W ork f low M anagement

WorkflowManagementIT in Bedrijf hoofdstuk 4Totaaloverzicht*IT in bedrijf Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat?H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen?H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgevingH4 Workflow management

IT in bedrijf Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1)WorkflowManagement


Reikwijdte en leeraccenten WfM

X


WfMC: Flow of work


(4.1.2) Het begrippenkader [Tabel 4-1] Logistiek proces Workflow procesGoederenstromenTastbare productenKapitaalintensiefCentrale besluitvormingVoornamelijk primair procesBuffer tussen proces en klantInfo-stromen(Niet) tastbare productenArbeidsintensiefDecentrale besluitvormingGeen beperkingenKlant neemt deel aan proces


(4.1.3] / (Fig 4-1) Het WfM-paradigma

CasusGereedCasus ActorActiviteit >TaakTrigger


[4.1.3] Begrippenkader (WfM-paradigma)Actor (Opdrachtgever en/of opdrachtnemer)Een mens, machine of organisatorische eenheid die zelfstandig activiteiten kan uitvoeren of verantwoordelijkheid kan dragen voor de uitvoering van activiteiten.Activiteit / handeling De uitvoering van een taak[opdracht] door een resource.CasusHetgeen dat door een WfM-systeem afgehandeld dient te worden;Een product in bewerking.Order, schadeclaim, ... (Unieke identificatie per casus, Status / toestand van een casus)


[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)Taak / procestaak/ processtapEen atomair, ondeelbaar proces. Handmatig / automatisch / semi-automatischProcesEen proces geeft aan welke taken moeten worden uitgevoerd om een casus succesvol af te handelen;Een procedure voor een bepaald casustype.TriggerEen gebeurtenis die aan de hand van een object waarneembaar is en leidt tot het uitvoeren van een activiteit.Initiatief van een resource (bv persoon) / Externe gebeurtenis (bv aankomst EDI-bericht) / Kloksignaal


WfM Het logistieke concept voor informatie-verwerkende organisaties.Cordinatie staat voorop. Het gaat niet zozeer om de inhoud van een activiteit, maar vooral over wat er tussen activiteiten gebeurt, om het besturen van het proces.Workfow-automatiseringGeautomatiseerde ondersteuning voor WfM.WerkstroomEen systeem van activiteiten die gerealiseerd zijn door middel van een trigger-relatie.Een concept voor het managen van activiteiten waarbij de besturing van activiteiten losgekoppeld is van de uitvoering van de activiteiten.[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)


(Fig 4-2) Generieke Software: DBMS, UIMS, WFMS: een lagenmodel - Infrastructureel perspectief -


(Fig 4-3) Generieke Software: WFMS, DBMS en UIMS in bredere context - Infrastructureel perspectief -


(4.1.4) Generieke Software TekstverwerkersSpreadsheetsystemenDatabasesystemenE-mailsystemenMaar ookWfM-systemenInformatie: iJITjP/jA Voert zelf geen taken van een proces uit


(4.1.5) / (Fig 4-4) Het WfMC-referentiemodel


(Fig 4-5) Structuur generiek Wf-systeem


(Fig 4-6) Van WfMC naar BPMNBPMN: Business Process Modelling notationEen belangrijke ontwikkeling richting het managen van bedrijfsprocessen.


(Fig 4-7) Voorbeeld vanBPMN (Petri-net)


(Fig 4-8) Business Process Modelling een conceptueel model


(Fig 4-9) WfM workflow evolutie


(Fig 4-10) WfM en ERP


[4.1.7] Contextuering van WfM

Organisatorische positionering WfM Informatie-analyse / Systeemontwikkeling: Oud versus Nieuw Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen in de procesarchitectuur WfM vergeleken met andere fenomenenWfM GroupwareWfM BPRWfM DIS


(Fig 4-11) Organisatorische plaats WorkflowFlexibel


(Fig 4-7) Systeemontwikkeling is nu andersFysieke werkelijkheid


Workflow in samenhang*


(Fig 4-8) Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen


(Tabel 4-2) Groupware versus WorkflowAd hocSturing door de gebruikerDocumentgeorinteerdGericht op groepsprocessenCommunicatie staat centraalGestructureerdSturing door het systeemWerkgeorinteerdGericht op bedrijfprocessenProcessen staan centraal


(4.1.7) BPR en WfM Bij BPR wordt de business revolutionair veranderd, waarbij het busines proces zelf ter discussie wordt gesteld. WfM is minder ambitieus, omdat het business proces zelf niet ter discussie staat, maar wel de inrichting van dat proces.


(4.1.7) WfM en DISWfM betreft de geautomatiseerde cordinatie rondom het aansturen van activiteiten en het beheersen van werkstromen DIS maken het mogelijk documenten elektronisch vast te leggen en gelijktijdig te benaderen


(Tabel 4-3) Keuzefactoren bij Procesondersteuning Kiezen/delen van hulpmiddelen hangt af van wensenWfM - Groupwarehoge mate structuur & hoge uitvoeringsfrequentiead-hoc berichten / activiteiten

WfM Groupware WfM - Documentbeheer beheren documenten gedurende hele life-cycle ontsluiten informatie werkstromen in de hand houden

Documentbeheer Documentbeheer WfM Groupware - Documentbeheer Documenten vanaf werkplek ordenen (dossiervorming) en ontsluiten Delen in org. aanwezige kennis

Documentbeheer Groupware


(4.2) De aanpak van een WfM-projectClassificatie van informatiesystemen[Classificatie van workflowsystemen]Workflowmodellen middels Petri-nettenPakketselectie


(Fig 4-9) Classificatie van informatiesystemenOndersteunen bedrijfsvoeringOndersteunen besluitvorming


(4.2.3) Workflowaspecten van SAP


[4.3] Een WfM-schadeclaimcasus - Workflow in een organisatie - o.a. een voorbeeldsituatie van een procesgang met decompositie & functies in een WFMS


[4.3] Een WfM-schadeclaimcasusProceshirarchie, De verschillende niveaus:De ketenHet bedrijfsprocesHet werkproces/ de activiteitDe processtap/taakDe elementaire stap Proceshirarchie: een voorbeeld


[4.3] Grafische weergave proceshirarchie


(4.3) Proceshirarchie: een voorbeeld Aan de hand van een willekeurig claimproces wordt aangegeven hoe dit proces er op het niveau van de keten, het bedrijfsproces, het werkproces, de processtap en de elementaire stap eruit ziet.

De keten: Claimbehandeling Het bedrijfsproces: Claimbehandeling Het werkproces: Afhandeling eerste claim De processtap: Ontvangen & Registreren De elementaire stap: Registreren claim


[4.3] De keten: ClaimbehandelingDe keten omvat het hele proces van het prille begin tot het bittere eind of, in meer fysieke termen, vanaf de grondstoffen tot de oplevering van het eindproduct. Aangezien ketens vaak een behoorlijke omvang hebben en om verschillende expertises vragen is er hier vaak sprake van een organisatie-overschrijdend niveau.Op het niveau van de keten werkt een aantal organisaties samen, waarbij elke organisatie een onderdeel van het totale proces voor hun rekening neemt


(4.3.1) / [Fig 4-13) Belangengroepen in de keten


(4.3.2) Het bedrijfsproces: ClaimbehandelingDe keten bestaat uit een aantal bedrijfsprocessen. Het bedrijfsproces omvat een verzameling werkprocessen die binnen de grenzen van n organisatie of organieke eenheid worden uitgevoerd. De uitvoering van een bedrijfsproces leidt tot de oplevering van een (virtueel) product, dat als zodanig door een afnemer wordt herkend.


[Fig 4-14) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling


Het werkproces omvat een verzameling samenhangende processtappen met een vast begin- en eindpunt. De uitvoering van een werkproces wordt genitieerd door een vooraf vastgestelde gebeurtenis en de uitvoering eindigt met de oplevering van een concreet product, of halffabrikaat. (4.3.3) Het werkproces/ de activiteit: Afhandelen (eerste) claim


(Fig 4-15) Het werkproces: Afhandelen (eerste) claim


(4.3.4) De processtap: Ontvangen & registrerenEen processtap omvat een verzameling elementaire stappen die door de uitvoerende als n logisch geheel worden beschouwd. De overgangen tussen processtappen komen daardoor overeen met de rolovergangen in het werkproces.


(Fig 4-16) De processtap: Ontvangen & registreren


(4.3.5) De elementaire stap/taak: Registreren claimEen elementaire stap omvat het onderdeel van een processtap als n geheel wordt uitgevoerd. Voor een elementaire stap is er sprake van eenheid van tijd, plaats en handeling en een elementaire stap wordt in z'n geheel dus wel of niet uitgevoerd. Wanneer de uitvoering niet kan worden gecompleteerd dan zal er bij een hernieuwde uitvoering van de elementaire stap weer van voren af aan moeten worden begonnen.


(Fig 4-17) De elementaire stap/taak: Registreren claim


*Levenscyclus document:creatie, mutatie, ontsluiting, archiivering en vernietiging

Dossiervorming en ontsluiten documenten vanafwerkplek metname bij archieven en postintensieve processen

Documentbeheer en Groupware vullen elkaar uitstekend aan op het gebied van kennismanagement

Groupware:E-mail, discussiegroepen, conferentiesystemen!

Documents

W ork f low M anagement