftet er to representanter fra Vestlandsløftet (Bergen og Stavanger kommune) med i programstyret for programmet «støtte til samhandling».

For å støtte de lokale innføringsprosjektene ved sykehusene er det etablert et regionalt PLO-prosjekt som bistår de lokale prosjektene i den tekniske tilretteleggingen og piloteringen av meldingene. Det regionale prosjektet skal etablere felles regionale rutiner for bruk av PLO meldinger i Helse Vest både innenfor somatikk og psykiatri.

7.2 Organisering av PLO-prosjekt i helseforetakene

Alle helseforetakene har etablert et eget PLO-innføringsprosjekt. Prosjektene følger vedtatt metodikk for prosjektarbeid i Helse Vest.

EtableringI etableringen av prosjektet er det viktig å lage en tids- og aktivitetsplan som omfatter alt som inngår i prosjektet. Det gjennomføres en interessentanalyse som brukes i det videre arbeidet med kommunikasjonsplanen for prosjektet. På bakgrunn av kommunikasjonsplanen lages det en kommunikasjons-leveranseplan. Kvalitetssikring av alle dokumenter som skal utarbeides skal inngå i kvalitetsplanen og det blir utarbeidet en kvalitets-leveranseplan. For hjelp i etableringen av prosjektet er det utarbeidet egne sjekklister, inklusiv etablering av prosjektbudsjett.

GjennomføringTil hjelp i gjennomføring av prosjektet er det utarbeidet «maler» for ulike dokumenter, som eksempelvis statusrapporter, møteinnkallinger, møtereferater etc.

30

TestI forbindelse med test skal det utarbeides en testplan som beskriver hvordan testingen skal gjennomføres. Alle testene skal være beskrevet i testverktøyet «HP-ALM». Det er mulig å gjenbruke tester som allerede er utarbeidet. Resultatet av testgjennomføringen skal dokumenteres og inngå i dokumentet «sluttrapport test».

Det skal gjennomføres test både i testbasen og i produksjonbasen. Det lokale PLO-prosjektet får hjelp til gjennomføringen av det regionale PLO-prosjektet.

Erfaringer knyttet til TestEn viktig erfaring vi har gjort oss i pilot er at testmiljø og produksjonsmiljø aldri vil være helt likt. Det kreves derfor testing både i test- og produksjonsmiljø når PLO-meldinger implementeres og er i drift.

Prosjektet er av den oppfatning at hver enkelt kommunikasjonspart til en hver tid må ha et operativt testmiljø slik at man kan sikre nødvendig testing, både ved planlagte oppgraderinger og ved uforutsette oppgraderinger. Slik vi ser det på nåværende tidspunkt må testing av PLO – meldinger skje mot hver enkelt kommunikasjonspart i testmiljø før man kan gjøre oppgraderingen i produksjonsmiljø. Dette med tanke på at kommuner og sykehus kan ha ulike versjoner av et fagsystem, ulike integrasjoner som kan påvirke meldingsmodulen og ulike tekniske forutsetninger. I tillegg til denne testingen må det alltid sikres at det gjøres en grundig fagspesifikk testing i hvert enkelt fagsystem, og kommune/bydel og sykehus bør ha tydelige avtaler på sine forpliktelser i forhold til ulike oppgraderinger. Ved ikke å gjøre en grundig testing viser våre erfaringer at det er stor risiko for at elektronisk samhandling ikke vil fungere over kortere eller lengre tid.

For alle meldingstyper må det utarbeides testtilfeller og rutiner for bruken av disse. Prosjektet har derfor utarbeidet en anbefaling til hvilken testing som skal gjennomføres ved ulike oppgraderinger for å redusere risiko for feil og stopp i meldingsutvekslingen. Anbefalingen som er utarbeidet har tatt utgangspunkt i sjekklisten til Helsedirektoratet, men er supplert i forhold til konkret testing og erfaring når det gjelder PLO-meldinger.

GevinstrealiseringI Helse Vest er det et «linjeansvar» å ta ut gevinstene knyttet til prosjektarbeid. Det er imidlertid prosjektene som utarbeidet en gevinstrealiseringsplan og gjennomfører 0-linjemålingen. Resultatene overleveres i forbindelse med overlevering av prosjektet til drift. Det er utarbeidet en egen mal for utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan.

RutinebeskrivelserDet er utarbeidet rutinebeskrivelser for bruk av PLO-meldinger, se vedlegg 13. Disse skal følges av de lokale prosjektene, og hvis det er nødvendig med avvik i fra føringene skal det sendes «endringsmelding» til behandling i programmet «støtte til samhandling».

Det vil bli utarbeidet egne regionale føringer for nødrutiner, overvåkning, oppfølgning og avvikshåndtering.Beskrivelse av hvordan PLO-meldinger kan benyttes i pasientforløp

HensiktRutinene beskriver bruk av PLO-meldinger mellom sykehus og kommuner. Rutinene er tilpasset betalingsforskriften og gjeldende samarbeidsavtaler mellom sykehusene og kommunene om pasientforløpet.

PiloteringDet enkelte prosjekt må vurdere om det skal gjennomføres en pilotering før løsningen implementeres på alle enheter. Hensikten med å gjennomføre en pilot er å få erfaringer med de rutiner som gjelder og eventuelt justere opplæringen

Erfaringer knyttet til piloteringNår prosjektet innfører rutiner som medfører at man går fra «papir» til «elektronisk» utveksling av informasjon, er behovet for pilotering av arbeidsrutinene større enn når en «oppgraderer» en etablert løsning. Ved SUS har det vært 3 pilotavdelinger som har gjennomført pilotering og før implementering av PLO-logistikkmeldinger var det kun 3 ukers piloteringsperiode. Ved pilotering av PLO-fagmeldinger og dialogmeldinger har Stavanger kommune også valgt ut 3 enheter (1 bestillerkontor, 1 hjemmesykepleiedistrikt og 1 sykehjem). Dette medfører at det blir få meldinger og piloteringsperioden må gå over en lang periode for å få noen erfaring i bruken.

OpplæringDet er prosjektets oppgave å gi den nødvendige opplæring før løsningen tas i bruk. I denne forbindelse må det vurderes i hvilken grad det skal gjennomføres e-læring, klasseromsundervisning, informasjonsmøter etc.

31

Erfaringer knyttet til opplæringVed oppstart ble det lagt ut informasjon på sykehusets intranett-sider og sendt informasjon til sykepleieledere. Det ble sendt ut informasjon til kontaktpersoner i kommunene. Opplæringsmateriell og rutinebeskrivelser er laget. En erfaring er at opplæringen som ble gitt på sengepostene har vært like mye opplæring i samarbeidsrutiner som opplæring i bruk av PLO-funksjonaliteten. Det kan derfor være hensiktsmessig å bruke videre innføring av PLO-meldinger som et ledd i bedring av samhandling om inn- og utskrivning av pasienter mellom sykehus og kommune.

Det er viktig å lage en konkret opplæringsplan i samarbeid med aktuell leder, og aktuell leder må være ansvarlig for at egne ansatte får gjennomført den nødvendige opplæringen. Anslagsvis

opplæringsbehov for primærbrukere av PLO-funksjonaliteten er 1 ½ time opplæring.

Erfaringer fra piloten har tydeliggjort nødvendigheten av dedikerte ressurser ved sengepostene for at medarbeiderne skal få den støtten de trenger. Dette er en forutsetning for effektiv innføring. Daglig oppfølging og opplæring på sengepost er viktig for å få opparbeidet en god kompetanse i den praktiske bruken av PLO-meldingene.

AvslutningNår prosjektet skal avsluttes skal det utarbeides en «sluttrapport» som danner utgangspunkt for overlevering til driftsorganisasjonen. Det skal gjennomføres et eget overleveringsmøte i tilknytning til dette.

Beskrivelse av hvordan PLO-meldinger kan benyttes i pasientforløp er viktig for å få opparbeidet en god kompetanse i den praktiske bruken av PLO-meldingene.

32

Samhandlingsreforma: http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/dok/regpubl/stmeld/2008-2009/stmeld-nr-47-2008-2009-.html?id=567201

Rettleiarhttp://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/veiviser--hvordan-komme-i-gang-med-elektronisk-meldingsutveksling-i-kommunen/Publikasjoner/veiviser%e2%80%93hvordan-komme-i-gang-med-elektronisk-meldingsutveksling-i-kommunen.pdf

Samarbeidsavtale mellom helseforetak og kommunehttp://www.regjeringen.no/upload/HOD/Dokumenter%20SAM/Nasjonal-Veileder-samarbeidsavtaler-mellom-kommuner.pdf

Elin-K (sluttrapport)http://www.kith.no/upload/6313/ELIN-K_SLUTTRAPPORT_v1.0.pdf

PLO-meldingar versjon 1.6:http://www.kith.no/upload/6655/R04-07-2012-Pleie-og-omsorg-melding-v1.6_%20juli-2012.pdf

Norm for informasjonssikkerhethttp://www.helsedirektoratet.no/lover-regler/norm-for-informasjonssikkerhet/Sider/default.aspx

Samarbeidsavtalar Helse Stavanger HF og tilhøyrande kommunarhttp://www.sus.no/fagfolk/samhandling/Sider/lovpalagte-samarbeidsavtaler.aspx

Samarbeidsavtalar Helse Fonna HF og tilhøyrande kommunarhttp://www.helse-fonna.no/fagfolk/samhandling/Sider/samarbeidsavtalar.aspx

Samarbeidsavtalar Helse Bergen HF og tilhøyrande kommunarhttp://www.saman.no/962.961.Samarbeidsavtaler.html

Samarbeidsavtalar Helse Bergen HF og tilhøyrande kommunarhttp://www.helse-forde.no/fagfolk/samhandling/Sider/side.aspx

PLO-veiviser, versjon 2.1http://www.kith.no/upload/6653/KITH_R06-08-2012-v2.1-Veiviser-PLO-meldinger.pdf

Adresseregisterethttp://www.nhn.no/tjenester/Adresseregister

Samhandlingsarkitekturhttp://www.kith.no/upload/2949/Samhandlingsarkitektur.pdf

Rettleiar for bruk av elektronisk tilvisning og epikrisehttp://helsedirektoratet.no/publikasjoner/bruk-av-elektronisk-henvisning-og-epikrise-for-allmennleger-og-helsepersonell-i-spesialisthelsetjenesten/Publikasjoner/Bruk-av-elektronisk-henvisning-og-epikrise-for-allmennleger-og-helsepersonell-i-spesialisthelsetjenesten.pdf

8.0 Referanser

33

Helsedirektoratethttp://helsedirektoratet.no/Sider/default.aspx

Helse- og omsorgsdepartementethttp://www.regjeringen.no/nb/dep/hod.html?id=421

Kommunal- og regionaldepartementethttp://www.regjeringen.no/nb/dep/krd.html?id=504

KITH - Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektorenhttp://www.kith.no/

NHNhttp://www.nhn.no/

KomUT – kommunal utbredelse av meldingerhttp://www.nhn.no/news/kommunal-utbredelse-av-meldinger-komut/?searchterm=komut

Vestlandsløftethttp://www.nhn.no/kommunal-utbredelse-av-meldinger-i-vest-vestlandsloeftet

Helsetilsynethttp://www.helsetilsynet.no

KShttp://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning/fou/FoU-Kostnader-og-gevinster-ved-elektronisk-meldingsutveksling/

Buypasshttp://www.buypass.no/bedrift/hjem/prosess-ved-bestilling-av-buypass-virksomhetssertifikater

34

PLO-meldinger: Pleie- og omsorgsmeldinger

ELIN-k-prosjektet: Elektronisk Informasjonsutveksling i kommune

Meldingsløftet: Nasjonalt program for utbredelse av elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren

DIPS: Fagsystem Helseforetakene

Gerica, Profil og CosDoc: Fagsystem i kommunene

Infodoc, WinMed, Vision, SystemX: Fagsystem hos legene

EPJ-system: System for elektronisk pasientjournal

Norsk helsenett (NHN): Sikret nettverk for elektronisk samhandling

NHN adresseregister (AR): Verktøy for presis adressering. Inneholder informasjon som er egnet for å identifisere og adressere hver enkelt av virksomhetenes ulike mottakere/avsendere

Meldingstjener: Signerer og krypterer den elektroniske meldingen før den sendes ut på Helsenettet

EDI: (Electronic Data Interchange) adresse som brukes ved sending og mottak av meldinger. En kommune kan ha flere EDI-adresser

HER-id: Hver kommunikasjonspart skal ha en unik identitet kalt HER-id. HER-id skal sikre at meldingen kommer frem til riktig mottaker. En kommune vil ha ulike HER-id’er

KS: Kommunenes arbeidsgiver-, interesse-, og medlemsorganisasjon (Kommunesektorens organisasjon)

Virksomhetssertifikat: Elektronisk sertifikat som identifiserer virksomheten og brukes til å sikre elektronisk kommunikasjon inn og ut. Brukes til å sigere og kryptere/dekryptere elektroniske meldinger.

Testmiljø: Base som er produksjonslikt og produksjonsuavhengig som benyttes til å teste nye versjoner av fagsystem og elektronisk kommunikasjon

Produksjonsmiljø: Den reelle basen til fagsystemet

Meldingsmodul: Modul man må ha i fagsystemet for å kunne sende elektroniske meldinger

Basismeldinger: Epikrise, henvisninger, lab- og røntgensvar

Superbrukere: Personer med utvidet kompetanse innenfor et fagområde

Systemansvarlig: Person(er) med hovedansvar for et eller flere fagsystem

Meldingsansvarlig: Personer med et overordnet ansvar for elektroniske meldinger

Dataansvarlig: I denne sammenheng menes personer med samme «ansvar» som systemansvarlig

Journalansvarlig: Personer med overordnet ansvar for den enkelte pasientjournal. Det er journalansvarlig som har plikt til å opprette journal samt strukturere og avslutte journalen forsvarlig og i samsvar med gjeldende regelverk. Den journalansvarliges ansvar inkluderer bl.a. redigering, retting og sletting av journalen.

9.0 Begrepsliste

35

36

37

10.0 Vedlegg

Vedlegg 1 38Oversikt over alle kommuner og samarbeidsområder i Vestlandsløftet

Vedlegg 2 40Avtale om elektronisk samhandling mellom Helseforetak HF og Legekontor

Vedlegg 3 42Forslag til aktivitets-/ansvarskart for fastleger

Vedlegg 4 43Kundestøtte for elektronisk samhandling med Helse Vest

Vedlegg 5 43Eksempel fra Bergen- Informasjonsskriv til fastlegen

Vedlegg 6 46KITH – Testpasienter

Vedlegg 7 47Forslag til aktivitets-/ansvarskart – for kommuner

Vedlegg 8 48Anbefaling om rutiner kommunen bør ha på plass

Vedlegg 9 50Eksempel fra Bergen kommune - Rutine for elektronisk meldingsutveksling med fastlege

Vedlegg 10 51Eks. fra Bergen kommune - Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak

Vedlegg 11 54Eks. fra Bergen kommune - Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak

Vedlegg 12 57Eksempel fra Arendal Rutine meldingsovervåking – PLO

Vedlegg 13 59Forslag til regionale rutiner fra Helse Vest - SUS

38

Vedlegg 1Oversikt over alle kommuner og samarbeidsområder i Vestlandsløftet

Kommune- Innbyggernavn Fylke Region Koordinator -antall EPJ i PLO EPJ Helsestasjon

Flora Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 11 654 CosDoc WinMed

Solund Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 851 CosDoc WinMed

Hyllestad Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 1 461 CosDoc WinMed

Askvoll Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 3 010 CosDoc WinMed

Fjaler Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 2 832 CosDoc WinMed

Jølster SognogFjordane CosDoc Florakommune 3052 CosDoc WinMed

Gulen Sogn og Fjordane CosDoc Flora kommune 2 310 CosDoc WinMed

Aurland Sogn og Fjordane Indre Sogn? Flora kommune 1 712 Gerica Plenario Helsestasjon

Årdal SognogFjordane IndreSogn? Florakommune 5572 Gerica WinMed

Luster Sogn og Fjordane Indre Sogn? Flora kommune 5 026 Gerica WinMed

Lærdal Sogn og Fjordane Indre Sogn? Flora kommune 2 205 Gerica WinMed

Vik Sogn og Fjordane Midtre Sogn? Flora kommune 2 748 Gerica WinMed

Sogndal Sogn og Fjordane Midtre Sogn? Flora kommune 7 348 Gerica HsPro

Balestrand Sogn og Fjordane Midtre Sogn? Flora kommune 1 338 Gerica WinMed

Leikanger Sogn og Fjordane Midtre Sogn? Flora kommune 2 236 Gerica WinMed

Gaular Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 2 848 Profil WinMed

Eid Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 5 950 Profil Infodoc

Gloppen Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 5 679 Profil Annet journalsystem

Bremanger Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 3 891 Profil Infodoc

Selje Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 2 831 Profil Plenario Helsestasjon

Stryn Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 7 065 Profil Infodoc

Hornindal Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 1 220 Profil Plenario Helsestasjon

Vågsøy Sogn og Fjordane Profil/Nordfjord Stryn kommune 6 129 Profil Infodoc Plenario

Høyanger Sogn og Fjordane Sunnfjord/Gerica Flora kommune 4 216 Gerica WinMed

Førde Sogn og Fjordane Sunnfjord/Gerica Flora kommune 12 307 Gerica WinMed

Naustdal Sogn og Fjordane Sunnfjord/Gerica Flora kommune 2 710 Gerica WinMed

Os Hordaland Bjørnefjorden Os kommune 17 726 Profil HsPro

Samnanger Hordaland Bjørnefjorden Os kommune 2 417 CosDoc Infodoc

Tysnes Hordaland Bjørnefjorden Os kommune 2 766 CosDoc Plenario Helsestasjon

Fusa Hordaland Bjørnefjorden Os kommune 3 811 Gerica WinMed

Austevoll Hordaland Bjørnefjorden Os kommune 4 792 Profil HsPro

Jondal Hordaland Hardanger Kvamherad 1050 CosDoc WinMed

Odda Hordaland Hardanger Kvam herad 6 946 Profil Infodoc

Ullensvang Hordaland Hardanger Kvam herad 3 417 CosDoc WinMed

Eidfjord Hordaland Hardanger Kvam herad 957 CosDoc WinMed

39

Kommune- Innbyggernavn Fylke Region Koordinator -antall EPJ i PLO EPJ Helsestasjon

Kvinnherad Hordaland Hardanger Kvam herad 13 318 Profil Plenario Helsestasjon

Kvam Hordaland Hardanger Kvam herad 8 522 Gerica HsPro

Voss Hordaland Hardanger Kvam herad 13 978 Gerica Plenario Helsestasjon

Ulvik Hordaland Hardanger Kvam herad 1 112 Gerica WinMed

Granvin Hordaland Hardanger Kvam herad 923 Skifter fra Gerica Vet ikke

Etne Hordaland Nord Rogaland Karmøy kommune 3 963 Profil WinMed

Lindås Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 14 668 Profil Plenario Helsestasjon

Austrheim Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 2 776 Profil Plenario Helsestasjon

Fedje Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 576 Profil Plenario Helsestasjon

Vaksdal Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 4 138 Profil Plenario Helsestasjon

Modalen Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 370 CosDoc WinMed

Masfjorden Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 1 683 CosDoc WinMed

Radøy Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 4 952 CosDoc Plenario Helsestasjon

Meland Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 7 036 CosDoc Plenario Helsestasjon

Osterøy Hordaland Nordhordaland Lindås kommune 7 521 CosDoc Plenario Helsestasjon

Fitjar Hordaland Stord Bergen kommune 2 944 Gerica Infodoc

Bømlo Hordaland Stord Bergen kommune 11 503 Profil HsPro

Stord Hordaland Stord Bergen kommune 17 957 Profil HsPro

Sveio Hordaland Stord Bergen kommune 5 228 CosDoc CosDoc?

Bergen Hordaland Vest Bergen kommune 263 762 Profil HsPro

Sund Hordaland Øyene Fjellkommune 6409 CosDoc PlenarioHelsestasjon

Fjell Hordaland Øyene Fjellkommune 22720 CosDoc PlenarioHelsestasjon

Øygarden Hordaland Øyene Fjellkommune 4419 CosDoc Vetikke

Askøy Hordaland Øyene Fjellkommune 26210 Gerica PlenarioHelsestasjon

Utsira Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 218 Manuelt WinMed

Sauda Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 4 754 CosDoc WinMed

Haugesund Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 35 099 Gerica WinMed

Bokn Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 851 Profil Plenario Helsestasjon

Tysvær Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 10 320 Profil Plenario Helsestasjon

Karmøy Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 40 536 Profil WinMed

Suldal Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 3 845 CosDoc Vet ikke

Vindafjord Rogaland Nord Rogaland Karmøy kommune 8 447 CosDoc WinMed

Stavanger Rogaland Stavanger Stavanger kommune 127 506 CosDoc HsPro

Sandnes Rogaland Stavanger Stavanger kommune 67 814 Profil WinMed

Bjerkreim Rogaland Stavanger Stavanger kommune 2 739 CosDoc WinMed

Vedlegg 2

Avtale om elektronisk samhandling mellom Helseforetak HF og Legekontor Versjon 2.0

Partene i avtalenFølgende avtale om elektronisk samhandling er inngått mellom:Helse xx HF – heretter kalt Helseforetaket HFxxxx – heretter kalt Legekontor.

InnledningDenne avtalen gjelder elektronisk samhandling mellom Legekontor og Helseforetak, og legger til grunn elektronisk meldingsutveksling (uten papirkopi) basert på XML-protokoll og transportert over NHN.

Meldingsutvekslingen er avhengig av oppdatert teknologi for kvit-teringsfunksjoner, sertifikat for sikker sending og mottak i tillegg til prosedyre, som kvalitetssikrer samhandlingen.

Lover, forskrifter, faglige retningslinjer og andre styrende dokument-er som avtalen bygger påPartene forplikter seg til å bruke veilederen ” Norm for informasjons-sikkerhet i helsesektoren”, og til å følge vedtatte standarder for meld-ingsutveksling som til enhver tid er godkjent av Kompetansesen-teret for Informasjonsteknologi i helse og sosialsektoren AS (KITH).

Formål med avtalenAvtalen gjelder papirløs elektronisk samhandling mellom Legekon

40

Kommune- Innbygger

navn Fylke Region Koordinator -antall EPJ i PLO EPJ Helsestasjon

Kvitsøy Rogaland Stavanger Stavanger kommune 519 Gerica Vet ikke

Lund Rogaland Stavanger Stavanger kommune 3 183 CosDoc Vet ikke

Sola Rogaland Stavanger Stavanger kommune 23 877 Gerica HsPro

Eigersund Rogaland Stavanger Stavanger kommune 14 475 CosDoc HsPro

Hå Rogaland Stavanger Stavanger kommune 17 244 CosDoc WinMed

Gjesdal Rogaland Stavanger Stavanger kommune 10 778 CosDoc WinMed

Rennesøy Rogaland Stavanger Stavanger kommune 4 388 Gerica WinMed

Finnøy Rogaland Stavanger Stavanger kommune 2 955 Profil WinMed

Strand Rogaland Stavanger Stavanger kommune 11 533 CosDoc WinMed

Klepp Rogaland Stavanger Stavanger kommune 17 746 Profil HsPro

Time Rogaland Stavanger Stavanger kommune 16 769 Profil HsPro

Randaberg Rogaland Stavanger Stavanger kommune 10 265 Gerica HsPro

Forsand Rogaland Stavanger Stavanger kommune 1 190 Profil WinMed

Hjelmeland Rogaland Stavanger Stavanger kommune 2 807 CosDoc WinMed

Sokndal Rogaland Stavanger Stavanger kommune 3 257 CosDoc HsPro

41

tor og Helseforetak. Samhandlingen gjelder sending, mottak og kontroll av meldinger.

Avtalen skal sikre at innføring av nye meldinger og oppdatering av eksisterende meldinger skjer gjennom definerte akseptanse- og pilottester, og at det blir etablert prosedyrer for den ordinære drifts-situasjonen.

Avtalen skal sikre at avvik blir avdekket og at det er definerte prosedyrer for innmelding og håndtering av avvik.

Avtalen omfatter ikke prosessen før sending og etter mottak av meldinger.

Konkret om innholdet i samhandlingen.

Partene skal gi nødvendig opplæring i egen organisasjon for å sikre kvalitet i leveranse.Partene skal etablere rutiner som sikrer sending og mottak av meldinger.

Partene skal etablere rutiner som sikrer utveksling av basisinformas-jon (organisasjonsstruktur, kontaktinformasjon og rekvirentregister).Partene skal etablere rutiner som sikrer at avvik blir oppdaget og tiltak blir iverksatt.

Avtalen forutsetter at avtalepartene har internt kvalitetssystem:•somsikrerbehandlingavinformasjonførsendingogettermottak•medrutinerforåskrive,taimotogbehandleavvik.

Krav til teknologi og system for meldingsutveksling•Godkjentversjonavelektroniskpasientjournal(EPJ)program•GodkjentversjonavkommunikasjonsprogramvareforebXML•PKI-sertifikat,skalutvekslesmedavtalepart•NHNsomtransportkanal

Partene har som intensjon å ta i bruk nye meldingstyper etter hvert somdeergodkjentavKITH,ogtilgjengeligideulikeEPJ-ogkom-munikasjonssystemene.

Vedlegg som avtalen omfattes avAvtalen omfatter vedlegg med prosedyrer og standardiserte skjema. Disse er beskrevet i vedlegg, fordi de blir videreutviklet ved innføring av nye meldingstyper.

Vedleggene er:• Standardskjemaforinformasjonsutveksling• Håndbok:Oppstartavmeldingsutvekslingoginnføringavnye meldinger • Håndbok:Driftavmeldingsutveksling Iverksetting, evaluering og revidering av avtalen

• Parteneergjensidigansvarligeforutarbeidelseogvedlikehold av rutiner. • Parteneergjensidigansvarligeforåoppdaterevedleggmed informasjon om ansvarlige ressurser og personer i den enkelte virksomhet.• Avvikfraderutinenesomgjelder,skaldokumenteresgjennom avviksmeldinger.• Avtalenskalevalueresetterbehov.• Avtalenkansiesoppmedtremånedersvarsel,avalleparter. Dersom avtalen blir sagt opp vil grunnlag for elektronisk sam- handling falle bort.

Sted/dato Underskrift Sted/dato Underskrift

Helseforetak Legekontor

Avtalen trer i kraft – Dato:

42

Vedlegg 3

Forslag til aktivitets-/ansvarskart for fastleger Side 1 av 1

Vestlandsløftet 28-11-12

Rapport A Utfører arbeidetForslag til tekst på milepelrapport: B Hovedbeslutning

b DelbeslutningO Opplæring/kompetanseoverføringR Må rådspørresI Må informeresr Kan tilkalles for diskusjon

Holder Er Estimat Ukenummer Milepælen skal være Ut- Gjen- tids- kvalitet antall 3 avsluttet ført stående planen? godkj.? timer 1 2 4 6 8 10 12 14 16 18 1 2 3 3 4 5

1 Kommunale legekontor? Starte prosjekt A A B2 Privat legekontor? Starte samarbeid BA3 Teknisk kartlegging gjennomført A A a A4 Teknisk tilrettelegging er gjennomført A a A Knyttet mot Norsk Helsenett Virksomhets-/Personlig sertifikat bestilt og lagt inn Tjenesteadressering registrert i NHN Meldingsserver installert PLO-modul installert Kommunikasjonsparter satt opp - Adressekit bestilt og installert - Manuelt registrert partnerinformasjon ( - Osean på plass - hele punktet overflødig) - Teste forbindelse - sende, motta, applikasjonskvittering5 Rutiner og retningslinjer klargjort A A a A I Tilpasninger/justeringer iht egen organisasjon gjort 6 Opplæring gjennomført A A a A A

UtdypningProblembeskrivelse:

Årsak:

Konsekvens:

Forslag til tiltak:

Aktivitets-/ansvarskartMilepæl er - meldingsutveksling!

FASTLEGE!

Pros

jekt

lede

r!

IKT-

ansv

arlig

lege

kont

or

Fast

lege

Råd

man

n

Sys

tem

bruk

er

IKT-

ansv

arlig

kom

mun

en

43

Vedlegg 4

Kundestøtte for elektronisk samhandling med Helse Vest

Til legekontorene,Legekontorene kan kontakte Helse Vest IKT Kundesenter vedrørende problemer med all elektronisk meldingsutveksling med Helse Vest og tilknyttede private ideelle institusjoner. Ta fortrinnsvis kontakt per telefon: 55 97 65 40. Dette for å sikre at kundesenteret får mulighet til å spørre om alle opplysningene de trenger for å løse saken. Eventuelt kan e-postadressen kundesenteret@helse-vest-ikt.no benyttes dersom problemstillingen ikke er pasient-spesifikk.

Kundesenteret skal også kontaktes ved endringer i rekvirentinformasjon, for eksempel når leger begynner eller slutter ved legekontoret. Bruk da e-postadressen rekvirentbestilling@helse-vest-ikt.no, eventuelt telefon.

E-post i NHNHelse Vest anbefaler sterkt at legekontorene har en e-postadresse i NHN (NHN) for å kunne samhandle med Helse Vest IKT Kundesenter. Dersom legekontoret har en slik e-postadresse vil Helse Vest IKT kunne sende dem oppdateringer på saker de har meldt inn. E-postadressen må være i NHN fordi Helse Vest av sikkerhetsmessige grunner ikke kan åpne sitt saksbehandlingssystem for e-postadresser på internett. Alle NHN Flex-avtalene inkluderer minst én e-postadresse.

KonfidensialitetFor å sikre konfidensialitet skal det ikke sendes noen form for pasientidentifiserende informasjon eller helseopplysninger i e-post og dette vil heller ikke registreres i saksbehandlingssystemet hos Helse Vest IKT.

Når legekontoret tar kontakt må Kundesenteret finne pasientens NPR-nummer (Norsk pasientregister-nummer), som er et entydig nummer som brukes i helseforetaket. Saken registreres av Kundesenteret med NPR-nummer og uten informasjon om kontakt med avdelinger eller behandlere. I stedet skal saken identifiseres med oppholdsperiode eller henvisningsdato.

Henvendelser vedrørende lab- og radiologisvar skal helst identifiseres med rekvisisjonsnummer.

Informasjon som trygt kan sendes i e-post:• Datoforoppholdellerhenvisning• Rekvisisjonsnummer• Meldings-id(finnesimeldingssentralen)• NPR-nummer

Ha klar følgende opplysninger før du tar kontakt• Opplysningeromlegekontoret o Legens navn og HPR-nummer eller HER-id o Legekontorets navn og helst organisasjonsnummer eller HER-id o Journalsystemoghelstversjon• Problembeskrivelse o Hvilken type elektronisk melding og hvor mange meldinger saken gjelder o Hva er problemet og hvor lenge det har vart

Kundesenteret har selv mulighet til å sjekke enkelte enkle problemstillinger og løse disse. Mer kompliserte saker fordeles videre til kompetansepersoner i Helse Vest IKT eller helseforetaket, avhengig av om problemet er teknisk eller innholdsrelatert.

Kundesenteret vil bruke informasjon fra NHN Adresseregister (http://www.nhn.no/tjenester/Adresseregister) for å identifisere legekontoret og ansatte. Det er derfor viktig at legekontoret holder informasjon om organisasjon og ansatte oppdatert.

Vedlegg 5

Eksempel fra Bergen- Informasjonsskriv til fastlegen

Elektronisk samhandling mellom fastlegene og pleie- og omsorg i kommunen

I hvilke situasjoner skal det kommuniseres?

Som hovedregel skal all kommunikasjon foregå elektronisk:• Statusrapporter• Behovforåvitehvilketjenesterbrukermottarfra kommunen• Oppdatertelegemiddelopplysninger• Vedbehovforbestilling/fornyelseavresept• Utleveringavmedisinskeopplysningeriforbindelsemed søknad om pleie og omsorgstjenester• Oppstartavkommunalepleieogomsorgstjenester

44

Meldinger som legene kan sende til pleie og omsorg:

Svar på forespørsel: Om time Om resept Om medisinske opplysninger Om IPLOS-rapportering – relevante diagnoser Om oppdaterte legemiddelopplysninger

Forespørsel om tjenestetilbudForespørsel om tilstandsvurderingMedisinske opplysningerLegemiddelopplysninger Orientering om dødsfallAvvik

Adressering av meldingene:Bergen kommune@ har seks tjenesteadresser og legen må velge en av disse når melding skal sendes. Disse er lagt inn i legens adresseregister:

• Sykepleietjeneste,pleieogomsorg(HSY,institusjon, bofellesskap)• Legetjeneste,pleieogomsorg(tilsynslege-sykehjem)• Saksbehandler,pleieogomsorg(forvaltningsenheten)• Fysioterapitjeneste• Psykiskkommunehelsetjeneste((psykiatriskHSYog bofelleskap)• Ergoterapitjeneste

Legekontorets ansvar og oppfølging:

Responstid:Når legen sender en forespørsel eller andre meldinger det forventes svar på, skal man kunne forvente svar innen neste virkedag fra kommunen.

Når legen mottar en forespørsel eller andre meldinger det forventes svar på, skal man kunne forvente svar så raskt som legen vurderer

Meldinger som legene kan motta fra pleie og omsorg:

Forespørsel: Om time Om resept Om medisinske opplysninger Om IPLOS-rapportering – relevante diagnoser Om oppdaterte legemiddelopplysninger

Svar på forespørsel: Om tjenestetilbud Om tilstandsvurderingLegemiddelopplysninger Helseopplysninger til lege: Statusrapport ØnskeomlegevurderingOrientering om tjenestetilbudOrientering om dødsfallAvvik

45

at det er behov for eller maks innen tre dager. Dette vil være situasjonsavhengig. Se ellers Retningslinjer for bruk av Elin-k meldinger.

Legekontoret plikter å følge med i meldingssentralen:• Foråsikreatmeldingssentralenikkestopperopp• Foråsikreatallemeldingersomsendesmottar applikasjonskvittering • Dersommanikkemottarapplikasjonskvitteringfrakommunen innen 24t, send en e-post til postmottak.profil@bergen.kommune.no• Følgeoppmeldingersomharfeilet(negativeapplikasjons- kvitteringer), se årsak til feil i selve kvitteringen og følg opp i henhold til det

Ved fravær utover tre dager:• måentenkollegavedhjelpavfraværsassistentoverta oppfølgingen av innkommende meldinger• dersomingenkanovertaansvaret,måkommunenvarselsslik at meldingstrafikken kan stanses i angitt periode (postmottak.profil@bergen.kommune.no )Ved behov for hjelp i forbindelse med meldinger:Dersom det gjelder oppretting og sending av melding i legens

journalsystem, eller feil knyttet til journalsystemet, må leverandør kontaktes. Se også veiledning fra leverandør.Dersom det gjelder meldinger man sender feil, må avviksrutiner følges og i de fleste tilfeller kan man benytte Avviksmeldingen. F eks dersom det er sendt melding på en pasient det ikke skulle vært sendt melding på.

Informasjon om elektronisk meldingsutveksling:Om Vestlandsløftethttp://www.nhn.no/kommunal-utbredelse-av-meldinger-i-vest-vestlandsloeftet

Om norm for informasjonssikkerhethttp://www.helsedirektoratet.no/normen

Retningslinjer for bruk av Elin-k meldinger:http://www.kith.no/upload/6653/KITH_R06-08-2012-v2.1-Veiviser-PLO-meldinger.pdf Med vennlig hilsen

VestlandsløftetMail: vestlandsloftet@bergen.kommune.no

46

Vedlegg 6KITH – Testpasienterhttp://kith.no/templates/kith_WebPage____580.aspx

Testpasient 1 - mannNavn Roland Gundersen Fødselsnummer 150765 00565 Gateadresse Flåklypa 31 Postadresse 2560 Alvdal Kommunenummer 0438

Testpasient 2 - mannNavn Finn Dottno Fødselsnummer 210164 00952 Gateadresse Åssiden31 Postadresse 3008 Drammen Kommunenummer 0602

Testpasient 3 – kvinneNavn Gry Telokk Fødselsnummer 120579 00499 Gateadresse Lungegaardsbakken13 Postadresse 5020 Bergen Kommunenummer 1201

Testpasient 4 - kvinneNavn Line Danser Fødselsnummer 131169 00216 Gateadresse Numedalsveien 52 Postadresse 3602 Kongsberg Kommunenummer 0604

Testpasient 5 - barnNavn Folke Danser Fødselsnummer 140198 00513 Gateadresse Numedalsveien 52 Postadresse 3602 Kongsberg Kommunenummer 0604

Testpasient 6 - D-nummerNavn Andine And D-nummer 700199 50032 Fødselsdato 30.01.1899 Gateadresse Numedalsveien 52 Postadresse 3602 Kongsberg Kommunenummer 0604

47

Vedlegg 7

Forslag til aktivitets-/ansvarskart – for kommunerSide 1 av 1

Vestlandsløftet 28-11-12

Rapport A Utfører arbeidetForslag til tekst på milepelrapport: B Hovedbeslutning

b DelbeslutningO Opplæring/kompetanseoverføringR Må rådspørresI Må informeresr Kan tilkalles for diskusjon

Holder Er Estimat Ukenummer MilepælerUt- Gjen- tids- kvalitet antall 3

ført stående planen? godkj.? timer 1 2 4 6 8 10 12 14 16 18 1 2 3 4 5 6 7 8 91 Prosjektet startet B2 Prosjektorganisasjon etablert A A A3 Prosjektmandat godkjent b B4 Organisatorisk kartlegging gjennomført A A R A Elektronisk journal brukes Elektronisk journal brukes i alle tjenester Dagens bruk av funksjoner er kartlagt5 Organisatorisk tilpasninger iverksatt A A b A R A B Elektronisk journal i bruk og oppdatert Medisinmodul i bruk og oppdatert Bruker og kontaktinformasjon i bruk og oppdatert Roller (primærkontakt, fastlege, pårørende) oppdatert Tjenester bruker mottar er oppdatert6 Informasjon gitt til rett person/instans til rett tid A I I I I I I I B Informasjonsplan utarbeidet Dialog mellom prosjekt og driftsorganisasjon klarlagt7 Teknisk kartlegging gjennomført A A A8 Teknisk tilrettelegging er gjennomført A A A B Knyttet mot Norsk Helsenett Tjenesteadressering registrert i NHN Meldingsserver installert PLO-modul installert Kommunikasjonsparter satt opp - Adressekit bestilt og installert - Manuelt registrert partnerinformasjon ( - Osean på plass - hele punktet overflødig) - Teste forbindelse - sende, motta, applikasjonskvittering9 Rutiner og retningslinjer klargjort A A A R R I B Tilpasninger/justeringer iht egen organisasjon gjort10 Rolleavklaringer gjennomført A A A A Meldingsansvar plassert Oppfølgingsansvar plassert Autorisering av ansatte gjennomført11 Opplæring gjennomført A A A I O O O B Opplæringsplan laget Bistand er vurdert og evt bestilt12 Oppfølging tilrettelagt Rapporteringslinjer klar A A A I R B Brukerstøtte etablert Meldingsflyten blir fulgt opp Organisatoriske tilpasninger/justeringer evt gjennomført Nye kommunikasjonsparter legges til (pkt 7,8,9,11)

UtdypningProblembeskrivelse:

Årsak:

Konsekvens:

Forslag til tiltak:

Aktivitets-/ansvarskartMilepæler - meldingsutveksling!

KOMMUNE!

Pros

jekt

lede

r!

IKT-

ansv

arlig

S

yste

man

svar

lig P

LO-

syst

em

Råd

man

n

Hel

se o

g om

sorg

sled

er

Kom

mun

eleg

e

Sent

ral p

rosj

ektg

rupp

e!E

nhet

sled

er

Sys

tem

bruk

er

Sty

rings

grup

pe

48

Vedlegg 8

Anbefaling om rutiner kommunen bør ha på plass

Vedlikeholdavkontaktinformasjontil • Sikreatenharoppdatertinformasjonomkontaktpersoneroghvordanenskalkontaktedenkommunikasjonsparter enkelte kommunikasjonspart ved avvik og andre behov for oppfølging i forbindelse med elektronisk meldingsutveksling o Legekontor bør oppgi både en lege, en sekretær som primært skal kontaktes, samt telefon nummer og epostadresse o Helseforetak og kommune bør ha et fast telefonnummer for support som gjelder oppfølging av meldingsutvekslingen, samt epostadresse • Sikreatsamarbeidsparterblirvarsletvedendringiegenkontaktinformasjon

Oppdateringavegetadresseregister • Sikreati meldingstjener og fagsystem o sentral meldingsansvarlig blir informert om når fastleger, vikarer og turnuskandidater skal begynne og slutte o disse blir opprettet/avsluttet i adresseregisteret AR i fagsystemet, knyttet til rett legekontor o adresser til andre samhandlingsparter (sykehus, Helfo, legekontor osv) blir endret/opprettet/ avsluttet i meldingstjener og fagsystem når disse endres eller kommunikasjon skal opprettes/ avsluttes • Rutineformidlertidigavslutningavadressernårlegerisolopraksisellerhelelegekontortarferie • Osean:Nårintegrasjonmellomfagsystem/meldingstjenerogNHNAdresseregistererpåplass, ventelig i løpet av 2013, vil den enkelte kommunikasjonspart vedlikeholde sine egne adresser i dette registeret, og alle andre vil kunne utnytte endringer uten å gjøre manuelle registreringer lokalt.

Oppdatering/endringiNHNAdresse- • RutineforåregistrereendringeriNHNAdresseregisterregisteravkommunensadresserfor • FørOsean:Rutineforåvarslekommunikasjonsparterdersomkommunenendreredi-adresse,mottak av elektronisk meldinger, samt virksomhetssertifikat, tjenesteadresse eller postadresse/besøksadresse, annenrelevantkontaktinfo. • EtterOsean:KommunikasjonspartervilfangeoppendringeneiNHNAdresseregister.

Oppdateringavpasientinformasjon • Sikreatendringavfastlegeblirfangetoppogregistretifagsystemet • Sikreatjournalansvarettilenhvertiderrettogsånårtjenestebrukerflytterellerfårnyeeller avslutter tjenester • Sikreatdettilenhvertiderregistrertrettetjenestertiltjenestebruker • Sikreatmedikamentopplysningenetilenhvertidstemmer • SikreatIPLOSoganneninformasjonerrett

Vedlikehold/sjekkavloggerifag- • Sjekkavinnogutgåendemeldingermedfasteintervallsystemogmeldingstjener • Sjekkavfeillogger • Verifisereatkommunikasjongår • Meldingtilsamarbeidspartnereomkommunikasjonikkegår • Meldingtilinterntpersonellomloggavdekkerfeiliutfyllingave-meldinger • Meldingtilsamhandlingspartomatdeterfeilpåe-meldingersomkommerinn(utenfødsels nummer, feil kommune med mer)

49

Sertifikathåndtering • Holdeoversiktoverutløpavsertifikatforkommunenogallesamhandlingsparter • Passepååfåbestiltnyttvirksomhetssertifikattilkommunenca1månedførdetgårut • Hentenyttvirksomhetssertifikattilsamhandlingsparterførdetgamleutløper

Sjekkave-postkasserifagsystem • Manmåsikrekontrollogoppfølgingavpostkasseneifagsystemet.Postkassersjekkesminsten gang hver time i arbeidstiden på virkedager, og minst to ganger pr vakt ellers

Manuellerutinemeldingsutveksling • Sikreatomdatasystem/meldingeruteavdriftilengertid,blirdetiverksattmanuellerutiner(Systemuteavdrift) • Sikreatnårsystem/kommunikasjoneroppeigjen,såblirdedatasomermanueltbehandleti perioden lagt inn i fagsystemet

Internopplæring • Opplæringibrukavmeldingsfunksjonalitetifagsystem • Opplæringibrukaavplo-meldingene,bådeiforholdtilfrister,mottaker,innholdmedmeretter gjeldende samhandlingsrutine • Opplæringforsystemansvarligeisjekkavkommunikasjonslogger

Feilsøkingvedstoppimeldings- • Sjekkomkommunikasjonenerstoppetmotbareenellerflerekommunikasjonsparter.Feilsøkututveksling fra situasjonen (kontakt NHN, eller den samhandlingsparten kommunikasjonen er stoppet opp mot)

Innleggingogtestavnyversjonav • Sjekkeatnyversjonharstøtteogergodkjentforrettformatave-meldingenefagsystem. • Rutinefortestinginterntogmoteksternsamarbeidspart

Oppdateringavmeldingstjener • Sjekkeatnyversjonharstøtteforrettetyperogversjoneravmeldingene • Rutinefortestinginterntogmoteksternsamarbeidspart

Avviksrutinerinterntikommunen • Forsøktbruke-meldingmotinternpartisystemet(feilbruk) • Ikkeåpnet/svartihenholdtilfrist • Stoppikommunikasjon • Uheldigeformuleringerimeldingene

Avviksrutinermoteksterne • Nårskalavviksmeldingbenyttesoghvordansamhandlingsparter • Hvilkeavvikmåhåndterespåandremåteroghvordan

Vedlegg 9

Eksempel fra Bergen kommune

Rutine for elektronisk meldingsutveksling med fastlege.

Hensikt:Sikre at elektroniske meldinger i Profil blir lest og fulgt opp i henhold til gjeldene rutine, slik at pasientene får riktige tjenester og behan-dling følges opp.

BruksområdeRutinen gjelder for all elektronisk meldingsutveksling mellom fastleger og resultatenheter i Bergen kommune.

Ansvar og myndighetDen enkelte resultatenhetsleder har ansvar for at rutinen gjøres kjent og følges opp på det enkelte tjenestested. Resultatenhetsleder skal sørge for at den som yter hjelp til bruker/pasient gis nødvendig opplæring av rutinen.

Reglement:Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp.

Referanse:Veileder i bruk av elektroniske meldinger i Profil, Bergen kommuneListe over angitte initialer.

Legemiddelhåndtering utenfor institusjon

Nr. Beskrivelse Frist Ansvarlig

1.0 Fordele meldinger fra «Innboks» til «Gruppens ubeh. mld.» mandag-fredag Fortløpende Sentralt innen ordinær arbeidstid. meldingsmottak 1. Meldinger fordeles etter tjenesteadressering til utøvende tjenestested når pasienten har aktive tjenester. 2. Meldinger fordels i henhold til liste av angitte initialer. 3. Ukjent bruker registreres i Profil i dialog med FVE.

2.0 Følge opp meldinger i «Gruppens ubeh. mld.». Meldinger følges opp Ansatte som sender 1. Søk etter meldinger som er fordelt til initialer på eget tjenestested fortløpende og innen og følger opp 2. Endre status på meldinger som DU følger opp til: «under behandling». 1 virkedag meldinger Legg inn dine Profilinitialer som ansvarlig (evt bruk mikrosøk – mellomromtast + tabulator) Oppdatering av journal 3. Endre status til «ferdigbehandlet» når du har fulgt opp meldingen gjøres fortløpende 4. Sendte meldinger som feiler, eller mangler kvittering, følges opp i henhold til veileder Legemiddelendring i henhold til informasjon fra lege skal umiddelbart føres i legemiddel-modulen i Profil gjøres fortløpende.

3.0 Ferdigbehandling av melding under «Gruppens ubeh. mld» Snarest og innen Ansatte som • Endrestatustil«ferdigbehandlet» 14dager senderogfølger opp meldinger 4.0 Oppfølging av eget tjenestested • Kontrollerommeldingerblirfulgtoppihenholdtilgjeldenderutine Ukentlig Leder

50

51

Vedlegg 10

Eksempel fra Bergen kommuneRutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak.

Formål Sikre at elektroniske meldinger i Profil blir lest og fulgt opp i henhold til gjeldene rutine, slik at pasientene får riktige tjenester og at igang-satt behandling følges opp.

BruksområdeRutinen gjelder for all elektronisk meldingsutveksling mellom helse-foretak og resultatenheter i:• Etatforhjemmesykepleie• Etatfortjenestertilutviklingshemmede,inkludertprivatdrevne enheter• Etatforalders-ogsykehjem,inkludertprivateinstitusjoner• Etatforpsykiskhelseogrustjenester• PrivateleverandøreravHSY(hjemmesykepleie)• Etatforhelsetjenester-(ergo/fysioterapi)

Ansvar og myndighetDen enkelte resultatenhetsleder har ansvar for at rutinen gjøres kjent og følges opp på det enkelte tjenestested. Resultatenhetsleder skal sørge for at den som yter hjelp til bruker/pasient gis nødvendig opplæring rutinen.

Reglement:o Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløpo Samarbeidsavtale med spesialisthelsetjenesten - inn- og utskriving somatisk sektor

Referanse:o Veileder i bruk av elektroniske meldinger i Profil, Bergen kommuneo Liste over angitte initialero Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom Forvaltningsenhetene og helseforetak

Definisjonero Utførerledd: de som yter hjelp til bruker/pasient, det vil si det aktuelle tjenestestedeto HSY:Hjemmesykepleieo PSS: Psykiatrisk sykepleieo UTVH: tjenester til utviklingshemmedeo INST: alders- og sykehjem

52

Beskrivelse av tiltak

Fordele meldinger fra «Innboks» til «Gruppens ubeh. mld.» mandag -fredag innen ordinær arbeidstid. Meldinger fordeles i henhold til liste av angitte initialer. Sentralt meldingsmottak fordeler alle meldinger til FVE med unntak av: • «Meldingominnlagtpasient» • «Utskrivningsrapport» • «Meldingomutskrevetpasient»Disse fordeles til utøvende tjenestested når pasienten har aktive tjenester av typenHSY,PSS,UTVH,INST.Ukjent bruker registreres i Profil i telefondialog med FVE.

Oppfølging etter ordinær arbeidstid, helg og helligdager av alle meldinger: • Ansvarsvaktendag-kveld-nattfordelermeldingerfra«Innboks»påeget tjenestested og følger opp de aktuelle meldingene. Disse er: o «Melding om innlagt pasient» o «Melding om utskrivningsklar pasient» på kjent bruker uten endret hjelpebehov o «Utskrivningsrapport» og «melding om utskrevet pasient»- tilsvarende som i vanlig arbeidstid • Sykepleier/vernepleiersomharansvarsvaktskalhatilgangtil«Innboks» • Innboksensjekkesvedbegynnelseavhvervaktogmidtivakten(dag- kveld-natt)

Følge opp meldinger i «Gruppens ubeh. mld.» mandag-fredag kl.08 00- 15 00: 5. Søk etter meldinger som er fordelt til initialer på eget tjenestested 6. Endre status på meldinger som DU følger opp til: «under behandling». Dine initialer vil da bli satt inn som saksbehandler. 7. Endre status til «ferdigbehandlet» når du har fulgt opp meldingen 8. Sendte meldinger som feiler, eller mangler kvittering, følges opp i hen hold til veileder «Melding om innlagt pasient» • Alleaktivetjenestermåleggesi«Midlertidigopphør».(unntak:bolig, TRA(trygghetsalarm), SOP (serviceoppdrag) • Meldingskalsvarespåmed«Innleggelsesrapport»

«Innleggelsesrapport» – som respons på « Melding om innlagt pasient»OBS: sjekk at opplysninger er korrekte- bruk «vis melding» • Dersompasientenharaktivetjenester • DersompasientenikkeharaktivetjenesterDersom bruker ikke mottar hjelp til medikamenthåndtering, skal det IKKE følge med opplysninger om legemidler. Dette må hakes av inne i meldingsbildet under arkfanen medikamenter. Andre opplysninger kan også hakes bort, dette må vurderes.

Frist

Fortløpende

Ved vaktens begynnelse og midt i vakten(dag-kveld-natt)Melding skal være fulgt opp innen vaktens slutt.

Fortløpende kontroll og oppfølging i henhold til avtalte tidsfrister, og minimum tre ganger på hver dagvakt

Fortløpendeog senest innen 1 døgn

Snarest og senest innen 1 døgn

ANSVAR

Sentralt meldings-mottak

Utførerledd

Utførerledd

FVE/ Utførerledd

Utførerledd

FVE

Nr

1.0

1.1

2.0

2.1

2.2

Handling

53

Beskrivelse av tiltak

«Helseopplysning ved søknad» • SomTIDLIGMELDING–tilorientering • Somendringavtidligmelding–tilorientering • Somsøknadelleranneninformasjon–tilbehandling

«Forespørsel»/«svar på forespørsel» – mottak og sending • Vedny/endringavtjeneste,skalFVEfølgeopp • Derutøvendetjenestekansvare,skalFVEomfordelemeldingenetter liste over initialer • DersomFVEellertjenestestedønskerytterligereopplysningerkan «Forespørsel» benyttes inntil «Melding om utskrevet pasient» er mottatt

«Melding om utskrivningsklar pasient» • Bekreftelsepåomognårpasientenkantasimotavkommunen «Utskrivningsrapport» • Følgesoppavutøvendetjenestested • Justeringeripasientjournalenetterbehov

«Utskrivningsrapport»• Følgesoppavutøvendetjenestested• Justeringeripasientjournalenetterbehov

«Melding om utskrevet pasient» • Ferdigbehandlesavutøvendetjenestested

Oppfølging av eget tjenestested • Kontrollerommeldingerblirfulgtoppihenholdtilgjeldenderutine

OpplæringOpplæring av ansatte vedrørende elektronisk meldingsutveksling mellom resul-tatenheter og helseforetak, skal skje internt på det enkelte tjenestested.

Frist

Leses snarest og senest innen ett døgn. Oppfølging etter innhold

Fortløpende og etter innhold

Meldingen skal svares på snarest og innen 2 timer

Leses og følges opp snarest, og senest innen vaktens slutt

Følges opp snarest, og senest innen vaktens slutt

Ukentlig

ANSVAR

FVE

FVE/ utførerledd

FVE

Utførerledd

Utførerledd

Resultat-enhetsleder

Resultat-enhetsleder

Nr

2.3

2.4

2.5

2.6

2.7

3.0

4.0

Avvik: Når et eller flere punkter under Handling ikke er fulgt, følges gjeldende retningslinje

54

Vedlegg 11

Eksempel fra Bergen kommuneRutine for elektronisk meldingsutveksling mellom Forvaltningsenhetene og helseforetak

Formål Sikre at elektroniske meldinger i Profil blir lest og fulgt opp internt i FVE i henhold til gjeldene rutine, slik at pasientene får riktige tjenester og igangsatt behandling følges opp.

Forvaltningsenheten forutsetter at utførerleddene har egne rutiner for mottak og oppfølging av elektroniske meldinger fra helseforetakene.

BruksområdeRutinen gjelder for all elektronisk meldingsutveksling mellom helseforetak og Etat for forvaltning

Ansvar og myndighetLeder i den enkelte forvaltningssone har ansvar for at rutinen gjøres kjent og følges opp på det enkelte tjenestested. Leder skal sørge for at opplæring gjennomføres og vedlikeholdes for ansatte i Forvaltningssonen.

Reglement: o Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i pasientforløp o Samarbeidsavtale med spesialisthelsetjenesten - inn- og utskriving somatisk sektor

Referanse: o Veileder i bruk av elektroniske meldinger i Profil, Bergen kommune o Liste over angitte initialer o Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom resultatenheter og helseforetak o Telefonliste private leverandører av PBH o Telefonliste private leverandører av BPA

Definisjoner o Meldingsansvarlig: Ansatt i FVE som har ansvar for å sjekke og videreformidle gruppens ubehandlede meldinger daglig, mandag til fredag 08-15. o Utførerledd: de som yter hjelp til bruker/pasient, det vil si det aktuelle tjenestestedet o HSY:Hjemmesykepleie o PSS: Psykiatrisk sykepleie o UTVH: tjenester til utviklingshemmede o INST: alders- og sykehjem

Handling

Beskrivelse av tiltak

Følge opp meldinger i «Gruppens ubeh. mld.». • Meldingsansvarligsøkerettermeldingersomerfordelttilinitialer(se liste over initialer) på eget tjenestested

«Melding om innlagt pasient» • Svarepåtildeltmeldingmed«Innleggelsesrapport.».(meldingerpå brukeresomharaktivetjenesteravtypenHSY,PSS,UTVHogINSTsvares på av utførerleddene) OBS: må sjekke at opplysningene som sendes er oppdaterte (trykk på ”vis melding” for å få en oversikt over innholdet i meldingen). Dersom bruker ikke mottar hjelp til medikament- håndtering, skal det IKKE følge med opplysninger om legemidler. Dette må hakes av inne i meldingsbildet under arkfanen medikamenter. Andre opplysninger kan også hakes bort, må vurderes. • Alleaktivetjenestermåleggesi«Midlertidigopphør». (unntak: bolig, TRA, SOP) • VedrørendebrukeresommottarPBHfraprivatleverandørogBPAfra privat leverandør, må denne varsles på tlf. om at bruker er innlagt

Frist

Fortløpende

Fortløpende og senest innen 24 timer.

ANSVAR

Meldingsansvarlig i FVE

Meldingsansvarlig FVE

Nr

1.0

1.1

55

Beskrivelse av tiltak

«Helseopplysning ved søknad» 1. Merket TIDLIGMELDING – til orientering 2. Merket ENDRING AV TIDLIGMELDING – til orientering 3. MerketSØKNADELLERANNENINFORMASJON–behandlingHANDLING FOR ALLE 3 PUNKT: • MeldingsansvarligFVEmåfortløpendeinformereansvarligsaksbe- handler eller annen saksbehandler i teamet/Forvaltningsenheten NB: bruk merknadsfeltet aktivt! • SaksbehandlersomfårmeldingenendrerstatustilFERDIGBEHANDLET og legger inn egne initialer.

«Forespørsel»/«svar på forespørsel» – mottak og sending • Meldingsansvarliggirbeskjedvidereommottatt«forespørsel»tilaktuell saksbehandler, eller annen saksbehandler i teamet/Forvaltningsenheten • Saksbehandlersvarerpåmeldingen,ogendrerstatustilFERDIG BEHANDLET og legger inn egne initialer • Saksbehandlerkanvedbehov,inntil«Meldingomutskrevetpasient»er mottatt, sende forespørsel tilbake til helseforetaket

«Melding om utskrivningsklar pasient» • Meldingsansvarliggirbeskjedvidereomat«meldingom utskrivningsklar pasient» er mottatt, til aktuell saksbehandler, eller annen saksbehandler i teamet/Forvaltningsenheten • Saksbehandlersvarerpåmeldingenmed«forespørsel»ogbekrefternår pasienten kan tas i mot av kommunen og hvilket tjenestetilbud kommunen gir. • SaksbehandlerendrerstatustilFERDIGBEHANDLETogleggerinnegne initialer. Spesielt for helg: For nye pasienter og pasienter som har økt hjelpebehov, og som ikke varslet utskrivningsklar til forvaltningen før fredag kl. 12 00 (dette klokkeslett er internt avtalt mellom FVE og utfører i kommunen, og er ikke en del samarbeidsavtalen med 2. linjen), kan kommunen velge å la pasienten ligge i sykehus over helgen.

«Utskrivningsrapport» og «melding om utskrevet pasient» • Følgesoppavutøvendetjenestested

Oppfølging av eget tjenestested • Kontrollerommeldingerblirfulgtoppihenholdtilgjeldenderutine

RapporterMeldingsansvarlig i FVE tar ut rapport på gruppens ubehandlede meldinger og bringer med til morgenmøte hver morgen. Rapport tas ut på følgende måte i profil:

Frist

Leses snarest og senest innen 24 timer. Oppfølging etter innhold

Fortløpende, etter in-nhold og innen arbeids-dagens slutt

Meldingen skal svares på snarest og innen 2 timer

Leses snarest

Ukentlig

Daglig

ANSVAR

Meldingsansvarlig FVE, Saksbehandler

Meldingsansvarlig i FVE

Saksbehandler

FVE

utførerledd

Leder i den enkelte forvaltnings-sone

Meldings-ansvarlig i FVE

Nr

1.2

1.3

1.4

2.0

3.0

56

4.0

Avvik: Når et eller flere punkter under Handling ikke er fulgt, følges gjeldende retningslinjer

Lenke til PPS-opplæring i samhandlingsrutiner

Beskrivelse av tiltak

• Rapporter • Elektroniskemeldinger • Meldingsliste/saksbehandling • «Nullut»saksbehandlerinitialer. • Velgdistrikt:HSY,Institusjon,botjenestertilutv.h.,ergo/fysioMandag morgen må rapporten tas ut etter at sentralt meldingsmottak har fordelt meldinger på tjenestestedene. (Kl. 09.00)

OpplæringOpplæring av ansatte i Forvaltningsenheten vedrørende elektronisk melding-sutveksling mellom Forvaltningsenhetene og helseforetaket vil foregå internt i Forvaltningsenheten

FristANSVAR

Leder i den enkelte forvaltnings-sone

57

Vedlegg 12

Eksempel fra ArendalRutine meldingsovervåking – PLO

FormålSikre gode rutiner og klare ansvarsforhold knyttet til kommunens elektroniske samhandling med andre aktører i helse- og om-sorgssektoren. Påse at kommunen oppfyller kravene i Normen.

OmfangGjelder drift og forvaltning av all elektronisk samhandling knyttet til fagsystemet og meldingssystemetTeknisk overvåking (drift)− servere / prosesser / linjer

Meldingstrafikken (drift)− Meldingsflyt – ulike steg i meldingstrafikken− Oppdage feil i sending og mottak− Starte feilsøking og eller varsle de som skal feilsøke

Rutineoppfølging (forvaltning)− Følge rutiner for behandling av meldinger− Følge opp frister for svar på forespørsler− Følge opp kvitteringer på meldinger kommunen sender− Sørge for opplæring av ansatte

Roller og ansvarRådmannen• Rådmannen-dendatabehandlingsansvarlige-eransvarlig for at elektronisk meldingskommunikasjon skjer i samsvar med kravene i Normen – Krav til elektronisk meldingsutveksling• Forankringtilmeldingsutveksling• Ansvarforressurser/budsjetter

Teknisk drift• Tekniskovervåking(drift)–servere/prosesser/linjer• OverordnetovervåkingavMeldingsloggen• Tettsamarbeidmedadministratorformeldingsserver• Opprettholdeavtaltservicenivåogoppetid

Meldingsserver - administrator • Konfigurasjon• Oppsettkommunikasjonsparter• Administrereavtaler(CPA)• Testing

• Feilsøking• Kontaktpersonmotkommunikasjonspartene

Meldingsansvarlig kommune • Overordnetansvarligforkommunenselektroniskesamhandling.• Kanfølgedentotalemeldingstrafikken• Harmyndighetogansvartilåutarbeideogkorrigererutiner• HaravtalemedITAvdeling/Tekniskdrift• KontaktmedSupporthosleverandører• VedlikeholdeinfoiNHNAdresseregister

Systemansvarlige fagsystem• Brukerstøtte• Opplæring• Oppfølgingmeldingsoversiktifagsystemet

Meldingsansvarlige i avdelingene/teamene• Overvåkeatavtalterutinerblirfulgt• Korrigereellerrapportereavvikirutinene• Supportogopplæring(superbruker)

Meldingsbehandler/sluttbruker• Detteersluttbrukeren• Følgeavtalterutinerforaktuellmeldingstype• Oppdageograpportereavvik

RutinerTeknisk drift• Overvåkermeldingsloggendagligogmelderfeiltil administrator for meldingsserveren ved å sende en e-post med skjermdump.

Administrator - meldingsserver• Feilsøker,retterogtarevt.kontaktmedsupporthosleverandør• Oppretternyekommunikasjonspartervedbehovogholder konfigurasjon oppdatert.• Vurdereromkommunikasjonspartenskaloppdateresmanuelt eller automatisk fra NHN• Sørgerforatsertifikaterergyldige• Kontakterkommunikasjonspartenehvisdetoppstårfeili meldingstrafikken• Varslerkommunikasjonspartenevedoppgraderingerog planlagt driftsstans gjennom et eget skriv som sendes både som e-post og brev• Testeratmeldingsflytengårsomnormaltetteroppgraderinger og feilrettinger

58

Meldingsansvarlig kommunen• Sjekkeratmeldingsflytengårsomnormaltmedsamtlige kommunikasjonsparter ved å sjekke loggen jevnlig.• SørgerforatrutinereroppdaterteogisamsvarmedNormen, finansieringsforskriften, og Delavtaler samhandling.• HaravtalemedIKTAgderommeldingsovervåkning• HarkontaktmedSupporthosleverandøroghoskommunikas jonspartenes leverandører ved behov for felles innsats, for eksempel i forbindelse med oppretting av nye kommunikasjon sparter eller feil som krever felles innsats.• VedlikeholderkommunensopplysningeriNHNAdresseregister.

Systemansvarlige fagsystem• Girbrukerstøttenårenkeltpersonerhenvendersegmed problemer• Inkludereropplæringimeldingsserverisittkurstilbud• Gjennomgårmeldingsoversiktenifagsystemetogsjekkerfor ubehandlede meldinger minst 1 gang pr.uke. Gir beskjed til tjenesten hvis det er ubehandlede meldinger som er mer enn 7 dager gamle. Gir beskjed til enhetsleder hvis det oppdages meldinger som ikke er behandlet.

Meldingsansvarlig avdelingene/teamene• Sørgerforatdeteretablertgoderutinerfordagligoppfølging av meldingene og at avtalte rutiner blir fulgt.

• Sørgerforatavvikirutineneblirkorrigertellerrapportert.• Bistårmedlokalbrukerstøtteogopplæringavnyemed- arbeidere.• Meldingsansvarligepåavdelingensjekkermeldingsoversikteni fagsystemet daglig og håndterer nye brukere. o Nye brukere som det søkes tjenester for registreres i fag- systemet og meldingen kobles automatisk o Nye brukere som er feilsendt slettes og avviksmelding sendes avsender• Meldingsansvarligeiavdelingene/teamenesjekkermeldings- oversikten på status for sendte meldinger og at mottatte meldinger merkes som behandlet.

Meldingsbehandler- sluttbruker• Sluttbrukerskalsetteseginnigjeldenerutinerformeldings- utveksling og meldingsovervåkning og følge disse.• Haransvarforåfølgemedpåatdetkommerkvitteringerpå meldinger som sendes. • Haransvarforåmerkemeldingersombehandletnårdeerlest og fulgt opp• Dersomavvikoppdages,varslesdetteettergjeldendeav- viksrutiner, se rutinebeskrivelser PLO-meldinger.

Kontaktinformasjon

Ansvarsområde Navn Epostadresse Telefon

Teknisk drift Administrator meldingsserver Meldingsansvarlig kommune Systemansvarlige fagsystem Meldingsansvarlig avdeling

59

Vedlegg 13

Forslag til regionale rutiner fra Helse Vest - SUS

Rutiner for PLO-meldinger

Beskrivelse av hvordan PLO-meldinger kan benyttes i pasientforløp

HensiktRutinene beskriver bruk av PLO-meldinger mellom sykehus og kommuner. Rutinene er tilpasset betalingsforskriften og gjeldende samarbeidsavtaler mellom sykehuset og kommunene om pasientforløp.

60

Ved innleggelse av pasient på sykehus

Sykehuset kartlegger om pasienten:•Mottarkommunalehelse-ogomsorgstjenester.

•Kanhabehovforkommunalehelse-ogomsorgstjenesterettersykehusoppholdet.

All meldingsutveksling forutsetter at det er registrert PLO kommune på pasientoppholdet i DIPS.

Pasienten mottar kommunale tjenester

Kommunen sitt ansvar

Oppfølging av mottatt melding om innlagt pasient

Dersom pasienten mottar helse- eller omsorgstjenester fra kom-mune skal «Innleggelsesrapport» sendes. Nødvendig informasjon som sykepleieopplysninger, funksjonsbeskrivelse, hjelpemiddelbe-hov og medisinliste (når aktuelt og tilgjengelig) skal være med. •Ansvarlig:Helsepersonell(tjenesteutøver) •Frist:Såsnartsommulig,ogsenestinnen24timer.

NB: Innleggelsesrapport kan sendes før melding om innlagt pasient der det er kjent for kommune at pasienten innlegges på sykehuset

Oppfølging av mottatt helseopplysninger, varsel om innlagt pasientKommune skal innlede samarbeid med sykehuset og innhente nød-vendig og utfyllende informasjon vedrørende pasienten ved å sende forespørsel/svar på forespørsel

•Ansvarlig:Saksbehandler •Frist:Såsnartsommuligogsenestinnenførstevirkedag

Sykehus sitt ansvar innen 24 timer

Melde til kommunen om innleggelse

Sykehuset sender «Melding om innlagt pasient» så snart det er kart-lagt at pasienten mottar kommunale tjenester •Ansvarlig:Sykepleieriakuttmottak/påsengepost •Frist:Innen24timerfraankomstiakuttmottaket

Oppfølging av mottatt InnleggelsesrapportSykehuset skal vurdere informasjonen som mottas, og etter behov innhente nødvendig og utfyllende informasjon vedrørende pasient-en ved å sende forespørsel/svar på forespørsel

•Ansvarlig:Sykepleier •Delansvarlig:Lege(måsamstemmeevtlegemiddelinformasjon) •Frist:Såsnartsommulig

Vurdere pasient og varsle kommune om pasientens status, antatt forløp og forventet utskrivningstidspunktSykehuset sender «Helseopplysninger, varsel om innleggelse» for å gi kommune informasjon om pasientens status, antatt forløp og forventet utskrivningstidspunkt

•Ansvarlig:Sykepleieriakuttmottakellerpåsengepost •Frist:Innen24timerfraankomstakuttmottaket

NB: Der det antas å være behov for omfattende eller langvarig be-handling på sykehus, eller det på grunn av pasientens helsetilstand ikke er mulig å foreta vurdering innen 24 timer, skal vurderingene foretas og varsles så snart det lar seg gjøre.

61

Under oppholdet

Sykehuset vurderer om:•deterendringeripasientenstilstand,antatthjelpebehovellerforventetutskrivningstidpunkt.

•pasientenerutskrivningsklar

All meldingsutveksling forutsetter at det er registrert PLO kommune på pasientoppholdet i DIPS

Endringer i tilstand eller hjelpebehov

Kommunen sitt ansvar

Oppfølging av mottatt helseopplysninger

Kommune skal fortsette samarbeidet med sykehuset og even-tuelt innhente nødvendig og utfyllende informasjon vedrørende pasienten ved å sende forespørsel/svar på forespørsel •Ansvarlig:Saksbehandler •Frist:Såsnartsommuligogsenestinnenførstevirkedag

Kommunen sitt ansvar

Oppfølging av varsel om utskrivningsklar pasient

Kommune gir tilbakemelding til sykehuset om når kommune kan ta imot pasienten ved å bruke «svar på forespørsel» på mottatt melding •Ansvarlig:Saksbehandler •Frist:StrakskommuneharmottattMeldingomutskrivningsklar pasient (kommunen har etter avtale 3 timer responstid om pasient kan tas imot samme dag)

Pasienten er IKKE lenger utskrivningsklar

Kommunen sitt ansvarOppfølging av varsel om at pasienten ikke er utskrivningsklar

Kommune tar meldingen til etterretning og etterspør opplysninger med forespørsel/svar på forespørsel ved behov

•Ansvarlig:Saksbehandler •Frist:Såsnartsommulig

Sykehus sitt ansvar

Varsle kommune om endringer

Sykehuset sender «Helseopplysninger» for å gi kommune nødvendig informasjon om endringer i pasientens tilstand, funksjonsnivå, antatt hjelpebehov eller endringer i forventet utskrivningstidspunkt. •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Straksvedendringerfratidligeresendt(e)helse- opplysninger («varsel om innleggelse»)

Pasienten er utskrivningsklar

Sykehus sitt ansvar

Varsle kommune om utskrivningsklar pasient

Når pasienten er utskrivningsklar skal sykehuset sende «Melding om utskrivningsklar pasient» •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Straksansvarliglegehardefinertatpasientenerutskriv- ningsklar. Meldingen sendes i henhold til gjeldende avtale.

Pasienten er IKKE lenger utskrivningsklar

Sykehus sitt ansvar Varsle kommune om at pasient ikke lenger er utskrivningsklar

Dersom pasienten grunnet endringer i sykdoms tilstand eller feil ikke lenger anses som utskrivningsklar sendes «Avmelding utskrivningsklar pasient»; enten som reell avmelding eller som en tilbakekalling (sletting) av sendt melding om utskrivningsklar pasient •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Straks

62

Ved utskrivning

All meldingsutveksling forutsetter at det er registrert PLO kommune på pasientoppholdet i DIPS.Endringer i tilstand eller hjelpebehov

Ved utskrivning

Sykehus sitt ansvar

Gi tilstrekkelig informasjon til kommune ved utskrivning av pasient

Sykehuset sender «Utskrivningsrapport lege/spl» med tilstrekkelig in-formasjon for at kommunen skal kunne følge opp pasienten videre •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Delansvarlig:Utskrivendelegemåsørgeforoppdatertlege- middelinformasjon ved utskrivning •Frist:Nårpasientenskrivesut

Melde om utskrevet pasient •Sykehusetsender«Melding om utskrevet pasient» •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Nårpasientenskrivesut

Sykehuset sender kopi av «Epikrise» med tilstrekkelig informasjon for at kommunen skal kunne følge opp pasienten videre•Ansvarlig:Epikriseansvarliglege•Frist:Innen7dager

Kommunen sitt ansvar

Oppfølging av UtskrivningsrapportKommunen bruker informasjonen til å følge opp pasienten med rett behandling videre •Ansvarligforålesemeldingen:Tjenesteutøver •Frist:Såsnartsommulig

Oppfølging av Melding om utskrevet pasient Kommunen bruker informasjonen til å følge opp pasienten med rett behandling videre. •Ansvarligforålesemeldingen:Tjenesteutøver •Frist:Såsnartsommulig

Oppfølging av EpikriseKommunen bruker informasjonen til å følge opp pasienten med rett behandling videre •Ansvarligforålesemeldingen:Tjenesteutøver •Frist:Såsnartsommulig

63

Dialogmeldinger

Dialogmeldinger brukes mellom sykehus og kommune til informasjonsutveksling/god dialog og for å sende avvik knyttet til aktuell pasient.

Forespørsel / Svar på forespørsel

Sykehus sitt ansvar

Forespørsel/svar på forespørsel sendes fra sykehus •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Etterbehov

Forespørsel/svar på forespørsel mottas på sykehus •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Straks

Ved mottatt forespørsel skal svar på forespørsel sendes tilbake der svar kreves

Kommunen sitt ansvar

Forespørsel/svar på forespørsel sendes fra kommune •Ansvarlig:Saksbehandlerellertjenesteutøver •Frist:Etterbehov

Forespørsel/svar på forespørsel mottas i kommune •Ansvarlig:Saksbehandlerellertjenesteutøver •Frist:Såsnartsommulig

Ved mottatt forespørsel skal svar på forespørsel sendes tilbake der svar kreves

Forespørsel/Svar på forespørselForespørsel og svar på forespørsel skal sendes etter behov for å understøtte god dialog underveis i pasientforløpet. For eksempel: •Utveksleinformasjon •Etterspørreinformasjon •Forespørselomsamarbeidsmøter •Suppleringavinformasjoni.f.tlegemidler •Funksjonsnivå •Annet

Forespørsler som haster skal ringes om i tillegg til å sendes elektronisk.

AvviksmeldingAvviksmelding skal omhandle pasient og være knyttet til aktuell melding fra avsender. Denne type avvik skal dokumenteres i pasientjournalen. For eksempel: •Feilsending(f.eksikkemottarkommunaletjenestereller melding er sendt til feil kommune) •Mangelfulleopplysninger•AnnetNB: Avviksmelding skal ikke benyttes i forbindelse med systemavvik

All meldingsutveksling forutsetter at det er registrert PLO kommune på pasientoppholdet i DIPS.

Avviksmelding

Sykehus sitt ansvar

Avvik sendes fra sykehus •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Når:Såsnartavviketoppdages

Avvik mottas på sykehus •Ansvarlig:Sykepleierpåsengepost •Frist:Såsnartavviketmottas

Mottatt avvik skal håndteres etter behov. Feilsendt melding må resendes til rett mottaker, og mangelfull informasjon må korrigeres/suppleres

Kommunen sitt ansvar

Avvik sendes fra kommune •Ansvarlig:Saksbehandlerellertjenesteutøversomoppdager avviket •Frist:Såsnartavviketoppdages

Avvik mottas i kommune •Ansvarlig:Saksbehandlerellertjenesteutøver •Frist:Såsnartavviketmottas

Mottatt avvik skal håndteres etter behov. Feilsendt melding må resendes til rett mottaker, og mangelfull informasjon må korrigeres/suppleres

vestlandsloftet@bergen.kommune.no