WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 27 de maio de 2009

WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 27 de maio de 2009

DC

WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS

Objetivos:

Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada

Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e

Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de

Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA);

Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos;

Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas

para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS?

Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;

Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos;

Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas;

Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços;

Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencialestabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

























Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional

Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa

Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística

2.Aprendizadoorganizacional

2.Aprendizadoorganizacional

1.Pensamento sistêmico

1.Pensamento sistêmico

12.Controlesocial

12.Controlesocial

10.Desenvolvimentode parcerias

10.Desenvolvimentode parcerias

8.Comprometimentocom as pessoas

8.Comprometimentocom as pessoas

7.Geração devalor

7.Geração devalor

5.Orientação por processos e informações

5.Orientação por processos e informações

Fundamentosda excelência

gerencial

Fundamentosda excelência

gerencial

6.Visão defuturo

6.Visão defuturo

11.Responsabilidadesocial

11.Responsabilidadesocial

4.Liderança econstância de

propósitos

4.Liderança econstância de

propósitos

13.Gestãoparticipativa

13.Gestãoparticipativa

9.Foco no Cidadão e na

sociedade

9.Foco no Cidadão e na

sociedade

3.Cultura deinovação

3.Cultura deinovação

Fonte: Instrumento para Avaliação da Gestão Pública - Ciclo 2008/2009

Os resultados são alcançados mais rapidamente quando as atividades e os recursos se relacionam de forma processual

ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)

GESTÃO

RECURSOS

ENTRADA SAÍDA

= SATISFAÇÃO DE CLIENTES

Processo(“Conjunto de atividades

Inter-relacionadas ou interativas”)

Entrada Saída

Eficácia do processo. -Execução adequada do processo- Alcance dos resultados planejados

Medição e Monitoramento(Antes, durante e depois do processo)

Eficiência do Processo

- Otimização dos recursos (tempo, pessoas, financeiro)

(Inclui recursos)

Produto

(Resultado de um Processo)

Fatos e dados

Tomada de decisão e produção de informação e conhecimento

Alta capacidade para agir e inovarAumento de produtividade

Postura pró-ativa – antecipação e resposta rápida às mudanças no ambienteEfetividade

Análise do Material das Unidades Organizacionais

Unidades que enviaram o material:

• Controladoria Interna;

• Engenharia;

• Superintendências de Administração, Informática,

Orçamento e Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão,

Finanças e Recursos Humanos.


Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou fluxogramação de processos:

• EA – Enterprise Architect (02 un.);

• Igrafx (02 un.);

• Editor de texto (02 un.);

• Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho

Broffice.org Draw. (01 un.);

• Unidades que ainda não desenvolveram

trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.).


Pontos Positivos:• Entrega do material solicitado;

• Engajamento das áreas – algumas já fluxogramaram vários

processos;

• Unidades sensibilizadas;

• Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por

processos (visão)


Oportunidades de Melhoria:• Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas

utilizadas;

• Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão

de Processos;

• Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo

estágio;

• Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por

processos.

BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS

• Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas;

• Uniformização das rotinas de trabalho;

• Otimização dos recursos;

• Agilidade dos processos;

• Clareza de responsabilidades;

• Eliminação de anomalias;

• Conhecimento tácito e pessoal Conhecimento expresso e institucional

Estágios de maturidade em Gestão por

Processos

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

Estágios de maturidade em Gestão por

Processos

Escritório de Processos Organizacionais - EPO

O QUE É:

É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.

OBJETIVO:

Obtenção do alinhamento organizacional através daGestão por Processos e da produção contínua de inovação organizacional centrada em processos.


NATUREZA:

Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.


ATRIBUIÇÕES:

– Propor metodologia de gestão por processos (padrões, ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..);

– Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas à gestão por processos institucional;

– Proporcionar a padronização, a integração e a harmonização dos processos organizacionais;

Escritório de Processos Organizacionais – EPO

ATRIBUIÇÕES:

• Promover, em parceria com a SGRH, treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas e ferramentas de gestão por processos;

• Disseminar as melhores práticas;

• Estabelecer mecanismos para promover a contínua melhoria dos processos institucionais.

Escritório de Processos Organizacionais – EPO

EQUIPE:

Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista

WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOSDinâmica de trabalho

Como será a condução dos trabalhos?

8 worshops

Às quartas-feiras

Horário: das 9:00 às 12:00h

Sala 327

Participantes: Superintendentes, Chefe do

Departamento de Engenharia e Arquitetura, Chefe da

Controladoria Interna e Consultores Internos.

Acordos e alinhamento de expectativas…

Comparecimento e comprometimento de todos;

Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no

setor público;

Projeto piloto – necessidade da avaliação pelas

unidades;

Execução das tarefas previstas para a semana;

Compreensão e colaboração das áreas com

trabalhos mais adiantados.

Forma de aplicação do trabalho

Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e

aplicação prática das ações a serem realizadas posteriormente em

cada unidade pelo consultor.

No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades,

estas podem recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento

de dúvidas e orientações.

Teoria → Exercício → Prática

Forma de aplicação do trabalho

Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da

anterior pelo Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo,

pelo Responsável pela Unidade Organizacional.

Cada área encaminhará para a SUPLAN

([email protected]) os trabalhos realizados

na semana para acompanhamento e orientação.

mailto:[email protected]

P

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A

Definição dos papéisPapel do Consultor Interno: Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da

unidade;

Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos

processos de sua área;

Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade

organizacional no que se refere aos processos;

APOIARAPOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a

definição dos indicadores dos processos da sua unidade

organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO.

Definição dos papéisPapel do Responsável pelo Processo

Responder diretamente pelo processo Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade; Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos; Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os critérios definidos; Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos; Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos processos mapeados; Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz; Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.

Definição dos papéisPapel do responsável pela Unidade Organizacional

Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de mapeamento, melhoria e normalização dos processos;

Conduzir e integrar os processos afetos à sua área; Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os

Responsáveis pelos processos; Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da

sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos Processos.

Fluxo de aplicação do trabalho R

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Preencher conforme

metodologia

Há dúvida?

Sanar as dúvidas quanto à metodologia

Encaminhar para aprovação

Não

Sim

Valida e aprova o trabalho

Encaminha o trabalho via e-

mail

Orienta os trabalhos

Há dúvida?

Não

Sim

Validar o trabalho quanto à metodologia

Disponibiliza os documentos para toda a instituição

Participa do Workshop e

recebe metodologia e

formulários

Está adequado quanto à

metodologia?

Não

Sim

1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS

1) Apresentação da metodologia a ser utilizada; 2) Apresentação de conceitos;

3) Orientação para priorização do processo da área.

1) METODOLOGIA DO TRABALHOAS QUATRO FASES

1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN.2. Mapeamento do processo: Identificar todas as

entradas e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação atual).

3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e desenvolver soluções (situação desejada).

4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir indicadores e metas, monitorar e documentar o processo.

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Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

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WORKSHOP I – Conceitos e priorização

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processo


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2) Apresentação de conceitos

O que é um PROCESSO?

É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (NBR ISO 9000:2005)

Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA)

É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou organização (BPMN 2006).


Categorias de processos:

Processo finalístico – processo associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos.

Processos de apoio – processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc.

Processo crítico → pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da organização.


O que é MACROPROCESSO?

• É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre sua missão.

• Agrupamento de processos necessários para o

desempenho de uma atribuição da organização.

Corresponde a grandes funções da organização, para

as quais devem estar voltadas todas as suas

unidades internas. Um macroprocesso engloba vários

outros processos.


O que é subprocesso?É um processo que está incluso em outro processo.

O que é atividade?Ações a serem realizadas dentro de um processo ou

subprocesso.

E tarefa?Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade.

Fonte: BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio – vários autores

P rocesso

Tarefa

S udprocesso

A tiv idade

M acroprocesso


Hierarquia de processos

Hierarquia de processos

Gestão de pessoas

Provimento decargos

Nomeação

Publicar a listados nomeados

no DO Encaminhardocumentopara órgão

responsável pelo DO

Macroprocesso

Processo

Subprocesso

Atividade

Tarefa

2) Orientação para priorização do processo da área

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A priorização de ações é necessidade básica em

qualquer atividade, pois recursos são sempre

escassos ou limitados;

Saber priorizar é uma das bases da gerência

eficaz;

Para priorizar podemos utilizar dados

quantificáveis ou ferramentas específicas. Ex:

método GUT.

O que é o método GUT?

É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações.

GUT é a abreviatura das palavras-chave do método (Gravidade, Urgência, Tendência).


Método GUT

G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área

caso o processo não seja melhorado.

U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para

manifestação do problema caso o processo não seja

melhorado – quanto mais urgente, menor o tempo

disponível para melhorá-lo.

T (Tendência) - é o potencial do problema caso o

processo não seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver

esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai

piorar bruscamente?".

IMPORTANTE!!!

Premissa para escolha do processo a ser

trabalhado:

Ter impacto na área fim, ou seja, o processo

escolhido deve ter também como cliente a área fim

institucional (promotorias e procuradorias)

Ex: Processo de concessão de férias, Processo de

liberação de diárias, etc.

Vamos ao exercício!!

1) Escolher três processos da unidade – Grupo:

integrantes de cada unidade

2) Pontuar os processos quanto à Gravidade,

Urgência e Tendência - EPO 02 -

FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO DE

PROCESSOS – 10 minutos

3) O mais pontuado é o processo a ser

trabalhado.

Trazer para o próximo WORKSHOP – Trazer para o próximo WORKSHOP – 03/06:03/06:

- - Processo a ser trabalhado na unidade definido Processo a ser trabalhado na unidade definido utilizando a ferramenta de priorização. utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão: realizar discussão com os chefes dos Sugestão: realizar discussão com os chefes dos departamentos, divisão e seção para levantar departamentos, divisão e seção para levantar os processos e realizar pontuação (o formulário os processos e realizar pontuação (o formulário está na WIKIMP – está na WIKIMP – http://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/Formhttp://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPOulariosEPO))

- Realizar leitura do material de apoio entregue.- Realizar leitura do material de apoio entregue.Agradecemos a presença.Boa semana e bom trabalho!!!

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