Zastosowanie Excela w Pracy Analityka Finansowego Specjalisty Ds Controllingu i Analityka Sprzedaz Wojciech Prochnicki

Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caocilub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Wykonywanie kopii metod kserograficzn, fotograficzn, a take kopiowanieksiki na noniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszeniepraw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki wystpujce w tekcie s zastrzeonymi znakami firmowymibd towarowymi ich wacicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dooyli wszelkich stara, by zawartew tej ksice informacje byy kompletne i rzetelne. Nie bior jednak adnejodpowiedzialnoci ani za ich wykorzystanie, ani za zwizane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponosz rwnie adnej odpowiedzialnoci za ewentualne szkody wynikez wykorzystania informacji zawartych w ksice.

Redaktor prowadzcy: Barbara Gancarz-WjcickaProjekt okadki: Jan Paluch

Fotografia na okadce zostaa wykorzystana za zgod Shutterstock.

Wydawnictwo HELIONul. Kociuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://onepress.pl (ksigarnia internetowa, katalog ksiek)

Drogi Czytelniku!Jeeli chcesz oceni t ksik, zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie/zaexan_ebookMoesz tam wpisa swoje uwagi, spostrzeenia, recenzj.

Pliki z przykadami omawianymi w ksice mona znale pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip

ISBN: 978-83-246-4237-3Copyright Helion 2012Printed in Poland.

Pole ksik na Facebook.com

Kup w wersji papierowej

Oce ksik

Ksigarnia internetowa

Lubi to! Nasza spoeczno

SPIS TRECI

WSTP 9

1. BUDET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKW BONUSW DLA KLIENTW 11

1.1. Opis zagadnienia 11

1.2. Model sprzeday i wynikw budetu 12

1.3. Zadanie analityka 13

1.4. Tabela danych jako narzdzie analizy symulacji 14

2. MIESICZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCW 21


2.2. Microsoft Query pobieranie danych zewntrznych 23

2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

element obliczeniowy 30

2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementw obliczeniowych

oraz wywietlanie listy utworzonych elementw 33

2.5. Odwieanie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy

w Microsoft Query 33

3. STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZYDUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCH 35


3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej 36

3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pl 37

3.4. Modyfikacja pl tabeli przestawnej 39

3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej 43

3.6. Wywietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45

4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday

4. TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) TABELE 47


4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeday 48

4.3. Przypisanie produktom kosztu materiaowego 50

4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazujcej sprzedan ilo

poszczeglnych produktw w kadym tygodniu 51

4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

pole obliczeniowe 52

5. TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTO NA TOPOWYCHPRODUKTACH (TOP30) GRAFICZNA PREZENTACJA 59


5.2. Sprawdzanie poprawnoci danych lista rozwijalna 60

5.3. Funkcja WEDANETABELI 63

5.4. Wykres koowy struktura sprzeday (iloci) w wybranym

przez uytkownika tygodniu 68

5.5. Wykres skumulowany kolumnowy porwnanie wybranej

wielkoci z czterech tygodni dla kadego z produktw 70

6. KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCHFORECASTW SPRZEDAY 73


6.2. Pliki do planowania sprzeday 73

6.3. Konsolidacja danych 74

6.4. Konsolidacja bez czy ze rdem danych 79

6.5. Zamiana plikw z danymi rdowymi 80

6.6. Edycja czy w zestawieniu podsumowujcym 80

7. WIEKOWANIE NALENOCI I ZOBOWIZA 83


7.2. Przygotowywanie zestawienia 84

7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 86

7.4. Wiekowanie przy uyciu tabeli przestawnej 89

S P I S T R EC I | 5

8. LISTY WINDYKACYJNE KORESPONDENCJA SERYJNA 93


8.2. Baza klientw i szablon pisma 93

8.3. Podpicie bazy do szablonu i drukowanie listw 95

8.4. Drukowanie kopert 100

9. ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDAY SEZONOWEJ 105


9.2. Budowa modelu 106

9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX 107

10. PRZYSZE WPYWY I WYDATKI 115


10.2. Miesic patnoci funkcja MIESIC 117

10.3. Tydzie patnoci funkcja WEEKNUM 118

10.4. Rodzaj wpyww funkcja JEELI 118

10.5. Przysze wpywy tabela przestawna 121

11. MACIERZ KOSZTW TRANSPORTUPRZEWONIK KLIENT 125


11.2. Budowa macierzy tabela przestawna 126

11.3. Funkcja JEELI.BD 129

11.4. Wyrnienie wartoci formatowanie warunkowe 130

12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDAYWEDUG WOJEWDZTW 133


12.2. Dane sprzedaowe tabela przestawna 134

12.3. Wybr miesica lista rozwijalna 134

12.4. Pobieranie danych z tabeli funkcja WEDANETABELI 139

12.5. Graficzna prezentacja 140

13. GRAFICZNA PREZENTACJA SKADOWYCH WYNIKUBRUTTO NA SPRZEDAY 145


13.2. Okrelenie granic kolumn 146


13.3. Wykres skumulowany kolumnowy 148

13.4. Dodanie wartoci poszczeglnych kolumn wykresu pola tekstowe 151

14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTUPRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTUMARY ZAMWIENIA 153


14.2. Model 153

14.3. Szukaj wyniku 157

15. TWORZENIE WASNYCH FUNKCJI EXCELA 163


15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji 163

15.3. Argumenty opcjonalne 165

15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii 166

15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami 167

WOJCIECH PRCHNICKI

Ukoczy studia w zakresie zarzdzania i marke-

tingu, zarzdzania i inynierii produkcji, rachunko-

woci i finansw oraz nadzoru, kontroli i audytu

w gospodarce i administracji. Tak szerokie wykszta-

cenie daje mu wiedz z zakresu finansw, control-

lingu, sprawozdawczoci oraz zarzdzania popart

wysokimi umiejtnociami techniczno-informa-

tycznymi.

Posiada dowiadczenie jako specjalista ds. con-

trollingu, specjalista ds. raportowania i analityk

finansowy w midzynarodowych korporacjach. Praca w dziaach finansowych

i controllingu w rnych firmach poczona z wiedz z zakresu narzdzi Microsoft

Office pozwala mu na prowadzenie szkole na bazie przykadw problemw,

z jakimi spotykaj si pracownicy tych dziaw. Jako trener pracuje od ponad

3 lat. Gwn tematyk prowadzonych przez niego szkole jest zastosowanie

Excela, Accessa oraz VBA w usprawnianiu procesw biznesowych w firmie oraz

automatyzowaniu pracy dziaw controllingowych i finansowych w ktrej

to dziedzinie posiada due dowiadczenie. Jest take autorem artykuw o tej

tematyce w czasopimie Controlling i Rachunkowo Zarzdcza.

Szkolenia te pozwalaj uczestnikom nie tylko pozna narzdzia Office, ale

przede wszystkim nauczy si wykorzystywania ich w celu rozwizywania okre-

lonych zada w pracy ksigowego, analityka czy te kontrolera finansowego.

W S TP | 9

WSTP

Niniejsza pozycja jest skierowana do pracownikw dziaw finansw, control-

lingu czy te ksigowoci. Jest to swoiste studium pitnastu rnych przypad-

kw i problemw, z jakimi moe spotka si osoba pracujca w tych obsza-

rach. Kady rozdzia zawiera opis problemu oraz jego rozwizanie przy uyciu

Excela. Jest to podrcznik pisany przez praktyka dla praktykw, ktry ma za

zadanie pokaza, i trudne i czasochonne zadania mog czasami okaza si

atwiejsze i przyjemniejsze po zbudowaniu odpowiednich narzdzi do ich wyko-

nywania, a to, co zajmowao dotychczas p dnia, mona zrobi w kilka minut.

Wszystkie analizowane przypadki i ich rozwizania oparte s na moich wa-

snych dowiadczeniach, nabytych podczas pracy zawodowej jako analityk, kon-

troler czy te specjalista ds. controllingu.

Zakres tematyczny omawianych przypadkw jest bardzo szeroki i rno-

rodny, od prostego wiekowania nalenoci po budow graficznej prezentacji

sprzeday na mapie Polski wedug wojewdztw czy te prognozowanie sprze-

day sezonowej przy uyciu trendu liniowego. W podrczniku pokazaem, jak

wykorzystywa i czy wybrane narzdzia i funkcje Excela do rozwizywania

wybranych problemw. Kady znajdzie tu pomysy na usprawnienie swojej pracy

i pokonanie przeszkd napotykanych na co dzie podczas tworzenia raportw

czy analiz.

Ciekawej lektury i niech kady z Was znajdzie co, co uczyni Wasz codzienn

prac atwiejsz.

PODZIKOWANIADzikuj wszystkim, ktrzy wspierali mnie w wysikach przy tworzeniu tej pozy-

cji, oraz tym, ktrzy zawodowo dostarczali mi wanie takich problemw do roz-

wizania, jakie zostay opisane w ksice.

1 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeday

Rozdzia 1.

BUDET FIRMY HANDLOWEJ USTALANIE WARUNKW BONUSW

DLA KLIENTW

CEL: STWORZENIE MACIERZY WARUNKW GRANICZNYCH BONUSW DLA KLIENTW.NARZDZIA:

1. ANALIZA SYMULACJI: TABELA DANYCH2. FORMATOWANIE WARUNKOWE

1.1. OPIS ZAGADNIENIAJednym z zada analityka finansowego czy te kontrolera finansowego jest

udzia w procesie przygotowywania budetu firmy na przyszy rok bd nawet

koordynacja tego procesu. Plan taki powstaje we wsppracy z rnymi dzia-

ami przedsibiorstwa, na przykad z dziaem sprzeday, produkcji, zasobw

ludzkich itp. Jest to proces dugotrway i skomplikowany, poniewa procesowi

planowania podlega wikszo obszarw dziaalnoci firmy. Wynikiem takiej

wewntrznej wsppracy jest plan dziaania firmy na przyszy okres (przewanie

na nastpny rok), wyznaczajcy cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjo-

nowania jednostki. W tym materiale rozwi problem analityka finansowego

pracujcego w firmie dystrybucyjnej obsugujcej okoo 80 klientw, ktrej

asortyment towarw liczy w przyblieniu 120 rnych pozycji. Firma, w ktrej

pracuje nasz analityk, do zakupionych towarw dolicza 15% ich wartoci i to

stanowi ich cen odsprzeday. Poniewa na rynku, na ktrym dziaa nasz pod-

miot, jest bardzo dua konkurencja, firma musi czym zachci obecnych klien-

tw i zdoby nowych. Sposobem na to jest system rocznych bonusw od zakupw

dokonanych przez poszczeglnych klientw. Wielko bonusw okrelana jest

przez dwa parametry:

1. Ilociowa granica przyznania bonusu okrela roczn wielko sprzeday(ilo) kadego z towarw, po przekroczeniu ktrej przysuguje bonus.

2. Procent bonusu procent liczony od wielkoci zakupu danego towarupo przekroczeniu wyznaczonej granicy sprzeday.


W budecie roczne bonusy pomniejszaj warto planowanej sprzeday, przez

co wpywaj na pogorszenie wyniku firmy (mary). Zadaniem naszego anali-

tyka jest ustalenie kilku wariantw bonusw (rnych granic iloci i odpowia-

dajcych im procentw bonusw), aby mara utrzymywaa si w okrelonym

obszarze, a klient mg wybra spord kilku wariantw przyznania bonusu

czyli doprowadzenie do sytuacji w ktrej i wilk syty, i owca caa.

1.2. MODEL SPRZEDAY I WYNIKW BUDETUW naszym przykadzie analityk zbudowa uproszczony model do wyliczania wiel-

koci i warunkw bonusw. Skada si on z dwch arkuszy: sprzeda w tym

arkuszu znajduj si plany sprzedaowe na przyszy rok, oraz wyniki w tym

arkuszu podawane s warunki wyliczania bonusw oraz bardzo uproszczony

rachunek wynikw dla sprzeday netto i brutto.

Na rysunku 1.1 zosta przedstawiony arkusz sprzeda, ktry zawiera roczne

plany sprzeday poszczeglnych towarw poszczeglnym klientom. Zawiera

on kolumny: Klient, Towar, Cena zakupu (koszt zakupu 1 szt. danego towaru),

Koszt zakupu (koszt zakupu liczony jako iloczyn iloci i ceny zakupu poszcze-

glnego towaru), Ilo, Cena sprzeday (cena zakupu + 15%), Warto sprze-

day (iloczyn iloci i ceny sprzeday), Bonus (bonus od wartoci sprzeday,

liczony wedug warunkw z arkusza wyniki) oraz Warto netto (liczona jako

Warto sprzeday Koszt zakupu Bonus).

Klient Towar Cenazakupu Kosztzakupu Ilo Cenasprzeday Wartosprzeday Bonus Wartonetto

KLIENT1 TOWAR39 92,5 28490 308 106,4 32764 0 4274KLIENT1 TOWAR52 83,0 36935 445 95,5 42475 0 5540KLIENT1 TOWAR13 98,5 3349 34 113,3 3851 0 502KLIENT1 TOWAR90 22,5 10283 457 25,9 11825 0 1542KLIENT1 TOWAR44 40,0 8200 205 46,0 9430 0 1230KLIENT1 TOWAR27 48,0 5664 118 55,2 6514 0 850KLIENT1 TOWAR74 102,5 29110 284 117,9 33477 0 4366KLIENT1 TOWAR1 24,0 11928 497 27,6 13717 0 1789KLIENT1 TOWAR96 35,5 15762 444 40,8 18126 0 2364

Rysunek 1.1. Arkusz sprzeda

Arkusz wyniki (rysunek 1.2) zosta podzielony na dwie czci. W pierwszej

czci, zatytuowanej WARUNKI BONUSW, okrelamy granic przyznania

bonusu dla kadego towaru oraz jego procent liczony od wartoci sprzeday.

W zakadce sprzeda wielko Bonus liczona jest przy uyciu funkcji JEELI(Ilo

>granica bonusu [ilo]; Warto sprzeday * % bonusu; 0). W drugiej czci

arkusza, zatytuowanej MODEL, znajduj si poszczeglne elementy wyniku

B U DE T F I R M Y H A N D L O W E J | 1 3

Rysunek 1.2. Arkusz wyniki

firmy, przy zaoeniu 0% bonusw: warto sprzeday ksztatujca si na pozio-

mie 50 mln z, koszty zakupu w wysokoci 43,5 mln z, rabat rwny 0, wynik

na sprzeday brutto (warto sprzeday koszty zakupu bonus) rwny

6,5 mln z oraz mara I (wynik na sprzeday brutto dzielony przez warto

sprzeday) rwna 13,04%; dodatkowo podane s zaplanowane caoroczne

koszty sprzeday i koszty zarzdu w cznej wysokoci okoo 2,2 mln z. Przy

takich wartociach kosztw sprzeday i zarzdu wynik na sprzeday netto

(wynik na sprzeday brutto koszty sprzeday i zarzdu) ksztatuje si na pozio-

mie 4,3 mln z, a mara II (wynik na sprzeday netto podzielony przez warto

sprzeday) na poziomie 8,59%. Oczywicie suma poszczeglnych wielkoci

(warto sprzeday, koszty zakupu, bonus) stanowi sum pozycji z arkusza

sprzeda.

Model jest dynamiczny: przykadowo jako granic bonusw wpiszmy 200,

a za procent bonusu wpiszmy 6%. Oznacza to, e jeeli w przyszym roku dany

klient zakupi 200 szt. okrelonego towaru, to na koniec roku dostanie za niego

bonus w wysokoci 6% wartoci jego sprzeday. Przy takich warunkach bonuso-

wych dla kadego z klientw suma bonusw wyniesie 2,2 mln z (rysunek 1.3),

co obniy mar II do poziomu 4,22%.

1.3. ZADANIE ANALITYKAZadaniem naszego analityka jest wyznaczenie takich wariantw kryteriw bonu-

sw (granicy ilociowej i procentu bonusu), aby mara II ksztatowaa si na

poziomie 5 6%. Bdzie to wynik w granicach 2,5 3 mln z, klient bdzie


Rysunek 1.3. Wynik przy przykadowych warunkach bonusw

mia do wyboru kilka wariantw bonusw, a firma i tak osignie wynik w wyzna-

czonym satysfakcjonujcym przedziale. Zaoone s: przedzia procentowy bonusu

od 3 do 10% co 0,5% (15 wartoci) oraz granica ilociowa od 100 do 500 co 50

(9 wartoci). Z przyjtych przedziaw wychodzi 915 = 135 kombinacji wyso-

koci mary II, ktre naley przeanalizowa. Oczywicie nasz analityk mgby

podstawia kady z wariantw do modelu i notowa wynik, ale powtarzanie tej

czynnoci 135 razy jest mczce, pracochonne i nie eliminuje ryzyka popenie-

nia bdu. Jest jednak ratunek dla naszego analityka jest nim tabela danych.

1.4. TABELA DANYCHJAKO NARZDZIE ANALIZY SYMULACJI

Tabela danych jest jednym z narzdzi analizy symulacji. Jest to analiza co, jeli?

polegajca na zmienianiu wartoci w komrkach modelu i obserwowaniu, jak

te zmiany wpywaj na wynik modelu. Tabela danych pomaga bada zestaw

moliwych wynikw naszego modelu przy jego zmiennych parametrach wej-

ciowych (maksymalnie dwch). Zalet tego narzdzia jest fakt, e wszystkie

wyniki przedstawione zostaj w jednej tabeli w jednym arkuszu, co pozwala na

szybk ocen moliwoci badanego zaoenia.

Lokalizacja narzdzia to: wstka /Dane/Analiza symulacji/Tabela danych.

Po wybraniu z menu opcji Tabela danych pokazuje si nam okienko dialogowe

Tabela danych, ktre zawiera dwa pola (rysunek 1.4).

Wierszowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli

znajdujce si w pierwszym wierszu. W niej wskazujemy, gdzie w naszym modelu

dane umieszczone w pierwszym wierszu maj by podstawiane.


Rysunek 1.4. Okienko dialogowe Tabela danych

Kolumnowa komrka wejciowa jest odpowiedzialna za wartoci w tabeli

znajdujce si w pierwszej kolumnie. W niej wskazujemy, gdzie w naszym

modelu dane umieszczone w pierwszej kolumnie maj by podstawiane.

Nasza tabela danych bdzie zalena od dwch parametrw: procentu bonusu

i jego granicy ilociowej. Tabel danych budujemy w arkuszu wyniki (tabela

musi znajdowa si w tym samym arkuszu co model). Pierwszym krokiem do

stworzenia tabeli danych jest okrelenie jej ukadu, i tak granic ilociow umie-

cimy w wierszu 4., zaczynajc od komrki G4 (przedzia od 100 do 500 co 50).

Procent bonusu umiecimy natomiast w kolumnie F, zaczynajc od komrki F5

(przedzia od 3 do 10% co 0,5%). W ten sposb lewa grna komrka (F4) zostanie

pusta (rysunek 1.5).

Rysunek 1.5. Rozmieszczenie wartoci parametrw modelu

W komrce F4 wstawiamy formu wyliczajc mar II (wynik netto na

sprzeday / warto sprzeday) jest to warunek konieczny, aby nasza tabela

danych zostaa wyliczona. Tabela danych potrzebuje formuy wyliczajcej badany

przez nas wynik (rysunek 1.6).

Nastpnie zaznaczamy ca nasz zbudowan macierz, cznie z wartociami

i formu (rysunek 1.7).


Rysunek 1.6. Formua wyliczajca warto mary II

Rysunek 1.7. Zaznaczenie caej tabeli

Przechodzimy do Dane/Analiza symulacji/Tabela danych i pojawia si nam

okienko dialogowe Tabela danych (rysunek 1.8).

Rysunek 1.8. Okno dialogowe Tabela danych


1. W polu Wierszowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszymmodelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z wiersza nr 4 (ilociowa

granica bonusw). Jest to komrka C3.

2. W polu Kolumnowa komrka wejciowa wskazujemy komrk w naszymmodelu, w ktrej maj by podstawiane wartoci z kolumny F (procent

bonusu). Jest to komrka C4.

Klikamy OK i caa tabela wypenia si nam wartociami mary II dla para-

metrw z 4. wiersza i kolumny F (rysunek 1.9). Okrelona warto mary II jest

rezultatem podstawienia do modelu granicy ilociowej znajdujcej si powyej

w pionie wartoci z wiersza 4. i procentu bonusu znajdujcego si w poziomie

po lewej stronie w kolumnie F. W jednej macierzy mamy zawarte wyniki dla 135

kombinacji dwch zmiennych naszego modelu.

Rysunek 1.9. Wynikowa tabela danych

Dodatkowo moemy w zbudowanej przez nas tabeli zastosowa formatowanie

warunkowe (Narzdzia gwne/Formatowanie warunkowe/Reguy wyr-

niania komrek/Midzy) dla wartoci pomidzy 5% i 6% (rysunek 1.10).

Umoliwi to wyrnienie wynikw nas interesujcych, czyli wszystkich mar II

znajdujcych si w tym przedziale.

Jak widzimy na rysunku 1.11, moliwe s 23 kombinacje dwch kryteriw;

na przykad dla granicy ilociowej rwnej 150 i bonusu rwnego 4% mara II

wyniesie 5,4%.


Rysunek 1.10. Zastosowanie formatowania warunkowego

7,20% 100 150 200 250 300 350 400 450 5003,0% 6,1% 6,2% 6,4% 6,6% 6,9% 7,3% 7,7% 8,1% 8,6%3,5% 5,7% 5,8% 6,0% 6,3% 6,6% 7,1% 7,5% 8,0% 8,6%4,0% 5,2% 5,4% 5,7% 6,0% 6,3% 6,8% 7,4% 7,9% 8,6%4,5% 4,8% 5,0% 5,3% 5,7% 6,1% 6,6% 7,2% 7,9% 8,6%5,0% 4,4% 4,6% 5,0% 5,3% 5,8% 6,4% 7,1% 7,8% 8,6%5,5% 4,0% 4,2% 4,6% 5,0% 5,5% 6,2% 6,9% 7,7% 8,6%6,0% 3,6% 3,9% 4,2% 4,7% 5,2% 5,9% 6,7% 7,6% 8,6%6,5% 3,2% 3,5% 3,9% 4,4% 4,9% 5,7% 6,6% 7,5% 8,6%7,0% 2,7% 3,1% 3,5% 4,0% 4,6% 5,5% 6,4% 7,4% 8,6%7,5% 2,3% 2,7% 3,1% 3,7% 4,4% 5,3% 6,3% 7,4% 8,6%8,0% 1,9% 2,3% 2,8% 3,4% 4,1% 5,1% 6,1% 7,3% 8,6%8,5% 1,5% 1,9% 2,4% 3,1% 3,8% 4,8% 6,0% 7,2% 8,6%9,0% 1,1% 1,5% 2,0% 2,7% 3,5% 4,6% 5,8% 7,1% 8,6%9,5% 0,6% 1,1% 1,7% 2,4% 3,2% 4,4% 5,7% 7,0% 8,6%

10,0% 0,2% 0,7% 1,3% 2,1% 2,9% 4,2% 5,5% 7,0% 8,6%

Rysunek 1.11. Tabela wynikowa z formatowaniem

Pod macierz z mar II w tak samo szybki sposb moemy utworzy macierz

dla wyniku na sprzeday netto wystarczy, e w lewym grnym rogu zamiast

formuy wyliczajcej mar II wstawimy formu wyliczajc wynik na sprzeday

netto. Nastpnie musimy zastosowa formatowanie warunkowe dla wartoci

pomidzy 2,5 mln a 3,0 mln i otrzymamy odzwierciedlenie procentu wartoci

mary w wartociach zotwkowych wyniku netto na sprzeday (rysunek 1.12).

W ten sposb nasz analityk szybko i bezbdnie wykona swoje zadanie,

a przy okazji wyniki zostay zaprezentowane w sposb przejrzysty i czytelny.

Teraz klientom firmy mog zosta przedstawione 23 warianty bonusw do


3 605 275 100 150 200 250 300 350 400 450 5003,0% 3 044 967 3 115 465 3 207 811 3 324 661 3 453 537 3 640 378 3 840 644 4 056 339 4 302 3743,5% 2 835 399 2 917 647 3 025 384 3 161 709 3 312 064 3 530 045 3 763 689 4 015 333 4 302 3744,0% 2 625 831 2 719 829 2 842 957 2 998 757 3 170 592 3 419 712 3 686 734 3 974 327 4 302 3744,5% 2 416 264 2 522 011 2 660 530 2 835 805 3 029 119 3 309 380 3 609 779 3 933 321 4 302 3745,0% 2 206 696 2 324 193 2 478 103 2 672 852 2 887 646 3 199 047 3 532 824 3 892 315 4 302 3745,5% 1 997 128 2 126 375 2 295 675 2 509 900 2 746 174 3 088 714 3 455 870 3 851 309 4 302 3746,0% 1 787 560 1 928 556 2 113 248 2 346 948 2 604 701 2 978 382 3 378 915 3 810 304 4 302 3746,5% 1 577 992 1 730 738 1 930 821 2 183 996 2 463 228 2 868 049 3 301 960 3 769 298 4 302 3747,0% 1 368 425 1 532 920 1 748 394 2 021 044 2 321 755 2 757 716 3 225 005 3 728 292 4 302 3747,5% 1 158 857 1 335 102 1 565 967 1 858 092 2 180 283 2 647 384 3 148 050 3 687 286 4 302 3748,0% 949 289 1 137 284 1 383 540 1 695 140 2 038 810 2 537 051 3 071 095 3 646 280 4 302 3748,5% 739 721 939 466 1 201 113 1 532 188 1 897 337 2 426 718 2 994 140 3 605 275 4 302 3749,0% 530 154 741 648 1 018 686 1 369 236 1 755 865 2 316 386 2 917 185 3 564 269 4 302 3749,5% 320 586 543 830 836 259 1 206 283 1 614 392 2 206 053 2 840 230 3 523 263 4 302 374

10,0% 111 018 346 012 653 832 1 043 331 1 472 919 2 095 721 2 763 275 3 482 257 4 302 374

Rysunek 1.12. Tabela wyniku na sprzeday netto

wyboru, z ktrych kady przy takim poziomie planowej sprzeday przyniesie

firmie wynik netto na sprzeday w granicach od 2,5 mln do 3,0 mln z (mara II

5,0% do 6,0%). Czsto z poszczeglnymi bardziej znaczcymi klientami pro-

wadzone s osobne negocjacje dotyczce bonusw. W takim przypadku mona

zastosowa wyliczone macierze bd skonstruowa identyczny model wraz

z tabelami danych tylko dla danego klienta. Jak wida, jest to doskonae narz-

dzie do przeprowadzania symulacji wyniku modelu po zmianach maksymalnie

dwch jego parametrw. Dostarcza ono wiele niezbdnych informacji w jasnym

i prostym do odczytu ukadzie.

Rozdzia 2.

MIESICZNE PREMIEDLA SPRZEDAWCW

CEL: STWORZENIE NARZDZIA DO WYLICZANIA MIESICZNYCH PREMIIDLA SPRZEDAWCW.

NARZDZIA:1. TABELA PRZESTAWNA2. MICROSOFT QUERY

2.1. OPIS ZAGADNIENIAW tym rozdziale wczujemy si w sytuacj analityka sprzeday, przed ktrym

zostao postawione zadanie stworzenia narzdzia do wyliczania miesicznych

premii dla sprzedawcw. Poniewa jest pocztek marca, do zamknicia kwartau

i ewentualnych prognoz zostao jeszcze troch czasu, pracownik ma wic czas,

aby stworzy narzdzie, ktre co miesic automatycznie bdzie wykonywao

to zadanie za niego. w analityk pracuje w firmie dystrybucyjnej, ktra zatrudnia

24 sprzedawcw i obsuguje okoo 100 klientw. Miesiczna premia sprzedaw-

cw wyliczana jest jako procent od ich wielkoci sprzeday w danym miesicu.

Zadanie nie jest jednak takie atwe, jakby si mogo wydawa, poniewa kady

z klientw firmy naley do jednej z piciu grup i w zalenoci od tego wyzna-

czana jest wysoko procentu premii dla sprzedawcy. Wszystkie dane potrzebne

do wykonania tego zadania znajduj si w bazie Accessa (dodatkowo w kilku

tabelach) i stamtd maj by pobierane co miesic. We wspomnianej bazie

znajduj si zamwienia (okoo 2,5 tys. miesicznie), na podstawie ktrych

wystawiane s faktury sprzeday. Analityk moe na ich podstawie wyliczy

wysoko sprzeday poszczeglnych sprzedawcw w podziale na grupy klientw.

Oczywicie moe on co miesic kopiowa dane do arkusza i przy pomocy

funkcji uzyskiwa podany wynik, ale moe to narazi go na przypadkowe

bdy w formuach i na du strat czasu w okresie zamykania miesica w firmie,

kiedy to kada chwila si liczy. Dlatego nasz pracownik zbuduje aplikacj,

ktra to zadanie wykonywa bdzie za niego i zaoszczdzi mu czasu i stresu

podczas zamykania kadego miesica, a sprzedawcom pozwoli na szybsze

otrzymanie nalenych im premii .


W budowie narzdzia do wyliczania miesicznej premii sprzedawcw uy-

jemy takich narzdzi jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Przy pomocy

Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesujcym nas ukadzie, a przy

uyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawcw.

Na rysunku 2.1 przedstawiona zostaa budowa relacyjnej bazy Zam-

wienia.accdb utworzonej w programie Access, z ktrej pobierane bd dane do

raportu. Cech charakterystyczn relacyjnych baz danych jest istnienie powiza

midzy poszczeglnymi tabelami. Nasza baza zawiera pi rnych tabel:

1. Zamwienia zawiera oglne informacje o zamwieniu, takie jak numerzamwienia, jego data oraz nazwisko sprzedawcy, ktry zamwienie wy-

stawi, i klienta, na ktrego zosta wystawiony dokument.

2. Sprzedawcy zawiera dokadne dane opisujce kadego ze sprzedawcw.

3. Klienci zawiera spis klientw z ich danymi oraz przyporzdkowaniemdo jednej z piciu grup.

4. Szczegy zamwie dla kadego z zamwie przechowuje informacjo produktach i ich iloci wchodzcych w skad kadego dokumentu.

5. Produkty zawiera spis produktw sprzedawanych przez firm, m.in.ich cen.

Rysunek 2.1. Relacyjna baza danych Zamwienia.accdb

Dane chcemy pobiera bezporednio z bazy, do ktrej wprowadzane s zle-

cenia na produkty dla klientw. Stworzymy dynamiczne narzdzie pobierajce

dane z tej bazy w interesujcym nas ukadzie, ktre dodatkowo bdzie wyliczao

M I E S IC Z N E P R E M I E D L A SP R Z E D A W C W | 2 3

wysoko premii miesicznej dla kadego z pracownikw dziau sprzeday.

Jak ju zostao wspomniane, klienci nale do jednej z piciu grup, wedug

ktrych ustalony jest procent od wielkoci sprzeday jako premia sprzedawcy.

I tak dla pierwszej grupy wynosi on 1%, dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%,

dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy zosta ustalony na poziomie 1,7%.

Na pocztku musimy okreli, jakie informacje potrzebne nam s z bazy

Zamwienia.accdb. Z tabeli Zamwienia potrzebowa bdziemy wszystkie

kolumny (nr zamwienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient), z Klienci

pobierzemy tylko jedn kolumn grupa (dla niej okrelone s procenty premii),

a z Szczegy_zamwie dla kadego z dokumentw przypiszemy produkty

oraz ich iloci. Do wyliczenia danych wielkoci brakuje nam jedynie wartoci

zamwienia, ktre bdzie iloczynem iloci kadego z produktw dokumentu i je-

go ceny (z tabeli Produkty). Pierwszym krokiem w tworzeniu naszej aplikacji

bdzie zaimportowanie interesujcych nas danych z bazy. W tym celu uyjemy

programu Microsoft Query.

2.2. MICROSOFT QUERY POBIERANIE DANYCHZEWNTRZNYCH

Microsoft Query jest programem, za pomoc ktrego moemy pobiera dane

ze rde zewntrznych. Narzdzie to umoliwia pobieranie danych z baz i plikw

do Excela, bez koniecznoci wpisywania czy kopiowania ich za kadym razem

w celu zaktualizowania danych. Daje moliwo ich automatycznego odwieania

z oryginalnego rda za kadym razem, gdy zostanie ono zmienione. Dane

mona pobiera z kilku typw baz: Microsoft Office Access, Microsoft SQL

Server oraz Microsoft SQL Server OLAP Services. Program Microsoft Office

zawiera wbudowane sterowniki umoliwiajce pobieranie danych ze rde:

usugi analiz programu Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access,

dBASE, Microsoft FoxPro, Microsoft Office Excel, Oracle, Paradox oraz bazy

danych w plikach tekstowych. Mona rwnie skorzysta ze sterownikw ODBC.

(Sterownik Open Database Connectivity jest to plik programu uywany do

utworzenia poczenia z okrelon baz danych. Kady program bazy danych,

taki jak Access lub dBASE, albo system zarzdzania bazami danych, taki jak

SQL Server, wymaga innego sterownika).

W naszym przykadzie dane bd pobierane z bazy stworzonej w Accessie,

wic sterowniki dla takiego poczenia s ju wbudowane w produkt Microsoft

Office. Interesujce nas informacje pobierzemy z bazy, uywajc kwerendy,


czyli zapytania o okrelonych warunkach skierowanego do zewntrznej bazy

Zamwienia.

W celu nawizania poczenia z nasz baz przechodzimy na wstk i wy-

bieramy z menu Dane/Dane zewntrzne/Z innych rde/Z programu

Microsoft Query. Pojawi si okno wybierania rda danych (rysunek 2.2).

1. Wybieramy rodzaj bazy danych, z ktr chcemy nawiza poczenie.

2. Zaznaczamy opcj Uywaj Kreatora kwerend do tworzenia/edycji kwe-rend, poniewa dane chcemy pobra z kilku tablic za pomoc zbudowanej

kwerendy.

Rysunek 2.2. Okno wybierania rda danych

Pojawi si okno wybierania bazy danych (rysunek 2.3).

Rysunek 2.3. Okno wybierania bazy danych

1. Wskazujemy lokalizacj bazy danych, z ktrej bdziemy pobiera dane.

2. Zaznaczamy opcj Tylko do odczytu przy uyciu kwerendy nie bdziemona zmienia danych w bazie.


3. Odznaczamy opcj Wyczny, w przeciwnym wypadku podczas pobieranialub odwieania danych plik bazy bdzie zablokowany dla innych uyt-

kownikw.

Gdy ju wskaemy baz, z ktrej bdziemy pobiera dane, przechodzimy

do okna kreatora kwerend wybierania kolumn (rysunek 2.4).

Rysunek 2.4. Kreator kwerend wybierz kolumny

1. Na licie Dostpne tabele i kolumny wskazujemy tabel (kolumny wybra-nej tabeli) z bazy danych, ktrej chcemy uy w naszej kwerendzie.

2. Tym przyciskiem przenosimy tabel (kolumny tabeli) do naszej kwerendy.Po wykonaniu tej operacji wywietli si lista wybranych kolumn.

3. Tym przyciskiem usuwamy wybran kolumn z naszej kwerendy.

4. Tym przyciskiem usuwamy wszystkie kolumny z kwerendy.

Do naszej kwerendy wybieramy z tabeli Zamwienia kolumny: nr zam-

wienia, data zamwienia, sprzedawca oraz klient. Z Klienci kolumn grupa.

Ze Szczegy_zamwie kolumny: produkty oraz ich iloci. Z tabeli Produkty

wybieramy natomiast kolumn cena. Po wykonaniu tej czynnoci w lewym

okienku Kolumny w kwerendzie pojawi si nazwy wszystkich wybranych

przez nas kolumn. Nastpnie klikamy Dalej. Pojawi si okno kreatora kwe-

rend filtr danych, ktre w naszym przypadku pomijamy, poniewa chcemy

pobra wszystkie dane bez adnych ogranicze. W tym miejscu kreatora kwerend

mona naoy ograniczenia dla zbioru pobieranych danych, np. jelibymy


chcieli pobra tylko dane dla jednego sprzedawcy, wtedy w polu Kolumna do

filtrowania wybieramy sprzedawca, a w warunkach wpisujemy rwna si

i wybieramy sprzedawc, ktry nas interesuje. Kolejny krok w kreatorze kwerend

to sortowanie. Pobierane dane moemy posortowa w okrelony sposb.

W naszym przypadku posortujemy rosnco wedug kolumny data zamwienia

(rysunek 2.5).

1. Wybieramy kolumn, wedug ktrej chcemy posortowa dane.

2. Wybieramy rodzaj sortowania. W naszym przypadku Rosnco.

Rysunek 2.5. Kreator kwerend kolejno sortowania

W ostatnim kroku wybieramy opcj Wywietli dane lub edytowa kwerend

w programie Microsoft Query (rysunek 2.6). Klikamy przycisk Zakocz.

Rysunek 2.6. Kreator kwerend koniec


Po zakoczeniu pracy z kreatorem kwerend przejdziemy do programu

Microsoft Query (rysunek 2.7), w ktrym bdziemy kontynuowa prac z nasz

kwerend. Jeeli chodzi o dokadny opis narzdzia Microsoft Query, odsyam

do pomocy Microsoft Office, poniewa opisanie caego narzdzia zajoby zbyt

duo miejsca. W tym opracowaniu poznamy dodawanie kolumny z wylicze-

niami. Przed przystpieniem do dalszej pracy z kwerend wciskamy przycisk

Autokwerendy , dziki czemu po kadej zmianie bdzie si ona odwieaa

i widoczne bd aktualne dane w oknie kwerendy (rysunek 2.7, obszar nr 2).

1. Okno zawierajce wszystkie tabele, z ktrych wybralimy kolumny do kwe-rendy. Tabele poczone s ze sob relacjami jak w rdowej bazie da-

nych; istnieje moliwo zmiany rodzaju sprzenia tych relacji.

2. Okno stworzonej kwerendy, gdzie znajduj si kolumny pola (z dany-mi), ktre zostay wybrane w kreatorze kwerend.

Rysunek 2.7. Program Microsoft Query

Jak zostao wspomniane we wczeniejszej czci opracowania, brakuje

nam wartoci zamwienia, ktre jest iloczynem ceny produktw i iloci. Moemy

wyliczy j ju bezporednio w arkuszu po wykonaniu kwerendy bd zdefi-

niowa now kolumn (Pole obliczeniowe) w samej kwerendzie, ktra bdzie

j wyliczaa. W tym celu z menu Rekordy wybieramy opcj Wstaw kolumn.

Pojawi si okno dodawania kolumny (rysunek 2.8).


Rysunek 2.8. Okno Wstaw kolumn

1. Nazwa nowej kolumny.

2. Wyraenie dla nowej kolumny (pola obliczeniowego). W naszym przypadku:

Szczegy_zamwie.ilosc*Produkty.cena

Tabela.kolumna*Tabela.kolumna

Dodawanie nowej kolumny (pola obliczeniowego) koczymy, klikajc przycisk

Wstaw. Dziki temu w naszej kwerendzie zostanie dodane nowe pole oblicze-

niowe o nazwie warto, ktre dla kadej pozycji kwerendy (pozycji zam-

wienia) bdzie wyliczao jego warto (rysunek 2.9).

Rysunek 2.9. Dodanie pola obliczeniowego warto

W naszej kwerendzie znajduj si ju wszystkie dane (pobierane z bazy lub

wyliczane w kwerendzie) potrzebne do stworzenia miesicznego raportu pre-

mii poszczeglnych sprzedawcw. Moemy jeszcze doda kolumn miesic,


ktra z daty bdzie nam pobieraa numer miesica. Uatwi nam to stworzenie

raportu w ukadzie miesicznym w tym celu do naszej kwerendy dodajemy

now kolumn o nazwie miesic i w Pole wstawiamy nastpujc formu:

month([Zamwienia.data zamowienia]). W nawiasach [] ujmujemy Tabela.

kolumna. W celu wyjcia z narzdzia Microsoft Query wciskamy przycisk

Zwr dane ; w ten sposb przechodzimy do pliku, w ktrym chcemy utwo-

rzy nasz raport. Po wykonaniu tej czynnoci pojawia si okno Importowanie

danych. W opcji Wybierz sposb wywietlania tych danych w skoroszycie

wybieramy Raport tabeli przestawnej. W opcji Gdzie chcesz umieci dane

wybieramy natomiast istniejcy arkusz i komrk A1 (rysunek 2.10).

1. Wybieramy sposb wywietlania pobieranych danych jako raport tabeliprzestawnej.

2. Wybieramy miejsce umieszczenia danych w istniejcym arkuszu, zaczy-najc od komrki A1.

Rysunek 2.10. Okno Importowanie danych

Kolejnym krokiem jest zbudowanie tabeli przestawnej o nastpujcym

ukadzie:

1. Etykiety kolumn: pole miesic (pola definiowane przez nas w kwerendziepojawiaj si z apostrofem).

2. Etykiety wierszy: pola sprzedawca i grupa.

3. Wartoci: pole warto.

Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narz-

dzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).


Dziki temu nasza tabela bdzie zawieraa nagwki pl. Po wykonaniu

tych wszystkich czynnoci otrzymamy tabel w ukadzie jak na rysunku

2.11. Jak widzimy, tabela przedstawia w ukadzie miesicznym wielko

obrotw danego sprzedawcy z podziaem na poszczeglne grupy klientw.

W takim ukadzie tabeli moemy wyliczy miesiczny bonus dla kadego ze

sprzedawcw, z uwzgldnieniem kryterium procentu od wielkoci sprzeday

w zalenoci od grupy klientw. Dla pierwszej grupy klientw wynosi on 1%,

dla drugiej 1,1%, dla trzeciej 0,9%, dla czwartej 1,4%, a dla pitej grupy

zosta ustalony na poziomie 1,7%.

Rysunek 2.11. Wynikowa tabela przestawna

Oczywicie ju samo wyliczenie wielkoci premii moemy wykona w ar-

kuszu przy pomocy formu, ale rwnie w samej tabeli przestawnej istnieje

narzdzie umoliwiajce zautomatyzowanie tej operacji poprzez dodanie do

tabeli elementw obliczeniowych, ktre bd za nas wylicza wysoko

bonusu dla danego sprzedawcy z uwzgldnieniem kryterium dla danej grupy

klientw.

2.3. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWETABELI PRZESTAWNEJ ELEMENT OBLICZENIOWY

Pozycja obliczeniowa (element obliczeniowy) jest now pozycj pola wierszy

lub kolumny, ktrej wartoci s wynikiem niestandardowego obliczenia. For-

mua elementu obliczeniowego odwouje si do jednej lub kilku pozycji tego

samego pola. Element obliczeniowy posiada pewne ograniczenia:


1. Formua moe odwoywa si tylko i wycznie do pozycji pola, w ktrymsi znajduje.

2. Tabela przestawna nie moe zawiera zgrupowanych pl (elementw).

3. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do pola strony.

4. Nie mona utworzy pozycji obliczeniowej w tabeli, w ktrej pola uytowicej ni raz.

5. Nie mona doda pozycji obliczeniowej do tabeli, ktra w funkcjach pod-sumowujcych korzysta z funkcji: rednia, StDevp, War, Warc lub OdchStd.

W naszym przypadku dodamy do tabeli pi elementw obliczeniowych:

1. Premia grupa 1 bdzie wylicza bonus (1%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 1.

2. Premia grupa 2 bdzie wylicza bonus (1,1%) od wielkoci obrotw danegosprzedawcy z klientami z grupy 2.




W celu dodania elementu obliczeniowego przechodzimy do Narzdzia ta-

bel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Element obliczeniowy. Wane

jest, eby ustawi kursor na dowolnej pozycji pola grupa w tabeli przestaw-

nej. W wyniku tej operacji pojawi si nam okno Wstaw element obliczeniowy

w grupa (rysunek 2.12). W polu Nazwa wpisujemy nazw nowego elementu

Premia grupa 1, w polu Formua wpisujemy nasz formu z pola Ele-

menty wybieramy element Grupa 1 (podwjne kliknicie elementu) i mnoy-

my razy 1%. Nastpnie klikamy przycisk Dodaj. W taki sam sposb dodajemy

kolejne cztery elementy obliczeniowe, kady dla kolejnej grupy. Dodatkowo

w okienku Pola: pokazuje si nam, z jakiego pola tabeli przestawnej pobieramy

elementy do oblicze.


Rysunek 2.12. Okno Wstaw element obliczeniowy w grupa

6. Wpisujemy nazw nowego elementu obliczeniowego pola grupa.

7. Wskazujemy elementy uyte w formule nowego elementu obliczeniowego.

8. Wpisujemy formu na wyliczanie premii dla pierwszej grupy.

Dziki temu do naszej tabeli przestawnej w polu grupa zostan dodatkowo

dodane 4 nowe elementy wyliczajce premi od wielkoci sprzeday w po-

szczeglnych grupach klientw. Dodatkowo dla pola grupa moemy ukry

elementy Grupa 1, Grupa 2, Grupa 3, Grupa 4 i Grupa 5 pokazujce wiel-

ko sprzeday sprzedawcw do poszczeglnych grup klientw. W ten sposb

pozostan tylko wielkoci bonusw dla sprzedawcw w poszczeglnych gru-

pach klientw; pod kadym sprzedawc sumowa si te bdzie czna war-

to premii dla niego (rysunek 2.13).

Rysunek 2.13. Wynikowa tabela przestawna z wysokoci bonusw

dla poszczeglnych sprzedawcw


2.4. MODYFIKOWANIE/USUWANIE ELEMENTWOBLICZENIOWYCH ORAZ WYWIETLANIE LISTYUTWORZONYCH ELEMENTW

Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy, wy-

bieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/

Element obliczeniowy, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujcy

nas element. Jeli chodzi nam o modyfikacj, przyciskamy Modyfikuj, a nastp-

nie zmieniamy formu lub nazw elementu. Jeli chodzi nam natomiast o usu-

nicie, w polu Nazwa wybieramy interesujcy nas element i przyciskamy Usu.

W przypadku gdy chcemy zobaczy, jakie pozycje obliczeniowe zostay utwo-

rzone w naszej tabeli, wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/

Narzdzia/Formuy/Lista formu. Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlo-

ne zostan wszystkie elementy obliczeniowe danej tabeli wraz z formu w nich

zawart (rysunek 2.14).

Rysunek 2.14. Arkusz z list elementw obliczeniowych

2.5. ODWIEANIE DANYCH W TABELI ORAZMODYFIKACJA KWERENDY W MICROSOFT QUERY

Jeeli wiemy, e w bazie, z ktrej pobieramy dane, znajduj si ju wartoci

dla kolejnego miesica, naley odwiey nasz tabel przestawn. Mona to

zrobi na dwa sposoby:

1. Klikajc tabel prawym przyciskiem myszy, a nastpnie wybierajc z menupodrcznego opcj Odwie.

2. Wybierajc z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Dane/Odwie.


Po tej czynnoci nasza tabela poczy si z baz danych przy uyciu kwe-

rendy utworzonej w Microsoft Query i zaktualizuje si o nowe dane.

Czasami istnieje potrzeba modyfikacji kwerendy utworzonej w Microsoft

Query. W tym celu wybieramy z menu Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/

Dane/Zmie rdo danych/Waciwoci poczenia, przechodzimy na zakadk

Definicja i wybieramy przycisk Edytuj kwerend. W tym miejscu moemy

rwnie ustawi sposb i okresy automatycznego odwieania si kwe-

rendy oraz zaimportowa plik poczenia.

W rozdziale przedstawiona zostaa moliwo tworzenia tabel prze-

stawnych z zewntrznego rda danych przy uyciu narzdzia Microsoft

Query. Takie rozwizanie pozwolio na stworzenie narzdzia do wyliczania

miesicznej premii sprzedawcw uzalenionej od grupy klientw, ktrym zo-

stay sprzedane produkty. Narzdzie zautomatyzowao to zadanie, samo po-

biera dane z zewntrznej bazy i wylicza interesujce nas wartoci. Rola pra-

cownika, ktry zajmowa si tym wczeniej, sprowadza si do odwieania

danych w tabeli przestawnej. Wczeniej zadanie wyliczenia premii zajmowao

sporo czasu, poniewa konieczne byo najpierw pobranie danych z zewntrznej

bazy do Excela, a nastpnie odpowiednie zmodyfikowanie tych danych w celu

wyliczenia bonusw. Plusem przedstawionego rozwizania jest oszczdno

cennego czasu oraz wyeliminowanie moliwoci bdu popenionego przez

osob wykonujc takie zestawienie. Nasz analityk sprzeday dziki takiemu

rozwizaniu zyskuje czas, ktry moe powici na inne analizy i raporty.

Rozdzia 3.

STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCHDO ANALIZY DUYCH ZBIORW

DANYCH SPRZEDAOWYCH

CEL: SZYBKA I SPRAWNA ANALIZA DUYCH ZBIORW DANYCH SPRZEDAOWYCHZ ZASTOSOWANIEM TABEL PRZESTAWNYCH.

NARZDZIA:1. TABELA PRZESTAWNA2. FILTR TABELI PRZESTAWNEJ3. STRONY FILTRU RAPORTU

3.1. OPIS ZAGADNIENIAKady analityk pracujcy w dziale controllingu czy raportowania spotka lub

spotka si z zadaniem wykonania analizy duego zbioru danych (sprzedaowych

czy kosztowych) dla swojej firmy. Celem takiej analizy moe by stworzenie

zestawie o rnych strukturach i o rnej dokadnoci. Dodatkowym wymaga-

niem stawianym przed osob wykonujc takie zadanie jest moliwo szybkiej

modyfikacji stworzonych zestawie wedug okrelonych wytycznych oraz szyb-

kiej aktualizacji danych w nich zawartych. Sprawa rzetelnoci oraz poprawnoci

wynikw jest oczywista. Rozdzia ten opisuje narzdzie do takich wanie za-

da. Omawiany poniej przykad przedstawia analiz caorocznej sprzeday (za-

rwno ilociow, jak i wartociow) firmy Farbe Sp. z o.o. oraz wyznaczenie

na jej podstawie kierunku rozwoju spki na rok nastpny.

Firma Farbe Sp. z o.o. zajmuje si produkcj i sprzeda farb rnego

przeznaczenia. Asortyment produktw firmy dzieli si na pi rnych grup ze

wzgldu na ich zastosowanie i s to: farby do fasad, farby do podg, farby do

cian i sufitw, farby do metali oraz farby do kuchni i azienek. Kada z grup

zawiera 25 kolorw oraz maksymalnie 5 rnych pojemnoci. Daje to ogromny

asortyment produktw (375 rnych opcji), ktry jest sprzedawany w 16 woje-

wdztwach kraju. Na koniec roku 2009 firma otrzymaa z systemu rejestrujcego

sprzeda roczne zestawienie (ilociowe i wartociowe) sprzeday poszczeglnych

grup produktw z podziaem na kolor i pojemno, w poszczeglnych woje-

wdztwach i w poszczeglnych miesicach. Zestawienie sprzeday w arkuszu

programu Excel zawiera 72 tys. rekordw (16 wojewdztw razy 12 miesicy


razy 375 rodzajw produktw). Zadaniem analityka jest przygotowanie analizy,

ktra bdzie przedstawiaa histori sprzeday w roku 2009 w rnych uka-

dach (np. udzia kadego z wojewdztw w cakowitej iloci sztuk sprzedanych wy-

robw w poszczeglnych miesicach) oraz pomoe w prognozie sprzeday na

przyszo (np. wyznaczy produkty o najwyszej sprzeday w roku 2009, na

ktrych firma powinna skupi swoj dziaalno w roku nastpnym).

Tworzenie analiz w rnych ukadach i o rnorodnym stopniu szczego-

woci z tak ogromnej iloci danych moe okaza si koszmarem. Mona tego

dokona, budujc skomplikowane formuy sumujce dane wedug okrelonych

kryteriw. Taka praca pochania jednak duo naszego czasu oraz obarczona

jest wysokim prawdopodobiestwem bdu, wynikajcym z ryzyka zego skon-

struowania formu lub z innych czynnikw, choby zmczenia osoby wyko-

nujcej tak analiz. Co, jeli po wykonaniu naszej czasochonnej pracy okae

si, e musimy zmodyfikowa nasze zestawienia? Koszmar i kolejne nadgodziny!

Potrzebujemy narzdzia do analizy danych, ktre pozwala pracowa na bardzo

duej iloci informacji i tworzy zestawienia podsumowujce dane w okrelony

przez uytkownika sposb oraz o okrelonej strukturze. Dodatkowo wybrane

narzdzie musi pozwala na szybk i atw modyfikacj oraz aktualizacj zesta-

wie pod rnym ktem (np. filtrowanie czy sortowanie wedug wyznaczonych

kryteriw). Idealnym narzdziem do tego rodzaju zada jest tabela przestawna,

ktra umoliwia tworzenie podsumowa duej iloci danych, zestawie lub

analiz w dowolnym ukadzie z interesujcym nas stopniem szczegowoci.

Ponadto daje ona moliwo wrcz byskawicznej modyfikacji zestawie w celu

dostosowania ich do okrelonych wymaga.

3.2. STRUKTURA DANYCH WYKORZYSTYWANYCHW TABELI PRZESTAWNEJ

Zanim zaczniemy tworzy tabel przestawn, naley wspomnie o strukturze

danych, ktre zostan wykorzystane do jej utworzenia. Podstawowe zasady to:

1. Dane musz by przechowywane w ukadzie tabelarycznym wiersz kolumna.

2. W pierwszym wierszu musz by umieszczone unikatowe nazwy kadejz kolumn, poniewa na ich podstawie generowane s nazwy pl tabeli prze-

stawnej.

3. Tabela nie moe zawiera pustych kolumn.

STOSOWANIE TABEL PRZESTAW NYCH DO ANAL IZY DUYCH ZB IOR W DA NYCH | 3 7

4. Kada z kolumn powinna zawiera spjne dane (tego samego rodzaju i typu).

Poniej przedstawiony jest wycinek tabeli z danymi dla firmy Farbe, przy-

gotowany dla tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 3.1).

Rysunek 3.1. Prawidowa struktura danych dla budowania tabeli przestawnej

3.3. TWORZENIE TABELI PRZESTAWNEJ.DODAWANIE, USUWANIE I PRZENOSZENIE PL

W celu utworzenia tabeli przestawnej przechodzimy na wstk /Wstawianie/

Tabele/Tabela przestawna. Pojawi si okno tworzenia tabeli przestawnej

(rysunek 3.2).

Rysunek 3.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej

1. Okrelamy obszar danych, z ktrych zbudowana bdzie tabela. Zaznaczamywszystkie dane wraz z nagwkami kolumn.

2. Okrelamy miejsce utworzenia tabeli w naszym przypadku zaznaczamyopcj utworzenia tabeli w nowym arkuszu. Cao zatwierdzamy przyci-

skiem OK.

W prawej czci okna Excela pojawi si Lista pl tabeli przestawnej. W grnej

czci okna znajduje si sekcja listy nagwkw kolumn zaznaczonych w rdle

tabeli przestawnej. W dolnej czci okna znajduje si sekcja ukadu tabeli prze-


stawnej, reprezentujca cztery czci tabeli przestawnej. Rysunek 3.3 pokazuje

zaleno midzy obszarami tabeli przestawnej w licie pl tabeli a utworzon

tabel w arkuszu.

Rysunek 3.3. Interfejs tabeli przestawnej i lista pl tabeli przestawnej

1. Obszar Filtr raportu suy do filtrowania danych w tabeli na podstawiewybranego elementu.

2. Obszar Etykiety kolumn suy do wywietlania pl kolumny u gry.

3. Obszar Etykiety wierszy suy do wywietlania pl jako wierszy tabeli.

4. Obszar Wartoci suy do wywietlania podsumowanych wedug wierszyi kolumn danych liczbowych.

Nasza tabela zostaa utworzona, teraz pozostaje nam dodanie pl w odpo-

wiedniej czci tabeli przestawnej. Moemy zrobi to na dwa sposoby. Pierw-

szym sposobem jest kliknicie nazwy danego pola i przecignicie tego pola

midzy sekcj pl a sekcj ukadu tabeli do wybranej czci. Drugim sposobem

jest kliknicie prawym przyciskiem myszy nazwy pola i wybranie jednej z czte-

rech moliwych operacji: Dodaj do filtru raportu, Dodaj do etykiety kolumny,

Dodaj do etykiety wiersza lub Dodaj do wartoci. Usuwanie pl z tabeli

przestawnej odbywa si w analogiczny sposb: poprzez przecignicie pola

z sekcji ukadu tabeli do listy pl lub kliknicie prawym przyciskiem myszy


nazwy pola i wybranie operacji Usu pole. Przenoszenie pl odbywa si po-

dobnie poprzez przecignicie nazwy pola pomidzy czciami tabeli prze-

stawnej w sekcji ukadu tabeli lub wybranie z menu podrcznego pola interesu-

jcej nas operacji przeniesienia pola.

W naszym przykadzie do Etykiety wierszy przenosimy pole wojewdztwo,

do Etykiety kolumn pole miesice, a do Wartoci pole warto sprzeday.

Dziki temu otrzymujemy raport pokazujcy warto sprzeday w poszcze-

glnych wojewdztwach i w poszczeglnych miesicach. Ponadto na kocu

tabeli zosta dodany wiersz Suma kocowa, ktry przedstawia sum wartoci

sprzeday dla kadego miesica, oraz kolumna Suma kocowa, w ktrej umiesz-

czona jest suma wartoci sprzeday caorocznej dla poszczeglnych wojewdztw

(rysunek 3.4).

Rysunek 3.4. Tabela przestawna obrazujca warto sprzeday

w podziale na wojewdztwa i miesice

3.4. MODYFIKACJA PL TABELI PRZESTAWNEJNa danych umieszczonych w czci Wartoci moemy oprcz sumowania doko-

nywa innego rodzaju operacji obliczeniowych, takich jak: rednia, maksimum,

minimum, licznik, iloczyn, odchylenie standardowe czy wariancja. Dodatkowo

moemy formatowa sumowane dane na interesujcy nas typ. W naszym przy-

kadzie warto sprzeday powinna by wyraona w formacie walutowym (z).

W celu zmiany rodzaju dziaania lub formatu sumowanych wartoci musimy

klikn prawym przyciskiem myszy dowoln warto i z menu podrcznego

wybra opcj Ustawienia pola wartoci. Pojawi si okno Ustawienia pola

wartoci (rysunek 3.5).


Rysunek 3.5. Okno Ustawienia pola wartoci

1. Nazwa pola, na ktrym wykonujemy okrelone dziaanie, np. Suma z wartosprzeday.

2. Rodzaj dziaania wykonywanego na polu tabeli przestawnej.

3. Moliwo zmiany typu formatowania wartoci. W naszym przykadziewybieramy walutowy, ze zotym jako walut.

Z tabeli danych usuwamy pole warto sprzeday i dodajemy do czci

Wartoci pole ilo sprzedana. W ten oto sposb stworzylimy raport pokazu-

jcy sum iloci sprzedanych produktw w poszczeglnych miesicach w podziale

na wojewdztwa. Jak wida, interesujce nas zestawienie moemy otrzyma

w par chwil w wyniku modyfikacji biecego ukadu tabeli przestawnej. Jeeli

chcemy, aby kady raport zosta zachowany dla kadego z nich, tworzymy now

tabel w nowym arkuszu (bd kopiujemy arkusz z tabel) i zmieniamy ukad

tabeli na inny.

W naszej tabeli przestawnej pokazalimy warto sprzeday w poszczeglnych

miesicach z podziaem na wojewdztwa. A co, jeli chcemy pokaza warto

sprzeday narastajco w miesicach? Jest na to bardzo atwy sposb: wystarczy

przej jak poprzednio do okna Ustawienia pola wartoci (rysunek 3.6).

1. Przechodzimy na zakadk Pokazywanie wartoci jako.

2. Wybieramy opcj Suma bieca w.

3. Wybieramy pole, dla ktrego chcemy dokona sumowania w sposb narasta-jcy. Klikamy przycisk OK.



W wyniku tej czynnoci otrzymalimy raport pokazujcy w sposb nara-

stajcy warto sprzeday w poszczeglnych miesicach z podziaem na woje-

wdztwa (rysunek 3.7).

Rysunek 3.7. Raport obrazujcy warto sprzeday

w podziale na wojewdztwa i miesice, ale w sposb narastajcy

Interesuje nas procentowy udzia wartoci sprzeday w poszczeglnych woje-

wdztwach w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009. Pozwoli nam to na

okrelenie wojewdztw, na ktrych powinnimy skupi swoj uwag w roku

nastpnym. W tym celu budujemy nastpujc tabel danych: Etykiety wierszy

pole wojewdztwo, Wartoci pole warto sprzeday. Nastpnie przecho-

dzimy do okna Ustawienia pola wartoci i wybieramy zakadk Pokazywanie

wartoci jako (rysunek 3.8).

1. Wybieramy opcj % kolumny.

Dziki temu widzimy, ktre wojewdztwa przyniosy nam najwiksz war-

to sprzeday w roku 2009 i w ktrych w roku 2010 moemy rozszerzy swoj



dziaalno. Na rysunku 3.9 przedstawiono procentowy udzia poszczeglnych

wojewdztw w caej wartoci sprzeday w roku 2009; dodatkowo zostay

zaznaczone wojewdztwa, ktrych procentowy udzia w wartoci sprzeday

by wikszy ni 7%.

Sumazwartosprzedaywojewdztwo Sumadolnolskie 5,38%kujawskopomorskie 3,30%lubelskie 7,53%lubuskie 8,40%dzkie 9,83%maopolskie 6,13%mazowieckie 5,91%opolskie 8,47%podkarpackie 5,21%podlaskie 7,64%pomorskie 7,36%lskie 9,68%witokrzyskie 4,29%warmiskomazurskie 2,83%wielkopolskie 4,55%zachodniopomorskie 3,48%Sumakocowa 100,00%

Rysunek 3.9. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw

w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009

Do Etykiety kolumn dodajemy pole grupa, co pokae nam procentowy

udzia poszczeglnych wojewdztw w cakowitej wartoci sprzeday w roku

2009 z podziaem na grupy produktw. W ostatniej kolumnie (Suma kocowa)

ujty jest procentowy udzia ze wczeniejszego przykadu (rysunek 3.10).


Rysunek 3.10. Procentowy udzia poszczeglnych wojewdztw

w cakowitej wartoci sprzeday w roku 2009 z podziaem na grupy produktw

3.5. ZASTOSOWANIE FILTRU RAPORTUTABELI PRZESTAWNEJ

Kolejnym zestawieniem, ktre mamy utworzy, jest podzia liczby sprzedanych

sztuk opakowa farby wedug kolorw w poszczeglnych grupach farb z podzia-

em na dostpne pojemnoci. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, i taki podzia

ma by rozpisany dla kadego z wojewdztw. Dziki takiej analizie ilociowej

sprzeday w roku 2009 bdziemy mogli w atwy sposb okreli kolory farb

(w poszczeglnych grupach wedug ich zastosowania, o okrelonej pojemnoci

i w kadym z wojewdztw), ktre miay najwysz sprzeda, i wyznaczy dla nich

nowe plany, np. marketingowe, na rok 2010. Bdziemy mogli rwnie znale

kolory, ktre charakteryzoway si w okrelonych wojewdztwach nisk sprze-

da, i w roku nastpnym zrezygnowa z ich produkcji i sprzeday lub j

ograniczy.

Budujemy tabel przestawn o nastpujcym ukadzie: Etykiety wierszy:

pola kolor i grupa, Etykiety kolumn pole pojemno [l], Wartoci pole

ilo sprzedana oraz Filtr raportu pole wojewdztwa. Pole ilo sprzedana

formatujemy na typ liczbowy z separatorem tysica, bez miejsc po przecinku.

Na rysunku 3.11 zosta przedstawiony raport, na podstawie ktrego w atwy

sposb moemy wyznaczy pojemno o najwikszej sprzedanej iloci w ka-

dym z kolorw farby i w kadej grupie.

Dodatkowo w lewym grnym rogu w filtrze raportu pojawio nam si pole

wojewdztwo. Po jego rozwiniciu moemy wybra jedno lub kilka wojewdztw

(opcja Zaznacz wiele elementw) i nasze dane zostan przefiltrowane dla wybra-

nego wojewdztwa/kilku wojewdztw (rysunek 3.12). Do filtra raportu moemy

doda te wiksz ilo pl tabeli i filtrowa wedug nich.


Rysunek 3.11. Ilo sprzedanych produktw w roku 2009

w podziale na kolor, grup i pojemno

Rysunek 3.12. Zastosowanie filtru raportu

W tabeli przestawnej istnieje moliwo podgldu danych czstkowych

z tabeli rdowej, skadajcych si na okrelon sum. Przykadowo na

rysunku 3.13 kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday rwna 23 059

sztuk puszek z bia farb, z grupy farb do fasad o pojemnoci 10 l. A co, jeli

chcemy wiedzie, jakie elementy rdowe skadaj si na t sum?

Rysunek 3.13. Kolorem tym zaznaczona jest ilo sprzeday

10-litrowych puszek biaej farby do fasad


Nic prostszego, wystarczy dwukrotnie klikn t liczb lewym przyciskiem

myszy. Utworzy si nowy arkusz zawierajcy rekordy z danych rdowych,

ktre skadaj si na t liczb (rysunek 3.14).

Rysunek 3.14. Rekordy danych rdowych skadajce si na liczb 23 059 sztuk

3.6. WYWIETLANIE STRON FILTRU RAPORTUJAKO ARKUSZY

W powyszym przykadzie do filtru raportu dodalimy pole Wojewdztwo, dziki

czemu moemy nasze zestawienie przefiltrowa dla okrelonego wojewdztwa.

Potrzebujemy jednak mie tak tabel dla kadego z szesnastu wojewdztw

kraju w celu porwnania danych. Czy musimy tworzy 16 tabel przestawnych?

Nie byoby to bowiem czasochonne, a mona dokona tego w inny sposb.

Pole, dla ktrego mamy stworzy tabele do porwnania, w naszym wypadku

Wojewdztwo, umieszczone musi by w Filtrze raportu. Nastpnie przecho-

dzimy na wstk Opcje (wstka uaktywnia si, gdy trzymamy kursor nieru-

chomo w dowolnym miejscu tabeli przestawnej) i wybieramy Tabela przestawna/

Opcje/Poka strony filtru raportu (rysunek 3.15).

Rysunek 3.15. Poka strony filtru raportu

Nastpnie wybieramy pole z filtru raportu, dla ktrego chcemy pokaza

strony, i klikamy OK. Efektem bdzie utworzenie 16 arkuszy z nazwami woje-

wdztw; w kadym z nich bdzie znajdowaa si tabela przestawna z zaoonym

filtrem (w Filtr raportu) takim jak nazwa arkusza (rysunek 3.16).


Rysunek 3.16. Wynik zastosowania opcji Poka strony filtru raportu

W rozdziale przedstawione zostay tylko niektre zestawienia moliwe do

utworzenia dla danych sprzedaowych firmy Farbe Sp. z o.o. przy uyciu tabel

przestawnych. Na ich podstawie mona dokona analizy wartoci i iloci sprze-

day za rok 2009 w rnych podziaach i ukadach. Taka analiza roku bie-

cego pozwala firmie na przykad wyznaczy wojewdztwa, w ktrych powinna

zwikszy swoj sprzeda w roku nastpnym, a take okreli produkty o naj-

wikszej i najmniejszej sprzeday i dostosowa do nich swoje dziaania w roku

nastpnym. Tabela przestawna stwarza ogromne moliwoci analizy duej iloci

danych pod wzgldem rnych kryteriw i wymaga. Osoba pracujca przy

analizie duych zbiorw danych po poznaniu tego narzdzia zaoszczdzi duo

czasu oraz zwikszy ilo i polepszy jako dokonywanych analiz. Jej praca

bdzie efektywniejsza i w mniejszym stopniu obarczona ryzykiem popenienia

bdu ni przy budowaniu skomplikowanych formu. Pozostaje tylko wprowa-

dzi to narzdzie do naszej pracy i poegna si z nadgodzinami spdzonymi

nad skomplikowanymi analizami i raportami

Rozdzia 4.

TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)

TABELE

CEL: STWORZENIE RAPORTU POKAZUJCEGO MAR BRUTTO NA TOPOWYCHTRZYDZIESTU PRODUKTACH.

NARZDZIA:1. TABELE PRZESTAWNE2. FUNKCJA WEEKNUM3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO

4.1. OPIS ZAGADNIENIACzci pracy analityka finansowego czy te specjalisty ds. controllingu jest

wykonywanie cyklicznych raportw z rnych obszarw dziaalnoci spki.

Przy cyklu miesicznym w cigu roku wychodzi 12 raportw tego samego typu,

ale jeeli cykl jest tygodniowy, powstaje nam liczba 52 raportw. Cakiem sporo,

biorc pod uwag, e jeli mamy, powiedzmy, 8 rnych raportw w cyklu tygo-

dniowym, to cakowita ich liczba w roku wzrasta do 416. Domy do tego zam-

knicie miesica, budetowanie, prognozy, analizy ad hoc itp. i wszystko koczy

si nielubianymi nadgodzinami, za ktre przewanie nikt naszemu analitykowi

nie paci. W tym rozdziale przedstawiony zosta sposb zautomatyzowania tygo-

dniowego raportu mary brutto na poszczeglnych produktach. Nasz analityk

pracuje w firmie produkcyjnej, ktrej asortyment produktw liczy 100 rnych

pozycji wyrobw. Z tego zostao wytypowane 30 gwnych produktw, ktre

stanowi 60% caej sprzeday przedsibiorstwa. Raport zosta nazwany TOP30

i w kady poniedziaek rano wysyany jest do sprzedawcw, ktrzy na jego pod-

stawie ustalaj polityk sprzeday na kolejny tydzie. Zestawienie tygodniowych

mar brutto na produktach pozwala im na wyapanie produktw o wysokiej

mary, na ktre mog np. ustali ceny promocyjne, ktrych sprzeda mog pr-

bowa zwikszy itp. Pokazuje rwnie, ktrych wyrobw nie opaca si sprze-

dawa i naley np. podnie ich cen, ograniczy ich sprzeda lub cakowicie

wycofa z rynku. Jak wida, raport ten dostarcza informacji wanych zarwno

dla sprzedawcw, jak i dla osb zarzdzajcych firm. Dodatkowo w raporcie

zawarte zostan nastpujce informacje:


iloci sprzeday poszczeglnych wyrobw w kadym tygodniu od pocztkuroku,

zysk na sprzeday kadego z produktw w kadym tygodniu od pocztkuroku,

wspomniana mara brutto osignita na kadej pozycji TOP30 w kadymtygodniu od pocztku roku,

graficzne przedstawienie (w formie wykresu liniowego) trzech powyszychwyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika produktu w kadym

tygodniu od pocztku roku,

graficzne przedstawienie (w formie wykresw koowych czy kolumnowych)trzech powyszych wyliczanych wartoci dla wybranego przez uytkownika

tygodnia oraz czterech poprzednich.

Osoba wykonujca raport w poniedziaek ma do dyspozycji dwa zestawie-

nia danych (w przykadzie s to dane historyczne od stycznia do koca maja

roku 2010):

1. Zestawienie faktur sprzeday z wyszczeglnieniem: numeru faktury, datyfaktury, produktu, grupy produktu, iloci, ceny za sztuk oraz wartoci

(rysunek 4.1). Znajduje si w arkuszu o nazwie sprzeda.

2. Miesiczne koszty materiaowe danych produktw (rysunek 4.2). Znajdujsi w arkuszu o nazwie koszty.

W rozdziale zostanie przedstawiony sposb stworzenia takiego raportu, kt-

ry ograniczy wykonywan co poniedziaek prac analityka do doklejenia fak-

tur sprzeday za poprzedni tydzie do tabeli z fakturami oraz w nowym mie-

sicu do kosztw materiaowych w drugiej tabeli. Caa reszta raportu bdzie

natomiast wykonywana automatycznie.

4.2. WYZNACZENIE NUMERU TYGODNIAW ZESTAWIENIU FAKTUR SPRZEDAY

Pierwszym krokiem bdzie dooenie w naszej tabeli zawierajcej faktury sprze-

day (zakadka sprzeda) kolumny o nazwie TYDZIE, w ktrej dla kadej

pozycji z zestawienia podany bdzie numer tygodnia. W tym celu zastosujemy

funkcj WEEKNUM (rysunek 4.3).

T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O TA B E L E | 4 9

Rysunek 4.1. Zestawienie faktur sprzeday

Rysunek 4.2. Miesiczne zestawienie kosztw materiaowych kadego z produktw

1. Argument Liczba_seryjna liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczonyjest numer tygodnia w roku. W przykadzie wskazujemy komrk z dat.

2. Argument Typ_wyniku liczba 1 lub 2 okrela typ zwracanej wartoci;1 tydzie zaczyna si od niedzieli, 2 tydzie zaczyna si od poniedziaku.

Wstawiamy 2 pierwszy dzie tygodnia to poniedziaek.


Rysunek 4.3. Funkcja WEEKNUM

Dziki temu w naszej tabeli z dokumentami sprzeday mamy wyznaczony

tydzie dla kadego z jej rekordw.

4.3. PRZYPISANIE PRODUKTOMKOSZTU MATERIAOWEGO

Kolejnym zadaniem jest przypisanie do kadej pozycji produktu z tabeli ze sprze-

da jego kosztu materiaowego z tabeli z kosztami materiaowymi produktw

(zakadka koszty). Naley pamita, e koszt wyznaczany jest miesicznie i pod

uwag trzeba wzi zarwno nazw produktu (indeks), jak i miesic, w ktrym

zosta wystawiony dokument sprzeday. Do tego zadania zostay uyte dwie

funkcje: WYSZUKAJ.PIONOWO i MIESIC. Do naszego zestawienia w zakadce sprzeda

dokadamy kolumn o nazwie KOSZT NA SZT. W celu pobrania kosztu mate-

riaowego okrelonego produktu w danym miesicu wykorzystujemy funkcj

WYSZUKAJ.PIONOWO. Jako argument szukanej wartoci wskazujemy nazw (indeks)

produktu. Jako tabel, z ktrej chcemy pobra warto, wskazujemy zakres

z zakadki koszty obejmujcy kolumny od A do M (nawet z pustymi miesicami

czerwiec grudzie, eby nie poprawia formuy co miesic). Kolejnym argu-

mentem jest numer indeksu kolumny ze wskazanego wczeniej zakresu, z ktrej

chcemy pobra koszt dla danego produktu. Tutaj zostaa uyta funkcja MIESIC

(data faktury)+1 (pobiera numer miesica ze wskazanej daty), poniewa np.

koszty za stycze ujte zostay w drugiej kolumnie. W miejscu ostatniego argu-

mentu funkcji wstawiamy 0 (rysunek 4.4), poniewa chcemy znale koszt

okrelonego wyrobu (jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd).

1. Argument Szukana_warto wskazujemy produkt, ktrego kosztw mate-riaowych szukamy.


Rysunek 4.4. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO

wyszukiwanie kosztu materiaowego produktw

2. Argument Tabela_tablica wskazujemy zestawienie kosztw materiaowychz zakadki koszty.

3. Argument Nr_indeksu_kolumny za pomoc funkcji MIESIC + 1 okrelamynumer kolumny, z ktrej pobrany ma by koszt (dana kolumna to koszt

w danym miesicu).

4. Argument Przeszukiwany_zakres wpisujemy 0, poniewa chcemy odszukakoszt okrelonego produktu. Jeeli go nie bdzie, funkcja zwrci bd #N/D!.

Do naszej tabeli ze sprzeda wstawimy dodatkow kolumn, KOSZT WAR-

TO, w ktrej wyliczymy koszt cakowity dla danej pozycji (produktu) z faktury

sprzeday: KOSZT WARTO = ILO KOSZT NA SZT.

W zakadce sprzeda uzyskalimy zestawienie wartoci niezbdnych do wyli-

czenia tygodniowej mary brutto na poszczeglnych wyrobach (rysunek 4.5).

4.4. BUDOWA TABELI PRZESTAWNEJ OBRAZUJCEJSPRZEDAN ILO POSZCZEGLNYCHPRODUKTW W KADYM TYGODNIU

Kolejnym krokiem jest budowa w nowym arkuszu (nazwanym TOP30) tabeli

przestawnej o nastpujcym ukadzie:

1. etykiety kolumn: pole TYDZIE;

2. etykiety wierszy: pole PRODUKT;


Rysunek 4.5. Zestawienie sprzeday poszczeglnych produktw wraz z ich kosztami

3. wartoci: pole ILO (format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc poprzecinku).

Otrzymujemy w rezultacie tabel przestawn obrazujc w kadym z tygo-

dni (do koca maja jest ich 23) sprzedan ilo kadego z produktw nalecych

do TOP30 (rysunek 4.6).

Rysunek 4.6. Tabela TOP30 sprzedana ilo poszczeglnych wyrobw w kadym z tygodni

4.5. NIESTANDARDOWE POZYCJE OBLICZENIOWETABELI PRZESTAWNEJ POLE OBLICZENIOWE

W naszym raporcie TOP30 mamy ju pokazan ilo sprzedan w poszczegl-

nych tygodniach. Do ukoczenia zestawienia brakuje nam dwch wielkoci:

zysku oraz mary brutto. Zysk bdzie wyliczony jako rnica wartoci sprzeday


danego produktu i kosztw materiaowych cakowitych przypadajcych na sprze-

dany produkt. Mara brutto zostanie natomiast wyliczona wedug wzoru:

Wyliczenia tych wartoci dokonamy przy pomocy pl obliczeniowych tabeli

przestawnej. Pola obliczeniowe s to nowe, zdefiniowane przez uytkownika

pola danych, ktrych wartoci s wynikiem zastosowania niestandardowych

formu obliczeniowych w tabeli przestawnej.

Formuy obliczeniowe zastosowane w polu obliczeniowym maj pewne ogra-

niczenia:

1. Jako argumentu formuy nie mona uy odwoania do komrki arkusza,zakresu danych czy nazw.

2. Nie mona te uy sumy czciowej lub cakowitej.

3. Nie mona zastosowa adnej z funkcji arkuszowych, w ktrej wymaganejest odwoanie do komrki, zakresu komrek lub zdefiniowanej nazwy

w arkuszu.

Do naszej tabeli dodamy dwa nowe pola obliczeniowe:

1. ZYSK zysk na danej pozycji z faktury sprzeday:

ZYSK = KOSZT WARTO WARTO

(warto sprzeday danej pozycji faktury);

2. MARA BRUTTO mara brutto dla danej pozycji z faktury sprzeday:

MARA BRUTTO = ZYSK / WARTO

(warto sprzeday danej pozycji faktury).

W celu dodania pierwszego z pl obliczeniowych przechodzimy do Narzdzia

tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole obliczeniowe. W wyniku

tego pojawi si okno Wstawianie pola obliczeniowego. W polu Nazwa wpisu-

jemy nazw nowego pola ZYSK, a w polu Formua wpisujemy nasz formu

na wyliczenie wartoci kosztw z okna Pola wybieramy WARTO (podwjne

kliknicie elementu) i odejmujemy od niego pole KOSZT WARTO. Nas-

tpnie klikamy przycisk Dodaj (rysunek 4.7).


Rysunek 4.7. Okno Wstawianie pola obliczeniowego

1. Wpisujemy nazw nowego pola obliczeniowego: ZYSK.

2. Wskazujemy formu na wyliczanie zysku jako rnic pl tabeli: WAR-TO KOSZT WARTO.

3. Pola potrzebne do zdefiniowania tej formuy wybieramy z listy pl tabeliprzestawnej.

W taki sam sposb dodajemy kolejne pole obliczeniowe: MARA BRUTTO.

Formua na mar brutto bdzie wygldaa nastpujco: =JEELI.BD(ZYSK/

WARTO;0). Zostaa dodatkowo zastosowana funkcja JEELI.BD, na wypadek

gdyby nie byo adnych dokumentw sprzeday danego produktu. W takim

przypadku mara bdzie rwna 0%, bez uycia tej funkcji wystpi bd #DZIEL/0.

Jeeli chcemy zmodyfikowa lub usun wstawiony element obliczeniowy,

wybieramy Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Pole

obliczeniowe, a nastpnie w polu Nazwa wybieramy interesujce nas pole. Jeli

chodzi nam o zmian, przyciskamy Modyfikuj, a nastpnie zmieniamy formu

lub nazw pola. Jeli chodzi nam natomiast o usunicie, w polu Nazwa wybiera-

my interesujce nas pole i przyciskamy Usu. W przypadku gdy chcemy zoba-

czy, jakie pola obliczeniowe zostay utworzone w naszej tabeli, przechodzimy

do Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Formuy/Lista formu.

Pojawi si nowy arkusz, w ktrym wywietlone zostan wszystkie pola oblicze-

niowe danej tabeli wraz z formu w nich zawart (rysunek 4.8).

W naszej tabeli TOP30 pojawiy si dwa nowe pola obliczeniowe: ZYSK

i MARA BRUTTO. Pole ZYSK ustawiamy na format liczbowy z separatorem


Rysunek 4.8. Arkusz z list pl obliczeniowych

1000, bez miejsc po przecinku, natomiast pole MARA na format procentowy

z jednym miejscem po przecinku. Nasza tabela zawiera ju wszystkie dane

potrzebne do tygodniowego raportu o mary brutto na poszczeglnych produk-

tach (rysunek 4.9).

Rysunek 4.9. Raport TOP30

Kolejn zmian, ktrej naley dokona w naszym raporcie, jest modyfikacja

ukadu wywietlania pl z danymi wartociami. Chcemy zamieni istniejcy

ukad: lista produktw i trzy wyliczone wielkoci (zysk, ilo i mara) w danym

tygodniu na ukad: wielko wyliczona i lista produktw w danym tygodniu

czyli przenie nagwki pl wartoci z obszaru Etykiety kolumn do Etykiety

wierszy przed pole PRODUKT (rysunek 4.10).

Zmieniamy rwnie ukad raportu na Poka w formie tabelarycznej (Narz-

dzia tabel przestawnych/Ukad/Ukad raportu/Poka w formie tabelarycznej).

Dziki temu otrzymamy bardzo przejrzysty ukad, jak na rysunku 4.11 (wyfil-

trowano tylko 5 produktw, aby rysunek by przejrzysty). Jak widzimy, ukad


Rysunek 4.10. Zmiana sposobu wywietlania pl zawierajcych wartoci

Rysunek 4.11. Kocowy wygld tabeli TOP30

jest bardziej czytelny od poprzedniego. Jako pierwsza widnieje nazwa interesu-

jcej nas wartoci (ILO, ZYSK, MARA BRUTTO), a nastpnie widoczna

jest caa lista produktw i ich wartoci w danym tygodniu.

Tabela TOP30 zawiera rwnie sumy kocowe dla kolumn pokazujce

zysk, ilo i mar brutto na wszystkich trzydziestu produktach w danym tygo-

dniu (rysunek 4.12) oraz sumy kocowe dla wierszy pokazujce cakowit

warto (w danym roku) poszczeglnych wielkoci zysku, iloci i mary brutto na

danych produktach. W prawym dolnym rogu tabeli pokazane s: cakowity zysk,

wartoci i mara na wszystkich produktach w caym raportowanym okresie.

Jeeli chcemy wczy lub wyczy sumy kocowe dla wierszy/kolumn,

przechodzimy do Narzdzia tabel przestawnych/Projektowanie/Ukad/Sumy

kocowe i wybieramy interesujc nas opcj.


Rysunek 4.12. Sumy kocowe dla kolumn

Po utworzeniu takiego automatycznego raportu zadaniem naszego analityka

w kady poniedziaek bdzie jedynie doklejenie do zestawienia z fakturami

pozycji z zeszego tygodnia oraz przecignicie formu w kolumnach: TYDZIE,

KOSZT NA SZT. i KOSZT WARTO, a w nowym miesicu uzupenienie

zestawienia z kosztami materiaowymi produktw i odwieenie tabeli prze-

stawnej bdcej raportem TOP30 mary brutto, zysku oraz sprzedanej iloci

na poszczeglne trzydzieci produktw (przed wysaniem mona ukry zakadki

zawierajce dane: sprzeda i koszty). Dziki temu sprzedawcy w kady ponie-

dziaek szybko dostan takie zestawienie i bd mogli ustali strategie sprze-

daowe na kolejny tydzie, a osoby zarzdzajce firm bd mogy w sposb

cigy monitorowa opacalno sprzeday poszczeglnych produktw i szybko

reagowa na zmian ich rentownoci.

Rozdzia 5.

TYGODNIOWY RAPORT MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30)

GRAFICZNA PREZENTACJA

CEL: GRAFICZNA PREZENTACJA WYNIKW TYGODNIOWEGO RAPORTU MARY BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH.

NARZDZIA:1. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI LISTA2. FUNKCJA WEDANETABELI3. WYKRES LINIOWY, KOOWY I KOLUMNOWY

5.1. OPIS ZAGADNIENIATen rozdzia jest kontynuacj poprzedniego, zatytuowanego Tygodniowy raport

mary brutto na topowych produktach (TOP30) tabele. W poprzednim roz-

dziale przedstawiony zosta sposb wykonania tygodniowego raportu TOP30

pokazujcego mar brutto, ilo oraz zysk ze sprzeday (w poszczeglnych

tygodniach) trzydziestu topowych produktw, ktre stanowi 60% caej sprze-

day przedsibiorstwa. W tym materiale stworzymy graficzn prezentacj wyni-

kw raportu w postaci trzech typw wykresw:

1. wykresw liniowych przedstawiajcych trzy wielkoci (mar, zysk i ilo)od pocztku roku dla wybranego produktu z puli TOP30,

2. wykresu koowego przedstawiajcego struktur sprzeday w podziale na pro-dukty w wybranym przez uytkownika tygodniu,

3. wykresu kolumnowego porwnujcego wybran wielko (zysk, mar lubsprzeda) na kadym produkcie w okresie 4 tygodni wstecz od wybranego

tygodnia.

Wikszo z nas jest wzrokowcami i jeeli dane wielkoci zostan przed-

stawione graficznie w sposb jasny i przejrzysty, w szybszy sposb dotr do

odbiorcy. Dlatego te zbudujemy trzy graficzne raporty pokazujce wielko-

ci z tygodniowego TOP30, ktre bd dopenieniem cotygodniowego ze-

stawienia.


5.2. SPRAWDZANIE POPRAWNOCI DANYCH LISTA ROZWIJALNA

Pierwszym sposobem graficznego przedstawienia wynikw bdzie pokazanie

na trzech wykresach liniowych, jak ksztatuj si zysk, ilo oraz mara brutto

w kadym z tygodni dla produktu, ktry zosta wybrany przez odbiorc raportu.

W tym celu stworzymy rozwijaln list produktw uytkownik bdzie mg

wybra z niej interesujcy go produkt, eby nastpnie zostay wygenerowane

dla tego produktu wykresy liniowe przedstawiajce wspomniane wielkoci.

W nowym arkuszu w komrkach A1:A30 wklejamy nazwy wszystkich produktw,

nastpnie ustawiamy kursor w komrce D2 i przechodzimy do Dane/Narzdzia

danych/Poprawno danych/Poprawno danych. Pojawi si okno Spraw-

dzanie poprawnoci danych. Na pierwszej zakadce, o nazwie Ustawienia

(rysunek 5.1), w polu Dozwolone wybieramy Lista, a w polu rdo wskazu-

jemy zakres komrek, w ktrych wpisane s nazwy naszych trzydziestu pro-

duktw (A1:A30) istnieje rwnie moliwo wpisania wartoci oddzielonych

znakiem rednika, ktre maj si wywietli po rozwiniciu listy w komrce.

Zaznaczamy rwnie opcje Ignoruj puste i Rozwinicia w komrce.

Rysunek 5.1. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Ustawienia

1. Wybieramy jako dozwolon opcj Lista.

2. Wskazujemy rdo danych do listy rozwijalnej (zakres komrek A1:A30).Mona rwnie wpisa w tym polu skadowe listy, oddzielone znakiem

rednika.

T Y G O D N I O W Y R A P O R T M A RY B R U T T O G R A F I CZ N A P R E Z E N T A C J A | 6 1

3. Zaznaczamy opcje Ignoruj puste (na licie rozwijalnej nie poka si pustepozycje) oraz Rozwinicia w komrce (lista zostanie rozwinita w momen-

cie zaznaczenia komrki przez uytkownika).

Na kolejnej zakadce, Komunikat wejciowy, wpisujemy informacj, jaka

pojawi si w momencie zaznaczenia komrki zawierajcej list (rysunek 5.2).

W tym przypadku wpiszemy komunikat o treci wybr jednego z produktw.

Rysunek 5.2. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Komunikat wejciowy

1. Zaznaczamy opcj, ktra umoliwi wywietlanie komunikatu wejciowego.

2. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu wejciowego. W naszym przy-padku jest to informacja.

3. W polu Komunikat wejciowy wpisujemy tre pokazujcej si informacji.W naszym przypadku jest to wybr jednego z produktw.

Na ostatniej zakadce, Alert o bdzie, moemy tak zablokowa komrk, aby

moliwy by wybr tylko wartoci z listy rozwijalnej. W tym celu zaznaczamy

opcj Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidowych danych (rysunek 5.3).

W polu Styl wybieramy opcj Zatrzymaj, dziki ktrej po prbie wpisania innej

wartoci ni dostpne dalsze dziaania zostan zatrzymane i wywietlony zosta-

nie na ekranie odpowiedni komunikat. Dodatkowo pozwoli ona tylko na wybra-

nie jednej z pozycji listy rozwijalnej. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu,

a w polu Komunikat o bdzie informacj wywietlan w chwili popenienia

bdu przez uytkownika. W naszym przypadku jest to komunikat tylko wartoci

z listy. Cao dziaa zatwierdzamy przyciskiem OK.


Rysunek 5.3. Okno Sprawdzanie poprawnoci danych zakadka Alert o bdzie

1. Zaznaczamy opcj, ktra informuje o wykryciu prby wprowadzenia dokomrki innej wartoci ni dostpne na licie.

2. W polu Styl wybieramy rodzaj dziaania w momencie wystpienia bdu.W tym przykadzie kaemy wstrzyma dalsze dziaania.

3. W polu Tytu wpisujemy tytu komunikatu. W naszym przypadku jest tobd!.

4. W polu Komunikat o bdzie wpisujemy tre pokazujcej si informacji.W naszym przypadku jest to tylko wartoci z listy.

Dziki temu stworzylimy w komrce D2 list rozwijaln (rysunek 5.4),

z ktrej moemy wybra jeden z trzydziestu produktw.

Rysunek 5.4. Lista rozwijalna


Dodatkowo po zaznaczeniu komrki D2 pojawia si komunikat wejciowy

(rysunek 5.5).

Rysunek 5.5. Komunikat wejciowy

Zabezpieczylimy rwnie komrk przed prb wpisania innej wartoci

ni znajdujce si na zdefiniowanej przez nas licie. Przykad wprowadzenia

w komrce bdnej wartoci (produkt44) widoczny jest na rysunku 5.6.

Rysunek 5.6. Alert o bdzie

Kolumn A, w ktrej znajduj si wartoci listy, moemy ukry, a w komrce

D2, w ktrej znajduje si nasza lista zmieni kolor wypenienia na dowolny,

tak aby wiadomo byo, gdzie znajduje si nasza lista wyboru produktu.

5.3. FUNKCJA WEDANETABELIDane (ilo, zysk i mara brutto) do wykresw pobierane bd bezporednio

z tabeli przestawnej z arkusza TOP30, gdzie znajduj si nasze zestawienia tygo-

dniowe. Musimy jednak pamita, aby dane pobierane byy tylko dla produktu

wybranego przez uytkownika raportu ze stworzonej przez nas listy rozwijalnej.

Pobrania wartoci z tabeli przestawnej dokonamy przy uyciu funkcji WEDANE

TABELI, ktra zwraca dane przechowywane w raporcie tabeli przestawnej.


Budowa funkcji jest nastpujca:

=WEDANETABELI(pole_danych;tabela_przestawna;pole1;element1;pole2;element2,...)

gdzie:

1. pole_danych jest to ujta w cudzysowy nazwa pola danych zawierajcegopobierane przez funkcj dane.

2. tabela_przestawna to odwoanie do komrki (zakresu komrek), w ktrejznajduje si raport tabeli przestawnej. Argument wskazuje, z ktrej tabeli

przestawnej dane s pobierane.

3. pole1;element1;pole2;element2 to pary nazw pl i elementw (od 1 do 126 mo-liwych par) opisujce dane do pobrania. Mog mie dowoln kolejno.

Nazwy pl i nazwy elementw innych ni daty i liczby musz by ujte

w cudzysowy.

W nowym arkuszu wpiszmy w dowolnej komrce znak = i wskamy z tabeli

przestawnej (arkusz TOP30) warto iloci sprzeday dla produktu 1. w pierw-

szym tygodniu i zatwierdmy operacj przyciskiem Enter. Pojawi nam si

warto 801. Na pasku formu wywietli si funkcja WEDANETABELI, jak wida

na rysunku 5.7.

Rysunek 5.7. Funkcja WEDANETABELI

W pole_danych podstawiona jest Suma z ILO, co oznacza, e funkcja pobiera

warto ILO z tabeli przestawnej. W miejscu argumentu tabela_przestawna

podstawione jest miejsce tabeli TOP30'!$A$3 (arkusz TOP30, komrka A3).

W pole1;element1;pole2;element2 podstawione jest "PRODUKT";"produkt 1";"TY

DZIE";1, co oznacza, e ilo pobierana jest dla elementu produkt 3 z pola

PRODUKT oraz dla elementu 1 z pola TYDZIE.

W arkuszu, w ktrym znajduje si nasza lista rozwijalna z wyborem pro-

duktu, budujemy tabel jak na rysunku 5.8. W wierszu nr 4 wypisane s wszyst-

kie numery tygodni, od 1 do 52. W kolumnie D wypisane s natomiast pobierane

z tabeli przestawnej wielkoci: ilo, zysk i mara.


Rysunek 5.8. Budowa tabeli do wykresw

Jak wida na rysunku 5.8, w komrce D5 wywietla si nazwa pobieranej

wielkoci wraz z nazw produktu (ilo produkt 3) nazwa produktu bdzie

si zmieniaa po wybraniu innego z listy rozwijalnej w komrce D2. Taki efekt

uzyskamy w wyniku zastosowania formuy: =ilo &$D$2 (rysunek 5.9), ktra

czy sowo ilo z nazw produktu z komrki D2. W taki sam sposb konstru-

ujemy wyraenie w komrce D6 ze sowem zysk i w komrce D7 z mara. Tak

utworzone wyraenia posu nam do budowy dynamicznych tytuw wykresw.

Rysunek 5.9. Formua czenia wyrae

W kolejnym kroku w komrce E5 wpisujemy znak = i wskazujemy z tabeli

przestawnej (arkusz TOP30) dowoln warto z Suma z ILO. W komrce

wstawiona zostanie funkcja WEDANETABELI, ktra pobiera ilo dla produktu 4.

w pierwszym tygodniu:

=WEDANETABELI("Suma z ILO";'TOP30'!$A$3;"PRODUKT";"produkt 4";"TYDZIE";1)

W naszej funkcji zamienimy element produkt 4 z pola PRODUKT na adres

komrki $D$2 (blokujc komrk), w ktrej znajduje si produkt wybrany z listy

rozwijalnej przez uytkownika. Element 1 z pola TYDZIE zamienimy nato-

miast na adres komrki H$4 (blokujc numer wiersza), w ktrej znajduje si

kolejny numer tygodnia (rysunek 5.10). Funkcj przecigamy w prawo do koca

naszego zestawienia (do tygodnia 52.).


Rysunek 5.10. Modyfikacja funkcji WEDANETABELI

Dziki temu dla danego tygodnia z wiersza 4. i wybranego produktu

w komrce D2 zostanie pobrana warto iloci sprzedanej. Jeeli warto

w ta

Documents

Zastosowanie Excela w Pracy Analityka Finansowego Specjalisty Ds Controllingu i Analityka Sprzedaz Wojciech Prochnicki