Elektroniczny Obieg FakturWdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów zakupowych w Polkomtel S.A.

Zlot Finansowy Wisła, 28 luty 2008

2

Agenda

• Wprowadzenie– Informacja o Polkomtel S.A.– Aplikacje SAP w Polkomtel S.A.

• Istniejąca infrastruktura– Infrastruktura systemów SAP– Partnerstwo z IBM Polska– Zarządzanie programem SAP

• Projekt EOF– Potrzeba biznesowa– Harmonogram projektu– Organizacja projektu– Realizacja wdrożenia

• Podsumowanie

3

Polkomtel S.A.

• Działamy na rynku od 1996 roku.

• Posiadamy ponad 13,5 mln użytkowników sieci komórkowej.

• Oferujemy usługi szybkiej transmisji danych HSDPA, 3G, EDGE.

• Plus oferuje obecnie najszerszy zasięg technologii 3G w Polsce.

4

SAP w Polkomtel S.A. w liczbach

• Blisko 4000 użytkowników mySAP Business Suite

• W tym 1750 tzw. „heavy userów” dla których SAP jest podstawowym narzędziem pracy

• Ponad 400 procesów biznesowych obsługiwanych przez system mySAP Business Suite

5

Infrastruktura systemów z rodziny mySAP Business Suite

SAP R/3 Enterprise 47x110

SAP Solution Manager 4.0SAP Exchange Infrastructure 6.40

in SAP NetWeaver 04

SAP CRM 4.0

SAP EP 7.0 on WEB AS 7.0in SAP NetWeaver 2004S

SAP Business Intelligence 7.0in SAP NetWeaver 2004S

SAP SRM 5.0

External Systems

6

Partnerstwo z IBM Polska

• IBM doświadczonym partnerem - dostawcą usług outsourcingowych dla Polkomtel S.A. w obszarach:

– Rozwoju aplikacji mySAP Business Suite

– Utrzymania aplikacji mySAP Business Suite

• Zespół kompetentnych specjalistów systemu SAP w IBM Polska współpracujących z Zespołem Programu SAP w Polkomtel S.A.

7

Centrum Kompetencyjne SAP w IBM Polska

Doradztwo strategiczne

Utrzymanie aplikacji

WdrożeniaSAP

Rozwój systemów

Centrum Usług Księgowych

Utrzymanie systemów

74 Konsultantów SAPCertyfikaty:• 38 Konsultantów • 33 Kierowników Projektów (PMP)• 82 Dostawców Usług IT (ITIL)• 19 Managerów z tytułem MBA

8

9

Potrzeba wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

FakturyCentralizacja procesu ewidencji faktur obcych

Likwidacja obiegu papierowego

Skanowanie i zachowanie obrazu faktury w postaci elektronicznej

Śledzenie i raportowanie procesu

Elektroniczna akceptacja

Monitorowanie terminów realizacji zadań

10

Harmonogram projektu Elektronicznego Obiegu Faktur

miesiąctydzień

Lp Zadanie

1 Koncepcja Biznesowa

2 Dostawa sprzętu i programowanie

3 Pion Technologii Informatycznych

4 Pion Techniczny

5 Pion Marketingu i Sprzedaży

6 Piony Prezesa i Operacyjny

7 Pion Finansowy

8 Utrzymanie Aplikacji

M8M4 M5 M6 M7M1 M2 M332 33 34 3528 29 30 3124 25 26 2720 21 22 2316 17 18 1912 13 14 158 9 10 111 2 3 4 5 6 7

11

Organizacja projektu Elektronicznego Obiegu Faktur

Sponsor Projektu• Dyrektor ds. Finansowych, Członek Zarządu

Sponsor Projektu• Dyrektor ds. Finansowych, Członek Zarządu

Komitet Sterujący• Główny Księgowy, Dyrektor DRiP

• Dyrektor ds. Rozwoju Systemów Informatycznych

Komitet Sterujący• Główny Księgowy, Dyrektor DRiP

• Dyrektor ds. Rozwoju Systemów Informatycznych

Komitet Operacyjny• Kierownik projektu ze strony Polkomtel

• Kierownik projektu ze strony IBM Polska

Komitet Operacyjny• Kierownik projektu ze strony Polkomtel

• Kierownik projektu ze strony IBM Polska

Departament Zakupów• Kierownik Działu Umów

Departament Zakupów• Kierownik Działu Umów

Przedstawiciele Biznesu• Oddelegowani reprezentanci wszystkich pionów

Przedstawiciele Biznesu• Oddelegowani reprezentanci wszystkich pionów

Dostawcy usług technologii informatycznych• Koordynowani przez kierownika projektu ze strony IBM Polska

Dostawcy usług technologii informatycznych• Koordynowani przez kierownika projektu ze strony IBM Polska

Dostawcy sprzętu i materiałów eksploatacyjnych• Koordynowani przez kierownika projektu ze strony Polkomtel

Dostawcy sprzętu i materiałów eksploatacyjnych• Koordynowani przez kierownika projektu ze strony Polkomtel

12

Infrastruktura systemu Elektronicznego Obiegu Faktur

SAP R/3 Enterprise

SAP Enterprise PortalAC SAP

SAP End UserScan Room

JukeboxDisk Array

Mail Room

Barcodes

IBM FileNet

Exchange Server

13

Proces Elektronicznego Obiegu Faktur

Weryfikacja formalna

EOF 04

Weryfikacja formalna

EOF 04

Płatność należności

EOF 07

Płatność należności

EOF 07

Księgowanie faktury

EOF 06

Księgowanie faktury

EOF 06

DR

iP

Akceptacja faktur

EOF 05

Akceptacja faktur

EOF 05

Identyfikacja odbiorcy

EOF 02

Identyfikacja odbiorcy

EOF 02

przekazaniedo wprowadzaniaSkanowanie faktury

EOF 01

Skanowanie faktury

EOF 01

przekazaniedo skanowaniaWpłynięcie faktury

EOF 00

Wpłynięcie faktury

EOF 00DR

iP

zwrot do Departamentu Rachunkowości i Podatków

przekazaniedo weryfikacji

przekazaniedo akceptacji

zwrot do poprawyzwrot do poprawy

akceptacja obiążenia MPK

zwrot do poprawy

przekazaniedo płatności

Opis i dekretacja

EOF 03

Opis i dekretacja

EOF 03MP

KM

PK

przekazanie do opisu

zwrot do poprawy

?

14

Zarządzanie pełnomocnictwami (upoważnieniami)

Baza upoważnień w oparciu o dane pracownika w SAP HCM (HR)

Upoważnienie

ZASTĘPSTWO

MPK

KWOTARODZAJ

KOSZTÓW

15

Struktura organizacyjna – stanowiska robocze

• Na potrzeby wyboru wykonawców zostały zdefiniowane grupy wykonawców dla poszczególnych kroków w układzie:

– Krok procesu (EOF02, EOF03…)

– Ważne od - do.

– Id Stanowiska roboczego HR

Pracownik

Krok procesu

Jednostka organizacyjna

Stanowisko robocze

16

Uprawnienia

Dostęp do listu przewodniego

z poziomu:FI, MM, Workflow

Załączniki

Skany

Kontrola wg uczestnictwa w

procesie

Dostęp administratora

Dostęp koordynatora

procesu

17

Monitorowanie terminów

• Na każdym etapie procesu system oblicza sumę dni dla pozostałych etapów (jeszcze nie zakończonych) wg aktualnego priorytetu i weryfikuje czy jest możliwe dotrzymanie terminu płatności. Jeżeli nie jest możliwe następuje zwiększenie priorytetu i ponowne przeliczenie możliwości dotrzymania terminu.

Krok Niski Średni Wysoki B. wysoki

EOF.01 1 1 1 1

EOF.02 2 1 1 1

EOF.03 4 2 2 1

EOF.04 5 4 2 1

EOF.05 3 2 1 1

EOF.06 2 2 1 1

EOF.07 4 2 1 1

Od Do Priorytet

0 7 B. Wysoki

8 14 Wysoki

15 21 Średni

22 99 Niski

18

List przewodni (ang. coversheet)

• Centralna aplikacja realizująca

– Dostęp do obrazu dokumentu

– Analizę historii procesu

– Opracowanie opisów merytorycznych

– Opracowanie komentarzy do dokumentu

– Dostęp do dokumentu wstępnie wprowadzonej faktury

– Weryfikacja kompletności dekretacji

– Weryfikacja kompletności zebranych akceptów

– Sterowanie procesem

– Obsługa załączników

19

Akceptacja faktury

Akceptacja faktury realizowana poprzez SAP Enterprise Portal.

• Dedykowana aplikacja:

– Lista faktur do zatwierdzenia

– Podgląd danych dokumentu wstępnie wprowadzonego

– Podgląd obrazu faktury

– Akceptacja / zwrot faktury

20

• Wdrożenie procesu– 4 000 użytkowników w 35 lokalizacjach– Dziennie: 700 faktur i 4 000 powiadomień

• Problemy rozwiązane podczas wdrożenia– Kody kreskowe– Szkolenia użytkowników

• Nowe możliwości– Raportowanie statystyczne w hurtowni danych (BI) – Integracja z systemem optycznego rozpoznawania znaków (OCR)– Wdrożenie infrastruktury podpisu cyfrowowego lub biometrycznego– Rezygnacja z dokumentów papierowych (faktura elektroniczna)

Podsumowanie wdrożenia

21

Kluczowe czynniki sukcesu Elektronicznego Obiegu Faktur

Elektroniczny obieg faktur

Wsparcie Zarządu (Sponsora)

Zaangażowanie użytkowników

Jasne cele biznesowe

Wysoko wykwalifikowany zespół projektowy

22

Kluczowe korzyści dla przedsiębiorstwa

Zapewnienie aktualności danych w systemie

Przyspieszenie i uproszczenie procesu podejmowania decyzji

Przejrzystość i przewidywalność procesu

Zwiększenie kontroli obiegu faktur

23

Dziękujemy za uwagę

Zapraszamy do rozmowy!

• Referencje– Polkomtel S.A. Roman.Wasik@plus.pl

• Podobne wdrożenia– IBM Polska Sp. z o.o. Slawomir.Kedra@pl.ibm.com

– SAP Polska Sp. z o.o. T.Sawczuk@sap.com