Архивы электронных документов:опыт реализации проектов

Евгений Сергеев

ООО «CОФТКЛУБ»e.sergeev@softclub.by

+ 375 17 260 08 54+ 375 29 630 74 36

Расходы на ведение традиционного архива

Бумага Амортизация и сервисное

обслуживание принтеров Расходные материалы Помещения для хранения

(аренда, коммунальные платежи)

Трудозатраты на печать, удостоверение и поиск документов

Банки: самые массовые документы

Мемориальные ордера

Кассовые ордера

Внебалансовые ордера

ИБС SC BANK NT: процесс подготовки документов Разработаны форматы

документов (XML) Реализовано формирование

ЭД Гибкая классификация ЭД

по характеру операции Интеграция с СКЗИ Настройка маршрутов

удостоверения ЭД Формирование и

удостоверение описи в форме ЭД

Группировка документов в электронные дела и их передача в SC-АРХИВ

Преимущества подхода Интеграция в

операционные процессы

Привычная для специалистов банка среда работы

Полный контроль над процессом, включая сверку с балансом

Формирование сопроводительных документов для смешанного архива

Электронные документы: особенности

Консервативность специалистов

Нормативно-правовые акты не в полной мере отражают особенности работы ЭД в архиве

Недостаточное внимание со стороны руководства, определение ответственности

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 25 ноября 2011 г. N 323-З, «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 11 мая 2012 г. N 120, «ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ»

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. N 113-З, «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ»

Электронные документы: особенности

Номенклатура дел и классификация

Сроки хранения Полнота информации

в документах для обеспечения

взаимосвязей документов

для воспроизведения форм внешнего представления

100 000 ордеров в день < 80 Гбайт в год (с учетом ведения рабочего экземпляра и эталона, базы данных)

SC-АРХИВ Прием документов из

разнородных источников в различных форматах (ASCII, XML, PDF, проч.)

Проверка подлинности документов при приеме на архивное хранение

Проверка целостности документов при получении документа из архива и по расписанию (СТБ 1176.1-99)

Учет документов в архиве Гибкая система управления

доступом к документам: пессимистичная политика

безопасности доступ на уровне объектов, групп

объектов, по значениям реквизитов

SC-АРХИВ

Раздельное хранение реквизитов документов и самих документов: Упрощает регламентные

процедуры резервного копирования базы данных

Обеспечивает дополнительную защиту от НСД

Использование различных устройств для физического хранения: Традиционные дисковые

массивы Специализированный ПТК

EMC Centera

SC-АРХИВ

IP-сеть

Кластер Centera Кластер Centera

СУБД Oracle

SC-АРХИВ Регистрация новых

устройства хранения в процессе эксплуатации

Организация распределенного хранения больших объемов документов: прием свыше миллиона документов в день, эффективное сжатие

Автоматическое создание двух экземпляров документов: рабочий и эталон(в том числе на разнородных устройствах)

Контроль уникальности документов при загрузке в архив

SC-АРХИВ

IP-сеть

SC-АРХИВ Динамическое

формирование метаданных архива и форм внешнего представления документов по их содержимому: оптимизация объемов

хранения поддержка версий

форматов документов и форм внешнего представления

Прозрачное для пользователя объединение массивов документов, в том числе хранящихся на различных устройствах

Эффективные механизмы поиска документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения

Преимущества решения

Специализированное решение для

хранения неизменяемого

контента

Меры по контролю подлинности, целостности и сохранности электронных документов

Прием на хранение большого количества

электронных документов

Оптимизация вычислительных

ресурсов, необходимых на

обработку и хранение электронных документов

Организация различных архивных

фондов из разнородных источников

Интеграция с сертифицированными

средствами криптозащиты

Благодарю за внимание

Евгений Сергеев

ООО «CОФТКЛУБ»e.sergeev@softclub.by

+ 375 17 260 08 54+ 375 29 630 74 36