Архивы электронных документов:опыт реализации проектов
Евгений Сергеев
ООО «CОФТКЛУБ»[email protected]
+ 375 17 260 08 54+ 375 29 630 74 36
Расходы на ведение традиционного архива
Бумага Амортизация и сервисное
обслуживание принтеров Расходные материалы Помещения для хранения
(аренда, коммунальные платежи)
Трудозатраты на печать, удостоверение и поиск документов
Банки: самые массовые документы
Мемориальные ордера
Кассовые ордера
Внебалансовые ордера
ИБС SC BANK NT: процесс подготовки документов Разработаны форматы
документов (XML) Реализовано формирование
ЭД Гибкая классификация ЭД
по характеру операции Интеграция с СКЗИ Настройка маршрутов
удостоверения ЭД Формирование и
удостоверение описи в форме ЭД
Группировка документов в электронные дела и их передача в SC-АРХИВ
Преимущества подхода Интеграция в
операционные процессы
Привычная для специалистов банка среда работы
Полный контроль над процессом, включая сверку с балансом
Формирование сопроводительных документов для смешанного архива
Электронные документы: особенности
Консервативность специалистов
Нормативно-правовые акты не в полной мере отражают особенности работы ЭД в архиве
Недостаточное внимание со стороны руководства, определение ответственности
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 25 ноября 2011 г. N 323-З, «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 11 мая 2012 г. N 120, «ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ»
ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. N 113-З, «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ»
Электронные документы: особенности
Номенклатура дел и классификация
Сроки хранения Полнота информации
в документах для обеспечения
взаимосвязей документов
для воспроизведения форм внешнего представления
100 000 ордеров в день < 80 Гбайт в год (с учетом ведения рабочего экземпляра и эталона, базы данных)
SC-АРХИВ Прием документов из
разнородных источников в различных форматах (ASCII, XML, PDF, проч.)
Проверка подлинности документов при приеме на архивное хранение
Проверка целостности документов при получении документа из архива и по расписанию (СТБ 1176.1-99)
Учет документов в архиве Гибкая система управления
доступом к документам: пессимистичная политика
безопасности доступ на уровне объектов, групп
объектов, по значениям реквизитов
SC-АРХИВ
Раздельное хранение реквизитов документов и самих документов: Упрощает регламентные
процедуры резервного копирования базы данных
Обеспечивает дополнительную защиту от НСД
Использование различных устройств для физического хранения: Традиционные дисковые
массивы Специализированный ПТК
EMC Centera
SC-АРХИВ
IP-сеть
Кластер Centera Кластер Centera
СУБД Oracle
SC-АРХИВ Регистрация новых
устройства хранения в процессе эксплуатации
Организация распределенного хранения больших объемов документов: прием свыше миллиона документов в день, эффективное сжатие
Автоматическое создание двух экземпляров документов: рабочий и эталон(в том числе на разнородных устройствах)
Контроль уникальности документов при загрузке в архив
SC-АРХИВ
IP-сеть
SC-АРХИВ Динамическое
формирование метаданных архива и форм внешнего представления документов по их содержимому: оптимизация объемов
хранения поддержка версий
форматов документов и форм внешнего представления
Прозрачное для пользователя объединение массивов документов, в том числе хранящихся на различных устройствах
Эффективные механизмы поиска документов
Утилизация документов с истекшим сроком хранения
Преимущества решения
Специализированное решение для
хранения неизменяемого
контента
Меры по контролю подлинности, целостности и сохранности электронных документов
Прием на хранение большого количества
электронных документов
Оптимизация вычислительных
ресурсов, необходимых на
обработку и хранение электронных документов
Организация различных архивных
фондов из разнородных источников
Интеграция с сертифицированными
средствами криптозащиты
Благодарю за внимание
Евгений Сергеев
ООО «CОФТКЛУБ»[email protected]
+ 375 17 260 08 54+ 375 29 630 74 36