WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais

WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 01 de julho de 2009

Objetivos do Workshop IV

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas

3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

1) Feedback da Avaliação


Muito Bom Bom Regular Ruim Muito Ruim Branco0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

Desempenho do Expositor



10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

Material



10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

Auto-Avaliação


Atendeu Superou Não Atendeu Branco0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

Expectativas


Observações dos participantes

Adequação do material

Planejamento Estratégico na área-fim

Participação da Catep nos workshops

Não acontecerá workshops em julho, porém haverá trabalhos a serem desenvolvidos.

Monitoramento da Frequência

09:15 h 11:45 h

0

5

10

15

20

25

17

20

25 25

15

19

Workshop IWorkshop IIWorkshop III







O que foi feito pelo EPO?

→ Análise criteriosa do formulário 05 – Análise e Melhoria de Processos

→ Discussões com as áreas para alguns ajustes

Considerações a respeito da análise e das discussões

Aprofundamento das causas Esclarecimentos da análise realizada Alguns problemas não foram levantados – não enfoque nas várias categorias de problemas

Alteração do enfoque do processo (nome do processo)

MACROFLUXO DAS 4 FASESP

lan

eja

me

nto

Ma

pe

am

en

to d

e

Pro

ce

ss

os

An

ális

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me

lho

ria

de

pro

ce

ss

os

Imp

lem

en

taç

ão

da

s

me

lho

ria

s

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado




4) Base conceitual

Desenvolvimento das soluções dos problemas

Esse passo consiste em desenvolver,

em forma de plano de ação, as

possíveis soluções dos problemas.

4) Base conceitual

Plano de ação:

Um plano de ação estabelece ações

e prazos, a fim de colocar em prática

alguma proposta, podendo ser

construído com a ferramenta 5W2H. (FONTE: MAMP – Método de Análise e Melhoria de

Processos)

4) Base conceitualFerramenta 5W2H

Ferramenta utilizada para esquematizar o planejamento primário de ações. São as letras iniciais das palavras inglesas definidoras dos requisitos de planejamento para realização de uma atividade ou ação qualquer, levando em conta os fatores essenciais de análise.(Fonte: O processo nosso de cada dia – Mauriti Maranhão)

4) Base conceitualFerramenta 5W2H

What – o quêWhy – por quêWhen – quando Who – quem Where – onde

How – como How much – quanto

NÃO É PRECISO UTILIZAR

TODOS OS ITENS

Chefe do Departamento de Elaboração de Projetos

Designar equipe temporá-ria para orientar as unidades

Grande número de proje-tos inade-quados

Realizar curso para as unidades

Diminuir o número de projetos inadequados

Capacitar os elaboradores dos projetos

Nomear responsáveisAgendar com as áreas

Definir palestranteDefinir e preparar local e equipamentoAgendar com as áreas

24/06

30/06

24/06

30/06

06/07

Daniel

Marina

Daniel

Marina

Marina

Equipe nomeada

Agendamen-to realizado

Palestrante definido

Local e equipamentos preparados

Curso agendado

Sim

Não

Sim

Não

Não

Agora é com vocês!

Certifiquem-se de que as ações serão tomadas principalmente

sobre as causas fundamentaise eventualmente

sobre seus efeitos (problemas). Produto desta etapa → Plano

de ação elaborado e implementado

Tempo do exercício: 15´

MACROFLUXO DAS 4 FASESP

lan

eja

me

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Ma

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Pro

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Pré-requisitosForm ação e capacitação

EPO

Defin ição de A tribuições

EPO e Unidades

Levantam ento das ativ idades

e norm as

M apeam ento dos processos

Identificação dos e lem entos e do objetivo

Desenho do fluxogram a

atual

Análise e m elhoria dos

processos

Identificação dos problem as,

causas e soluções

Im plem entação das m elhorias

Desenho do novo

fluxogram a

Defin ição dos indicadores e

m etas

FIM

Priorização dos problem as

Desenvolvim ento das soluções

Docum entação do processo

M onitoram ento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

m elhorado

FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS

Pág. 26 – Manual de Apoio

SITUAÇÃO DESEJADA

FASE 4 –Implementação

das Melhorias(pág.27)

4) Base conceitual

Os primeiros passos desta fase (após desenvolvimento das soluções) consistem em:

→ Desenhar o novo fluxograma (registrar as melhorias)→ Definir seus indicadores e metas→ Medir e avaliar o desempenho do processo

4) Base conceitual

Desenho do novo fluxograma

O fluxo que será desenhado representará a forma como o processo passará a funcionar a partir das melhorias propostas.

4) Base conceitual

Medição e análise do processo

A medição será feita por meio de indicadores, os quais serão definidos, registrados em formulário e monitorados pelo RESPONSÁVEL PELO PROCESSO.

4) Base conceitual

Indicadores

Indicadores são medidas que representam ou quantificam um insumo, um resultado, uma característica ou o desempenho de um processo, de um serviço, de um produto ou da organização como um todo.

(FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

4) Base conceitual

Indicadores

Não são simplesmente dados, mas uma balança que nos permite “pesar” os dados, ou uma régua que nos permite “aferir” os dados em termos de qualidade, resultado, impacto, etc., dos processos e dos eventos.

(FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

4) Base conceitual

Os indicadores podem ser:

→ Simples: expressos em valores absolutos.

Exemplo: número de dias para liberar diárias.

4) Base conceitualOs indicadores podem ser:

→ Relativos: expressam uma proporção, permitindo comparações entre situações no tempo e no espaço. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

Exemplo: proporção de projetos básicos de licitação elaborados de acordo com o padrão estabelecido / projetos básicos de licitação recebidos.

4) Base conceitualPrincipais atributos dos indicadores

→ Simplicidade – facilidade de ser compreendido e aplicado tanto pelos executores quanto pelos que receberão seus resultados.

→ Rastreabilidade – facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção.


→Disponibilidade – facilidade de acesso para coleta dos dados, estando disponíveis a tempo, sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas.

→Praticidade – garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais.


→Economia – o indicador não deve requerer tempo demasiado em busca de dados, pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta.→Estabilidade – garantia de que é gerado em rotinas de processo e permanece ao longo do tempo, permitindo a formação de série histórica. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)

4) Base conceitual

Tipos de indicadores

1. Indicador de eficiência (produtividade):

Eficiência: define-se como a capacidade de empregar, da melhor maneira, os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja.(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

4) Base conceitualTipos de indicadores

1. Indicador de eficiência (produtividade):

É ligado à eficiência e trata da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços.

Exemplo: percentual de redução de gastos com manutenção de veículos

4) Base conceitual

Tipos de indicadores

2. Indicador de eficácia (qualidade):

Eficácia: define-se como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados).(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

4) Base conceitualTipos de indicadores

2. Indicador de eficácia (qualidade):

Refere-se à capacidade do processo em atender aos requisitos do cliente. Medem como o produto ou serviço é percebido pelo cliente (satisfação do cliente).

Exemplo:percentual de solicitações atendidas no prazo

4) Base conceitual

Tipos de indicadoresEsses dois tipos de indicadores devem

andar lado a lado, formando, assim, o

equilíbrio necessário ao desempenho global do

processo. Olhe o exemplo a seguir...

4) Base conceitual

Tipos de indicadoresExemplo: → Indicadores:

1.percentual de solicitações atendidas no prazo (eficácia)2.tempo gasto em cada atendimento (eficiência)

4) Base conceitual

Tipos de indicadoresExemplo: → Apuração dos dados (avaliação):

Solicitações atendidas no prazo aumentaram em 50% Tempo gasto em cada atendimento reduziu em 30%

4) Base conceitual

Dicas para a elaboração de indicadores:

→O que você está querendo medir?

→ Para que será feita a medição?

→ Como ela será feita?

4) Base conceitual

Dicas para a elaboração de indicadores:

→ Onde será feita a medição?

→ Quando serão feitas as medições?

→ Quem será responsável pela medição?

Percentual de solicitações atendidas no prazo


Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo



Presidente da Comissão de Licitação




% Eficá-cia




% Eficá-cia

SAP*100 TSP




% Eficá-cia

SAP*100 TSP

Livro de registros de solicitações




% Eficá-cia

SAP*100 TSP


Valores até 60% - faixa de riscoValores entre 60% e 80% - faixa aceitávelValores acima de 80% - aumento da eficácia do processo




% Eficá-cia

SAP*100 TSP



Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%

4) Base conceitual

Monitoramento e Avaliação

→ Compreende o acompanhamento do andamento do processo por meio de coleta de dados para a avaliação.

→ O monitoramento contínuo deve ser feito de forma sistemática pelo responsável pelo processo.




% Eficá-cia

SAP*100 TSP




Após cada solicitação




% Eficá-cia

SAP*100 TSP




Após cada solicitação Trimestral

Percentual de solicitações de licitaçõesatendidas no prazo



% Eficá-cia

SAP*100 TSP




Após cada solicitação Trimestral 50%

4) Base conceitual

→ As metas de desempenho estabelecidas devem ser compatíveis com a capacidade dos processos, conduzidos por pessoas normais, treinadas para as funções.

Após definir os indicadores e monitorar o

processo, é preciso elaborar as metas

4) Base conceitual

Metas

→ As metas devem ser expressas em termos de uma quantidade, um objeto e um espaço de tempo.

Exemplo: Aumentar a satisfação do cliente para 80% no prazo de 1 (um) ano.




% Eficá-cia

SAP*100 TSP





90% 6 meses

50%




% Eficá-cia

SAP*100 TSP





90% 6 meses

50%

Exemplo prático

Superintendência de Administração

Indicadores do Sistema deTransportes.

Vamos exercitar?

Criar um indicador para cadaprocesso priorizado.

Tempo: 15´

Resumo das atividades:

Elaborar e implementar plano de ação Definir indicador(es) Medir a situação atual do(s) indicador(es) (monitoramento – T0) Definir a meta Medir continuamente e divulgar os dados




5) Prática

→ Preencher os formulários EPO 05 (plano de ação) e 06 (indicadores) Elaborar plano de ação – 08/07* Implementar as soluções – 22/07* Desenhar novo fluxo – 29/07* Definir indicador(es), medir situação atual e estabelecer meta – 05/08** Prazos para encaminhar para SUPLAN – até 18:00h

5) Prática

→Enviar para o e-mail do [email protected]

Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

PRÓXIMO WORKSHOP V – 12/08

Cada área apresentará:

Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s)

indicador(es) Metas estabelecidas (valor e

prazo).Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!

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