บทท 10

การจดการความรกบองคกรแหงการเรยนร

         การจดการความร (Knowledge Management) เกดจากการทองคกรตองสญเสยความร อนเนองมาจากการทบคลากรลาออกหรอเกษยณอาย ซ งจะสงผลกระทบตอการดำาเนนการขององคกรเปนอยางยง แตละองคกรจงพยายามรกษาองคความรน น โดยการขบเคลอนองคกรใหเปนองคกรแหงการเรยนร จากแนวคดเดมทมงพฒนาบคลากรใหมความรมากๆ เพยงอยางเดยวจงเปลยนไป ในปจจบนจะมงเนนการพฒนาองคกรใหเปนองคกรแหงการเรยนรโดยใชการจดการความรเปนกลไกสำาคญในการผลกดน หรออาจกลาวไดวาการจดการความรจะมความสมพนธกบองคกรแหงการเรยนร (Learning Organization) เปนอยางยง หากองคกรจะพฒนาตนเองใหเปนองคกรแหงการเรยนรกจำาเปนจะตองบรหารจดการความรภายในองคกรใหเปนระบบ เพอสงเสรมใหบคลากรเรยนรไดจรงและตอเนอง หากองคกรใดมการจดการความร โดยไมมการสรางบรรยากาศแหงการเรยนรใหเกดขนภายในองคกร กนบเปนการลงทนทไมคมคา ดงนนการทำาความเขาใจเกยวกบกระบวนการจดการความรและองคกรแหงการเรยนรจงมความสำาคญตอการพฒนาองคกร ดงรายละเอยดดงตอไปน

การจดการความรในองคกร

1. ความหมายการจดการความรในองคกร

         การจดการความรเปนกจกรรมทมความซบซอนและใชกนอยางกวางขวาง การใหความหมายการจดการความรจงคลอบคลมความหมาย

หลายดาน กลาวคอ การจดการความรมความหมายรวมถง การรวบรวม การจดระบบ การจดเกบ และการเขาถงขอมลเพอสรางเปนความร  การจดการความร จ ะ เก ยวของก บการแบงป นความร (Knowledge Sharing) การจดการความรตองการผทรงความรความสามารถในการตความและประยกตใชความรในการสรางนวตกรรม และเปนผนำาในองคกร การจดการความรเปนเร องการเพมประสทธผลขององคกร การจดการความรเกดขนเพราะมความเชอวา จะชวยสรางความมชวตชวาและความสำาเรจใหแกองคกร  การประเมน ตนทนทางปญญา “ ” (Intellectual Capital) และผลสำาเรจของการประยกตใชการจดการความรเปนดชนบอกวา องคกรมการจดการความรอยางไดผลหรอ

        กลาวโดยสรป การจดการความรในองคกร หมายถง การจดการทมกระบวนการและเปนระบบตงแตการประมวลผลขอมล (Data) สารสนเทศ (Information) ความคด (Idea) ตลอดจนประสบการณของบคคล เพอสรางความร (Knowledge) และจะตองมการจดเกบในลกษณะทผใชสามารถเขาถงได โดยอาศยชองทางทสะดวก เพอนำาความรไปประยกตใชงาน ทำาใหเกดการโอนถายความร และมการแพรกระจายไหลเวยนไปทงองคกร 2. กระบวนการจดการความร

        กระบวนการจดการความรเปนกระบวนการทจะชวยใหเกดพฒนาการของความร หรอการจดการความรทจะเกดขนภายในองคกร มทงหมด 7 ขนตอน (สำานกงาน ก.พ.ร.และสถาบนเพมผลผลตแหงชาต, 2549) ดงน

2.1 การบงชความร เปนการพจารณาวาองคกรมวสยทศน พนธกจ ยทธศาสตร เปาหมายคออะไร และเพอใหบรรลเปาหมาย เราจำาเปนตองใชอะไร ขณะนเรามความรอะไรบาง อยในรปแบบใด อยทใคร

2.2 การสรางและแสวงหาความร  เชน การสรางความรใหม แสวงหาความรจากภายนอก รกษาความรเกา กำาจดความรทใชไมไดแลว

2.3 การจดความรใหเปนระบบ เปนการวางโครงสรางความร เพอเตรยมพรอมสำาหรบการเกบความรอยางเปนระบบในอนาคต

2.4 การประมวลและกลนกรองความร เชน ปรบปรงรปแบบเอกสารใหเปนมาตรฐาน ใชภาษาเดยวกน ปรบปรงเนอหาใหสมบรณ

2.5 การเขาถงความร  เปนการทำาใหผใชความรเขาถงความรทตองการไดงายและสะดวก เชน ระบบเทคโนโลยสารสนเทศ (IT) Web board บอรดประชาสมพนธ เปนตน

2.6 การแบงปนแลกเปลยนความร  ทำาไดหลายวธการ โดยกรณทเปนความรชดแจง (Explicit Knowledge) อาจจดทำาเปนเอกสาร ฐานความร เทคโนโลยสารสนเทศ หรอกรณทเปนความรฝงลก (Tacit Knowledge) จดทำาเปนระบบทมขามสายงาน กจกรรมกลมคณภาพและนวตกรรม ชมชนแหงการเรยนร ระบบพเลยง การสบเปลยนงาน การยมตว เวทแลกเปลยนความร เปนตน

2.7 การเรยนร  ควรทำาใหการเรยนรเปนสวนหนงของงาน เชน เกดระบบการเรยนรจากสรางองคความร การนำาความรในไปใช เกดการเรยนรและประสบการณใหม และหมนเวยนตอไปอยางตอเนอง เปนตน

องคประกอบในการจดการความร (KNOWLEDGE MANAGEMENT – KM)

1. องคประกอบในการจดการความร

2. ในการจดการความรโดยทวไปมองคประกอบทสำาคญ 3 สวนคอ คน (man) เทคโนโลยสารสนเทศ (information technology-IT) และกระบวนการจดการความร (process)

1.คน (man)

ในการจดการความร คนเปนองคประกอบทสำาคญทสด เนองจากคนเกยวของกบการจดการความรสวนบคคล (personal knowledge management-PKM) คอ ผซงตองการจดการความรเพอการใชประโยชนกบตวเอง จงสามารถจดการทกอยางทกขนตอนไดเองเปนสวนใหญ อาจจะมบางทตองเกยวของกบคนอน

 บคลากรทเกยวของกบการดำาเนนการจดการความรหรอ KM Team ขององคกรอาจแบงไดเปน 2 ทมคอ ทมหลกหรอทมถาวร (core team or permanent team) และทมชวคราว (contemporary team)

ทมหลกหรอทมถาวรเปนคณะทำางานทรบผดชอบการดำาเนนการจดการความรขององคกรอยางตอเนอง ประกอบดวยบคลากร 3 ฝาย ไดแก หวหนางาน หรอผจดการความร (knowledge champion or senior manager or chief knowledge management-CKO) เปนผบรหารระดบสงขององคกร ซงมบทบาทในการขดหา (leverage) ความรภายในองคกรออกมาโดยการใชโครงการการจดการความร รบผดชอบในการสรางวสยทศนในสงทเปนไปได ออกแบบกรอบงานทใหผลคมคา และ เปนผอำานวยความสะดวก (facilitator) ประสานงานและการจดใหมกจกรรมการจดการความรทงหมดขององคกร บคลากรประเภททสอง ไดแก หวหนางาน (Chief Information Officer- CIO) เปนผรบผดชอบงานทงหมดขององคกร และ ฝายสดทายของทมหลกคอ ตวแทนจากกลมงานหลกขององคกร

สวนทมชวคราว เปนคณะกรรมการทมาจากกลมเฉพาะ (Tiwanna, 2002, p.206) องคกรตองพงระลกไวเสมอวา บคคลสำาคญทเกยวของกบการจดการความรขององคกร คอ กลมผใชผลผลตและบรการขององคกร จงควรใหบคคลเหลานนมาเปนหนสวนและรวมกนวางแผนงานใหกบองคกร (Rumizen, 2002, p.67)

นอกจากทมงานทงสองทมแลว บคคลทมบทบาทสำาคญในการสนบสนนโครงการจดการความรขององคกรอยางมากคอ ผบรหารสงสด (Chief Executive Officer-CEO) โดยปกตจะอยในตำาแหนงทปรกษาโครงการจดการความร

2.เทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology-IT)

 

ในเรองของการจดการความรนนมงานวจยเปนจำานวนมากทพยายามอธบายความสมพนธและบทบาทของเทคโนโลยสารสนเทศกบการจดการความร ดงทปรากฎวาเปนเรองราวจำานวนมากทแสดงถงการจดการความรขององคกรผานระบบเทคโนโลยสารสนเทศ แมวากระบวนการจดการความรเปนกระบวนการทไมใชเทคโนโลย แตเทคโนโลยกเปนทถกคาดหมายวาเปนเครองมอสำาคญอยางหนงทจะชวยใหการจดการความรประสพความสำาเรจ องคกรสวนใหญจงมการจดสรรงบประมาณในการนำาเทคโนโลยทเหมาะสม มาเปนเครองมอชวยในการจดการความรขององคกร

เทคโนโลยสารสนเทศทเกยวของและมบทบาทในการจดการความรประกอบดวยเทคโนโลยในการสอสาร (Communication Technology), เทคโนโลยการทำางานรวมกน (Collaboration Technology) และเทคโนโลยในการจดเกบ (Storage Technology)

o เทคโนโลยในการสอสาร ชวยใหบคลากรสามารถเขาถงความรตาง ๆ ไดงายขน สะดวกขน รวมทงสามารถตดตอสอสารกบผเชยวชาญสาขาตาง ๆ ในการคนหาขอมล สารสนเทศผานเครอขายได ผานระบบอนเตอรเนต อนทราเนต หรอโซเชยลมเดย (Social Media

o เทคโนโลยสนบสนนการทำางานรวมกน ชวยใหสามารถประสานการทำางานไดอยางมประสทธภาพ ลดอปสรรคเรองของระยะทาง ตวอยางเชนโปรแกรมกลม groupware หรอระบบ video conference เปนตน

o เทคโนโลยชวยในการจดเกบ ชวยในการจดเกบและจดการความรตาง ๆ

3. กระบวนการจดการความร (Process)

กระบวนการจดการความร เปนกระบวนการทจะชวยใหเกดพฒนาของความร หรอการจดการ ความรทจะเกดขนภายในองคกร มทงหมด 7 ขนตอน

 o การบงชความร (Knowledge Identification) เปนการ

พจารณาวาองคกรเรามพนธกจ วสยทศน เปาหมายอะไร และเพอใหบรรลเปาหมาย เราตองใชอะไร ขณะนเรามความรอะไรบาง อยในรปแบบใด และอยทใคร

o การสรางและการแสวงหาความร (Knowledge Creation & Acquisition) เชนการสรางความรใหม แสวงหาความรจากภายนอก รกษาความรเกา กำาจดความรทไมไดใชงานแลว

o การจดการความรใหเปนระบบ (Knowledge Organization) เปนการวางโครงสรางความร เพอเตรยมพรอมสำาหรบเกบความรอยางเปนระบบในอนาคต

o การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification & Refinement) เชนการปรบปรงเอกสารใหเปนรปแบบมาตรฐาน ใชภาษาในการสอสารเปนภาษาเดยวกน ประปรงเนอหาความรใหสมบรณ

o การเขาถงความร (Knowledge Dissemination & Access) เปนการทำาใหผใชเขาถงความรอยางเปนระบบไดงายและสะดวกขน การกระจายความรใหผอนทางชองทางการสอสารทเหมาะสม

o การแบงปนและแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing) เปนการนำาความรทไดมาแลกเปลยนกนดวยกลยทธตาง ๆ เชน ในกรณเปน Explicit Knowledge อาจทำาเปนเอกสาร ฐานความร คลงความร หรอในกรณเปน Tacit Knowledge

อาจทำาเปนระบบทมขามสายงาน กจกรรมกลม ชมชนแหงการเรยนร และระบบพเลยง การสบเปลยนงาน การยมตว เวทแลกเปลยนเรยนร เปนตน

o การเรยนรและการนำาไปใชงาน (Learning & Utilization) เปนขนตอนสดทายของกระบวนการการจดการความร เปนการทบคคลเกดการเรยนรและนำาความรไปใชใหตรงกบวตถประสงคทวางไว ควรทำาใหการเรยนรเปนสวนหนงของงาน และหมนเวยนไปอยางตอเนอง

เทคโนโลยสารสนเทศมสวนชวยประสาน สนบสนนและอำานวยความสะดวกกระบวนการจดการความร ทง 3 ดงน

1. การแสวงหาความร เปนการแสวงหาความรทงทเปนการหยงร เอง (Tacit Knowledge) ทกษะ ปฏสมพนธระหวางบคคล ผมประสบการณสง จะมองเหนแนวโนมหรอหรอทศทางความตองการใชความรดานตาง ๆ แลววางแผนและดำาเนนการทจะจดหาความรนน ๆ มา โดยอาศยเทคโนโลยสารสนเทศประเภทตาง ๆ เปนเครองชวยประสานและอำานวยความสะดวก 

2. การแลกเปลยนและแบงปนความร เปนการเผยแพรและกระจายความรในเรองตาง ๆ ในการน การเรยนรจากผเชยวชาญจะชวยใหผดำาเนนการจดการความรมอใหมผานเครอขายการสอสารในรปแบบตาง ๆ 

3.การใชประโยชนจากความร การเรยนรจะบรณาการอยในองคกร มอะไรอยในองคกร สมาชกองคกรสามารถรบรและประยกตใชสถานการณใหม ๆ ไดตลอดเวลา ทงการแลกเปลยนแบงปนความร และการใชประโยชนความร จะเกดขนในเวลาเดยวกน

ทงการแสวงหาความร 

อยางไรกตาม ในความหมายของ IT ไมไดหมายถงเพยงแคอปกรณฮารดแวรหรอซอฟทแวรเพยง   เทานน แตในปจจบนไดหมายรวมถงความสำาคญของคน เปาหมายทคนวางหรอกำาหนดในการใชเทคโนโลยนน ๆ คณคาในการเลอกใชเทคโนโลยตลอดจนเกณฑในการประเมนทใชในการตดสนใจในการใชประโยชนจากเทคโนโลยในงานตาง ๆ

การแลกเปลยนเรยนร (Knowledge Sharing) คออะไร ?

การแลกเปลยนเรยนร (Knowledge Sharing) คอ การทกลมคนทมความสนใจในเรองใดเรองหนงรวมกน มารวมตวกนและแลกเปลยนเรยนร ดวยความสมครใจ เพอรวมสรางความเขาใจหรอพฒนาแนวปฏบตในเรองนนๆ

องคประกอบหลกทสำาคญๆ ของการแลกเปลยนเรยนร (Knowledge Sharing) มอยดวยกน 3 องคประกอบ ไดแก

1. คน (People) – ถอวาเปนองคประกอบทสำาคญทสด เพราะเปนแหลงศนยรวมของความรทสมควรนำาออกมาแบงปนเปนอยางยง โดยกควรจะเปนคนทมความรจากการปฏบตจรง และอยากจะมาแบงปนและแลกเปลยนความรนน ดวยความเตมใจ

2. สถานท และบรรยากาศ (Place) – เปนองคประกอบทสำาคญอกประการหนงทจะทำาใหการแลกเปลยนเรยนรมชวตชวาและนาสนใจ เพราะสถานทและบรรยากาศทด (สบายๆผอนคลาย) มความเหมาะสมกบแตละกลมคน จะทำาใหคนเหลานนมาเจอกนพดคย ปรกษา วเคราะหปญหา แบงปน และแลกเปลยนเรยนรซงกนและกนอยางสบายใจ

3. สงอำานวยความสะดวกตางๆ (Infrastructure) – เปนองคประกอบทสำาคญทชวยใหการแบงปนและแลกเปลยนเรยนรเกดได

งายและสะดวกขน เชน กระดานสำาหรบเขยน คอมพวเตอรสำาหรบการสรปและจดเกบความรรวมถงการแบงปน (Share) หรอการสงตอขอมล

และเมอมองคประกอบทง 3 ประการพรอมแลว การทจะทำาใหการแลกเปลยนเรยนรนนประสบความสำาเรจ และใชประโยชนไดจรง กควรคำานงถงปจจยทสำาคญๆของการแลกเปลยนเรยนรทมประสทธผล   (Effective Knowledge Sharing) ดงน

ปจจยหลกของการแบงปนและแลกเปลยนเรยนร   6 ประการ  ไดแก

1.      กำาหนดเปาหมายการแบงปนและแลกเปลยนเรยนรใหชดเจนและสมพนธกบเปาหมายทางธรกจ

2.      สรางผนำาทเปนแบบอยาง

3.      สรางเครอขายของผมความรจากการปฏบต (Human Networks)    4.      กำาหนดวธการแบงปนและแลกเปลยนเรยนรใหเหมาะกบวฒนธรรมองคกร

5.      แบงปนและแลกเปลยนเรยนรทนำาไปใชในงานประจำาวนได 

6.      สรางแรงจงใจทสนบสนนการแบงปนและแลกเปลยนเรยนร

องคกรแหงการเรยนร

องคกรแหงการเรยนร (Learning Organization) หมายถง องคกรทยกระดบคณภาพดวยการจดการความร โดยพฒนา ปรบปรงใหเกดสงใหมๆ (PDCA, Lean(CQI), R2R & Innovation) ทงดานผลตภณฑ บรการ กระบวนการทำางานเพอเพมประสทธผลในการดำาเนนพนธกจของคณะฯ (บรรลวสยทศน)

1. การปรบเปลยนองคกร (Organization Transformation) หมายถง สถานทและลกษณะทางกายภาพซงทำาใหเกดการเรยนร ประกอบดวย วสยทศน วฒนธรรม กลยทธ และโครงสรางขององคกร

2. การจดการความร (Knowledge Management) หมายถง กระบวนการทเปนระบบในการสราง รวบรวม แลกเปลยน ใชความร/แนวทางปฏบตทดในการทำางานเพอการบรรลเปาหมายขององคกร และมการจดเกบเปนคลงความรขององคกรตอไป

3. เทคโนโลยเพอการเรยนร (Learning Technology) หมายถง ระบบการเรยนรและสนบสนนการทำางานดวยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

4. การใหอำานาจแกบคคล (People Empowerment) หมายถง การใหอำานาจและความรบผดชอบในการตดสนใจและการปฏบตการแกบคลากร

5. พลวตการเรยนร (Learning Dynamic) หมายถง ความหลากหลายของการเรยนร ไดแก การเรยนรระดบบคคล ระดบกลม และระดบองคกร การเรยนรจากการปรบตว การคาดการณ การเรยนรและการปฏบตโดยใชทกษะการเรยนร เชน แบบแผนทางความคด (Mental Model) การมวสยทศนรวม (Shared Vision) การเรยนรรวมกนเปนทม (Team Learning) การคดอยางเปนระบบ (System Thinking) และการสนทนาอยางมแบบแผน (Dialogue)

ลกษณะของความร

ความรทเกดขนเกดจากการพฒนาการเรยนรทมการแลกเปลยนการเรยนรรวมกนระหวางผปฏบตงานซงมผรทศกษาดานน และเปรยบเทยบในลกษณะของการหมนเกลยวการเรยนร (Knowledge Spiral) ซงคดคนโดย IKUJIRO NONAGA และ TAKRUCHI ดงรป 1 ทแสดง ขออธบายดงน จากรป Knowledge Spiral จะเหนวากระบวนการปรบเปลยนและสรางความรแบงออกไดเปน 4 ลกษณะดงน

1. Socialization เปนขนตอนแรกในการแลกเปลยนเรยนรในการสราง Tacit Knowledge จาก Tacit Knowledge ของผรวมงานโดยแลกเปลยนประสบการณตรงทแตละคนมอย

2. Externalization เปนขนตอนทสองในการสรางและแบงปนความรจากสงทมอยและเผยแพรออกมาเปนลายลกษณอกษรเปนการแปลงความรจาก Tacit Knowledge เปน Explicit Knowledge

3. Combination เปนขนตอนทสามในการแปลงความรขนตน เพอการสราง Explicit Knowledge จาก Explicit Knowledge ทไดเรยนร เพอการสรางเปนความรประเภท Explicit Knowledge ใหม ๆ

4. Internalization เปนขนตอนทสและขนตอนสดทายในการแปลงความรจาก Explicit Knowledge กลบส Tacit Knowledge ซงจะนำาความรทเรยนมาใชในการปฏบตงานหรอใชในชวตประจำาวน

1. ความหมายองคกรแหงการเรยนร

        องคกรแหงการเรยนร คอ องคกรซงคนในองคกรสามารถขยายขอบเขตความสามารถของเขาเพอกอใหเกดผลลพธทตองการไดอยางแทจรง เปนทๆ สงเสรมใหเกดและขยายแนวความคดใหมๆ ออกไป

สามารถแสดงออกทางความคดไดอยางอสระ และเปนทซงคนเรยนรทจะเรยนรดวยกนอยางตอเนอง (Peter  Senge,1990 )

David Garvin’s (1998) ไดใหความหมายขององคการแหงการเรยนรคอ องคการแหงการเรยนรเปนองคการทมทกษะในการ“สรางสรรค การไดมาซงความร การสงผานความร และการปรบพฤตกรรมองคการเพอสะทอนความรใหมใหเกดการหยงร” Peter Senge (1994) ไดใหความหมายพนฐานขององคการแหงการเรยนร คอ องคการซงเพมขดความสามารถในการสรางอนาคตอยางตอเนอง สำาหรบองคการเชนนไมใชเพยงแค อยรอด การเรยนรเพอ“ ”ความอยรอดเปนสงสำาคญ และโดยแทจรงแลวมความจำาเปน แตสำาหรบองคการแหงการเรยนรนน การเรยนรเพอความอยรอดจะตองเชอมโยงกบการเรยนรเพอเพมพนความสามารถของเราในการสรางสรรค หวใจขององคการแหงการเรยนร คอ การปรบเปลยนกระบวนทศน (A Shift of Mind) จากความหมายทกลาวมาแลวจะเหนวา องคกรแหงการเรยนร คอความสามารถขององคกรในการไดมาซงความร สงผานความร พฒนาทกษะตางๆ รวมทงการปรบเปลยนกระบวนทศน เพอกอใหเกดการเรยนรอยางอสระและตอเนอง

2. กระบวนการดำาเนนงานองคกรแหงการเรยนร              DI bella & Schein (1996) แบงกระบวนการดำาเนนงานองคกรแหงการเรยนรประกอบดวย 3 ขนตอนหลก คอ2.1 การวนจฉยวฒนธรรมองคการและประเมนรปแบบการเรยนร 

การวนจฉยวฒนธรรมองคการ (Culture Diagnosis) ไดแบงวฒนธรรมองคการออกเปน 3 ระดบ  คอ  ระดบแรก คอ Artifacts โดยสามารถเรยนรไดจากการสงเกตดวยตา  ระดบท 2 คอ Espoused Values เปนคานยมททกคนในองคการสอถงกนวา อะไรเปนสงทถกตองควรทำา ซงโดยมากจะถกกำาหนดโดยผนำาขององคการตงแตยคกอตงบรษท  ระดบท 3 คอ Basic Underlining Assumption เปนความเชอ การรบความคดและความรสกทกำาหนดพฤตกรรมของคนในองคการ และเปนระดบทยากทสดในการทำาความเขาใจและดงออกมาใหเหนเปนรปธรรม

การประเมนรปแบบการเรยนร (Learning Orientation Assessment) โดยทวไปมอยดวยกนหลายวธ เชน วธการหาความร (Knowledge Source) การโฟกสทเนอหาหรอทกระบวนการ (Content - process Focus)  การเกบความร (Knowledge Reserve)  การเผยแพรความร (Dissemination Mode)  เปนตน

2.2 การวเคราะหเชงกลยทธและการพฒนากลยทธเพอสรางองคกรแหงการเรยนร

แนวทางหนงทนยมใช คอ SWOT ซงเปนการวเคราะหหาจดแขง จดออน โอกาส และอปสรรค เพอดวาโครงสรางองคการในปจจบนเหมาะสมกบสภาพแวดลอมหรอไม  และการพฒนาองคการแหงการเรยนรเปนการเนนการปรบเปลยนวฒนธรรมองคการและรปแบบการเรยนร

3. กระบวนการปรบเปลยนไปสองคกรแหงการเรยนร

        กระบวนการปรบเปลยนไปสองคกรแหงการเรยนร ไดแก การกระตนใหพนกงานองคการกระตอรอรนเพอหาขอมลภายนอกองคการ

การทำาใหทกฝายเหนความสำาคญของการประเมนผลงาน  การทำาใหทกคนตนตวและเหนความสำาคญของผลตางระหวางระดบการปฏบตทเปนอย  การทำาใหเกดบรรยากาศในการทดลองความคดใหมๆ   การทำาใหหนวยงานตางๆ เชอใจซงกนและกน  การสนบสนนใหเกดการศกษาอยางตอเนองในหมพนกงาน การทำาใหพนกงานยอมรบวธการทำางานใหมๆ การทำาใหเกดผสนบสนนในการเรยนร เรมจากผจดการในแตละสวนงาน การใหผบรหารมสวนรวมในการเรยนรของพนกงานเพอสนบสนนในทกกจกรรม การทำาใหมองเหนภาพการทำางานของทกหนวยในองคการอยางเปนระบบ

การพฒนาสองคกรแหงการเรยนร (Building LO at your organization) โลกในยคปจจบนทมการเปลยนแปลงไปอยางรวดเรว องคกรซงไมเฉพาะองคกรทางธรกจเทานนทจะตองมการแขงขน จำาเปนตองมการพฒนาเพอพรอมรบความเปลยนแปลงดงกลาว ไมใหองคกรของตนตองพบกบแรงกดดนในการดำารงอยตางๆ โดยกระแสของความตองการปรบปรงพฒนาองคกรมอทธพลแผไปทวโลก มนกคดนกบรหารจำานวนมาก ไดเสนอแนวคดในการอธบายปรากฎการณและความจำาเปนในการเปลยนแปลงองคกรมากมาย โดยบรรดาแนวคดการบรหารจดการสมยใหมไดมการนำาเสนอมาสสงคมอยางตอเนองนน แนวคด องคกรแหงการเรยนร (Learning Organization หรอ LO) กเปนแนวคดหนงทมบทบาทสงในดานการพฒนาเพอเพมประสทธผลและประสทธภาพขององคกร ใหสามารถเกดความยงยนตอองคกรไดเปนอยางด

การจดการความร (Knowledge Management) เพอเปนองคกรแหงการเรยนร (Learning Organization )

ความหมายของ "การจดการความร" (Knowledge Management: KM)      การจดการความร หรอ KM ซงทยอมาจากคำาวา “Knowledge Management” คอ การรวบรวมองคความรทมอยในสวนราชการซงกระจดกระจายอยในตวบคคล หรอ เอกสาร มาพฒนาใหเปนระบบ เพอใหทกคนในองคกรสามารถเขาถงความรและพฒนาตนเองใหเปนผร นำาความรทไดไปประยกตใชในการปฏบตงานใหเกดประสทธภา พ อนจะสงผลใหองคกรมความสามารถในเชงแขงขนสงสด (อางองจาก สำานกงาน ก.พ.ร.)

      KM ไมใชเปาหมาย แตเปนเครองมอ ทจะชวยใหมการสราง รวบรวม จดระบบ เผยแพร ถายโอนความรทเปนประโยชนเพอใหสามารถนำาไปประยกตใชใน สถานการณตางๆ ไดทนเวลา และทนเหตการณ จะสงผลใหการปฏบตงานของคนในองคกรมคณภาพ และมประสทธภาพเพมมากขน ซงจะทำาใหองคกรบรรลเปาหมายตามวสยทศน พนธกจขององคกร และเปนองคกรแหงการเรยนร (Learning Organization )

ความหมายและรปแบบของความร

      ความร คอ สงทสงสมมาจากการศกษา เลาเรยน การคนควา หรอประสบการณ รวมทงความสามารถเชงปฏบตและทกษะความเขาใจ หรอ สารสนเทศทไดรบมาจากประสบการณ สงทไดรบมาจากการไดยน ไดฟง การคด หรอ การปฏบต องควชาในแตละสาขา (ทมา : พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน)

รปแบบของความร ม 2 ประเภท คอ

      1. ความรทชดแจง (Explicit Knowledge) เปนความรทสามารถรวบรวม ถายทอดได โดยผานวธการตาง ๆ เชน การบนทกเปนลายลกษณอกษร ทฤษฎ คมอตาง ๆ เอกสาร กฏระเบยบ วธการปฏบตงาน สอตางๆ เชน VCD DVD Internet เทป เปนตน และบางครงเรยกวา ความรแบบรปธรรม

      2. ความรทฝงอยในตวคน (Tacit Knowledge) เปนความรทไดจากประสบการณ พรสวรรคหรอสญชาตญาณของแตละบคคลในการทำาความเขาใจในสงตาง ๆ เปนความรทไมสามารถถายทอดออกมาเปนคำาพด หรอลายลกษณอกษรไดโดยงาย เชน ทกษะในการทำางาน งานฝมอ ประสบการณ แนวความคด บางครงจงเรยกวา ความรแบบนามธรรม

ในชวตจรง ความร 2 ประเภทนจะเปลยนสถานภาพ สลบปรบเปลยนไปตลอดเวลา บางครง Tacit กออกมาเปน Explicit และบางครง Explicit กเปลยนไปเปน Tacit

การกำาหนดขอบเขตและเปาหมายของการจดการความร

  กอนทจะม จดการความร หรอทำา KM จะตองมการกำาหนดขอบเขต และเปาหมาย KM กอน ซงขอบเขต KM เปนหวเรองกวาง ๆของความรทจำาเปนและสอดคลองกบประเดนยทธศาสตรตามแผนบรหารราชการแผนดน ซงตองการจะนำามากำาหนดเปาหมาย KM ซงแตละองคกรสามารถใชแนวทาง ในการกำาหนดขอบเขตและเปาหมาย KM เพอจดทำาแผนการจดการความรขององคกร ได 4 แนวทาง คอ

แนวทางท 1 เปนความรทจำาเปนและสนบสนนวสยทศน พนธกจ ประเดนยทธศาสตรขององคกร

แนวทางท 2 เปนความรทสำาคญตอองคกร เชน ความรเกยวกบลกคา ประสบการณความรทสงสมมา

แนวทางท 3 เปนปญหาทองคกรประสบอย และสามารถนำา KM มาชวยได

แนวทางท 4 เปนแนวทางผสมกนระหวางแนวทางท 1 , 2 หรอ 3 หรอจะเปนแนวทางอนทองคกรเหนวาเหมาะสม

แนวทางการตดสนใจเลอกขอบเขต KM การตดสนใจเลอกขอบเขต KM อาจใชแนวทางตอไปน มาชวยในการตดสนใจวา ขอบเขต KM ใดทองคกรจะคดเลอกมาจดทำาแผนการจดการความรขององคกร เชน

1. ความสอดคลองกบทศทางและประเดนยทธศาสตรในระดบของหนวยงานตนเอง

2. ทำาใหเกดการปรบปรงทเหนไดชดเจน หรอเปนรปธรรม

3. มโอกาสทำาไดสำาเรจสง (โดยพจารณาจากความพรอมดานคน งบประมาณ เทคโนโลย วฒนธรรมองคกร ระยะเวลาดำาเนนงาน ฯลฯ)

4. เปนเรองทตองทำา คนสวนใหญในองคกรตองการใหทำา

5. เปนเรองทผบรหารใหการสนบสนน

6. เปนความรทตองนำามาจดการอยางเรงดวน

7. แนวทางอน ๆ ทองคกรเหนวาเหมาะสม

ประโยชนของ KM

ประโยชนของ Knowledge Management

1. เพมประสทธภาพขององคกร

2. ปองกนการสญหายของภมปญญา ในกรณทบคลากรเกษยณอาย ลาออก หรอเสยชวต

3. เพมศกยภาพในการแขงขนและความอยรอด

4. เปนการลงทนในตนทนมนษย ในการพฒนาความสามารถทจะแบงปนความรทไดเรยนรมาใหกบคนอนๆ ในองคกร และนำาความรไปปรบใชกบงานททำาอยใหเกดประสทธผลมากยงขน เปนการ พฒนาคน และพฒนาองคกร

5. ชวยเพมขดความสามารถในการตดสนใจและวางแผนดำาเนนงานใหรวดเรว และดขน เพราะมสารสนเทศ หรอแหลงความรเฉพาะทมหลกการ เหตผลและนาเชอถอชวยสนบสนนการตดสนใจ

6. ผบงคบบญชาสามารถทำางานเชอมโยงกบผใตบงคบบญชาใหใกลชดกนมากขน ชวยเพมความกลมเกลยวในหนวยงาน

7. เมอพบขอผดพลาดจากการปฏบตงาน กสามารถหาวธแกไขไดทนทวงท

8. แปรรปความรใหเปนทน ซงเปนการสรางความทาทายใหองคกรผลตสนคาและบรการจากความรทม เพอเพมคณคา และรายไดใหกบองคกร

9. เพอการสรางสรรค และบรรลเปาหมายของจนตนาการทยงใหญ

10. เปลยนวฒนธรรม จาก วฒนธรรมอำานาจ / แนวดง ส วฒนธรรมความร / แนวราบ

11. ความสามารถในการปรบตวและความยดหยน

12. การจดการความรชวยใหองคกรมความเขาใจลกคา แนวโนมของการตลาด และการแขงขนทำาใหเพมโอกาสในการแขงขน

13. การพฒนาทรพยสนทางปญญาเปนการพฒนาความสามารถขององคกรในการใชประโยชนจากทรพยสนทางปญญาทมอย

14. การยกระดบผลตภณฑ การนำาการจดการความรมาใชชวยเพมประสทธภาพในการผลตและบรการ

15. การบรหารลกคา การศกษาความสนใจและความตองการของลกคาจะเปนการสรางความพงพอใจและเพมยอดการขาย และการสรางรายได

16. การลงทนทางทรพยากรบคคล การเพมความสามารถในการแขงขนการเรยนรรวมกน

ใสความเหน

กระบวนการจดการความร และกระบวนการบรหารการเปลยนแปลงเพอสนบสนนการจดการความร

      กระบวนการจดการความร ตามทสำานกงาน ก.พ.ร. และสถานบนเพมผลผลตแหงชาต เสนอใหสวนราชการนำามาจดทำาแผนการจดการความร และสอดคลองกบขอบเขตและเปาหมาย KM ขององคกร ม 2 แนวคด คอ

1. แนวคดเรองกระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

2. แนวคดเรองกระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Process)

      เปนกระบวนการแบบหนงทจะชวยใหองคกรเขาใจถงขนตอนททำา ใหเกดกระบวนการจดการความร หรอพฒนาการของความรทจะเกดขนในองคกร ประกอบดวย 7 ขนตอน ดงน

1. การบงชความร คอ การคนหาและระบใหไดวา การทองคกรจะบรรลเปาหมายตามวสยทศน

2. พนธกจ ขององคกร และ คนในองคกรจำาเปนตองรอะไรบาง ขณะนมความรอะไรบาง อยในรปแบบใด เชน อยในเอกสาร ฐานความร หนงสอเวยน หรอในตวบคคล และอยทใครบาง เปนตน

3. การสรางและแสวงหาความร โดยการสรางความรใหมทจำาเปนตอองคกร การแสวงหาความรจากภายนอกองคกร ( องคกรทมความเชยวชาญเกยวกบความรทตองการเปนพเศษ) การรกษาความรเกาทมอยและยงเปนประโยชนตอองคกร ตลอดจนการกำาจดความรทใชไมไดแลว เปนตน

4. การจดการความรใหเปนระบบ คอ การวางโครงสรางความรในองคกรเพอเตรยมพรอมสำาหรบการเกบความรอยางเปนระบบในอนาคต

5. การประมวลและกลนกรองความร คอ การปรบปรงเอกสาร โปรแกรมการจดเกบเอกสารใหเปนมาตรฐาน โดยใชรปแบบและเนอหาเดยวกน และปรบปรงเนอหาใหสมบรณ ซงจะเปนประโยชนตอการนำาความรไปใชไดอยางสะดวกรวดเรวมากขน

6. การเขาถงความร คอ การกำาหนดรปแบบและวธการทจะทำาใหคนในองคกร สามารถเขาถงความรไดในรปแบบตาง ๆ เชน การฝกอบรม การทำาหนงสอเวยน การจดทำา Website Web Board เปนตน

7. การแบงปนแลกเปลยนเรยนร คอ การทคนในองคกรนำาความรทมอยมาแลกเปลยนกน ทงในรปแบบทจบตองได เชน เอกสาร ฐานความร เทคโนโลยสารสนเทศ Intranet หรอในรปแบบทไมสามารถจบตองได เชน การจดทมขามสายงาน การจดกจกรรมกลมคณภาพ

และนวตกรรม การจดชมชนแหงการเรยนร การใชระบบพเลยงเพอสอนงาน การสบเปลยนสายงาน การยมตว และการจดเวทความคดเหน เปนตน

8. การเรยนร คอ การทคนในองคกรนำาองคความรทไดรบมาในรปแบบและวธการตาง ๆ ไปใชในการปฏบตงาน โดยมการเรยนรและสรางนวตกรรมอยางตอเนอง ทำาใหเกดการเรยนรและประสบการณใหม ๆ และนำาไปสการสรางองคความรใหมในองคกร

2. แนวคดเรองกระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (Change Management Process)      เปนกรอบแนวคดแบบหนงเพอใหองคกรทตองการจดการความรภายในองคกร ไดมงเนนถงปจจยแวดลอมภายในองคกร ทจะมผลกระทบตอการจดการความร ประกอบดวย 6 องคประกอบ ดงน

1. การเตรยมความพรอมและการปรบเปลยนพฤตกรรม เพอแกไขปญหาและอปสรรคในการแลกเปลยนเรยนรของคนในองคกร คอ การเนนใหผบรหารเปนแบบอยางทดในการจดการความร การแกไขกฎระเบยบใหมความยดหยน การสรางบรรยากาศทเปดกวางใหโอกาสพนกงานแสดงความคดเหน และการสงเสรมการสรางสรรคสงใหม ๆ เชน การประกาศนโยบายการจดการความรใหทกคนทราบ เปนตน

2. การสอสาร เพอทำาใหทกคนในองคกรอยากใหความรวมมอในการจดการความรในองคกร โดยการเนนทกคนเขาใจถงสงทองคกรจะทำา ประโยชนทจะเกดขนกบทกคน และแตละคนจะมสวนรวมไดอยางไร ผานชองทางการสอสารในรปแบบตาง เชน จดหมายเวยน E-Mail Intranet เปนตน

3. กระบวนการและเครองมอ เพอทำาใหเกดการเชอมโยงขอมลความรในองคกร และสามารถเขาถง คนหาและแลกเปลยนขอมลไดงาย สะดวก รวดเรวมากขน โดยเนนการพจารณาความเหมาะสมกบชนดของความร ลกษณะขนาดสถานทตงองคกร ลกษณะการทำางาน วฒนธรรมองคกร และทรพยากรทมอย เชน หากเปนความรทเปนเอกสาร จบตองได อาจใชหนงสอเวยน หรอเทคโนโลยสารสนเทศ เปนเครองมอในการเขาถงความร แตถาหากเปนความรทตองใชประสบการณ หรอใชประสาทสมผส อาจใชการสอนงานระหวางทำางาน หรอประสบการณโดยตรงเปนเครองมอในการเขาถงความร เปนตน

4. การฝกอบรมและการเรยนร เพอสรางความเขาใจและตระหนกถงความสำาคญและหลกการของการจดการความร โดยคำานงถงความสอดคลองเกยวกบการกำาหนดเนอหา กลมเปาหมาย วธการ และการประเมนผลและการปรบปรงการฝกอบรม / การเรยนร ซงตวอยางหลกสตร ไดแก KM Implementation ชมชนแหงการเรยนร (COP) การปรบเปลยนวฒนธรรม การใช IT เปนตน

5. การวดผล เพอใหทราบวาการดำาเนนการไดบรรลเปาหมายทตงไวหรอไม และนำาผลของการวดมาปรบปรงแผนและการดำาเนนการใหดขน ตลอดจนนำาผลการวดมาใชในการสอสารกบบคลากรในทกระดบใหเหน ประโยชนของการจดการความร

6. การยกยองชมเชยและใหรางวล เพอสรางแรงจงใจใหเกดการปรบเปลยนพฤตกรรมและการมสวนรวมของบคลากรทกระดบ โดยพจารณาถงความสอดคลองดานความตองการของบคลากร แรงจงใจระยะสนและระยะยาว การบรณาการกบระบบทมอย การปรบเปลยนใหเขากบกจกรรมททำาในแตละชวงเวลา

แผนการจดการความร ... กญแจสความสำาเรจในการจดการความรในองคกร

      แผนการจดการความร (KM Action Plan) เปนแผนงานทแสดงถงรายละเอยดการดำาเนนงานของกจกรรมตาง ๆ เพอใหองคกรบรรลผลตามเปาหมาย (Desire State) ทกำาหนด

ขนตอนการจดทำาแผน KM

      (อางองจากคมอการจดทำาแผนการจดการความร โดย สำานกงาน ก.พ.ร. และสถาบนเพมผลผลตแหงชาต)

1. องคกรจะตองมการกำาหนดขอบเขตการจดการความร หรอ ขอบเขต KM (KM Focus Area) และเปาหมาย KM (Desire State) ทองคกรตองการเลอกทำา และตองการจดการความรทจำาเปนตองมในกระบวนงาน (Work Process) เพอสนบสนนประเดนยทธศาสตรขององคกร

2. เมอองคกรไดตรวจสอบความถกตองและเหมาะสมของขอบเขต KM (KM Focus Area) และเปาหมาย KM (Desired State)แลว ใหนำาหวขอเปาหมาย KM ทองคกรตองทำา มาจดทำาแผนการจดการความร (KM Action Plan) โดยการจดทำาแผนจะขนอยกบความพรอมขององคกรททำาใหเปาหมา ย KM บรรลผลสำาเรจ โดยการประเมนองคกรของตนเองกอนจดทำาแผน KM

3. การประเมนองคกรของตนเองเรองการจดการความร เปนกระบวนการททำาใหทราบถงความพรอม (จดออน - จดแขง / โอกาส - อปสรรค) ในเรองการจดการความร และนำาผลการประเมนดงกลาวมาใชเปนขอมลสวนหนงในการจดทำาแผน KM ให สอดรบกบเปาหมาย KM ทเลอกไว โดย

องคกรสามารถเลอกวธการประเมนองคกรตนเองเรองการจดการ ความรทเหมาะสมกบองคกร ไดดงน

1. ใชวธการประเมนองคกรตนเองเรองการจดการความร KMAT (The Knowledge Management Assessment Tool : KMAT) ซงเปนเครองมอชนดหนงทใชในการประเมนองคกรตนเองในเรองการจดการความร และใหขอมลกบองคกรวามจดออน-จดแขง / โอกาส-อปสรรค ในการจดการความรเรองใดบาง โดยเครองมอนแบงออกเปน 5 หมวด ดงน

หมวด 1 กระบวนการจดการความร

หมวด 2 ภาวะผนำา

หมวด 3 วฒนธรรมในเรองการจดการความร

หมวด 4 เทคโนโลยการจดการความร

หมวด 5 การวดผลการจดการความร

2. ใชวธอน ๆ ในการประเมนองคกรตนเองเรองการจดการความร เชน แบบสอบถาม รายงานผลการวเคราะหองคกร เปนตน

      การประเมนองคกรตนเองดงกลาว จะตองเปนการระดมสมองกนภายในองคกรเอง โดยอยางนอยจะตองมบคลากรทเกยวของกบการดำาเนนการตามขอบเขต KM และเปาหมาย KM เขารวมการประเมนองคกรดวย

      ผลลพธทไดจากการประเมนตนเองเรองการจดการความร จะตองเปนขอมลทเกยวของอยางชดเจนกบขอบเขต KM และเปาหมาย KM ซงจะทำาใหการจดทำาแผนการจดการความรสามารถสอดรบกบผลลพธ ทไดจากการประเมน และสงผลใหเปาหมาย KM บรรลผลสำาเรจตามแผนทกำาหนด

4. นำาผลการประเมนตนเองทได มาจดทำาแผนการจดการความร หรอ แผน KM ตามกระบวนการจดการความร และกระบวนการบรหารการเปลยนแปลง โดยใหระบถง

1. กจกรรมตาง ๆ ตาม กระบวนการจดการความร (7 ขนตอน) และกระบวนการบรหารการเปลยนแปลง (6 องคประกอบ)

2. วธการสความสำาเรจ

3. ตวชวดความสำาเรจ

4. เปาหมาย

5. วสด อปกรณทตองใช

6. งบประมาณดำาเนนการ

7. ผรบผดชอบการดำาเนนการ

      ทงน กรมสงเสรมการปกครองทองถน ไดจดทำา แผนการจดการความร โดยมการกำาหนดขอบเขต KM หรอกำาหนดองคความรทจำาเปนในการปฏบตงานเพอ สนบสนนประเดนยทธศาสตรขององคกร ตงแตปงบประมาณ พ.ศ. 2549 ดงน

แผนการจดการความร ประจำาปงบประมาณ พ.ศ. 2549 มงเนนการจดการความรเกยวกบ

8. "การสงเสรม อปท. ในการจดทำาแผนพฒนาทองถนใหเชอมโยงกบแผนชมชน"

แผนการจดการความร ประจำาปงบประมาณ พ.ศ. 2550 มงเนนการจดการความรเกยวกบ

9. "การสงเสรม อปท. ในการดำาเนนการตามโครงการจดระเบยบการจำาหนายสนคาในทสาธารณะเพอแกไขปญหาความยากจน"

10. "การตรวจตดตามการจดระบบควบคมภายในของ อปท. ตามระเบยบ คตง. วาดวยการกำาหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ตามแนวทางเศรษฐกจพอเพยง"