Prasa BalticBerg lipiec 2017

1

Optymalizacja, doskonalenie, korzyści

AUTOR

Dariusz Weber

WSPARCIE TECHNOLOGICZNE

W ZARZĄDZANIU MAGAZYNEM TECHNICZNYM I

AUTOMATYZACJA ZAOPATRZENIA TECHNICZNEGO

O ARTYKULE

Coraz więcej menedżerów zadaje sobie pytanie na temat wagi łańcucha dostaw UR i magazynu

technicznego w działalności organizacji. Czy obszar ten ma wpływ na jej efektywność, a jeżeli tak to jaki.

Zastanówmy się zatem nad okresem przechowywania części i materiałów eksploatacyjnych w magazynie

oraz związanym z tym zamrożonym kapitałem.

Senior Consultant / Interim Manager w BalticBerg Consulting

Zarządzał spółkami z branży produkcyjnej i usługowej. Reorganizował struktury oraz doskonalił

procesy w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw, m.in. w zakupach, logistyce, produkcji,

kontroli jakości. Posiada wiedzę z zakresu takich metodologii, jak: Lean Manufacturing, Six

Sigma, TQM. Zbudował nowoczesną strukturę przedsiębiorstwa świadczącego usługi w zakresie

utrzymania ruchu i obsługi technicznej. Ekspert w dziedzinie procesów zakupowych, gospodarki

materiałowej i logistyki magazynowej. Przyjmował funkcje użytkownika kluczowego w zakresie

modułu MM (Materials Management) podczas wdrażania w przedsiębiorstwie produkcyjnym

systemu klasy ERP – oprogramowania SAP.

Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright © All rights reserved by BalticBerg Consulting 2

1

1

Prasa

Wsparcie technologiczne w zarządzaniu magazynem technicznym i

automatyzacja zaopatrzenia technicznego. i automatyzacja zaopatrzenia

technicznego

Coraz więcej menedżerów zadaje sobie pytanie na temat wagi łańcucha dostaw UR i magazynu technicznego w

działalności organizacji. Czy obszar ten ma wpływ na jej efektywność, a jeżeli tak to jaki. Zastanówmy się zatem nad

okresem przechowywania części i materiałów eksploatacyjnych w magazynie oraz związanym z tym zamrożonym

kapitałem. Z drugiej zaś strony przeanalizujmy czasy postojów maszyn produkcyjnych spowodowane brakiem części

na wymianę w przypadku awarii i wynikające z tego tytułu straty ponoszone przez firmy. Praktycznie każda

organizacja posiada dane wymagane od ogólnej oceny stopnia efektywności tego obszaru. Wystarczy obliczyć

wskaźnik rotowalności zapasu, dostępność operacyjną maszyn i urządzeń produkcyjnych oraz wskaźnik wartości

zapasu części i materiałów eksploatacyjnych w stosunku do wartości odtworzeniowej majątku produkcyjnego.

Warto również zwrócić uwagę na pozycjonowanie magazynu technicznego w organizacji oraz, czy majątek tam

zgromadzony jest zarządzany w odpowiedni sposób. Jak szybko przebiega proces identyfikacji i poszukiwania części

oraz czy koszty przypisywane są prawidłowo i w czasie rzeczywistym. W końcu czy mamy pewność, że dane

zgromadzone w systemie informatycznym są zgodne z rzeczywistością i umożliwiają optymalne utrzymanie i

zarządzanie majątkiem technicznym.

Wielu Klientów zadaje nam pytania na temat optymalnego pozycjonowania magazynu części zamiennych i

materiałów eksploatacyjnych w organizacji. W zasadzie są tylko dwa modele: magazyn jest zarządzany przez

centralny dział logistyki, bądź podlega bezpośrednio pod dział utrzymania ruchu lub dział techniczny. Obecnie

obserwujemy jednak wyraźny trend przenoszenia odpowiedzialności za zarządzanie magazynem do działów

utrzymania ruchu bądź działów technicznych, co naszym zdaniem jest jak najbardziej uzasadnione z punktu

widzenia efektywności całej organizacji. To działy techniczne decydują bowiem o ilości zamawianych części,

ustalając tym samym wartość zapasu części i materiałów eksploatacyjnych na potrzeby utrzymania majątku

technicznego. Poza tym, tam właśnie jest zgromadzona największa wiedza w całej organizacji na temat potrzeb w

tym zakresie oraz co więcej, to sposób realizacji utrzymania ruchu ma kluczowy wpływ na efektywność całego

łańcucha dostaw na potrzeby utrzymania majątku technicznego. Olbrzymią rolę odgrywa tu prewencyjne

utrzymanie ruchu, które jest kluczem otwierającym „furtkę” do doskonalenia łańcucha dostaw. Im większy udział

prewencyjnego UR tym większe możliwości optymalizacji. Organizacje, w których dominującym rodzajem

utrzymania są działania reakcyjne mają duże mniejsze możliwości poprawy efektywności tego obszaru. Wynika z

faktu, iż części zamienne utrzymywane są na stanie magazynowym głównie na potrzeby usuwania awarii, ponieważ

tych zdarzeń nie możemy przewidzieć, w przeciwieństwie do prewencyjnego UR.

Nie ulega jednak wątpliwość fakt, że praktycznie każda organizacja posiada potencjał oszczędnościowy w tym

zakresie, a efektywny łańcuch dostaw to jeden z kluczowych filarów strategii utrzymania ruchu. Dlatego też

rekomendujemy naszym Klientom rozpoczęcie działań ukierunkowanych na doskonalenie całego łańcucha dostaw

UR, proponując jednocześnie wsparcie doświadczonych konsultantów BalticBerg. Rozpoczęcie doskonalenia tego

obszaru, bez upewnienia się, że organizacja posiada odpowiednie kompetencje i zasoby do profesjonalnego

zarządzania łańcuchem dostaw UR może przynieść efekt przeciwny do oczekiwanego. Optymalizacja tego obszaru

jest dość trudna i wymaga dużego doświadczenia oraz specjalistycznej wiedzy. Bardzo łatwo jest bowiem

przeszacować wartość zapasu, co jest kosztowne i będzie zapewne podważane przez działy finansowe i controlingu.

Z drugiej zaś strony brak odpowiedniej ilości części skutkuje obniżeniem dostępności operacyjnej maszyn

produkcyjnych, a w konsekwencji obniżeniem efektywności całej organizacji. Projekt doskonalenia łańcucha dostaw

i gospodarki magazynowej części zamiennych musi być realizowany w sposób przemyślany, z zastosowaniem

niezbędnych narzędzi i analiz, jak np. MRP, EOQ, ROP, ROQ, ABC, HML, VED, FSN, BOM, itp.

W odpowiedzi na zapotrzebowanie naszych Klientów, wynikające z coraz większych wyzwań stawianych

Menedżerom Technicznym przez Kierownictwo i Zarządy organizacji, które oczekują poprawy efektywności w

obszarze łańcucha dostaw UR, zdecydowaliśmy się wprowadzić pakiet usług BalticBerg Technical Inventory

Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright © All rights reserved by BalticBerg Consulting 3

1

1

Prasa

Management. Program BalticBerg Technical Inventory Management zawiera pełny pakiet usług związanych z

kompleksowym zarządzaniem łańcuchem dostaw. W zależności od potrzeb Klienta proponujemy fizyczną

organizację zakupów i dostaw części, przeprowadzenie niezbędnych analiz i ustalenie optymalnych parametrów

logistycznych części zamiennych, przeprowadzenie procesu standaryzacji nazewnictwa indeksów, wsparcie w

opracowaniu BOM oraz kompleksową obsługę magazynu technicznego. W ramach tej usługi oferujemy także

wsparcie we wdrożeniu systemu informatycznego do zarządzania tym obszarem bądź doskonaleniu obecnie

stosowanego systemu.

Co wchodzi w skład łańcucha dostaw UR

Łańcuch dostaw UR tworzą dwa główne procesy: proces zakupowy i proces magazynowy. Każdy z tych procesów

składa się z kliku podprocesów i nieodpowiednie zarządzanie którymkolwiek z nich powoduje przerwanie całego

łańcucha i pogorszenie efektywności całego obszaru. Poniżej pokrótce omówię kilka aspektów, które należy

uwzględnić podczas planowania projektu doskonalenia obszaru zaopatrzenia technicznego oraz gospodarki

magazynowej w zakresie części zamiennych.

Jak doskonalić obszar zaopatrzenia technicznego oraz gospodarki magazynowej w zakresie części zamiennych

Łańcuch dostaw i gospodarka częściami zamiennymi to bardzo obszerne zagadnienie i trudno jest opisać to na kilku

stronach. Poza tym, każda organizacja posiada swoja specyfikę i doskonalenie tego obszaru musi uwzględniać te

specyficzne warunki. Projekt doskonalenia musi uwzględniać wszystkie elementy wchodzące w skład całego

łańcucha dostaw, przykładowy zakres prezentuje poniższy rysunek.

Przykładowy zakres projektu doskonalenia łańcucha dostaw UR

Wprowadzanie rozwiązań ukierunkowanych na ciągłe doskonalenie procesów magazynowych i zakupowych.

Optymalizacja wskaźników w obszarze łańcucha dostaw.

Doskonalenie procesu zarządzania częściami zamiennymi i procedury MRP (Material Requirements Planning).

Przeprowadzenie niezbędnych analiz części zamiennych.

Automatyzacja zaopatrzenia technicznego oraz magazynu częsci zamiennych poprzez zastosowanie narzędzi IT - systemu ERP lub CMMS/EAM.

Weryfikacja i optymalizacja parametrów logistycznych części zamiennych.

Opracowanie BOM (Bill of Materials) dla obiektów technicznych.

Standaryzacja nazewnictwa części zamiennych.

Przeprowadzenie audytu łańcucha dostaw. Główne elementy audytu:

- przegląd polityki zakupowej oraz sposobu realizacji zakupu części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych,

- zapoznanie się z procesami magazynowymi i sposbem obsługi magazynu technicznego,

- przegląd raportów i KPIs w zakresie całego łańcucha dostaw.

Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright © All rights reserved by BalticBerg Consulting 4

1

1

Prasa

Jednym z kluczowych elementów doskonalenia zarządzania zaopatrzeniem technicznym i magazynem części

zamiennych jest odpowiedni system informatyczny. Może to być proste oprogramowanie dedykowane tylko do

tego obszaru bądź system klasy ERP lub CMMS/EAM. Optymalnym rozwiązaniem jest zarządzanie tym obszarem

przy zastosowaniu systemu klasy ERP lub CMMS/EAM. Obecnie na rynku jest stosunkowo mały wybór jeżeli chodzi

o systemy ERP posiadające dobry moduł do zarządzania utrzymaniem ruchu, stąd też najczęściej stosowany model

to system ERP skomunikowany z oprogramowaniem CMMS/EAM. Obydwa te oprogramowania posiadają moduły

MM (Materials Management), należy podjąć więc decyzję, który z nich będzie wykorzystywany do zarządzania

zaopatrzeniem technicznym i magazynem technicznym.

Należy jednak pamiętać, że każdy, nawet najlepszy system będzie tak dobry, jak jakość danych do niego

wprowadzonych. Proces wdrożenia oprogramowania wspomagającego zarządzanie zaopatrzeniem i magazynem

technicznym musi być dobrze przemyślany i przygotowany. Organizacja planująca wdrożenie musi przygotować

plan wdrożenia, z którego będzie jasno wynikać, jakie procesy będą obsługiwane przez system i jakich dokładnie

funkcji oczekujemy od oprogramowania. Jednym z najczęstszych błędów podczas wdrożeń systemów IT jest brak

dobrego planu wdrożenia, a w konsekwencji zakup standardu oferowanego przez dostawcę, niedostosowanego do

specyfiki i potrzeb organizacji. Systemy IT posiadają wiele funkcji, które można wykorzystać do zarządzania całym

procesem zakupowym i magazynowym, poniżej kilka najczęściej wykorzystywanych:

Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup części i materiałów eksploatacyjnych rozpoczyna proces zakupowy. Potrzeby

zakupowe mogą być realizowane ręcznie bądź automatycznie przez system, czyli przy zastosowaniu procedury

planowania zapotrzebowaniami materiałowymi MRP (ang. Material Requirements Planning). Jest to jedna z

najbardziej przydatnych funkcji oprogramowania, ale wymaga bardzo dobrej jakości danych. W przypadku

Wybrane funkcje modułu

MM

Tworzenie zapotrzebowań materiałowych

MRP (Material Requirements

Planning

Tworzenie zapytań

ofertowych

Opracowywanie porównań ofert

Generowanie zamówień

zakupowych

Zarządzanie procesami

magazynowymi

Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright © All rights reserved by BalticBerg Consulting 5

1

1

Prasa

wprowadzenia złych danych otrzymujemy efekt niedoszacowania bądź przeszacowania wartości magazynu. Mam

tu na myśli oczywiście dane dotyczące parametrów logistycznych, takich jak:

stan minimalny (minimum stock)

punkt ponownego zamówienia (ROP – Reorder Point bądź ROL – Reorder Level)

ilość ponownego zamówienia (ROQ – Reorder Quantity).

Wiele organizacji traktuje stan minimalny jako ROP, co wpływa na obniżenie wartości magazynu, ale powoduje

ryzyko zaniżonej ilości bądź całkowitego braku części w okresie oczekiwania na dostawę.

Nie należy lekceważyć podprocesu zgłaszania zapotrzebowań, albowiem w tym miejscu definiujemy przedmiot

zakupu i inicjujemy powstanie kosztu. Należy tutaj zwrócić uwagę na ilość osób upoważnionych do zgłaszania

zapotrzebowań, procedurę akceptacji tych dokumentów oraz komunikację z osobami realizującym zakup. W takich

przypadkach BalticBerg rekomenduje swoim Klientom, jako jedno z działań, wyznaczenie osób odpowiedzialnych

po stronie UR za konkretne grupy części, ale w taki sposób, aby za te same części nie było odpowiedzialnych kilku

osób. Osoby te przyjmują funkcję kontrolera MRP przypisanego do konkretnych grup materiałowych. Wówczas

często wyznaczona osoba po stronie UR i specjalista ds. zakupów stają się partnerami nawiązując bardzo dobry

kontakt, co wpływa na poprawę współpracy pomiędzy całymi działami (w przypadku, gdy zakupy realizowane są

poza działem technicznym).

Sam proces zakupu może być mniej lub bardziej skomplikowany, istotnym jest, aby istniała w organizacji

„rzeczywista” polityka zakupowa (nie tylko na potrzeby audytorów zewnętrznych), według której realizowany jest

proces. Należy tu zwrócić szczególną uwagę na tzw. zakupy w koszty, czyli zamówienia bez indeksu materiałowego,

które czasami są nadmiernie wykorzystywane.

Tak jak zgłoszenie zapotrzebowania inicjuje proces zakupowy, tak przyjęcie części lub materiału rozpoczyna proces

magazynowy. Jest to jednak tylko fizyczne rozpoczęcie, ale bardzo istotne elementy procesu realizowane są

wcześniej. Mam tu na myśli podproces zakładania nowego indeksu materiałowego i wprowadzenie do systemu

odpowiednich danych podstawowych materiału. Do prawidłowego założenia indeksu niezbędnych jest kilka bardzo

ważnych danych, które powodują poważne skutki w przyszłości. Mam tu na myśli szereg parametrów, takich jak:

nazwa indeksu => czy istnieje w organizacji standard nazewnictwa części zamiennych precyzujący strukturę nazwy (ilość członów w nazwie, ilość znaków i rodzaj informacji zawartych w każdym członie, wytyczne do skracania nazwy w przypadku zbyt małej ilości dostępnych znaków)

w ilu językach należy utworzyć nazwę

przypisanie grupy i podgrupy materiałowej

skład i lokalizacja szczegółowa

podstawowa i uzupełniająca jednostka miary

osoba odpowiedzialna za indeks (optymalnie zarówno po stronie zakupów jak i UR)

parametry MRP, jeżeli procedura jest wykorzystywana.

Dalsze etapy to odpowiednia dystrybucja dostawy na magazynie oraz wydanie części lub materiału osobie

upoważnionej, bądź też samodzielnie pobranie bezpośrednio przez użytkownika. W tym przypadku dużym

ułatwieniem jest zastosowanie systemu kodów kreskowych, tzw. Barcoding. System pozwala w łatwy i szybki

sposób dokonać rozchodu części oraz przypisania części do konkretnej maszyny bądź systemu technicznego.

Tutaj wile organizacji ma dylemat: uszczelniać magazyn i tworzyć stanowiska magazynierów, czy otworzyć magazyn

dla większości pracowników UR. Spotykamy się z sytuacjami, kiedy działa zarówno jeden jak i drugi model, ale

bardzo często firmy mają w tym obszarze dość duże problemy. Wadą pierwszego rozwiązania są dodatkowe etaty,

drugiego zaś duże ryzyko błędnych rozchodów i tym samym nieprawidłowe przypisanie kosztów oraz duże różnice

inwentaryzacyjne. Ponadto w drugim wariancie często wydłuża się czas przebywania techników UR w magazynie.

Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright © All rights reserved by BalticBerg Consulting 6

1

1

Prasa

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie zakupami i magazynem technicznym:

1. Optymalizacja wartości zapasu części zamiennych.

2. Poprawa wskaźnika rotowalności zapasu.

3. Redukcja kosztów ponoszonych na utrzymanie maszyn i obiektów technicznych.

4. Zwiększenie dostępności obiektów technicznych.

5. Optymalizacja wartości kapitału pracującego.

6. Optymalizacja kosztów utrzymania magazynu technicznego.

7. Redukcja ilości zamówień na części zamienne.

Podsumowanie

Zaopatrzenie techniczne i gospodarka magazynowa części zamiennych jest bardzo istotnym obszarem

wpływającym na efektywność całej organizacji. Element ten powinien być ujęty w strategii utrzymania ruchu

wynikającej ze strategii operacyjnej przedsiębiorstwa. Brak efektywnego zarządzania tym obszarem może

skutkować zawyżeniem stanów magazynowych i w konsekwencji zamrożeniem kapitału. Kolejnym negatywnym

skutkiem nieodpowiedniego zarządzania częściami zamiennymi jest brak odpowiedniej ilości części i wydłużenie

czasu napraw, co z kolei przekłada się na zmniejszenie dostępności maszyn produkcyjnych. Zdarzają się również

sytuacje, kiedy obydwa te negatywne skutki występują jednocześnie, a więc firma posiada duży zapas, mimo to

brakuje części na wymianę.

Nie ulega wątpliwości, że każda organizacja posiada mniejszy lub większy potencjał optymalizacyjny w obszarze

łańcucha dostaw UR. Doskonalenie tego obszaru nie jest jednak łatwe i musi być przeprowadzone bardzo

umiejętnie, z uwzględnieniem specyfiki danej organizacji oraz aktualnego sposobu funkcjonowania utrzymania

ruchu. Efektywność tego obszaru można znacznie szybciej poprawić poprzez automatyzację zaopatrzenia

technicznego oraz magazynu części zamiennych dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi informatycznych.

O BalticBerg

BalticBerg zajmuje się wspieraniem organizacji w zwiększaniu efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Specjalizujemy się w

doskonaleniu procesów zarządzania technicznego, produkcji, utrzymania ruchu oraz strukturyzacją przedsiębiorstw

przemysłowych. Naszą firmę cechuje kreatywność w dostosowywaniu rozwiązań i metod do statusu, kultury organizacyjnej

oraz wyzwań naszych Klientów. Naszym celem jest zdiagnozowanie miejsc do potencjalnego doskonalenia, zwartościowanie i

uszeregowanie ich wspólnie z Klientem, a następnie ułożenie realnego i popartego doświadczeniem planu doskonalenia

operacyjnego.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą: www.BalticBerg.pl oraz do kontaktu: info@BalticBerg.com

BalticBerg Consulting Sp. z o.o. Sp. k. ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa REGON: 361531670, NIP: 1132889784

Tel. +48 22 20 35 440 www.BalticBerg.pl info@BalticBerg.com